Regler för registrering och ersättning av utförd tid

Regler för registrering och ersättning av utförd tid Tillämpningsregler för hur tid hos den enskilde ska registreras avseende hemtjänst, boendestöd, avlösarservice, avlösning och ledsagning enligt Socialtjänstlagen (SoL) samt avlösarservice och ledsagarservice enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Sociala nämndernas stab 2012-03-29

Innehåll 1 INLEDNING 1 2 IT-SYSTEM 1 2.1 Telefon hos brukaren 1 2.2 Västerås stads verksamhetssystem 2 2.3 Leverantörens IT-stöd 2 2.4 Ansöka om tillgång till IT-system 2 3 ERSÄTTNING 3 3.1 Utförd tid 3 3.1.1 Biståndsbedömd tid... 3 3.1.2 Biståndsbeslut saknas... 3 3.1.3 Dokumentation... 3 3.1.4 Mattjänst... 4 3.1.5 Makepar... 4 3.2 Ej utförda besök 4 3.3 Ersättningsnivåer 5 4 REGISTRERING 6 4.1 Process 6 4.1.1 Beslutad tid... 6 4.1.2 Beställning... 6 4.1.3 Registrering... 6 4.1.4 Överföra tid... 6 4.1.5 Kontroll av utförd tid... 7 4.1.6 Fakturera... 7 4.1.7 Avgift till brukaren... 7 4.2 Aktivitetskoder (SNS-koder) 7 4.2.1 Hemtjänst SoL och delegerade HSL-insatser... 7 4.2.2 Avlösning anhörig SoL... 8 4.2.3 Motiverande ledsagning SoL... 8 4.2.4 Boendestöd SoL... 8 4.2.5 Kvalificerat boendestöd... 8 4.2.6 Anhöriganställning... 8 4.2.7 Dubbelbemanning SoL... 8 4.2.8 Avlösarservice SoL... 9 4.2.9 Ledsagarservice LSS... 9 4.2.10 Avlösarservice LSS... 9 4.3 Efterrapportering 9 5 KONTAKTA OSS 10 Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Nyckelkodsområden Västerås stad Ansökan om behörighet till Västerås stads nät (Citrix i administrativa nätet) Ansökan om behörighet till verksamhetssystem (Procapita och Synergi)

1 Inledning Västerås stad ersätter leverantörer för utförd tid. Därför ska alla leverantörer av hemtjänst, boendestöd, avlösarservice, avlösning och ledsagning enligt SoL samt avlösarservice och ledsagarservice enligt LSS, avlösning och ledsagning enligt SoL samt avlösarservice och ledsagarservice enligt LSS använda ett IT-stöd för att registrera utförd tid. Det är viktigt att den utförda tiden blir korrekt registrerad och överförd till Västerås stad. Den utförda tiden ligger till grund för att: leverantör ska få rätt ersättning brukare ska få rätt avgift säkerställa att brukaren får den hjälp den har rätt till fatta strategiska beslut och följa utvecklingen Det här dokumentet beskriver vilka regler som finns och hur registrering av utförd tid går till. 2 IT-system Processen med att registrera tid hos brukare, rapportera in den utförda tiden och sedan få ersättning är helt digitaliserad inom Västerås stad. Det innebär att leverantör måste ha ITstöd som kan hantera denna process. Information som skickas mellan de olika IT-systemen kan i stora drag beskrivas enligt nedan: 1. Från Västerås stads verksamhetssystem går en beställning av tex hemtjänst till leverantörens IT-stöd. 2. Leverantören använder brukarens telefon för att registrera utförd tid, som sedan förs över till leverantörens IT-stöd. 3. Efter varje månads slut rapporterar leverantören utförd tid från sitt IT-stöd till Västerås stads verksamhetssystem. 4. Kontroll sker i stadens verksamhetssystem och därefter kan ersättning utbetalas. 2.1 Telefon hos brukaren För att kunna registrera tid hos brukare krävs det att den enskilde har en tonvalstelefon. Om en brukare inte har sådan telefon lånar Sociala nämndernas stab, Västerås stad, ut sådan telefon. Leverantören beställer telefon åt brukaren på e-postadress sociala-namnd-stab@vasteras.se. 1

