Universitetsstyrelsens sammanträde 14 december 2016 p 86 Visning av Designhögskolan Foto. Johan Gunséus
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum 2016-12-14 Sid 1 (4) Tid: Kl. 10:00 - ca 17:30 Plats: Konstnärligt campus, Sliperiet Mötesformalia Ärende Anmärkning Tid 73 Beslut Fastställande av föredragningslistan 10:00 10 min 74 Beslut 75 Information 76 Information 77 Information Utseende av justeringsperson Remisser Föregående sammanträdesprotokoll Inkomna skrivelser Informationsärenden Förslag: Lars Nyberg Behandlade remisser. Bilaga p 75. Ordförande Lennart Evrell föredrar ärendet. Protokoll från styrelsesammanträdet 161006. Bilaga p 76. Universitetsdirektör Caroline Sjöberg föredrar ärendet. Ärende Anmärkning Tid 78 Information Umeå universitet med omvärld Rektor Hans Adolfsson informerar. 10.10 25 min Umeå universitet med omvärld. Bilaga p 78. 79 Information Ladok 3 Lägesrapport Konsortiechef Mauritz Danielsson informerar. 10.35 30 min Beslutsärenden Ärende Anmärkning Tid Intern styrning och kontroll 80 Beslut Intern styrning och kontroll systembeskrivning Dnr: FS 1.1-2030-16 Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. Beslutsförslag. Bilaga p 80 A. 11:05 10 min Systembeskrivning - Intern styrning och kontroll år 2017. Bilaga p 80 B.
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum 2016-12-14 2 Ärende Anmärkning 81 Beslut Internrevisionens riskanalys och internrevisionsplan år 2017 Dnr: FS 1.4-1679-16 Internrevisionschef Niklas Grönlund och internrevisor Susanne Hellqvist föredrar ärendet. 11:15 10 min Internrevisionens internrevisionsplan år 2017. Bilaga p 81. 82 Beslut Internrevisionens granskningar Granskningsuppdrag: 4. Processen för intern styrning och kontroll Dnr: FS 1.4-607-16 Internrevisionschef Niklas Grönlund föredrar ärendet. Rapport - Granskningsuppdrag: 4. Processen för intern styrning och kontroll. Bilaga p 82. 11:25 10 min 83 Beslut Kommentarer och åtgärder med anledning av internrevisionens granskningsuppdrag: 4. Processen för intern styrning och kontroll Dnr: FS 1.4-607-16 Universitetsdirektör Caroline Sjöberg föredrar ärendet. Beslutsförslag. Bilaga p 83. Verksamhetsbeslut 84 Beslut Revidering av antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå Dnr: FS 1.1-2032-16 Enhetschef Peder Tjäderborn föredrar ärendet. Beslutsförslag. Bilaga p 84 A. 11:35 5 min Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Bilaga p 84 B. Lunch 11:40 85 Visning av Designhögskolan vid Umeå universitet (UID) Beslutsärenden Rektor UID Johan Redström och vicerektor UID Maria Göransdotter informerar. 12:30 70 min Ärende Anmärkning Tid 86 Beslut Analys samt åtgärdsförslag med anledning av minskat antal antagna doktorander Dnr: FS 1.6.2-949-16 Vicerektor Dieter Müller och planeringssamordnare Lena Holm föredrar ärendet. Beslutsunderlag. Bilaga p 86. 13:40 15 min 87 Beslut Permutation av Stiftelsen Åke Wiltons fond för C-vitaminforskning Dnr: FS 1.6.5-2033-16 Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. Beslutsförslag. Bilaga p 87. 13:55 5 min
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum 2016-12-14 3 Ärende Anmärkning Satsningar från styrelsen strategiska resurs 88 Beslut Kemiskt Biologiskt Centrum (KBC) Dnr: FS 1.6.5-2034-16 Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. 14:00 10 min Beslutsförslag. Bilaga 88. 89 Beslut Umeå Plant Science Center (UPSC) - Centrum för skogsbioteknik Dnr: FS 1.6.5-2035-16 Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. Beslutsförslag. Bilaga 89. 90 Beslut Studentkårsskrivelse 2016 inklusive prioriterade åtgärder Dnr: FS 1.6.2-1151-16 Vicerektor Anders Fällström och utredare Ester Roos-Engstrand föredrar ärendet. 14:10 10 min Beslutsförslag. Bilaga p 90 A. Studentkårsskrivelse 2016. Bilaga p 90 B. Uppföljning av beslut och verkställighet 91 Beslut Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar - Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson och utredare Kristoffer Lindell föredrar ärendet. 14:20 10 min Karriärbidrag 2 (2011-2013) Dnr: UmU 223-514-09 Beslutsförslag. Bilaga 91. 92 Beslut Redovisning av Uminova Holding AB:s verksamhet Dnr: FS 1.6.5-2036-16 Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. PM. Bilaga p 92. 14.30 15 min Kaffe/Te 14:45 Diskussionsärenden Ärende Anmärkning Tid 93 Diskussion Inför budget 2018 Dnr FS 1.3.2-2107-16 Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson inleder. 15:00 45 min PM. Bilaga p 93. 94 Universitetsstyrelsens arbete Ordförande Lennart Evrell inleder. Universitetsstyrelsens arbetsordning. Bilaga p 94. 15:45 45 min
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum 2016-12-14 4 Ärende Anmärkning 95 Arbetet med värdegrund och regelefterlevnad 96 Nytt datum för sammanträdet i juni 2017 Övriga ärenden Rektor Hans Adolfsson inleder. PM. Bilaga p 95. Akademisekreterare Daniel Andersson föredrar ärendet. Beslutsförslag. Bilaga p 96. 16:30 45 min Ärende Anmärkning Tid 97 17.15 15 min
Bilaga p 75
Umeå universitet Universitetsstyrelsen Behandlade remisser 2016-12-14 Sid 1 (4) 1. Av rektor besvarade remisser perioden 27 september 2016 till den 29 november 2016 Remiss Redovisning av regeringsuppdrag till Vetenskapsrådet att justera modellen för indikatorerna vetenskaplig produktion och citeringar som underlag till resursfördelning (U2016/02084/F) Regeringskansliet (Utbildningsdepartementet) har anmodat Umeå universitet att yttra sig med anledning av Vetenskapsrådets redovisning av regeringsuppdraget att justera indikatorerna vetenskaplig produktion och citeringar i modellen för resurstilldelning (U2016/02084/F). Umeå universitet avstyrker förslaget. Universitet anser förvisso att nuvarande modell är i stort behov av uppdatering och att flera av de justeringar som Vetenskapsrådet föreslår är rimliga i sig. Vidare har universitetet både specifika invändningar mot delar av de föreslagna justeringarna, och en principiell invändning mot att stressa igenom kortsiktiga förändringar med stora fördelningseffekter. När det gäller de specifika justeringarna kan sammanfattningsvis sägas att Umeå universitet: 1. avstyrker att basera indikatorn enbart på andelen artiklar bland de tio procent högst citerade, och förordar att detta mått istället kombineras med andelen artiklar bland de femtio procent högst citerade, samt att ett längre citeringsfönster bör användas; 2. tillstyrker att använda Articles och Reviews med gemensam fältnorm, men anser att de på sikt bör normeras olika när databaserna så tillåter; 3. tillstyrker att författarfraktionering används i stället för adressfraktionering, men anser att fraktioneringen bör omfatta endast de lärosäten som ingår i fördelningsmodellen; 4. tillstyrker att universitetssjukhusens publikationer räknas till motsvarande lärosäte, men menar att vissa detaljer bör undersökas; 5. avstyrker nomineringsmodellen baserad på SCB-statistik, och menar att detta innebär att det inte är motiverat att i nuläget genomföra några kortsiktiga justeringar över huvud taget. På mer principiell nivå anser universitet att det är olämpligt att lappa och laga i nuvarande system. I stället bör en genomgripande översyn göras baserad på en utvärdering av systemets hittillsvarande effekter, ett förnyat ställningstagande till vilka mål ett sådant här system ska uppnå och enligt vilka mekanismer, samt en öppen genomgång av vilka indikatorer, mätmetoder, källsystem m.m. som då är lämpliga. Förslagets fördelningseffekter är enligt Umeå universitets mening i sig ett argument att inte genomföra förändringarna. Varje förändring av modellen (eller förändringar i hur mycket pengar som fördelas i modellen) ger långt större fördelningseffekter än utvecklingen av de prestationer som systemet är tänkt att premiera, vilket talar för att förändringar bör föregås av mycket noggrannare analys än så här. Dessutom gynnar fördelningseffekterna systematiskt de specialiserade fackuniversiteten på bekostnad av de breda etablerade universiteten, vilket är ett rimligt utfall endast om det är regeringens övervägda forskningspolitik att göra så. Umeå universitet ser det också som anmärkningsvärt att fördelningseffekterna av att ta bort lärosätesvikterna inte ens presenteras. Umeå universitet Ansvarig: Anders Steinwall, utredare, Planeringsenheten, Kristoffer Lindell, utredare, Planeringsenheten Yttrande fastställt av rektor den 4 oktober 2016 2. Remiss Polis i framtiden polisutbildningen som högskoleutbildning (SOU 2016:39) Umeå universitet har erbjudits möjlighet att avge yttrande över betänkandet Polis i framtiden polisutbildningen som högskoleutbildning (SOU 2016:39). Umeå universitet stödjer utredningens förslag om att grundutbildningen till polisman ska vara en treårik högskolautbildning som leder till en yrkesexamen benämnd polisexamen. Universitetet menar att det är av stor vikt att forskningsämnets tvärvetenskapliga karaktär lyfts fram i det fortsatta
Umeå universitet Universitetsstyrelsen Behandlade remisser 2016-11-29 Sid 2 (4) arbetet emd att definiera polisiärt arbete som akademiskt huvudområde samt att det är viktigt att medel för utveckling av polisforskning i nationell och ämnesövergripande samverkan tillförs. Umeå universitet menar att det kan finnas anledning att ta i övervägande möjligheterna att ge vissa språkkunskaper ett särskilt meritvärde för tillträde till polisutbildningen. Universitetet anser vidare att en verksamhetsförlagd utbildning (VFU) motsvarande 30 hp med möjlighet att förlänga den i samråd med polismyndigheten är tillräckligt och är tveksam till att ge studenterna polismans befogenhet under VFU:n. Avslutningsvis menar Umeå universitet att det är av stor vikt att kostnaderna för framtidens polisutbildning utreds noggrant. Umeå universitet Ansvarig: Lars-Erik Lautitz, föreståndare Polisutbildningen, Nils Eriksson, utbildningsledare Samhällsvetenskaplig fakultet Yttrande fastställt av rektor den 11 oktober 2016 3. Remiss Ny upplaga av rättssäker examination (1998:39 R) Högskoleverket gav 1998 ut rapporten Rättssäker examination (1998:39 R). År 2008 gav verket ut en andra och omarbetad upplaga av denna rapport (2008:36 R). Universitetskanslerämbetet avser nu att ge ut en ny upplaga av rapporten och lämnar möjlighet till Umeå universitet att besvara och ge synpunkter på 11 specifika frågor om praxis i examinationen inom utbildningen på grundnivå och avanderad nivå. Umeå universitet har besvarat de 11 specifika frågorna utifrån praxis vid institutionerna. Sammanfattningsvis menar Umeå universitet att rapporten varit till stort stöd i lärosätets arbete kring examinerande moment, såväl i det praktiska arbetet, där stöd och vägledning kunnat erhållas i uppkomna fall, som i arbetet att ensa förhållandena och tillvägagångssätt på olika institutioner och fakulteter. Bedömningarna upplevs överlag vara väl övervägda och balanserar mellan de praktiska förutsättningarna som undervisning och examination bedrivs under samt de rättssäkerhetsaspekter som måste iakttas. Umeå universitet vill därutöver lyfta viss problematik i samband med examinationer av praktiska moment och kravet på att omprov ska erbjudas inom vissa tidsgränser. Vidare lyftes behovet att belysa problem kring digitala examinationer, sekretesskrav ställda av externa parter vid examensarbeten och hur hantering av studenter som antagits till och registrerats på kurs men sedan inte dyker upp förrän lång tid förflutit från det att kursen genomfördes med krav på examination. Umeå universitet Ansvarig: Chatarina Larson, universitetsjurist, Universitetsledningens kansli Yttrande fastställt av rektor den 18 oktober 2016 4. Remiss Departementsmemorian Validering med mervärde (Ds 2016:24) Umeå universitet har av Regeringskansliet (Utbildningsdepartementet) erbjudits att inkomma med synpunkter kring departementspromemorian Validering och mervärde (Ds 2016:24). Umeå universitet är positiv till förslagen om enhetlig utgångspunkt för validering samt tydliggörande av ansvarsfördelning och samordning mellan myndigheter som presenteras i kapitel fem. Universitetet ser det också som angeläget att kvalitetssäkra statistik om validering. Vidare anser Universitetet att det är angeläget att de påbörjade satsningarna på att utveckla bedömning av reell kompetens vid landets lärosäten kan fortsätta och att lärosätena även fortsättningsvis omfattas av stimulansmedel för att etablera en varaktig struktur för validering. I övrigt avstår Umeå universitet från att lämna synpunkter på de förslag som berör ändringar i skollagen samt uppdrag till andra myndigheter. Umeå universitet Ansvarig: Helena Lindvall, bitr. enhetschef Studentcentrum Yttrande fastställt av rektor den 1 november 2016
