Global Transport and Logistics. Etiska regler för leverantörer till DSV - Supplier Code of Conduct

Transkript

1 Global Transport and Logistics Etiska regler för leverantörer till DSV - Supplier Code of Conduct

2 Innehåll 2 Introduktion av CEO 3 3 Affärsintegritet Mutor Underlättande betalningar Gåvor, resekostnader, underhållning etc Konkurrens Allmänt beteende 5 4 Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor 7 5 Beteende med hänsyn till vår miljö 8 6 Implementering 8 7 Sanktioner vid överträdelse av DSVs regler för etiskt uppförande 8 8 Frågor eller funderingar 9 DSV Supplier Code of Conduct - 2

3 2 Inledning av CEO för DSV koncernen Som en global koncern är det viktigt att det finns gemensamma etiska regler och standarder. DSV tror att globala etiska regler för leverantörer skapar ett värde för alla parter som ett steg mot långsiktiga och hållbara relationer mellan DSV och dess leverantörer. DSVs etiska regler för leverantörer beskriver vad DSV anser vara lämplig företagsetik hos sina leverantörer och därmed även lämpligt agerande och beteende från DSVs leverantörer när man tillhandahåller tjänster eller levererar produkter åt DSV. DSVs etiska regler gäller alla affärspartner inom DSV koncernen. Dessa omfattar, men begränsas inte till, leverantörer, agenter, representanter och joint venture partners ( Leverantörer ). Om det råder tveksamhet ställ följande frågor: Är det förenligt med reglerna? Är det etiskt? Är det lagenligt? Kommer det att vara hedrande för min arbetsgivare och DSV? Vill jag läsa om det i tidningen? Skulle min familj och vänner acceptera det? Om svaret blir nej på någon av dessa frågor, undvik situationen. Om du fortfarande är osäker, fråga din arbetsgivare om vägledning eller kontakta DSV. Fortsätt att fråga tills du är säker. Leverantörer måste garantera att i största möjliga mån se till att leverantörernas anställda och underentreprenörer också följer kraven i DSVs etiska regler. Förutom dessa regler förväntas alla leverantörer till DSV att följa alla tillämpliga lagar och förordningar. DSVs leverantörer uppmanas starkt att omedelbart vidtaga åtgärder om icke överensstämmelse med de etiska reglerna upptäcks. Jens Bjørn Andersen, CEO, DSV Group DSV Supplier Code of Conduct - 3

4 3 Affärsintegritet DSV förväntar sig att dess leverantörer bedriver verksamhet på ett etiskt och lagligt sätt och följer följande särskilda regler för korruptionsbekämpning, konkurrensregler och intressekonflikter. 3.1 Mutor DSV har en nolltolerans mot mutor och därmed förväntas att leverantörer inte accepterar eller erbjuder mutor av något slag. Ingen leverantör som agerar för DSVs räkning kommer att blir bestraffad för att ha vägrat betala muta även om det skulle resultera i att DSV går miste om affären. Mutor innebär bestickningserbjudande eller godkännande av en gåva, lån, avgift, ersättning eller något av värde till eller från en annan person eller enhet, privat eller offentlig, som incitament för att påverka eller främja en viss handling eller underlåtenhet som inte skulle ha varit lämplig under normala förhållanden och i avsaknad av mutor. I denna bemärkelse omfattar mutor varje överföring av tillgångar och är inte begränsat till monetära Exempel Det skulle betraktas som muta om en leverantör erbjuder en släkting till DSV en anställning under förutsättning att den DSV anställde garanterar att DSV kommer att fortsätta göra affärer med leverantören. överföringar. Således omfattar detta förbud även mutor i form av t.ex. ; Donationer till välgörenhet Betalning för resekostnader Leverans av varor och/eller tjänster Oproportionerligt höga representationskostnader Överföring av andra personliga eller ekonomiska förmåner Förbud mot mutor gäller alla länder där DSVs leverantörer bedriver verksamhet med DSV. Förbud mot mutor gäller utan undantag, även för verksamheter där konkurrenter till DSV eller dess leverantörer tar mutor och i länder där mutor som sådana inte är olagliga eller där bestickning används som en normal del av affärslivet 3.2 Underlättande av betalningar Underlättande betalningar, ibland även kallade för smörjande betalningar eller kaffepengar, är en mindre betalning som vanligen ges till en lägre statlig tjänsteman för att säkerställa fullgörandet av eller påskynda utförandet av en rutinmässig statlig åtgärd eller officiell handling som den anställde redan är skyldig att utföra. Sådana betalningar kan verka harmlösa, delvis på grund av att summorna i fråga oftast är små, och dels för att de ofta betraktas som lokal praxis eller kultur. DSV Supplier Code of Conduct - 4

