Arbetssätt och organisation för kunskapsbaserad styrning i Norrbotten

Arbetssätt och organisation för kunskapsbaserad styrning i Norrbotten Hur NLL försöker låta kunskapen styra Med en enkel generisk modell som utgångspunkt försöker vi bygga upp och förädla vår kunskapsstyrning. Det övergripande syftet är att visa hur systemet hänger ihop och i förekommande fall inte gör det. Man kan notera att i de flesta kliniska sammanhang fungerar detta väl men tenderar att bli särkopplat på högre organisatorisk nivå. Vårdprocesser Vårdens processer måste kunna beskrivas för att kunna följas och utvecklas. En utmaning är att välja vilka processer som ska beskrivas på respektive nivå. Vi har valt att använda Socialstyrelsens nationella riktlinjer som lämpliga på landstingsnivå. De behovsgrupper som omfattas av dessa riktlinjer anses motsvara 80% av vårdens kostnader och en stor grupp människor. Arbetet pågår med att bygga upp en länsövergripande expertgrupp för varje riktlinje. För närvarande finns 5 av de 10 planerade grupperna i funktion. Uppdraget kan kort sammanfattas; beskriva vad som ska göras; vem som ska göra det och regelbundet följa resultaten i tillämpliga register och egen initierad uppföljning. På kliniknivå planeras att alla verksamheter ska beskriva sina fem viktigaste processer och löpande kunna redovisa resultaten av dessa. Detta sker redan i dag hos ett flertal verksamheter men inte alla. NLL deltar också i det regionala samarbetet med s.k. chefssamråd som hanterar frågor i det regionala samarbetet tex. RCC. Resultat Vårdens resultat följs i förekommande nationella kvalitetsregister (NLL medverkar i 51 av dessa) och sedan tre år tillbaka görs en sammanställning och analys av landstingets resultat i Öppna jämförelser. Detta utgör sedan underlag för fortsatt planering. 1

Resultat från händelseanalyser, avvikelser, och rapporter från patientnämnden ska också utgöra underlag för följande analys men den kopplingen är idag inte helt klar på landstingsnivå. Analys Avsikten är att våra expertgrupper ska ge en årlig rapport om resultat och läge inom respektive område till hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp. Detta för att ge underlag till fortsatt planering och resursanvändning. Vidare utgör naturligtvis divisionernas löpande rapporter ett underlag för analys och kommande beslut. De politiska beredningarna för en dialog med befolkningen om vårdens resultat vilket också används i analysen. Beslut Varje ny nationell riktlinje eller revidering av existerande riktlinje ska analyseras och fastställas av landstingets styrelse. Beslut om resursfördelning och fortsatt utveckling på landstingsnivå fattas i samband med utfärdande av budget och landstingsplan. En fortsatt fördjupning av modellen visar att det finns fler områden som ska beaktas. Ny kunskap Förutom den kunskap som ryms inom Socialstyrelsens nationella riktlinjer finns det en stor mängd ny kunskap som hälso- och sjukvården förväntas ta emot och omsätta i klinisk verksamhet. Det mesta av denna kunskapsmassa riktar sig till utpekade kunskapsområden tex. specialiteter, yrkeskategorier etc. De största utmaningarna finns i de kunskapsområden som inte omedelbart korresponderar med någon specialitet eller yrkeskategori (tex. kronisk smärta) Landstinget genererar också självt ny kunskap genom sina FoU-aktiviteter. Implementering Efter beslut om tillämpning av ny kunskap krävs ett systematiskt implementeringsarbete. Detta är ett kritiskt moment och svårigheten ligger ofta i tilllämpning på bredden. 2

