Essunga kommun Karlsborg kommun Götene Kommun Tibro kommun Töreboda kommun Gullspång kommun

SIDAN 1 AV 4 SKOL- O C H U T B I L D N I N G S C H E F N Ä T V E R K E T / SIDAN 1 AV 4 B E R E D N I N G S G R U P P E N F Ö R G Y M N A S I U M S K A R A B O R G PROTOKOLL Tid och plats Fredagen den 12 september 2014, Skövde Portalen, Gothia Science Park kl 08.30-12.00 Beslutande Gustaf Olsson, Skövde Ulla-Stina Millton, Skara Leif Lagergren, Falköping Kjell-Åke Berglund, Hjo Katarina Lindberg, Mariestad Pernilla Engqvist Widegren, Vara Börje Hallin, Tidaholm Pernilla Bjerkesjö, Grästorp Katarina Andersson, Falköping Ulf Karlsson, Lidköping Ej närvarande Essunga kommun Karlsborg kommun Götene Kommun Tibro kommun Töreboda kommun Gullspång kommun Övriga deltagare Christel Martinsson, Skaraborgs Kommunalförbund Utses att justera Pernilla Bjerkesjö Hillevi Larsson, Skaraborgs Kommunalförbund Lars Niklasson, Högskolan i Jönköping Stephan Rapp, Högskolan i Jönköping Sekreterare Paragrafer 13-22 Christel Martinsson Ordförande Gustaf Olsson Justerande Pernilla Bjerkesjö Post Box 54, 541 22 Skövde Besök Kaplansgatan 16 a Tel 0500-49 72 00 Fax 0500-41 26 25 E-post info@skaraborg.se Webb www.skaraborg.se

SIDAN 2 AV 4 13 Mötets öppnande Vice Ordförande Ulf Karlsson hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat. 14 Val av justerare Till att justera dagens protokoll väljs, Pernilla Bjerkesjö 15 Fastställande av dagordning Mötet beslutar att godkänna dagordningen efter tillägg under övriga frågor, rekrytering av lärarpersonal samt beslut om datum för skolledarkonferens 2015. 16 Skol- och utbildningschefers gemensamma Skaraborgsarbete Utbildningsstrateg visar med hjälp av en översiktsbild på vilket gemensamt arbete som pågår och till vilka styrdokument de är kopplade. Presentationen bifogas och här nedan finner ni en länk till VG2020 och Skaraborgs Genomförandeplan. http://www.skaraborg.se/var-verksamhet1/tillvaxtprogrammet/nyhetertillvaxtprogrammet/genomforandeplan-for-skaraborg-avseende-vg2020-faststalld/ 17 Uppföljning av frågor som finns med i informationsunderlaget gällande: Fullföljda studier Mötet beslutar att notera Susannes information och ser att frågan om hur vida förstelärarna ska involveras än så länge vara upp till varje enskild kommun. Gemensam svarsmall vid förfrågningar om friskoleetableringar Mötet beslutar att välja Hillevi Larsson, Pernilla Engqvist Widegren samt Pernilla Bjerkesjö att ingå i en grupp som ska börja titta och formulera en gemensam mall. Arbetet ska redovisas till Gymnasium Skaraborgs styrelse senast i december månad. Beslutsgång i Samverkansavtalet för Gymnasieutbildningar i Skaraborg Mötet beslutar att speciellt notera den beskrivna beslutsgången kring dimensioneringen av Skaraborgs gymnasieorganisation.

SIDAN 3 AV 4 Anmälan av deltagare från kommunerna till den 19 september Mötet beslutar att Hillevi än en gång ska skicka ut en påminnelse om mötet den 19 september. Hur ser ni på representation i KP-arbetet framöver, när ordförandeskapet går över till AF och näringslivschefer. Vill ni fortfarande ha en representant i styrgruppen? Mötet beslutar att välja Katarina Andersson till att vara skol- och utbildningschefernas representant i styrgruppen för KP. 18 Besök från Högskolan i Jönköping Prorektor Lars Niklasson och VD Stephan Rapp inspirerar om forskning i skolan. De berättar om hur deras arbete med FoU-rum växer fram. Därefter visar de på deras tankar och idéer om hur man kan bygga upp en organisation som kan vara långsiktigt hållbart för att inom skolans område arbeta med en forskning där vi får en så bra spridning och utveckling som möjligt. Stephan berättar att beskriven samarbetsmodell är tänkt att startas först våren 2016. Ordförande tackar Lars och Stephan för deras dragning och uttrycker att vi nu har skapat en kontakt och att vi med stor förmodan kommer att återkomma till dem i denna fråga. 19 Hur går vi vidare med en skola på vetenskaplig grund. Några personer ur nätverksgruppen, utvecklingsledare har varit på ett studiebesök i Jönköping för att ta del av deras förstudie om en gemensam FoU. Utvecklingsledarna visar därför en presentation som beskriver hur Jönköping gjort sin förstudie. Presentationen bifogas protokollet. Ordförande tackar nätverksgruppen, utvecklingsledare för en bra presentation och ett bra arbete. Därefter repeterar utbildningsstrateg var frågan om att utreda förutsättningarna för en gemensam forskning och utvecklingsenhet befinner sig just nu. Skrivelsen från Skövde kommun om önskan att utreda förutsättningarna för en gemensam FoU, beslutades av förbundsstyrelsen att vara vilande till dess att översynen av förbundet slutförts. Så fortsättningen just nu anser mötet ska vara en dialog på hemmaplan mellan tjänstemän och politiker där vikten av att arbeta med en skola på vetenskaplig grund betonas. Först efter att förbundets översyn slutförts kan ovan nämnda skrivelse återigen aktualiseras. Nätverksgruppen, utvecklingsledare har därmed inget fortsatt specificerat uppdrag att arbeta gemensamt med frågan men uppmanas att slutföra den påbörjade

SIDAN 4 AV 4 kartläggningen av pågående arbete i Skaraborgs skolor som vilar på en vetenskaplig grund. Mötet beslutar att det fortsatta arbetet med en skola på vetenskaplig grund just nu ska fortsätta i form av en dialog mellan tjänstemän och politiker i respektive hemkommun och att nätverksgruppen slutför sin kartläggning av nuläge. 20 Uppföljning av projektdokumentation och beslut gällande antagningskansliet Mötet diskuterar projektdokumentationen och samtycker i stort till de framtagna dokumenten. Synpunkter framkommer på att dokumenten är mycket bra men att de kanske känns lite väl formella och omfattande. En annan synpunkt är att vi bör uppmärksamma att denna inledande implementering är ett första steg och att det kanske egentligen till en början mest kommer att handla om att förankra dokumenten. Mötet trycker också på vikten att vi betonar hela implementeringen som mycket viktig och betydelsefull för att få Måldokument Utbildning Skaraborg att bli så bra som möjligt på lång sikt. Utbildningsstrateg informerar om att beslut om övertagande av antagningskansliet kommer att fattas på förbundets styrelsemöte fredagen den 19 september. Övertagande föreslås ske innan årsskiftet. Mötet beslutar att godkänna framtagen projektdokumentation och uppmärksamma ovan nämnda kommentarer. 21 Övriga frågor Skolledarkonferens 2015 Mötet beslutar att fastställa datumet för nästa års skolledarkonferens till den 21 april. Konferensen beslutas också att förläggas till Vara konserthus. Mötet beslutar att frågan om rekrytering av lärarpersonal ska vara ett tema på skol- och utbildningschefsmötet den 21 november. 22 Avslutning Ordförande Gustaf Olsson förklarar mötet avslutat och önskar alla en trevlig helg.

