Sammanträdesdatum tisdagen den 20 oktober 2015 Församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 vån. Tid kl

Sammanträdesdatum tisdagen den 20 oktober 2015 Plats Församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 vån. Tid kl. 18.00 FÖREDRAGNINGSLISTA: 093 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 094 VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE FÖR SAMMANTRÄDET 095 JUSTERING OCH FRAMLÄGGANDET AV PROTOKOLLET 096 ARBETSORDNINGEN FÖR SAMMANTRÄDET 097 VANDA SVENSKA FÖRSAMLINGS VERKSAMHETS- OCH EKONOMIPLAN 2016-2018 098 UTLÅTANDE OM VANDA KYRKLIGA SAMFÄLLIGHETS VERKSAMHETS- OCH EKONOMIPLAN 2016-2018 SAMT OM DESS BUDGET FÖR ÅR 2016 099 PERSONALUTVECKINGSPLAN 2016 100 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR PENSIONÄRSARBETET (Ekberg) 101 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGSVERKSAMHETEN (Halonen) 102 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGS- VERKSAMHETEN 103 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL FÖR PENSIONÄRS- VERKSAMHETEN 104 VIKARIE FÖR UNGDOMSARBETSLEDAREN 105 BESÄTTANDE AV BEFATTNINGEN SOM BARNLEDARE (59%) 106 UPPHANDLINGSPROCESSEN 107 STRATEGIGRUPP FÖR VANDA SVENSKA FÖRSAMLING 108 ARBETSGRUPP FÖR GUDSTJÄNSTLIV OCH MUSIK 109 ARBETSGRUPP FÖR FÖRVALTNING AV TESTAMENTSMEDEL OCH EKONOMI 110 CAROLA LUNDS OCH TINA ELLONENS BREV TILL FÖRSAMLINGSRÅDET 111 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING 112 ANMÄLNINGSÄRENDEN 113 NÄSTA SAMMANTRÄDE 114 BESVÄRSANVISNING OCH SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING 1/17

Närvarande Fagerudd Martin Ordförande Eklöf Jan-Erik Ledamot Linnamäki Anita Ledamot Sandell Håkan Ledamot Sergelius Tom Suppleant Falkstedt Marina Suppleant Halonen Solveig Sekreterare Frånvarande Bergström, Marianne Ledamot Halmén, Annika Ledamot Karlsson, Sara Ledamot Lindqvist, Jan Ledamot Mannola, Maximilian Ledamot Nurmi, Alex Ledamot Nurmi-Kokko, Tiina Ledamot Träskman, Marianne Ledamot Wikman, Håkan Ledamot 093 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Ordförande inledde sammanträdet med bibelläsning och bön, varefter han förklarade sammanträdet öppnat. Namnupprop förrättades. Församlingsrådet är beslutfört när mer än hälften av medlemmarna är närvarande (KL 7:4,1). Kallelse tillsänds ledamöterna elektroniskt torsdag 15.10.2015 och i pappersform enlighet med församlingsrådets beslut 108/24.10.2012. Föredragningslista jämte beredning av ärenden har varit ledamöterna till handa senast 5 dagar före mötet (Församlingsrådets reglemente 1:2). Kungörelsen om församlingsrådets möte har funnits på församlingens anslagstavla och hemsida www.vandasvenskaforsamling/förvaltning/församlingsrådet/protokoll och dokument 5 dagar före mötet. Följande ordinarie ledamöter hade meddelat förhinder: E-postadresserna är raderade p.g.a. integritetsskyddet. Från: Nurmi-Kokko Tiina Skickat: den 19 oktober 2015 9:57 Till: Halonen Solveig Kopia: Inger Ruusu Ämne: Hej! Kommer inte att delta mötet. Sänder denna e-post också till suppleant Ruusu. Mvh Tiina Tiina Nurmi-Kokko SMS av Marianne Bergström (Ka) 19.10.2015 kl. 19.15 Hej, jag kan inte komma på församlingsrådsmöte 20.10.2015 och jag har meddelat Inger. Vem är min suppleant? h. Ka 2/17

Från: Jan Lindqvist Skickat: den 20 oktober 2015 12:50 Till: Halonen Solveig Kopia: Inger Ruusu Ämne: FRD möte idag Hej, Kan ej tyvärr delta på mötet idag. Har inte fått tag på nån barnvakt... Suppleanten är också informerad med detta mejl. Mvh, Sege Från: Annika Halmen Skickat: den 19 oktober 2015 17:17 Till: Halonen Solveig Kopia: Inger Ruusu Ämne: Församlingsrådets möte 20.10.2015 Hej! Jag blev som medlem i församlingsrådet i Vanda svenska församling i maj 2015 utsatt för personliga påhopp och beskyllningar i föredragningslista, under ett församlingsrådsmöte samt på församlingens hemsida och ärendet är fört för utredning hos Borgå domkapitel. Inväntar fortsättningsvis domkapitlets ställningstagande i ärendet och upplever att jag inte kan delta i församlingsrådets möten innan jag fått domkapitlets svar. Jag meddelar suppleanten, enligt anvisning i kallelsen, att jag inte deltar i församlingsrådets möte 20.10.2015. Med vänlig hälsning Annika Halmén Från: Håkan Wikman Skickat: den 20 oktober 2015 11:51 Till: Inger Ruusu Kopia: Halonen Solveig Ämne: Församlingsrådets möte 20.10.2015 Hej Inger. Läser i kallelsen till församlingsrådets i Vanda svenska församling möte i dag 20.10.2015 att jag ska meddela eventuellt förhinder till suppleanten. Eftersom Borgå domkapitel inte ännu inkommit med beslut i fallet personliga påhopp i församlingsrådets föredragningslista 4-2015 så deltar jag inte i församlingsrådets möte i kväll. Med vänlig hälsning, Håkan Från: Marianne Träskman Skickat: den 20 oktober 2015 14:53 Till: Halonen Solveig Ämne: VS: kvällens FRD-möte Jag sitter ännu på mötet och troligen har jag feber så jag kan inte komma. Hälsa alla Marianne 3/17

