Värmdö-Evlinge Samfällighetsförening

Värmdö-Evlinge Samfällighetsförening Kallelse till föreningsstämma 2017 Medlemmarna i Värmdö-Evlinge Samfällighetsförening kallas härmed till ordinarie föreningsstämma 2017. Tid: Lördagen den 25 mars 2017 kl. 10:00. Registrering startar 09:30. Plats: Hemmesta högstadieskolas matsal 6-9, Motionsvägen 4. För rösträtt gäller att varje fastighet har en (1) röst. Rösträtt kan överlåtas genom fullmakt. Varje medlem kan företräda en (1) fullmakt. Värmdö i februari 2017 Paul Bengtsson, ordförande i Värmdö-Evlinge Samfällighetsförening Dagordning 1. Föreningsstämmans öppnande 2. Val av ordförande för föreningsstämman 3. Val av sekreterare för föreningsstämman 4. Val av 2 justeringsmän tillika rösträknare (närvaroförteckning) 5. Fråga om föreningsstämman blivit utlyst i behörig ordning 6. Fastställande av dagordningen 7. Behandling av styrelsens förvaltningsberättelse 2016 sid 2-4 8. Behandling av revisionsberättelse 2016 samt beslut om ansvarsfrihet för styrelsen sid 5 9. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning 2016 samt beslut om hur resultatet enligt den fastställda balansräkningen ska disponeras sid 6-8 10. Framställning från styrelsen och/eller behandling av motioner 11. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat 2017 samt debiteringslängd sid 9 12. Fastställande av debiteringslängd, uttaxerat belopp och senast förfallodag av vägavgift den 30 april 2017 sid 10 13. Beslut om arvoden till styrelseledamöter och revisor 14. Val av ordförande, styrelseledamöter, revisor och revisorsuppleant 15. Val av valberedning för ett (1) år varav en sammankallande 16. Styrelsens förslag på Evlingedagar den 22 april och 23 september 17. Meddelande om tid och plats för protokolljustering 18. Meddelande av plats där stämmoprotokollet finns tillgängligt 19. Föreningsstämman avslutas 1

Styrelsen för Värmdö-Evlinge Samfällighetsförening med organisationsnummer 814000-0236 lämnar här årsredovisning för 2016. Förvaltningsberättelse 2016 Samfälligheten förvaltar 15,2 km väg (23 st.), parkeringsplatser (4 st.) och grönområden med en total areal på 145,9 ha (mark 92,4 ha och vatten 53,5 ha). Fastighetsfördelning och andelstal Samfälligheten består av 349 fastigheter (236 permanentboende, 103 fritidsboende, 2 obebyggd). Dessutom finns 8 fastigheter med högre andelstal än 1, 3, 5 (Värmdö kommun två fastigheter; ridskola och privatstall, Södra Evlinge Båtklubb, Norra Evlinge gård samt fyra fastigheter inom Norra Evlinge Gård). Totalt 2 181 andelstal, utdebitering 500 kr/andelstal för 2016. Styrelsens sammansättning samt övriga förtroendevalda Paul Bengtsson ordförande Bertil Friman kassör Tanja Ingman ledamot Peter Ahlm ledamot Ulf Antfolk ledamot Fredrik Sjöstedt ledamot Ann-Britt Löfgren ledamot Nina Eriksson ledamot Carin Ahlin revisor, Sifferhäxan AB Lars-Bertil Persson revisorsuppleant Lars-Göran Emanuelsson sammankallande Valberedningen Styrelsen har under verksamhetsåret 2016 haft 8 protokollförda styrelsemöten. Samfällighetens bokföring har lagts ut externt till Stora Vika Redovisning. Till vagevlinge@gmail.com har under året inkommit 96 ärenden vilka har besvarats och/eller behandlats i styrelsen. Information till fastighetsägarna har skett via hemsidan www.evlinge.com och anslagstavlor. Kallelse och stämmohandlingar har skickats ut som brevpost. Vägavgift har sänts ut via redovisningssystemet Autoinvoice-utskick. Ett informationsblad har tagits fram, främst riktat till nyinflyttade och har lagts ut på hemsidan. Väghållning barmark - Ny vägbeläggning genomfördes i oktober på valda sträckor, i stort sett enligt plan, men anpassat till aktuella iakttagelser av vägarnas skick. Total ny vägbeläggning blev 12 000 m2 och genomfördes av Masab Asfalt entreprenör. Alla vägdiken klipptes i juni av Lövlunda Entreprenad. I maj genomfördes tillsammans med Trafikverket en besiktning av ett antal vägar. Trafikverket kommenterade några vägskyltar samt att vi uppmanades att byta sidomarkeringsstolpar vid våra farthinder. Korrigeringar för vägskyltar och ändringar vid farthinder har genomförts under hösten. Väghållning vinter - Avtalet för väghållning förnyades för perioden 2016-2017 med entreprenören Kentas Last & Schakt AB. 2

