Protokoll från styrelsemöte i Svensk Förening för Klinisk Träning och Medicinsk Simulering Tid: Onsdag 28 januari kl. 10:00-17:00 Plats: KTC i Huddinge, Alfred Nobels allé 8 plan 5. Stockholm Närvarande: Italo Masiello, KTC SÖS, Stockholm, Ordf Eva Lidén, KTC USÖ, Örebro, Kassör Christian Pettersson, KTC Kristiansstad Tomas Askerud, KTC Solna, Stockholm till 16 Ingela Andersson, KTC Sundsvall Daniel Rodriguez Santos, Simuleringsakuten, Skövde Torben Nordahl Amorøe, Simulatorcentrum i Väst, Göteborg, Sekr Ordningsnr. SM2015/1 Återbud: Stefan Redéen, Clinicum, Linköping Magnus Berndtzon, Metodikum, Jönköping Pia Hedberg, KTC Umeå Agenda 1. Välkomst 2. Val av mötessekreterare 3. Val av justerare 4. Godkännande av dagordning 5. Genomgång av senaste protokoll 6. Genomgång av ekonomi 7. Datum för kommande möten (inkl. IRL) 8. KlinSim konferensen 2015 9. Inför årsmöte 9.1. Verksamhetsberättelse (Christian) 9.2. Verksamhetsplan för 2015 (Christian/Styrelsen) 9.3. Förbereda kallelse till årsmöte och börja tänka på en extern ordförande till mötet 9.4. Valberedning. OK med mandat för alla ledamöter? Börja tänka på nästa valberedning. Vem ansvaras för kommunikation med valberedning från styrelsen? 9.5. Medlemskap. Utlysa en tydligare struktur för avgift betalning inför både KlinSim och aktiviteter under året. 10. Ledamöters roller (förväntningar) (bilaga) 11. Bearbetning av vision (Stefan skickade ett dok den 14/10/2015) (Bilaga) 12. Sponsring och kontakt med andra föreningar. (Italo, Eva, Daniel och Magnus rapporterar) Styrelsemöte KlinSim 150128 Stockholm v150209 1/5
13. Beslut om granskningsformuläret för att granska filmer som finns på VFU portalen och som kan läggas på KlinSim:s hemsida. Utbildningsarbetsgruppen önskar att styrelsen tar del av den och granskar/godkänner innehållet och förmedlar till filmgruppen Katarina Karlsson och Gunilla Frank (Bilaga) 14. Beslut om reseersättning och ersättning i samband med kurser 15. EU patientsäkerhetsdag 17/9/2014. Italo 16. International Forum on Quality and safety in healthcare. Magnus, Göteborg 12-15 april 2016 17. Övriga punkter 1. Välkomst Italo bjuder välkommen och mötet starter kl. 10:34. 2. Val av mötessekreterare Torben 3. Val av justerare Daniel 4. Godkännande av dagordning Godkänt 5. Genomgång av senaste protokoll Alla uppgifter var utförde och återkommer under dagens punkter. 6. Genomgång av ekonomi Föreningen har 2 bankkonto med saldo ca: 244000 kr respektive 1700 kr. 40 personer har betalat medlemskap för 2015 7. Datum för kommande möten (inkl. IRL) Telefonmöten: 26/2, 23/4, 21/5, 18/6, 15/10, 19/11, 17/1 Fysiskt möten: 1. 18/3 10-13 på Sahlgrenska Akademis KTC i Göteborg (innan arbetsgruppernas träff vid KlinSim konferensen 18-20 mars) 2. 20/3 Konstituerande styrelsemöte 13:15-14:30 (VIKTIGT! Glöm inte avsätta tid för nya styrelsens första möte efter årsmötet) 3. I anslutning till planerad arbetsgruppsträff under hösten 2015 4. Januari 2016? Magnus ska lägga upp dessa på hemsidan. 8. KlinSim konferensen 2015 Torben genomgår årets program, pratar om ekonomi, utställare och sponsorer, där en del frågor kom upp. Det blir en generell diskussion om KlinSim konferensens innehåll, om att hitta programpunkter som berör alla. Det har varit Göteborgs intention även att attrahera intresserade inom patientsäkerhet och utbildning i stort. Samtidigt talas om att komma mindre centrums intressen tills möte och ge dessa möjlighet att anordna KlinSim konferens. Det talas om att på sikt uppmana bredare geografisk samarbeta när konferensen ska anordnas framöver, så att inte en ort ska stå för allt. Styrelsemöte KlinSim 150128 Stockholm v150209 2/5