Umeå universitet Universitetsstyrelsen Behandlade remisser 2016-11-29 Sid 3 (4) 5. Remiss Föreskrifter om ändring i Universitets- och högskolerådets föreskrifter (UHRSFS 2013:1) om grundläggande behörighet och urval Umeå universitet har getts möjlighet att lämna synpunkter på skrivelsen Föreskrifter om ändring i Universitets- och högskolerådets föreskrifter (UHRSFS 2013:1) om grundläggande behörighet och urval. Umeå universitet anser att det finns ett visst urvalsproblem i att använda beståndsregistret men har i dagsläget inget förslag på annat tillvägagångssätt. Umeå universitet utgår från att bedömningsavdelningen har kontrollerat om International Baccalaureate (IB) ska ha en kapad skala eller ej. Utöver dessa synpunkter har Umeå universitet inga invändningar. Umeå universitet Ansvarig: Åsa Vännman, områdeschef Antagningen, Studentcentrum Yttrande fastställt av rektor den 15 november 2016 6. Remiss Remittering av underlagsrapporter från arbetet med att ta fram Sveriges första nationella skogsprogram Regeringskansliet (Näringsdepartementet) har erbjudit Umeå universitet tillfälle att inkomma med synpunkter till Remittering av underlagsrapporter från arbetet med att ta fram Sveriges första nationella skogsprogram. Umeå universitet välkomnar regeringens initiativ att ta fram ett nationellt skogsprogram. De fyra programgrupperna har presenterat ambitiösa strategier och åtgärdsförslag som ger goda inspel att tas om hand och utredas vidare. Umeå universitet välkomnar särskilt att samtliga underlagsrapporter framhåller vikten av att stärka forskning och högre utbildning om skogen och dess många värden, och ser fram emot att spela en aktiv roll i denna utveckling. Umeå universitet Ansvarig: Anders Steinwall, utredare, Planeringsenheten Yttrande fastställt av rektor den 15 november 2016 7. Remiss Remiss Driftsformer för universitetssjukhus (DS 2016:28) Umeå universitet har erbjudits möjlighet att avlägga yttrande på departementsskrivelsen Driftsformer för universitetssjukhus (DS 2016:28). Umeå universitet uttalar sig inte i frågan om vilken huvudman som bäst ansvarar för drift av universitetssjukhus. Med hänsyn till universitetssjukhusens betydelse för andra landsting i sjukvårdsregionen, annat än det landsting inom vilket universitetssjukhuset drivs, samt till universitetssjukhusens integrerade verksamhet med universiteteten och därmed deras betydelse och roll för staten, anser Umeå universitet det rimligt att överlåtelse av drift av ett universitetssjukhus till annan aktör inte kan beslutas ensidigt av det landsting inom vilket universitetssjukhuset drivs, med mindre än att övriga nämnda intressenter har ett betydande, för att inte säga avgörande, medinflytande. Vidare vill Umeå universitet belysa det faktum att promemorian inte alls berör en väldigt viktig aspekt för universiteten, nämligen de universitetslärare vars anställningar är förenade med anställning vid sjukvårdsenhet som är upplåten för medicinsk utbildning och forskning. Även om sådana förenade läraranställningar också förekommer utanför universitetssjukhus ligger de flesta inom ramen för dessa och ett överlåtande av sådana sjukhus till andra driftsformer utan universitetens/statens medverkan riskerar att få långtgående konsekvenser för universitetens verksamhet då så många universitetslärare berörs.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen Behandlade remisser 2016-11-29 Sid 4 (4) Umeå universitet Ansvarig: Susanne Fahlgren, kanslichef Medicinsk fakultet Yttrande fastställt av rektor den 22 november 2016 8. Remiss Frågor kring 2009 års renskötselkonvention (Ds 2016:27) Umeå universitet har erbjudits möjligheten att lämna yttrande över Frågor kring 2009 års renskötselkonvention (Ds 2016:27). Departementsskrivelsen behandlar frågor relaterade till 2009 års renskötselkonvention med syfte att reglera gränsöverskridande renskötsel i Sverige och Norge. Förutsatt att de samiska parterna på svensk sida ställer sig positiva till att en konvention snarast bör träda i kraft finner Umeå universitet ingen anledning att ifrågasätta ett fokus på att finna lösningar som är inriktade på att få till stånd ett avtal utan omförhandling av konventionen. Universitetet anser det viktigt att upprätta ett avtal som skapar långsiktigt hållbara och förutsägbara regler för bedrivandet av renskötsel över nationsgränserna. Umeå universitet Ansvarig: Jeanette Dareblom, kanslichef Humanistisk fakultet Yttrande fastställt av rektor den 29 november 2016
Bilaga p 76
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Daniel Andersson NÄRVAROLISTA Bilaga 0:1 Sammanträdesdatum 2016-10-06 Sid 1 (2) Närvarolista Ledamöter av regeringen utsedda företrädare för näringsliv och samhälle Lennart Evrell Peter Kopelman Barbara Cannon Eva Nygren Lars Rask Olle Stendahl Lars Stenlund Sara Öhrvall ordförande, vd direktör professor direktör professor professor filosofie doktor, vd konsult rektor Hans Adolfsson professor, rektor företrädare för lärarna Kristin Palmqvist Lars Nyberg Christer Nordlund professor professor professor företrädare för studenterna Johannes Henriksson Anton Persson Sandra Reinklou student student student Företrädare för de anställda (närvaro- och yttranderätt) Barbro Biström Maria Persson Christina Stoltz universitetsadjunkt, SACO examenshandläggare, OFR administratör, SEKO Övriga närvarande Kjell Asplund professor emeritus p 65-66 Anders Fällström docent, vicerektor Niklas Grönlund internrevisionschef Susanne Hellqvist internrevisor p 68-69 Kristoffer Lindell utredare p 67 Per Ragnarsson Marie Wiberg bitr. universitetsdirektör professor Umeå universitet 901 87 Umeå. Telefon: 090-786 99 11. E-post: daniel.andersson@adm.umu.se
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Daniel Andersson NÄRVAROLISTA Sammanträdesdatum 2016-10-06 Sid 2 (2) Caroline Sjöberg universitetsdirektör Protokollförare Daniel Andersson akademisekreterare
Umeå universitet, 901 87 Umeå akademisekreterare Daniel Andersson 090-786 99 11 daniel.andersson@adm.umu.se PM Datum: 2016-10-13 Sid 1 (5) Styrelseplanering - ärenden att behandla vid universitetsstyrelsen Föreliggande tabell utgör en planering för de ärenden som ska behandlas vid universitetsstyrelsen för kommande fem sammanträden. Upptagna ärenden är s.k. cykliska ärenden som återkommer årligen och som är fastställda i universitetsstyrelsens arbetsordning (FS 1.1-488-15) ärenden som utgör uppdrag eller återrapporteringar som är beslutade av styrelsen övriga ärenden där universitetsledningen avser besluta i en viss fråga eller revidera ett befintligt dokument m.m. Universitetsstyrelsen den 14 december Ärende Från möte Punkt Åtgärd Revidering av antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad Intern styrning och kontroll systembeskrivning och riskanalys Internrevisionens riskanalys och internrevisionsplan Årligen i december Årligen i december Årligen i december Internrevisionens granskningar Granskningsuppdrag: 4. Processen för intern styrning och kontroll Studentfallsskrivelse 2016 Information från Riksrevisionen Revidering av styrelsens arbetsordning Vart tredje år Årligen Bland annat med anledning av ändringar i HL och HF Revidering av universitetets arbetsordning Satsningar från styrelsen strategiska resurs Kemiskt Biologiskt Centrum (KBC) Berzelius center
Umeå universitet, 901 87 Umeå akademisekreterare Daniel Andersson 090-786 99 11 daniel.andersson@adm.umu.se PM Datum: 2016-10-13 Sid 2 (5) Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar - Karriärbidrag 2 4 juni 2015 (tidsplan uppföljning) 11 juni 2009 54 59 Universitetsstyrelsens arbete Fortsättning från möte 1 juni 2016 34 Arbetet med intern styrning och kontroll inkl. värdegrund Redovisning av Uminova Holding AB:s verksamhet Analys samt åtgärdsförslag med anledning av minskat antal antagna doktorander Inför budget 2018 strategisk diskussion 6 oktober 2016 66 Samt unders sammanträden VT 2017 2 juni 2016 53 2 juni 2016 41 32 Årligen (utifrån ägardirektiv) Permutation av Stiftelsen Åke Wiltons fond för C- vitaminforskning Ladok 3 Rapport från Konsortiechef Mauritz Danielsson Visning av Designhögskolan vid Umeå universitet 6 oktober 2016 62 Universitetsstyrelsen 20 februari 2017 Ärende Från möte Punkt Åtgärd Årsredovisning Budgetunderlag Årligen i februari Årligen i februari Fastställande av intern styrning och kontroll kontrollplan för kommande och föregående år Internrevisionens årsredovisning och bokslut Årligen Årligen i februari
Umeå universitet, 901 87 Umeå akademisekreterare Daniel Andersson 090-786 99 11 daniel.andersson@adm.umu.se PM Datum: 2016-10-13 Sid 3 (5) Uppföljning av styrelsens beslut föregående termin Anvisningar för verksamhetsplanering och budget 2018 Årligen i februari Årligen i februari Reviderad modell för verksamhetsplanearbetet Information om Öppna nätbaserade kurser och MOOC 6 oktober 2016 69 6 oktober 2016 58 Studentfallsskrivelsen - redovisning av vidtagna åtgärder Universitets internationaliseringsarbete 17 februari 2015 2 juni 2016 14 Studentrekryteringen vid terminsstarten Terminsvis Arbetet med intern styrning och kontroll inkl. värdegrund 6 oktober 2016 66 Jämställdhet information 2 juni 2016 53 Universitetsstyrelsen den 1-2 juni 2017 Ärende Från möte Punkt Åtgärd Fastställande av budget Årligen i juni Fastställande av sammanträdesdatum för kommande år Cykliskt Årligen i juni Revidering av antagningsordningen för forskarutbildning Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs med mm. Uppföljning av delmål 2016 Redovisning av Uminova Holding AB:s verksamhet Cykliskt 4 juni 2015 Cykliskt Årligen i juni Årligen i juni
Umeå universitet, 901 87 Umeå akademisekreterare Daniel Andersson 090-786 99 11 daniel.andersson@adm.umu.se PM Datum: 2016-10-13 Sid 4 (5) Riksrevisionens granskning av årsredovisningen Cykliskt Årligen i juni Analys av årsredovisningen Cykliskt Årligen i juni Mottagare av Nit och redlighet Cykliskt Årligen i juni Årsredovisning för anknutna stiftelser Studieavgifter för studenter från länder utanför EU/EES-området Cykliskt Cykliskt Årligen i juni Årligen i juni Arbetet med intern styrning och kontroll inkl. värdegrund Slutrapport över satsningen på utbildningsvetenskap 6 oktober 2016 66 Samt unders sammanträden VT 2017 4 juni 2015 51 Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar - 4 juni 2015 (tidsplan uppföljning) 54 Starka forskningsmiljöer 11 juni 2009 59 Riktad satsning Idrott 6 november 2012 15 Universitetsstyrelsen den 5 oktober Ärende Från möte Punkt Åtgärd Styrelsens beslut föregående termin Revidering av antagningsordningen för forskarutbildning Studentrekryteringen vid höstterminsstarten Cykliskt Cykliskt Årligen i oktober Årligen i oktober Terminsvis Redovisning av delårsbokslut, samt anmälan av ordförandes beslut att fastställa delårsrapporten Cykliskt Årligen i oktober
Umeå universitet, 901 87 Umeå akademisekreterare Daniel Andersson 090-786 99 11 daniel.andersson@adm.umu.se PM Datum: 2016-10-13 Sid 5 (5) Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar - 4 juni 2015 (tidsplan uppföljning) 54 Humanistisk offensiv/humanistisk fakultet 20 november 2008 84 Konstnärligt campus 18 december 2008 104 Universitetsstyrelsen den 14 december Ärende Från möte Punkt Åtgärd Revidering av antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad Intern styrning och kontroll systembeskrivning och riskanalys Internrevisionens riskanalys och internrevisionsplan Revidering av antagningsordningen för forskarutbildning Redovisning av Uminova Holding AB:s verksamhet Cykliskt Cykliskt Cykliskt Cykliskt Årligen i december Årligen i december Årligen i december Årligen i december 32 Årligen (utifrån ägardirektiv)
Bilaga p 78
Umeå universitet Universitetsstyrelsen INFORMATION 16-12-14 Sid 1 (5) Omvärldsbevakning sammanfattning av utvalda händelser september november 2016 Inom ramen för Planeringsenhetens omvärldsbevakning skickas dagligen ett urval nyheter från universitets- och högskolesektorn till universitetsledningen, och en gång varje vecka skickas ett urval till en bredare krets av mottagare. I detta dokument har vi valt ut för närmare beskrivning ett fåtal händelser eller ämnen som har tagit stort utrymme i nyhetsflödet och som är av större principiell betydelse. För den som läser på skärm finns hyperlänkar i blå färg. Forskningspolitisk proposition presenterad Den 28 november 2016 överlämnades propositionen Kunskap i samverkan - fo r samhällets utmaningar och stärkt konkurrenskraft (prop. 2016/17:50) till riksdagen. Huvuddragen sammanfattas kort i det följande. Översikt över resurstillskott Propositionen beskriver satsningar om drygt 3 miljarder kronor varav: 1 300 mnkr i ökat basanslag till universitet och högskolor, 1 035 mnkr till nationella forskningsprogram och andra särskilda forskningssatsningar, 770 mnkr till strategiska innovationsområden och andra satsningar kopplat till innovation och nyttiggörande. Som jämförelse tillförde de senaste två forskningspropositionerna i storleksordningen 4 5 miljarder. Politikens inriktning Regeringen skärper det forskningspolitiska målet till att Sverige ska vara "ett av världens främsta forsknings- och innovationsländer", och breddar det till att inkludera även högre utbildning. Långsiktighet betonas genom att propositionen anges ha ett tioårigt perspektiv. Samhällsutmaningar och samverkan betonas starkt, samtidigt som regeringen uttrycker en ambition att värna den fria forskningen. Attraktiva karriärvägar och jämställdhet betonas starkt. Resurstilldelning och styrning av universitet och högskolor Basanslagen till universitet och högskolor stärks med 1,3 miljarder under perioden. Skrivningarna tyder på att en större del än tidigare kommer att gå till högskolor och yngre universitet snarare än till de äldre etablerade universiteten såsom Umeå universitet. En utredning av hela högskolans styr- och resurstilldelningssystem, för både forskning och utbildning, aviseras. I väntan på den ska ökningen av basanslag fördelas utifrån nuvarande kvalitetsindikatorer (bibliometri och externa medel) i kombination med indikatorer för samverkan samt strävan efter en jämnare fördelning mellan lärosäten. Samverkansindikatorer ska tas fram av Vinnova under 2017; hur det ska kunna ske i tid till budgetpropositionen för 2018 framgår inte. Medlen för de strategiska forskningsområdena (SFO) ligger kvar. En ny utvärdering initieras om fem år. Vetenskapsrådets förslag till system för peer-review-utvärdering av all forskning genomförs inte. I stället ges Universitetskanslersämbetet uppdraget att utvärdera även forskning.