Europeiska ekonomiska och sociala kommittén PRESIDIET 538:e sammanträdet 10 juli 2007 Pt 7 c Ärende: Punkt 7 c på dagordningen Stöd till ledamöterna/it-tjänster FÖR KÄNNEDOM Detta meddelande innehåller information om olika aspekter av de IT-tjänster som erbjuds ledamöterna. Det tar upp det finansiella IT-stödet till ledamöterna, förfarandena för befordran av arbetsdokument, det arbete som pågår på IT-avdelningen och, de IT-tjänster som finns tillgängliga. Dessutom innehåller det och en lista över kontaktpersoner vid sekretariatet. Presidiet och behöriga instanser inom kommittén kommer fortlöpande att informeras om andra aspekter som rör det logistiska stödet till ledamöterna. Det bör observeras att generalsekreterarens elektroniska månadsbrev till ledamöterna innehåller regelbunden information om dessa frågor. Varje brev innehåller dessutom ett register över redan behandlade teman. 1. PC-bidrag och förfarandena för befordran av arbetsdokument 1.1 Ledamöterna får begära ersättning för sina IT-utgifter under mandatperioden. Ersättningen består i ett årligt bidrag till utgifterna för ny eller befintlig IT-utrustning och de driftskostnader som hänger samman med dessa. Det årliga schablonbeloppet uppgår till 1 000 euro. Ledamöter som vill begagna sig av detta system måste underteckna en individuell deklaration. Detta system förvaltas av Enheten för ekonomisk service till ledamöterna. SV
- 2-1.2 För de ledamöter som deltar i "PC-systemet" befordrar sekretariatet arbetsdokumenten enligt följande förfaranden: Typ av dokument Alla arbetsdokument för plenarsessioner och sektionssammanträden: Utkast till informationsrapport, sektionens yttrande, sektionens rapport och utkast till kommitténs yttrande, Kommitténs yttrande, Referat av överläggningar, protokoll Informationsmeddelande om nytt remissärende Kallelse/Dagordning Preliminärt utkast till yttrande Alla presidiedokument Alla dokument för grupperna I, II och III Alla dokument för studiegrupperna Brådskande dokument Brev Alla dokument som inte faller under någon av de båda kategorierna ovan (inklusive kommissionsdokument) Befordringssätt Dessa dokument skickas inte eftersom de kan konsulteras on-line. Dessa dokument skickas med Dessa dokument skickas med expressbud. 1.3 Ledamöter som inte deltar i "PC-systemet" erhåller alla dokument med expressbud. 2. Pågående IT-arbete 2.1 IT-arbetsplanen för 2007 är indelad i fyra verksamhetsområden: 1. Informationssystem (20 aktiviteter) 2. IT-infrastruktur (18 aktiviteter) 3. Användarstöd (9 aktiviteter) 4. Samordning (3 aktiviteter) 2.2 Till aktiviteterna på området informationssystem hör framför allt arbetet med att utveckla och underhålla de informationssystem som används som stöd för kommitténs rådgivande arbete, finans och personaladministrationen, kommunikationsverksamheten och dokumentproduktionen. En användargrupp avgör
- 3 - vilket arbete som skall utföras för varje större tillämpning (eller grupp av tillämpningar). 2.3 Som ett första exempel har sekretariatet inrättat en arbetsgrupp för "Befordran av arbetsdokument". Ett annat exempel är arbetsgruppen för "Ersättning till ledamöterna". Gruppernas ansvarsområde sträcker sig utöver IT-aspekterna för ämnet, men det är ändå de som i varje fall bestämmer hur IT skall stödja det operativa området. 2.4 Verksamheten inom "IT-infrastruktur" är mycket teknisk till sin natur och hit hör driften av databasen, fillagring,, nätverk och telefoninfrastruktur. Syftet med arbetet är framför allt att maximera tillgängligheten, kapaciteten och kontinuiteten i de installerade systemen. 2.5 Till de största projekten på området IT-infrastruktur för 2007 hör en fullständig uppgradering av utrustningen för lagring och arkivering av data. Data kommer att lagras på ettsan-nätverk (Storage Area Network) oberoende av de servrar som behandlar dem. Detta nätverk kommer att vara fördelat mellan Bertha von Suttneroch Belliard 68-byggnaderna. 