Sammanträdesprotokoll 48-63 Sammanträde med Sammanträdesdatum Styrelsen för proaros Tisdagen den 13 maj Plats och tid Stadshuset, rum E 466, kl 14.00 17.10 Närvarande ledamöter Lars Kallsäby (c), Rodrigo Romo (m), Paavo Vallius (s), Stefan Sturesson (kd), Lena Söderberg (s), Lars Korkman (s) 48-60 Frånvarande ledamöter Gert Wallin (fp), Annika Björk (c), Siv Sundberg (mp), Lars Korkman (s) 61 Tjänstgörande ersättare Harriet Andersson (fp) Övriga närvarande ersättare Frank Pettersson (m), Birgitta Wiklander (s), Kent Berglund (s), Lisa Pettersson (s) Övriga närvarande Direktör Pär Eriksson, direktörsassistent Anita Fröberg, tf ekonomichef Nadja Reinius, personalchef Karolina Samuelsson, kommunikations- och IT-chef Kenneth Wiberg, utvecklingschef Christina Klang, redovisningsekonom Nils-Erik Limbäck 48-52, verksamhetschef Tord Karlsson 52, controller Jörgen Österberg 52-63 Vid protokollet Anita Fröberg Justeras Lars Kallsäby Stefan Sturesson VÄSTERÅS STAD ANSLAGSBEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla. Protokoll från Styrelsen för proaros Sammanträdesdatum 2008-05-13 Justeringsdatum 2008-05- Anslagsdatum 2008-05- Datum för nedtagande 2008- Förvaringsplats Stadshuset, rum D 546 Fiskartorgsentren
VÄSTERÅS STAD 2007-05-13 2 PS 48 Protokolljustering Att justera dagens protokoll utsågs Stefan Sturesson. PS 49 om offentliga ärenden Styrelsen för proaros beslutade godkänna dagordningen och att 48-59 är offentliga vid dagens sammanträde. PS 50 Månadsrapport Nadja Reinius och Karolina Samuelsson redogjorde för månadsrapport per april ekonomi och HR. Prel redovisat resultat i systemet 25,4 Mkr inklusive vårdkostnadsreglering, ackumulerad budget 22,6 Mkr. Sjukfrånvaron fortsätter att sjunka. PS 51 Interkontrollplan 2008 Styrelsen för proaros beslutar att Dnr 2008/48-PS-040 godkänna förslag till granskningsområden i 2008- års internkontrollplan, samt att granskningsrapport skall redovisas för proaros styrelse under december 2008. Under år 2007 fattade proaros styrelse beslut om en modell för internkontroll. Enligt denna modell skall årliga riskanalyser genomföras med samtliga verksamhetsledningar inom proaros. Resultatet av analyserna ligger i sin tur till grund för budget 2009, proaros flerårsplan 2008-2011 samt internkontrollplan för 2008. Med anledning av vad som framkommit i riskanalyserna föreslås för 2008 tre granskningsområden Åtgärder för att klara konkurrensläget inom vård och omsorg samt skola Översiktlig kartläggning och analys av kompetensläget vad gäller lärare med tanke på framtida krav vad gäller ämnesteoretisk kompetens. Granskning av Bemanningstjänsts uppdrag, mål samt resultat Skrivelse från proaros daterad28 april 2008. Kopia till: proaros verksamhetsblock, akt
VÄSTERÅS STAD 2007-05-13 3 PS 52 Dnr 2008/47-PS-254 Bäckby-Skälby, inredning av nya lokaler för RH-verksamheten år F-6 samt omställning av lokaler för skola och förskola Styrelsen för proaros beslutar att 1. Godkänna föreslagen inriktning för planering av nya lokaler åt Rh-klasserna och lokalomställning på Bäckby - Skälby 2. Skolområde väster återkommer till styrelsen för beslut om genomförande beträffande ombyggnad av lokaler i Bäckbyskolan och Hällbyskolan. Skolområde väster planerar en omställning av lokalnyttjandet på Bäckby-Skälby. Anledning är att Rh-klasserna på Fridhemskolan behöver nya ändamålsenliga lokaler och på området som helhet har vikande elevunderlag medfört försämrade ekonomiska förutsättningar och behov av omställning för effektivare lokalnyttjande. Omställningen behöver en genomföras i fem steg: 1..År 6 från Hällbyskolan, Fridhemskolan och Håkantorpskolan anvisas platser på Bäckbyskolan som blir en 6-9-skola, även för Rh-elever. 2..På Hällbyskolan kan ca 416 m2 lokaler anpassas för Rh-klasserna år F-5. 3. Två ev. tre förskolavdelningar flyttar från Rösegårdsskolan och tar i anspråk lokalytor efter Rh-klasserna på Fridhemskolan. 4. År 4 och 5 flyttar från Fridhemskolan till Rösegårdsskolan. 5. Vid lämpligt tillfälle flyttas Aspen från Fridhemskolan till en lämplig skola på något annat område. Omställningen förutsätter olika grad av anpassning av de berörda skolornas lokaler. Mest på Bäckbyskolan och Hällbyskolan där investeringsbehovet preliminärt bedöms bli 6,2 Mkr respektive 4,5 Mkr: Det sammanlaga investeringsbehovet beräknas till ca 13,2 Mkr vilket skulle generera tilläggshyror på sammanlagt ca 1 Mkr per år. Ca 2377 m2 lokalyta friställs på Fridhemskolan och lokalkostnaderna minskar inledningsvis med ca 670 Tkr per år. Omställningen beräknas vara klar hösten 2009. Skrivelse från proaros daterad 28 april 2008. Kopia till: Fk, skolor väster, akt PS 53 Ajournering Styrelsen för proaros ajournerade sig 15.10-15.25.