Medicinsk kunskapsorganisation Vi tror att det är en styrka att expertgrupperna utses av hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp och får ett skriftligt uppdrag. Vidare får man ekonomiskt stöd för ordförande och sekreterare i varje grupp. Rapportering sker till hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp. Det är viktigt att expertgrupperna är väl kända och har stor legitimitet i organisationen. Därför lägger vi stor vikt vid rekryteringen av gruppen men också att marknadsföra deras arbete och att resultatet av det dom gör har betydelse. Vi ser också ett behov för framtiden att arrangera gemensamma träffar för ordförande och sekreterare i de olika grupperna för att utbyta erfarenheter. När det gäller riktlinjerna för cancerområdet har vi ännu inte löst frågan om vi ska ha någon expertgrupp i landstinget eller luta oss mot det regionala RCC. Forskning Norrbottens läns landsting har antagit en strategi för att stärka FoU, utveckla den akademiska miljön samt etablera forskning - och utveckling som en del av landstingets kärnverksamhet. Landstingets FoU-sektion leds av en FoUchef tillika funktionsansvarig för FoU inom NLL. Utöver FoU-samordnare, strateger, statistiker, forskningssjuksköterskor är kliniska lektorer, universitetslektorer, landstingsdoktorander och resurser för att stödja evidensbaserad vård kopplade till sektionen. Sektionen arbetar för att öka antalet forskarutbildade arbetsterapeuter, sjukgymnaster och sjuksköterskor och därigenom stärka den kliniska forskningen och den verksamhetsförlagda undervisningen (VFU). Inom NLL finns starka forskningsmiljöer i delar av de stora forskningsprogrammen MONICA- och OLIN-studierna. Dessa är långtidsstudier av stora befolkningsgrupper när det gäller hjärt-kärlsjukdom samt obstruktiv lungsjukdom i Norrbotten och en målsättning är att öka implementering av forskningsresultatet från dessa i sjukvården. Landstinget är genom den regionaliserade läkarutbildningen numera en del av Umeå Universitet vilket ställer krav på en ökad akademisering. I FoUsektionens uppdrag ingår att bidra till att säkerställa en hög nivå i den regionaliserade läkarutbildningen (RLU). Detta sker genom direkt medverkan i utbildningsverksamheten men även genom att säkerställa att personal med adekvat kompetens finns till förfogande. Ett kliniskt forskningscentrum (KFC) etableras successivt vid Sunderby sjukhus med nuvarande FoU-sektion som grund. Centrumet blir en forskningsmiljö mellan universitet och klinik som tillhandahåller infrastruktur och forskningsstöd där forskning och utbildning bedrivs. Ett fungerande KFC utgör en stödjande infrastruktur för klinisk behandlingsforskning och är en förutsättning för det regionala samarbetet inom området. KFC ska samordna och utbilda forskningssjuksköterskor och läkare inom Good Clinical Practice (GCP). 3

Behov att öka förutsättningarna för att vara klinisk aktiv och forskningsmeriterad delade tjänster Koppling Innovation- forskning- förbättringsarbete kan förbättras ytterligare Systematik i implementering av forskningsresultat kan utvecklas Det finns utvecklade strukturer för samverkan inom norra regionen. Några exempel är: Regional plattform för klinisk behandlingsforskning med Umeå universitet som nav (KBN) samt gemensamma satsningar på starka forskningsmiljöer inom länet. Regionalt FoU-råd, VISARE NORR, Forskning inom regionalt cancercentrum (RCC) Det finns dessutom utvecklade nätverk som stödjer FoU-samverkan med andra nationella och internationella forskningsmiljöer. Innovation Innovationssluss Norr är ett projekt som syftar till att ge personal inom hälso- och sjukvård möjligheter att utveckla sina idéer till en marknadsfärdig produkt eller tjänst, samt att hjälpa regionala företag som arbetar med att utveckla produkter, tjänster och system med ingångar i hälso-och sjukvårdssystemet. I Innovationsslussen kombineras kunskap om hälso- och sjukvårdens och omsorgens processer med kunskap om affärsutveckling. Resultatet blir ett sammanhållet innovationssystem från stimulering och utveckling av idéer till internationalisering som återkopplas till vårdgivarna. Detta stärker hälso- och sjukvården som tillväxtområde, inte minst vad gäller möjligheter till export. Förbättringsarbete är en bra grogrund för innovation. Det bedrivs ständigt förbättringsarbete i hälso- och sjukvården och det komplexa systemet med parallella strukturer och många olika professioner ställer stora krav på arbetsmetoderna. Innovationer är något mer än utvecklingar och förbättringar. Innovationer är när kunskap kommer till användning i nya sammanhang. Målet för projektet är att etablera en struktur för hur idéer, utmaningar och problem från verksamheten tas tillvara. Innovationsslussen har en samverkan med landstingets verksamhetsutvecklare. Uppföljning och verksamhetsanalys Inom landstinget finns ett nätverk för Öppna Jämförelser med indikatoransvariga samt en utsedd ansvarig för att hålla ihop nätverket inom NLL. Dessa personer gör en gemensam analys av resultatet samt lämnar förslag till områden för förbättring och åtgärder för NLL. I den senaste rapporten för Öppna Jämförelser kopplades dessutom ett KPP perspektiv till analysen för utvalda indikatorer. Allt fler ställen i vården börjar följa upp med mångdimensionella mått som exempelvis KPP och värdekompass. När det gäller KPP ser det olika ut i de olika divisionerna. KPP data för öppen- och slutenvård levereras nationellt för opererande och medicinska specialiteter (inklusive barnpsykiatri) samt vuxenpsykiatri. Primärvården är på gång att börja leverera KPP data. 4

