6. Utveckling av förvaltningen 6.1. Utveckling av verksamhetssätten, strukturerna och processerna inom förvaltningen Läget inom den offentliga ekonomin kräver åtgärder för att förbättra flexibiliteten och den verkställande förmågan inom förvaltningen. Genom dessa åtgärder granskas nuvarande uppgifter, strukturer och metoder kritiskt och genom prioritering av uppgifter ökas kostnadseffektiviteten, produktiviteten och verkningsfullheten. I samband med reformer som förbättrar effektiviteten ser man till att det finns tjänster att tillgå och att tjänsterna är högklassiga och effektiva. I och med att regeringsprogrammet genomförs tryggas medborgarnas rätt till god förvaltning i hela landet. Medborgarnas och företagens administrativa börda lättas. Öppenheten och effektiviteten i förvaltningen förbättras. Genom att främja medborgardiskussion och delaktighet effektiviseras utvärderingen av genomslagskraften i politikåtgärderna och förbättras kvaliteten på beredningsarbetet. En satsning på medborgar- och klientorientering ökar behovet av förvaltningsövergripande lösningar och behovet att minska eller avskaffa sektorisering och organisationsgränser inom förvaltningen och serviceproduktionen. Målet för utvecklingen av förvaltningen är att förbättra hela den offentliga förvaltningens resultat och effektivitet genom att effektivare än förut utnyttja organisering av kunskap, kompatibla informationssystem och genom att koncentrera dataadministrationen inom den offentliga förvaltningen och finansieringen av anskaffningar. Genom att effektivisera utnyttjandet av IKT-verksamheten kan onödiga uppgifter eller uppgifter som ofta upprepas inom förvaltningen automatiseras, självbetjäningens andel ökas kontrollerat och en del av uppgifterna utföras där det kan ske mest resultatrikt och ändamålsenligt. Målet för effektivitets- och resultatprogrammet samt effektivitets- och resultatprogrammen inom olika förvaltningsområden är att svara på hållbarhetsunderskottet i ekonomin och förändringarna på arbetsmarknaden genom att förtydliga statsförvaltningens roll och uppgifter, lyfta fram strukturella reformer och införa förfaranden som stöder den nya rollen. Målet för effektivitets- och resultatprogrammet är att resultatet uppnås med hjälp av verkligt produktivitetshöjande åtgärder så att arbetet samtidigt blir mer givande för arbetstagaren, kunderna upplever att servicekvaliteten är bättre och arbetets samhälleliga effekter ökar. De mål beträffande ökad effektivitet i verksamheten som ställs upp i produktivitetsprogrammet kvarstår till sin omfattning i fråga om den totala effekten för ekonomin såsom oförändrade. Med hjälp av de utvecklingsåtgärder som ska främjas inom ramen för effektivitets- och resultatprogrammet utnyttjas de möjligheter som följer av pensioneringar och av att uppgiftsstrukturer analyseras. Med hjälp av analyser av kärnverksamheten som gäller alla statens ämbetsverk och inrättningar som omfattas av programmet prioriteras och förnyas statens funktioner i ett läge med en allt stramare offentlig ekonomi. När det gäller de åtgärder som omfattas av programmet följer man balanserat med hur resultatet utvecklas i enlighet med prioriteringarna i regeringsprogrammet. Ministerierna ansvarar för genomförandet av effektivitets- och resultatprogrammen inom de olika förvaltningsområdena samt för uppföljningen av resultatet. Åtgärderna enligt förvaltningsområden omfattar utvecklings- och åtgärdsplaner för ämbetsverkens mänskliga kapital. Programmet bereds i interaktion med personalen inom statsförvaltningen. Denna utskrift är ingen officiell handling, utan det är original handlingarna som är av juridisk betydelse. Sida 1