140908 Informationsunderlag inför skol- och utbildningschefsmötet den 12 september Skaraborgs skol- och utbildningschefers gemensamma arbete Utbildningsstrateg på förbundet kommer att presentera en översiktsbild på vilka arbete som genomförs gemensamt i Skaraborg samt göra en koppling till relevanta styrdokument. Fullföljda studier Det gemensamma projektet Fullföljda studier fortlöper och en nulägesbeskrivning finns som bilaga. Projektet har avslutat sin kartläggningsfas och övergår just nu i en genomförandefas. I medskickad bilaga finns två frågor för er att ta ställning till. Finns det intresse av att ta del av projektets erbjudande att komma ut i skolor och/eller andra verksamheter för att informera om arbetet med att främja fullföljda studier? Några skolor och verksamheter har anmält sitt intresse men det finns möjlighet till ytterligare besök exv. vid enhetsträffar, arbetslagsträffar, kompetensutvecklingsdagar osv. Förstelärare som viktig aktör arbetet med att främja fullföljda studier är det möjligt? Det finns idag förstelärare i Skaraborg som arbetar med att utveckla bemötande/ ledarskapet i klassrummet och andra viktiga framgångsfaktorer i arbetet med att främja fullföljda studier. Att erbjuda kompetensfördjupning och möjlighet till erfarenhetsutbyte till en sådan grupp skulle kunna vara ett sätt att arbeta för att främja fullföljda studier. Kompetensplattformen (KP) Uppdraget att skapa kompetensplattformar är sedan länge ett uppdrag som utgår från Västra Götalandsregionen. I Skaraborg har det sedan en tid tillbaka haft fokus på att samla olika branschråd och med utgångspunkt därifrån arbeta med kompetensförsörjningsfrågor. För mer information se bifogad nulägesrapport. I era förvaltningar är det rektorerna för vuxenutbildning som är mest involverade. Styrgruppen för KP-arbetet håller på att omformas och nu ställer Projektledare Catarina Carlehed följande fråga till er förvaltningschefer: Hur ser ni på er representation i KP-arbetet framöver, när ordförandeskapet går över till AF och näringslivschefer. Vill ni fortfarande ha en representant i styrgruppen? Post Box 54, 54122 Skövde Besök Kaplansgatan 16 a Tel 0500-49 72 00 Fax 0500-41 26 25 E-post info@skaraborg.se Webb www.skaraborg.se

Gemensam mall för friskoleansökningar På förra mötet i skol- och utbildningschefsgruppen framfördes önskan från Gymnasium Skaraborgs styrelse om en gemensam svarsmall vid etableringsförfrågningar från fristående huvudmän. Detta utifrån att styrelsen gällande Utbildning Skaraborg kan komma att behöva yttre sig i dessa etableringsfrågor. Frågetecken kom upp angående realismen i att ha en gemensam mall eftersom varje kommun vid en etableringsförfrågan får specifika frågor från skolinspektionen att svara på. Även tveksamheter uttrycks angående förfarandet och rimligheten att förbundsstyrelsen ska svara på dessa förfrågningar. Arbetsutskottet för Gymnasium Skaraborg anser dock att kommunalförbundets styrelse måste behandla dessa ärenden eftersom det är inskrivet i samverkansavtalet som gäller från 1 januari. Frågan från AU är om det kan räcka med beredningens rekommendation i så fall. Beslutet på arbetsutskottets möte blev att föreslå styrelsen - att ta uppdra till skol- och utbildningschefsgruppen att ta fram en mall för friskoleansökningar eftersom ärendena måste upp till kommunalförbundets styrelse och att underlaget där måste vara likadant från alla kommuner - att gå vidare med frågan om beredningen för fokusområdet Kunskap och kompetens kan räcka som rekommendationsinstans om tidsplanen inte tillåter att ärendet går till kommunalförbundets styrelse Beslut i beredningsgruppen den 12 september: - att uppdra till 2-3 skolchefer att ta fram ovanstående beskrivna mall. Avstämningsmöte med skol- och utbildningschefer, nämndsordförande och kommunalförbundets styrelse den 19 september Avstämningskonferensen den 19 september har fått tiden kl 11.15 12.30 på förbundsstyrelsens dagordning. Dessförinnan ses styrelsen för Gymnasium Skaraborg och skol- och utbildningscheferna kl 8.00 för att ha en diskussion utifrån varje kommuns tankar om läsåret 2015/2016. AU hade en fördjupad diskussion om beslutsgången i det nya samverkansavtalet och reder ut de konsekvenser som detta får. Beslutsgången för gymnasieskolans organisation är följande: Nämnderna i kommunerna planerar nästa års utbildningsdimensionering Tjänstemannasamverkan (skol- och utbildningscheferna) lämnar förslag till dimensionering till beredningen för Kunskap och Kompetens Beredningen för Kunskap och Kompetens förslår Skaraborgs kommunalförbunds styrelse att fatta beslut om rekommendation till kommunerna Kommunerna fattar beslut om utbildningsdimensionering Ovanstående beslutsgång sker mellan 1 februari och 1 april. Post Box 54, 54122 Skövde Besök Kaplansgatan 16 a Tel 0500-49 72 00 Fax 0500-41 26 25 E-post info@skaraborg.se Webb www.skaraborg.se

Ärendegången på hösten är likadan, men då rekommenderar inte Skaraborgs kommunalförbunds styrelse dimensionering, styrelsen tar endast del av information om antagningen. Dock är besluten i kommunerna av största vikt även på hösten då dessa beslut får konsekvenser avseende utbildningskvalitet och kostnader för tre år framåt. Kommunernas beslut tas upp i kommunalförbundets styrelses sista möte för året. En reflektion kring prislistan görs av AU om dimensioneringen förändras inför omvalsperioden justeras prislistan då? Studiebesök på Göteborgsregionen (GR) Den 7 oktober åker styrelsen för Gymnasium Skaraborg till GR på studiebesök. Besöket på GR kommer att fokus på regional samverkan, förutsättningar för detta och vad det för GRs del bidragit till. Gymnasium Skaraborg önskar dessutom diskussion om hur de hanterar så kallade smala program, hur de resonerar kring kvalitetsfrågan, branschernas påverkan, kompetensförsörjningstänk och prislistan. Besök av Högskolan i Jönköping Klockan tio får vi besök av Högskolan i Jönköping. Det är prorektor Lars Niklasson och VD Stephan Rapp som kommer till mötet. De kommer att föredra om deras tankar på hur man kan arbeta med en skola på vetenskaplig grund samt berätta om deras FoU-rum. Hur vi i Skaraborg går vidare med arbetet En skola på vetenskaplig grund? Nätverksgruppen Utvecklingsledare, medverkar på mötet mellan 10.00-11.30. Efter Högskolan i Jönköpings anförande så ska mötet föra en diskussion om hur vi i Skaraborg ska gå vidare. Uppföljning av projektdokumentation gällande Implementering av Utbildning Skaraborg På fredag den 12/9 (samtidigt som ert möte) ska tänkt projektupplägg presenteras för kommunchefsgruppen. Där av vår önskan att förankra dokumenten hos er via mail. På skol- och utbildningschefsmötet behövs dock ett formellt beslut tas på att ni godkänner projektdokumentationen och dess innehåll. Post Box 54, 54122 Skövde Besök Kaplansgatan 16 a Tel 0500-49 72 00 Fax 0500-41 26 25 E-post info@skaraborg.se Webb www.skaraborg.se