Det finns en landstingsövergripande arbetsgrupp när det gäller vårdgaranti och väntetider i vården. Frågan finns högt på agendan med uppföljning veckovis i flera verksamheter. NLL var pilot när det gällde elektronisk överföring till den Nationella väntetidsdatabasen Signe. Inom kirurgiska verksamheter arbetar man med produktionsplaner sedan ett antal år tillbaka. Det finns ingen optimal samordning mellan grupperingarna kring Öppna Jämförelser, KPP och vårdgarantin. Det finns ingen sammanhållande person i landstinget när det gäller KPP. När det gäller uppföljning har man kommit olika långt. Som regel är man på god väg på divisionsnivå medan det på en övergripande landstingsnivå saknas en sammanhållande uppföljning och analys. Arbetet med att skapa detta har dock påbörjats. NLL har representation i de nationella nätverken för Öppna Jämförelser, KPP och vårdgarantin samt i expertgruppen för KPP. Uppföljningsverktyg, vårddatabaser, egen tillgång till kvalitetsregisterdata Sedan ett tiotal år finns Datalagret, ett verktyg för uppföljning. Datalagret är en samlingsplats för lagring av vårddata och annan information (personal, ekonomi mm) från olika källsystem. Bland annat finns data från landstingets vårdadministrativa system, VAS, samt från ekonomi - och personalsystemen samlade här. I Datalagret kan rapporter skapas både för uppföljning och verksamhetsplanering. Det finns en struktur med användarstöd i respektive division. Själva organisationen kring Datalagret behöver utvecklas. I dagsläget är användningen spretig på flera sätt. Det är långt ifrån alla som vet om att systemet finns, de som vet att det finns vet inte alltid vad som kan göras där, och det finns rätt många som känner sig osäkra inför att använda informationen. Det finns ett behov av en starkare analysfunktion med målet är att få en organisation som både klarar av att få fram mer komplexa rapporter, men att berörda också ska vara förtrogna med källdata d v s ha den viktiga verksamhetskunskapen. När det gäller användning av egen kvalitetsregisterdata varierar detta mellan de olika verksamheterna. Det finns dock för närvarande ingen sammanhållande funktion för detta inom NLL idag. Förhoppningen är att kunna samverka med det nyligen påbörjade arbetet med Regionalt registercentrum (RCN) som har sitt säte i Västerbottens läns landsting. Tanken med detta är att kvalitetsregister (och förhoppningsvis även forskningsdatabaser) ska kunna samlas under det paraplyet, med tillhörande stöd i form av teknisk/juridisk/statistisk kunskap. 5

