Sammansträdesprotokoll Plats och tid Debatten, kommunhuset kl. 18:00-20:40 ande ledamöter Kjell Öhrström (M) (ordförande) Christina Blom Andersson (KD) (vice ordförande) Inger Andersen (S) (2:e vice ordförande) Margaretha Wiberg (M) ersätter Helena Butén (M) Kristina Asplund (FP) 129-139 ersätter Ingalill Zell (C) P A Hammarström (S) 140-145 ersätter Ingalill Zell (C) Ej tjänstgörande ersättare P A Hammarström (S) 129-139 Övriga närvarande Lena Burman Johansson Daniel Liljekvist Justeringens plats och tid Kansliet, 2015-11-30 Underskrifter Sekreterare. Camilla Östlund Ordförande.. Kjell Öhrström (M) Justerande.... Inger Andersen (S) 1
ANSLAG/BEVIS Organ Socialnämndens arbetsutskott Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdes datum Protokollet omfattar paragraferna 129-145 Datum för anslags uppsättande 2015-12-01 Datum för anslags nedtagande 2015-12-23 Underskrift Förvaringsplats för protokollet Camilla Östlund Kansliet. 2
ÄRENDELISTA 129 Information om utredning och handläggning gällande ensamkommande flyktingbarn 130 Lägesrapport Ensamkommande asylsökande flyktingbarn och nyanlända invandrare 131 Överenskommelse för mottagandet av ensamkommande barn 2016 132 Överenskommelse om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare 133 Redovisning av verksamhetsuppföljning gällande insatsen boendestöd 134 Information om kvinnojour 135 Uppföljning av Socialnämndens handlingsplan mot våld i nära relationer 136 Förfrågningsunderlag, upphandling avseende familjehem, jourhem och HVB-hem 137 Återrapportering: kartläggning av personal- och kompetensförsörjningsbehov inom äldreomsorgen 138 Internkontroll 2015 Kontroll av förtroendekänsliga poster 139 Intern kontroll 2016, Socialnämnden 140 Förlängning av avtal med Frösunda LSS AB avseende Solbacken, Adelsö 141 Förlängning av avtal med Vardaga AB avseende Kullen 142 Sammanträdesplan för 2016 143 Resultatindikation per oktober 2015, Socialnämnden 144 Månadsrapport: Valfrihet enligt LOV, information per 2015-10-31 145 Inspektion av socialsekreterarnas arbetsförhållanden 3
129 Information om utredning och handläggning gällande ensamkommande flyktingbarn (SN15/148) Socialnämnden noterar informationen. Sedan början av juli har antalet ensamkommande asylsökande flyktingbarn- och ungdomar ökat dramatiskt. Alla kommuner i landet tar nu emot långt över det antal barn och ungdomar som tidigare avtalats med Migrationsverket. Den pågående flyktingkrisen påverkar starkt socialkontorets barn- och ungdomssektions möjligheter att utreda och fatta beslut om insatser på sådant sätt som framgår i gällande lagstiftning och föreskrifter. Utredningar och beslut riskerar nu att brista i god kvalitet. Denna situation delar Ekerö kommun med övriga kommuner i landet. Sektionen för Familj, barn och unga som ansvarar för att motta och placera ensamkommande barn och ungdomar, tvingas till hårda prioriteringar. Uppföljningar av samtliga barn/ungdomar kan i nuläget inte genomföras i den omfattning som framgår av socialtjänstlagen. I dagsläget finns inga tendenser till att omfattningen av antalet barn och ungdomar som söker asyl i landet, kommer att minska nästa år. sunderlag Tjänsteutlåtande - Information om utredning och handläggning gällande ensamkommande flyktingbarn 4