Det pratades om hur samarbetet mellan KlinSim föreningen/styrelsen och den lokala arrangören ska organiseras framöver. Man identifierade behov för en guide med riktlinjer och gränsdragning mellan föreningen och arrangörens ansvar m.m. Torben får ansvar att göra utkast till en sådan. 9. Inför årsmöte 9.1. Verksamhetsberättelse (Christian) Styrelsen genomarbetar det föreliggande utkast. Christian och Tomas färdigställer. Eva ser till att ekonomisk berättelse och underlag kommer till revisorer för granskning. 9.2. Verksamhetsplan för 2015 (Christian/Styrelsen) Styrelsen genomarbetar det föreliggande utkast. Christian och Tomas färdigställer. 9.3. Förbereda kallelse till årsmöte och börja tänka på en extern ordförande till mötet Eva får uppdraget att fråga kompetent person som tidigare varit mötesordförande. Arbetsordning; Sekreterare samlar dokument som ska skickas och skickar ut via 2014 medlemslista och nytillkomna under 2015. Kassör ligger denna lista i DropBox. Sekreterare och Kassör städer i DropBox medlemslistor i samband med detta under snarligt telefonmöte. 9.4. Valberedning. OK med mandat för alla ledamöter? Börja tänka på nästa valberedning. Eva ber valberedning skicka ut förslag. Ska få samma e-mail lista. 9.5. Vem ansvaras för kommunikation med valberedning från styrelsen? Christian 9.6. Medlemskap. Utlysa en tydligare struktur för avgift betalning inför både KlinSim och aktiviteter under året. Bakgrund: Under 2014 har det vid kassörens genomgång av medlemsregister och avgiftsinbetalningar framkommit att det verkar vara otydlighet omkring vad gäller gällande avgift. Frågan som uppkommit är: kan en verksamhet vara medlem, och i så fall kan den då anmäla x antal individer. Denna fråga lär återkomma i andra sammanhang, där styrelsen själv pratar om verksamheter som medlemmar, och kommersiella verksamheter verkar ha det intryck att det är verksamheten som är medlem (Ingen kommersiell verksamhet har mera än ett medlemskap). Detta diskuteras, man genomgår stadgarna och påminnas vad intentionen var när stadgarna gjordes: Enligt stadgarna är det individer som är medlemmar av föreningen. Det finns 2 avgifter: Ett för individer som representerar icke-vinst drivande verksamheter så som landsting och universitet/högskola (f.n. 200 kr) och ett för individer som representerar vinst drivande/kommersiella verksamheter (f.n. 5000 kr). Intentionen med att lägga vikt på formuleringen individer var att få kommersiella verksamheter att anmäla flera intresserade engagerade personer bl.a. för att kunna ingå i olika arbetsgrupper. Detta har alltså ingen kommersiell verksamhet gjort. Det diskuteras varför detta är fallet: vi har inte varit tydliga med detta, de kanske inte är intresserade, de kanske tycker att medlemsavgiften per individ är för högt. Lösningsförslag diskuteras, bl.a. huruvida individet måste vara en namngiven person när gäller att representera kommersiella verksamheter. Det uppfattas att det finns utrymme för förtolkning i stadgarna. Styrelsen konstaterar att den är beslutsmässig och det beslutas att rösta mellan följande förtydligande förslag: (röster i parentes) 1. Ingen ändringar. Medlemsavgiften förblir samma (5000 kr) för en namngiven person, som representerar en kommersiell verksamhet. Framöver tydligt informera att det gäller en namngiven person (1) 2. Sänke medlemsavgift (2000 kr) för en namngiven person, som representerar en kommersiell verksamhet. Framöver tydligt informera att det gäller en namngiven person (1) Styrelsemöte KlinSim 150128 Stockholm v150209 3/5
3. Medlemsavgiften förblir samma (5000 kr), men ger en kommersiella verksamhet rätt att skicka en representant som medlem. Detta representantskap är inte knytet till en bestämd person. En kommersiell verksamhet har möjlighet att har flera representanter/medlemskap. Framöver tydligt informera att det gäller ett representantskap vid en icke-namngiven person (3) 1 avstår att rösta. Sålunda tas beslut om förslag nummer 3. Det har även framkommit att det under 2014 är lite osäkerhet om huruvida alla som betalad medlemsavgift och konferensavgift vid samma tillfälle via webanmälningen är infört rättmässigt i medlemsregistret. Italo och Eva ser över detta. 