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen INFORMATION 16-12-14 Sid 2 (5) Karriärvägar och villkor för forskare Förslagen från Forskarkarriärutredningen om att avskaffa utbildningsbidraget för doktorander samt ändra regleringen av meriteringsanställningen i högskoleförordningen genomförs. Få detaljer ges dock kring meriteringsanställningen i propositionen. Jämställdhet betonas starkt, bl.a. genom skärpta mål för andelen kvinnor bland nyrekryterade professorer, jämställdhet i fördelning av forskningsanslag samt integrering av köns- och genusperspektiv i forskningens innehåll. Särskilda forskningssatsningar Ett antal tioåriga nationella forskningsprogram lanseras, samordnade av forskningsråden, omfattande totalt 485 mnkr (samordnande forskningsråd och totalt tillskott tom 2020 inom parentes): Klimat (Formas, 130 mnkr) Hållbart samhällsbyggande (Formas, 75 mnkr) o Social bostadspolitik (Formas, 30 mnkr)* o Tillgänglighetsdesign (Vinnova, 35 mnkr)* Migration och integration (Vetenskapsrådet, 30 mnkr) Antibiotikaresistens (Vetenskapsrådet, 25 mnkr) Tillämpad välfärdsforskning (Forte, 100 mnkr) Arbetslivsforskning (Forte, 60 mnkr) * Stödjer programmet Hållbart samhällsbyggande men ligger utanför programstrukturen Därutöver beskrivs ett antal övriga särskilda forskningssatsningar via de forskningsfinansierande myndigheterna, omfattande totalt 550 mnkr: Humaniora och samhällsvetenskap (Vetenskapsrådet, 60 mnkr) Rymdforskning (Rymdstyrelsen, 40 mnkr) Datadriven forskning (Vetenskapsrådet, 40 mnkr) Framtidens teknik för digitalisering (KTH och Linköpings universitet, 150 mnkr) Biobanker och registerbaserad forskning (Vetenskapsrådet, 50 mnkr) Klinisk forskning (Vetenskapsrådet, 40 mnkr) Välfärdens kvalitet, organisation och processer (Forte, 15 mnkr) Forskning för jämlika villkor (Vetenskapsrådet, 20 mnkr) Analysfunktion för miljöarbetet (Formas, 15 mnkr) Försöksverksamhet för en starkare vetenskaplig grund i skolan (berörda lärosäten, 30 mnkr) Forskarskolor inom lärarutbildningarna (Vetenskapsrådet, 90 mnkr) Samverkan och innovation Stora satsningar görs på samverkan och innovation, totalt 770 mnkr: Strategiska innovationsområden (Vinnova, 400 mnkr) Strategiska innovationsområden (Formas, 100 mnkr) Test- och demonstrationsmiljöer (Vinnova, 100 mnkr) Tillgängliggörande av forskningsinfrastruktur (Vetenskapsrådet, 40 mnkr) Forskningsinstituten (RISE AB, 100 mnkr) Verifiering (Vinnova, 30 mnkr) Standardisering (Vinnova, 10 mnkr)
Umeå universitet Universitetsstyrelsen INFORMATION 16-12-14 Sid 3 (5) Regeringen aviserar också översyn av bl.a. innovationskontorens roll, holdingbolagens uppdrag samt ökad handlingsfrihet för statliga lärosäten att delta i internationella samarbeten. Rapport om kvinnor och män i högskolan Universitetskanslersämbetet (UKÄ) publicerade den 14 oktober en rapport där de undersökt jämställdheten i högskolan under de senaste tio åren, avseende både studenter och anställda. Rapporten visar att det överlag har skett en viss förbättring av jämställdheten under perioden på så vis att andelen kvinnor/män i större utsträckning ligger i intervallet 40 60 procent. Samtidigt kvarstår flera brister, bl.a. att kvinnorna fortfarande är fler på de lägre utbildningsnivåerna och i de lägre anställningsformerna bland högskolans forskande och undervisande personal medan männen är fler högre upp i hierarkin. Inte minst är kvinnor alltjämt kraftigt underrepresenterade bland professorer, trots positiva förändringar de senaste tio åren. Liksom tidigare studier visar rapporten också att män blir anställda som professorer inom en viss tid efter doktorsexamen i större utsträckning än kvinnor. Bland den forskande och undervisande personalen är det jämn könsfördelning i landet bortsett från gruppen professorer, där 75 procent är män. Vid Umeå universitet är motsvarande siffra 70 procent män, alltså något mindre sned könsfördelning. I en intervju med SvT säger vicerektor Heidi Hansson att Umeå universitetet bedriver ett aktivt arbete för att få in fler kvinnor på höga poster. De senaste åren har andelen kvinnliga professorer ökat och Heidi Hansson är övertygad om att den kommer att öka den kommande 10-årsperioden. I sammanhanget kan nämnas att Utbildningsdepartementet under hösten har fört en dialog med universitet och högskolor om nya mål för könsfördelningen bland nyrekryterade professorer perioden 2017 2019. UKÄ rapporten visar också att kvinnor påbörjar i högre grad än män en högskoleutbildning och har även högre genomströmning och examensfrekvens ett mönster som varit ganska oförändrat över tid. Andelen kvinnor som börjar studera till civilingenjörer ökade med 8 procentenheter de senaste 10 åren. Men på de stora kvinnodominerade utbildningarna till sjuksköterska, specialistsjuksköterska och förskollärare har inte någon motsvarande förändring skett. Nästan alla yrkesexamensprogram har en sned könsfördelning. Bara 4 yrkesexamensprogram av 44 hade en jämn könsfördelning 2014/15 bland nybörjarna. De var jurister, läkare, ämneslärare och civilekonomer. Överlag studerar kvinnor och män olika ämnen, på alla nivåer (grundnivå, avancerad nivå och på forskarnivå), vilket också bidrar till att den könsuppdelade arbetsmarknaden består. Av de trettio största yrkesgrupperna var det bara universitets- och högskolelärare, läkare samt kockar/kokerskor som hade en jämn könsfördelning 2013. Lönegapet mellan män och kvinnor har minskat under tioårsperioden, men männen har fortsatt högre lön för alla utbildningsnivåer och löneskillnaden är större bland högskoleutbildade än bland personer utan gymnasial eller eftergymnasial utbildning. UKÄ:s kvalitetsgranskningar Universitetskanslersämbetet, UKÄ, har utarbetat en ny modell för granskning av kvaliteten i högre utbildning. Uppdraget kommer från regeringen och rapporten med det nya kvalitetssystemet överlämnades den 30 september 2016. Modellen följer består av fyra olika typer av granskningar: Granskningar av lärosätenas kvalitetssäkringsarbete, Utbildningsutvärderingar, Tematiska utvärderingar, samt Examenstillståndsprövningar. Oavsett typ av utvärdering sker granskningen utifrån en gemensam uppsättning aspekter och perspektiv.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen INFORMATION 16-12-14 Sid 4 (5) UKÄ genomför nu pilotgranskning av lärarutbildningen och av lärosätets eget kvalitetssystem, utvärdering av forskarutbildning samt en tematisk utvärdering om hållbar utveckling. Umeå universitet deltar i dessa fyra olika utvärderingar och är det enda lärosäte i landet som genomgår dessa utvärderingar samtidigt. I pilotutvärderingen av lärosätets kvalitetssystem ingår, förutom Umeå universitet, även Högskolan Dalarna, Blekinge Tekniska Högskola samt Newmaninstitutet. Umeå universitets kvalitetssystem för utbildning på grund- och avancerad nivå, som beslutades av rektor nov 2015, är ett centralt underlag i utvärderingen. Men även kvalitetssäkring av forskarutbildningen ingår i utvärderingen. Ett förslag till kvalitetssystem för utbildning på forskarnivå är nu ute på remiss inom universitetet. Utvärderingen startar med ett upptaktsmöte 1 december. Pilotgranskning av lärarutbildningen har kommit igång vid universitetet och självvärderingen är under bearbetning. Utvärderingen beräknas vara klar vid årsskiftet 2017/2018. Därefter kommer metoden att utvärderas och eventuellt justeras inför att ordinarie utbildningsutvärderingar drar igång. Vid Umeå Universitet utvärderas grundlärarprogrammet inriktning fritidshem. Arbetet med att skriva självvärderingen är igång och den ska skickas in till UKÄ strax före jul. I januari 2017 startar utvärderingarna av forskarutbildning. Vid Umeå universitet kommer forskningsämnena Pedagogik, Psykologi, Konstvetenskap, Arkitektur, Nationalekonomi, Datavetenskap och Historia att utvärderas i första cykeln. Upptaktsmöten kommer att hållas i början av december. Senast 12 v efter upptaktsmötet ska lärosätet skicka in självvärderingar till UKÄ. Den första s.k. tematiska utvärderingen, som UKÄ nu genomför på uppdrag av regeringen, rör lärosätenas arbete med att främja hållbar utveckling inom utbildningen. Utvärderingen ska vara klar 1 september 2017. Umeå universitet kommer att skriva en självvärdering som beskriver arbetet med att integrera frågor relaterade till hållbar utveckling i utbildningen. Självvärderingen ska vara UKÄ tillhanda i början av mars. Lokalisering av Högskolan Dalarna ingripande från regeringen Högskolan Dalarna och hela högskolesverige överraskades i oktober av att regeringen gjorde en ändring av högskolans regleringsbrev med innebörden att de även fortsättningsvis ska ha verksamheten lokaliserad i både Falun och Borlänge. Detta skedde dagen innan högskolans styrelse skulle ha diskuterat frågan vid ett extra möte, mot bakgrund av en utredning om Högskolan Dalarnas framtida lokalisering som hade arbetat sedan november 2015. Högskolestyrelsen kritiserade regeringen för att ha fattat beslut utan att ha hört styrelsen eller sett hela beslutsunderlaget, att man gick emot studenterna (som förordade en lokalisering till Falun), och mer principiellt att det undergrävde lärosätenas bestämmanderätt och möjlighet att ta fullt ansvar för verksamheten. Den principiella kritiken framförde även samtliga universitets- och högskolerektorer i en gemensam debattartikel. Ministern för högre utbildning och forskning Helene Hellmark Knutsson svarade att det handlar om att hela Sverige ska leva och att en högskolas lokaliseringsort inte handlar om akademisk frihet utan måste utgå från nationella behov, strategier och prioriteringar. Debatten har även blivit en internationell nyhet i sektorn. Högskolan Dalarna skapades 1977 genom att en ingenjörsutbildning i Borlänge slogs samman med Lärarseminariet i Falun, och hette fram till 1995 Högskolan i Falun/Borlänge. Det är således en av flera högskolor som sedan starten funnits på flera orter, men som senare velat koncentrera verksamheten: Högskolan i Gävle/Sandviken blev Högskolan i Gävle i mitten av 1990-talet, tio år
Umeå universitet Universitetsstyrelsen INFORMATION 16-12-14 Sid 5 (5) senare koncentrerades Högskolan i Trollhättan/Uddevalla till Trollhättan under namnet Högskolan Väst, och 2013 lade Mittuniversitetet ned verksamheten i Härnösand. Trots lokala protester har regeringen inte ingripit i dessa tidigare fall. Även i fallet Högskolan Dalarna hänvisade ministern länge till lärosätenas långtgående autonomi när frågor om detta kom i riksdagen eller vid ett besök på högskolan. En stark Borlängeopinion med förankring i regeringen inte minst försvarsminister Peter Hultqvist, ordförande i S-distriktet i Dalarna samt före detta kommunalråd i Borlänge lyckades dock driva igenom en styrning från regeringen. Strid om process för rektorsrekrytering Flera lärosäten har fått nya rektorer under 2016 och andra befinner sig i en rekryteringsprocess, däribland Uppsala universitet. Den 15 september lade Carola Lemne, ordförande i konsistoriet för Uppsala universitet tillika vd för svenskt Näringsliv, fram ett förslag till nytt förfarande vid rektorsval, ett förslag som väckte stor uppmärksamhet och debatt. Förslaget byggde på en rapport Forskningspolitikens glömda fråga: Sveriges akademiska ledarskap från Näringslivets Forskningsberedning (tillsatt av Svensk Näringsliv) vars slutsatser presenterades två dagar senare på Dagens Nyheters debattsida under rubriken Minska anställdas inflytande o ver rektorstillsättningar. Rapporten har skapat intensiv diskussion om ledning och styrning av landets universitet och högskolor. Rapportens slutsatser sammanfattas med tre huvudrubriker: 1. Studenternas och de universitetsanställdas reella beslutandemakt över rektorstillsättningarna måste minska. 2. Transparensen vid chefstillsättningar måste minska. 3. Möjligheterna att avsätta svaga rektorer måste öka. Rapporten framför bland annat en process för rektorsrekryteringar där lärosätets styrelse endast presenterar en kandidat för hörandeförsamlingen och att processen fram till dess vara konfidentiell. Det var ett liknande förslag som lades fram för konsistoriet vid Uppsala universitet. Att bara en rektorskandidat ska bedömas av hörandeförsamlingen föreslogs Kåre Bremers ledningsutredning, som 2015 lämnade sitt betänkande Utvecklad ledning av universitet och ho gskolor (SOU 2015:92) till regeringen. Debattartikeln av Näringslivets Forskningsberedning har mötts av många repliker i bland annat Dagens Nyheter. Likaså har det förts en omfattande debatt i Upsala Nya Tidning. Det har talats om universitetsuppror och Carola Lemne har anklagats för kuppförsök. Eftersom Carola Lemne också är vd för Svenskt Näringsliv har hennes dubbla roller ifrågasatts. Ett nytt förslag om hur rektorstillsättning ska ske har skickats ut på intern remiss på Uppsala universitet. Några ytterligare korta nyheter: KI har presenterat sin handlingsplan med anledning av Macchiarini-affären. Lärarnas Riksförbunds undersökning om den nya lärarutbildningen har genererat en del debatt. Universitetskanslersämbetets chef kommer inte längre att kallas universitetskansler, utan generaldirektör. Myndigheten kommer också att byta namn så småningom. Återstår att se om generaldirektör för myndigheten i samma utsträckning som förut kommer att besättas av rektorer.
