TJÄNSTESKRIVELSE 1(6) Ingemar Andreasson, utvecklingsledare kultur Mikael Sarge, samordnare kultur Datum Diarienummer 2011-08-25 RS110132 Regionstyrelsen Arkiv i Halland Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att länsarkivariens arbetsuppgifter placeras på Historiecentrum Halland i Hallands Kulturhistoriska museum, Varberg. Bakgrund Regionfullmäktige beslöt 2011-06-20 om Mål och strategier för Region Halland 2012 2015. För prioriterat område Kultur innebär det: Mål 1: Förnyelsen, spetsen och kvaliteten i kulturlivet ska öka. Mål 2: Tillgängligheten ska öka så att fler kan ta del av kulturutbudet. Mål 3: Alla barn och ungdomar ska ges möjligheter att uppleva kultur. Mål 4: Fler och växande företag ska finnas inom de kulturella och kreativa näringarna. Regionstyrelsen beslöt 2010-10-27 att anta Hallands kulturplan och genomföra den i enlighet med förutsättningarna i den årliga verksamhetsplanen och budgeten. Region Halland ska skapa möjligheter för arkiven att värna, vårda och använda det halländska kulturarvet, samt göra arkiven tillgängliga för alla. Det uppnår vi genom att skapa en plan för att samla, bevara och tillgängliggöra de halländska enskilda arkiven. Vi uppnår det också genom pedagogisk samverkan med skolan. Genom dessa beslut har Region Halland lagt en inriktning för stöd till utvecklingen av de enskilda arkiven i Halland. Genom besluten har arkivverksamheten integrerats i den regionala kulturpolitiken och i den nya samverkansmodellen. Region Halland kan därför i nuläget begränsa sig till följande frågor Lokalisering av arkiven Länsarkivariens framtida roll och placering Finansieringen av arkivverksamheten Lokalisering av arkiven Den ideella föreningen Hallands Arkivförbund är den gemensamma arenan för utveckling av de enskilda arkiven i Halland. En bättre fysisk samordning har skett av de enskilda arkiven genom att Nykterhetsfolkets länsarkiv har samlats tillsammans med Folkrörelsearkivet i Norra Halland och Hallands Kulturhistoriska museums arkiv i Varberg. Samtidigt har Folkrörelsearkivet i Södra Halland erhållit nya lokaler i Halmstad. www.regionhalland.se/handlingar
2(6) Dessa förändringar har skett under de senaste åren. Inget av de yttranden som kommit in förordar en ytterligare centralisering. Ett skäl är att innehållet i och verksamheten vid folkrörelsearkiven har kopplingar till det lokalhistoriska arbetet som bedrivs av andra aktörer i södra respektive norra Halland. Frågan om fortsatta förändringar av de enskilda arkivens lokalisering bör långsiktigt övervägas i samband med den samlade kulturpolitiska utvecklingen i Halland. Länsarkivariens framtida roll och placering Region Halland anser att det även fortsatt finns behov av yrkesmässig arkivariekompetens, som förutom att ge stöd åt de enskilda arkiven även ansvarar för arkivverksamhetens regionala innehåll med kopplingar till den regionala kulturpolitiken. Synpunkterna på utredningen redovisar en preferens för placering av den regionala arkivutvecklaren (länsarkivarien) vid Hallands Kulturhistoriska museum i det planerade Historiecentrum Halland. En sådan lösning ger stora vinster genom samling av professionell arkivariekompetens till en plats. Vinsterna blir än större genom samordning av den regionala arkivverksamhetens behov och det kulturhistoriska museets. I utredningen finns tankar om behovet av strategisk arkivkompetens i Region Halland. Detta behov kan dock tillfredsställas genom exempelvis det regionala uppdrag som lämnas till Hallands Kulturhistoriska museum, Varberg. Därmed undviks också risken att arkivresursen blir rent operativ eller stannar på museet och inom fästningen. Vi förordar att länsarkivariens arbetsuppgifter placeras på Historiecentrum Halland i Hallands Kulturhistoriska museum, Varberg. Finansiering av arkivverksamheten Frågan bör