2.2 Västerås stads verksamhetssystem Västerås stad använder ett verksamhetssystem som heter ProCapita och levereras av TietoEnator Healthcare & Welfare AB. ProCapita utgör stadens digitala socialregister. 2.3 Leverantörens IT-stöd Leverantören väljer, förvaltar och bekostar själv det IT-stöd som ska användas för att registrera utförd tid hos den enskilde. IT-stödet ska kunna integreras med Västerås stads verksamhetssystem. Varje utförare måste säkerställa anpassningar i sitt system, i samverkan med TietoEnator. Lösningarnas utformning kommer att bero av utförarnas överenskommelser med TietoEnator. För att få en integration ska leverantör kontakta VIS-enheten inom Västerås stad, se avsnitt 5 Kontakta oss för kontaktuppgifter. 2.4 Ansöka om tillgång till IT-system En leverantör måste ha tillgång till följande system: Västerås stads nätverk Detta krävs för att få tillgång till nedanstående två system ProCapita Detta krävs för att kunna verkställa beslut om insatser, det vill säga acceptera en beställning från biståndshandläggare att utföra insatser hos en brukare. Synergi Här registreras synpunkter och klagomål, Lex Sahra och Lex Maria. Leverantören kommer att få begränsad åtkomst till IT-systemen för att kunna genomföra sitt åtagande. Först ansöker leverantör om behörighet till nätverket på blankett som finns som bilaga 2. När leverantör fått tillbaka uppgifter med användarid kan ansökan till ProCapita och Synergi göras. Behörighet till dessa program söks på blankett som finns i bilaga 3. När alla behörigheter är klara får leverantören genomgå en utbildning hos VIS-enheten, för kontaktuppgifter se avsnitt 5 Kontakta oss. 2

3 Ersättning Ersättningen till leverantören grundas på den utförda tiden hos brukaren. Leverantören får ersättning enligt fastställda timbelopp. Efter att kontroller har genomförts av Sociala nämndernas stab av utförda timmar skickar leverantören en faktura till Västerås stad. Fakturering av leverantör och därefter utbetalning sker en gång per månad. I ersättningen för utförd tid ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande som till exempel personalkostnader, ob-tillägg, dubbelbemanning, kostnader för kringtid, resor, administration, lokaler, transporter, material, personalens utlägg i samband med ledsagning, utrustning för tjänstens utförande och fortbildning. 3.1 Utförd tid Med utförd tid avses den tid som utförs hos brukaren. För att få ersättning krävs att den tid som utförs registreras hos brukaren och sedan överförs till Västerås stads verksamhetssystem. Viss tid som utförs kan inte registreras hos brukaren, men ger ändå rätt till ersättning. Den tiden som utförs måste då efterregistreras manuellt, läs mer i avsnitt 4.3 Efterrapportering. 3.1.1 Biståndsbedömd tid Det är den biståndsbedömda tiden per månad som också blir den beställda tiden till leverantören. Den biståndsbedömda tiden utgör riktlinjen för hur mycket tid en brukare ska få utfört. Utförd tid ska inte överstiga biståndsbedömd tid totalt på en månad. Variationer på enskilda besök behöver inte godkännas av biståndshandläggarna. Det kan till exempel inträffa om en brukare vill byta insats. Vid byte av insats används meddelandekategorin annat insatsval. Det är viktigt att leverantören har ett bra samarbete med biståndshandläggarna för att kontinuerlig följa upp ärendet hos brukaren. Om utförd tid överstiger biståndsbedömd tid (beställd tid) utgår ingen ersättning för mertiden i normalfallet. Dock kan leverantör få ersättning för mer tid än vad som finns i beslutet under en kortare period, tex om en brukare behöver mer tid på grund av akut sjukdom. Leverantören måste då kontakta biståndshandläggare för godkännande och sedan dokumentera detta i fältet för händelse av vikt i ProCapita. 3.1.2 Biståndsbeslut saknas Om utförare saknar beslut på nya brukare eller om beslutet gått ut på befintliga brukare ska biståndshandläggare kontaktas. Möjligheter till att tillfälligt registrera tid på brukare utan beslut och beställning finns och registreras då manuellt. Den utförda tiden kan dock inte överföras till ProCapita förrän ett giltigt beslut finns och beställningen är verkställd. 3.1.3 Dokumentation Dokumentation av genomförandeplan ersätts som utförd tid för den tid som går åt för att tillsammans med brukaren upprätta planen i dennes hem. Administrativ tid på kontoret för att skriva in genomförandeplan i dator ingår i administrativ tid och ersätts redan i timersättningen och därför ska inte den tiden registreras separat. Om det går åt mer tid än vad som är beviljat för upprättande av genomförandeplan hemma hos brukaren påverkar det brukarens avgift eftersom den utförda registrerade tiden ligger till grund för avgiften. Rimligen bör en uppgörelse med brukaren göras om att antingen 1. planen upprättas inom ramen för beviljad tid och andra insatser utförs i mindre omfattning, eller 2. extratid registreras för ändamålet och brukaren betalar för det. 3