Information om beslutet att flytta antagningskansliet I arbetet med att ta fram Måldokument Utbildning Skaraborg så föreslås att antagningskansliet för Skaraborgs gymnasieutbildningar flyttas till förbundet. Den 26 augusti fattade den politiska beredningen beslut att rekommendera styrelsen att besluta om flytt och byte av huvudman. Den 19 förväntas förbundsstyrelsen fatta beslut. Post Box 54, 54122 Skövde Besök Kaplansgatan 16 a Tel 0500-49 72 00 Fax 0500-41 26 25 E-post info@skaraborg.se Webb www.skaraborg.se

FULLFÖLJDA STUDIER NULÄGESBESKRIVNING AUGUSTI 2014 Projekt Fullföljda studier startade i augusti 2013. Syftet med projektet är att utveckla gemensamma strategier som kan stödja Skaraborgs kommuner i arbetet med att främja fullföljda studier. Projektet har fyra mål. Under projektets första år har det visat sig att det finns ett behov och en möjlighet att samordna arbetet med att främja fullföljda studier. Samordning kan effektivisera och fördjupa arbetet. Därför har det skett ett omfattande arbete med att knyta kontakt med relevanta och eventuella samarbetspartners för att finna möjlighet till gemensamma och/eller kompletterande satsningar framöver. MÅL VAD HAR GJORTS? / RESULTAT/ HUR GÅR VI VIDARE? Genomföra en kartläggning i syfte att identifiera framgångsrika metoder/ arbetssätt för att främja fullföljda studier samt synliggöra redan goda exempel på arbeten. En kartläggning har genomförts genom besök/ intervjuer i Skaraborgs kommuner samt genom att ha tagit del av aktuella rapporter, stödmaterial och litteratur. Resultat av kartläggningen presenterades vid en välbesökt konferens den 29 april (ca 100 deltagare). Vid konferensen medverkade verksamheter i Skaraborg som identifierats som goda exempel samt projekt Samtidigt, GR:s samverkansprojekt skola socialtjänst. Konferensen avslutades med en workshop där deltagarna diskuterade: Hur ska vi göra och vad behöver vi för att bättre kunna främja fullföljda studier? (se bilaga 2) Resultatet från kartläggningen och workshopen kommer vara grunden för ett utbildningsupplägg som ska arbetas fram under projektet. Önskvärt är att arbetet med att ta fram ett utbildningsupplägg sker i samarbete med andra relevanta parter exv. Högskola, Folkhälsan, Skola och Utbildning, Socialtjänst. Stimulera utveckling och implementering av framgångsrika metoder/ arbetssätt. Ett antal föreläsningar/ workshops har genomförts i olika grupper/ nätverk i Skaraborg. Resultat från kartläggningen, aktuell statistik och framgångsfaktorer i arbetet med att främja fullföljda studier har presenterats på olika sätt beroende på sammanhang. Exempel på grupper/ nätverk som projektet varit i kontakt med på detta sätt är SYV- nätverket, IM-rektorer, skolkuratorernas nätverk, kommunernas folkhälsoplanerare, Gymnasium Skaraborgs styrelse, Skaraborgs socioekonomiska strategigrupp, Kommunalförbundets styrelse m.fl. Under hösten är fler tillfällen inplanerade exv. nätverket för skolsköterskor samt utvecklingsforum, IFO. Projektet har erbjudit och önskar komma direkt ut i skolorna för fortsatt arbete med att stimulera utveckling i arbetet med att främja fullföljda studier. Stödja arbetet med att etablera ett nätverk för de personer som arbetar med uppdraget Det kommunala informationsansvaret. I samarbete med Informationsansvarig i Skövde kommun har projektet startat upp ett nätverk kring arbetet med det Kommunala Informationsansvaret. Syftet är att nätverket ska utgöra en plattform för erfarenhetsutbyte och gemensam kompetensutveckling. Under våren arrangerades två träffar, vilka båda var välbesökta och uppskattade. Arbetet med nätverket har gett en bra bild över hur man arbetar i Skaraborgs olika kommuner och värdefull information kring tänkbara samverkansmöjligheter för att utveckla arbetet med det kommunala informationsansvaret ytterligare. Under hösten är tre träffar inplanerade och planer finns på att gemensamt arrangera en inspirationsdag kring KIA samt påbörja arbetet med en handbok som ska vara stöd för arbetet med KIA i Skaraborg. Arbetsformerna kan med fördel användas för andra grupper i det framtida arbetet med att främja fullföljda studier. Förstelärare skulle kunna vara en sådan grupp. Sprida kunskap om vikten av att arbeta för att främja fullföljda studier. Utöver de aktiviteter som nämns ovan under målet Stimulera utveckling, har projektet i samverkan med Erik Andersson, lektor i pedagogik på Högskolan i Skövde, författat en vetenskaplig artikel Delaktighet som pedagogik och demokratiskt värde i fullföljandet av studier kunskapsbidrag från ett utvecklingsprojekt. Artikeln kommer att publiceras under hösten.

