Antikorruptionshandbok för Saferoad Group

Innehållsförteckning 1. Inledning till antikorruption 4 2. Sammanfattning 7 3. Grundläggande krav 8 4. Förväntat beteende 8 4.1 Viktiga principer 8 4.2 Definitionen av otillbörlig förmån (eller bestickning) 9 4.3 Offentlig kontra privat sektor 9 4.4 Representation 11 4.5 Gåvor 11 4.6 Företagsevenemang 13 4.7 Donationer 15 5. Påföljder 15 6. Affärspartner 17 7. Riktlinjer 18 8. Rapportering 21 9. Utbildning 21 10. Internrevision 21 11. Kontaktinformation för ansvariga chefer 21

1. Inledning till antikorruption Korruption är ett vitt begrepp som har flera olika definitioner. Begreppet handlar vanligtvis om att ge och ta emot mutor. Antikorruptionslagar motverkar korruption genom att kriminalisera bestickning samt otillbörlig påverkan som riktas mot personer som agerar å någon annans vägnar oavsett om det är på uppdrag av individer, företag, organisationer, juridiska eller styrande organ, myndigheter, kommuner eller samhället i stort. 4

Utöver att förhindra påföljder för brott mot antikorruptionslagar innebär ett program för efterlevnad av antikorruptionslagar flera fördelar för Saferoad. Att genomföra riskbedömningar i samband med antikorruptionsarbete ger exempelvis en bättre förståelse för Saferoads verksamhet. Företag med väl fungerande antikorruptionsprogram har en fördel vid offentliga upphandlingar, och företag inom privat sektor lägger allt större vikt vid efterlevnad av antikorruption i valet av affärspartner. Denna handbok gäller samtliga på Saferoad Group ( Saferoad ) alla anställda, chefer, ledningen och styrelsemedlemmar ( anställda ). Med hänsyn till affärspartner gäller denna handbok dem som representerar Saferoad eller dem som agerar å Saferoads vägnar, t.ex. konsulter, ombud och vissa tjänsteleverantörer och leverantörer. Handboken gäller inte affärspartner som agerar oberoende av Saferoad. 5

2. Sammanfattning Det är strängt förbjudet att direkt eller indirekt föreslå, ta emot, erbjuda, lova, bevilja eller godkänna gåvor i form av pengar eller någonting av värde till en person i syfte att otillbörligen påverka hur mottagaren (eller en annan person) utför sina arbetsuppgifter eller i syfte att erhålla eller kvarhålla en otillbörlig affärsmässig förmån. Extra försiktighet måste vidtas i kontakten med representanter från offentlig sektor och i samband med offentliga upphandlingar och myndighetsbeslut. Förmåner ska aldrig ges till representanter för offentlig sektor, deras kollegor eller en annan part i syfte att påverka utgången i ett anbud eller i ett annat beslut. Lämpliga rutiner för riskbedömning av tredje part och avtalade garantier krävs för att minimera eller eliminera korruptionsrisken. Brott mot antikorruptionslagar kan resultera i betydande böter eller fängelse, och kan dessutom skada Saferoads anseende allvarligt. Kontakta koncernchefen för riskhantering om du är osäker på om en specifik förmån är tillåten, t.ex. en middag, en gåva, ett evenemang eller liknande. 7

3. Grundläggande krav Saferoads affärsverksamhet ska utföras i enlighet med gällande lagar och föreskrifter och på sådant sätt att höga etiska standarder upprätthålls. Saferoad söker och accepterar inte affärsrelaterade förmåner baserat på olagligt, olämpligt eller oetiskt beteende. Anställda som undrar vilka lagar, föreskrifter eller principer som gäller för hur de utför sina arbetsuppgifter bör kontakta koncernchefen för riskhantering. Ingen anställd råkar ut för degradering eller negativa konsekvenser för att de vägrar att betala mutor eller för att de följer denna handbok, även om det innebär att Saferoad förlorar en affär. 4. Förväntat beteende 4.1 Viktiga principer Det är strängt förbjudet att direkt eller indirekt föreslå, ta emot, erbjuda, lova, bevilja eller godkänna gåvor i form av pengar eller någonting av värde till en person i syfte att otillbörligen påverka hur mottagaren (eller en annan person) utför sina arbetsuppgifter eller i syfte att erhålla eller kvarhålla en otillbörlig affärsmässig förmån. Det har ingen betydelse om mottagaren av den otillbörliga förmånen verkar inom offentlig eller privat sektor otillbörliga förmåner är alltid förbjudna. Detsamma gäller att ta emot förmåner. Det är förbjudet för samtliga som agerar å Saferoads vägnar att ta emot, godta ett löfte om eller begära en otillbörlig förmån för att utföra ett uppdrag. Förmåner får i samband med offentliga upphandlingar och myndighetsbeslut aldrig ges till representanter för offentlig sektor, deras kollegor eller en annan part i syfte att påverka utgången i ett anbud eller i ett annat beslut. 8