behandlas i samband med de årliga prioriteringarna i kulturbudgeten. De stora förväntningar på ökad finansiering som väcks i några av remissvaren är orealistiska åtminstone på kort sikt. Vid överväganden om de enskilda arkivens finansiering bör folkrörelsearkivens starka lokala proveniens beaktas. Sammanfattning Kontigos utredning Konsultföretaget Kontigo lämnade den 24 november 2010 till Region Halland resultatet av utredningen Arkiv i Halland En utredning om strategi, förutsättningar och verksamhet. I sitt uppdrag till Kontigo ingick att utreda de enskilda arkivens verksamhet och finansiering, hur arkivverksamhet speglas i regionala och nationella planer och strategier samt att belysa
3(6) utvecklingsbehov och möjligheter. Uppdraget gällde dessutom att utveckla några scenarier för hur arkiven inom Hallands Arkivförbund (HAF) skulle kunna organiseras och finansieras i framtiden. I fyra kapitel redovisar utredningen förhållanden, regler, strategier, ekonomi och utvecklingsmöjligheter kring arkivverksamheten i Halland. I ett särskilt kapitel görs en sammanfattande analys med slutsatser och förslag samlade under tre rubriker: Arkiven och deras verksamhet (6.1) Arkivens regionalpolitiska sammanhang (6.2) Utvecklingsbehov och utmaningar (6.3) Därtill innehåller utredningen ett särskilt kapitel som är inriktat på utvecklingsmöjligheter. Där redovisas fyra olika scenarier med målsättningen att ge regionen möjlighet att göra ett val som ansluter till arkivpolitiska strategier. Scenariernas olika huvudinriktningar motsvarar: Tillfredsställa behovet av låga kostnader och effektiv förvaring av arkivmaterialet Svara mot behovet av ökad utåtriktad verksamhet och synliggöra materialet gentemot allmänheten Skapa en plattform för ökad kompetens och samverkan inom kulturarvsområdet Bygga vidare på de enskilda arkivens nuvarande organisation och ge inkrementell utveckling och låg initialkostnad. (Inkrementell utveckling innebär att man vill göra något som snabbt fungerar, även fast det inte är optimalt. Under genomförandet arbetar man för att förbättra efter hand.) När det gäller lokaliseringen av de berörda enskilda arkiven visar Kontigo för- och nackdelar med att den nuvarande lokaliseringen bibehålls respektive en centralisering av arkiven. Det senare kan enligt rapporten göras genom arkiv på entreprenad, genom att arkiven placeras i anslutning till Historiecentrum vid Hallands kulturhistoriska museum eller genom att bygga upp ett Kulturhistoriskt centrum i Falkenberg. I fråga om länsarkivariens framtida roll och placering lämnar utredningen några olika förändringsalternativalternativ: o Tjänsten tas bort; arbetsuppgifterna sköts inom ramen för Region Hallands ordinarie arbete o Länsarkivariens arbetsuppgifter placeras på Hallands kulturhistoriska museum, Varberg o Länsarkivarietjänsten placeras på Region Halland Hallands kulturplan Hallands kulturplan är ett dokument av stor strategisk betydelse även när det gäller ställningstaganden kring arkivverksamheten i regionen. Den fastställdes av regionstyrelsen den 27 oktober 2010, vilket innebär att dokumentet inte kunnat beaktas av Kontigo i deras utredningsarbete. Kulturplanen presenterar i fem punkter några särskilt intressanta utvecklingsmöjligheter för halländsk arkivverksamhet:
4(6) Arkivens integrering i regional kulturpolitik (Kontigoutredningen nämns här) Upprätta bevarandeplaner Öka arkivpedagogisk verksamhet i och utanför arkivdepåerna Ny teknik för arkivens bevarande, tillgänglighet och sökbarhet Samordna och utveckla de två arkivresurserna (Varberg och Halmstad) Yttranden över utredningen Falkenbergs kommun framför att arkiven i länet utgör en på olika sätt potentiellt mycket stark resurs för tillväxt, utveckling och kultur. För att denna resurs ska kunna utnyttjas på bästa sätt bör ett långtgående samarbete finnas inom det regionala arkivväsendet, vilket omfattar såväl enskilda som offentliga aktörer. Vad gäller tillgängliggörande och tillhandahållande av arkivens innehåll kan digitalisering, samordning av register och utbyte vad gäller Internet och sociala media vara områden där effektivt samarbete med fördel går att få till stånd. Kommunen anför också att det inte är orimligt att en samordnande funktion som den HAF har, också innebär att det finns arkivariekompetens på länsnivå. Halmstads kommun anser att arkivfrågan måste behandlas integrerat med de pågående diskussionerna om musei- och kulturfrågorna. Hit hör frågan om Historiecentrum i Varberg och om Hallands Konstmuseum, Halmstads lokalhistoriska uppdrag. Kommunen menar därför att utredningen ska överlämnas för fortsatt beredning i den utredningsgrupp för museifrågor som har bildats av Region Halland och där representanter för Halmstads respektive Varbergs kommun ingår. Hallands Arkivförbund (HAF) framför att det finns ett behov av utökad investering i arkivverksamheten och att önskemålet är att Region Halland tar ett helhetsansvar för finansieringen av arkivförbundet med medlemsarkiv. Målsättningen för Halland bör vara att som lägsta nivå ha en heltids länsarkivarie och en heltids arkivarie samt två heltids arkivassistenter, samtliga fördelade på arkiven i Varberg och Halmstad. HAF tar inte ställning till länsarkivariens stationeringsort men lämnar synpunkter på värdet i en placering i Varberg respektive Halmstad. Vissa synergieffekter erhålls av en placering i samverkan med ett blivande historiecentrum i Varberg. Ett utökat fokus på sociala medier och ny teknik kan t.ex. tala för en utökad samverkan med Högskolan i Halmstad. Verksamhet med sociala media där Internet är kontaktytan är också inte platsbunden. Frågan om hur de enskilda arkiven bör tillgängliggöras i Halland bör utredas och diskuteras ytterligare. Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland (NFLA) anser att det strategiska arbetet med att integrera de enskilda arkiven i regionens övergripande planer och strategier måste vara en uppgift för Region Halland. Att knyta arkivverksamheten till det i Kulturplanen föreslagna Historiecentrum i Varberg genom att lokalisera länsarkivariefunktionen till Varberg ger synergieffekter och stärker bägge verksamheterna. De enskilda arkivens verksamhet kräver tillgång till resurser och kompetens i arkiv- och informationsvetenskap. NFLA anser sam-
5(6) manfattningsvis att arkivens nuvarande lokalisering ska behållas och länsarkivariefunktionen knytas till det föreslagna Historiecentrum i Varberg. Folkrörelserna arkiv i norra Halland (FANN) menar att av flera anledningar är utredningens alternativa förslag att koncentrera arkivverksamheten till Falkenberg missriktat. Alternativet att låta en länsarkivaries arbetsuppgifter skötas av en administratör på regionen skulle innebära en stagnation av arkivens betydelse. FANN förordar att arkivens nuvarande lokalisering behålls samt att länsarkivarietjänsten får sin placering vid Hallands kulturhistoriska museum, Varberg. Folkrörelserna arkiv i södra Halland (FASH) anser att HAF ska leva vidare för att hjälpa och samordna de enskilda arkiven. Ett problem har hela tiden varit ekonomin. Nu är flera aktörer inblandade, staten, regionen och kommunen med anslag av varierande storlekar. Hela den enskilda arkivsektorn, inklusive HAF, bör försörjas av Region Halland. FASH:s uppfattning är att arkivverksamheten behålls i en egen organisation och inte inlemmas i Region Hallands administration. En fristående länsarkivarie förordas, dock kan placeringen i länet diskuteras. Hallands Näringslivsarkiv (HNA) erinrar om att den enskilda arkivsektorn innehåller ett stort mått av idealitet och styrs inte av de regler som gäller för offentliga