Från: Max Mannola Datum: 15 oktober 2015 16:54:09 EEST Till: Tom Sergelius Kopia: Jan-Erik Eklöf Ämne: Suppleant till mötet 20.10.? Hej Tom och Jeje! Det ser ut som om Tom skulle behövas som suppleant i fs-rådet ti 20.10. Jag tänkte delta då per distans (videoförbindelse) i en de Grönas skolning om miljöpolitik kl. 17-20. mvh Max Följande suppleanter hade meddelat förhinder: E-postadresserna är raderade p.g.a. integritetsskyddet. Från: Reijo Pekanpalo Till: Halonen Solveig; Kopia: Helen Glantz-Vilo; Birgit Halminen; Tiina Borgsten; Christina Olenius; Marja-Leena Väänänen; Tom Sergelius; Marina Falkstedt; Inger Ruusu; Fagerudd Martin; Hej, Jag kan inte komma för att jag upptagen på annat håll. Mvh Reijo Från: Helen Glantz-Vilo; Till: Halonen Solveig; Birgit Halminen; Tiina Borgsten; Reijo Pekanpalo; Christina Olenius; Marja-Leena Väänänen; Tom Sergelius; Marina Falkstedt; Inger Ruusu; Kopia: Fagerudd Martin; Hei Solveig Tyvärr har jag arbetsförhinder och kan därför inte delta. Hälsningar Helen Från: Birgit Halminen Till: Halonen Solveig; Kopia: Helen Glantz-Vilo; Tiina Borgsten; Reijo Pekanpalo; Christina Olenius; Marja-Leena Väänänen; Tom Sergelius; Marina Falkstedt; Inger Ruusu; Fagerudd Martin; Hej, på grund av tidigare inbokad kurs kan jag tyvärr inte delta i kvällens möte. Mvh Birgit Halminen Från: Inger Ruusu Skickat: den 20 oktober 2015 13:27 Till: Halonen Solveig Ämne: Församlingsrådets möte tisd. 20.10.2015 kl. 18 Hej! I egenskap av första suppleant har några ledamöter kontaktat mig och meddelat att de inte deltar i FRD:s möte.tyvärr kan jag inte delta i kvällens möte. Med vänlig hälsning, Inger Ruusu 4/17

Lähettäjä: Tiina Borgsten Päivämäärä: 19.10.2015 16.36 (GMT+02:00) Saaja: Halonen Solveig, Helen Glantz-Vilo, Birgit Halminen, Reijo Pekanpalo, Christina Olenius, Marja-Leena Väänänen, Tom Sergelius, Marina Falkstedt, Inger Ruusu Kopio: Fagerudd Martin Aihe: RE: Församlingsrådets möte tisd. 20.10.2015 kl. 18 Jag är fast imorgon kväll den 20 september vid Multilingual Writers seminar på Nordic Culture Point klockan 16-20.00 i Helsingfors. Så kan nog inte delta i mötet. Tibu Borgsten/ supleant Från: Marja-Leena Väänänen Till: Tiina Borgsten; Halonen Solveig; Helen Glantz-Vilo; Birgit Halminen; Reijo Pekanpalo; Christina Olenius; Tom Sergelius; Marina Falkstedt; Inger Ruusu; Kopia: Fagerudd Martin; Hej, Jag kan tyvärr inte delta. Jag har barnen sjuka hemma,... Mvh. Marja-Leena Väänänen Från: Christina Olenius Skickat: den 20 oktober 2015 8:10 Till: Halonen Solveig Ämne: VS: Församlingsrådets möte tisd. 20.10.2015 kl. 18 Hej! Jag är tyvärr upptagen min syster fyller 90 år och jag har lovat hjälpa till. Mvh Christina Olenius Beslut: Sammanträdet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Sammanträdet konstateras vara lagenligt sammankallat men inte beslutfört. 5/17

