SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (5) Datum 2014-04-01 Handläggare Anders Spjuth Projektledare Anders.Spjuth@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppdrag och organisation för Malmö Live STK-2013-1125 Sammanfattning Med utgångspunkt i en organisationsutredning genomförd av PwC, samt med stöd av styrelsen för MSO AB föreslås att ett aktiebolag, Malmö Live AB, bildas med uppdrag att ansvara för all programverksamhet i konserthuset. Bolaget ska också tillsammans med Clarion Hotel & Congress Malmö Live etablera ett samverkansforum på exekutiv och operativ nivå för samsyn och en god samverkan mellan parterna rörande all verksamhet inom Malmö Live samt också svara för att Malmö Live blir en tillgång för hela Malmös evenemangs- och besöksnäring, oaktat att kongressverksamheten i Malmö Live bedrivs av ett enskilt företag. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att ställa sig bakom inriktningen att MSO AB ombildas med ett utvecklat uppdrag att svara för all programverksamhet i konserthuset samt för samverkan med övriga verksamhetsansvariga inom Malmö Live-anläggningen och även med den övriga lokala och regionala evenemangs- och besöksnäringen, att uppdra åt stadskontoret att återkomma med förslag till bolagsordning och ägardirektiv som anger stadens uppdrag till bolaget i enlighet med vad som anförs i ärendet, samt att uppdra åt stadskontoret att återkomma med förslag om finansiering och budget för Malmö Live-projektets verksamhet under 2014. Beslutsunderlag Remissvar från Malmö Symfoniorkester Intervjupersoner Malmö Live PM om organisation för Malmö Live G-Tjskr / KS 2014-04-02 / Malmö Live organisation / Dnr STK 2013-1125 Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2014-01-27 Kommunstyrelsen 2014-02-05 KS Arbetsutskott 2014-03-31 Kommunstyrelsen 2014-04-02
2 (5) Ärendet Den 5 februari 2014 överlämnades till kommunstyrelsen en utredning av PriceWaterhouseCoopers PwC om hur verksamheten i Malmö Live bör organiseras. Kommunstyrelsen uppdrog till stadskontoret att återkomma med ett förslag om organisationens form, inriktning och ekonomi. Kommunstyrelsen gav dessutom MSO AB möjlighet att yttra sig över utredningen. Med utgångspunkt i PwC:s utredning redovisar stadskontoret nu ett slutligt förslag om Uppdrag och organisation för verksamheten i Malmö Live. PWC:s utredning Den organisationsutredning som PwC genomfört har vuxit fram ur intervjuer med ett 25-tal personer (Se bilaga) samt träffar med projektledningen och styrgruppen för Malmö Live och även med hänvisning till två på olika sätt framgångsrika jämförelseobjekt; SouthBank Centre i London och Hong Kong Cultural Centre. Förutsatt att stor kraft kommer att läggas på att utveckla en god samverkanskultur föreslår PwC att ett samlat aktiebolag bildas för all verksamhet i konserthuset, Malmö Live AB. Detta medför att Malmö Symfoniorkester AB uppgår i och ersätts av Malmö Live AB med innebörd att också Malmö Symfoniorkester (orkestern som sådan) ingår som en verksamhetsdel i detta nya aktiebolag. Malmö Live AB ansvarar också för att etablera en samsyn och god samverkan med Clarion Hotell & Kongress Malmö Live för att stärka utvecklingspotietial, konkurrenskraft och attraktivitet för Malmö Live som en helhet. Här föreslår PwC att mellan Malmö Live AB och Clarion Hotel & Congress Malmö Live inrättas ett samverkansforum på två nivåer, dels exekutiv strategisk samverkan, dels operativ samverkan. Vidare måste anläggningen fungera i ett lokalt/regionalt perspektiv till gagn för hela den samlade evenemangs- och besöknäringen och kulturlivet i Malmö och Öreundsregionen. Organisationsbilden nedan pekar på behovet av ett strategiskt regionalt samverkansforum. Detta kan i viss mån utgöras av det befintliga Destinationssamverkan AB där såväl Malmö Live AB som Clarion Congress & Hotel Malmö Live bör delta och agera i samverkan med den övriga lokala/regionala evenemangs- och besöksnäringen.