3.1.4 Mattjänst Leverantör får inte ersättning för utförd tid som avser leverans av matlåda. Detta gäller oavsett om leverantören levererar kall eller varm mat. Leverantören får ersättning för distribution av matlåda genom att brukaren betalar leverantören för levererad mat enligt det pris som fastställts av äldrenämnden. All annan måltidshjälp registreras som hemtjänst och ersätts enligt taxan för hemtjänst. 3.1.5 Makepar När insatser utförs hos brukare som bor tillsammans, så kallade makepar, ska tiden registreras på respektive brukare. Vid insatser som utförs för bådas räkning samtidigt, tex städning, är det viktigt att tiden registreras med hälften på vardera brukare. Detta ska inte blandas ihop med dubbelbemanning, se avsnitt 4.2.7 Dubbelbemanning SoL. Tid hos makepar innebär att det är en personal som utför insats för två brukare. Dubbelbemanning är två personal som utför insats för en brukare. 3.2 Ej utförda besök Med besök avses helt besök hos brukare och kan innehålla en eller flera insatser. Insats är en typ av uppgift, till exempel dusch som utförs hos en brukare. Exempelvis kan ett besök innehålla insatserna dusch och städ. Besök som inte kan utföras ersätts olika beroende på situation, se tabell nedan. Orsak Ersättning till leverantör Avgift till brukare Kommentar Avböjt besök Ingen hemma Planerad tid innevarande dygn registreras och ersätts om brukaren inte hört av sig senast kl 12:00 dagen innan. Planerad tid innevarande dygn registreras och ersätts om brukaren inte hört av sig senast kl 12:00 dagen innan. Tas ut för första besöket och baseras på planerad tid. Tas ut baserad på planerad tid. Avböjt besök kan avse olika situationer: Brukaren öppnar hemma men vill inte ha besök Brukaren avbokar för sent Då brukaren inte öppnar går det åt tid att eftersöka brukaren. Då denna tid är svår att registrera exakt utgår ersättning för planerad tid. Avbokat besök Ingen ersättning. Ingen avgift. Brukaren har avbokat i tid. Det är endast när ett helt besök inte kan genomföras som ovanstående gäller. Om brukaren avböjer enstaka insatser under besök, utgår ersättning och avgift för det faktiska utförda tiden. Avböjda insatser registreras som avböjd insats men ger aldrig ersättning. Exempel: En brukare som tar emot ett besök som innehåller städ och dusch. Brukaren avböjer dusch. Ersättning utgår för tiden besöket varade. 4