2.6 Andra större infrastrukturprojekt för 2007 är arbetet med nätverks- och telefonanläggningarna i de två nya byggnaderna, uppgraderingen av Internetanslutningen och bytet av nätverksförbindelserna mellan byggnaderna. 2.7 Till verksamheten på området "Användarstöd" hör användarstöd (62 %), användarrelationer (4 %), logistik (4 %), projekt (24 %) och policygenomförande (6 %). Siffrorna inom parentes visar hur stor del av de sammanlagda resurserna som går till vart och ett av dessa områden. 2.8 I "samordningen" ingår den finansiella förvaltningen, arbetet med att organisera ITtjänsterna i enlighet med bästa praxis och den tekniska utbildningen av ITmedarbetarna. 2.9 Följande områden vållar problem: 1. Dokumentations- och Internettillämpningar buggar och instabilitet. 2. Det stora antalet förfrågningar framför allt på området informationssystem. I slutet av det första kvartalet hade 283 förfrågningar ännu inte behandlats (62 önskemål om korrigerande underhåll, 81 önskemål om kompletterande underhåll, 91 önskemål om nyutvecklingar och 42 tekniska uppgifter). 3. Tekniska incidenter (till dags dato tre stora incidenter alla datorer fick startas om efter en uppdatering av mjukvara ("bulgariska fonter"), en filserver började fungera sämre och avbrott i Testa-nätverket). Det finns två gemensamma faktorer för det första är IT-infrastrukturen mycket komplex och för det andra är man beroende av externa parter.
- 4-2.10 Följande tabell ger en överblick över storleken på kommitténs IT-system och vilka resurser som finns tillgängliga för att genomföra IT-arbetsplanen: INDIKATORER (2006) TOTALT Antal användare 1130 (EESK- och ReK-tjänstemän tillsammans) Antal informationssystem 57 Antal bärbara datorer 28 Antal persondatorer 1475 Antal servrar 32 Antal institutionshuvudsäten 1 Antal byggnader 4 RESURSER OCH UTGIFTER (2006) Infrastruktur och närliggande tjänster Informationssystem utveckling och stöd Personal (som omfattas av tjänsteföreskrifterna) Budget i miljoner euro / personal (heltidsekvivalenter) Hårdvara och mjukvara inklusive 1,73 kopieringsapparater Helpdesk-IKT-utbildning-stödintegrering 1,37 Avgifter för telekommunikation 0,31 Delsumma 3,41 Utveckling 0,87 Underhåll och stöd 0,40 Delsumma 1,27 AD-personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna AST-personal som omfattas av 21 tjänsteföreskrifterna Extern personal (heltidsekvivalenter) 32 Delsumma 58 5
- 5-3. IT-tjänster för ledamöterna 3.1 Ledamöterna erbjuds IT-tjänster i form av de datoranläggningar som finns att tillgå vid sekretariatet och de webbsidor och tillämpningar som kan användas utanför sekretariatet. Dessa beskrivs i dokumentet "Introduktion till IT-tjänsten inom EESK", som finns på ledamöternas USB-nyckel, och i "IT-handledningen", som finns att tillgå i ledamöternas lokaler. Utöver dessa tjänster ges också finansiellt stöd till ITutbildning. 3.2 Stora ansträngningar har gjorts för att förbättra IT-tjänsterna för ledamöterna. Man har uppmärksammat de önskemål som ledamöter framfört under sammanträdena inom ITarbetsgruppen, på välkomstmötena för de nya ledamöterna och vid IT-disken under plenarsessionerna. Dessutom har man analyserat de incidenter som rapporterats till Helpdesk IT. Den sista punkten visar att registreringen av incidenter löper nästan felfritt och att de vanligaste problemen blir lösta inom 15 minuter. 3.3 Det är dock fortfarande ett mycket svårt område, och det måste erkännas att man inte kunnat tillmötesgå alla önskemål och inte heller kunnat lösa alla de problem som rapporterats. 