Mötet 15.9.2015 var inte heller beslutfört. Med anledning av detta sände biskop Björn Vikström följande meddelande till församlingsrådets ledamöter, vilket nu publiceras med biskopens lov: Till: Håkan Wikman; Fagerudd Martin; Henricson Lars-Eric; Höglund Lars-Henrik; Kopia: Marianne Träskman; Håkan Sandell; Tiina Nurmi-Kokko; Alex Nurmi; Max Mannola; Anita Linnamäki; Jan Lindqvist; Sara Karlsson; Annika Halmen; Jan-Erik Eklöf; Halonen Solveig; Bästa mottagare! Eftersom det förekommit en del brevväxling mellan enskilda förtroendevalda och mig under hösten anser jag det vara befogat att inkludera er alla som mottagare, för att om möjligt eftersträva en öppen kommunikation. Jag ber att påpeka följande: En rad förvaltningsklagomål mot kyrkoherden i Vanda svenska församling behandlas för tillfället i domkapitlet. Kyrkoherdens bemötande har inkommit, och nu inväntar lagfarne assessorn kommentarer om detta bemötande av dem som lämnat in klagomålen. Dessa skall inkomma senast 16 oktober, vilket innebär att ärendet kommer upp till behandling tidigast vid domkapitlets novembermöte. Eftersom det inflammerade samarbetsklimatet har lett till att vissa förtroendevalda meddelat att de inte tänker delta i församlingsrådets möten innan domkapitlet behandlat ärendena har jag även försökt nå lösningar förhandlingsvägen. Oberoende av vad domkapitlet kommer fram till tror jag inte att förtroendet därigenom återupprättas, därför har jag och kontraktsprosten i kontakt med dem som valt att ställa sig utanför församlingsrådets arbete erbjudit oss att träffa berörda parter, däribland kyrkoherden, antingen i en större (hela församlingsrådet) eller i mindre skala. Däremot har vi inte gått med på att träffa bara ena parten, eftersom vi bedömer att det inte skulle föra saken framåt. Kyrkoherden har meddelat att han ställer upp, men från dem som inlämnat klagomålen har man upprepat ståndpunkten, att man först vill invänta domkapitlets beslut i frågan. Jag är medveten om att min medverkan i sådana samtal eventuellt skulle ha gjort mig jävig att delta i domkapitlets fortsatta behandling av klagomålen, men eftersom församlingsrådet i nuvarande läge inte har blivit beslutfört bedömde jag att alla medel bör erbjudas, dvs även någon form av förhandling. Jag hoppas att berörda personer inser, att kyrkolagen (KL kapitel 23) och förvaltningslagen inte ger någon förtroendevald rätt att utan giltigt skäl utebli från utförande av ett förtroendeuppdrag. Skulle församlingen eller samfälligheten (eller domkapitlet, som skall övervaka församlingens förvaltning) vilja väcka sak i frågan, med motiveringen att församlingen och dess förvaltning och ekonomi lider skada av detta agerande, är det emellertid polismyndigheterna och inte domkapitlet som utreder frågan. Jag tror för egen del att en sådan process inte skulle få några positiva följder, snarare tvärtom, men det är viktigt att ni vet vad lagen föreskriver i en situation där förvaltningen av församlingen samt församlingsrådets övriga beslutsfattande riskerar omöjliggöras. Därför vädjar jag till alla berörda att bära ert ansvar som förtroendevalda och tjänstemän, och jag upprepar min, kontraktsprostens och domkapitlets beredskap att delta i samtal som kunde skapa förutsättningar för ett konstruktivt arbete till församlingens bästa. Det är ju detta syfte som ni är valda att befrämja, såväl som anställda som förtroendevalda. Jag kan samtidigt meddela att de ursprungliga planerna på att biskopsvisitation förrättas i församlingen 21-23.10.2016 nu kan bekräftas. Mvh Björn Vikström, biskop 6/17

094 VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE FÖR SAMMANTRÄDET Församlingsrådet utser två protokolljusterare. 095 JUSTERING OCH FRAMLÄGGANDE AV PROTOKOLLET Protokollet är klart för justering tisdag 27.10.2015 kl. 11.00 på församlingens pastorsexpedition. Det justerade protokollet är framlagt till påseende på pastorsexpeditionens anslagstavla och hemsida 28.10 26.11.2015. 096 ARBETSORDNING FÖR SAMMANTRÄDET Föredragningslistan godkänns som arbetsordning för mötet. 097 VANDA SVENSKA FÖRSAMLINGS VERKSAMHETS- OCH EKONOMIPLAN 2016-2018 Gemensamma kyrkorådet i Vanda kyrkliga samfällighet har fastslagit att församlingarna och enheterna returnerar sina verksamhets- och ekonomiplaner senast 25.9.2015. Dokumenten De strategiska målen 2016 och De statistiska parametrarna 2016 behandlas inte, eftersom kyrkoherden översänt dem till gemensamma kyrkofullmäktige i Vanda kyrkliga samfällighet för fastställelse (Se beslutsförteckningen 111 Nr. 13/2015). Vanda svenska församlings Verksamhets- och ekonomiplan 2016-2017 och budget för år 2016 (Bilaga 1) föreligger för församlingsrådets godkännande. Budgeten för år 2016 budget är lika stor som budgeten för innevarande år, men med den skillnaden att arbetsgivarens pensionsavgifter sänkts med 4 %, från 28 % till 24 %. Avgiften till pensionsfonden ökar från 1,2 % till 4,0 %. Detta påverkar inte församlingens nettobudget eftersom denna betalas med samfällighetens gemensamma finansieringsmedel. P.g.a. sänkningen av arbetsgivarens pensionsavgifter, sänkes personalbudgeten med motsvarande summa som uppgår till ca 16.000. Samfälligheten bidrar i år igen för Vanda svenska församlings del med 12500 euro/år av samfällighetens överskottsmedel (åren 2014-2017). godkänna 1. Vanda svenska församlings Verksamhets- och ekonomiplan 2016-2018 samt budget för år 2016. 2. Ärendet justeras omedelbart. 7/17