130 Lägesrapport Ensamkommande asylsökande flyktingbarn och nyanlända invandrare (SN15/80) Socialnämnden noterar informationen. Lägesrapport vad avser mottagande av ensamkommande asylsökande flyktingbarn och nyanlända invandrare föreligger. Fram till 11 november har 57 ensamkommande barn och ungdomar tagits emot. Bristen på boendeplatser är påtaglig. Arbete pågår för hitta lämpliga lokaler i kommunen för att bygga upp boendeformer. Under oktober och november har inflyttningen av ensamkommande ungdomar skett i etapper i fastigheten på Sundsgården. Ytterligare en fastighet kommer inom kort att ianspråktas för ensamkommande ungdomar då kommunen fortsatt tar emot två till tre barn/ungdomar per vecka för placering. För att säkerställa att frågor som avser integration och samverkan mellan olika kontor och verksamheter i kommunen har en styrgrupp bildats som ansvarar för planering och omhändertagande av strategiska frågor. En arbetsgrupp med operativt ansvariga representanter i respektive verksamhet ansvarar för att underlätta den direkta samverkan mellan de olika verksamheterna i det daglig arbetet. sunderlag Tjänsteutlåtande - Ensamkommande asylsökande flyktingbarn och nyanlända invandrare, lägesrapport 5
131 Överenskommelse för mottagandet av ensamkommande barn 2016 (SN15/171) överlämnar ärendet till Socialnämnden utan eget ställningstagande. Migrationsverket har till landets Länsstyrelser lämnat platsbehovsberäkning för 2016 om 40 000 asylplatser för ensamkommande barn. Stockholms län har fått ett för-delningstal om 7 355 asylplatser att fördela över länet. Länsstyrelsen har 2015-11-13 inkommit till Ekerö kommun med framställan om att teckna ny överenskommelse för asylsökande ensamkommande barn. Framställan avser 116 boendeplatser och inne-bär en utökning med 99 platser för 2016. En undertecknad överenskommelse behöver vara Migrationsverket tillhanda senast 8 december 2015 för att kunna börja gälla 1 januari 2016. Kommunen har möjlighet, likt föregående år, att belägga det antal asylplatser i 2016 års överenskommelse som kommunen tagit emot på anvisning utöver sedan tidigare överenskomna platser för 2015. Det innebär att Socialnämnden i den nya överens-kommelsen för 2016 får räkna bort mellan 64 och uppåt av asylplatserna för 2016. Varje en av dessa platser är upptagna till dess den unge fått ett beslut om permanent uppehållstillstånd eller inte. sunderlag Tjänsteutlåtande - Överenskommelse avseende boendeplatser för asylsökande ensamkommande barn Framställan om överenskommelse avseende boendeplatser för asylsökande ensamkommande barn Informationsbrev om fastställda fördelningstal och överenskommelsearbete 2016 6
132 Överenskommelse om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare (SN15/173) 1. överlämnar ärendet till Socialnämnden utan eget ställningstagande. 2. beslutar att delge Kommunstyrelsen ärendet. Länsstyrelsen har inkommit med framställan om ny överenskommelse gällande mottagande och bosättning av nyanlända invandrare för 2016. Överenskommelsen avser att gälla tillsvidare och anger ett utökat mottagande från nuvarande 40 personer till 104 personer årligen. Ett lagförslag som avser att ge möjlighet för Migrationsverket att anvisa nyanlända till kommuner utan överenskommelse är ute på remiss och ny lag föreslås träda ikraft 1 juli 2016. Lagen kan komma att påverka landets kommuner för nu föreslagna överenskommelser om mottagande. sunderlag Tjänsteutlåtande - Överenskommelse om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare Framställan om överenskommelse avseende mottagande och bosättning av nyanlända invandrare Mall överenskommelse om mottagand och bosättning av nyanlända invandrare Kommunfördelning Stockholms län 2016 - Mottagand av nyanlända på anvisning Expedieras till Kommunstyrelsen 7