VÄSTERÅS STAD 2007-05-13 4 PS 54 Dnr 2008/49-PS-020 Införande av bonussystem inom hemtjänsten Styrelsen för proaros ställer sig bakom inriktningen att inom hemtjänsten etablera en modell som möjliggör individuell ekonomisk ersättning för medarbetare som uppnår ökad kundtid. En återrapport skall presenteras till styrelsen i form av en plan för det konkreta genomförandet och finansiering. Inför verksamhetsåret 2008 infördes kundval i hemtjänsten. I samband med detta infördes certifieringsbestämmelser och en ny ersättningsmodell för hemtjänsten. Det enda som genererar intäkter i verksamheten är kundtiden. Konsekvensen av detta är att kundtiden är den enskilt viktigaste faktorn för att påverka verksamhetens resultat. Äldrenämnden har i certifieringsbestämmelserna krav att alla utförare registrerar kundtiden från den 1 sept 2008 med ett elektroniskt hjälpmedel. Vi får på så sätt en bättre uppföljning av utförda timmar hos kund jämfört med den manuella hanteringen som sker idag. På så sätt kan också en avstämning av hurvida uppnådda mål nås på både grupp och individnivå. Vår ambition är att nå upp till en kundtid om minst 75%. För att lyckas med denna ambition vill vi införa ett bonussystem under ett par år. Vi menar att detta är enkelt och lätt att kommunicera. När målet är uppnått skall bonusen tas bort. Bonus skall ges på gruppnivå för att stimulera till samverkan och utbetalas på individnivå. Bonusen betalas ut i förhållande till hur stor del av året som medarbetarna tillhört gruppen. Vår avsikt är att i december 2008 kunna betala ut en bonus till de grupper som uppnått de första stegen. Skrivelse från proaros daterad 12 maj 2008. Kopia till: Verksamhetsblock Vård och Omsorg, akt PS 55 Handlingsplaner medarbetarenkäten, återkoppling Karolina Samuelsson redovisade de handlingsplaner som kommit in från verksamhetsområdena utifrån deras genomgångar av medarbetarenkäten som gjorts på områdena. PS 56 Ordföranden och direktören informerar Dnr 2008/10-PS-100 Informerades om gymnasieutvecklingen och studieresan till Gotland. Skrivelse från proaros daterad 6 juni 2008.
VÄSTERÅS STAD 2007-05-13 5 PS 57 Pettersberg, ny förskola Dnr 2007/97-PS-254 Med hänvisning till tidigare beslut i ärendet 2007-11-13 beslutar Styrelsen för proaros att 1. Godkänna att 7-årigt hyresavtal för ny förskola på Pettersberg till årshyra på 694 000 kr tecknas med Byggnads AB Mimer. 2. Verksamhetsområde Skolor väster skall finansiera driften av den nya förskolan inom ramen för ersättningsmodellen Styrelsen beslöt 2007-11-13 att: Godkänna att Byggnads AB Mimer inreder ca 340 m 2 lokalyta vid Pettersbergs centrum till förskola för Skolområde västers räkning. Årshyra beräknades preliminärt till 510 000 kr per år. Verksamhetsområde Skolor väster skulle finansiera driften av den nya förskolan inom ramen för ersättningsmodellen Efterfrågan på förskoleplatser hade skapat en besvärande kösituation på Pettersberg och angränsande områden. Tillgängliga platser i närområdet var fullbelagda. Akut fattades platser för 14 barn som anmälts för placering fram till slutet av december. Till första halvåret 2008 hade ytterligare 17 barn anmälts för placering. Byggnads AB Mimer kunde inreda en ca 340 m2 stor lokal till förskola för 25-35 barn. Inflyttning beräknades preliminärt till i mars/april 2008. Den preliminära hyresofferten på 510 000 kr per år byggde på 10 års avskrivning av beräknad investeringskostnad 1,6 Mkr för anpassning av lokalerna. Efter styrelsens beslut uppstod en diskussion om det verkligen var rimligt med en avskrivnings- och avtalstid på 10 år. Mimer lämnade en reviderad hyresoffert för ett 5-årigt avtal som skulle kosta ca 640 Tkr per år. När det visade sig att verksamheten skulle klara av att finansiera även den högre hyran inom ramen för ersättningsmodellen fick Mimer beskedet att den kortare avtalstiden på 5 år skulle gälla. Det har nu visat sig att de entreprenadanbud för anpassning av lokalerna, som Byggnads AB Mimer fick in, låg på en betydligt högre nivå än beräknat. Efter förhandlingar med blivande entreprenör och vissa bantningar ligger investeringskostnaden nu på 2,4 Mkr. En investeringskostnad på 2,4 Mkr genererar med 5-årig avskrivnings- och avtalstid en årshyra på 839 Tkr som det är helt omöjligt för verksamheten att finansiera inom ramen för ersättningsmodellen