Statens centralförvaltning Regionförvaltningen Projekt för utveckling av kundbetjäning Allmän rådgivningstjänst Utlokaliseringar Reformen av statens ekonomi- och personalförvaltning Arbetet med att utveckla centralförvaltningen fortsätter i syfte att bättre stödja genomförandet och effekterna av regeringens strategiska synsätt inom den offentliga förvaltningen och samhället, att uppnå en enhetlig styrning av politiken, lagstiftningen och resurserna inom statsrådet samt öka resursernas rörlighet och främja uppkomsten av en enhetlig verksamhetskultur inom statsförvaltningen. Statens resultatstyrningssystem förnyas genom att man genomför åtgärder som föreslagits inom utvecklingsprojektet för resultatstyrningen. Införandet av nya principer för resultatstyrningen inom förvaltningen stöds genom att man tar i bruk en gemensam modell för resultatavtal som gjorts upp för statens resultatinformationssystem (Netra) och som kan utnyttjas av förvaltningsområdena. Den förvaltningsövergripande egenskapen inom resultatstyrningen främjas genom att ett pilotprojekt genomförs inom kommunikationsministeriets, undervisnings- och kulturministeriets, arbets- och näringsministeriets samt finansministeriets förvaltningsområden. Handboken för resultatstyrning förnyas och genom det träningsprogram som ska genomföras stöds införandet av reformerna när det gäller resultatstyrning vid ministerierna och ämbetsverken. Med hjälp av nätverket för resultatstyrning följer man upp praxis för resultatstyrning inom förvaltningsområdena samt förnyandet av dem. Man effektiviserar interaktion och spridning av bästa praxis över förvaltningsområdenas gränser. Reformbehoven inom närings-, trafik- och miljöcentralerna samt regionförvaltningsverken utvärderas för att finna möjligheter att rationalisera. En redogörelse om verkställigheten av regionförvaltningsreformen och om hur målen för reformen har nåtts är under beredning och ska överlämnas till riksdagen. Kundbetjäningen inom den offentliga förvaltningen förnyas. Syftet är att efter en övergångsperiod som inleds i början av 2014 koncentrera statens och kommunernas besökskundtjänst till rikstäckande gemensamma kundbetjäningsställen där man får betjäning inom hela den offentliga förvaltningen enligt principen om en lucka för alla ärenden. Inom projektet för utveckling av den offentliga förvaltningen kommer man 2013 i fråga om förnyandet av kundbetjäningen att bereda lagstiftning, förbereda finansieringsmodell, fastställandet av de tjänster som ska erbjudas som gemensam kundbetjäning, kriterierna för utplacering av lokala kundbetjäningsställen och andra centrala, nödvändiga ändringar för att kundbetjäning ska kunna tillhandahållas enligt den nya verksamhetsmodellen. En allmän rådgivningstjänst inrättas i Kouvola 2013 och införlivas administrativt sett med Statskontoret. Rådgivningstjänsten tar emot medborgarnas samtal, styr och handleder medborgarna när det gäller att hitta myndigheternas service, använda elektroniska tjänster och ge information om myndigheternas verksamhet. Målet är också att styra icke-brådskande samtal som belastar nödcentralerna till den allmänna rådgivningstjänsten. Regeringen fortsätter utlokaliseringen av befintliga och nya enheter och funktioner i huvudstadsregionen, då det är samhällsekonomiskt motiverat. Utlokaliseringen kopplas bättre än för närvarande som en del av förbättrandet av regionernas livskraft och konkurrenskraft genom att stödja regionernas naturliga styrka och förutsättningar för tillväxt. Inom utlokaliseringen utförs vid sidan av flyttning av hela enheter i allt större utsträckning flyttning av arbete och uppgifter. Samtidigt förbättras även flexibiliteten i fråga om arbetets strukturer och möjligheterna att utföra distansarbete. Den reform av verksamhetsmodellen för statens ekonomi- och personalförvaltning som inleddes 2004 har nu nått den fas där pilotprojektet för det gemensamma datasystemet har avslutats och införandet av datasystemet framskrider inom inrikesministeriets och finansministeriets förvaltningsområden. I reformen ingår en översyn av tillvägagångssätt, processer och informationsstrukturer inom statens ekonomi- och personalförvaltning, en övergång till en modell med servicecenter i produktionen av volymtjänster Denna utskrift är ingen officiell handling, utan det är original handlingarna som är av juridisk betydelse. Sida 2