Bilaga p 80 A
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Beslut Datum 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 1 (1) Intern styrning och kontroll systembeskrivning år 2017 Föredragande Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson Sammanfattning Ledningen vid myndigheter under regeringen som omfattas av förordningen intern styrning och kontroll (2007:603) skall från och med årsredovisningen gällande verksamhetsåret 2008 i anslutning till underskriften av årsredovisningen lämna en bedömning huruvida verksamhetens process för intern styrning och kontroll är betryggande. För att ledningen skall kunna göra en sådan bedömning krävs att myndigheten gör en dokumentation av processen för intern styrning och kontroll inom verksamheten, dvs en systembeskrivning. Ytterligare ett underlag inför denna bedömning är riskanalys. Universitetsstyrelsens beslut Universitetsstyrelsen beslutar att fastställa dokumentet Systembeskrivning - Intern styrning och kontroll år 2017. Analys och motivering Inför år 2017 har dokumentet Systembeskrivning - Intern styrning och kontroll uppdaterats. Universitetsstyrelsen har i december 2015 beslutat fastställa riskanalys som omfattar år 2016 2017 utifrån bedömningen att riskerna troligtvis inte förändras under två år. Expediering Universitetsledningen Fakultetsledningar Rektor Lärarhögskolan Överbibliotekarie
Bilaga p 80 B
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 1 (23) Systembeskrivning - Intern styrning och kontroll år 2017
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 2 (23) Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 1 Intern styrning och kontroll inom Umeå universitet... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Tillämpning av förordningen om intern styrning och kontroll... 5 1.2.1 Riskanalys... 5 1.2.2 Kontrollåtgärder... 5 1.2.3 Uppföljning... 6 1.2.4 Dokumentation... 6 2 System för intern styrning och kontroll... 6 2.1 Organisation och ansvar... 6 2.1.1 Gatekeeping... 9 2.1.2 Delegationsordning och universitetsgemensamma regeldokument... 9 2.1.3 Rutiner för universitetsstyrelse... 9 2.1.4 Beslutsmöten... 10 2.2 Kvalitetsarbete... 10 2.2.1 Kvalitetsinsatser... 10 2.3 Planering och uppföljning vid Umeå universitet... 11 2.3.2 Planeringsprocessen år 2016... 11 2.3.3 Universitetets verksamhetsplanearbete... 13 2.3.4 Verksamhetsplaner på fakultets- och institutionsnivå... 13 2.3.5 Uppföljningsprocessen... 14 2.3.6 Projektstyrningsmodell... 15 2.4 Regelverk... 16 2.5 Information och kommunikation... 17 2.6 Tillsyn av intern styrning och kontroll... 18 2.6.1 Internrevision... 21 2.6.2 Universitetskanslersämbetet... 21
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 3 (23) 2.6.3 Universitets- och högskolerådet... 21 2.6.4 Riksrevisionen... 22 2.6.5 Övrig granskning... 22 3 Övriga förordningar med krav på riskanalys... 22 3.1 Förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering... 22 3.2 Förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap... 23 4 Uppföljning av intern styrning och kontroll... 23 4.1 Kontrollplan... 23
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 4 (23) Sammanfattning I kapitel 1 beskrivs bakgrunden till arbetet med intern styrning och kontroll, samt tillämpningen av förordningen om intern styrning och kontroll vid Umeå universitet. Här finns bl.a. ett utdrag ur förordningen samt beskrivning av riskanalys. Kapitel 2 är en dokumentation av Umeå universitets system för intern styrning och kontroll. Avsnitten beskriver organisation och ansvar, kvalitetsarbete, planerings- och uppföljningsprocessen, regelverk, information och kommunikation, samt tillsyn. Kapitel 3 behandlar övriga förordningar med krav på riskanalys. I kapitel 4 redogörs för rutiner för uppföljning av systemet för intern styrning och kontroll, d.v.s. kontrollplan inklusive uppföljning av kontrollplan. 1 Intern styrning och kontroll inom Umeå universitet 1.1 Bakgrund Ledningen vid myndigheter under regeringen som omfattas av förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603) ska i anslutning till underskriften i årsredovisningen, lämna en bedömning huruvida verksamhetens process för intern styrning och kontroll är betryggande. Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av myndighetsförordningen, se nedanstående förordningstext. 3 Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Vidare framgår av förordning om intern styrning och kontroll att följande moment ska ingå i processen, se nedanstående förordningstext. Riskanalys 3 En riskanalys skall göras i syfte att identifiera omständigheter som utgör risk för att de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen (2007:515) inte fullgörs. Kontrollåtgärder 4 Med ledning av riskanalysen skall åtgärder vidtas som är nödvändiga för att de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen (2007:515) skall fullgöras med rimlig säkerhet. Uppföljning 5 Den interna styrningen och kontrollen skall systematiskt och regelbundet följas upp och bedömas. Vid bedömningen skall iakttagelser som lämnas vid extern revision och internrevision beaktas. Dokumentation 6 Riskanalysen enligt 3, kontrollåtgärderna enligt 4 samt uppföljningen och bedömningen enligt 5 skall dokumenteras.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 5 (23) 1.2 Tillämpning av förordningen om intern styrning och kontroll För att ledningen skall kunna säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt, krävs att myndigheten har en process där momenten Riskanalys, Kontrollåtgärder, Uppföljning och Dokumentation ingår. Dessa moment ska vara väl integrerade i planering, genomförande och uppföljning på olika nivåer och i alla delar av verksamheten. Vid Umeå universitet har arbetet med intern styrning och kontroll sedan införandet år 2008 haft sin utgångspunkt i den s.k. COSO-modellen (utvecklad av Committee of Sponsoring Organization). Ekonomistyrningsverket (ESV) är normerande för statliga myndigheter när det gäller intern styrning och kontroll. ESV rekommenderar att COSO-modellen används. Nedan finns en beskrivning av de moment som enligt förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll ska ingå i processen för intern styrning och kontroll och hur dessa har tillämpats vid Umeå universitet. 1.2.1 Riskanalys Organisationen behöver ha kunskap om var de väsentliga riskerna finns beträffande organisationens verksamhetsmål, ekonomistyrning och regelefterlevnad, vilket sker genom identifiering och klassificering av risker. Därefter görs en värdering av sannolikheten att risken kommer att inträffa och vilken konsekvens detta skulle få för verksamheten. Utgångspunkten för riskanalysen är de styrdokument som är styrande för universitetets verksamhet såsom regleringsbrev, lagar, regelverk, m.m., samt universitetets visions- och måldokument Umeå universitet 2020 vision och mål fastställt av universitetsstyrelsen den 8 juni 2012 (Dnr: 100-394- 12). Även risker kopplade till universitetets myndighetsutövande samt utifrån omvärldsanalys, m.m. är identifierade i riskanalysen, vilka benämns som risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler. Arbetet med riskbedömning går till på följande sätt: När sannolikheten och konsekvensen har bedömts fattas beslut om vilken riskhantering och förebyggande åtgärder som ska användas för att hantera riskerna. Uppföljning av riskanalysen sker återkommande för att bedöma om risker har försvunnit, omvärderats eller tillkommit. I enlighet med Ekonomistyrningsverkets föreskrifter ska riskanalysen uppdateras vid behov. Universitetsstyrelsen har i december 2015 beslutat fastställa riskanalys som omfattar år 2016 2017 utifrån bedömningen att riskerna troligtvis inte förändras under två år. Mål för riskanalys: Att Umeå universitet ska ha god kunskap om vilka de väsentliga riskerna är, hur dessa identifieras och värderas, så att åtgärder kan vidtas för att förhindra eller undvika risker att inte organisationens verksamhetsmål, god ekonomistyrning och god regelefterlevnad uppnås. 1.2.2 Kontrollåtgärder Kontrollåtgärder är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas i såväl organisationsstruktur som rutiner. Vid Umeå universitet finns en rad kontrollåtgärder för att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med myndighetsförordningen. Exempel på kontrollåtgärder är: Behörighetskontroller i IT-system, ekonomihandbok med bl.a. krav på att mer än en person godkänner utbetalningar, kontroller av bisysslor, kontroller för att upptäcka plagiat, regler för antagningsordning m.m. Systemets olika delar beskrivs mer ingående under rubrik 2 System för intern styrning och kontroll. Mål för kontrollåtgärder: Att Umeå universitet ska ha ett system för kontrollåtgärder som hanterar och förbygger de risker som bedöms få de största konsekvenserna för universitetets verksamhet.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 6 (23) 1.2.3 Uppföljning Den interna styrningen och kontrollen följs upp på så sätt att genomförandet av kontrollåtgärder årligen följs upp och bedöms. Systemet för intern styrning och kontroll följs upp årligen och anpassas kontinuerligt. Riskanalysen uppdateras vid behov. Internrevisionen, Riksrevisionen och Universitetskanslersämbetet m.fl. utövar därtill tillsyn och uppföljning över Umeå universitets verksamhet. Universitetet har rutin för hur dessa synpunkter och påpekanden tas emot, åtgärdas och rapporteras till universitetsstyrelsen eller rektor. Mål för uppföljning: Att Umeå universitet ska ha väl fungerande uppföljning inom verksamheten för att kunna förebygga att felaktigheter uppstår samt upptäcka och åtgärda ev. felaktigheter. Detta inkluderar att årligen följa upp både kontrollåtgärder samt systemet för intern styrning och kontroll. 1.2.4 Dokumentation Rapportering finns inbyggt i planerings- och uppföljningsprocessen med uppföljning av verksamhetsplan och ekonomi m.m. Riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning samt bedömning dokumenteras och rapporteras årligen till myndighetens ledning. Mål för dokumentation: Att Umeå universitet årligen ska dokumentera och rapportera riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och bedömning till myndighetens ledning. 2 System för intern styrning och kontroll 2.1 Organisation och ansvar Nedan finns ansvarsområden för arbetet med intern styrning och kontroll inom Umeå universitet definierade. Det är viktigt att arbetet samordnas i så hög grad som möjligt för hela universitetet, samt att intern styrning och kontroll samordnas i ordinarie planerings- och uppföljningsarbete. Allmänt Överordnad nivå är alltid skyldig att vidta åtgärder om inte underliggande chefsnivå genomför åtgärder vid återkommande eller allvarliga regelöverträdelser. Vid sådana situationer ska kommunikation ske mellan de olika chefsnivåerna. Rutiner för rapportering mellan organisatoriska nivåer Rektor beslutade den 17 juni 2014 att fastställa rutiner för rapportering mellan organisatoriska nivåer inom universitetet (1.1.2-945-14) i enlighet med nedanstående. Vid de dialoger som sker mellan universitetsledning och fakultetsledningar/lärarhögskolan, angivna i avsnitt 1.2.3 Uppföljning, ska alltid en fast punkt vid respektive dialogträff behandlas, benämnd i agendan Avvikelserapportering. Där ska eventuella befarade eller uppkomna negativa händelser/regelöverträdelser inom fakultetens/motsvarande ansvarsområde rapporteras till universitetsledning. Universitetsledningen kan också i sin tur ta upp signaler som inkommit, avseende befarade negativa händelser/regelöverträdelser inom fakultetens/motsvarande ansvarsområde.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 7 (23) Prefekt/enhetschef som får information om regelöverträdelser eller risk för negativa händelser ska rapportera skriftligt eller muntligt till fakultetsledning respektive universitetsdirektör i de fall regelöverträdelse bedöms som allvarlig eller återkommande. I de fall anställd på institution eller enhet har information om regelöverträdelse, ska detta rapporteras till prefekt/enhetschef. I undantagsfall genomför prefekt eller enhetschef ändå, trots påtalan, beslut som innebär en allvarlig eller återkommande regelöverträdelse. Anställda på institution eller enhet ska i dessa fall kontakta dekan/kanslichef/motsvarande funktion på fakultet/motsvarande. Om exempelvis enhetschef inom universitetsförvaltningen, personal på fakultet eller universitetsdirektör får information om regelöverträdelser, ska den person som kontaktats informera berörd fakultetsledning/motsvarande. I de fall överordnad chefsnivå får information om regelöverträdelser som är allvarliga eller återkommande, ska överordnad chefsnivå säkerställa att åtgärder är vidtagna. Samtliga chefer och övriga anställda har möjlighet att kontakta universitetsdirektören för rådgivande samtal i de fall det befaras allvarliga eller återkommande regelöverträdelser. Chefer och handläggare inom universitetsförvaltningen är ett stöd i processen med att undersöka regelöverträdelser samt med att föreslå åtgärder, d.v.s. som ett stöd till ansvarig chef. I de fall rektor eller universitetsdirektör informeras av internrevisionen om allvarliga eller återkommande regelöverträdelser, ska universitetsdirektör skyndsamt informera berörd fakultetsledning/motsvarande. Universitetsstyrelsen Universitetsstyrelsen är universitetets högsta beslutande organ har det övergripande ansvaret för att det finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt vid Umeå universitet. Det är styrelsens ansvar att verksamheten bedrivs rättsäkert, effektivt, redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Ledning Rektor ansvarar under universitetsstyrelsen för arbetet med att säkerställa att universitetet har en god intern styrning och kontroll som genomsyrar hela verksamheten. Rektor ansvarar för beredning av universitetsstyrelsens beslut kring intern styrning och kontroll och att det finns lämpliga stödfunktioner och system för att säkerställa och att följa upp arbetet inom området. Prorektor är ställföreträdande till rektor och tjänstgör i rektors ställe när hon eller han inte är i tjänst samt ersätter även i övrigt rektor i den utsträckning som rektor bestämmer. Universitetsdirektör har det operativa ansvaret för arbetet med intern styrning och kontroll vid universitetet och inom de de administrativa stödprocesserna för hela universitetet. På universitetsledningsnivå gäller för närvarande följande ansvarsfördelning: Ansvarig Rektor Prorektor Ansvarsområde Övergripande ansvar stf. Rektor/övergripande ansvar Forskning och forskarutbildning inom medicin samt naturvetenskap och teknik. I uppdraget ingår även samverkan inom området. Universitetsdirektör Universitetsdirektören är den högsta administrativa chefen vid Umeå universitet och leder universitetets hela verksamhetsstöd. Däri ingår ansvar för intern styrning och kontroll av verksamheten.