098 UTLÅTANDE OM VANDA KYRKLIGA SAMFÄLLIGHETS VERKSAMHETS- OCH EKONOMIPLAN 2016-2018 SAMT OM DESS BUDGET FÖR ÅR 2016 Gemensamma kyrkorådet har vid sitt möte 7.10.2015 150 anmodat enheterna i den kyrkliga samfälligheten att inkomma med sina utlåtanden om Vanda kyrkliga samfällighets Verksamhets- och ekonomiplan 2016-2018 och om dess budget för år 2016. Dessa skall vara ekonomichefen tillhanda senast 28.10.2015. Den ekonomiska situationen ställer stora utmaningar på församlingarna. Budgetramen följer samma utveckling. För år 2016 är budgetramen 0,0 % jämfört med detta år. Vanda kyrkliga samfällighets ekonomi har dock tillsvidare varit stabil. Årsresultatet för nästa är beräknas vara 3,0 miljoner och sjunker de kommande åren. De största utgiftsposterna är personal och utrymmen. Både samfällighetens personal och utrymmen i har minskat. Däremot har församlingarna satsat särskilt på att öka på inkomstandelen. Ifråga om utrymmen är Vanda svenska församling med i utvecklingsprojektet för Dickursby kyrkas kvarter. Detta innebär att församlingen nu är med i ett projekt med flere aktörer. Detta projekt har en större möjlighet att förverkligas och på detta sätt skapa nya arbets- och verksamhetsutrymmen åt församlingen på det ställe, där den haft sitt centrum sedan 1960- talet. I projektet ingår utrymmen för Tikkurlilan seurakunta, den gemensamma förvaltningen och för de gemensamma tjänsterna. Larsgården är också nämnd i investeringsplanen utan budgeterade medel. Larsgården var tidigare församlingens A-plan men är nu i och med utvecklingsprojektet för Dickursby kyrkas kvarter en god B-plan. 1. Godkänna Vanda kyrkliga samfällighets Verksamhets- och ekonomiplan 2016-2018 och dess budget för år 2016. 2. Notera med belåtenhet att Vanda svenska församling ingår i utvecklingsprojektet för Dickursby kyrkas kvarter. 099 PERSONALUTVECKINGSPLAN 2016 Personalutvecklingsplan skall uppgöras för följande år varje höst. Före utgången av oktober månad skall personalutvecklingsplanen sändas till domkapitlet (Bilaga 2). En personalutvecklingsplan har uppgjorts i samarbete med personalen och föredragande på basen av utbildningsbehov och de senast genomförda utvecklingssamtalen som kyrkoherden fört med de anställda. Verksamhets- och ekonomiplanen 2016 betonar i synnerhet personalutbildningen, att Församlingen vidtar alla nödvändiga personalutvecklande åtgärder. Personalen sköter sin uppgift bäst när den är välmotiverad och välutbildad, trivs i sin arbetsgemenskap och med sina arbetsuppgifter. I planen ingår kostnader för utbildningen, samt lön under utbildningen och reseersättningar enligt förmånligaste färdmedel. Dagtraktamenten utbetalas ej. 8/17

Enligt rekommendation skall utbildningsmedlen utgöra 0,5-1 % av församlingens lönesumma. Denna summa är för år 2016 minst 2968 och högst 5935. Summan för utbildningsplanen år 2016 är 6.400, vilket utgör 1,08 % av lönesumman. Föredragande föreslår för församlingsrådet att det besluter att 1. Vanda svenska församlings personalutvecklingsplan 2016 godkännes. 2. Planen översändes till Domkapitlet i Borgå stift. 3. För dem som deltar i utbildning, utbetalas lön, kursavgift ersätts liksom resor enligt förmånligaste färdmedel. Dagtraktamenten utbetalas ej. 4. Ärendet justeras omedelbart. : 1. Vanda svenska församlings personalutvecklingsplan 2016 godkännes. 2. Planen översändes till Domkapitlet i Borgå stift. 3. De som deltar i utbildning, erhåller lön. Kursavgiften ersätts liksom resor enligt förmånligaste färdmedel. Dagtraktamenten utbetalas ej. 4. Ärendet justeras omedelbart. Kyrkoherden sänder i enlighet med domkapitlets direktiv sitt förslag till personalutvecklingsplan till domkapitlet före utgången av oktober månad. 100 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR PENSIONÄRSARBETET (Ekberg) Kantor Anders Ekberg ansöker om 4220 för pensionärsarbetet (Bilaga 3). I ansökan ingår en budget. Av de ansökta medlen är den större delen riktad till ViAnda-körens verksamhet (3940 ). ViAnda-kören är en kör för personer i åldern 60+. Som dirigent för kören fungerar församlingens kantor. ViAnda-körens verksamhet stöds inte med församlingens budgetmedel, utan endast med Vanda svenska församlings testamentsmedel. Församlingsrådet beviljade 5700 för ViAnda-körens verksamhet år 2014 (24.10.2013 / 108). Medlen som då beviljades har räckt för en stor del av verksamhetsåret 2015. En mindre del av medlen (280 ) är ämnade för traktering på Folkhälsanhuset i samband med De Vackraste Andliga Sångerna -evenemang. Dessa evenemang som leds av församlingens kantor på Folkhälsan-huset har hållits i flere år och är uppskattat av de inneboende. Församlingsrådet beviljar 4220 enligt ansökan ur Dagny Bäckströms fond. 1. Bevilja 4220 för pensionärsarbetet. 2. Bevilja medlen för ändamålet ur Dagny Bäckströms fond. 3. Ärendet justeras omedelbart. 9/17