En effektivare användning av statens lokaler för ekonomi- och personalförvaltningen samt ibruktagandet av ett gemensamt datasystem vid ämbetsverken och servicecentret. Med hjälp av dessa åtgärder förverkligas de mål som ställts upp för reformen: Staten har en effektiv och högklassig ekonomi- och personalförvaltning Servicecentret samarbetar aktivt med de ämbetsverk som använder dess tjänster Samarbetet stöds genom avancerade tillvägagångssätt och informationssystem Genom reformen minskar de totala kostnaderna för statens ekonomi- och personalförvaltning, garanteras en enhetlig kvalitet och förbättras ekonomi- och personalförvaltningens rapportering. Reformen av ekonomi- och personalförvaltningen har nu nått den fas där de mål som ställts upp kan granskas utgående från redan genomförda åtgärder. Statskontoret utredde produktivitetsutvecklingen inom statens ekonomi- och personalförvaltning. Utgående från en preliminär helhetsbedömning har årsverkena inom ekonomiförvaltningen minskat med ca 4 % och inom personalförvaltningen med ca 5 % från och med 2008. Från och med 2004 uppskattas arbetsinsatsen inom ekonomiförvaltningen ha minskat med knappt 30 % och inom personalförvaltningen med ca 40 % (sammanlagt ca 1 700 årsv.), vilket väl motsvarar de effektiviseringsmål som ställts upp för reformen. Produktiviteten inom ekonomi- och personalförvaltningen har ökat volymmässigt inom de största processerna och utgående från kundresponsenkäter har kvalitetsnivån på servicen vid servicecentren fortsättningsvis varit rätt god trots reformens storleksklass. Servicecentrets andel av arbetsmängden har emellertid inte nått upp till målet, utgående från nämnda utredning utfördes nämligen en betydande del av arbetet fortfarande vid bokföringsenheterna. Det finns fortfarande effektiviseringspotential. Avsikten är att främja produktivitetsutvecklingen inom ekonomiförvaltningen 2013 genom att definiera en strategisk målbild för ekonomiförvaltningen för 2020 och utvecklingsåtgärder som stöder målbilden. Målet för verkställigheten av strategin är att öka servicecentrets andel i fråga om rutinarbete vid ekonomi- och personalförvaltningen och ytterligare minska sådant arbete vid bokföringsenheterna. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) har till uppgift att effektivt och på ett förstklassigt sätt tillhandahålla basservice för statens ekonomioch personalförvaltning. År 2013 kommer servicecentret att ta i bruk Kieku-datasystemet inom sitt eget ämbetsverk och stödja införandet av datasystemet vid bokföringsenheterna. Dessutom utvecklar Palkeet sin serviceverksamhet så, att kundbelåtenheten hålls på en hög nivå och servicen håller god kvalitet. Samarbetet mellan servicecentret och kundämbetsverken stöds genom kunddelegationen för Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning. Syftet med dess arbete är att servicenätverkets struktur utvecklas för att tygla ökningen av servicecentrets kostnader och säkra de fördelar som eftersträvas genom servicecenterreformen. I enlighet med statens lokalstrategi ska arbetsmiljöerna inom den statliga sektorn förbättras i samband med renoveringar och ombyggnadsarbeten så att lokalerna stöder verksamheten kostnadseffektivt och att statens helhetsintresse och en samhällsansvarig verksamhet kan säkerställas i de lösningar som gäller lokalerna. I synnerhet när det gäller kansliutrymmen strävar man efter att utnyttja sådana lokaler som möjliggör bättre informationsutbyte och interaktion samt medför flexibilitet vid förändringar. I syfte att åstadkomma en effektivisering när det gäller statens gemensamma styrning av sina lokaler och även när det gäller själva lokalerna och energiåtgången ska uppgifterna om statliga ämbetsverks och inrättningars lokaler samlas i en enhetlig informationstjänst. Alla andra förvaltningsområden förutom försvarsministeriet har undertecknat ramavtalet för informationstjänsten och den har införts till mer än 70 % vid ämbetsverken. Från informationstjänsten får man centraliserat uppgifter om bl.a. hyresavtal, planritningar, användning av och kostnader för utrymmen samt energiförbrukning. Informa- Denna utskrift är ingen officiell handling, utan det är original handlingarna som är av juridisk betydelse. Sida 3