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 8 (23) Vicerektor för för forskning och forskarutbildning inom samhällsvetenskap och humaniora Vicerektor för internationalisering samt lika villkorsfrågor Vicerektor för utbildningsfrågor Bitr. universitetsdirektör I uppdraget ingår även samverkan inom området. I uppdraget ingår även samverkan inom området. I uppdraget ingår även samverkan inom området. Bereder, utifrån universitetsdirektörens uppdrag, det universitetsgemensamma arbetet med intern styrning och kontroll Ansvarig person inom universitetsledningen är skyldig att vidta åtgärder inom sina respektive ansvarsområden om en risk inträffar eller om fel uppstår. Under våren kommer ansvarsförhållande ovan att justeras något, utifrån att nuvarande vicerektor för utbildningsfrågor går vidare till nya utmaningar utanför Umeå universitet. Överbibliotekarie Ansvarar för och leder verksamheten på universitetsbiblioteket och ansvarar därmed för intern styrning och kontroll av verksamheten. Fakultetsnämnder Fakultetsnämnderna utgör de vetenskapliga ledningsorganen och ansvarar för forskning, utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt för samverkan med samhälle och näringsliv. En av fakultetsnämndens huvuduppgifter är att årligen följa upp samtliga verksamheter inom fakulteten. I detta ansvar ingår att kvalitetssäkra och utveckla metoder samt arbetssätt inom hela fakulteten. Dekan Dekanen har det övergripande ledningsansvaret för fakulteten. Enligt universitetets ekonomistyrregler ansvarar dekanen för att fakulteten följer universitetets interna ekonomiadministrativa, personaladministrativa och studieadministrativa bestämmelser i enlighet med gällande anvisningar, samt följer beslutad delegationsordning. Här ingår bl.a. bestämmelser om attest och beslut om kontrakt/avtal. Dekanen ansvarar även för att verksamheten vid fakulteten bedrivs i enlighet med såväl universitetets egna regeldokument som gällande författningar och avtal, samt för att säkra och utveckla intern styrning och kontroll inom sitt respektive ansvarsområde. Rektor för Lärarhögskolan Rektor för lärarhögskolan har det övergripande ledningsansvaret för Lärarhögskolan och ansvarar för att säkra och utveckla intern styrning och kontroll inom sitt ansvarsområde. Prefekter/föreståndare/enhetschef * Prefekten har det övergripande ledningsansvaret för institutionen och för att säkra och utveckla intern styrning och kontroll inom sitt ansvarsområde. Enligt universitetets ekonomistyrregler ansvarar prefekten för institutionen för att universitetets interna ekonomiadministrativa, personaladministrativa och studieadministrativa bestämmelser i enlighet med gällande anvisningar följs samt även beslutad delegationsordning. Motsvarande ansvar gäller för enhetschef respektive föreståndare. * I enlighet med rektors relegationsordning (Dnr: FS 1.2.4-1819-14) jämställs centrumbildningar, enheter och högskolor med institutioner, samt föreståndare med prefekter.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 9 (23) Planeringsenheten Planeringsenheten, vid universitetsförvaltningen, bereder, utifrån universitetsdirektörens uppdrag, det universitetsgemensamma arbetet med intern styrning och kontroll vid Umeå universitet. Internrevisionen Internrevisionen ska bistå universitetsledningen att nå sina mål genom att granska och lämna rekommendationer till förbättringar av universitetets process för intern styrning och kontroll. 2.1.1 Gatekeeping Genom beslut av rektor har Umeå universitet en s.k. gatekeepingfunktion (Dnr: UmU 103-1917-09). Syfte med gatekeepingfunktionen är bl.a.: Att så långt som möjligt hämta uppgifter ur centrala system. Att gatekeepingfunktionen ansvarar för att kvalitetssäkra vissa typer av dokument som går in till rektor för beslut. Gatekeepingfunktionen består bl.a. av universitetsdirektör, kanslichefer vid fakulteter/lärarhögskolan, samt Planeringsenheten. 2.1.2 Delegationsordning och universitetsgemensamma regeldokument Rektors delegationsordning fastställdes av rektor den 23 december 2014 (Dnr: FS 1.2.4-1819-14) och har uppdaterats under 2016 samt kommer att fastställas av rektor senast i början på år 2017. Syftet med delegationsordningen är att göra beslutsprocessen vid Umeå universitet tydlig och lättillgänglig. Delegation ska ges på så sätt att ärenden blir effektivt behandlade med rätt kompetens samt att ansvar och befogenheter följs åt. En revidering av föreliggande delegationsordning pågår under hösten 2016. Utifrån delegationsordningen har fakultetsnämnderna, dekanerna, universitetsdirektören, biblioteksstyrelsen och överbibliotekarien utarbetat och fastställt sina vidaredelegationer. Dessa delegationsordningar följer strukturen i rektors delegationsordning. Utöver Rektors delegationsordning är följande universitetsgemensamma regeldokument centrala inom universitetets arbete med intern styrning och kontroll; Arbetsordning för Umeå universitet Arbetsordningen fastställer och beskriver universitetets styrelse universitets övergripande organisations- och beslutsstruktur samt de olika funktionerna och rollernas ansvar och uppgifter. I arbetsordningen anges även den lagstiftning och hantering som gäller för universitetets handläggning av beslutsärenden (Dnr: FS 1.1.2-20-14). Regler och handläggningsordning för inrättande av institutioner, centrumbildningar, arbetsenheter och högskolor vid Umeå universitet Reglerna anger bl.a. regler och beslutsnivå, former för inrättande, ombildning och avveckling samt organisation för universitetets bärande organisatoriska enheter (Dnr: UmU 100-828-10). Anställningsordning för lärare vid Umeå universitet Anställningsordningen reglerar vilka läraranställningar som kan finnas vid universitetet, liksom universitetets arbete med rekrytering och befordran av lärare (Dnr: FS 1.1-851-16). 2.1.3 Rutiner för universitetsstyrelse För att säkerställa att de uppdrag och insatser som universitetsstyrelsen beslutar om verkställs, gör akademisekreteraren inför varje sammanträde en rapportering av vilka uppdrag som rapporterats till styrelsen och vilka uppdrag som återstår att rapportera. Internrevisionschefen deltar vid universitetsstyrelsens sammanträden, vilket bl.a. syftar till att internrevisionen ska få god inblick i de ärenden som universitetsstyrelsen beslutar om.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 10 (23) Information om de ärenden som ska behandlas vid kommande universitetsstyrelse tillställs alltid ledningsrådet samt den centrala samverkansgruppen. Vid universitetsstyrelsens sammanträde den 5 juni 2013 fastställde styrelsen en reviderad arbetsordning för styrelsens arbete. Universitetsstyrelsen framhåller betydelsen av arbetet med intern styrning och kontroll samt uppdrog i oktober 2016 till rektor att återkomma i frågan vid kommande sammanträden. 2.1.4 Beslutsmöten Rektor har beslutsmöten varje vecka där rutiner för ärendehantering, inlämning av beslutsunderlag samt expediering är tydliga. Syftet är även här att ha tydliga och transparenta beslut som enkelt går att återsöka samt följa upp. Samtliga ärenden till rektors beslutsmöten hanteras i universitetets elektroniska diariesystem. Under 2016 har en checklista för beredning av anställningsärenden som beslutas vid rektors beslutsmöte tagits fram. Detta i syfte att förtydliga och samordna processerna för rekrytering av professorer vid universitetet samt för att öka rättssäkerheten vid ärendehanteringen. För samtliga beslutande organ eller funktioner som exempelvis dekaner, fakultetsnämnder och prefekt finns protokoll diarieförda som är tillgängliga eller enkelt sökbara. 2.2 Kvalitetsarbete Universitetskanslersämbetet, UKÄ, lade fram ett nytt nationellt kvalitetssystem för utbildning på grundnivå och avancerad nivå till regeringen 30 september 2016. Systemet innebär bland annat att lärosätena och UKÄ har ett gemensamt ansvar för att kvalitetssäkra högre utbildning. Ett nytt inslag i modellen är att lärosätenas eget kvalitetssäkringsarbete kommer att utvärderas. UKÄ kan också, på förekommen anledning eller i nationella utvärderingar, komma att granska enskilda utbildningar genom stickprov. UKÄ har även fortsättningsvis möjlighet att dra in examenstillstånd om lärosätet inte uppfyller kraven. Även tematiska utvärderingar är en del av modellen och nu genomförs en utvärdering av lärosätenas arbete med Hållbar utveckling. En utvärdering av utbildning på forskarnivå är på gång och sju ämnen kommer att utvärderas vid Umeå universitet år 2017. På sikt kommer lärosätets kvalitetssystem även att omfatta administration och forskning, enligt UKÄs modell. Umeå universitet har tagit fram ett förslag till kvalitetssystem för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Rektor har beslutat om Umeå universitets kvalitetssystem för utbildning på grundnivå och avancerad nivå i slutet av november 2015. 2.2.1 Kvalitetsinsatser Universitetet bedriver löpande många insatser för att säkra och höja kvaliteten inom utbildning. Nedan finns några exempel på pågående insatser. Universitetsgemensam studiebarometer. En universitetsgemensam enkätundersökning för att mäta studentnöjdhet genomförs hösten 2016. Undersökningen genomförs bland studenter som läser den femte terminen på ett campusförlagt program på grundläggande nivå. Pedagogiskt meriteringssystem. Universitetet har en universitetsgemensam modell för högskolepedagogisk meritering för 2016-07-01 och tills vidare. Modellen innehåller nivåerna meriterade respektive excellent lärare. Målgruppen är lärare vid universitetet som innehar en anställning vid Umeå universitet och som har ett stort engagemang för läraruppdraget och en väl dokumenterad högskolepedagogisk kompetens och skicklighet.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 11 (23) Avgångsenkät till doktorander. Samtliga doktorander som disputerar, får svara på en avgångsenkät. Resultaten sammanställs och presenteras årligen som ett underlag för att förbättra och utveckla utbildningen på forskarnivå. Individuell studieplan för utbildning på forskarnivå. En universitetsgemensam individuell studieplan för utbildning på forskarnivå har implementerats. Det genomförs en årlig uppföljning av att samtliga doktorander har en individuell studieplan som löpande uppdateras och följs upp. Ett kvalitetssystem för utbildning på forskarnivå vid Umeå universitet kommer att implementeras under år 2017. Kvalitetsfrämjande tilldelning av anslag för forskning och utbildning på forskarnivå: Universitetsstyrelsen beslutade 2012-12-11 (dnr UmU 200-795-12) om en kvalitetsfrämjande fördelningsmodell av resurser för forskning och utbildning på forskarnivå. Systemet för kvalitetsbaserad resurstilldelning utgör en integrerad del av arbetet utifrån verksamhetsplanen för år 2016-2018 där visionen och de långsiktiga målen för Umeå universitet utgör utgångspunkten. Fördelningsmodellen består av två distinkt olika delar: 1. En (mindre) mekanistisk del som baseras på ett fåtal mekanistiska kriterier (bibliometri och externa medel) och som utgör samma modell som den staten använder vid fördelning av 20 procent av medelstilldelningen. Denna del av modellen startade i och med 2014 års tilldelning. Rektor fastställde modellen våren 2013. 2. En (huvuddel) kontraktsdel, som mer direkt är ämnad att främja ett strategiskt arbete för långsiktigt goda förutsättningar för forskning och utbildning på forskarnivå, och för vilken dekanerna och rektor för lärarhögskolan tecknade ett kontrakt om den 22 oktober 2013 som förnyades den 16 juni 2016. Under år 2015 har extern utvärdering av forskningskontrakten genomförts. En utvärderingsrapport har presenterats och utifrån denna har rektor beslutat fördela en mindre del av forskningsanslaget med början år 2016. Umeå universitet och Linköpings universitet träffade ett avtal om fortsatt strategisk samverkan i juni 2014. Syftet är att samverkan ska leda till kvalitetsutveckling i vid mening och ökad konkurrenskraft. Samarbetet är sedan avtalstecknande varaktigt med ett centralt administrativt koordinerat stöd och erfarenhetsutbyte på främst ledningsnivå. Samarbetet omfattar bl.a. rutiner för att hantera ärenden avseende oredlighet i forskning. Umeå universitet tecknade även år 2010 ett samarbetsavtal med Universitet i Tromsö och har därefter fördjupat detta samarbete, som syftar till att höja kvaliteten inom flera områden. 2.3 Planering och uppföljning vid Umeå universitet 2.3.1 Planeringsprocessen år 2016 Med start från den 1 januari 2014 har universitetets mål- och strategiarbete implementerats, med verksamhetsplanering över treårscykler som grund. Från och med planeringen inför år 2013 har ett tre-årsperspektiv även införts när det gäller budget, i syfte att ge långsiktiga förutsättningar. Nedan finns en kortfattad beskrivning av universitetets övergripande årliga planeringsprocess. I september 2014 beslutade universitetsstyrelsen att tidigarelägga budgetprocessen inför år 2016 och framåt.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 12 (23) Januari - Februari (år 1) Budgetunderlag (3-årigt) tas fram och beslutas av universitetstyrelsen och innehåller universitetets prioriterade områden och även begäran om medel Universitetsstyrelsen beslutar om budgetdirektiv för kommande år samt preliminära förutsättningar för ytterligare två år Mars - Maj Rektor har dialog med utbildningsdepartementet Universitetsgemensamt VP- och budgetarbete Bl.a. delmål och strategier utgör underlag för förslag till budget Dialog universitetsledningen - fakultetsledningar m.fl. om delmål/strategier och budget inför nästkommande treårsperiod Juni Ev revidering av verksamhetsplan för kommande tre år fastställs Styrelsen fastställer budget för kommande budgetår inkl.preliminära ramar för två kommande år. Rektor fastställer därefter detaljbudget. Augusti - Oktober Rektor beslut om ev. revidering av budget för kommande år utifrån budgetproposition Fakulteter/motsvarande utarbetar och fastställer budget, ekonomiska planeringsförutsättningar för kommande två år samt ev. revidering verksamhetsplan, inkl. kompetensförsörjningsplan November Institutioner/enheter utarbetar budget samt ev. justering av verksamhetsplan inkl. kompetensförsörjningsplan December Institutioner/enheter fastställer budget samt ev justering av verksamhetsplan för kommande treårsperiod, inkl. kompetensförsörjningsplan