101 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGSVERKSAMHETEN (Halonen) Förvaltningssekreteraren Solveig Halonen ansöker om testamentsmedel för församlingsverksamheten, för informationen för år 2016, sammanlagt 10.000 (Bilaga 4). I ansökan ingår en budget. Den mest kostsamma informationen är annonseringen i Hufvudstadsbladet. Denna tidning läses så gott som enbart av församlingens seniorer. Därför är det bra, att en del av församlingens information till sina seniorer kunde riktas via Hbl. Församlingen har annonserat i Hbl särskilt om den veckovis återkommande gudstjänstverksamhet i Hbl under rubriken Söndag - kyrkdag. I den får församlingen också synlighet tillsammans med huvudstadsregionens övriga församlingar, vilket har visat sig vara en god satsning. En annan särskild annonseringssatsning i Hbl har gått under rubriken Bikupan. Det är en annonsering som gäller enbart Vanda. Motsvarande annonsering har också Helsingfors och Esbo församlingar. Annonseringen återkommer Bikupan endast några gånger per år. I denna får församlingen synlighet tillsammans med övriga Vandaorganisationer. I Bikupan har församlingen annonserat om musikverksamheten och särskilt konserter. Alla dessa evenemang riktar sig till seniorerna, som läser Hbl. Föredragande föreslår att: 1. församlingsrådet beviljar 10000 för annonseringen i Hbl för år 2016. 2. medlen utbetalas ur de medel som församlingen erhållit av Dagny Bäckströms stiftelse. 3. paragrafen justeras omedelbart. 1. Församlingsrådet beviljar 10000 för annonseringen i Hbl för år 2016. 2. Medlen utbetalas ur Dagny Bäckströms fond. 3. Paragrafen justeras omedelbart. 102 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGS- VERKSAMHETEN Diakonen Heidi Salminen redovisar för användningen av summan för församlingsverksamheten på 830, som beviljades av församlingsrådet (7.4.2015 / 044 ). Diakonen Heidi Salminen meddelar att den anhållna summan på 830 inte har använts eftersom för få deltagare anmälde sig till evenemanget som inte kunde förverkligas (Bilaga 6). Diakonen Heidi Salminens redovisning för användning av testamentsmedel godkänns. Församlingsrådet besluter godkänna diakonen Heidi Salminens redovisning. 10/17

103 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL FÖR PENSIONÄRS- VERKSAMHETEN Diakonitjänsteinnehavarna Annakatri Aho och Heidi Salminen redovisar för användningen av testamentsmedel 1300 för pensionärernas födelsedagsfest (Bilaga 5). Medlen beviljades av församlingsrådet 7.4.2015 / 045. Summan som använts för ändamålet är 1346 och överskrider den beviljade summan med 46 (Traktering 1125, hyra 130, betalningstillägg 6, rosor 85 = 1346 ). Sammanlagt beviljade församlingsrådet pensionärsarbetet 7.4.2015 / 045 2120 pensionärsarbetet i samma anhållan av Heidi Salminen och Annakatri Aho. I den totala summan ingick även utgifter för kaffeservering i pensionärskretsar 820, som kan användas i detta fall. Ifall inte medlen räcker till för kaffeserveringen i pensionärskretsarna för detta år, kan diakonitjänsteinnehavarna inkomma med en ny anhållan. Församlingsrådet godkänner redovisningen. godkänna Annakatri Ahos och Heidi Salminens redovisning. 104 VIKARIE FÖR UNGDOMSARBETSLEDAREN Den ordinarie ungdomsarbetsledaren Daniela Hildén är moderskap-, föräldra- och vårdledig 11.8.2015-31.12.2016. Församlingsrådet besluter därför om att anställa en vikarie för ordinarie ungdomsarbetsledaren. Teologie studerande Jona Granlund fungerar redan som vikarie för Daniela Hildén 1.1-31.12.2015 (25.11.2014 127). Jona Granlund har gett sitt samtyckande till att fungera som ungdomsarbetsledarens vikarie under år 2016. Kyrkoherden har anställt teologie studerande Jona Granlund som ungdomsarbetsledarens vikarie för tiden 1.1-30.6.2016 (Se beslutsförteckningen 111 Nr. 16/2015). anställa teologie studerande Jona Granlund som vikarie för ungdomsarbetsledaren för tiden 1.1-31.12.2016. Anställd i tjänsteförhållande måste vara konfirmerad medlem av kyrkan ifall tjänsteförhållandet överstiger 2 månader eller tjänsteförhållandet omfattar uppgifter inom fostran (KL 6:13). Föredragande föreslår att församlingsrådet besluter, att 1. teologie studerande Jona Granlund anställs som t.f. ungdomsarbetsledare under tiden 1.1-31.12.2016. 2. lönen utgår från kravgrupp 502, vars grundlön är 2 282,85. 1. Teologie studerande Jona Granlund anställs som t.f. ungdomsarbetsledare under tiden 1.1-31.12.2016. 2. Lönen utgår från kravgrupp 502, vars grundlön är 2 282,85. 3. Ärendet justeras omedelbart. 11/17