4.2 Definitionen av otillbörlig förmån (eller bestickning) Det är mer sannolikt att förmåner som ges till personer som arbetar inom offentlig sektor betraktas som otillbörliga och olagliga än förmåner som ges till personer som arbetar i privat sektor. Extra försiktighet måste därför vidtas i kontakten med representanter från offentlig sektor. Så som det används i den här handboken omfattar begreppet offentlig sektor inte enbart anställda och representanter för myndigheter, rättsväsendet och andra offentliga myndigheter, utan även statliga ägda eller kommunala företag och privata företag som arbetar på uppdrag av en offentlig myndighet eller som till stor del finansieras av skattemedel. Begreppet offentlig sektor omfattar även personer i politiskt utsatt ställning. 4.3 Offentlig kontra privat sektor Det är mer sannolikt att förmåner som ges till personer som arbetar inom offentlig sektor betraktas som otillbörliga och olagliga än förmåner som ges till personer som arbetar i privat sektor. Extra försiktighet måste därför vidtas i kontakten med representanter från offentlig sektor. Så som det används i den här handboken omfattar begreppet offentlig sektor inte enbart anställda och representanter för myndigheter, rättsväsendet och andra offentliga myndigheter, utan även statliga ägda eller kommunala företag och privata företag som arbetar på uppdrag av en offentlig myndighet eller som till stor del finansieras av skattemedel. Begreppet offentlig sektor omfattar även personer i politiskt utsatt ställning. För att ett företag ska betraktas som en del av privat sektor krävs därför att det inte finns något betydande inslag av offentligt ägarskap eller annat offentligt intresse i företagets verksamhet. 9

4.4 Representation Representation i offentlig sektor Representation i form av lunch eller middag är tillåtet, förutsatt att kostnaden är rimlig och att representationen inte sammanfaller med ett pågående ärende som t.ex. en offentlig upphandling eller annat myndighetsbeslut, affärsförhandlingar eller rättsliga åtgärder. Besök på lyxrestauranger är inte tillåtna. Vin och öl är tillåtet till maten, men i måttliga mängder. Sprit är dock inte tillåtet. Representation i privat sektor Representation i form av lunch eller middag är tillåtet, förutsatt att kostnaden är rimlig. Vin, öl och sprit är tillåtet till maten, men i måttliga mängder. Ta emot representation Samma regler gäller som för att erbjuda representation. 4.5 Gåvor Gåvor i offentlig sektor Gåvor, inkl. marknadsföringsprodukter från företag, är aldrig tillåtna i kontakten med offentlig sektor, om det inte är uppenbart att gåvor är en väletablerad och lagenlig lokal praxis i berörd region, och skriftligt godkännande har mottagits på förhand från koncernchefen för riskhantering på grundval av särskilda omständigheter. Gåvor i privat sektor Rimliga utgifter i samband med företagsmarknadsföring är tillåtna. Marknadsföringsprodukter kan exempelvis godtas om de ges i samband med ett företagsevenemang eller företagsbesök. Gåvor är endast tillåtna med ett föregående skriftligt godkännande från koncernchefen för riskhantering. Ta mot gåvor Anställda får ta emot marknadsföringsgåvor, prover och vanliga gåvor som blommor, choklad och liknande inom rimliga gränser. Gåvor med ett värde över 50 euro får endast tas emot med godkännande från koncernchefen för riskhantering. 11

Have a safe journey 12

4.6 Företagsevenemang Företagsevenemang, t.ex. seminarier och kurser, som anordnas eller besöks av en person som agerar på uppdrag av Saferoad måste ha ett giltigt affärssyfte. Inbjudan till ett evenemang som anordnas av Saferoad eller dess ombud måste utformas på ett sådant sätt att relevant affärssyfte tydligt framgår. Det ska tydligt framgå av inbjudan att mottagaren genom att acceptera inbjudan bekräftar att han/hon deltar i enlighet med sitt företags gällande riktlinjer och att deltagandet har godkänts av hans/hennes överordnade. Plus en - inbjudningar där mottagaren får ta med sig sin partner eller en extra gäst är aldrig tillåtna. Företagsevenemang som involverar privat sektor Den del av evenemanget som har affärsmässig relevans för alla deltagare måste vara större än underhållningsdelen. Företagsevenemang som involverar offentlig sektor Underhållningsdelen ska hållas till ett minimum. Evenemang ska ha affärsmässig relevans för alla deltagare. En inbjudan till ett evenemang får aldrig sammanfalla med ett pågående ärende som t.ex. en offentlig upphandling eller annat myndighetsbeslut, affärsförhandlingar eller rättsliga åtgärder. Delta i företagsevenemang För att en anställd ska kunna delta i ett företagsevenemang måste den del av evenemanget som har affärsmässig relevans för alla deltagare vara större än underhållningsdelen. Undantag från reglerna för företagsevenemang måste godkännas skriftligen av koncernchefen för riskhantering i förväg. 13

