Sida 1 av 5 Extra stämma med Gudingens samfällighetsförening 2013-02-10 i samlingslokalen Bryggaren, Västervik. 1) Ingemar Deann öppnar ett välbesökt möte och hälsar välkommen. Närvarande styrelsemedelemmar utöver Ingemar Deann själv, Thomas Manfred, Sven-Olof Sturesson, Klas- Göran Karlsson, Christer Lenner och Keen Johansson. 2) Stämman väljer Ingemar Deann att vara mötesordförande. 3) Klas-Göran Karlsson väljs att föra protokoll. 4) Stefan Haraldsson och Göran Ekman väljs att justera protokollet. 5) Stämman anser att kallelse gått ut i behörig ordning. 6) Ingemar Deann redovisar nuvarande läge (status) och tidplan för entreprenaden. a. Redogörelsen följer i huvudsak VA-meddelande 6, Bilaga 1, som skickats ut till samtliga och dagordning för mötet, Bilaga 2 b. Ny transformatorstation kommer att placeras intill den gamla, som har för dålig kapacitet, vid uppfarten mot fastigheten på Habors väg 19 (Lugnet). Entreprenören Robbans Last & Trucktjänst (Robban) lägger, på uppdrag av Västeviks Miljö och Energi (VMEAB), ner ny elkabel i det dike som grävs för VA-anläggningen. Luftledningen fram till transformatorstationen och den gamla transformatorbyggnaden ska rivas. Tyvärr kan inte alla luftledningar för närvarande ersättas med markledningar enligt VMEAB. c. Ny tidplan från Robban gås igenom. Trots förseningar hävdar Robban att sluttidpunkten, 1 juni i år, inte är i fara. Bilaga 3 d. Tidigare har hästgården, bilskroten och husvagnsklubben varit aktuella som medlemmar i samfälligheten och hade i så fall varit med och delat på kostnaden. Samtliga har hoppat av. Mycket arbete har lagts ner på detta, således utan resultat. Hästgården bekostar egen anläggning med egen anslutning och mätning. Hästgårdens ledningar läggs i Gudingens dike, vilket ersätts med 60 000 kronor. e. Några styrelserepresentanter har kontinuerliga byggmöten med Robban. I dessa deltar Roger Örnwall från Västerviks kommun, och vår egen VA-konsult Sven Andersson (tidigare anställd inom kommunen på VA-sidan). Dessa båda deltar oftast också vid styrelsemöten. Därutöver sker ett stort antal direktkontakter mellan styrelserepresentanter och Robban. Genom Roger Örnwalls deltagande får vi löpande godkännande till att anläggningen utförs i enlighet med kommunens VA-standard. Detta för att kommunen på sikt ska kunna ta över anläggningen. Roger utfärdar också skriftliga intyg efter hand. f. På 15 av tomterna ska s k LPS-pumpar grävas ner där avloppet inte kan transporteras med självfall. Alla ska, enligt överenskommelse kontaktas av Robban för att komma fram till
Sida 2 av 5 placering, kabelanslutning, tidpunkt m m. Det framkommer att Robban ännu inte kontaktat alla, varför kontaktuppgifterna följer här: Robbans Last & Trucktjänst AB, 0121-120 41, 070-556 20 41, info@rlot.se g. Inom samfälligheten finns två obebyggda tomter som fordrar LPS-pumpar. På en tomt grävs den ändå ned enligt önskemål. Pengar reserveras för pump till den andra tomten, men den grävs inte ner nu. h. Pumphusets placering redovisas, liksom pumpens utformning och funktion. Lukthämmande åtgärder brukar erfarenhetsmässigt inte behövas. Vi provar utan till att börja med. Färg på pumphuset beslutas senare. i. Det lokala elföretaget ELPro anlitas för elarbeten inom VA-projektet. De erbjuder sig att lämna 20% rabatt på material och ett bra timpris för medlemmar i föreningen. Tänk på möjligheten att få ROT-avdrag vid arbete inom egen tomt (gäller inte bara elarbeten). 7) Det ekonomiska läget redovisas. a. Kalkyl och utfall följs upp löpande. I aktuell kalkyl från innevarande vecka (6) pekar utfallet mot att vi hamnar inom kalkylerad totalkostnad, 150 000 kr +/- 15 000 kr. b. Föreningen anlitar KPMG för kontroll och stöd. c. En bra upphandling hos kommunen har gjorts av kanalisation för bredband. d. Mycket arbete har lagts ner på att få ekonomiskt stöd för för såväl bredband som för VAanläggningen. Glädjande nog har vi beviljats statligt stöd för kanalisationen. Stödet medför att kostnaden halveras, d v s 115 000 kr totalt i stället för 230 000 kr. e. Betalningsplanen redovisas. Betalningsplanen är en del av kontraktet med Robban. 