133 Redovisning av verksamhetsuppföljning gällande insatsen boendestöd (SN13/82) 1. Socialnämnden noterar informationen. 2. Socialnämnden ger socialkontoret i uppdrag att återkomma med förnyad redovisning senast februari 2016. Socialkontoret genomförde 2014 en verksamhetsuppföljning av boendestöd. Av denna framkom att det fanns behov av utveckling och förbättring både från beställare och Produktionsområde omsorg i syfte att optimera hur och på vilket sätt insatsen beviljas och ges till brukarna. Från beställarens sida fanns behov av översyn och revidering av förfrågningsunderlag gällande tid för verkställighet och tid för när genomförandeplan ska ha inkommit från utförare till beställare, utveckling och förbättring av innehållet i uppdraget samt initiering och kommunikation med utförare i samband med uppdrag. Förbättringsområden hos utföraren avsåg hantering av synpunkter och klagomål, verkställighet av uppdrag, avvikelserapportering samt upprättande av genomförandeplaner. Ekerö boendestöd hade utifrån dessa förbättringsområden utarbetat en handlingsplan. Lägesrapport med redovisning av pågående aktiviteter lämnades till Socialnämnden i februari 2015. Socialnämnden har givit kontoret i uppdrag att senast november 2015 återkomma med förnyad redovisning vilken föreligger. sunderlag Tjänsteutlåtande - Slutredovisning av verksamhetsuppföljning gällande insatsen boendestöd PM - Ekerö boendestöd - resultat av handlingsplan/vidtagna åtgärder 8
134 Information om kvinnojour (SN15/162) Socialnämnden noterar informationen. Vid 2015-09-09 ställdes fråga om kvinnojour öppnat upp verksamhet i Sundbyberg. Arbetsutskottet gav socialkontoret i uppdrag att undersöka detta och om möjligheter till ett samarbete med den nya jouren. sunderlag Tjänsteutlåtande - Information om kvinnojour 9
135 Uppföljning av Socialnämndens handlingsplan mot våld i nära relationer (SN15/161) Socialnämnden noterar informationen. Socialnämnden fastställde i december 2014 handlingsplan och mål för nämndens arbete mot våld i nära relationer. Planen anger bl a att socialkontoret i slutet av varje år ska följa upp och återkomma till socialnämnden gällande samverkan, kompetensutveckling, kartläggning, utredningsmetodik och statistik. sunderlag Tjänsteutlåtande - Uppföljning av Socialnämndens handlingsplan mot våld i nära relationer Socialnämndens handlingsplan mot våld i nära relationer 10
136 Förfrågningsunderlag, upphandling avseende familjehem, jourhem och HVB-hem (SN15/142) Socialnämnden fastställer förfrågningsunderlag för upphandling enligt LOU gällande ramavtal för insatserna familjehem, jourhem och HVB-hem riktade till barn och ungdomar. Sektionen för familj, barn och unga ska genomföra en upphandling om ramavtal enligt LOU för tjänsterna konsulentstödda familjehem och jourhem för barn och ungdomar mellan 0-20 år samt HVB-hem 13-20 år. Föregående ramavtal har löpt ut varav nya ramavtal behöver upphandlas. 2014 omsatte Socialnämnden ca 6,4 miljoner kr för externa familje- och jourhem och ca 4 miljoner kr för HVB-hem. Socialnämnden föreslås fastställa förslag till förfrågningsunderlag 11
137 Återrapportering: kartläggning av personal- och kompetensförsörjningsbehov inom äldreomsorgen (SN15/79) 1. Socialnämnden noterar informationen. 2. Socialnämnden ger socialkontoret i uppdrag att återkomma med resultatet av granskningen av utförares kompetensutvecklingsplaner. Socialnämnden i uppdrag att till sammanträdet i december återkomma med en ny redovisning kring personal- och kompetensförsörjningsbehov inom äldreomsorgen. I ärendet beskrivs det pågående arbetet med att granska utförarnas styrning för kompetensutveckling. Vidare redovisas utvecklingen inom några andra faktorer med påverkan för frågan. sunderlag Tjänsteutlåtande - Återrapportering: kartläggning av personal- och kompetensförsörjningsbehov inom äldreomsorgen 12