4.7 Donationer Donationer och sponsring som Saferoad erbjuder måste godkännas skriftligen av koncernchefen för riskhantering i förväg och kungöras på Saferoads webbplats. 5. Påföljder Påföljder för brott mot antikorruptionslagar kan omfatta böter och fängelse, och förlikningar med myndigheter kan uppgå till flera hundra miljoner euro eller dollar. Anställda som bryter mot antikorruptionslagar eller de förbud som anges i denna handbok kan bli föremål för disciplinära åtgärder av Saferoad, inklusive uppsägning. Anställda som, efter samråd med lämplig personal på Saferoad, avböjer en affär på grund av oro över att bryta mot antikorruptionslagar kommer inte att få några negativa följder. 15

6. Affärspartner Antikorruptionslagar förbjuder otillbörliga förmåner, oavsett om de ges direkt och indirekt. Det är följaktligen nödvändigt att alla anställda och andra som agerar på uppdrag av Saferoad är mycket försiktiga i kontakten med tredje part. De hos Saferoad som ansvarar för att utse och anlita tredje part som ska agera på uppdrag av Saferoad, t.ex. konsulter och ombud, måste kontrollera tredje partens omdöme och ställning med avseende på efterlevnad av antikorruptionslagar. Sådana kontroller behöver inte utföras för tredje part som agerar oberoende av Saferoad, t.ex. leverantörer. Kontroller i enlighet med den rutin som Saferoad fastställt ska utföras innan man ingår ett affärssamarbete, och alla relevanta tredje parter ska ingå avtal om att följa gällande antikorruptionslagar och denna handbok. 17

7. Riktlinjer Gör så här: Kontakta koncernchefen för riskhantering om du är osäker på om en specifik förmån är tillåten, t.ex. en middag, en gåva, ett evenemang eller liknande Erhåll ett föregående skriftligt godkännande från koncernchefen för riskhantering innan du ger en donation till välgörenhet eller ingår ett sponsorskap. Var särskilt uppmärksam när det gäller offentlig sektor, både när det gäller offentligt anställda och personer i politiskt utsatt ställning, och följ de särskilda restriktioner som gäller. Kom ihåg att denna handbok gäller alla som agerar å Saferoads vägnar, däribland styrelsemedlemmar, anställda och affärspartner. Genomför riskbedömningar av tredje part. Lita på din instinkt. Om du känner att någonting inte verkar stämma ska du kontakta din närmaste chef eller koncernchefen för riskhantering. 18

Undvik: Att erbjuda, lova eller godkänna gåvor i form av pengar eller någonting av värde till en person i syfte att otillbörligen påverka hur mottagaren (eller en annan person) utför sina arbetsuppgifter eller i syfte att erhålla eller kvarhålla en otillbörlig affärsmässig förmån. Att ta emot, godta ett löfte om eller begära pengar eller någonting av värde från någon annan än Saferoad för att genomföra arbetsuppgifter som anställd eller representant för Saferoad. Att erbjuda gåvor av något slag till en person inom offentlig sektor om det inte är uppenbart att gåvor är en väletablerad och lagenlig lokal praxis i berörd region, och skriftligt godkännande har mottagits på förhand från koncernchefen för riskhantering på grundval av särskilda omständigheter. Att erbjuda, lova eller godkänna samt att ta emot, godta ett löfte om eller begära dolda rabatter, provisioner, bonusar eller mutor. Att ge smörjpengar. Begreppet smörjpengar ( facilitation payments ) avser mindre inbetalningar för att säkerställa eller påskynda en rutinmässig, icke godtycklig handling som en anställd inom offentlig sektor är skyldig att utföra. Smörjpengar är under särskilda, mycket begränsade, omständigheter i vissa jurisdiktioner undantagna från utländska antikorruptionslagar. Saferoad tillämpar dock inte något sådant undantag. Smörjpengar 19

8. Rapportering Anställda som misstänker att ett brott mot antikorruptionslagen har begåtts på Saferoad är skyldiga att följa den normala rapporteringsprocessen eller rapporteringsprocessen som beskrivs i Visselblåsarpolicyn. 9. Utbildning Saferoad tillhandahåller lämplig utbildning för alla anställda. Utbildningen är i linje med Saferoads riskprofil och anpassad efter den anställdas ansvarsområde. 10. Internrevision Chefen för internrevision ansvarar för att regelbundet genomföra objektiva och grundliga revisioner av koncernprogrammet för efterlevnad, inkl. antikorruption, mot bakgrund av Saferoads specifika verksamhetsområden, geografiska platser och rättsliga förpliktelser. 11. Kontaktinformation för ansvariga chefer Vd:n ansvarar för den övergripande tillsynen och implementeringen av koncernprogrammet för efterlevnad. Koncernchefen för riskhantering ansvarar för att Saferoads dagliga verksamhet överensstämmer med denna handbok och antikorruptionslagar. Vid frågor eller om du behöver ytterligare hjälp, kontakta oss på compliance@saferoad.com Relaterade dokument Denna handbok ska läsas tillsammans med följande dokument: Beskrivning av koncernprogrammet för efterlevnad Uppförandekod Visselblåsarpolicy 21