PEDERSÖRE FÖRSAMLING 8/15 sid. 53 Sammanträdestid: 09.12.2015 kl. 18-20 Sammanträdesplats: Närvarande: Frånvarande: Övriga närvarande: Rosenlunds prästgård ordf. Hans Häggblom, Victoria Björk, Gerd Björklund, Mats Björklund, Nils-Erik Björkskog, Stephan Ekman, Britt-Mari Knuts, Krister Mård, Sofie Södergård Ulf Axell, Johanna Hjulfors, Jimmy Österbacka sekr. Lena Sandberg SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE 100 Ordförande öppnade kvällens sammanträde efter gemensam julgröt. MÖTETS LAGLIGHET OCH BESLUTSFÖRHET 101 Mötet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 102 Till protokolljusterare valdes Krister Mård och Sofie Södergård. GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 103 Föredragningslistan godkändes i föreliggande form. Underskrift Hans Häggblom, ordf. Lena Sandberg, sekr. Protokollet justerat / 2015 Det justerade protokollet är framlagt till påseende i församlingens kansli, Kyrkostrands församlingshem, under tiden 09.12 24.12 2015 kl. 9-13. Intygar kyrkoherde
PEDERSÖRE FÖRSAMLING 8/15 sid. 54 ANMÄLNINGSÄRENDEN 104 104.1 Församlingen representerades av Roger Eriksson vid kransnedläggningen på Självständighetsdagen. 104.2 Församlingsrådets möte med de anställda blir onsdagen den 27.1 2016 kl.18, inte torsdagen 28.1 som tidigare meddelats. 104.3 Kollektansökningar har inkommit från Snoans vänner rf och Förbundet Vita Bandet i Finland rf. Organisationerna meddelas enligt tidigare praxis. 104.4 Maria och Ben Westerling har sänt ett tack till församlingen med anledning av att avtal om understöd för deras arbete i Nepal ingåtts med Finska Missionssällskapet. 104.5 Slef:s vinterprogram 2015-2016 delades ut under sammanträdet.
PEDERSÖRE FÖRSAMLING 8/15 sid. 55 UTLÅTANDE OM BUDGETEN 2016 105 I enlighet med anvisningarna till KO 15:1 skall församlingarna beredas möjlighet att ge utlåtande om den uppgjorda budgeten för den kyrkliga samfälligheten för följande år. Utlåtandet skall avges före budgeten fastställs i gemensamma kyrkofullmäktige. Församlingsrådet avger utlåtandet. Gemensamma kyrkorådet har behandlat budgetförslaget för 2016 vid sammanträde 19.11 2015 och Gemensamma kyrkofullmäktige slår fast budgeten för 2016 den 10.12 2015. Verksamhetsbidraget fördelas mellan stödfunktionerna 47 % och församlingarna 53 %. Den kyrkliga samfällighetens totala budget visar ett underskott på 180 865. Det beror på att en del fasta kostnader inte var kända vid uppgörandet av budgetramarna samt att en del församlingar använder tidigare års budgetunderskridningar. Från och med nästa år slopas församlingarnas andel av samfundsskatten och i stället finansieras församlingarnas lagstadgade samhälleliga uppgifter ur statsbudgeten enligt lagen om statlig finansiering till den evangelisk-lutherska kyrkan. Fördelningsgrunden är 19,50 /kommunmedlem. Detta innebär för samfällighetens del en sänkning på 8 % jämfört med samfundsskatteintäkterna år 2014. Personalkostnaderna utgör 66,1 % av verksamhetskostnaderna. En tredjedel av ca 140 anställda arbetar inom stödfunktionerna, resten i församlingstjänst. Den kyrkliga samfälligheten upprätthåller utöver stödfunktioner även familjerådgivning och sjukhussjälavård. Fastighetsinvesteringar som berör Pedersöre församling gäller sprinklersystem i kyrkan samt tillbyggnad av personalutrymmen vid Pedersöre gravgård. I fastighetsbudgeten finns även medel för anskaffning av nya psalmböcker till kyrkan eftersom det nya psalmbokstillägget utkommer till advent 2016. Församlingsrådet godkänner den kyrkliga samfällighetens budget för år 2016. I enlighet med beredningens förslag föreslår församlingsrådet att budgeten för Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet år 2016 godkänns. Beslut enligt förslag.