arkiv. t.ex. kommunarkiv och landsarkiv. Dessa senare är inte integrerade i kultursektorn, vare sig på beställareller utförarsidan. HNA välkomnar en ökad integrering av den enskilda arkivverksamheten i den regionala kulturpolitiken enligt kulturplanen. Digitalisering och gemensamma web-platser skapar ökad tillgänglighet och uppmärksamhet utifrån, ett område där Halland stått sig väl inte minst genom länsarkivariens insatser. Möjligheten att planera verksamheten påverkas av de herrelösa arkiv som måste omhändertas. HNA håller fast vid att det krävs en välutbildad läns- eller regionarkivarie för att fullgöra uppdraget som högste tjänsteman över enskilda arkiv i regionen. Det kan ses som en positiv lösning att länsarkivarien får sin tjänst förlagd till arkivet i länsmuseet i Varberg så länge som det regionstrategiska perspektivet på arkivverksamheten tillgodoses. HAF skulle då kunna utnyttja tjänsten bättre särskilt med råd och hjälp till regionens 74 hembygdsföreningar, som i sig bär på enormt värdefulla arkiv. HNA saknar i kulturplanen och Kontigoutredningen en bredare ansats och perspektiv. Vad som är viktigt för arkiven i Halland är inte bara att det finns lokalt och regionalt sammanhang utan också ett nationellt och internationellt sådant. Långsiktighet i finansieringen är slutligen enligt HNA en viktig förutsättning för arkivverksamheten i Halland.
6(6) Riksarkivet har i sitt yttrande begränsat sig till de frågor som kan inbegripas i dess uppdrag enligt arkivlag, instruktion osv. Ett förhållande som borde ha diskuterats djupare är behovet av utökad professionell kompetens i hanteringen av de halländska enskilda arkiven. Samhällets och statens ställningstagande till de regionala folkrörelse-/föreningsarkivens roll borde också ha lyfts fram. De formella förutsättningarna innebär att bidragen ska beviljas för enskild regional arkivverksamhet i enlighet med förordningen (2010:2012) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet. Riksarkivet framhåller att dessa förutsättningar måste finnas med i bedömningen av utredningens förslag. Hallands Kulturhistoriska museum skriver i sitt yttrande att i ett regionalpolitiskt sammanhang har arkiven har en uppenbar roll som generell kunskapsresurs. I fråga om de enskilda arkivens lokalisering förordar museet att de även fortsättningsvis är lokaliserade på två ställen men att arkivverksamheten är organisatoriskt centraliserad genom att man slår samman länsarkivariens tjänst med arkivtjänsten i Varberg. Museet anser vidare att flera tunga argument talar för att knyta arkivfunktionen till Historiecentrum Halland i Varberg. Viktigast är de möjligheter centrumet erbjuder för det utåtriktade arbetet med arkiven. Nära tillgång till samlingarna i vardagen är viktigt för museerna och arkiven är väl integrerade med museernas övriga kulturarvsarbete. Alternativet att bygga upp ett regionalt kulturhistoriskt centrum i Falkenberg skulle innebära mycket höga initialkostnader och fördyra och därmed äventyra det dagliga arbetet I utredningen efterlyses en koppling av arkiven till regionala strategier och program. Museet kommenterar detta med att Hallands kulturplan är just ett sådant dokument. När det gäller länsantikvarietjänsten uttalar museet att arkivarie är ett renodlat akademikeryrke som förutsätter högskoleutbildning med specialinriktning på arkivkunskap och, sedan ett antal år tillbaka, även med hög kompetens inom informationsteknik och data. Av utredningens tre förslag till förändringar av länsarkivarietjänsten och dess lokalisering är det endast ett som är gångbart och det är att knyta tjänsten till Historiecentrum Halland. Detta för med sig flera vinster. Från de övriga två förslagen avråder museet starkt. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Birgitta Hederstedt Regionutvecklingsdirektör