VÄSTERÅS STAD 2007-05-13 6 Ett 7-årigt avtal skulle kosta ca 694 Tkr i årshyra. Ett 10-årigt avtal kostar med aktuell investeringskostnad ca 595 Tkr per år. Verksamheten bedömer att hyreskostnaden 694 Tkr per å för ett 7-årigt avtal kan finansieras inom ramen för ersättningsmodellen. Skrivelse från proaros daterad 5 maj 2008 Kopia till: Mimer, skolor väster, akt PS 58 Anmälan av inkommande handlingar Fastighetsnämnden. Ombyggnad av Rönnby centrum. Fastighetsnämnden. Nybyggnad av Lövängsskolan. Fastighetsnämnden. Ombyggnad av köket i Rösegårdsskolan, Bäckby. Kommunfullmäktige. Revisionsberättelse för 2007 och fråga om ansvarsfrihet. Kommunfullmäktige. Årsredovisning för Västerås stad 2007. Kommunstyrelsen. Resultatöverföring till 2008-tilläggsbudget. PS 59 Anmälan av delegeringsbeslut Anmälan av delegeringsbeslut i lönesättningsärenden frånlärande och Utbildning, Individ och Familj, Stöd och Utveckling samt Vård och Omsorg anmäldes och lades till handlingarna. PS 60 Avslut Här avslutas den offentliga delen av sammanträdet. PS 61 Dnr 2008/34-PS-010 Integrationsprogram för Västerås stad Lika möjligheter-allas ansvar, remiss proaros styrelse har tagit del av remissen och ställer sig positiv till inriktningen och innehållet.
VÄSTERÅS STAD 2007-05-13 7 Till proaros styrelse har inkommit en remiss gällande förslag till ett nytt integrationsprogram från Kommunstyrelsen. Lika möjligheter - allas ansvar. Integrationsprogrammet ska vid sidan om Aalborgdeklarationen, Översiktsplanen för Västerås tätort och Folkhälsoprogrammet utgöra ett stöd för en hållbar utveckling med inriktning på den sociala dimensionen. Integrationsprogrammet ska verka i överenskommelse med FN:s konvention om mänskliga rättigheter. I integrationsprogrammet ges uttryck för en starkare fokusering på utbildning, språk och arbete som kan tidigarelägga möjligheter till egenförsörjning och boende. Programmet knyter också an till de konventioner som Sverige ratificerat. proaros ser att innehållet i integrationsprogrammet väl stämmer överens och stödjer inriktningen i de uppdrag som vi har i våra verksamheter. Vår egen vision Alltid bästa möjliga möte får också stöd av programmet. I proaros har ett utvecklingsarbete påbörjats för att stödja flyktingars integration. Förutom redan uppstartade arbetsgrupper så kommer en övergripande processkartläggning göras under våren. Syftet är att synliggöra flyktingars hela väg genom proaros olika verksamheter samt för att ledningen ska kunna arbeta med att prioritera förbättringar föranledda av processglapp. Skrivelse från proaros daterad 30 april 2008. Kopia till: Sk, akt PS 62 Dnr 2008/20-PS-100 Minska miljöbelastningen med klimatsmart mat, remiss Styrelsen för proaros godkänner yttrandet och överlämnar det till stadsledningskontoret En motion ställd till Västerås kommunfullmäktige har kommit till styrelsen för proaros på remiss för ett yttrande. Motionen föreslår att kommunfullmäktige ska besluta utifrån fem punkter. proaros styrelse har tagit del av motionen och har i sitt svar fokuserat på att beskriva nuläget och den planerade utvecklingen inom proaros. Både vad gäller miljöarbetet som helhet och vad gäller utvecklingen av skolmåltidsprojektet mer specifikt. proaros har sedan år 2000 tagit fram mål för att öka andelen ekologiska livsmedel till skolor och äldreboenden. All mjölk har varit ekologisk sedan 2004. 2007 var andelen ekolivsmedel 15% av den totala livsmedelskostnaden. proaros har en miljösamordnare, inköpare och kostekonomer tillgängliga. Från den 1 januari 2008 har proaros anställt en chef för den kommande skolrestaurangenheten. I proaros nya skolrestaurangorganisation som ska ha ett övergripande ansvar för all skolmåltidsverksamhet sker ett omfattande utvecklingsarbete. Bl a är försök med närodlat en viktig utgångspunkt i det arbetet
VÄSTERÅS STAD 2007-05-13 8 En mer allmän kommentar till motionen som helhet är att proaros ser att riktlinjer från staden tar hänsyn till konkurrensneutraliteten. Skrivelse från proaros daterad 30 april 2008. Kopia till: Sk, akt PS 63 e-arbete/e-kommun, info Kenneth Wiberg redogjorde för kommunens e-arbete och hur långt det kommit och vad som kan förväntas i framtiden.