Utveckling av statens upphandling 6.2. Utveckling av IKT-verksamheten inom den offentliga förvaltningen Informations- och kommunikationstekniken inom den offentliga förvaltningen Styrning och utveckling av statens informationsoch kommunikationsteknik tionen kan utnyttjas för ämbetsverkens egen planering både på förvaltningsområdesnivå och på statlig nivå när det gäller effektivisering av utnyttjandet av lokaler och minskning av miljöbelastningen. Det mål om en inbesparing på 10 miljoner euro senast 2015 genom ett effektivare utnyttjande av lokalerna, vilket skrivits in i regeringsprogrammet har anvisats för projekten så, att ca 4 miljoner euro av inbesparingarna förverkligas 2013. Produktiviteten inom statsförvaltningens upphandling ökas genom att man höjer användningsgraden och utvidgar användningsområdet för den kollektiva upphandlingen. De mål för upphandlingen som skrivits in i regeringsprogrammet och i statsrådets principbeslut genomförs genom att man effektiviserar upphandlingsprocessen och utvidgar konkurrensutsättningen av ramavtal. Finansministeriet har tillsatt en delegation för statens upphandling i syfte att stödja utvecklingen av statens upphandling. Statens enhet för kollektiv upphandling Hansel Ab har till uppgift att samla statsförvaltningens upphandlingsvolymer, konkurrensutsätta ramavtalen för varor och tjänster samt stödja genomförandet av statens upphandlingsstrategi. Bolaget har som mål att genom sin verksamhet främja öppen konkurrens och högklassig upphandling samt bidra till kostnadsbesparingar för statsförvaltningen. Hansel Ab:s verksamhet ska utvecklas på ett sådant sätt att kundtillfredsställelsen och kvaliteten på servicen är fortsatt goda. Målet är att upphandlingsvolymen för den kollektiva upphandlingen ska stiga till 720 miljoner euro för år 2013. Finansministeriet svarar för utvecklandet och styrningen av den verksamhet inom den offentliga förvaltningen som avser informations- och kommunikationsteknik (IKT). IKT-verksamheten utvecklas i enlighet med den offentliga förvaltningens IKT-strategi som blir klar på hösten 2012. Därutöver styrs verksamheten av lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen, beredskapslagen, lagen om bedömning av informationssäkerheten i myndigheternas informationssystem och datakommunikation, förordningen om informationssäkerheten inom statsförvaltningen samt statsrådets principbeslut som gäller statsförvaltningens informationssäkerhet. Finansministeriet har en förvaltnings- och ansvarsområdesöverskridande uppgift och behörighet att styra informationsförvaltningen inom hela den offentliga förvaltningen så att det skapas förutsättningar för interoperabilitet för informationssystemen inom den offentliga förvaltningen. Med hjälp av interoperabila informationssystem effektiviserar man den offentliga förvaltningens verksamhet, förbättrar den offentliga servicen och uppnår kostnadsbesparingar enligt regeringsprogrammet. I enlighet med regeringsprogrammet inleds sammanförandet av icke-branschspecifika OffIKT-tjänster 2013 (projektet TORI). Finansministeriet har förberett sig för att stödja det IKT-förändringsarbete som ansluter sig till kommunreformen. Den goda praxis för datasäkerhet som utvecklats under ledning av finansministeriet och VAHTI (Ledningsgruppen för datasäkerheten inom statsförvaltningen) sprids