105 BESÄTTANDE AV BEFATTNINGEN SOM BARNLEDARE (59%) Församlingsrådet beslöt vid sitt möte 12.5.2015 att remittera ärendet för ny beredning samt att ge kyrkoherden lov att i samråd med stödgruppen för barn, familj och ungdom anställa en barnledare för en kortare tid ifall behov uppkommer. Den ursprungliga beredningen 12.5.2015 föreslog, att på grund av att endast ett barn anmälts till dagklubben i Dickursby skulle denna befattning inte besättas. Föredragande har samtalat med ledande barnledaren som meddelat att tre barn har anmälts till Dickursby dagklubb och sex barn till Mårtensdal.dagklubb. som inte är alla tre dagar på klubben, Ledande barnledaren meddelade att arbetet sköts tillfälligt med nuvarande personal och att ingen ny anställning behövs. Ifall det anmäler sig flere barn till dagklubben kan föredragande i samråd med stödgruppen för barn, familj och ungdom anställa behövlig personal för en kortare tid. 1. Dagklubbsarbetet sköts tillfälligt med nuvarande personal. 2. Ge kyrkoherden lov att i samråd med stödgruppen för barn, familj och ungdom anställa behövlig personal för en kortare tid. 3. Ärendet justeras omedelbart. 106 UPPHANDLINGSPROCESSEN Församlingsrådet beslöt vid sitt möte 12.5.2015 att remittera ärendet för ny beredning. Ärendet handlar om tjänsteinnehavares rätt att göra anskaffningar, beställningar samt godkänna räkningar. Församlingsrådets reglemente samt tjänsters och befattningars instruktioner definierar i allmänhet om rätt att godkänna räkningar och att göra anskaffning. Församlingsrådets reglemente definierar för kyrkoherden i 8 2 mom. att denne beslutar inom budgetramen om anskaffning, vars värde uppgår till högst 15.000, om inte ärendet hör till någon annan tjänsteinnehavare. I Vanda svenska församling är det endast kyrkoherden som godkänner räkningar. Övriga tjänsteinnehavare har inte denna rätt. Däremot säger instruktionerna om tjänsteinnehavares rätt att göra anskaffningar. Tjänsteinnehavare har rätt att göra anskaffningar med sitt kreditkort. Kreditkortet har en högsta kreditgräns på 5000. Denna gräns kan inte överskridas eftersom kreditkortet inte då fungerar. Samtliga tjänsteinnehavare behöver kyrkoherdens lov för beställningar och anskaffningar, vars värde överstiger 500. 12/17

1. Samtliga tjänsteinnehavare har rätt att göra anskaffningar med sitt kreditkort. 2. Samtliga tjänsteinnehavare behöver kyrkoherdens lov för beställningar och anskaffningar vars värde överstiger 500. 107 STRATEGIGRUPP FÖR VANDA SVENSKA FÖRSAMLING Annika Halmén föreslog vid församlingsrådets sammanträde 20.1.2015 015 Övriga ärenden punkt 1, att församlingsrådet skulle utse en strategigrupp för Vanda svenska församling. Församlingarna i Vanda har en egen strategi 2011-2016 som församlingarna tillämpar i sin verksamhet. Strategiarbetet i församlingarna i Vanda sker kollegialt och har initerats av kyrkoherdemötet i Vanda. För att uppdatera samfällighetens strategi behandlade Kyrkoherdemötet i Vanda på sitt seminarium för andligt ledarskap 20-21.3.2014 92 församlingarnas kärnkunnande genom vilken församlingarna i Vanda förbinder sig att förstärka medlemsskapet. Ett centralt element i detta arbete är Jäsen360 -verktyget, för att församlingarna närmare skall kunna definiera befolkningsgrupper som utgör tyngdpunkten i församlingarnas arbete. Gemensamma kyrkorådet i Vanda beslöt vid sitt möte 20.5.2015 92 att uppdatera samfällighetens strategi 2016-2020 på de grunder som kyrkoherdemötet i Vanda behandlade 20-21.3.2014. Församlingsrådet tar del av kyrkoherdens information om uppdateringen av strategiarbetet och antecknar saken för kännedom. När samfälligheten färdigställt Vanda församlingars strategi 2016-2020 hösten 2016 tar församlingsrådet del av den. i början av år 2017 tar församlingsrådet upp ärendet på nytt om att tillsätta en strategigrupp sedan samfälligheten färdigställt Vanda församlingars strategi 2016-2020. 1. Anteckna kyrkoherdens information om samfällighetens strategiarbete för kännedom. 2. Hösten 2016 tar församlingsrådet del av samfällighetens färdigställda strategi för Församlingarna i Vanda 2016-2020. 3. I början av år 2017 tar församlingsrådet upp ärendet om att tillsätta en strategigrupp. 4. Ärendet justeras omedelbart. 13/17