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 13 (23) 2.3.2 Universitetets verksamhetsplanearbete Riksdagen har bland annat uppdragit till Umeå universitet att bedriva: 1. Utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt på beprövad erfarenhet 2. Forskning och konstnärligt utvecklingsarbete Universitetet ska också samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet. Universitetsstyrelsen fastställde visionsdokument Umeå universitet 2020 Vision och mål vid sammanträdet den 8 juni 2012 att gälla tills vidare (Dnr: UmU 100-394-12). Dokumentet ligger till grund för verksamhetsplaneringen på universitetets alla nivåer och samlar universitetets viktigaste mål under de fyra huvudrubrikerna Ett universitet som gör det möjligt, Utbildning för gränslös kunskap, Forskning som spränger gränser samt Det goda och effektiva universitetet. Kopplat till det övergripande visionsdokumentet beslutade universitetsstyrelsen den 6 november 2012 att fastställa Verksamhetsplan år 2013-2015 och budget år 2013 (Dnr: UmU 100-1111-12). Planen innebär att verksamhetsplaneringen vid universitetet från och med 2013 är långsiktigare än tidigare, vilket innebär verksamhetsplaner om treårscykler. Den 30 oktober 2013 tecknade rektor forskningskontrakt med respektive dekan och rektor Lärarhögskolan avseende de delmål, inklusive strategier och uppföljningskriterier som gäller forskning och utbildning på forskarnivå, forskningskontrakten har förlängts under år 2016. Universitetsstyrelsen beslutade den 4 juni 2015 att tillstyrka den inriktning på den fortsatta verksamhetsplaneringen som Vision 2020 delmål 2016-2018 är ett uttryck för, samt uppdrog till rektor att fastställa delmål 2016-2018 i november 2015. Den 24 november 2015 beslutade rektor att fastställa delmål för perioden 2016-2018 vilket innefattar delmål för fakulteterna och Lärarhögskolan vid Umeå universitet, inkl. fördjupade analyser, strategier samt uppföljningskriterier. Universitetsstyrelsen beslutade i oktober 2016, som åtgärd med anledning av Internrevisionens granskning, att uppdra till rektor att återkomma till sammanträdet den 20 februari 2017 med förslag på reviderad modell för verksamhetsplanearbetet för att förbättra uppföljningsbarhet och därmed måluppfyllelse. 2.3.3 Verksamhetsplaner på fakultets- och institutionsnivå Fakulteter och institutioner, samt även universitetsförvaltningen, Lärarhögskolan (LH) och universitetsbiblioteket ska göra en treårig verksamhetsplan i enlighet med anvisningar. Verksamhetsplanen innehåller både kärnverksamhet samt verksamhetsstöd. Utgångspunkt för arbetet med verksamhetsplanerna är universitetsstyrelsens fastställda verksamhetsplan. I enlighet med rektors delegationsordning och Anvisningar inför verksamhetsplanering år 2017 2019 samt uppföljning år 2016, kan fakultetsnämnder, LH styrelse, Universitetsförvaltning och UmUB vid behov revidera sin verksamhetsplan. Avseende revideringar/kompletteringar av delmål beslutar rektor, efter förslag från fakultetsnämnd/lh styrelse. Vid eventuell revidering av strategier och uppföljningskriterier delges rektor och Planeringsenheten beslut, samt delges ny verksamhetsplan. Under år 2015 har institutioner/enheter samt fakultet/motsvarande fastställt en kompetensförsörjningsplan för perioden 2015 2018 och denna plan är en bilaga till verksamhetsplan. I december 2015 har en universitetsgemensam kompetensförsörjningsplan för perioden 2016 2018 fastställts. Kompetensförsörjningsplanen utgår från beslutat visionsdokument och fastställda delmål m.m. Inför år 2017 har fakulteter/motsvarande utarbetat en riskanalys som omfattar viktiga risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 14 (23) 2.3.4 Uppföljningsprocessen Januari Uppföljning av samtliga återrapporteringskrav i regleringsbrev, lagar och förordningar Februari Mars Årsredovisning fastställs av universitetsstyrelsen 22 februari lämnar universitetet årsredovisningen till regeringen Fakulteterna/Lärarhögskolan (LH), UmUB och universitetsförvaltningen fastställer bokslut för föregående år Fakulteterna/LH, universitetsförvaltningen, UmUB samt institutioner/enheter lämnar sin verksamhetsberättelse April Rektor har dialog med fakulteter m.fl. om verksamhetsberättelsen m.m. Uppföljning av verksamhetsplan 2016-2018 samt rapporteras till universitetsstyrelsen i juni Fakulteterna /LH, UmUB, universitetsförvaltningen och institutioner/enheter gör tertialuppföljning av ekonomi inklusive en ekonomisk prognos för hela året Juni Augusti September November Skriftlig uppföljningsrapport avseende resultat delmål behandlas av universitetsstyrelsen Universitetet lämnar delårsrapport till regeringen Fakulteterna/LH, universitetsförvaltningen och UmUB gör tertialuppföljning av ekonomi samt en ekonomisk prognos för hela året Rektor har dialog med fakulteterna om ekonomiuppföljning, VP och budget inför år 2018-2019 Uppföljning av regleringsbrev: Universitetet följer årligen upp samtliga återrapporteringskrav i regleringsbrevet samt gör uppföljning enligt regler i relevanta lagar och förordningar, t.ex. Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (2000:605). Rapportering av detta sker i årsredovisningen som beslutas av universitetsstyrelsen i februari. Under de senaste åren har universitetet förbättrat och kvalitetssäkrat rutinerna för framtagandet av årsredovisningen, bl.a. förbättring av planering och samordning av arbetet samt kvalitetssäkring av underlag och statistikuppgifter. Uppföljning av övergripande och långsiktiga mål i verksamhetsplanen för år 2016-2018: En uppföljning av samtliga delmål i verksamhetsplanen, kommer att rapporteras skriftligt till universitetsstyrelsen i juni år 2017. Ekonomi: Fakulteter, Lärarhögskolan, universitetsförvaltningen och universitetsbiblioteket rapporterar skriftligen sitt ekonomiska utfall och lämnar en prognos för hela året vid två tillfällen under året. Universitetsledningen går igenom utfall och prognos med fakulteterna samt Lärarhögskolan vid de dialogträffar som ligger i anslutning till inrapportering av ekonomiskt utfall. Chef för en fakultet, universitetsförvaltningen, universitetsbiblioteket, institution, arbetsenhet eller centrumbildning är enligt ekonomistyrreglerna skyldig att minst tertialvis följa upp sin ekonomi. Chef är också skyldig att tillse att det är balans mellan intäkter och kostnader, samt vidta åtgärder om obalans befaras.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 15 (23) Verksamhetsberättelse för år 2016: Samtliga fakulteter, universitetsförvaltning, universitetsbibliotek, institutioner, enheter och centrumbildningar ska göra en verksamhetsberättelse enligt universitetsgemensam struktur och som ska vara klar senast den 15 mars 2017. Till verksamhetsberättelsen hör även en redovisning av delmålsarbetet och bedömning av måluppfyllelse för samtliga delmål och huvudmål enligt gemensam mall. Verksamhetsdialoger: Universitetsledningen har verksamhetsdialoger med en av fakulteterna (dess ledning) varje vecka. Vid en träff per termin deltar även samtliga prefekter/chefer vid respektive fakultet. Vid två specifika träffar per år är innehållet dialog om mål och budget inför nästkommande år samt uppföljning av verksamhetsplan och ekonomi. Fakultetsnämnderna ansvarar enligt rektorsbeslut för uppföljning av sina institutioners verksamhetsplaner samt genomför dialogträffar med sina institutioner. Medarbetarenkät: Umeå universitet genomför vart tredje år en medarbetarenkät som riktar sig till alla anställda. Medarbetarenkäten sammanställs per arbetsplats och ger en bild över anställdas uppfattning av arbetsmiljön. Medarbetarenkätens resultat utgör sedan bl.a. underlag för att sätta upp mål och aktiviteter i enhetens verksamhetsplan. Benchmarking och omvärldsanalyser: Umeå universitet gör löpande analyser i syfte att se hur Umeå universitet står sig i konkurrensen med andra lärosäten, kunna identifiera svagheter och styrkor i den egna verksamheten, samt kunna utgå från en relevant omvärldsbild (inte minst internationellt) för universitetets utvecklingsarbete. Ett exempel på jämförelser är den analys av årsredovisning som rapporteras varje år till universitetsstyrelsen, de analyser av rankingar som gjorts samt analys av utfall forskningsråd. Uppföljning, övrigt: Både universitetsstyrelse och universitetsledning arbetar med uppföljning som instrument för verksamhetens utveckling. När t.ex. universitetsstyrelsen beslutar om nya satsningar beslutas också hur och när uppföljning ska ske. Från och med år 2009 har t.ex. en uppföljning av de medel som styrelsen beslutar om från sin strategiska resurs och andra forskningssatsningar rapporterats årligen till universitetsstyrelsen. Andra exempel på årliga uppföljningsrapporter som rapporteras till universitetsstyrelsen är delårsrapport samt uppföljning av Uminova Holding AB. Checklista: I enlighet med universitetsstyrelsens beslut har en s.k. checklista införts från och med år 2014 och framåt. Checklistan innehåller universitetets mest prioriterade risker/områden kopplade till bestämmelser, lagar och regler. Fakultet/motsvarande gör en självvärdering utifrån frågeställningarna i checklistan inkl. ev. åtgärder och svaren följs sedan upp i dialog mellan universitetsledning och fakultetsledning. Checklistan skickas ut till underliggande enheter/institutioner för ifyllande och bifogas återrapporteringen. 2.3.5 Projektstyrningsmodell Projektmodell Rektor beslutade år 2010 om regler för projekt och uppdrag som gäller samtliga av rektor eller universitetsstyrelsen beslutade projekt. Reglerna innehåller bl.a. Initiering av projekt, Beslutspunkter för projekt, Ekonomihantering inom projekt, Dokumenthantering inom projekt, Ansvarsfördelning inom projekt, Uppföljning av projekt, samt Regler för uppdrag. Universitetet har även en obligatorisk projektmodell som innehåller mallar för bl.a. projektplan samt anvisningar. Modellen är tillgänglig på universitetets hemsida och är framtagen för att säkra och höja kvaliteten på projektarbetet samt vara ett stöd för bl.a. projektledare. Vid universitetsgemensamma projekt är det alltid obligatoriskt att använda denna projektmodell.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 16 (23) För varje projekt har universitetsledningen utsett en projektledare som tagit fram en projektplan i enlighet med ovanstående projektmodell. Projektplanen har sedan granskats av planeringsenheten och av uppdragsgivaren och därefter fastställts av rektor. Alla universitetsgemensamma projekt följs upp årligen. Syftet med uppföljningen är att se att projekten klarar sina uppställda projektmål, samt att tidplan och ekonomi klaras. När projektet är klart ska projektledaren skriva en slutrapport som stäms av med uppdragsgivare och planeringsenheten. Denna slutrapport ska sedan beslutas av rektor. 2.4 Regelverk Vid Umeå universitet finns ett betydande antal universitetsgemensamma regeldokument inom många områden. För att få en gemensam struktur och en enhetlig terminologi för regeldokument beslutade av universitetsstyrelse och rektor finns ett av rektor beslutat regelverk för styrdokument vid Umeå universitet. Reglerna anvisar vilken typ av regeldokument som ska finnas vid universitetet centralt samt regler för införande, revidering och avveckling av dessa dokument. I reglerna för regeldokument finns fyra olika typer av styrdokument: policy, plan, regler och handläggningsordning. Nedan beskrivs dessa med exempel och beskrivning. Samtliga regeldokument publiceras på en gemensam plats på universitetets hemsida Regelverket vid Umeå universitet. Styrdokument Beskrivning Exempel Policy Plan Regler Handläggningsordning Policys skall ange allmänna mål som skall eftersträvas och/eller värden som skall beaktas. Planer skall ange så konkreta mål och/eller åtgärder som möjligt samt skall ha en begränsad giltighetstid. Regler anger på ett mer konkret och detaljerat sätt än policys och planer vilka beslut och åtgärder som vid ett givet tillfälle fordras. Handläggningsordningen beskriver de handläggande organens arbete med genomförandet av policys, planer och regler. Policy för studentinflytande Plan för lika villkor vid Umeå universitet Ekonomistyrregler Antagningsordning för utbildning på forskarnivå vid Umeå universitet Handläggningsordning för utredning av trakasseriärenden PM Bisysslor för anställda vid Umeå universitet. År 2016 har bl.a. Policy för e-lärande vid Umeå universitet 2015-2020 fastställs av rektor. Syftet med detta dokument är b.la. att e-lärandet vid universitetet ska ske rättssäkert, med tydlighet avseende organisatorisk ansvarsfördelning samt kännetecknas av öppenhet och tillgänglighet.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 17 (23) 2.5 Information och kommunikation Intern kommunikation är ett strategiskt verktyg som stödjer arbetet med att utveckla verksamheten och nå uppsatta mål. Umeå universitet använder och kombinerar olika kanaler och arbetssätt för den interna kommunikationen för att nå bästa resultat. Kommunikationsenheten har på universitetsdirektörens uppdrag ansvar för att inom området utveckla universitetsgemensamma mål och strategier för varumärke, kommunikation och marknadsföring. Enheten samordnar aktiviteter, utvecklar och erbjuder kommunikationskanaler och ger stöd och råd i frågor som rör kommunikation. I arbetsuppgifterna ingår även att ansvara för universitetets kriskommunikation. Inom den interna kommunikationen arbetar universitetet med ett flertal huvudområden. Inom varje område används flera olika kanaler och arbetssätt. Arbetsstödjande kommunikation Rutiner, regler, riktlinjer, instruktioner, stöd och mallar med mera som behövs för det dagliga arbetet och för att myndighetens arbete ska bedrivas på ett korrekt sätt. Denna information ska vara tydlig och enkel att förstå, finnas lätt åtkomlig och vara återsökningsbar för de som berörs. Intranätet Aurora är huvudsaklig kanal för den återsökningsbara informationen. Möten och utbildningsträffar används vid introduktion av nya arbetssätt. Riktade och målgruppsanpassade interna notiser, nyhetsbrev eller mail till utvalda grupper används för att kommunicera uppdateringar eller förändringar som det är viktigt att målgrupperna omedelbart uppmärksammas på har ändrats i den återsökningsbara informationen. Beslutskommunikation Information om fattade beslut vid t ex rektorsmöten. Denna information ska finnas lätt åtkomlig och vara återsökningsbar för samtliga chefer och medarbetare. Intranätet Aurora är huvudsaklig kanal för den återsökningsbara informationen. Riktade och målgruppsanpassade interna webbnotiser, nyhetsbrev eller mail till chefer och vid behov andra utvalda grupper används för att kommunicera större förändringar som det är viktigt att målgrupperna omedelbart uppmärksammas på har ändrats i den återsökningsbara informationen. Kommunikation mellan chefer och/eller medarbetare Digitala kanaler som bloggar och avgränsade samarbetsytor på intranätet Aurora är ett komplement till det personligaamötet mellan chef och medarbetare och också en samlad plats för enheters och gruppers återsökningsbara information. Digitala kanaler används för att bidra ökat samarbete och intern dialog. Kommunikation mellan de organisatoriska ledningsnivåerna Universitetsledningen har dialogträffar med ledningarna för fakulteterna och Lärarhögskolan varje vecka i ett rullande schema. Respektive fakultets prefekter/motsvarande deltar vid två av dessa möten per år för respektive fakultet, som benämns utökade fakultetsdialoger. Universitetsledningen har också träffar med samtliga dekaner samt rektor för Lärarhögskolan inom ramen för ledningsrådet månadsvis. Utbildningsstrategiska rådet arrangerar också 1-2 seminarier per termin med fokus på aktuella frågor inom utbildning, utbildningsteknik och utbildningskvalitet. Universitetsdirektör träffar varje vecka kanslicheferna för fakulteterna och Lärarhögskolan samt bitr. universitetsdirektören för att bl.a. hitta gemensamma metoder och lösa aktuella frågor. Universitetsledningen har två gånger per år träffar med samtliga chefer inom Umeå universitet, d.v.s. både prefekter för institutioner och samtliga andra ledare inom universitetet. Prefekterna/motsvarande deltar även vid de ovan angivna utökade fakultetsdialogerna.