inom hela den offentliga förvaltningen. Den statliga styrningen av informations- och kommunikationstekniken liksom de gemensamma informations- och kommunikationstekniska lösningarna utvecklas på sex delområden: kundorienterade elektroniska tjänster, interoperabilitet, gemensamma datasystem, grundläggande informationstekniktjänster, datasäkerhet och beredskap samt stärkande av koncernstyrningen i fråga om IKT-verksamheten. Centrala mål för utveckling, samarbete och införande är bl.a. en övergripande arkitektur, gemensamma lösningar och tjänster, en utvärderingsfunktion för projekt inom statsförvaltningen när det gäller infor- Denna utskrift är ingen officiell handling, utan det är original handlingarna som är av juridisk betydelse. Sida 4
Statens och kommunernas gemensamma informationssystemprojekt Främjande av centrala projekt som gäller informationsförvaltning och informationssystem samt av produktivitetsfrämjande projekt genom centraliserad finansiering 6.3. Statens arbetsgivar- och personalpolitik mationssystem, administrering av IKT-projektportföljen, verkställighet av informationsförvaltningslagen samt utvecklingsprogrammet för statens datasäkerhet, VAHTI:s verksamhet och förvaltningens säkerhetsnät. För styrning och utveckling av statens informations- och kommunikationsteknik föreslås 10,1 miljoner euro år 2013. Finansministeriet deltar i den kommunala sektorns nätverksbetonade informationsförvaltningssamarbete och samordnar detta samarbete med statsförvaltningen och andra intressentgrupper samt stöder en reform av kommun- och servicestrukturen och den offentliga servicen. I kommunernas gemensamma projekt för utvecklande av informationsteknologin ingår som en väsentlig del att revidera verksamhetsmodeller, lägga om processer och rikta den strategiska styrningen enligt önskad målbild. År 2013 anvisas stöd särskilt för utveckling och utvidgning av kundbetjäningen vid servicecentren. Programmet för att påskynda elektronisk ärendehantering och demokrati (SADe-programmet) erbjuder kundinriktade och interoperabila elektroniska tjänster i sex olika servicehelheter som stärker kostnadseffektiviteten och kvaliteten inom den offentliga sektorn. Programmet omfattar dessutom två separata projekt. För kommunernas och statens gemensamma informationssystemprojekt föreslås ett anslag på ca 16,7 miljoner euro år 2013. Av finansieringen utgör ca 8,3 miljoner euro överföring från kommunernas statsandelar. Totalt 79 miljoner euro föreslås för informationsförvaltningsprojekt som främjar produktiviteten inom statsförvaltningen, för anskaffning av undersökningar och tjänster samt för centrala informationssystemprojekt. Av denna summa föreslås sammanlagt 36,2 miljoner euro bli överförda på sju projekt. Det är fråga om projekt för att utveckla informationssystem eller informationsförvaltningsprojekt som syftar till att främja en ökad produktivitet eller en övergång till elektroniska tjänster inom de olika förvaltningsområdena. Senare under 2013 ska 42,8 miljoner euro anvisas för projekt som ökar produktiviteten. Av detta belopp beräknas ca 38 miljoner euro gå till projekt som gäller informationsförvaltning och informationssystem och 5 miljoner euro till andra produktivitetsprojekt. Inom statens budgetekonomi arbetar år 2013 ca 82 300 personer, och arbetskraftskostnaderna uppgår till ca 4,6 miljarder euro (följande tablå). Även om de resultatfrämjande åtgärderna minskar behovet av anställda är avgången bland den nuvarande personalen så stor att rekryteringsbehovet inom statsförvaltningen kommer att uppgå till mellan 2 000 och 2 300 personer per år under de närmaste åren. Statens avtalslösning för åren 2012 2014 följer det ramavtal som arbetsmarknadens centralorganisationer uppnått. I enlighet med statens tjänste- och arbetskollektivavtal justerades lönerna fr.o.m. den 1 mars 2012 med en allmän förhöjning på 1,90 %, dock minst med 39,50 euro