Grönområden Underhållet av våra grönområden är på vissa håll eftersatt i skogspartier och längs strandlinjen. Utifrån Skogsstyrelsens rådgivning 2014 startade i oktober skogsutglesning vid Evlinge Skolväg mot lekparken. Utglesningen gällde främst gran. Syftet är att öka skogens miljövärden och mångfald. Arbetet har genomförts av Hasseltorp Skog & Naturvård. I våras ansökte styrelsen om bidrag från Skogsstyrelsen om miljöinvestering för skogens miljövärden inom landsbygdsprogrammet. Ansökan beviljades i december och vi får stöd med 94 500 kronor för 10,5 hektar. Bidraget grundar sig på underlaget från Skogstyrelsens rådgivning 2014 och gäller för 4 områden. För att bidraget ska betalas ut under 2017 ska de fyra områdena genomföras och redovisas samma år. Utmed strandlinjen från gamla badet och mot Centrumbryggan har vassklippning på land och i vatten samt upptagning av stubbar genomförts. Genom att klippa vass i vattnet och på land skapas bättre miljöförhållanden i vattnet och på bottnarna som ökar värdet för oss alla. Delar av arbetet genomfördes vid höstens Evlingedag och vassklippningen genomfördes av Maxtech AB. Evlingedag i april och september har genomförts tillsammans med ca 35 fastighetsägare per tillfälle. Ett bra jobb har utförts, men styrelsen konstaterar fortfarande behovet av fler som deltar vid dessa dagar. Under säsongen har badplatser, fotbollsplan, gångstigar och ängar klippts. Under året har åtta fastighetsägare lämnat in önskemål om trädavverkning och alla har godkänts. Övrigt Vattenkvalitén i våra badvatten och främst gamla badet fick inte det bästa resultatet inför badsäsongen. Vid två tillfällen har vattenprover tagits och vid andra provet fick alla bad tjänligt vatten. Nya vattenprover ska tas årligen och är ett krav från kommunen. Fiber - Under året har öppen fiber installerats och klart i juni. Avtal för schaktning vid nedläggning av fiberledning har tecknats och garantitiden på återställning är två år från den 15 mars 2016. Busshållplatser - Bussväderskydd vid korsningen Evlingevägen/Hinsavägen och Evlingevägen/Betesvägen har satts upp av SL. Kommentarer till bokslutet 2016 Samfällighetens ekonomi är god och i huvudsak ligger kostnaderna nära budget eller under. Resultatet för 2016 uppgick till 41 930 kronor. Vi har utestående fordringar från 2011 till 2016 på totalt 10 625 kronor, ärendena är under behandling. Av dessa 10 625 kronor beräknas 5 000 kronor vara utmätningsbara och 5 625 kronor icke utmätningsbara. De icke utmätningsbara fordringarna kostnadsförs 2017. Kostnaden för väg barmark blev 986 129 kronor och avser ny vägbeläggning, trafikskyltar och mindre underhåll. Här har vi förutom budget använt avsatt vartannat-års-fonden på 500 000 kr. Med en mild vinter under 2016 blev den totala kostnaden för vinterväg 198 131 kronor. Kostnaden för grönområden blev 138 367 kronor att jämföras mot budget 140 000 kronor. Kostnaden avser skogsutglesning, vassklippning, upptagning stubbar, ängsklippning, vattenprover, förbrukningsmaterial. 3