SAMARBETSPARTNERS Skaraborgs Kommunalförbund Gymnasium Skaraborg/ Utbildning Skaraborg Projektet har kontakt med Gymnasium Skaraborgs antagningskansli främst utifrån arbetet med SKIA. Införandet av en barn- och ungdomsdatabas kommer att vara ett stöd bl.a. för det kommunala informationsansvaret. Personal från antagningskansliet har bjudits in till SKIA för att informera om databasen och projektet har ombetts delta vid möte angående framtagande av databasen. Gymnasium Skaraborg håller på att göra om sin hemsida, vilket är av intresse för projektet då hemsidan skulle kunna vara en plats där exv. dokumentation från SKIA skulle kunna publiceras. Styrelsen i Gymnasium Skaraborg har givit projektledare och gymnasiesamordnare i uppdrag att göra en slags checklista kring DropOuts. Styrelsens önskan är att korta processen där elever inte fullföljer studierna och hemkommunen är ovetande. Förhoppningsvis kommer införandet av barn- och ungdomsdatabasen tillgodose denna önskan. Det finns tankar om att ta fram en gemensam handbok kring det Kommunala Informationsansvaret och projektledare kommer därför ta med uppdraget till SKIA för att undersöka behov och intresse för att tillsammans ta fram en gemensam handbok. Under hösten kommer måldokumentet för Utbildning Skaraborg implementeras. Då måldokumentet och målen för projekt Fullföljda studier har tydliga beröringspunkter kommer projektet följa arbetet och ev. ingå i en arbetsgrupp vid implementeringen. Samverkan för Skaraborgs unga Kommunalförbundet har genomfört en förstudie Samverkan kring Skaraborgs unga. Förstudien har undersökt möjligheter till samverkan inom och mellan kommuner och andra aktörer, för att minska arbetslösheten och ge större förutsättningar för ungdomar 16-24 år att bli anställningsbara till egen försörjning. Projekt Fullföljda studier har haft regelbunden kontakt med den grupp som genomför förstudien för att byta erfarenheter, ta del av varandras material, förmedla relevanta kontakter och för att undersöka möjlighet till framtida gemensamma och/eller kompletterande insatser och aktiviteter. Den 7 november kommer en konferens arrangeras i samverkan med förstudien Samverkan för Skaraborgs unga samt Samordningsförbundets förstudie Vi vill vara med Syftet är att ge en samlad bild av vad som görs och planeras att göra kring Skaraborgs unga utanför arbete eller studier. Kompetensplattform Västra Götaland En del av arbetet i Kompetensplattform Västra Götaland är att arbeta med DropOuts. Kontakt med Kompetensplattformen har tagits och önskemål finns att projekt Fullföljda studier ska delta vid tillfällen då DropOuts-frågan diskuteras. Projekt Praktikanskaffningsverktyg En förstudie har genomförts med syfte att undersöka Skaraborgs kommuners behov och krav gällande ett webbaserat praktikverktyg. Projekt Fullföljda studier har haft kontakt med projektledare för erfarenhets- och informationsutbyte och projektledare har även deltagit vid SKIA-möte. GR (Göteborgsregionens kommunalförbund) Projektet har haft kontakt med GR:s projekt Plug In, som är ett stort ESF-finansierat projekt för att minska avbrott från gymnasiet samt projekt SamTidigt, ett ESF-finansierat projekt för att utveckla Samordnade och samtidiga insatser i tid för barn i utsatta miljöer. Kontakt med dessa projekt har gett mycket inspiration och kunskap. Projekt SamTidigt medverkade vid konferens Fullföljda studier och Plug In har delat med sig av intressant material. Kontakt med GR utbildning har tagits för att undersöka möjlighet till framtida samarbete, inte minst med tanke på kommande programperiod, då de planerar att vidareutveckla arbetet med att motverka avbrott och ser positivt på samarbete med andra kommunalförbund inom VGR. Projektet har även haft kontakt med samordnare för GRIA, GR:s motsvarighet till SKIA. Då GR arbetat med att samordna detta nätverk sedan 2011 har de kunnat dela med sig av erfarenheter och kunskap från sitt arbete, vilket har varit värdefullt för arbetet med SKIA.

Sjuhärads kommunalförbund Skol- och utbildningschefsgrupp Projektet har bjudits in för att berätta om arbetet med att främja fullföljda studier i Skaraborg. Intresse finns för framtida kontakt och ev. samarbete. Navet science center Kontakt utifrån att Navet arbetar med kompetensutveckling för Sjuhärads pedagoger. Just nu pågår ett intressant projekt där ett utbildningspaket kring bl.a. inkludering och bemötande tas fram av en grupp personer med specialkompetens. Ett framtida samarbete där vi tillsammans tar fram ett utbildningspaket diskuteras. Folkhälsokommittén, VGR Projektet har haft regelbundna möten med Västra Götalands Folkhälsokommitté, som finansierar projektet. Dessa möten har varit värdefulla tillfällen till reflektion och kunskapsinhämtning. FHK har även hjälpt till att finna lämplig utvärderare till projektet. En student från Göteborgs universitet kommer under hösten utvärdera arbete med SKIA samt undersöka om projektet uppnår sitt syfte. Projekt Fullföljda studier har bjudits in att medverka och berätta om arbetet i Skaraborg vid en konferens den 6 november, Samling för social hållbarhet. Trygga och goda uppväxtvillkor för jämlik hälsa i Västra Götaland. Högskolan i Skövde Vi har två representanter från Högskolan i projektets styrgrupp, vilket är mycket värdefullt. Konferens Fullföljda studier arrangerades i samverkan med HIS och den vetenskapliga artikeln Delaktighet som pedagogik och demokratiskt värde i fullföljandet av studier kunskapsbidrag från ett utvecklingsprojekt har författats tillsammans med HIS. Högskolan följer även ett utvecklingsprojekt i Mariestad, som bl.a. har målsättningen att utveckla metoder för att förhindra studieavbrott, ett samverkansprojekt skola socialtjänst. Högskolan i Skövde är intresserade av att vara med i framtagandet av ett utbildningsupplägg. Samordningsförbunden i Skaraborg Samordningsförbunden i Skaraborg genomför två kartläggningar/ förstudier kring unga vuxna 16 29 år, som varken arbetar eller studerar. Projekt Fullföljda studier har haft regelbundna avstämningsmöten med samtliga samordningsförbund för att byta erfarenheter, ta del av varandras material, förmedlat relevanta kontakter och för att undersöka möjlighet till framtida gemensamma och/eller kompletterande insatser och aktiviteter. Den 7 november kommer en konferens arrangeras i samverkan med förstudien Vi vill vara med samt Kommunalförbundets förstudie Samverkan för Skaraborgs unga. Syftet är att ge en samlad bild av vad som görs och planeras att göra kring Skaraborgs unga utanför arbete eller studier. Folkhälsoenheten i Skaraborg Projektet har kontakt med Folkhälsoenheten i Skaraborg för erfarenhetsutbyte och för att undersöka gemensamma satsningar för att främja fullföljda studier och en hälsofrämjande skola. Det finns ett stort intresse från Folkhälsoenhetens sida att arbeta tillsammans och de är positiva till att gemensamt satsa resurser. Planer finns att redan under hösten samarrangera tillfälle till kompetensutveckling utifrån de identifierade framgångsfaktorerna i arbetet med att främja fullföljda studier.