Organisation/funktion för verksamhetsförbättring Inom NLL finns Utvecklingsenheten inom landstingsdirektörens stab. Utvecklingsenhetens uppdrag är att stå för en landstingsövergripande struktur för ledning och styrning av systematiskt förbättringsarbete, främst inom landstingets hälso- och sjukvård. I uppdraget ingår att stödja verksamheterna, bland annat genom att systematisera införandet av ny kunskap genom att skapa arenor och tillfällen till möten och erfarenhetsutbyte, genomföra informations och utbildningsinsatser, tillhandahålla metoder och verktyg. Utvecklingsenheten ska verka för att uppfylla några av landstingets viktigaste kriterier för god vård; tillgänglig, säker, kunskapsbaserad, kvalitativt likvärdig, jämlik och effektiv. Enhetens verksamhet omfattar följande huvudområden: Läkemedel, Patientsäkerhet, Förbättringskunskap och Kunskapsstyrning. Utvecklingsenheten leds av utvecklingschefen som är direkt underställd landstingsdirektören. Inom varje huvudområde finns en ansvarig strateg som samordnar arbetet inom landstinget med utgångspunkt från respektive områdes behov samt har kontakter med externa parter så som kommuner, nationella aktörer, andra landsting. Inom varje Hälso- och sjukvårdsdivision finns verksamhetsutvecklare anställda. Dessa personer verkar som ett verksamhetsnära stöd till sina respektive verksamheter när det gäller systematiskt förbättringsarbete. Divisionernas verksamhetsutvecklare ingår i ett landstingsövergripande nätverk för verksamhetsutvecklare och har en nära samverkan med Utvecklingsenhetens strateger. Nätverket har också en samverkan med Innovationsslussen, då man ser att verksamhetsutvecklarna har en stor kunskap och en viktig roll i processen med att fånga upp och vidareutveckla Innovativa idéer inom hälso- och sjukvården. För att stimulera och belöna framgångsrika exempel delas sedan sex år tillbaka varje år ut ett stipendium på 100 tkr till bästa systematiska förbättringsarbete. Stipendiet har rönt stor uppskattning och fått stor uppmärksamhet. Satsningarna via de statliga stimulansmedlen är organisatoriskt samlade inom Hälso- och sjukvårdsenheten i landstingsdirektörens stab. Hälso- och sjukvårdsenheten leds av en sektionschef. Det finns ett antal utvecklingsledare anställda på enheten som i huvudsak arbetar inom ramen för de statliga stimulansmedlen och dess satsningar. Utöver ovanstående finns det inom primärvården en utvecklingsenhet med en utvecklingschef och ett antal projektledare och verksamhetsutvecklare. Här finns områdena Hälsoinformatik, patientsäkerhet, kvalitetsregister och invånartjänster samlade. Sammantaget finns det inom landstinget en stor kompetens om systematiskt förbättringsarbete och verksamhetsnära förbättringar. NLL står inför en översyn av stabsfunktionen där mer fokus kommer att ligga på kunskapsstyrning. 6

Det faktum att det finns öar av stödresurser för utvecklings- och förbättringsarbete kan skapa en otydlighet både inom och utom organisationen. Det finns en förbättringspotential när det gäller förtydligande av ansvar, uppdrag och samverkan mellan enheterna. Detta i sin tur kan medföra samordningsvinster. Tidigare har det funnits ett nationellt nätverk för verksamhetsutvecklare/strateger, utvecklingschefer eller motsvarande. Detta finns inte längre kvar mer än på Hälso- och sjukvårdsdirektörsnivå. Det finns en viss samverkan med de nordliga landstingen. Samverkan med universitetet NLL samverkar med Luleå tekniska universitet kring utbildning och forskning i förbättringskunskap. Samverkan och erfarenhetsutbyte mellan landsting Landstinget i Norrbotten samverkar med de fyra norrlandstingen via bland annat: RCC Regelbundna multidisciplinära ronder där avancerade patientfall diskuteras Regionalt nätverk för kunskapsstyrning som bildats på uppdrag av landstingsdirektörerna. Infrastruktur för kunskapsstyrning En viktig del i Kunskapsstyrning inom hälso- och sjukvården är att kunskap finns tillgänglig när den behövs. Problematiken kring hur styrdokument inom Norrbottens Läns Landsting kommuniceras har blivit allt tydligare. Verksamheten upplever brister i struktur och regelverk med frågor kring hur styrdokument ska hanteras, kategoriseras, lagras och spåras. Dessutom finns oklarheter om dokumenten när det gäller huruvida de är giltiga, vem som skapat dem samt regelverket kring hur de skall uppdateras. Arbetet med att kommunicera vårdrelaterad information utanför journalsystemet kräver tydlig struktur, samverkan och samarbete. Behovet av ett stöd för dokumentstyrning/hantering i verksamheten har lett till att VIS verksamhetens informationssystem har utvecklats av Norrbottens läns landsting under ett antal år. Under etapp 1 utvecklades dokumenthantering för vården, VIS vård, som ska tillgängliggöra vårdrelaterad information inom hela verksamheten. Breddinförande av dokumenthantering för vården har påbörjats i februari 2012. 7