4

5

Värmdö-Evlinge SamfällighetsföreningSida:1 814000-0236ResultatrapportUtskrivet:17-01-30 Räkenskapsår: 16-01-01-16-12-31Senaste vernr:a146 Resultatenhet: Hela företaget Period: 16-01-01-16-12-31 PeriodenPeriod fg årperiodbudget Rörelsens intäkter mm Nettoomsättning 3010 Vägavgift, tomt - VEFF1 000,001 000,001 000,00 3040 Vägavgift, fritid - VEFF154 500,00154 500,00154 500,00 3050 Vägavgift, permanent - VEFF587 500,00590 000,00590 000,00 3520Vägavgifter övriga345 000,00345 000,00345 000,00 3550Statliga bidrag32 540,1440 458,0032 428,00 3591Påminnelseavgift25,00725,000,00 3740Öres- och kronutjämning-0,850,000,00 S:a Nettoomsättning 1 120 564,29 1 131 683,00 1 122 928,00 Övriga rörelseintäkter 3900Övriga rörelseintäkter875,0024 499,000,00 S:a Övriga rörelseintäkter875,0024 499,000,00 S:a Rörelseintäkter mm 1 121 439,29 1 156 182,00 1 122 928,00 Bruttovinst 1 121 439,29 1 156 182,00 1 122 928,00 Rörelsens kostnader Övriga externa kostnader 5030Vägunderhåll barmark-986 129,00-57 360,50-900 000,00 5130Underhåll, manuella pumpbrunnar-2 795,000,00-5 000,00 5800Vägunderhåll vinterväg-198 131,00-235 932,00-300 000,00 5860Bodar Midsommarängen0,00-8 607,00-40 495,00 5870Underhåll drift byggnader-6 477,02-1 615,26-10 000,00 5910Grönområden-138 366,51-51 236,50-140 000,00 5930Möteskostnader årsstämma-20 310,50-11 947,00-12 000,00 5940Konsultkostnader-18 750,00-7 750,00-10 000,00 6071Administrativa kostnader-3 006,65-5 111,50-3 000,00 6072Trycksaker0,00-3 936,000,00 6073 Utskick (tryck porto m.m)-2 863,00-15 619,88-10 000,00 6110Kontorsmateriel-3 936,00-3 536,00-3 000,00 6250Postbefordran0,00-4 206,000,00 6420Ersättning till revisor-4 375,00-3 750,00-5 000,00 6530Redovisningstjänster-12 564,000,00-25 000,00 6570Bankkostnader-1 211,00-2 332,50-2 000,00 6970Övriga kostnader-8 985,49-12 161,50-5 000,00 6971Registerkostnader-9 873,00-6 881,25-8 000,00 S:a Övriga externa kostnader -1 417 773,17-431 982,89-1 478 495,00 Personalkostnader 7010Lön till kollektivanställda0,00-12 130,000,00 7240Styrelsearvoden0,00-45 000,000,00 7510Lagstadgade sociala avgifter-15 185,00-15 736,00-17 600,00 7610Utbildning0,000,00-1 500,00 7630Styrelsearvoden-56 000,000,00-56 000,00 7631Lön arbete grönområden0,000,00-10 000,00 7632 Lön för arbete bod0,000,00-1 000,00 S:a Personalkostnader-71 185,00-72 866,00-86 100,00 S:a Rörelsens kostnader inkl råvaror mm -1 488 958,17-504 848,89-1 564 595,00 Rörelseresultat före avskrivningar-367 518,88651 333,11-441 667,00 Avskrivningar 7821Avskrivningar på byggnader-40 495,00-40 495,000,00 S:a Avskrivningar-40 495,00-40 495,000,00 Rörelseresultat efter avskrivningar-408 013,88610 838,11-441 667,00 Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader-408 013,88610 838,11-441 667,00 6

