Sonja Eaker, Chef Regionalt biobankscentrum Uppsala Örebro Sjukvårdsregion. 2016-02-26, version 0.5 Sida 1 av 5 VERKSAMHETSBERÄTTELSE RBC UPPSALA ÖREBRO - 2015 Regionalt biobankscentrum (RBC) är ett sjukvårdsregionalt kompetenscentrum för landstingens/regionernas biobanksorganisation, vårdgivare, forskare, läkemedelsföretag och allmänhet i frågor som berörs av biobankslagen. RBC samordnar även flera sjukvårdsregionala projekt för att förbättra möjligheterna att bedriva medicinsk forskning involverande biobanksprov. Leda RBC och det Regionala biobanksrådet Fungerat enligt plan. RBC har uppfyllt verksamhetsplanen samt på begäran fått ytterligare utredningsuppdrag från beredningsgruppen i augusti. Det finns sedan flera år ett mycket gott samarbete mellan biobankssamordnarna i sjukvårdsregionen. Det regionala biobanksrådet har möte två gånger per år. En ny samordnare ska tillsättas i Dalarna VT 2016. Vara ett service- och kompetenscentrum för i första hand biobankssamordnare och forskare Basverksamhet vid RBC Basverksamheten har under 2015 bestått av Svara på frågor inkomna till Regional (och nationell) hemsida. Framförallt frågor rörande biobankslagen. Arbeta fram gemensamma lösningar till frågor som uppkommer hos landstingens/regionens personal. Uppdatera Regional hemsida. Hantera projektplatsen med regionalt gemensamma dokument och pågående projekt där landstingens/regionernas deltagare är inbjudna. Nyhetsbrev riktat till biobanksverksamheterna gällande aktualiteter som berör biobanksområdet (2 ggr/år) Vid behöv stödja landtingens biobankssamordnare Uppföljning: Framtagande av statistik för inkomna Nej-talonger och Antal ansökningar om tillgång till prov. Nationell utbildning gällande biobankslagen.
S Eaker, RBC Uppsala Örebro Sjukvårdsregion, 2016-02-26, version 0.5 Sida 2 av 5 Multicenterstudier under 2015 Regionalt biobankscentrum har handlagt 26 multicenteravtal under år 2015. Samarbete med andra regionala funktioner Ett väl fungerande samarbete finns med RCC. RCC stödjer RBCs forskningsinfrastruktursprojekt och RBC har även hand om RCC Studieservice på uppdrag av RCC. Samarbete håller också på att utvecklas med Forum Uppsala Örebro och Kvalitetsregisterscentrum exempelvis genom projektet koppling data och prov. Kontakt finns även vid behov med Regionala forskningsrådet (RFR). Handha och ansvara för regionens del av Svenska biobanksregistret (SBR) Svenska biobanksregistret skapades för att stödja de krav som biobankslagen ställer på hälso- och sjukvården vad gäller vård och behandling, samtycke, kvalitetssäkring och forskning. I dag överförs dagligen en kopia av data om biobanksprov från sex LIS för patologi inom sjukvårdsregionen till SBR. Eftersom ett nytt IT-system måste anskaffas för SBR (se nedan) har införandet av nya system tillfälligt stannats av. Inera förvaltar SBR och inom Inera pågår ett projektarbete i samarbete med NBR och de Regionala biobankscentrumen gällande att anskaffa ett nytt system (SBR 2.0) för SBR. Den akuta anledningen är att avtalet med nuvarande leverantör går ut och inte kan förlängas ytterligare inom ramen för vad LOU medger. Under 2015 har RBC medverkat i ett arbete med verksamhetsanalys och kravspecifikation. Den nya generationen, SBR 2.0 ökar registrets användbarhet för flera aktörer inom sjukvården samt medborgare. Arbeta för en regional infrastruktur för forskning RBC har under 2015 arbetat med flera stödjande projekt på uppdrag av Regionalt biobanksråd och samverkansnämnden eller dess beredningsgrupp. Vävnadsprojektet. En regional plan för insamling/hantering och förvaring av färskfrusen vävnad för forskning saknas. Idag kastas material framförallt beroende på resursbrist. RBC samordnar därmed ett projekt (med stöd av RCC) med syftet att arbeta fram ett förslag till en plan angående insamling, hantering och förvaring av färskfrusen vävnad och även redovisa vilka resurser den föreslagna hanteringen skulle innebära. Rapport kring en Regional plan gällande insamling av färskfrusen vävnad för forskning är framtagen och har förankrats hos biobankssamordnare och verksamhetschefer inom patologi. Maria Svensson presenterade arbetet på Regionmöte för Laboratoriemedicin i Uppsala- Örebroregionen. En arbetsgrupp med representanter från alla landsting/regioner (utom Sörmland som avstår men vill ha minnesanteckningar) i sjukvårdsregionen har bildats för att fortsätta arbetet med att skapa en gemensam standard för hur sjukvårdsregionen biobankar färskfrusen vävnad för forskning. 2