PEDERSÖRE FÖRSAMLING 8/15 sid. 56 KOLLEKTPLAN 2016 106 Församlingen skall göra upp en kollektplan över kollekter som skall uppbäras vid församlingens huvudgudstjänst. Församlingsrådet fastställer planen i enlighet med KO 2:8. Planen kan göras upp för hela året eller för de olika arbetsperioderna (vinter, sommar, höst) skilt för sig. Kyrkostyrelsen har med stöd av 22 kap. 2 i KL beslutat fastställa vissa kollektändamål. Därtill finns en lista över kollektändamål som skall beaktas på valbara dagar. Utöver detta finns en förteckning över rekommenderade kollektändamål. Till församlingen har inkommit ett antal ansökningar om gudstjänstkollekter. De egna verksamhetssektorerna behöver även finnas med bland kollektändamålen i enlighet med budgetförslaget. De rekommenderade kollektändamålen har under de senaste åren införts i kollektplanen med en anteckning om att de är utbytbara i händelse av ett akut inkommet behov. Medarbetarna kunde för innevarande år i samband med kalenderplanering notera kollektfria dagar och besluta om kollekt med beaktande av aktuellt behov. Församlingsrådet godkänner kollektplanen för år 2016. Församlingsrådet omfattar beredningens förslag. Beslut enligt förslag. Bilaga. REPRESENTANTER TILL UNGDOMENS KYRKODAGAR 107 Ungdomens kyrkodagar hålls 21-24.1 2016 vid Lärkkulla, Karis. Årets tema är Välkommen in! Pedersöre församling har enligt en ny arbetsordning rätt att sända 9 representanter till Ungdomens Kyrkodagar. Församlingen kan utse suppleanter vilkas antal får vara högst en tredjedel av ombudens antal. Deltagaravgiften för UK är 140 per representant. Ett ombud bör vara 15-30 år och konfirmerad medlem av församlingen. Ungdomsarbetsledaren har diskuterar valet av delegater med ungdomarna och förrättar val. Förslag till representanter ges vid mötet. Församlingsrådet utser Pedersöre församlings representanter till Ungdomens Kyrkodagar i Karis 21-24.1 2016 i enlighet med ungdomarnas förslag. Församlingsrådet utser Emelie Melin, Jakob Nylund, Joel Nylund, Alaric Mård, Ronja Wiklund, Elin Sandström och Emma Anttila att representera Pedersöre församling vid Ungdomens Kyrkodagar 21-24.1 2016. Beslut enligt församlingsrådets förslag.
PEDERSÖRE FÖRSAMLING 8/15 sid. 57 C-KANTORSTJÄNSTEN 108 Församlingsrådet beslöt vid möte 9.9 2015 61 att anställa kyrkomusiker YH Diana Häggblom för tiden 20.10 31.12 2015. Tanken var att anställning fortsätter men det skulle utredas om anställningen skulle göras ordinarie eller tjänstförrättande. En ordinarie anställning från 1.1 2016 är inte möjlig på grund av ansökningsförfarande. Därtill har församlingsrådet diskuterat den totala tjänsteresursen och lämnat en del frågor öppna gällande tjänsternas besättande med motiveringen gällande kommande strukturförändringar. Musikstuderande Diana Häggblom anställdes som sommarkantor i församlingen 1.6-31.8 under åren 2007, 2008, 2009 och 2010. Därefter anställdes hon i ett alterneringsavtal för tiden 2.9 2010 31.7 2011. Vardera anställningen var heltidsanställningar. Avtal om byte av kantorstjänster ingicks med Jakobstads svenska församling 29.4 2010. Arbetstiden fördelades enligt avtalet 80 % i Pedersöre församling och 20 % i Jakobstads svenska församling. Anställningen förlängdes för tiden 1-31.8 2011. Kyrkomusiker YH Diana Häggbloms anställdes för tiden 1.9 31.12 2011 med tjänstgöring på 80 %, fördelat 60 % i Pedersöre församling och 20 % i Jakobstads svenska församling. Församlingsrådet förlängde anställningsförhållandet för tiden 1.1 31.12 2012. Under årets senare del var Diana Häggblom moderskapsledig. Därefter anställdes Diana Häggblom som tf. c-kantor 1.6 2013 31.12 2014 enligt villkor i avtal med Jakobstads svenska församling. Avtalet godkändes 29.5 2013. Tf. kantorn Diana Häggblom anhöll och beviljades moderskapsledighet av församlingsrådet för tiden 5-31.12 2014. Tjänsten som kantor av lägsta graden i församlingen var obesatt 1.1 19.10 2015. Församlingsrådet beslöt 9.9 2015 anställa kyrkomusiker YH Diana Häggblom som tf c- kantor (deltid 80 %) i Pedersöre församling för tiden 20.10-31.12 2015 i kravgrupp 502 (grundlön 2.282,85 för heltid). Medel för fortsatt anställning (deltid 80 %) finns budgeterat för år 2016. Under tiden bör församlingsrådet diskutera ledigförklarande och besättande av tjänsten ordinarie. Detta är dock i viss mån kopplat till eventuella strukturförändringar. Församlingsrådet beslutar anställa kyrkomusiker YH Diana Häggblom som tf. c-kantor (deltid 80 %) i Pedersöre församling för tiden 1.1 31.12 2016 i kravgrupp 502 (grundlön 2.282,85 ). Tjänstgöringsstället är Kyrkostrands församlingshem. Församlingsrådet omfattar beredningens förslag. Beslut enligt förslag.
PEDERSÖRE FÖRSAMLING 8/15 sid. 58 JULENS GUDSTJÄNSTER 109 Förtroendevalda har enligt tidigare praxis fungerat som dörrvärdar vid julens gudstjänster i kyrkan. I år gäller det julafton kl.10, kl.12 och kl.16 samt juldagens julotta kl.8. Det behövs också några personer som ställer i ordning läktaren inför julbönen kl.16. Eftersom julottan är gemensam med Jakobstads svenska församling är fyra personer utsedda därifrån. Församlingsrådet utser ansvarspersoner för julens gudstjänster i kyrkan och fastställer kollektändamål. Förslag till kollekt: 20.12 kl.10 En nykter jul för barnens skull Förbundet Vita Bandet i Finland rf 24.12 - kl. 10 Finska missionssällskapet; julinsamling för fredsarbete - kl. 12 Kyrkans Utlandshjälp, adventsinsamling, ge barnen en god och trygg barndom - kl. 16 Finska Missionssällskapets katastroffond Församlingsrådet föreslår följande ansvarspersoner för julens gudstjänster: 24.12 kl. 10: Mats Björklund 2 pers., Krister Mård 2 pers., Johanna Hjulfors 2 pers. 24.12 kl. 12: Gerd Björklund 3 pers., Nils-Erik Björkskog 1 pers., Sofie Södergård 2 pers., Britt-Mari Knuts 2 pers. 24.12 kl. 16: Victoria Björk 2 pers., Någon från gemensamma kyrkofullmäktige 25.12 kl. 8: Någon från gemensamma kyrkofullmäktige Församlingsrådet omfattar beredningens förslag till kollekt 20.12 och 24.12. Beslut enligt församlingsrådets förslag. FRIDAGSPLAN 110 Kyrkoherdens fridagsplan för februari-april 2016 skall företes församlingsrådet och tillställas Domkapitlet i Borgå för fastställelse. Kyrkoherden godkänner övriga församlingsanställdas semesterrester. Fridagsplanen presenteras vid sammanträdet. Fridagsplanen för tiden februari-april 2016 noteras till kännedom. Församlingsrådet noterar fridagsplanen till kännedom. Beslut enligt församlingsrådets förslag. Bilaga.
PEDERSÖRE FÖRSAMLING 8/15 sid. 59 BESVÄRSANVISNING 111 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning. Föredragande gav tilläggsuppgifter om besluten. MÖTETS AVSLUTANDE 112 Ordförande avslutade kvällens sammanträde kl. 20.00.