10. Ledamöters roller (förväntningar) (bilaga) Eva har tagit fram bilagan Arbetsuppgifter i styrelsen från sverigesforeningar.se. Bra beskrivning som styrelsen känner igen sig i och antar. Det är även beskrivit befattningen vice ordförande och behovet för en sådan diskuteras. Eftersom styrelsen konstituerar sig själv förutom ordförande, är det inget hinder att peka ut en sådan. Behov för och ev. val av vice ordförande tas upp på kommande konstituerande styrelsemöte efter årsmötet. Det diskuteras vem som ska ha post och var föreningens postadress bör vara. Det konstateras att den ända post föreningen fått gäller bankärenden och skatt, dvs. kassörens ansvarsområde. All annan post går via e-post. Det beslutas därför att föreningens postadress ska vara hos sittande kassör (och inte sekreterare eller ordförande). Eva ser till att byte adress hos skatteverket och att Magnus lägger upp postadressen på hemsidan. 11. Bearbetning av vision (Stefan skickade ett dok den 14/10/2015) (Bilaga) Ämnet debatteras energisk. Det pratas om innehållet i Stefans visionsdokument, om vad som är skillnad på vision och målsättning i stort, vad det är vi behöver formulera och hur ska vi jobba med att ta fram en sådan vision i styrelsen och i föreningen. Styrelsen konstaterar att detta är en stor fråga som det finns behov för att ha gott om tid för att debattera. Ska ingå i senare styrelsemöte där gott om tid avsättas eller planering av särskilt arbetsmöte. 12. Sponsring och kontakt med andra föreningar. (Italo, Eva, Daniel och Magnus rapporterar) Ett arbetsmöte specifikt avsatt för detta ändamål avhölls, där man identifierade intressante föreningar, som även har intresse av kliniskt träning, simulering och patientsäkerhet. Efter detta har flera i och utan för styrelsen har tagit kontakt med potentiella samarbetspartnare för att inventera intressegemenskap. Det rapporteras om flera positiva inledande kontakter: SFAI (Daniel), LÖF (Gunilla Bolinder), SAMTIT, SSF (EVA), SIKT, SESAM, SSH, SKL, Socialstyrelsen (Möte 4/2 eller 12/2, någon som kan, mera än Italo?) (Italo) 13. Beslut om granskningsformuläret för att granska filmer som finns på VFU portalen och som kan läggas på KlinSim:s hemsida. Utbildningsarbetsgruppen önskar att styrelsen tar del av den och granskar/godkänner innehållet och förmedlar till filmgruppen Katarina Karlsson och Gunilla Frank (Bilaga) Det diskuteras huruvida ett formulär är nödvändigt och det uttrycks oro för om det praktiska/byråkratiska besvär med krav på 2 experter skulle hindra upplägg att videofilm på hemsidan. Det förtydligas att det inte är tala om en generell framtidig riktlinje för uppläggning av videofilm, men just för överföringen av de som finns på VFU portalen och att det verkar som om att de praktiska implikationerna av införandet av formuläret kan hanteras inom utbildningsgruppen. Man går till röstning om antagning av dokumentet: För: 5 Emot: 0 Avstår: 1 Formuläret är härmed antaget för användning i samband med överföring av videofilm från VFU portalen. Styrelsemöte KlinSim 150128 Stockholm v150209 4/5
14. Beslut om reseersättning och ersättning i samband med kurser Riktlinjer som beskrivet tidigare hålls fast, men det ges möjlighet att kassören kan ge dispens vid behov för utvidga ändamålet för ersättningen (för till exempel boende eller deltagaravgift) i mån av medel och med gott omdöme. 15. EU patientsäkerhetsdag 17/9/2015. Italo Italo berättar att dagen kommer att arrangeras av personer med stark anknytning till internationella simulatorsamhälle (bl.a. Professor Tanja Manser). Italo ska få mera information. Italo har planer om att engagera KTC Södersjukhuset och SLL. 16. International Forum on Quality and safety in healthcare. Magnus, Göteborg 12-15 april 2016 Lämnas till nästa gång pga. tidsbrist. 17. Övriga punkter 17.1. Kontaktpersonlista Eva har uppdaterad version, läggs i DropBox. 17.2. KlinSim konferens gränsdragning Blev behandlad under punkt 8. 17.3. KlinSim konferens arbetsgrupp Behov för arbetsgrupp och/eller styrelserepresentant i arbetet med att arrangera KlinSim konferensen för att underlätta för lokal arrangör samt säkre kvalitet på konferensen. Det pratas om att underlätta genom att säkra kontinuitet genom att utpeka representanter för förre konferensen och för efterföljande. Berör delvist punkt 17.2. Tags upp på nästa möte. Näste möte 26 februrari 14:00-16:00 Mötet avslutas kl. 17:20 Vid pennan Torben Nordahl Amorøe Justerat 150209 Daniel Rodriguez Santos Styrelsemöte KlinSim 150128 Stockholm v150209 5/5