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 18 (23) Kommunikation med studentkårerna I enlighet med högskolelagen (HL) har studenterna vid universitetet rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation. Studentkårerna har följaktligen ledamöter i såväl beslutande nämnder och styrelse som kommittéer och råd vid universitetet. Seminarier m.m. Inom universitetet anordnas många seminarier och möten i syfte att öka kunskap, sprida information samt hitta gemensamma metoder. Ett exempel är de seminarier om lönerevisioner som personalenheten anordnar. Andra exempel är de träffar enheten för kommunikation har med de informatörer som arbetar på fakulteterna och de möten som representanter för planeringsenheten har med controllers på fakulteterna. Även universitetsledningen har valt att bjuda in alla medarbetare till seminarium i aktuella ämnen. UCL - Umeå universitets Chefs- och Ledarutvecklingsprogram Samtliga nya chefer ska delta i den universitetsgemensamma Chefsintroduktionen samt i UCLprogrammet. I Chefsintroduktionen berörs Intern styrning och kontroll och i UCL-programmet, som omfattar 18 dagar, ingår Intern styrning och kontroll som en tydlig del i utbildningen. Introduktion för nyanställda Samtliga nyanställda vid Umeå universitet inbjuds till en gemensam introduktionsutbildning. Vanligtvis hålls utbildningen två gånger per år. Policy för användning av sociala medier År 2015 fastställde rektor en policy för användning av sociala medier med Umeå universitet som avsändare. Med sociala medier menas här digitala kommunikationsvägar utöver e-post och sådana webbsidor som saknar möjlighet för läsare att lämna kommentarer. Dokumentet som fokuserar på uppstart, ansvar, underhåll, arkivering och nedläggning av "externa ytor" syftar till universitetets efterlevad av lagstiftning och serviceskyldighet. 2.6 Tillsyn av intern styrning och kontroll IT-säkerhet i administrativa system IT-säkerheten vid Umeå universitet ska säkerställa att universitetet kan använda kommunikationsnät, datasystem och datorer utan onödiga störningar, och med avsedd funktion och hög tillgänglighet. För centrala eller gemensamma system såsom Raindance, Ladok, Primula och diariesystemet ska systemägare, utsedd av rektor, ansvara för IT-säkerheten i systemet eller resursen. I systemen finns inbyggda kontroller. Exempel på detta är hanteringen av fakturor i ekonomisystemet Raindance, där minst två personer måste ha gett sitt godkännande för att en faktura ska kunna betalas ut. Informationssäkerhet I enlighet med Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) föreskrifter om statliga myndigheters informationssäkerhet (MSBFS 2009:10) fastställde rektor den 23 december 2014 dokumenten Informationssäkerhetspolicy för Umeå universitet, Risk- och sårbarhetsanalys för perioden 2015-2018 samt Checklista för anställda (Dnr: FS 1.1.2-1833-14). Policyn syftar till att belysa, vägleda samt tydliggöra mål, ansvar och organisation för informationssäkerheten vid universitetet. Organisatoriskt är det universitetsdirektören som har till uppgift att leda och samordna arbetet med universitets informationssäkerhet och är därmed informationssäkerhetsansvarig. Universitetsdirektören eller den eller de som denna delegerar till (bitr. universitetsdirektör), har som informationssäkerhetsansvarig ansvar för planering, samordning, uppföljning och kontroll av
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 19 (23) efterlevnad av informationssäkerhetsarbetet. Till stöd har informationssäkerhetsansvarig en informationssäkerhetsgrupp, med utsedda representanter från fakulteter och universitetsförvaltningen, som har till uppgift att utgöra ett rådgivande och beredande organ i arbetet. Risk- och sårbarhetsanalysen utgör en bedömning av verksamhetskritiska risker vid universitetet samt anger vilka förebyggande åtgärder som är vidtagna eller planeras där risker föreligger. Analysen är upprättad efter en klassificeringen utifrån MSB:S modell för klassificering av information med en bedömning av respektive process säkerhetsaspekt (konfidentialitet, tillgänglighet samt riktighet) samt sannolikhet- resp. konsekvensnivå. Checklistan, vänder sig till alla anställda och studenter och finns tillgänglig via universitets hemsida för att öka medvetenheten om risker och hot inom området. Förvaltningsenheter Universitetsförvaltningen arbetar med stödprocesserna strategiskt arbete, administration, samt infrastruktur, i syfte att på ett så effektivt sätt som möjligt stödja den utbildning och forskning som bedrivs vid universitetet. Förvaltningsenheterna har även en viktig del i den interna kontrollen, bl.a. genom ansvar för administrativa system och processer. Fr.o.m. 2017-01-01 är förvaltningsenheterna organiserade i fem områden.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 20 (23) Ansvarig Huvudsakliga ansvarsområden Ekonomienheten Enheten för kommunikation International Office IT-enheten Lokalförsörjningsenheten Personalenheten Planeringsenheten Enheten för externa relationer Studentcentrum IT-stöd och systemutveckling (ITS) Universitetsledningens kansli Universitetsservice Ekonomisystem, utveckling inom EA-området, universitetets gemensamma ekonomiadministration, betalningar Arbetar med universitetsgemensam extern och intern kommunikation samt arrangemang Internationella avtal, nätverk och samarbeten IT-infrastruktur, utveckling och genomförande av IT-strategi, ITsäkerheten, samordning av gemensamma IT-system, Telefoni Lokalförsörjning och fysisk planering, miljöfrågor, fysisk arbetsmiljö och säkerhet Personaladministrativa system, kompetensförsörjning, rehabilitering, lönehantering, övergripande personalpolitiska frågor, råd, stöd och service i personalfrågor Övergripande planering och uppföljning av all verksamhet, kvalitet och utvärdering inom grundutbildning och forskarutbildning samt administrativt stöd till universitetsledning. Samverkan med aktörer som kommuner m.fl. Grants Office. Studieadministrativt system. Studievägledning, antagning och examina. Universitetets databehandlingsfrågor och är universitetets centrala ITresurs Diariesystem, registratur och arkiv, universitetsjurister, upphandlingsfrågor Gemensamt bokningsbara lokaler m.m. Beslutande organ Det högsta beslutade organet är universitetsstyrelsen. Universitetsstyrelsens budgetkommitté är beredande till universitetsstyrelsen i samtliga ekonomiärenden. Rektor genomför varje vecka rektors beslutsmöte. Rektor avgör här sådana frågor som inte ankommer på universitetsstyrelsen att besluta om. Disciplinnämnd: Umeå universitet har en särskilt inrättad disciplinnämnd. Grunderna för disciplinära åtgärder återfinns i högskoleförordningen och där anges i vilka fall disciplinära åtgärder kan vidtas mot studenter. De åtgärder som kan vidtas är varning eller avstängning. Kursklassificeringskommittén: Kursklassificeringskommittén (K3) svarar för klassificering av kurser till visst utbildningsområde. Klassificeringen avgör tilldelningen av s.k. prislappar. Syftet med kursklassificeringskommittén är att säkerställa att klassificering av kurser håller samma linje i hela universitetet och att rektors riktlinjer följs. Personalansvarsnämnd: Umeå universitet har en personalansvarsnämnd i enlighet med Högskoleförordningen. Personalansvarsnämnden prövar frågor om skiljande av anställning på grund av personliga skäl, disciplinansvar, åtalsanmälan samt avstängning.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 21 (23) Dessutom finns följande beslutande organ: Biblioteksstyrelsen, Bildmuséets styrelse, budgetkommittén (kommitté till universitetsstyrelsen, beslutande avseende allokering kapitalförvaltning), krisorganisationen samt Cedars styrelse. Rådgivande organ Nedanstående organ är rådgivande till rektor, förutom prissättningsrådet som är rådgivande till universitetsdirektör. I dessa råd och kommittéers ansvar ingår bland annat att utforma universitetets policys, förankra policys, bevaka kunskapsutvecklingen inom sitt område, ge signaler vid bristande måluppföljning, samt aktualisera och driva övergripande och principiella frågor inom respektive område. - Universitetsledningen - Ledningsrådet - Forskningsstrategiskt råd - Utbildningsstrategiskt råd - Antagningsrådet - Arbetsmiljökommittén - Examensrådet - Prissättningsrådet - Rådet för lika villkor - Språkrådet 2.6.1 Internrevision Internrevisionen är en intern resurs som stödjer ledningen och universitetets fakulteter, institutioner och centrumbildningar att bedriva en säker och effektiv verksamhet. Revisionen bidrar genom granskningar, stödjande och rådgivande verksamhet till en förbättrad styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Revisionen är oberoende och objektiv i gransknings- och rådgivningsarbetet och ska stödja universitetet genom att granska och bedöma verksamheten, regelefterlevnad, uppfyllelse av regeringens mål och kraven på en effektiv verksamhet. Internrevisionen är organisatoriskt placerad som en fristående enhet under universitetsstyrelsen. Internrevisionen rapporterar sina iakttagelser och sina förslag till styrelsen, som har att ta ställning till vilka åtgärder som ska vidtas. Innan rapportering sker till styrelsen presenterar internrevisionen sina iakttagelser till universitetsledningen som tar fram ett åtgärdsförslag och kommenterar granskningsrapport. Åtgärdsplan presenteras för styrelsen vid samma styrelsesammanträde som internrevisionen avlägger sin rapport. Detta är ett led i att förbättra den interna styrningen och kontrollen. 2.6.2 Universitetskanslersämbetet Universitetskanslersämbetet är en myndighet med uppdrag att granska Sveriges universitet och högskolor. Universitetskanslersämbetet bildades 1 januari 2013 och verksamheten omfattar kvalitetssäkring, tillsyn, granskning av effektivitet, uppföljning och analys (inkl. officiell statistik) samt chefsutveckling. Myndigheten skapades då tre högskolemyndigheter (Högskoleverket, Internationella programkontoret för utbildningsområdet och Verket för högskoleservice) omorganiserades till två nya Universitetskanslersämbetet och Universitets- och högskolerådet (UHR). 2.6.3 Universitets- och högskolerådet Den 1 januari 2013 startade myndigheten Universitets- och högskolerådet sin verksamhet. Myndigheten har en stor bredd i sitt uppdrag och ska bland annat ge saklig och relevant information om högskoleutbildning, erbjuda antagningsservice, ha kompetens om och ge service i tillträdesfrågor,
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 22 (23) bedöma utländsk utbildning, erbjuda möjligheter till internationellt samarbete och leverera tjänster inom systemförvaltning. Myndigheten har också regeringens uppdrag att arbeta för att motverka diskriminering, främja lika rättigheter och möjligheter samt främja breddad rekrytering inom högskolan. 2.6.4 Riksrevisionen Riksrevisionen är en del av riksdagens kontrollmakt och har i uppdrag att granska statlig verksamhet för att tillse att statsförvaltningen har god resursanvändning och utövar en effektiv förvaltning. Riksrevisionen granskar universitetets ekonomi och verksamhet. Årligen granskas universitetets årsredovisning och därutöver görs olika temagranskningar. Riksrevisionen rapporterar både muntligt och skriftligt i revisions-pm. Utifrån Riksrevisionens förslag till åtgärder tar Umeå universitet fram åtgärdspaket med tidpunkter och ansvariga. 2.6.5 Övrig granskning Det finns även andra statliga myndigheter som genomför granskning av Umeå universitet, exempelvis Datainspektionen m.fl. 3 Övriga förordningar med krav på riskanalys Från och med år 2009 genomför säkerhetschef och universitetsdirektör regelbundna möten i syfte att följa upp och ha kontroll på risker utifrån dessa båda förordningar. 3.1 Förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering I enlighet med kraven i förordningen skall en riskanalys upprättas. Risker för skador eller förluster har bedömts enligt Kammarkollegiets modell. Beräkningen av skadekostnader har uppskattas med utgångspunkt från universitetets inventarieförteckning. För att minska skadekostnaderna har vissa åtgärder vidtagits och andra åtgärder är inplanerade att vidtas. Nedan följer några exempel på åtgärder: Införande av ett systematiskt brandskyddsarbete Utbildning av alla anställda om brand Ronderande bevakning nätter och helger Införande av övervakningslarm på lågtemperaturboxar Förbättrade instruktioner för hantering av vatten som kylmedia Utveckling av vårt larm- och passersystem Ett antal åtgärder på IT-sidan som spegling samt kompetensuppbyggnad vid annat universitet Införande av ett flerfunktionskort, UmU-kortet som bl.a. fungerar som en intern legitimation med foto Överenskommelse har träffats med Kammarkollegiet om övertagande av våra risker i ekonomiskt avseende samt att svara för skadereglering. Ansvaret för att göra riskanalysen enligt denna förordning ligger på universitetets säkerhetschef. Under år 2015 genomfördes en riskanalys i enlighet med förordningen och rapporterats. Utifrån denna riskanalys har åtgärder beslutats av rektor och dessa åtgärder genomförs med start fr.o.m. år 2016.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2030-16 Sid 23 (23) 3.2 Förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap Universitetet har en organisation för att hantera och motstå krissituationer. Universitetsdirektören är ansvarig för krisorganisationen inom Umeå universitet. 4 Uppföljning av intern styrning och kontroll 4.1 Kontrollplan Förordningen om intern styrning och kontroll innebär högt ställda krav på Umeå universitet avseende att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, enligt gällande lagar och regler, att universitetet hushållar väl med resurserna samt att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt. För att kunna följa kraven i förordningen och för att utveckla processen för intern styrning och kontroll och den riskanalys som tagits, är det viktigt med en systematisk uppföljning. Uppföljningen systematiseras i en årlig kontrollplan. En kontrollplan ska utgöra ett stöd för universitetsledningen och ansvariga chefer i uppföljningen och säkerställer att processen för intern styrning och kontroll kvalitetssäkras. Som en del i arbetet med att kvalitetssäkra processen för intern styrning och kontroll fastställs årligen en kontrollplan för uppföljningen som innehåller nedanstående: Vad som ska ingå i kontrollen Vilken metod som är lämpligast att använda Vem som har ansvaret för att uppföljningen genomförs Med vilken frekvens som uppföljningen ska göras Till vem uppföljningen rapporteras En kontrollplan för år 2016 fastställdes av universitetsstyrelsens i februari 2016 då det även rapporterades en uppföljning av 2015 års kontrollplan. Uppföljning utifrån kontrollplan år 2016 kommer att göras vid universitetsstyrelsens sammanträde i februari 2017. Vid detta sammanträde kommer även förslag till kontrollplan för år 2017 att behandlas. Under år 2017 kommer universitet att lägga ytterligare fokus på genomförande av de förebyggande aktiviteterna i kontrollplanen.