3 (5) PwC föreslår vidare en struktur med fyra ansvarsområden, Symfoniorkestern, Arrangmang, Kulturpolitiskt utbud samt Meetings (Mötesplatsen), som framgår av bilden ovan. Dessa olika delar leds var och en av konstnärliga ledare med kunskap, erfarenhet och engagemang inom sitt område men också med ett engagemang och ett ansvar för det som gemensamt ska skapas. Malmö Live AB leds av en VD som bär det yttersta ansvaret för att det samlade utbudet blir i linje med de höga ambitioner som staden har för verksamheten. MSO AB:s yttrande Malmö Symfoniorkester AB stödjer förslaget om ett gemensamt aktiebolag - Malmö Live AB - för den samlade verksamheten i konserthuset. Man instämmer också i utredningens påpekande om att snarast möjligt upprätta ett samarbetsorgan för att skapa en samsyn mellan ledningen för Clarion och ledningen för Malmö Live och tillsammans klargöra den exekutiva gruppens uppgifter och arbetssätt. Malmö Symfoniorkester AB betonar vidare att Malmö Live nu är inne i en övergångsfas men att framdriften idag sker på flera plan och i olika grupperingar och att därför risken för dubbelkommando är stor. I yttrandet föreslås att bolagets ledningsteam får ansvaret att fullt ut genomföra utvecklingen av bolaget. Detta ledningsteam kan hantera den exekutiva strategiska samverkan, leda programutformningen, leda övergången till en mer kundorienterad roll samt utveckla den tekniska personalen. På detta sätt tillvaratas de resurser, nätverk och erfarenheter som finns uppbyggda och nu även är under utveckling. Detta menar man borde vara det mest fördelaktiga alternativet för Malmö stad. Stadskontorets synpunkter och förslag Kongressanläggningen som resurs för hela besöksnäringen Stadens grundläggande syfte med Malmö Live-projektet att genom en ny kongressanläggning
stärka den lokala och regionala besöksnäringen - måste vara en första utgångspunkt när en ledningsorganisation för Malmö Live ska utformas och bemannas. Det kan inte nog betonas att kongressanläggningen (och konserthuset) i Malmö Live ska vara en tillgång för hela Malmös besöksnäring, oaktat att kongressverksamheten i Malmö Live bedrivs av ett enskilt bolag, Clarion Hotel & Congress Malmö Live. 4 (5) Detta ska också kunna ses omvänt, genom att stadens allmänna attraktionskraft är en viktig tillgång och en angelägenhet att vårda också för kongressbolaget för att kunna nyttjas i sin värvning av kongresser till Malmö Live. Detta innebär att parterna i Malmö Live av eget intresse bör ta del i bl. a den verksamhet som den lokala besöksnäringen driver tillsammans med Malmö stad i Destinationssamverkan Malmö AB. Samverkansforum med kongressbolaget Kravet på samsyn och en vilja till samverkan gäller också inom själva Malmö Live-anläggningen. Genom sambruk av lokaler, servicefunktioner och andra faciliteter mm., kan konserthuset och kongressverksamheten ömsesidigt tillgodogöra sig synergieffekter som t ex ger möjlighet att genomföra stora kongresser respektive kulturfestivaler mm. i en permanent inredd samlad anläggning av en storlek som inte kan ha många motsvarigheter i Sverige, Skandinavien och norra Europa. Detta kräver ett välorganiserat samverkansforum för samsyn och koordinering mellan konserthuset och kongress/hotellanläggningen, lämpligen uppdelat i dels Exekutiv strategisk samvekan för strategiska frågor av ledningskaraktär, dels Operativ samverkan. för frågor som direkt berör den operativa verksamheten. Ett samlat aktiebolag för konsertverksamheten Också inom konserthusets egna verksamheter är samverkan och vilja till utbyte mellan de olika programområdena och musikgenrerna en avgörande framgångsfaktor. En gemensam vision för programutbudet förutsätter, som både PwC och MSO:s styrelse fastslår, en samlad ledning för ett aktiebolag som ska svara för konserthusets