8) En tänkt kalkyl för driftskostnader redovisas, finns också i VA-meddelande 6. Kalkylen innehåller bl a en post avseende ersättning för drift/service. För att skapa en ekonomisk buffert för framtida kostnader föreslås att föreningen till en början tar ut 30 kr per kubikmeter vatten av medlemmarna, samt en fast avgift på 2 000 kr per år. a. Efter diskussion om differentierad fast avgift och hur stor bufferten bör vara beslutar stämman att ge styrelsen mandat att ta beslut om enhetlig nivå på fast avgift samt kostnad per kubikmeter vatten. Maximal fondering 200 000 kr tills annat beslutas. b. Arbete pågår i styrelsen med hur avläsning av vattenmätare ska ske, samt eventuell blankett som underlag för egen avläsning. c. Det befintliga vattennätet kommer att behållas och vara igång så länge som behövs. Detta medför delvis dubbla kostnader under denna tid. Vad gäller Lugnet kommer trroligvis det befintliga vattennätet att kopplas till den egna källan för bevattning m m. 9) Frågan om arvode enligt förslag i VA-meddelande 6 diskuteras. Synpunkter framförs om att frågan borde väkts tidigare, att ersättning inte utgått för andra - ibland omfattande arbeten - som utförts både inom Lugnets och Sjöshults samfälligheter, att frågan om arvoden är känslig, att
Sida 3 av 5 denna ersättning för arbete som omfattar flera tusen timmar och utförts sedan 2010 inte ska blandas ihop med det vanliga styrelse-och kommittéarbetet, att nedlagt arbete gör att alla fastighetsägare sparar ca 150 000 kronor för en kostnad som motsvarar ca 3 700 kr per fastighet. Stämman beslutar att uppdra åt styrelsen att fördela föreslagna 235 000 kronor inklusive avgifter förutsatt att beloppet ryms inom totala kostnadsramen per fastighet, d v s 150 000 kr +/- 15 000 kr. Fördelningsbeslutet redovisas i sammanträdesprotokoll. a. Avsikten är att ersättning ska utgå för arbete med drift/service när anläggningen är igång. Styrelsen utreder alternativa driftskostnader, t ex behövs kanske jour under helger m m. Se också punkt 8) ovan. 10) Läget vad gäller kanalisation för bredband redovisas. Se VA-meddelande 6 och punkt 7) d. ovan. a. 53 av 63 fastighetsägare har anmält intresse. Frågan ställs om fler är intresserade. b. Kanalisation görs till alla tomter, även de som inte i nuläget anmält intresse. I tomtgräns kommer 30 meter tomrör att placeras. c. Styrelsens förslag är att den som anmäler intresse efter 2013-03-01 ska betala 10 000 kr för kanalisationen. d. Frågan väcks om föreningen fullt ut förfogar över nivån på avgiften med hänsyn till att statsbidrag beviljats. Styrelsen undersöker frågan. e. Varje ny intressent som tillkommer efter 2013-03-01 ska registreras hos Lantmäteriet vilket medfören kostnad för föreningen på 5 000 kr vid varje tillfälle. f. Kanalisationen/bredbandsuppkopplingen utgör en särskild gemensamhetsanläggning som förvaltas av Gudingens samfällighetsförening. Kostnader m m ska gå att skilja från den övriga samfällighetsförvaltningen. g. Förslag framförs om att föreningen ska ta ut faktisk kostnad för de som ansluter sig efter 2013-03-01 så att ingen överdebitering ska ske. h. Stämman beslutar i enlighet med styrelsens förslag. Fem medlemmar reserverar sig mot beslutet. Frågan kan omprövas vid kommande stämmor. 11) Läget vad gäller Compitpumpar (LPS) redovisas. Se VA-meddelande 6 samt punkterna 6) f. och i. ovan. a. Enligt tillgänglig information sker anslutningen med 3-fas på respektive berörd fastighet. b. I anslutning till denna punkt ställs frågan om vad som gäller för slutna tankar och tvåkammarbrunnar när inkopplingen till nya VA-nätet är klar. Beskedet blir att var och en ansvarar för detta. Det finns en mängd olika lösningar och mer information att hämta t ex hos kommunen. c. En uppmaning från styrelsen är att så många som möjligt bör ordna sina anslutningar under 2013 för att anläggningen ska testas och garantier vid behov användas. Föreningen har