138 Internkontroll 2015 Kontroll av förtroendekänsliga poster (SN15/131) 1. Socialnämnden noterar granskningen. 2. Socialnämnden beslutar att området kontroll av kostnader för representation, kurser/konferenser och uppvaktning redovisas i enlighet med regelverket ska läggas till internkontrollplan 2016. I internkontrollplan för 2015 ingår området kontroll av att kostnader för representation, kurser/konferenser och uppvaktning redovisas i enlighet med regelverket. Ekonomienheten har utfört en stickprovskontroll av fakturor avseende aktuellt området. Alla transaktioner med ett belopp om 500 kr eller mer har granskats. Inom varje ansvar har samtliga fakturor upp till 30 st granskats. För de ansvar där antalet fakturor överstiger 30 st har ett urval gjorts på den överstigande delen. Totalt har 198 fakturor granskats. Granskningen visar att flera fakturor saknar underlag med uppgifter om deltagarlista och innehållsförteckning. I tre fall hade fakturorna felaktig attest och i tre fall hade fel moms angetts. Området kommer att granskas även under år 2016. sunderlag Tjänsteutlåtande - Internkontroll 2015 - Stickprovskontroll av förtroendekänsliga poster PM - Internkontrollplan 2016 13
139 Intern kontroll 2016, Socialnämnden (SN15/166) 1. Socialnämnden fastställer internkontrollplan inklusive uppföljningsplan för 2016. 2. Socialnämnden överlämnar informationen till Kommunstyrelsen. Kommunallagen regleras att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen ska säkerställa att verksamheten bedrivs säkert och med hög effektivitet inom lagstiftning och i enlighet med fastställda mål och riktlinjer. Socialnämnden har fastställt Socialnämndens ledningssystem för kvalitet i vilket bl a former för uppföljning och kontroll av mål och verksamhetsplanering, ekonomi och kvalitet regleras. Utifrån en bedömning av risk och väsentlighet görs årligen bedömning av uppföljningar utöver de som löpande sker inom ramen för ledningssystemet. Kontroller av processer och rutiner fastställs i internkontrollplan. Förslag till internkontrollplan för 2016 har utarbetats. Förslaget utgår från reglementet för intern kontroll i Ekerö kommun vilket fastställdes av Kommunfullmäktige i mars 2014 (rev 2015). Enligt Reglemente intern kontroll i Ekerö kommun (KFS 01:7) 7 ska nämnden årligen till Kommunstyrelsen, dock senast i februari året efter aktuellt år, rapportera slutsatserna från uppföljning av den interna kontrollen inom nämnden. Socialnämndens internkontrollplan för innevarande år omfattar ett stort antal kontrollområden. Planen utgår från och omfattar processerna mål och verksamhetsplanering, ekonomi, kvalitet i tjänster och verksamheter samt rättssäkerhet och kvalitet i myndighetsutövning. Kontroller och uppföljningar har under året gjort i enlighet med planen. När det gäller internkontroll av processen rättssäkerhet och kvalitet i myndighetsutövningen har kontrollerna omfattat ett flertal områden. 14
Genomförda kontroller har i stort visat på att fastställda regelverk och rutiner efterlevs. Dock har vissa brister konstaterats vad avser följande; * Genomförandeplan vuxna socialpsykiatri, missbruk och hemtjänst Upprättade planer från utföraren saknas i viss omfattning. * Egenavgifter LSS om egenavgift för korttidvistelse och korttidstillsyn saknas i vissa ärenden. Dessa områden kommer därför att fortsätta följas och ingår i 2016 års internkontrollplan. Av internkontrollen har vissa utvecklings-/förbättringsområden identifierats vilka kommer att ingå i verksamhetsplaneringen för 2016. sunderlag Tjänsteutlåtande - Den interna kontrollen 2016, Socialnämnden PM - Den interna kontrollen 2016, Socialnämnden Internkontrollplan 2016 15