alla verksamhetsdelar. Stadens uppdrag till Malmö Live AB Stadskontoret föreslår med utgångspunkt i PwC:s utredning att bolagets programuppdrag översiktligt ska inriktas på programområdena - Symfoniorkestern, Arrangemang, Kulturpolitiskt utbud, och Mötesplatsen. Det måste dock poängteras att detta inte innebär att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige tar ställning till bolagets detaljorganisation med avdelningar och enheter. Detta är en uppgift för den kommande bolagsledningen. Staden ska däremot definiera bolagets uppdrag och programinriktning som ska komma till uttryck i de ägardirektiv som kommunfullmäktige tar ställning till i samband med det formella bolagsbildandet. Symfoniorkestern intar naturligtvis en särställning redan genom att ha sin fasta arbetsplats i konserthuset. Orkestern kommer med säkerhet att prägla förhållandena både på och vid sidan om scenen genom sina höga konstnärliga ambitioner och sin redan självklara position i programutbudet. Det nya bolaget ska ha som given uppgift att ge orkestern bästa möjliga förutsättningar för att dessa höga ambitioner ska kunna infrias både konstnärligt och publikt. Samtidigt är stadens syfte med Malmö Live långt bredare och kan inte relateras till verksamheten i det nuvarande konserthuset som i huvudsak består av orkesterns egna konserter och därutöver lokaluthyrningar till externa arrangörer när konsertlokalen inte nyttjas av orkestern.
5 (5) Det nya bolaget ska bryta ny mark, både vad gäller programverksamhet och publikbredd. ( en programverksamhet som har god förankring och bredd genom en mångfald av olika musikgenrer mm. ). Detta innebär att bolaget, åtminstone under några inledande versamhetsår, måste sätta ett särskilt fokus på de idag mindre utvecklade programdelarna som i PwC:s utredning översiktligt blev benämnda Arrangemang, Kulturpolitisk utbud och Mötesplatsen. För att kunna utveckla Malmö Live som mötesplats med en medvetet breddad genreinriktning, som går långt utöver att adminstrera uthyrning, krävs en uppbyggnad av nya kompetenser och ett nätverksbyggande mot de arrangörer och artister som svarar för just dessa ytterligare programområden. Mötesplatsen De frågor som ställts angående programuppdraget Mötesplatsen har resulterat i en mera fördjupad argumentering där PwC vidhållit att arbetet att etablera Malmö Live som en allmän träffpunkt och mötesplats absolut bör definieras som ett tydligt angivet eget ansvars- och programområde, inte läggas in i något av de övriga. Här lyfter man fram den ursprungliga målsättningen att Malmö Live ska vara väl integrerad med stadens övergripande strategier. Detta innebär att anläggningen måste vara en resurs i stadens arbete för delaktighet och social hållbarhet. Utan ett särskilt uttalat ansvar för arbetet att göra anläggningen till en mötesplats också utöver föreställningarna i konsertsalarna - är risken uppenbar att foajéer och öppna ytor reduceras till transportsträckor på vägen in till de egentliga arrangemangen i konsertsalarna. Detta står också klart efter kontakterna med Southbank Centre som på ett övertygande sätt visat att bygget av en mötesplats inte låter sig göras utan ett planerat och organiserat arbete inom ett särskilt ansvarsområde. Uppdrag om bolagsbildande Slutligen föreslås stadskontoret få i uppdrag att i enlighet med den inriktning och de uppdrag som angivits för det kommande Malmö Live AB utforma förslag till bolagsordning med stadens ägardirektiv, samt återkomma med förslag om finansiering och budget för Malmö Liveprojektets verksamhet under 2014. Projektets kostnader för 2015 beaktas i det kommande budgetarbetet. Ansvariga [Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd att hämtas in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer att få ärendet godkänt digitalt.]