Sida 4 av 5 avtalat om sak- respektive funktionsgarantier som sträcker sig tre respektive fem år framåt från det att anläggningen anses färdigställd av enreprenören. d. Nya och gamla vattenförande ledningar får inte kopplas ihop. 12) Information om läget med den nya detaljplanen lämnas. Representanter för Lugnets och Sjöshults samfälligheter har haft ett möte med plankontoret på Västerviks kommun. Sofia Hjertqvist sköter frågan för kommunen. Inga besked från plankontoret i nuläget om hur handläggningen går vidare. Kommunen har i sin tur anlitat AIX arkitektkontor i Stockholm som konsulter. a. Följande dokument med information gällande detaljplanen har skickats ut/anslagits på Lugnets hemsida: Till alla, VAmeddelande nr 1 med bilaga Synpunkter på fördjupning av översiktsplanen för södra Norrlandet, på Lugnets hemsida under Styrelsen informerar Kommunen kallar till upptaktsmöte 2012-11-06, på samma hemsida Plan och informationsmöte 2012-11- 22 som är konsultfirmans (kommunens) protokoll från upptaktsmötet, Bilaga 4. Dessutom kan konstateras att tidplanen för detaljplanen ännu inte skickats ut av Sofia Hjertqvist. b. Det framkommer många kritiska synpunkter mot att gruppen, som utsetts att lämna synpunkter för de båda samfälligheternas räkning, lämnat förslag om maximal byggrätt på 100 kvm för huvudbyggnad. Att byggrätten föreslås lägre än tidigare anses av många vara helt fel när kommunens avsikt uppenbarligen varit att utvidga byggrätten. Gruppens mandat ifrågasätts och kritik framförs mot att inte gruppen kommunicerat sina synpunkter med fastighetsägarna innan de lämnats c. Efter många inlägg beslutar stämman att rekommendera den utsedda gruppen att ta tillbaka sitt yttrande och att den bör överväga om den ska fortsätta sitt arbete. Var och en kan själv vända sig till kommunen med synpunkter, vilket är grundtanken i en demokratisk process av den här typen. 13) Bo Brandt från kommunens Miljö- och byggnadskontor redogör för ärendegång och blanketter i samband med inkoppling av VA-nätet till respektive fastighet. Se Bilaga 5. (Anmälan_bygglov_mm VA Gudingen). a. I normalfallet, när bygglov inte krävs, lämnas först blanketten Anmälan (två sidor) och situationsplan (blanketter och exempel på situationsplan finns i bilaga 4). När inkoppling skett ska detta godkännas på särskild blankett (finns i bilaga 4) och skickas in. Vår egen konsult Sven Andersson har behörighet att godkänna inkopplingarna. Om behörig VVSinstallatör utför arbetet anses det godkänt direkt. Allt lämnas/skickas till kommunens Miljöoch byggnadskontor så snart som möjligt. Kostnader m.m framgår av bilaga 4. 14) Två exempel på vattenmätarbrunnar att placera på egen tomt efter anslutningspunkten presenteras. Se bilaga 6.
Sida 5 av 5 a. En fördel som kanske inte framkom tillräckligt tydligt vid stämman är möjligheten att göra sidokopplingar till flera byggander efter mätarbrunnen. b. Tre typer av ventiler som avtappar när dom stängs och kan manövreras från marknivå presenteras. c. Lösning med värmekabel, som skydd mot frysning, i vattenledning presenteras. 2m ca 500kr 15) Frågan ställs om anslutningarna kan ske vid två punkter i tomtgräns, en punkt för vatten och en för avlopp. Får kontrolleras av var och en med Robban och kommunen. Troligtvis är det genomförbart. 16) Ingemar tackar för deltagande, intresse och uthållighet samt avslutar därmed den extra stämman. Mötesordförande Protokollförare. Ingemar Deann. Klas-Göran Karlsson Justeras Justeras. Stefan Haraldsson Göran Ekman