1 (5) PROTOKOLL 2014-05-27 STOCKHOLMS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Biblioteksstyrelsen Protokoll fört vid sammanträde med biblioteksstyrelsen 2014-05-27 Dnr SU 525 1.3.1 2014-2 Växthuset, kl. 9.30 12.00 Närvarande: Agneta Bladh, ordförande; Ylva Engström, prodekanus, naturvetenskapliga fakulteten; Gunnel Forsberg, prodekanus, samhällsvetenskapliga fakulteten; Karl Grandin, professor, Kungliga vetenskapsakademien; Sven Mannervik, prefekt Fysikum, naturvetenskapliga fakulteten; Lena Floser, SACO; Alejandra Pizarro, ST; Peter Erell, ST; Fredrik Charpentier Ljungqvist, doktorandrepresentant; Marcus Immonen Hagley, studentrepresentant Anmält förhinder: Karin Helander, prodekanus, humanistiska fakulteten; Marie Sandström, prodekanus, juridiska fakulteten Huvudföredragande: Wilhelm Widmark, överbibliotekarie, Stockholms universitetsbibliotek Adjungerande: Astrid Söderbergh Widding, rektor (fram till punkt 10), Liisa Hänninen, controller, administrativa staben, punkt 10; Tomas Qvarnström, personalspecialist och stabschef, punkt 11. Protokollförare: Lilian Fernández Hall Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: Telefax: E-post:
2 (5) Ärende: 1) Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat. Peter Erell, ny ersättare för ST, presenterade sig. 2) Utseende av justeringsperson Sven Mannervik utsågs till att justera protokollet. 3) Närvaro och yttranderätt Astrid Söderbergh Widding, rektor, fram till punkt 10; Liisa Hänninen, controller, administrativa staben, punkt 10 och Tomas Qvarnström, personalspecialist och stabschef, punkt 11. 4) Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 5) Föregående protokoll Överbibliotekarien informerade att han inte har inkommit med ett skriftligt svar till Institutionen för litteraturvetenskap och idéhistoria, som det hade bestämts vid förra styrelsemötet, eftersom det har pågått både enskilda samtal och deltagande i en hearing. Efter det anser överbibliotekarien att behovet av ett skriftligt svar inte är aktuellt längre. 6) Rektor talar om sin syn på styrelsens arbete Rektorn påpekade att biblioteksstyrelsen efter omorganisationen har fått utökat ansvar. Detta beror på att biblioteket organisatoriskt inte längre ingår i någon nämnd, utan
3 (5) ligger direkt under rektorn. En viktig uppgift för styrelsen är följaktligen att bidra till arbetet med att kommunicera ut de beslut och förändringar som pågår i verksamheten gentemot de olika fakulteterna. Styrelsen ska ge stöd åt överbibliotekarien och bidra med att hitta de lämpliga kanalerna för att nå ut till institutionerna. Rektorn föreslår att vissa strategiska beslut kan skickas på remissrunda via fakulteternas områdeskanslier. Detta förslag blev positivt bemött och kommer att undersökas vidare. Rektorn påminde också om att biblioteksstyrelsen ska fungera som en länk mellan universitetsstyrelsen och biblioteket och att kommunikation av beslut och inriktningar också är av yttersta vikt. Rektor avslutade med att uttala stort förtroende för styrelsens arbete. 7) Överbibliotekarien informerar om aktuella händelser Överbibliotekarien inledde med en allmän presentation kring bibliotekets strategiska inriktning och om det pågående arbetet med att bygga upp Stockholms University Press. Vidare informerade han om den pågående översynen av logistik för tryckta böcker, bemanning och undervisning. Flera frågor ställdes kring översynen, bland annat om fokusgrupper och behovet av att även involvera användarna. Styrelsen vill gärna läsa utredarens rapport när den är klar. Överbibliotekarien fortsatte med att redovisa om hearingen med prefekterna som ägde rum på biblioteket fredagen den 23 maj. Både rektorn och förvaltningschefen var närvarande och uttryckte sitt stöd för den öppna dialogen. Stämningen var bra och många frågor ställdes. Dialogen kommer att fortsätta i olika former mellan institutionerna och biblioteket. Slutligen informerade överbibliotekarien om vad som är på gång på de olika enheterna (främst AlbaNova, JMK-biblioteket och NODbiblioteket) och hur ombyggnationen framskrider. 8) Skrivelse från Historiska institutionen Överbibliotekarien informerade att onsdagen den 28 maj ska han och stf. överbibliotekarien träffa representanter från Historiska institutionen för att fortsätta med dialogen som initierades under hearingen.
4 (5) 9) Mottagande av ett anonymt brev Ordföranden gav ordet till de fackliga representanterna, som redovisade hur deras medlemmar ställer sig till denna händelse. Från SACOs sida bekräftades vikten av att använda sig av de befintliga kanalerna för dialogen mellan arbetsgivaren och arbetstagarna, främst facklig dialog. ST representanterna framförde medlemmarnas önskemål att ha ett mer systematisk arbetsmiljöarbete, med högre i tak och ett bättre samtalsklimat. Överbibliotekarien påpekade att ingenting kan initieras utifrån ett anonymt mejl och att biblioteket redan har ett fungerande arbete med arbetsmiljö via de etablerade kanalerna. Till detta ämne återkommer styrelsen på punkt 11, när personalspecialisten Tomas Qvarnström presenterar just detta arbete för styrelsen. 10) Prognos och utfallet, första kvartalet Controllern presenterade prognosen och utfallet för första kvartalet (se bilagorna 3 och 4). Dokumenten läggs till handlingarna. 11) HR-arbete på biblioteket Personalspecialisten informerade styrelsen om HR-arbetet på biblioteket. Han berättade vilka områden som står i fokus när det gäller arbetsmiljöarbetet och svarade på frågor kring det. Personalspecialisten berättade att eftersom Stockholms universitetsbibliotek är en del av Stockholms universitet är det naturligt att samarbeta med universitetets personalavdelning och utgå ifrån de centrala dokument som gäller för hela organisationen. Han svarade också på frågor om hur biblioteket arbetar med resultaten av arbetsmiljöenkäten och om hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs på biblioteket. 12) Fördelningsnycklarna, information om arbetet Överbibliotekarien informerade om det pågående arbete med fördelningsnycklar och delade ut en tabell med siffror som hade efterfrågats av styrelsemedlemmarna som en komplettering till underlaget (se bilagorna 5 och 6). Överbibliotekarien förtydligade att dessa nycklar bara är en reviderad version av de gamla fördelningsnycklarna och
5 (5) att de endast gäller under 2014. Om det blir helt nya fördelningsnycklarna framöver diskuterades men inget beslut togs i frågan. Punkten återkommer på nästa styrelsemöte. 13) Övriga frågor Inga särskilda frågor. 14) Avslutande av möte Ordföranden tackade alla mötesdeltagare och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet: Lilian Fernández Hall Justeras:.. Agneta Bladh, ordförande.. Sven Mannervik, ledamot