3.3 Ersättningsnivåer Ersättning utgår per utförd timme. Leverantör får olika ersättning dels beroende på om det utförs i tätort eller landsbygd samt om det sker under dag eller natt dels vilken typ av insats det är. Definition av tätort och landsbygd finns i bilaga 1 där det framgår alla nyckelkodsområden och vilka av dessa som räknas som tätort och landsbygd. Definitionen av dag respektive natt är: Dag: kl 07:00-21:59 Natt: kl 22:00-06:59 Ersättningen för hemtjänst, ledsagning och avlösning beror även på hur många timmar en enskild brukare får utfört från en och samma leverantör under en månad. Om den enskilde får mindre än 140 timmar utfört utgår en högre ersättning än om den enskilde får mer än 140 timmar utfört. Ersättning 2012 Hemtjänst, ledsagning och avlösning enligt SoL <140 tim 140 tim Ledsagarservice enligt LSS Avlösarservice enligt LSS och enligt SoL Tätort dag 353 kr 315 kr 263 kr 302 kr Tätort natt 1 138 kr 929 kr 263 kr 302 kr Landsbygd dag 408 kr 358 kr 263 kr 339 kr Landsbygd natt 1 518 kr 1 168 kr 263 kr 339 kr Anhöriganställning 194 kr 194 kr Ersättningsnivåerna omräknas varje år och beslutas av äldrenämnden och nämnden för funktionshindrade. Beslutet fattas i oktober året innan ersättningen ska börja gälla. Nya ersättningar gäller från och med den 1 januari respektive år. 5

4 Registrering All tid som utförs ska registreras i leverantörens IT-stöd. Leverantören ska ha god internkontroll så att all registrering sker korrekt av personal. Överföring av den registrerade tiden ska ske en gång per månad till Västerås stads verksamhetssystem. Datum för när överföring senast ska ske finns på Västerås stads webbplats www.vasteras.se 4.1 Process För att hela processen med ersättning och avgifter ska fungera är det av största vikt att samtliga inblandade gör rätt och gör det i rätt tid. Vi är alla beroende av att samtliga steg fungerar, se bild nedan. 4.1.1 Beslutad tid Biståndshandläggare fattar beslut om insats och omfattning i form av tid per månad. Brukare med beslut är en förutsättning för att tid ska kunna registreras i leverantörens ITstöd och gälla som underlag för ersättning och avgift. Om utförare saknar beslut på nya brukare eller att beslutet gått ut på befintliga brukare ska dialog ske med biståndshandläggare kring detta. Leverantören har ansvar att påtala för biståndshandläggaren om förändrade behov hos brukaren 4.1.2 Beställning Biståndshandläggare gör en beställning i ProCapita och leverantören verkställer det i systemet. En automatisk överföring sker därefter av information om uppdraget till leverantörens IT-stöd. 4.1.3 Registrering All utförd tid ska registreras kontinuerligt av leverantören hos brukaren i dennes hem. Varje personal registrerar den utförda tiden i IT-stödet och anger vilken typ av insats som utförts, se avsnitt 4.2 Aktivitetskoder (SNS-koder). Den utförda tiden signeras/godkänns kontinuerligt av medarbetarna. Variationer på enskilda besök behöver inte godkännas av biståndshandläggarna om det ryms inom bistådsbedömd tidsram. Det kan tex inträffa om en brukare vill byta insats. Vid byte av insats används meddelandekategorin annat insatsval. Läs mer i avsnitt 3.1.1 Biståndsbedömd tid. 4.1.4 Överföra tid Den utförda tiden ska överföras till Västerås stads IT-system en gång per månad, senast det datum som fastställts enligt lista på www.vasteras.se efter den månad tiden har utförts. 6