SAMMANFATTNING Vad har gjorts? Vad ska göras? Vad behövs? Kartläggning Konferens Föreläsningar/ Workshops SKIA Vetenskaplig artikel Utbildningsupplägg Samarbetspartners, arbetsgrupp finansiering Fortsatt informationsspridning/ stimulera utv. Direkt kontakt skolor i Skaraborg SKIA, Inspirationsdag KIA, Handbok KIA, Sprida artikeln Kontakter: Skaraborgs Kommunalförbund Gymnasium Skaraborg/ Utb. Skaraborg Ev. medverkan vid implementering av Måldokument Utbildning Skaraborg "Samverkan för Skaraborgs unga" Konferens 7 nov, Gemensam Framtidsspaning Kompetensplattform Västra Götaland Medverkan gällande DropOuts Projekt Praktikanskaffningsverktyg Information och kontakt IFO, F&U Socialtjänst Göteborgregionens kommunalförbund projekt Plug-In projekt SamTidigt GRIA, nätverk kring Informationsansvaret Fortsatt kontakt, Gemensam framtidsspaning Sjuhärads kommunalförbund Skol- och utbildningschefsgrupp Navet science center Folkhälsokommittén, VGR Erfarenhetsutbyte Framtidsspaning Ev. samarbete utbildningsupplägg Utvärdering, Medverkan vid konferens 6 nov Högskolan i Skövde Samordningsförbunden i Skaraborg Ev. Utbildningsupplägg Konferens 7 nov, Framtidsspaning Folkhälsoenheten i Skaraborg Framtidsspaning, Ev. Utbildningsupplägg

AVSLUTANDE FRÅGOR Finns det intresse av att ta del av projektets erbjudande att komma ut i skolor och/eller andra verksamheter för att informera om arbetet med att främja fullföljda studier? Några skolor och verksamheter har anmält sitt intresse men det finns möjlighet till ytterligare besök exv. vid enhetsträffar, arbetslagsträffar, kompetensutvecklingsdagar osv. Förstelärare som viktig aktör arbetet med att främja fullföljda studier är det möjligt? Det finns idag förstelärare i Skaraborg som arbetar med att utveckla bemötande/ ledarskapet i klassrummet och andra viktiga framgångsfaktorer i arbetet med att främja fullföljda studier. Att erbjuda kompetensfördjupning och möjlighet till erfarenhetsutbyte till en sådan grupp skulle kunna vara ett sätt att arbeta för att främja fullföljda studier. / Susanne Sandgren Projektledare Fullföljda studier

KOMPETENSPLATTFORMEN (KP) september 2014 Lägesrapport utifrån Skaraborgs genomförandeplan för VG2020 2.5 Utveckla samordning inom utbildningssystemet för att möta framtidens kompetensbehov VG2020 2.2.3 Effektiv kompetensförsörjning och livslångt lärande i företag och organisationer (dock ej prioriterat i Skaraborgs genomförandeplan) BRANSCHRÅD Idag finns åtta branschråd som är aktiva. Ett av dem håller just nu på att formeras, Trä-, Möbel- och Inredningsbranschrådet med säte i Tibro samt IT-branschrådet som bygger på den befintliga referensgruppen som finns inom Gothia Science Park. Dessutom finns två branschråd som är vilande. Det ena är det gymnasie-programråd för El, som skulle byggas ut till att vara skaraborgsomfattande och även täcka vuxenutbildning. Det andra är Handel och Service som branschorganisationen Svensk Handel fram till för ett år sen tog ansvar för. Frågan nu är om det finns behov av detta branschråd. För det gröna branschrådet har nyligen beslutats om en förstudie där man ska samla parter och behov kring formandet av college-form för de gröna näringarna. Förstudien ägs av Biologiska Yrkeshögskolan men ingår i KP-strukturen Skaraborg. Även Transportbranschrådet vill göra en förstudie då man från näringen ser stora och ökande rekryteringsbehov. I båda fallen söks tillväxtmedel både från Skaraborgs tillväxtprogram samt Regionutvecklingsnämnden. KP har sen ca ett år kallat samman ordföranden och sammankallande för alla råd för att stärka strukturen, informera från AF och Kommunalförbund m.fl samt uppmuntra till erfarenhetsutbyte och synergieffekter råden emellan. Nästa möte är planerat till den 15 oktober. STUDIE- OCH YRKESVÄGLEDNING 2.4 Förkorta och förenkla vägen till arbetsmarknaden genom vägledning och validering Det regionala SYV-projektet är i sin uppstart och följer projektplanen. Analys och spridning av resultatet av Syv-barometern är just avslutad. Nästa steg är att skapa uppföljande frågor utifrån styrkor samt förbättringsområden som kom fram i resultatet för Skaraborg. Inom ett par veckor ska den delregionala planen för aktiviteter och kommunikation vara klar. Två webb-verktyg kommer utvecklas och implementeras inom projektet: Post Box 54, 541 22 Skövde Besök Kaplansgatan 16 a Tel 0500-49 72 00 Fax 0500-41 26 25 E-post info@r.komforb.se Webb www.r.komforb.se

1. Syvonline.se som innehåller en kunskaps- och metodbank samt omvärldsbevakning för SYV-området 2. REKAS.se, (Regional kartläggning av arbetsmarknad och studerande), som är ett visuellt statistikverktyg med uppgifter om kompetensutbud i form av antagna och examinerade inom olika branscher i området i kombination med arbetsmarknadens efterfrågan). VALIDERING 2.4 Förkorta och förenkla vägen till arbetsmarknaden genom vägledning och validering Under hösten pågår ett projekt inom Validering. I samarbete med Försvarsmakten ska Vuxenutbildning Skaraborg förbereda för ett större projekt med start 2015, där erbjudande om validering via Vux ska tydliggöras. Bl.a ska valideringshandledare och yrkeslärare utbildas. 10-20 individer ska även valideras i en första pilot. Möjligheter till finansiering via ESF ska undersökas. Hemsidan Valideringstolk.se skapades i ett Skaraborgsprojekt i samband med att ansvaret för flyktingmottagandet gick över till Arbetsförmedlingen 2010. För sidans fortlevnad skapades en särskild styrgrupp då projektet avslutades. Denna grupp har sen aktivt verkat för en permanent finansiering och att någon av de statliga myndigheterna skulle äga och drifta hemsidan. I juni stod det klart att YH-myndigheten tillsammans med Arbetsförmedlingen ska ansvara för Valideringstolk.se (gå till hemsidan för att se syfte med dess användning och vilka målgrupper den vänder sig till). PRAKTIK 2.1 Skapa en sammanhållen arena för ungdomars möjligheter till praktik, ferieplatser och mentorer 2.2 Kraftsamling på ökad samverkan mellan eftergymnasial utbildning och arbetslivet Implentering av ett gemensamt praktikanskaffningsverktyg är nästa steg efter att förstudien nyligen avslutats. Precis som förstudien samfinansierades mellan Skaraborg och VGR vill man nu se en liknande finansieringsmodell. Implementeringsprojektet kommer ske i två steg med start i höst och avslutning i dec 2015. Beslut har hittills tagits i Skaraborgs Tillväxtutskott medan Regionutvecklingsnämndens beslut fattas först i slutet av september.