5 Muta Du behöver ett tillstånd men uppfyller inte alla kriterier. Du erbjuder den anställde, som hanterar tillstånden, en summa pengar för att utfärda ett tillstånd. Genom detta kan du få den anställde att ändra sig och utfärda ett tillstånd även om du inte uppfyller alla nödvändiga kriterier. Detta är en muta! Underlättande betalning Du behöver ett tillstånd och uppfyller alla kriterier. Du erbjuder den anställde, som hanterar tillstånden, en summa pengar för att utfärda tillståndet på en vecka i stället för två. Genom detta förfarande påverkar du inte den anställde till att ändra sig, utan bara till att arbeta snabbare och skynda på processen att utfärda tillståndet, Detta är en underlättande betalning. När du arbetar med DSV, är du strikt förbjuden att erbjuda, ge eller acceptera någon form av underlättande betalning, gåva eller förmån avsedd att påverka ett affärsbeslut. Detta förbud omfattar betalningar och gåvor i form av kontanter eller i natura, som görs direkt eller genom tredje part som agerar för leverantörens räkning. Men om en leverantör anser att liv eller hälsa kan vara i riskzonen för dess anställda eller andra, och att en underlättande betalning kan undvika eller lindra en sådan risk, är en sådan betalning inte ett brott mot detta förbud. Sådana betalningar måste alltid vara korrekt registrerade och ska omedelbart rapporteras till din lokala kontaktperson DSV. 3.3 Gåvor, resor, underhållning mm DSV är medveten om att underhållning, gästfrihet och utbyte av presentreklam är brukligt och en del av praxis i en affärsrelation. Det är DSVs policy att acceptera denna praxis förutsatt att värdet inte överstiger en rimlig nivå och att gåvan, underhållningen eller gästfriheten inte är avsedd att påverka mottagaren. Det är aldrig acceptabelt att ta emot eller ge några monetära gåvor. 3.4 Konkurrens I enlighet med nationell och regional lagstiftning förbjuder DSVs etiska regler och interna policies alla former av illegala priskarteller och andra hemliga avtal på väsentliga villkor, priser och avgifter mellan konkurrenter (kartellavtal), som skulle kunna eliminera, förhindra, begränsa eller förvrida konkurrensen. Följaktligen måste DSVs leverantörer följa samma etiska regler och lagar och uppmuntras att genomföra ett program för efterlevnad samt se till att deras anställda inte tar emot eller lämnar ut någon information om priser eller andra villkor när det gäller en ickenärstående tredje part, vare sig muntligen eller skriftligen till eller från konkurrenter, affärspartner, kunder eller leverantörer. 3.5 Allmänt beteende DSV förväntar sig att dess leverantörer ska använda sig av kunnig och utbildad personal. DSV förlitar sig nästan uteslutande på underleverantörer vid utförande av sin kärnverksamhet när det kommer till den fysiska transporten av varor. Därför förväntas DSVs leverantörer ha genomfört lämpliga åtgärder för att upptäcka och förebygga bruk och missbruk av alkohol och narkotika mm hos sin personal. DSV förväntar sig att dess leverantörer ska kunna kommunicera med DSV och dess kunder på ett korrekt sätt. Leverantörer måste dessutom uppfylla specificerade krav, regler och föreskrifter som fastställts av DSV eller dess kunder avseende allmänt beteende, hantering, DSV Supplier Code of Conduct - 5

6 stuvning, lastning, lossning och transport av gods till/ från kundernas anläggningar. Leverantören är dock inte skyldig att följa specifika krav som kan strida mot trafiksäkerhetsföreskrifter eller liknande bestämmelser i de jurisdiktioner som gäller transporten. Slutligen förväntar sig DSV att dess leverantörer ska se till att all utrustning som används vid tillhandahållande av tjänster till DSV är av god kvalitet, uppfyller allmänna och enligt lag satta standarder för underhåll samt hela tiden uppfyller alla tillgängliga säkerhetsföreskrifter eller åtgärder. DSV Supplier Code of Conduct - 6