Innan överföring av den utförda tiden kan ske ska den samlade tiden godkännas av leverantörens verksamhetsansvarige. Det kan göras löpande eller innan fastställda datum för inrapportering. Korrigeringar kan göras antingen i IT-stödet eller i ProCapita. Efter datum för inrapportering får inte leverantören göra några förändringar eller korrigeringar. Om det finns behov av korrigeringar efter detta datum måste ersättningshandläggaren på SNS kontaktas, för kontaktuppgifter se avsnitt 5 Kontakta oss. 4.1.5 Kontroll av utförd tid Ersättningshandläggare på SNS kontrollerar den utförda tiden mot beställd tid. Om felaktigheter upptäcks sker korrigeringar. Även biståndshandläggare följer upp utförd tid med fokus på den enskilde brukaren. 4.1.6 Fakturera Utförd tid ligger till grund för brukares avgift och leverantörens ersättning. Ett underlag som visar hur mycket utförd tid som leverantör får ersättning för skickas med e-post till alla leverantörer. Därefter kan leverantör skicka faktura på beloppet till Västerås stad. Faktura skickas till: 4.1.7 Avgift till brukaren Västerås Stad Ref: BEBB597 Box 1150 721 29 Västerås Brukarens avgift grundas bland annat på utförd registrerad tid. Därför är det även av den orsaken viktigt att den utförda tiden registreras korrekt. Fakturor till samtliga brukare skickas en gång per månad efter det att kontroller av den utförda tiden genomförts. 4.2 Aktivitetskoder (SNS-koder) I det IT-stöd som utförd tid registreras ska det finnas minst dessa koder som talar om vilken typ av insats som utförts: Hemtjänst SoL och delegerade HSL-insatser Avlösning anhörig SoL Motiverande ledsagning SoL Boendestöd SoL Boendestöd SoL kvalificerat Anhöriganställning Dubbelbemanning Avlösarservice SoL Ledsagarservice LSS Avlösarservice LSS Leverantör kan välja att specificera ytterligare eller ha fler koder, det är dock viktigt att de koderna då kan grupperas ihop till ovanstående koder vid överföring av utförd tid till Västerås stad. 4.2.1 Hemtjänst SoL och delegerade HSL-insatser Hemtjänst innebär bistånd i form av service och personlig omvårdnad i den enskildes bostad eller motsvarande. Med service avses praktiskt hjälp med bostadens skötsel, hjälp med inköp, ärenden på post och bank, tillredning av måltider samt distribution av färdiglagad mat. 7

Personlig omvårdnad avser de insatser som därutöver behövs för att tillgodose fysiska, psykiska, sociala och existentiella behov. Det kan innebära hjälp med att äta och dricka, klä sig, sköta personlig hygien, ledsagning m m. Den enskilde får ett biståndsbeslut som avser hemtjänst om insatser översatt i tid, timmar och minuter. Tidsramen kan inte förändras utan ett nytt biståndsbeslut. Ordinationer och delegering av hälso- och sjukvårdsinsatser beviljas inte av biståndshandläggare och tid för utförande av hälso- och sjukvårdsinsatser finns inte inom den beviljade tidsramen. Tiden för delegerade HSL-insatser ska dock registreras och ersätts på samma sätt som hemtjänst. 4.2.2 Avlösning anhörig SoL Avlösning av anhörig som vårdar en närstående innebär tillfälligt övertagande av anhörigs vård och omsorg. Avlösning av närståendevårdare i hemmet upp till max 12 timmar per månad är avgiftsfri för brukaren. Om avlösningen överstiger 12 timmar per månad är den överstigande delen av tiden avgiftsbelagd. 4.2.3 Motiverande ledsagning SoL Motiverande ledsagning beviljas den som har behov av ledsagning utöver den ledsagning som kan ingå i avgiftsbelagd hemtjänst. Motiverande ledsagning innebär stöd av följeslagare ute i samhället med syfte att bryta isolering. Motiverande ledsagning är avgiftsfritt för den enskilde. 4.2.4 Boendestöd SoL Boendestöd riktas till personer med psykisk funktionsnedsättning, utvecklingsstörning, missbruksproblem eller till personer som av andra skäl har behov av stöd för att kunna hantera tillvaron och leva ett självständigt liv i vardagliga situationer. Boendestöd är avgiftsfritt för den enskilde. 4.2.5 Kvalificerat boendestöd Boendestöd för personer som bedöms vara i behov av ett mer kvalificerat boendestöd. Det gäller situationer när den enskildes funktionsnedsättning och oförmåga är så omfattande att det är extremt komplicerat att ge rätt stöd för dessa komplexa behov. 4.2.6 Anhöriganställning Leverantören kan välja att utföra beviljade hemtjänstinsatser med hjälp av personal som är anhörig till brukaren, så kallad anhöriganställd. Som anhöriganställd räknas personal som är släkt med brukaren, oavsett om personen delar hushåll eller ej med brukaren utför serviceinsatser hos brukaren ej har adekvat vårdutbildning När detta är uppfyllt betraktas det ur ersättningssynpunkt inte som hemtjänst utan ersätts med en annan taxa, se avsnitt 3.3 Ersättningsnivåer. Tid som utförs av anhöriganställd registreras inte i leverantörens IT-stöd utan ska registreras direkt i Procapita av utföraren. 4.2.7 Dubbelbemanning SoL Koden för dubbelbemanning ska användas då två personal utför insatsen personlig omvårdnad under samma eller överlappande tidpunkt hos samma brukare. Den ena personalen använder kod för insatsen avseende personlig omvårdnad, den andra använder koden för dubbelbemanning. Ersättningen beräknas på den tid som finns registrerad på koden för personlig omvårdad. Tiden som finns registrerad för dubbelbemanning används 8