Värmdö-Evlinge SamfällighetsföreningSida:2 814000-0236ResultatrapportUtskrivet:17-01-30 Räkenskapsår: 16-01-01-16-12-31Senaste vernr:a146 Resultatenhet: Hela företaget Period: 16-01-01-16-12-31 PeriodenPeriod fg årperiodbudget Resultat från finansiella investeringar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 8300Ränteintäkter0,0063,360,00 8314Skattefria ränteintäkter9,000,000,00 S:a Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter9,0063,360,00 Räntekostnader och liknande resultatposter 8423 Räntekostnader för skatter och avgifter-65,000,000,00 S:a Räntekostnader och liknande resultatposter-65,000,000,00 S:a Resultat från finansiella investeringar-56,0063,360,00 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader-408 069,88610 901,47-441 667,00 Resultat före bokslutsdispositioner och skatt-408 069,88610 901,47-441 667,00 Bokslutsdispositioner 8860Avsättningsfond vägunderhåll-50 000,00-50 000,00-50 000,00 8871Varannatårs-fond avsättning0,00-500 000,00500 000,00 8872Varannatårs-fond lyft500 000,000,000,00 S:a Bokslutsdispositioner450 000,00-550 000,00450 000,00 Resultat före skatt41 930,1260 901,478 333,00 Beräknat resultat41 930,1260 901,478 333,00 8999Årets resultat-41 930,12-60 901,470,00 7

Värmdö-Evlinge SamfällighetsföreningSida:1 814000-0236BalansrapportUtskrivet:17-01-30 Räkenskapsår: 16-01-01-16-12-31Senaste vernr:a146 Resultatenhet: Hela företaget Period: 16-01-01-16-12-31 Ing balansperiodutg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar 1224Bod80 990,000,0080 990,00 1249Avskrivning bod-40 495,00-40 495,00-80 990,00 S:a Materiella anläggningstillgångar40 495,00-40 495,000,00 S:a Anläggningstillgångar40 495,00-40 495,000,00 Omsättningstillgångar Fordringar 1510Kundfordringar11 075,00-450,0010 625,00 1630 Avräkning för skatter och avgifter (skattekonto)0,0044,0044,00 1670Fodran ff1 500,00-1 500,000,00 1675Återkrav1 993,00-1 993,000,00 1790 Övriga förutbetalda kostnader o upplupna intäkter0,008 062,008 062,00 S:a Fordringar14 568,004 163,0018 731,00 Kassa och bank 1910Placeringskonto125 867,580,00125 867,58 1930Företagskonto/checkkonto/affärskonto864 756,27-380 242,88484 513,39 S:a Kassa och bank990 623,85-380 242,88610 380,97 S:a Omsättningstillgångar 1 005 191,85-376 079,88 629 111,97 S:A TILLGÅNGAR 1 045 686,85-416 574,88 629 111,97 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2091Eget kapital0,00-129 817,38-129 817,38 2098Föregående års resultat-129 817,3868 915,91-60 901,47 2099Årets resultat-60 901,4718 971,35-41 930,12 S:a Eget kapital-190 718,85-41 930,12-232 648,97 Avsättningar 2201Varannantårs fond-500 000,00500 000,000,00 S:a Avsättningar-500 000,00500 000,000,00 Kortfristiga skulder 2611Reserv vägar-337 000,00-50 000,00-387 000,00 2661Okända inbetalningar-568,00568,000,00 2662Återbetalas dubbel bet-7 400,007 400,000,00 2990 Övriga upplupna kostnader o förutbetalda intäkter-10 000,00537,00-9 463,00 S:a Kortfristiga skulder-354 968,00-41 495,00-396 463,00 S:A EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER -1 045 686,85 416 574,88-629 111,97 BERÄKNAT RESULTAT***0,000,000,00 8