7 4 Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor DSV tror starkt på att mänskliga rättigheter är fri- och rättigheter som alla människor har rätt till. DSV anser också att godkännande av och överensstämmelse med internationellt erkända mänskliga rättigheter är grundläggande för alla sina affärsrelationer. Slutligen förväntas DSVs leverantörer att följa tillämpliga lagar och standarder om arbetstider och minimilöner. DSVs leverantörer förväntas därför följa internationellt proklamerade rättigheter. DSVs leverantörer förväntas också ge lika möjligheter för sina anställda och får inte vara diskriminerande på grundval av ras eller kön, religiös övertygelse, civilstånd, sexuell läggning eller använda tvångsarbete. DSV anställer inte barn och erkänner internationella normer för lägsta ålder för barn och ungdomar och att barn och ungdomare ska arbeta i andra syselsättningar än vuxna. DSVs leverantörer förväntas följa den internationella lagstiftningen om barnarbete. DSVs leverantörer måste tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö för sina anställda vilken uppfyller eller överträffar alla juridiska krav från gång till gång. DSV uppmuntrar sina leverantörer att respektera rättigheter för de anställda vad gäller att fritt associera, ansluta sig till fackföreningar och arbetarråd och deltaga i kollektiva förhandlingar enligt nationell lagstiftning och internationella konventioner. DSV Supplier Code of Conduct - 7

8 5 Beteende med hänsyn till vår miljö Som en av de största och ledande leverantörerna av transport och logistiktjänster, känner DSV sig förpliktigad att ta sitt ansvar för att reducera miljöbelastningen från transporterna. Följaktligen förväntas leverantörer i bred skala att följa alla tillämpliga lagar och författningar som gäller för skydd av miljön. Dessutom uppmuntras våra leverantörer att ständigt följa och tillämpa metoder och tekniker som minimerar miljöpåverkan. 6 Implementering DSVs leverantörer förväntas följa DSVs gällande etiska regler för leverantörer (DSV Supplier Code of Conduct) och följa dessa principer vid val av affärspartner och när man levererar tjänster för DSVs räkning. DSV förbehåller sig rätten att kontrollera att dess leverantörer uppfyller DSVs gällande etiska regler för leverantörer (DSV Supplier Code of Conduct). 7 Sanktioner vid överträdelse av DSVs etiska regler Bristande efterlevnad av DSVs etiska regler för leverantörer tas på stort allvar, och leverantören åtar sig att initiera korrigerande åtgärder för att avhjälpa sådana brott samt med lämpliga åtgärder förhindra eventuell framtida upprepning. Vid allvarliga eller upprepade överträdelser förbehåller sig DSV rätten, utan ansvar, att avsluta affärsförbindelsen med omedelbar verkan. DSV Supplier Code of Conduct finns att ladda ner på Leverantören är skyldig att bekanta sig med innehållet i DSVs gällande etiska regler för leverantörer. Skyldigheterna enligt DSVs etiska regler för leverantörer är ett tillägg till leverantörernas skyldigheter enligt avtal som ingås mellan DSV och leverantören. DSV Supplier Code of Conduct - 8

9 8 Frågor eller funderingar DSVs etiska regler för leverantörer anger standarder för vad DSV förväntar sig av sina leverantörer. Detta betyder inte att situationer som ej omfattas av denna politik, undantar leverantörer från ansvar för sitt beteende. DSVs leverantörer ska alltid använda sunt förnuft när man agerar för DSVs räkning Om en leverantör står inför ett dilemma eller har några tvivel kring DSVs etiska regler för leverantörer, rekommenderas leverantören att kontakta sin lokala kontaktperson eller DSV Group Compliance på: E mail: group.compliance@dsv.com Tel: DSV Supplier Code of Conduct - 9

10 Global Transport and Logistics DSV A/S P.O.Box 210 Hovedgaden 630 DK-2640 Hedehusene Danmark CVR-Nr Publiserad januari 2015