108 ARBETSGRUPP FÖR GUDSTJÄNSTLIV OCH MUSIK Annika Halmén föreslog vid församlingsrådets sammanträde 20.1.2015 015 Övriga ärenden punkt 2, att församlingsrådet skulle utse en arbetsgrupp för Gudstjänstliv och musik. Kyrkoherdemötet i Vanda behandlade vid sitt möte 24.2.2015 10 initiativet om ett utvecklingsprojekt för Gudstjänstlivet. Detta utvecklingsprojekt syftar på en helhetskartläggning av gudstjänstlivet i församlingarna i Vanda. Kyrkoherdemötet i Vanda beslöt på mötet att grunda en arbetsgrupp som leds av kontraktsprosten Jukka Nevala. Målet för projektet är att finna nya gudstjänstformer samt dela med av varje församlings best practise. Dessutom syftar projektet på att planera gemensamma temagudstjänster för hela Vanda för att nå befolkningen genom att utnyttja Jäsen360 -verktyget. Församlingsrådet tar del av kyrkoherdens information om arbetet i arbetsruppen för gudstjänstlivet och antecknar detta för kännedom. Vanda svenska församling inväntar resultaten från den av kyrkoherdemötet i Vanda grundade arbetsgruppen och använder sig av dess expertis. Under ett möte under år 2016 tar församlingsrådet del av resultaten från den av kyrkoherdemötet tillsatta arbetsgrupp för gudstjänstliv. På basen av informationen från arbetsgruppen, dryftar församlingsrådet resultaten och hur dessa kan gagna Vanda svenska församlings gudstjänstliv och musik. 1. Anteckna kyrkoherdens information om arbetsgruppens arbete för kännedom. 2. Under ett möte år 2016 ta del av resultaten från den av kyrkoherdemötet tillsatta arbetsgruppen för gudstjänstliv. 3. På basen av informationen från arbetsgruppen, dryfta resultatet och hur detta kan gagna Vanda svenska församlings gudstjänstliv och musik. 4. Ärendet justeras omedelbart. 109 ARBETSGRUPP FÖR FÖRVALTNING AV TESTAMENTSMEDEL OCH EKONOMI Annika Halmén föreslog vid församlingsrådets sammanträde 20.1.2015 015 Övriga ärenden punkt 3, att församlingsrådet skulle utse en arbetsgrupp för förvaltning av testamentsmedel och ekonomi. Församlingsrådet i Vanda svenska församling förvaltar tre fonder: Dagny Bäckströms fond, Doris Westerlunds fond och Margit Lucanders fond (8.3.2012 52-54 1, vilka ingår i Fondstadgar för Vanda svenska församlings testaments- och stiftelsemedel). Kyrkoordningen säger (kap.10:13,2) att Församlingsrådel kan tillsätta permanenta direktioner, som lyder under rådet och vilkas uppgifter bestäms i instruktioner som detta fastställer. Om direktionerna skall i övrigt i tillämpliga delar gälla vad som är stadgat eller bestämt om de direktioner som tillsatts att biträda kyrkorådet. För tillfälliga uppgifter kan församlingsrådet tillsätta kommissioner samt bestämma dessas uppgifter och mandattid. 14/17

Församlingsrådet har dock bestämt i Fondstadgarna för Vanda svenska församlings testaments- och stiftelsemedel att församlingsrådet i sin helhet förvaltar testaments- och stiftelsemedel och ansvarar för dem. Detta ansvar delegerar församlingsrådet därför inte till en arbetsgrupp. Församlingsrådets ansvar i de ekonomiska frågorna handlar om att besluta om ekonomiplan och budget för kommande år, samt om bokslut för gångna år. Det är inte ändamålsenligt att delegera denna uppgift till en arbetsgrupp. Det är bättre att församlingsrådet i sin helhet sköter sina egna åligganden och inte splittrar arbetet, som ändå är alldeles tillräckligt byråkratiskt i en så stor samfällighet som i Vanda. Församlingsrådets Protokoll 09/17.12.2014 / 145) säger att För att kunna avstämma församlingens behov av rörelsekapital och kunna ta ställning till större förändringar i placeringen av medel, utser församlingsrådet representanter som träffar förvaltarna av testamentsmedlen 2-4 gånger per år. Representanterna föredrar ändringsförslag för församlingsrådet, vilket gör beslut i ärendet ( 2). Församlingsrådet torde utse tre representanter som träffar förvaltarna av testamentsmedlen 2-4 gånger per år. 1. Inte grunda en arbetsgrupp för förvaltning av testamentsmedel och ekonomi. 2. Utse tre representanter som träffar förvaltarna av testamentsmedlen 2-4 gånger per år. 3. Ärendet justeras omedelbart. 110 CAROLA LUNDS OCH TINA ELLONENS BREV TILL FÖRSAMLINGSRÅDET Carola Lund och Tina Ellonen riktar ett brev både till Domkapitlet i Borgå stift och till Församlingsrådet i Vanda svenska församling (Bilaga 7). Brevet består av frågor i anslutning till församlingsrådets protokoll 12.5.2015 063 punkt 2. Vi i Vanda -gruppen i församlingsrådet har gjort 7 klagomål till domkapitlet med anledning av nämnda paragraf jämte 4 andra klagomål. Kyrkoherden har 31.8.2015 inlämnat sina bemötanden på klagomålen till domkapitlet. Lagfarne assessorn vid domkapitlet har tillställt bemötandena till Vi i Vanda -gruppen för kommentar. Detta ärende är således under behandling och kan inte behandlas en gång till. Brevet skall därför inte heller besvaras av Församlingsrådet. Domkapitlet skall i egenskap av högre instans behandla brevet. Domkapitlet kan, ifall det finner det nödvändigt, be om församlingsrådets utlåtande i ett senare skede. Församlingsrådet antecknar detta brev endast för kännedom. 1. Anteckna Carola Lunds och Tina Ellonens brev för kännedom. 2. Ärendet justeras omedelbart. 15/17