S Eaker, RBC Uppsala Örebro Sjukvårdsregion, 2016-02-26, version 0.5 Sida 3 av 5 Regional sjukvårdsintegrerad biobankning för forskning Sjukvårdsintegrerad infrastruktur för insamling och hantering av vätskebaserade prov finns i dagsläget i Uppsala, Örebro, Karlstad och Gävle. Planering för uppstart sker i Dalarna, Eskilstuna, Falun och Västerås. År 2015 beslutade sig SWElife via Vinnova att satsa på den sjukvårdsintegrerade biobankningen. Under 2015 lämnade 15 sjukhus runt om i landet in en ansökan om att delta i ett projekt för införandet av sjukvårdsintegrerad biobankning varav 7 sjukhus från vår sjukvårdsregion (4 som ansökte om medel för komplettering och 3 som sökte för uppstart). RBC Uppsala Örebro är ansvarig för både den regionala och nationella samordningen för detta projekt som beräknas pågå under fem år. Medfinansiärer i projektet är ett strategiskt innovationsprogram, SWElife men respektive landsting står för merparten av kostnaderna för införandet. Målet med projektet är att skapa en säker och standardiserad rutin för hantering av blod- och vätskeprov för biobankning i samband med forskning som drar fördel av de redan existerande, väl fungerande rutinerna i hälsooch sjukvården. Anskaffa gemensamt LIMS för sjukvårdsregion Uppsala Örebro Samverkansnämnden stödjer anskaffning av ett gemensamt LIMS för biobanksändamål inom sjukvårdsregion Uppsala Örebro. De har utsett Regionalt biobankscentrum som företrädare för de ingående parternas samverkan kring LIMS. Efter avvägning mellan upphandling av ett nytt system och befintligt LIMS kom RBC och Regionalt biobansråd fram till att samverka med Uppsala Biobank gällande befintligt LIMS. Uppsala biobank har många outnyttjade licenser och kan därmed lägga in regionens data i det befintliga LIMSet. Detta innebär att inga utökande kostnader för köp av licenser behövs, men ett samverkansavtal mellan landstingen och Uppsala biobank behöver upprättas. Uppsala Biobank fortsätter som tidigare att köpa LIMS-drift och applikation av KI-SLL via Karolinska Institutet. Varje landsting som ansluter sig behöver skriva ett personuppgiftsbiträdesavtal med organisationen som driftar LIMS, dvs KI. Uppsala Biobank åtar sig också förvaltning av det regionanpassade LIMS et. En arbetsgrupp bestående av representanter från landstingen inom sjukvårdsregionen samt från Regionalt Biobankscentrum bildas. Gruppens ansvar och syfte är att gemensamt ställa krav och prioritera ärenden till Utvecklargruppen via förvaltaren på vilken utveckling som önskas i LIMS för att tillgodose allas önskemål i relation till de resurser som finns. Rollen ska rotera mellan olika medverkande landsting i samråd med RBC. Vätskebaserad cytologi (LBC) Landstingen/regionerna i sjukvårdsregionen har beslutat att öka anslaget till RBC för stöd till sjukvårdsregional biobankning av vätskebaserad cytologi (LBC). RBC uppdrar i sin tur Örebro biobank att planera, driva och införa den sjukvårdsregionala biobankningen. Avtal om ersättning upprättas årligen, rapportering sker via lägesrapport vid Regionala biobanksrådsmöten samt en årsrapport i slutet av året. Verksamheten är etablerad och för närvarande sker biobankning av vätskebaserad vaginalcytologi från landstingen/regionerna i Dalarna (Falun), Värmland (Karlstad) och Örebro. Utredning har påbörjats angående biobankning från Västmanland (Västerås). I slutet av 2014 övertog klinisk kemi USÖ biobanksroboten vilket gjorde att verksamheten 2015 har kunnat komma ifatt med biobankningen (närmare 36 000 burkar som väntade på biobankning) samt att de har kunnat hålla jämna steg med de nya prov som kontinuerligt ankommer för biobankning. Upplärning av jourpersonal skett vilket även möjliggör att biobankning kan ske dygnet runt. I dagsläget finns 134 633 st biobankade prov. 3