140 Förlängning av avtal med Frösunda LSS AB avseende Solbacken, Adelsö (SN13/163) Socialnämnden beslutar att förlänga avtal med Frösunda LSS AB avseende driften av Solbacken att gälla from 2016-08-31 2018-08-31. Socialnämnden har upphandlat avtal med Frösunda LSS AB avseende driften av bostad med särskild service enligt LSS, Solbacken på Adelsö. Avtalstiden är 2010-09-01 2014-08-31 med möjlighet till 2+2 års förlängning. Enligt avtalet ska beställaren senast 6 månader före avtalstidens utgång informera utföraren om förlängningsklausulen kommer att utnyttjas. Socialnämnden har därmed att senast 2016-02-28 besluta om förlängning. Socialkontorets bedömning är att utföraren uppfyller de krav som ställs i avtalet. Uppföljningar visar att verksamheten har en god kvalitet. Kontoret föreslår därför att Socialnämnden använder avtalets sista förlängningsmöjlighet och förlänger avtalet med två år, t o m 2018-08-31. sunderlag Tjänsteutlåtande - Förlängning av avtal med Frösunda LSS AB avseende Solbacken, Adelsö 16
141 Förlängning av avtal med Vardaga AB avseende Kullen (SN13/128) Socialnämnden beslutar att förlänga avtal med Vardaga AB avseende driften av Kullen att gälla fr o m 2017-01-01 2018-12-31. Socialnämnden har upphandlat avtal med Vardaga AB fr o m 15 oktober 2013 avseende driften av det särskilda boendet Kullen. Avtalstiden är fr o m 2011-10-01 2014-12-31 med möjlighet till 2+2 års förlängning. Enligt avtalet ska beställaren senast 12 månader före avtalstidens utgång informera utföraren om förlängningsklausulen kommer att utnyttjas. Socialnämnden har därmed att senast 2015-12-31 besluta om förlängning. Socialkontorets bedömning är att utföraren fullföljer uppdraget med god kvalitet och uppfyller de krav som ställs i avtalet. Kontoret föreslår därför att Socialnämnden utlöser avtalets sista förlängnings-möjlighet och förlänger avtalet med två år t o m 2018-12-31. sunderlag Tjänsteutlåtande - Förlängning av avtal med Vardaga AB avseende Kullen 17
142 Sammanträdesplan för 2016 (SN15/149) Socialnämnden beslutar att anta sammanträdesplanen för 2016. Ett förslag på sammanträdesplan för Socialnämnden (SN) och (SN au) 2016 har tagits fram av kommunkansliet i samarbete med socialkontoret. Både arbetsutskottets och nämndens sammanträden för 2016 är planerade att vara på onsdagar i Debatten enligt följande: SN au 2016-02-03 2016-02-24 2016-04-27 2016-06-01 2016-09-08 2016-10-26 2016-11-23 SN 2016-02-17 2016-03-16 2016-05-11 2016-06-15 2016-09-21 (info) 2016-09-28 2016-11-09 2016-12-07 2016-12-15 sunderlag Tjänsteutlåtande - Sammanträdesplan 2016 18
19
143 Resultatindikation per oktober 2015, Socialnämnden (SN15/6) Socialnämnden noterar informationen. Socialnämnden följer löpande verksamhetsutveckling och ekonomisk utveckling inom sitt område. Fokus i den löpande ekonomiska uppföljningen är främst volymavvikelser och andra kritiska faktorer. En ekonomisk avstämning med resultatindikation per oktober 2015 har gjorts med en översiktlig bedömning av ekonomisk avvikelse för helåret. Resultatindikationen visar på ett positivt resultat om 10 mkr för 2015. sunderlag Tjänsteutlåtande - Resultatindikation per oktober 2015, Socialnämnden Expedieras till Kommunstyrelsen 20
144 Månadsrapport: Valfrihet enligt LOV, information per 2015-10-31 (SN15/12) Socialnämnden noterar informationen. Information om valfrihetssystem inom socialtjänsten 2015-10-31. sunderlag Tjänsteutlåtande - Månadsrapport: Valfrihet enligt LOV per oktober 2015 Expedieras till Tjänsteutlåtande, 2015-11-09. 21
145 Inspektion av socialsekreterarnas arbetsförhållanden (SN15/81) Socialnämnden noterar informationen. Socialchef Lena Burman Johansson informerar om att Arbetsmiljöverkets inspektion av socialsekreterarnas arbetsförhållanden i Ekerö kommun nu är avslutad då vi uppfyller kraven. sunderlag Information om avslutat ärende 2015/016658 22