Värmdö-Evlinge Samfällighetsförening 813000-0236 BUDGET 2016-UTFALL 2016-BUDGETFÖRSLAG 2017 Budget 2016 Utfall 2016 not Budget 2017 Vägavgift, tomt 1 000 1 000 1 000 Vägavgift, fritid 154 500 154 500 154 500 Vägavgift, permanent 590 000 587 500 * 590 000 Vägavgift övriga 345 000 345 000 345 000 Kreditförluster, avsättning ** - 5 625 Påminnelseavgifter 25 Delsumma: 1 090 500 1 088 025 1 084 875 Bidrag Trafikverket 32 428 32 540 25 399 Bidrag Skogsstyrelsen 94 500 Övriga intäkter - 875 - Totala intäkter 1 122 928 1 121 440 1 204 774 Vägunderhåll, barmark - 900 000-986 129-100 000 Vägunderhåll, vinterväg, - 300 000-198 131-275 000 Underhåll, manuella pumpbrunnar - 5 000-2 795-5 000 Bodar - 40 495-40 495 Lön för arbete bod - 1 000-1 000 Underhåll drift byggnader - 10 000-6 477-7 000 Grönområden - 140 000-138 367-140 000 Möteskostnader årsstämma - 12 000-9 163-8 000 Konsultkostnad - 10 000-18 750-5 000 Administrativa kostnader - 3 000-3 007-3 000 Utskick (tryck, porto mm) - 10 000-14 011-14 000 Kontorsmateriel - 3 000-3 936-4 000 Bankkostnader - 2 000-1 211-1 500 Övriga kostnader - 5 000-8 985-9 000 Registerkostnader - 8 000-9 873-10 000 Extern redovisningskonsult - 25 000-12 564-20 000 Revisionsarvode - 5 000-4 375-5 000 Styrelsearvode - 56 000-56 000-56 000 Sociala avgifter - 17 600-15 185-17 600 Utbildning - 1 500-1 500 Ränteintäkter - - 56 - Reservfond, avsättning enligt stadgar - 50 000-50 000-50 000 Varannatårsfond, avsättning - 450 000 Varannatårsfond, lyft 500 000 500 000 Summa Kostnader - 1 104 595-1 079 510-1 182 600 Summa budgetresultat 18 333 41 930 22 174 * Därav 2500 kr som fordran på medlem som ännu inte har betalt. ** Total fordran för åren 2011-2016: 10625 kr, därav 5000 kronor utmätingsbart och 5625 troligtvis inte utmätningsbart, därav avsättningen 9