ORGANISATION AV KP I SKARABORG Kompetensplattformens styrgrupp har på sistone utökats med representation från Industrial Development Center, IDC och Försvarsmaktsrådet och en ny ordförandeordning ska beslutas vid nästa möte den 16 september. Förslaget är att Arbetsförmedling (som har ett uppdrag när det gäller branschråd) och kommunerna (som har ett uppdrag när det gäller kompetensförsörjning) turas om årsvis med ordförandeskapet. I höst ska Arbetsförmedlingen börja och nästa år ska någon ur näringslivschefgruppen ta över. I den utredning som genomförts rörande kommunalförbundets politiska organisation finns en punkt om KP där förslaget är att arbetet ska införlivas i Fokusområdet Näringsliv istället för som idag Kunskap & kompetens. Under hösten kommer beslut fattas i frågan. En utveckling som sker nu är att arbetet med KP närmat sig näringslivschefernas arbetsområde. Tanken är att branschråden ska delas upp inom den chefsgruppen på det viset att varje råd får sitt säte i en kommun, men tar ansvar för respektive bransch i hela Skaraborg. På det viset stöds arbetet med de lokala näringslivsplanerna samtidigt som Skaraborgsperspektivet lyfts. FRÅGA TILL SKOL- OCH UTBILDNINGSCHEFERNA Hur ser ni på er representation i KP-arbetet framöver, när ordförandeskapet går över till AF och näringslivschefer. Vill ni fortfarande ha en representant i styrgruppen? Nuvarande bild av styr- och arbetsgrupp: Styrgrupp Kompetensplattform Skaraborg Gustaf Olsson Ordf, Skol-och utbildningschefer Skaraborg Jan Fransson Kommunchefsgruppen Skaraborg Niklas Pettersson Branschstrateg Arbetsförmedlingen Johan Lindell Vux Skaraborg och Westum Anna Sundbom Näringslivschefer Skaraborg Bjarne Pettersson Västsvenska Handelskammaren Anita Kjellström vicerektor (prefekt)högskolan i Skövde Catarina Carlehed Skaraborgs Kommunalförbund, projektledare KP Thomas Nilsson kompetensförsörjning Tillverkande industrin i Skaraborg Anders Poutiainen HR, Försvarsmaktsrådet Arbetsgrupp Kompetensplattform Skaraborg Anna Bolander Westum och YH Skaraborg Johan Strömberg Vux Skaraborg

Magnus Sundén Näringslivschefer Skaraborg Bo Carlsson Branschstrateg Arbetsförmedlingen Peter Lidström AME- chefer Skaraborg Catarina Carlehed Skaraborgs Kommunalförbund, Projektledare KP /Catarina Carlehed Skaraborgs branschråd inom Kompetensplattform Skaraborg (KP) med några av nyckelfunktionerna 28 aug 2014 Branschr åd Ordförande Sammankallande Vuxrepr. AF-repr. Byggbrans ch Maria Skoog Sveriges Byggindustrier (Maria Skoog) Lisbet Sjödin, ers. Ove Brodin Hans Pettersson, Christer Niklasson Trä- och möbelindu strin Per Garenius Per Garenius Susanne Yngve IT Kenneth Alfelt, GSP Gothia Science Park (Kenneth Alfelt) Ann-Sofie Milton Svensson Livsmedel * (hela VG) Magnus Dagman, Scan Projektet Livsviktigt, Skara kommun Projektansvarig: Anna Sundbom Erland Gustafsson ers. Thomas Roos Sofia Larsson, Tenna Glazer, Gröna näringar (hela VG) Anders Benjaminsso n, BYS Naturbruksförvaltnin gen i VGR (Anders Benjaminsson) Thomas Roos, ers. Erland Gustafsson Niklas Pettersson Handel och service Finns behovet just nu? Transport Bernt Lundqvist, Tibro Tibro kommun (Bernt Lundqvist) Jan Ribnert, ers Christer Daggberg Helena Sand El Ev. del av Bygg. Fråga till BI VO-college Inger Levin, SKAS Skaraborgs kommunalförbund (vakant) Anita Andersson- Hagsgård Maria Joelsson Teknikcollege Sonja Johansson F. Mogensen AB, Hjo Skaraborgs kommunalförbund (Hillevi Larsson) Bernt Lundqvist Ann-Sofie Milton Svensson, ers. Kjell Jansberger *Drivs som ett eget projekt och kallar sig nätverk än så länge

Projektdirektiv Implementering av Utbildning Skaraborg Direktivet godkännes: Ort, datum Projektbeställare: Projektledare: Titel, Namnförtydligande Titel, Namnförtydligande

Innehållsförteckning Syftet med dokumentet 4 Regler för projektdirektivet 4 Versionshistorik 4 Referenser 4 1 INLEDNING 5 1.1 Bakgrund 5 1.2 Syfte 5 2 MÅLBESKRIVNING 6 2.1 Effektmål 6 2.2 Redovisning av nyttan 6 2.3 Arbetsmål 6 2.4 Förutsättningar 6 3 TILLDELADE RAMAR 8 3.1 Tid 8 3.2 Personresurser 8 3.3 Övriga resurser 8 3.4 Kostnader 8 3.5 Finansiering 8 3.6 Prioritering 9 4 BESKRIVNING 10 4.1 Omfattning 10 4.2 Tidsplan 10 4.3 Leveransplan 10 4.3.1 Etapper 10 4.3.2 Leveransgodkännande 10 4.4 Avgränsningar 10 4.5 Start 11 4.6 Avslut 11 4.6.1 Förvaltning 11 4.6.2 Uppföljning 11 5 GENOMFÖRANDE 13 5.1 Metoder och verktyg 13 5.2 Styrande dokument 13 6 ORGANISATION 14 6.1 Organisationsschema 14 6.2 Kopplingar (gränssnitt) 14 6.3 Samarbetsformer 14 Post Box 54, 541 22 Skövde Besök Kaplansgatan 16 a Tel 0500-49 72 00 Fax 0500-41 26 25 E-post info@skaraborg.se Webb www.skaraborg.se

6.4 Utbildning 14 7 RUTINER 15 7.1 Rapportering 15 7.2 Avvikelsehantering i projektet 15 7.3 Möten 15 7.4 Kommunikation 15 7.5 Kvalitetshantering 15 8 INTRESSENTER 16 9 TERMER OCH BEGREPP 17

Syftet med dokumentet Projektdirektivet är inriktat på vad som ska åstadkommas samt ange ramar och aktuella förutsättningar för projektets genomförande. Regler för projektdirektivet Projektdirektivet är en överenskommelse mellan projektbeställare och projektledare och ska undertecknas av dessa. Projektdirektivet är ett styrande dokument. Normalt ska detta dokument inte förändras under projektets cykel. Om dokumentet måste ändras ska den nya versionen åter undertecknas och versionsbeteckningen uppdateras. Projektdeltagarna har skyldighet att informera sig om projektets styrande dokument. Obs! Var uppmärksam på vilken version du läser. Aktuell version publiceras i projektarkivet. Här anges också om dokumentet är en öppen eller sekretessbelagd handling. Versionshistorik Datum Version Utfärdare Förändringsorsak Hillevi Larsson, Christel 2014-08-28 1.0 Martinsson Referenser Här anges alla de dokument som det hänvisas till i projektdirektivet Datum Version Förkortning Utfärdare Dokumentnamn