per månad och med en ämbetsverkspott på 0,50 %. Dessutom betalades i mars eller april 2012 ett separat engångsbelopp på 150 euro. År 2013 justerades lönerna fr.o.m. den 1 april 2013 med en allmän förhöjning på 1,40 % och en ämbetsverkspott på 0,50 %. På grund av avtalslösningen har man i denna budgetproposition ökat omkostnadsanslagen med 164,1 miljoner euro, varav 95,2 miljoner euro har beaktats i andra tilläggsbudgeten för 2012. Enligt förhandsuppgifter ökade de statsanställdas inkomster med i genomsnitt 2,9 % år 2011. På grund av avtalshöjningarna och tillämpningen av avtalen beräknas inkomsterna på motsvarande sätt stiga med 3,2 % år 2012 och 2,1 % år 2013. Statens arbetsgivarpolitik har som mål att stärka statens konkurrenskraft som arbetsgivare. Arbetslivets kvalitet, arbetets produktivitet och personalens kompetens och välbefinnande i arbetet utvecklas i samarbete med de övriga arbetsmarknadsaktörerna. Tillgången till personal främjas genom att man utvecklar den inre arbetsmarknaden och den främjas också av att statens arbetsgivarprofil är god. Även som arbetsgivare stöder staten förutsättningarna för en utveckling av statsfinanserna genom att förlänga arbetskar- Denna utskrift är ingen officiell handling, utan det är original handlingarna som är av juridisk betydelse. Sida 5
riärerna inom statsförvaltningen. Den ålder vid vilken de anställda går i pension har stigit och välbefinnandet i arbetet har hållits på en god nivå om man ser till de mätare som beskriver arbetstillfredsställelsen och utvecklingen i fråga om sjukfrånvaron. Som arbetsgivare anser staten det vara viktigt att rekrytera, utveckla och sporra kompetenta chefer, eftersom många chefer kommer att gå i pension under de närmaste åren. Ledarpolicyn inom staten kommer i framtiden särskilt att fokusera på satsningar på ledarskapets kvalitet, utveckling av ledarskapssystemet, urval och chefshandledning. Nyckeltal som beskriver personalen inom budgetekonomin åren 2010 2013 Nyckeltal 2010 2011 2012 1) 2013 1) Antalet anställda 86 400 85 100 83 400 82 300 Förändring från föregående år, % -29,1-1,5-2,0-1,3 Antalet årsverken 84 700 83 300 81 600 80 500 Förändring från föregående år, % -28,0-1,7-2,0-1,3 Lönesumma, mn euro 2) 3 592 3 643 3 684 3 712 Arbetskraftskostnaderna, mn euro 2) 4 488 4 532 4 584 4 618 Genomsnittlig totalförtjänst euro/mån/person 2) 3 420 3 520 3 633 3 709 Bikostnader som hänför sig till löner, % 58,2 61,5 61,5 61,5 Alla statens pensionsutgifter, mn euro 3) 3 701 3 776 4 032 4 211 Kvinnornas andel, % 48,8 48,7 48,8 48,9 De anställdas medelålder, år 45,6 45,7 45,7 45,6 1) Uppgifterna för åren 2012 och 2013 är uppskattningar. I dem har man beaktat den minskning av antalet statsanställda som möjliggörs av en förbättrad produktivitet. Andra förändringar i personalen som ingår i budgetpropositionen för 2013 har inte beaktats. 2) I uppskattningarna för 2012 och 2013 har man beaktat de ökningar som föranleds av kända avtalsändringar och av tillämpningen av avtalen samt den minskning av antalet statsanställda som möjliggörs av en förbättrad produktivitet. 3) Pensionsutgiften åren 2012 2013 innehåller inte den ersättning som ska betalas till Keva såsom ersättning för pensioner i samband med kommunalisering av statliga funktioner. Haus Kehittämiskeskus Oy Haus Kehittämiskeskus Oy är ett statsägt bolag som tillhandahåller utbildning, handledning och utvecklingsstöd inom den offentliga förvaltningen och servicefunktionerna. Sedan 2010 är Haus en intressentenhet inom statsförvaltningen som tillhandahåller utbildnings- och utvecklingstjänster i huvudsak för statsförvaltningen. Haus serviceinnehåll och serviceurval ska utvecklas så att ämbetsverk och inrättningar kan utnyttja servicen i större utsträckning, bl.a. i stället för intern utbildning. Denna utskrift är ingen officiell handling, utan det är original handlingarna som är av juridisk betydelse. Sida 6