S Eaker, RBC Uppsala Örebro Sjukvårdsregion, 2016-02-26, version 0.5 Sida 4 av 5 Utvecklingsprojekt för en modell för koppling data om prov och data från kvalitetsregister och andra datakällor. RBC och Regionala biobanksrådet har fått ett uppdrag av Beredningsgruppen till samverkansnämnden att kartlägga vilka alternativ som finns inom regionen gällande kopplingar mellan patientinformation och biobankprov och sammanfatta möjliga förslag till lösningar för att få fram säkrare forskningsdata. En Projektgrupp har bildats och förutom deltagande av regionala biobanksrådet och biobanksverksamheter har ett samarbete har utvecklats mellan RBC och RCC, UCR, QRC, Forum Uppsala Örebro och FoU Örebro. Representera regionen i det nationella samarbetet och i Nationellt biobanksråd (NBR), samt att arbeta med nationella riktlinjer. RBC-chef representerar sjukvårdsregionen i det Nationella biobanksrådet och i Arbetsutskottet till NBR. Medverkan innebär dels informationsutbyte och strategiarbete, men även engagemang och praktiskt arbete som fördelas på RBC-verksamheterna. Nationellt biobanksråds verksamhetsplan tas fram av rådet och fastställs av NSK. Specifika insatser 2015: Ordförande Nationellt biobanksråd RBC-chef i Uppsala Örebro är också ordförande i nationellt biobanksråd. Grafisk profil Regionalt biobankscentrum har anlitat Byrå4 för utformning av Nationella biobanksrådets grafiska profil. Informationsmaterial riktat till patienter och personal Regionalt biobankscentrum har varit sammankallande i en arbetsgrupp för att identifiera och ta fram förslag till uppdatering av landstingens gemensamma informationsmaterial riktat till provgivare/patienter och personal. Uppdaterat material för alla landsting att ladda ner kommer finnas tillgängligt VT 2016. Hemsida NBR biobanksverige.se Under 2015 startades ett projekt att anskaffa en ny uppdaterad hemsida för landstingens och regionernas gemensamma biobanksinformation. En projektgrupp tillsattes för detta arbete. RBC Uppsala Örebro bidrar i det nationella arbetet med en projektledare och en projektmedlem. Den nya hemsidan är nu under framtagande och beräknas vara i drift under våren 2016. Seminarium för landets biobanksamordnare Under 2015 har RBC Uppsala Örebro tillsammans med RBC Sydöstra anordnat två nationella seminarium, var av ett tvådagars seminarium med diskussioner och aktuella föreläsare för landets biobankssamordnare. 4
S Eaker, RBC Uppsala Örebro Sjukvårdsregion, 2016-02-26, version 0.5 Sida 5 av 5 Kontaktlänk mot IVO IVO är tillsynsmyndighet för biobankslagen. RBC har kontakt med IVO gällande bl.a. registerutdrag över biobanker i regionen och för fram frågor från verksamheterna. Nationell utbildning gällande biobankslagen RBC anordnade en nationell utbildning gällande biobankslagen i Uppsala i maj 2015. Antal deltagare var 120 personer. Framtagande av e-learning För att öka kunskapen hos företag som önskar tillgång till prov för prövningar har RBC medverkat som expert i framtagande av ett e-learning material tillsammans med Apotekarsocieteten. Idag blir belastningen på landstingens personal hög då samma frågor ställs av många olika företag. Regional service forskningsstöd vid kliniska cancerstudier Detta är ett RCC uppdrag. RCC har i sin tur givit RBC uppdrag att arbeta fram en plan och driva arbetet. Två möten har sammankallats med det sjukvårdsregionala nätverket för forskningssjuksköterskor. Arbetet och samarbetet har utvecklats. De förslag som togs fram i pilotprojektet av RCC-Studieservice har under 2015 utvecklats och finns nu på plats. Idag finns även synopsisformulär, förenklat CDA, feasibility samt stöd vid juridiska och ekonomiska avtal. Forskningsstödsenheten har idag samarbete med Forum Uppsala Örebro. En regional utbildning har tagits fram som benämns Klinisk forskning och prövning i praktiken och som omfattar 15 hp. Utbildningen kommer att gå under ht 16 och vt 17. Deltagande i RCCs nationella samverkansgrupp kring forskningsfrågor (NASKC). Medverkan sker på uppdrag av RCC. 5