1. Inledning 1.1 Bakgrund Informationen under denna rubrik kan eventuellt hämtas från projektbeskrivningen och utökas vid behov. Beskriv projektets bakgrund och varför det ska genomföras. Beskriv den problembild och de möjligheter som motiverar projektet och hur man har kommit fram till den bilden, t ex tidigare genomförda aktiviteter. Beskriv kopplingar till andra projekt och verksamheter samt eventuell förankring till intressenter. Under 2012 genomfördes en gymnasieutredning som resulterade i ett fortsatt uppdrag att se över möjligheterna för ett nytt samverkansavtal för gymnasieutbildningarna i Skaraborg. Under framtagandet av detta avtal sågs behov av att innefatta samtliga skolformer i ett framåtsyftande dokument för skolutveckling i Skaraborg. Dokumentet som skrevs och lades fram för kommunalförbundets styrelse efter remissomgång i kommunerna benämns Måldokumentet och har ett antal bilagor, varav Samverkansavtal för gymnasieutbildningarna i Skaraborg är ett. 1.2 Syfte Informationen under denna rubrik kan eventuellt hämtas från projektbeskrivningen och utökas vid behov. Beskriv den idé som är bakgrunden till projektet. Vad är avsikten med projektet och vad vill man åstadkomma (önskvärda effekter)? Att Skaraborgs kommunalförbunds medlemskommuner genomför implementeringen av Utbildning Skaraborg. Att säkerställa att Utbildning Skaraborg kan träda i kraft 1 januari 2015.

2. Målbeskrivning 2.1 Effektmål Vad kommer att förändras och på vilket sätt? Hur kommer detta att märkas? Vilka effekter (nyttan) förväntas på längre sikt med projektets genomförande? Målet är att implementeringen av Utbildning Skaraborg med Måldokumentet och Samverkansavtalet är framgångsrikt genomfört till årsskiftet och kan träda i kraft 1 januari 2015. På längre sikt ska dokumenten i Utbildning Skaraborg leda till att de framskrivna målen nås. 2.2 Redovisning av nyttan Nyttan ska redovisas kvantitativt och kvalitativt i form av en kostnads/intäktsanalys alternativt en nyttovärdering. Nyttan kan definieras som att en lyckosam implementering gör att Utbildning Skaraborg kan starta som planerat den 1 januari 2015. 2.3 Arbetsmål Gör en övergripande, sammanfattande beskrivning av projektets arbetsmål. Beskriv projektets resultat i form av konkreta leveranser. Beskriv kortfattat och gärna i punktform. Arbetsmål är att skapa god förankring och hög delaktighet i samtliga medlemskommuner. Skol- och utbildningscheferna tillsammans med förbundets sakkunniga ska ta fram ett förslag på framtida organisation för måldokumentets genomförande samt ta strategiska kontakter med externa och interna nyckelpersoner. 2.4 Förutsättningar Beskriv rådande förhållanden som styr projektet och som inte går att påverka och som är utanför projektets kontroll. Beskriv eventuella policys, lagar och regler som styr projektet. Beskriv vilka typer av tillstånd som kan behövas och vem som ska ansöka om dessa. Beskriv rådande standarder i den tekniska miljön. Kommer införandet av projektets resultat att innebära eventuella organisations- eller systemförändringar och leder det till någon form av lagstadgade förhandlingar t ex enligt MBL?

Implementeringen ska ske under 4 månader och genomförs av Skaraborgs skol- och utbildningschefer med stöd av förbundets personal (2 st deltid). För att skapa god delaktighet och kunskap kring innehållet i Utbildning Skaraborg krävs tillgång till dialogmöten med kommunerna och deras representanter. För att implementeringen och fortsatt genomförande av Utbildning Skaraborg ska bli framgångsrikt krävs organisation med exempelvis styrgrupp och referensgrupper/arbetsgrupper. En förutsättning är att det under implementeringsperioden arbetas för en ökad resurstilldelning kring Utbildning Skaraborg från 1 januari 2015. Behovet av It-verktyg i form av kvalitetssystem och digital åtkomst för medlemskommunerna är en annan förutsättning för ett lyckat och långsiktigt resultat. I samband med Skaraborgs kommunalförbunds övertagande av driftsenheten Antagningskansliet kan MBL-förhandlingar behöva hållas.

3. Tilldelade ramar 3.1 Tid Ange under vilken tidsperiod projektet ska pågå. Vilka är projektbeställarens beslutspunkter? Vad ska vara uppnått vid vilken tidpunkt? Implementeringen ska ske under 4 månader och genomförs av Skaraborgs skol- och utbildningschefer med stöd av förbundets personal (2 st deltid). Vid årsskiftet ska implementeringen ha genomförts i tillräcklig omfattning för att Utbildning Skaraborg ska kunna träda i kraft. Uppdraget från kommuncheferna lyder: Beslut: Skol- och utbildningschefsnätverket, med biträde av förbundet, får i uppdrag att till nästa KC-möte den 12/9 ta fram och redovisa en projektplan för hur den inledande implementeringsfasen ska genomföras, vilken ska godkännas av KC-gruppen. 3.2 Personresurser Vilka kompetenser behövs och hur stor är tidåtgången? Ange nödvändiga nyckelpersoner. Nödvändiga nyckelpersoner är skol- och utbildningschefer i de 15 kommunerna. Kompetenser som behövs är sakkunskap inom utbildningsområdet. Tidåtgång är skol- och utbildningschefernas och dess presidiums inplanerade möten samt dialogmöten i de 15 kommunerna, motsvarande en halv dag per kommun. Tid kommer också att krävas för förbundets sakkunniga i form av förberednade arbetsmöten hel- och halvdagar under hösten. 3.3 Övriga resurser Vad behövs för projektets genomförande i form av olika hjälpmedel, verktyg, datorutrustning, programvaror etc? Inga övriga resurser ser i dagsläget kommer att behövas under implementeringsfasen. 3.4 Kostnader Gör en kalkyl uppdelad på typ av resurser. Ta med övriga kostnader t ex resekostnader och traktamenten, datorer, programvaror, lokaler och utrustning, avtal med underleverantörer. Kom ihåg att ta upp kostnader för administration och möten av olika slag. Kostnad för två dagars internat med skol- och utbildningscheferna tillkommer. Kostnaden är 2053 kr per person exklusive moms. 3.5 Finansiering Beskriv vem som ska och hur projektet finansieras.

Respektive kommun står för internatkostnad. 3.6 Prioritering Vad är viktigast när det gäller projektet och projektets resultat? Det är viktigt att projektbeställaren klargör vilka faktorer som är kritiska, vilka prioriteringar som gäller, för att projektet ska betraktas som framgångsrikt. Gör en viktning mellan tid, kostnad och kvalitet. Vid prioriteringar om projektets inriktning kan viktningen utgöra ett stöd. Projektet genomförs under 4 månader av Skaraborgs skol- och utbildningschefer med stöd av förbundets personal (2 st deltid) utefter uppsatt tidsplan (bifogas). Projektets resultat är avhängigt skol- och utbildningschefernas arbete med att kommunicera måldokumentets intentioner i sina organisationer. Det vill säga att den kritiska faktorn är hur väl dokumentet implementeras innan det träder i kraft.