Verksamhetsåret 2017-01-01 2017-12-31 Summa debiterad avgift kr Andelstal 1 debiterad avgift 500 kr/år och fastighet Värmdö-Evlinge, 1:59, 1:70 1 000 Andelstal 3 debiterad avgift 1 500 kr/år och fastighet Valborgsudd, 2:1 Värmdö-Evlinge, 1:11, 1:13, 1:15, 1:18, 1:20, 1:23, 1:26, 1:33, 1:40, 1:41, 1:43, 1:46, 1:58, 1:60, 1:64, 1:65, 6:3, 6:5, 6:7, 6:12, 6:16, 6:23, 6:25, 6:27, 6:28, 6:31, 6:32, 6:37, 6:38, 6:39, 6:40, 6:42, 6:50, 6:52, 6:57, 6:58, 6:59, 6:61, 6:64, 6:66, 6:68, 6:69, 6:70, 6:74, 6:77, 6:78, 6:79, 6:80, 6:81, 6:83, 6:87, 6:88, 6:95, 6:97, 6:100, 6:101, 6:102, 6:103, 6:105, 6:113, 6:114, 6:115, 6:116, 6:117, 6:118, 7:3, 7:4, 7:6, 7:9, 7:11, 7:12, 7:14 7:16, 7:17, 8:8, 8:18, 8:24, 8:28, 8:31, 8:34, 8:38, 8:40, 8:45, 8:47, 8:48, 8:50, 8:58, 8:70, 8:72, 8:73, 8:80, 8:84, 8:93, 8:94 Värmdö-Fågelsången, 2:1. Älvsby, 1:21, 1:22, 1:27, 1:32, 1:38, 1:46, 1:49 154 500 Andelstal 5 debiterad avgift 2 500 kr/år och fastighet Värmdö-Evlinge, 1:7, 1:8, 1:9, 1:10, 1:12, 1:14, 1:16, 1:17, 1:19, 1:21, 1:22, 1:24, 1:25, 1:27, 1:28, 1:29, 1:30, 1:31, 1:32, 1:34, 1:35, 1:36, 1:37, 1:38, 1:42, 1:44, 1:45, 1:47, 1:48, 1:49, 1:50, 1:51, 1:52, 1:53, 1:54, 1:55, 1:56, 1:57, 1:61, 1:62, 1:66, 1:68, 1:69, 6:2, 6:4, 6:6, 6:8, 6:9, 6:10, 6:11, 6:13, 6:14, 6:15, 6:17, 6:18, 6:19, 6:21, 6:22, 6:24, 6:26, 6:29, 6:30, 6:33, 6:34, 6:35, 6:36, 6:41, 6:43, 6:44, 6:45, 6:46, 6:47, 6:48, 6:49, 6:51, 6:53, 6:54, 6:55, 6:56, 6:60, 6:62, 6:63, 6:65, 6:67, 6:71, 6:72, 6:73, 6:75, 6:76, 6:82, 6:84, 6:85, 6:86, 6:89, 6:90, 6:91, 6:92, 6:93, 6:94, 6:96, 6:99, 6:104, 6:106, 6:107, 6:108, 6:109, 6:110, 6:111, 6:112, 6:119, 6:120, 7:2, 7:5, 7:7, 7:8, 7:10, 7:13, 7:15, 8:2, 8:3, 8:4, 8:5, 8:6, 8:7, 8:9, 8:10, 8:11, 8:12, 8:13, 8:14, 8:15, 8:16, 8:17, 8:19, 8:20, 8:21, 8:22, 8:23, 8:25, 8:26, 8:27, 8:29, 8:30, 8:32, 8:33, 8:35, 8:36, 8:37, 8:39, 8:41, 8:42, 8:43, 8:44, 8:46, 8:49, 8:51, 8:52, 8:53, 8:54, 8:55, 8:56, 8:57, 8:59, 8:60, 8:61, 8:62, 8:63, 8:64, 8:65, 8:66, 8:67, 8:68, 8:69, 8:71, 8:74, 8:75, 8:76, 8:77, 8:78, 8:79, 8:81, 8:82, 8:83, 8:85, 8:86, 8:87, 8:88, 8:89, 8:90, 8:91, 8:92, 8:95, 8:96, 9:2, 9:3, 9:4, 9:5, 9:6, 10:1, 11:2, 11:3, 11:4, 11:5, 11:6 Älvsby 1:14, 1:15, 1:16, 1:17, 1:18, 1:19, 1:20, 1:23, 1:24, 1:25, 1:26, 1:28, 1:29, 1:30, 1:31, 1:33, 1:34, 1:35, 1:36, 1:37, 1:39, 1:40, 1:41, 1:42, 1:43, 1:44, 1:45, 1:47, 1:48, 1:50, 1:51, 1:52 590 000 Övriga fastigheter Värmdö-Evlinge Andelstal debiterad avgift kr/år 1:3 32 16 000 1:4 13 6 500 1:5 10 5 000 1:6 6 3 000 1:67 8 4 000 11:1 52 26 000 11:8 473 236 500 11:7 96 48 000 345 000 Totalt antal andelstal: 2181 Summa 1 090 500 Senast betalningsdag för vägavgift 2017-04-30. Denna debiteringslängd har gått ut med kallelsen till föreningsstämman. Debiteringslängden och en fullständig fastighetsägareförteckning är framlagd vid stämman 2017-03-25. 10

Anteckningar

FULLMAKT Varje medlem i Värmdö-Evlinge Samfällighetsförening har en röst. Varje medlem får utöva sin rösträtt genom ombud. Varje ombud får genom fullmakter företräda högst en medlem. Fullmakt skall vara skriftlig och daterad. Ort Värmdö/Stockholm den 2017 Fullmakt för. Att företräda (namn på fastighetsägaren).. Med fastighetsbeteckningen Värmdö-Evlinge/Älvsby.... Fastighetsägarens egenhändiga namnteckning (Fullmakt behöver inte vara bevittnad. Använd endast detta formulär)