111 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING Kyrkoherden redogör för följande tjänstemannabeslut: Nr. 8/2015 Kyrkoherden har beviljat förvaltningssekreteraren Solveig Halonen övertidsledighet för uppgifter uppkomna 7.5, 12.5 samt 24-25.5.2015. Övertidsledigheten tas ut följande måndagar i juni 2015: 1.6, 8.6 och 15.6.2015. Nr. 9/2015 Kyrkoherden har beviljat oavlönad tjänstledighet åt församlingssekreteraren Åsa Alaterä under tiden 3.8-14.8.2015. Nr. 10/2015 Kyrkoherden har beviljat åt församlingssekreteraren Åsa Alaterä mertidsledighet som uppkommit 7.5.2015 (2,5h) på planeringsmöte med församlingsrådet och för planeringsarbete med personalen 24-25.5.2015. Mertidsledigheten togs ut 18.6.2015. Nr. 11/2015 Kyrkoherden har beslutit att ungdomsarbetsledaren Daniela Hildéns semesterrätt 29 dagar utbetalas i pengar. Nr. 12/2015 Kyrkoherden har beviljar på basen av anhållan friplats åt ett barn dagklubben. Nr. 13/2015 Kyrkoherden har å tjänstens vägnar sänt dokumenten De strategiska målen 2016 och De statistiska parametrarna 2016 till gemensamma kyrkofullmäktige i Vanda kyrkliga samfällighet för fastställelse eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte 15.9.2015. Nr. 14/2015 Kyrkoherden beslöt att det internationella missionsunderstödet på 19656, som församlingsrådet i Vanda svenska församling besluter om, tilldelas i sin helhet till Finska Missionssällskapet, eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte 15.9.2015. Nr. 15/2015 Kyrkoherden beviljar ungdomsarbetsledare Daniela Hildén moderskapsledighet 11.8-11.12.2015, föräldraledighet 12.12.2015-21.6.2016 och vårdledighet 22.6-31.12.2016, eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte 15.9.2015. Nr. 16/2015 Kyrkoherden anställer teologie studerande Jona Granlund som ungdomsarbetsledarens vikarie för tiden 1.1-30.6.2016 som utför sådant arbete som avses i 6 kap. 34 4 mom. i kyrkoordningen (3 kap. 8 1 mom. a), eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte 15.9.2015. Nr. 17/2015 Kyrkoherden har översänt kyrkokollektlistan för oktober december 2015 till samfällighetens centralförvaltning för att upptagandet av kollekter skall fortsätta utan avbrott, eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte 15.9.2015. Nr. 18/2015 Kyrkoherden har beviljat församlingssekreterare Åsa Alaterä mertidsledighet för uppgifter uppkomna 27.8.2015, 11.9.2015 och 13.9.2015. Mertidsledigheten tas ut 23 och 24.11.2015. Antecknas för kännedom. 112 ANMÄLNINGSÄRENDEN 1. Budgetutfallet per 30.9.2015 (Bilaga 8). 2. Portföljrapporten 1.4-30.6.2015 (Bilaga 9). 3. Kyrkomötesval och val av stiftsfullmäktige a) Val av ombud till kyrkomötet och medlemmar i stiftsfullmäktige för perioden 2016-2020 sker tisdagen den 9 februari 2016. b) Domkapitlet har vid sitt sammanträde 16.9.2015 tillsatt en valnämnd för stiftet och en valnämnd för Åland. Från Borgå stift väljs till kyrkomötet 4 lekmannaombud, inklusive ett lekmannaombud från Åland, samt 2 prästombud. Till stiftsfullmäktige 16/17

väljs 14 lekmannamedlemmar och 7 prästmedlemmar. c) Valförteckning Senast 31.10.2015 skall kyrkoherden elektronisk eller per post inlämna en valförteckning över de röstberättigade förtroendevalda till valnämnden (namn, adress, personsignum och förtroendemannaorgan). I förteckningen skall också upptas suppleanternas uppgifter. d) Valnämndens postadress är: Valnämnden för Borgå stift, PB 30, 06101 Borgå. Besöksadressen är Gymnasiegränd 2, 06100 Borgå, E-post: susanne.lonnqvist@evl.fi e) Observera att kyrkoherdarna på Åland inlämnar förteckningen till domkapitlet samt till valnämnden på Åland, kontraktsprosten Mårten Andersson, adress: Kyrkgatan 43, 22270 Eckerö, E-post: praost@evl.fi f) Uppställande av kandidater Valmansföreningarna skall tillställa domkapitlet valmansföreningens stiftelseurkund, kandidatlista och försäkran av valmansföreningens ombud senast 16.11.2015 före kl. 16.00. g) Observera att det krävs skriftligt samtycke och försäkran av kandidaten och att det i samtycket också skall ges samtycke till att personens adressuppgifter får användas för valkommunikation i valet. h) Blanketter finns på sacrista.evl.fi/kyrkomotesval. Alla dokument är tvåspråkiga. i) All information om valet finns på den ovan angivna adressen sacrista.evl.fi/kyrkomotesval. j) http://sakasti.evl.fi/sacrista.nsf/sp?open&cid=content25bb99 Antecknas för kännedom. 113 NÄSTA SAMMANTRÄDE Församlingsrådet sammanträder till hösterminens sista möte tisdag 17.11.2015 kl. 18.00 i församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 vån. 114 BESVÄRSANVISNING OCH SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING Ordförande meddelade lagenlig besvärsanvisning samt avslutade sammanträdet kl. xx.xx. PM / Protokoll uppgjorts i Vanda den 21 oktober 2015 av kyrkoherde Martin Fagerudd Kyrkoherden har tillställt domkapitlet detta PM/Protokoll fredagen den 23 oktober 2015 17/17