3.4 På grundval av de samtal som Helpdesk IT fått har en lista sammanställts över de viktigaste problemen som ännu är olösta. De största problemen är: Problem nr 1 Problem nr 2 Problem nr 3 Problem nr 4 Problem nr 5 Lagringsutrymme Brist på lagringsutrymme för och dokument. Förväntas lösas genom det nya lagringsprojekte. Det handlar bara om att genomföra en teknisk lösning. Icke-standardutrustning Många förfrågningar angående bärbara datorer (subnotebooks, handdatorer (PDA), smartphones m.m.) och önskemål om uppkoppling mot fjärrsystem (Citrix, iplanet m.m.). Dåligt definierad tjänst och svag problemlösning. Utsikterna till förbättringar är inte goda. Frågor rörande tillämpningar Olika fall av instabilitet och buggar har identifierats i de Internetbaserade tillämpningarna. Väldefinierad tjänst och allt bättre problemlösning. Utsikterna till ytterligare förbättringar är goda. Många klagomål framförs, men användarna saknar ofta förståelse för systemens inneboende begränsningar. En policy för en behöver formuleras och förmedlas. Skrivare, bildläsare och fax
- 6 - Många gamla skrivare är i dåligt skick, och det finns ingen policy för tilldelning av personliga skrivare. Det finns fortfarande många som använder sig av faxlösningen och antalet önskemål om bildläsare ökar exponentiellt. Dåligt definierad tjänst. Ökade medel skulle bidra till en lösning. 3.5 Större förbättringar av Internet-tillämpningarna planeras. Förbättringarna ligger i linje med rekommendationerna från ledamöternas arbetsgrupp för IT-frågor (AGIT) och sekretariatets arbetsgrupp för frågor rörande befordran av dokument. De viktigaste punkterna är följande: 1. Bättre dokumentnamn en sökbar titel på dokumentspråket. 2. Ledamöter och personal bör använda samma tillämpning för att söka efter dokument. 3. En personlig lista över dokument bör förberedas för varje ledamot (och omfatta alla sammanträden som en ledamot deltar i, även presidie- och gruppsammanträden). 4. Nya portaltillämpningar "Anmälan till studiegrupper on-line" och "Anmälan av frånvaro on-line". 5. Bättre on-line-dagordningar för plenarsessioner och sektionssammanträden. 6. Automatisk befordran av arbetsdokument med så snart dessa översatts. IT-arbetet för att utveckla lösningar för de två första punkterna är slutfört, och lösningarna testas nu innan de tas i bruk. IT:s utvecklingsarbete på den tredje punkten är långt framåtskridet. Dessa tillämpningar presenterades vid det senaste sammanträdet inom ledamöternas arbetsgrupp för IT-frågor. IT planerar att utveckla lösningar för återstående punkter till slutet av året. 3.6 Frågan om finansiellt stöd för IT-utbildning behandlas i "Bestämmelser om språk-, data- och kommunikationskurser för Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs ledamöter". EESK ersätter en del av kostnaderna för IT-kurser som anordnas utanför EESK, förutsatt att förhandsgodkännande inhämtats och budgetmedel finns tillgängliga. Ledamöterna får också delta i interna IT-kurser på samma villkor som EESK:s personal. 4. Kontaktpersoner vid sekretariatet 4.1 För alla frågor rörande PC-bidraget, vänligen kontakta Enheten för ekonomisk service till ledamöterna: Ansvarig tjänsteman Pierre Deglimes Kontor VM2 350 Tfn (32-2) 546 94 65 pierre.deglimes@eesc.europa.eu R/CESE 921/2007 rev. item 7 c) EN/MKE-Sv/SGA/kt
- 7 - Vänligen notera att alla finansiella regler och blanketter finns att tillgå under EESKledamöternas portal. 4.2 För alla frågor rörande IT-arbetsplanen, vänligen kontakta Ansvarig tjänsteman Niall O'Higgins Kontor BvS 241 Tfn (32-2) 546 96 68 niall.ohiggins@eesc.europa.eu 4.3 För hjälp med IT-tjänster är Helpdesk IT det enda kontaktstället: Helpdesk IT Kontor BvS våningsplan 2 Tfn (32-2) 546 96 97 helpdesk@eesc.europa.eu Helpdesk IT har följande arbetstider: Måndag 8.30-18.00 Tisdag Torsdag 8.00-18.00 Fredag 8.00-16.00 4.4 Om Ni har några frågor rörande IT-kurser för ledamöter, vänligen kontakta fortbildningsenheten: Ansvarig tjänsteman Simone Einstoss Granado Kontor BvS 303 Tfn (32-2) 546 96 96 simone.einstossgranado@eesc.europa.eu Vänligen notera att alla regler och blanketter som behövs finns att tillgå under EESKledamöternas portal. Det månatliga kursprogrammet finns på intranätet. Presidiet anmodas att ta del av denna information.