4. Beskrivning 4.1 Omfattning Beskriv typen av projekt och vad som ska utföras. Projektet beskriver processen kring implementeringen av Utbildning Skaraborg. 4.2 Tidsplan När ska projektet starta? När avslutas projektet? Se bifogad tidplan. 4.3 Leveransplan Beskriv de leveranser som ska göras och vad varje leverans omfattar, innehåller och när leveranser ska ske. Dialogmöten planeras med respektive kommun och då sker en leverans av en likvärdig och kvalitetssäkrad information. 4.3.1 Etapper Finns det några krav på när viktiga delleveranser ska göras? När ska slutleverans ske? Ovan nämnda dialogmöten ska vara avslutade senast den 15 december. 4.3.2 Leveransgodkännande Beskriv hur leveranserna godkänns. Ska godkännandet föregås av tester, granskning eller annan utvärdering? Leverans av likvärdig och kvalitetssäkrad information ska gemensamt arbetas fram och godkännas av skol- och utbildningschefer senast den 10 oktober. 4.4 Avgränsningar Beskriv vad som ingår och inte ingår i projektet. Genom att beskriva vad andra projekt utför och ansvarar för, tydliggörs projektets mål och en ansvarsfördelning kan upprättas. Implementeringen ska fokusera på: att göra dokumentet känt ute i kommunerna att tydliggöra roll- och ansvarsfördelning

att sätta organisationen kring Utbildning Skaraborg och definiera styrgrupp, arbetsgrupper och referensgrupper att ta strategiska kontakter externt såväl som internt 4.5 Start Vilka kriterier ska vara uppfyllda för att projektet ska kunna genomföras? Projektet ska vara uppstartat på skol- och utbildningschefernas första möte den 22/8 och följer sedan satt tidsplan under hösten 2014. 4.6 Avslut Vad gäller för att projektet ska vara avslutat? Exempelvis: Godkänt och överlämnat projektresultat Slutrapport godkänd Resurser avvecklade eller återlämnade Projektdokumentation stängd och arkiverad För att projektet ska anses avslutat ska en gemensam likvärdig och kvalitetssäkrad information vara framtagen och kommunicerad i alla 15 medlemskommunerna. Projektets resultat delges kommunchefsgruppen och avslutas sedan på skol- och utbildningschefernas sista möte den 19/12 2014 för att därefter övergå i ett nytt projekt kring genomförandet av Utbildning Skaraborg. 4.6.1 Förvaltning Överlämningsprojekt? Utsedda mottagare? Behövs det upprättas en mottagarorganisation och när i projektprocessen ska dessa förberedelser starta? Projektets resultat ska lägga grunden för avvägningar kring det fortsatta projektet kring genomförandet av Utbildning Skaraborg. Projektets resultat ska delges Skaraborgs kommunchefsgrupp. 4.6.2 Uppföljning Beskriv hur projektets effektmål kontrolleras? Vad ska mätas, vilka kriterier gäller, när ska det ske, vem ska utföra det? Effektmålet ska utvärderas av skol- och utbildningscheferna och ska rapporteras till Skaraborgs kommunchefsgrupp.

Kriterierna är: kommunernas kännedom om dokumentet tydlig roll- och ansvarsfördelning tillräcklig resursfördelning stöd i form av organisationsstruktur och IT-verktyg initierade externa och interna kontakter

5. Genomförande 5.1 Metoder och verktyg Beskriv kraven på vilka arbetsmetoder, modeller, verktyg och hjälpmedel som ska användas. Dialogmöten med medlemskommunerna samt arbetsmöten med skol- och utbildningscheferna kommer att genomföras. 5.2 Styrande dokument Beskriv kraven på vilka styrande dokument som ska utformas och gälla för projektet?

6. Organisation 6.1 Organisationsschema Beskriv, så långt det är möjligt, en översiktlig, tänkt organisation för projektet. Beskriv också vem som ansvarar för att bemanna vilka roller. Se särskilt dokument Rollbeskriving. Projektet genomförs under 4 månader av Skaraborgs skol- och utbildningschefer med stöd av förbundets personal (2 st deltid) utefter uppsatt tidsplan (bifogas). 6.2 Kopplingar (gränssnitt) Finns det andra verksamheter eller projekt som ska samverka med detta projekt och hur ska det i så fall ske? På vilket sätt är detta projekt kopplat till andra projekt? Hänsyn behöver hela tiden tas till VG 2020 och Skaraborgs genomförandeplan då strategierna sammanfaller. 6.3 Samarbetsformer Beskriv kraven på hur samverkan ska ske i projektet för att lösa olika uppgifter. Projektledaren ansvarar vanligtvis för att upprätta de projektinterna arbetsformerna. Samarbetsformer i projektet ska utgå från befintliga ärendegångar och strukturer i kommunalförbundet. 6.4 Utbildning Beskrivs om det krävs det någon form av utbildning för att projektet bättre ska åstadkomma önskvärda resultat

7. Rutiner 7.1 Rapportering Beskriv kraven på rapportering och uppföljning både vad gäller projektledaren till styrgruppen och projektmedlemmar till projektledaren. Rapporteringen kan avse tidrapporter och lägesrapporter. Beskriv också när rapportering ska göras t ex vid styrgruppmöten, etappmål och andra händelser. Utvärdering görs av skol- och utbildningscheferna och rapporteras till Skaraborgs kommunalförbunds styrelse. 7.2 Avvikelsehantering i projektet Beskriv kraven på hur avvikelser i projektet, t ex organisation, tidplan etc, ska hanteras och rapporteras. Eventuella avvikelser ska godkännas av Skaraborgs skol- och utbildningschefer. 7.3 Möten Beskriv kraven på vilka möten som ska hållas och när i projektet? Vad ska behandlas vid mötena (fast dagordning), vilka rapporter och mötesanteckningar ska gälla? Se tidsplanen. 7.4 Kommunikation Beskriv kraven på vilka individer som ska ha vilken information när och i vilken form. 7.5 Kvalitetshantering Beskriv vilka krav som finns för att följa upp och säkra kvaliteten i projektet samt kontrollera kvaliteten hos projektets resultat, t ex lägesrapportering, checklistor, granskningar, revisioner och tester. Projektets kvalitet utvärderas av Skaraborgs skol- och utbildningschefer.

8. Intressenter Vilka övriga personer, förutom de som ingår i projektorganisationen, har intresse av att följa projektet? Vilka informationsbehov har dessa? Ange endast personer som ska anges i projektets kommunikationsplan. Rektorer Förskolechefer Företag Akademi HR-ansvariga Förstelärare Kommunchefer Skol- och utbildningsnämnderna Studie- och yrkesvägledare