endast för uppföljning av hur mycket tid som utförts, då själva ersättningen redan finns inräknad i grundersättningen, se avsnitt 3. Det räknas inte som dubbelbemanning då två personal utför olika insatser, t ex serviceinsatser och personlig omvårdnad, under samma eller överlappande tidpunkt hos samma brukare. insatsen serviceinsats under samma eller överlappande tidpunkt hos samma brukare. I sådana fall ska det framgå av genomförandeplanen att brukaren accepterar att två personer kommer samtidigt. Tiden registreras av respektive personal på rätt insats. 4.2.8 Avlösarservice SoL Avlösarservice ges till föräldrar/motsvarande med funktionshindrade barn under 18 år som inte tillhör personkretsen för LSS. Insatsen avses avlösning i det egna hemmet. Avlösarservice beviljas dag- och kvällstid fram till 22.00, men tiden kan utsträckas när det finns särskilda skäl. 4.2.9 Ledsagarservice LSS Ledsagarservice LSS syftar till att underlätta för den enskilde att ha kontakter med andra och bryta isolering. Insatsen är avsedd för aktiviteter av vardaglig karaktär i närmiljön. 4.2.10 Avlösarservice LSS Med avlösarservice LSS avses avlösning i det egna hemmet, dvs att en personal tillfälligt övertar omvårdnaden från anhörig. 4.3 Efterrapportering I vissa situationer måste leverantören efterrapportera utförda insatser då det inte är möjligt att registrera dem hos den enskilde. Det gäller för: Kollektiva insatser Vissa insatser sker åt flera brukare samtidigt. Det kan t ex gälla inköp, apoteksärenden och distribution av varm mat. Underleverantörer Leverantör kan använda underleverantörer för t ex matdistribution eller inköp. Underleverantörer rapporterar då utförd tid till leverantören. Insats som inte kan utföras hemma hos den enskilde Kontakt med sjukvård, myndigheter, närstående eller god man. Anhöriganställd Då anhörig utför serviceinsatser, se avsnitt 4.2.6 Anhöriganställning. Efterrapportering ska göras och insatserna ersätts. 9

5 Kontakta oss Tveka inte att höra av dig om du har frågor! Frågor som handlar om Kontakta Kontaktuppgifter Biståndsbeslut, brukare, förändring av behov Biståndshandläggare Se www.vasteras.se under Politik & demokrati/stadens organinsation/ Förvaltningar/ Sociala nämndernas stab Ersättning, överförd tid, regler för ersättning, fakturor, betalning, anhörigstöd IT-stöd, tekniskt hur man gör överföring, behörigheter, integrationer Allmänna frågor, övrigt Ersättningshandläggare 021-39 24 97, 021-3919 32 Objektspecialist VIS-enheten Sociala nämndernas stab anette.wengelin@vasteras.se petra.ribba@vasteras.se supportvoo@vasteras.se 021-39 20 63 sociala-namnd-stab@vasteras.se 10