Bilaga p 81
Umeå universitet Internrevisionen Susanne Hellqvist Niklas Grönlund Revisionsplan 2017 2016-12-14 Dnr FS 1.4-1679-16. Internrevisionens revisionsplan år 2017 Föredragande Internrevisionschef Niklas Grönlund och internrevisor Susanne Hellqvist Sammanfattning Universitetsstyrelsen fastställer årligen, efter förslag från internrevisionschefen, en revisionsplan för kommande verksamhetsår. Revisionsplanen baseras på en strukturerad riskanalys av universitetets verksamhet. Granskningsarbetet ska inriktas mot områden där internrevisionen bedömer att det kan finnas risk för väsentliga brister vad gäller Umeå universitets förmåga att bedriva en effektiv verksamhet, hushålla väl med statens medel, efterleva tillämpliga regelverk samt upprätta en rättvisande redovisning och rapportering av verksamhet och resultat. Beslut Universitetsstyrelsen beslutar att fastställa internrevisionens revisionsplan för år 2017 i enlighet med bilagd föredragningspromemoria. Revisionsplanen omfattar följande granskningsprojekt och rådgivningsuppdrag: Granskningsprojekt: 1. Beredning av underlag inför styrelsens beslut om riskanalys och kontrollplan samt inför styrelsens intygande om intern styrning och kontroll i årsredovisningen. 2. Hantering och lagring av forskningsdata 3. Hantering av personuppgifter 4. Universitetets krisberedskapsorganisation 5. Avtalsförvaltning för ramavtal 6. Externfinansierad forskningsverksamhet Rådgivningsuppdrag: 7. Återkoppling på universitetsledningens riskanalys inför år 2018 8. Ospecificerade aktiviteter Beslutsunderlag Förslag till revisionsplan år 2017. Expediering Universitetsledning Fakultetsledningarna
Umeå universitet Internrevisionen Susanne Hellqvist Niklas Grönlund Revisionsplan 2017 2016-12-14 Dnr FS 1.4-1679-16. Revisionsplan år 2017 Bild: Michael Nordvall
Umeå universitet Internrevisionen Susanne Hellqvist Niklas Grönlund Revisionsplan 2017 2016-12-14 Dnr FS 1.4-1679-16. Bakgrund Universitetsstyrelsen ansvarar inför regeringen för verksamheten vid Umeå universitet. Styrelsen ska enligt 3 myndighetsförordningen (2007:515) se till att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Verktyget för att styrelsen ska kunna uppfylla sitt ansvar är att verksamheten bedrivs med en god intern styrning och kontroll. Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll föreskriver att universitetet ska göra en riskanalys. Syftet är att identifiera omständigheter som kan utgöra en risk för att universitetet inte lever upp till kraven i myndighetsförordningen. Med ledning av riskanalysen ska universitetet vidta nödvändiga åtgärder. Universitetsstyrelsen fastställer årligen, efter förslag från internrevisionschefen, en revisionsplan för kommande verksamhetsår. Internrevisionens uppdrag är att utifrån en analys av verksamhetens risker självständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll är utformad så att universitetet med rimlig säkerhet fullgör kraven i myndighetsförordningen 3. Internrevisionens riskanalys ska dels utgå från universitetets riskanalys, dels baseras på en egen bedömning. Enligt universitetsstyrelsens riktlinjer för internrevisionen (dnr FS 1.1.2-230-14) ska analysen bland annat beakta risk för bedrägerier och oegentligheter samt risker kopplade till IT. Ledningens riskbedömning Universitetsstyrelsen fastställde i december år 2015 Riskanalys avseende risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler samt Riskanalys avseende risker kopplade till universitetets mål för perioden 2016-2017 (FS 1.1-1766-15). Internrevisionen bedömer att ledningens riskanalys kan utvecklas både vad gäller risker med koppling till bestämmelser, lagar och regler och vad gäller risker med koppling till universitetets mål. Internrevisionen har för avsikt att år 2017 granska beredningen av de universitetsövergripande riskanalyserna. Internrevisionens riskbedömning Internrevisionen har som grund för revisionsplanen upprättat en riskanalys. Internrevisionens riskanalys för år 2017 baseras på omvärldsanalys, dokumentstudier (genomgång av centrala styrdokument etc.), intervjuer med ett urval nyckelpersoner vid universitetet, erfarenhetsutbyte med internrevisorer vid andra lärosäten, genomgång av tidigare revisionsgranskningar vid Umeå universitet samt iakttagelser i det löpande granskningsarbetet år 2016. I arbetet med riskanalysen har internrevisionen även utgått från de universitetsövergripande riskanalyserna för år 2016-2017 som universitetsstyrelsen beslutade om i december 2015. Internrevisionen har inte gjort någon väsentligt annorlunda bedömning jämfört med universitetsledningen avseende de risker som beaktas i de universitetsövergripande riskanalyserna. Granskningsarbetet ska inriktas mot områden där internrevisionen bedömer att det kan finnas risk för väsentliga brister vad gäller Umeå universitets förmåga att bedriva en effektiv verksamhet, hushålla väl med statens medel, efterleva tillämpliga regelverk samt upprätta en rättvisande redovisning och rapportering. 2
Umeå universitet Internrevisionen Susanne Hellqvist Niklas Grönlund Revisionsplan 2017 2016-12-14 Dnr FS 1.4-1679-16. Revisionsplan år 2017 Förslaget till revisionsplan är avstämt med rektor och universitetsdirektör. Respektive granskningsprojekt under 2017 kommer konkretiseras i en projektplan. I enlighet med styrelsens riktlinjer kommer internrevisionen ge rektor och universitetsdirektören möjlighet att lämna synpunkter på projektplanerna innan granskningarna påbörjas. I händelse av att väsentlig information tillkommer under revisionsåret kan revisionsplanen komma att omprövas. Vid större förändringar kommer en reviderad revisionsplan tillställas styrelsen för beslut. Granskningsprojekt: 1. Beredning av underlag inför styrelsens beslut om riskanalys och kontrollplan samt inför styrelsens intygande om intern styrning och kontroll i årsredovisningen. I projektet ingår att granska beredningen av de universitetsövergripande riskanalyserna (hur riskinventeringen genomförs, riskanalysernas omfattning och kvalitet etc.) samt kontrollplanens genomförande (kontrollernas omfattning och kvalitet samt rapportering av resultat och vidtagna åtgärder till universitetsstyrelsen). 2. Hantering och lagring av forskningsdata Granskningen avser hantering av forskningsdata på institutions- och enhetsnivå och kommer omfatta om det finns tydliga riktlinjer för dokumentation och bevarande av forskningsdata. I granskningen ingår även kontroll av efterlevnaden till riktlinjer och rutiner. 3. Hantering av personuppgifter Granskningen omfattar om det finns tydliga riktlinjer och en ändamålsenlig stödorganisation inom universitetsförvaltningen för hantering av personuppgifter. I granskningen kommer även ingå kontroll av efterlevnaden till regelverk för hantering av personuppgifter på institutions- och enhetsnivå. 4. Universitetets krisberedskapsorganisation Området avser universitetets förmåga att hantera allvarliga kriser föranledda av exempelvis hot och våld eller allvarliga olyckor. Granskningen omfattar om det finns tydliga riktlinjer och en definierad organisation för krisberedskap på central nivå samt efterlevnad till regelverket på institutions- och enhetsnivå. 5. Avtalsförvaltning för ramavtal Granskningen kommer inriktas mot om det finns tydliga riktlinjer och en definierad ansvarsfördelning för förvaltning och uppföljning av verksamhetsövergripande ramavtal. I projektet kan ingå stickprov för ett urval ramavtal, exempelvis fakturakontroller. 6. Externfinansierad forskningsverksamhet Granskningen kommer delvis omfatta uppföljning av en granskning som genomfördes år 2011 med diarienummer UmU 212-2673-10. 2011 års granskning var inriktad mot om den interna styrningen och kontrollen av externa avtal och bidragsförbrukningen var tillfredsställande. Årets granskning kan också komma att omfatta om avtal tecknats 3
Umeå universitet Internrevisionen Susanne Hellqvist Niklas Grönlund Revisionsplan 2017 2016-12-14 Dnr FS 1.4-1679-16. i enlighet med delegationsordningar och om medelsförbrukningen i projekt varit i enlighet med projektets och finansiärens syfte. Rådgivningsuppdrag: 7. Återkoppling på universitetsledningens riskanalys inför år 2018 Genomförs i november/december år 2017. 8. Ospecificerade aktiviteter. Omfattning och uppdrag fastställs formellt inför respektive aktivitet. Resurser och tidsplanering Internrevisionens fasta personalresurser utgörs av 2,0 helårstjänster för år 2017 vilket beräknas uppgå till cirka 3 320 timmar exklusive semester och annan ledighet. Vid behov kan internrevisionen köpa in sakkunnigt stöd. Icke operativ tid Enhetsgemensam tid inkl. omvärldsbevakning, kompetensutveckling och nätverkande. Summa 250 timmar (8 %) Administration av verksamheten Enhetschefs tid för ledning, styrning, kvalitetsarbete mm, arbete med riskanalys och revisionsplan år 2018 samt arbete med årlig rapport. Summa 400 timmar (12 %) Granskningsprojekt och rådgivning Summa 2 670 timmar (80 %) Totalt tillgänglig tid 3 320 timmar (100 %) Internrevisionens kompetensutveckling Internrevisionen ska enligt 6 internrevisionsförordningen (2006:1228) omfatta all verksamhet som universitetet bedriver och ansvarar för. Kompetensutveckling är därmed en viktig och naturlig del av enhetens arbete. Internrevisionen eftersträvar att bibehålla och utveckla god kompetens och kännedom inom områden med koppling till universitets kärnprocesser och stödprocesser. Enheten deltar löpande i utbildningar samt bevakar kontinuerligt utvecklingen inom lagstiftning etc. För den närmaste tvåårsperioden (2017-2018) planerar internrevisionens medarbetare att genomgå utbildning och kunskapsprov för CIA-certifiering (Certified Internal Auditor). CIA är en internationellt erkänd standard för certifiering av internrevisorer. 4
Bilaga p 82
Umeå universitet Internrevisionen Niklas Grönlund Revisionsrapport nr 2/2016 2016-12-14 Dnr FS 1.4-607-16. Granskningsuppdrag: 4. Processen för intern styrning och kontroll Föredragande Internrevisionschef Niklas Grönlund Bakgrund Granskning av processen för intern styrning och kontroll har genomförts i enlighet med fastställd revisionsplan dnr FS 1.4-607-16. Målet med granskningen är att kunna bedöma den interna styrningen och kontrollen i valda delar inom de processer vid institutioner och enheter som är upprättade för att säkerställa: 1. Hantering av allmän handling i enlighet med regelverk. 2. Följsamhet till vissa ekonomiadministrativa regelverk. 3. Informationssäkerhet (IS) vid institutioner med lokalt driftade IT-system Analys och motivering Hantering av allmänna handlingar i enlighet med regelverk I vår granskning har det framkommit brister i efterlevnad av centralt beslutade regelverk på institutionsnivå. Vi bedömer att kontrollaktiviteterna och institutionsledningens uppföljning behöver utvecklas. Vi bedömer också att decentraliseringen av denna process innebär en ökad risk för att allmänna handlingar inte hanteras på ett korrekt sätt. Det finns anledning till en översyn med förtydligande av var ansvaret för uppföljning ska ligga och formerna för och omfattningen av uppföljningen. Följsamhet till vissa ekonomiadministrativa regelverk I vår granskning har vi funnit brister i efterlevnad till universitetets ekonomistyrregler vad gäller krav på fastställda beställningsordningar men också bristande efterlevnad till delegationsordning. Vi har vidare iakttagit brister i efterlevnad till regelverk för offentlig upphandling, i synnerhet direktupphandlingar. Vid sidan av detta synes kontrollaktiviteterna fungera effektivt. Det finns dock anledning till en översyn med förtydligande av var ansvaret för uppföljning ska ligga och formerna för och omfattningen av uppföljningen. Informationssäkerhet (IS) vid institutioner med lokalt driftade IT-system Vi uppfattar att det av styrdokument inte tydligt framgår vem eller vilka som är informationsägare för olika informationstillgångar, i synnerhet sådana som behandlas i lokala IT-system. Denna otydlighet medför svårigheter att utvärdera om lokalt driftade IT-system uppfyller kraven i universitetets informationssäkerhetspolicy avseende ansvaret för planering, samordning, uppföljning och kontroll av efterlevnad av informationssäkerhet. 1
Umeå universitet Internrevisionen Niklas Grönlund Revisionsrapport nr 2/2016 2016-12-14 Dnr FS 1.4-607-16. Universitetsstyrelsens delgivande av internrevisionsrapport Styrelsen noterar sammanfattningen ur internrevisionens rapport och lägger den till handlingarna. Bifogat underlag Utdrag ur revisionsrapport Processen för intern styrning och kontroll, dnr 1.4-607-16, avsnitt 1 Sammanfattning. Expediering Universitetsledningen Fakultetsledningarna 2
ACTIVITY 3 ACTIVITY 2 ACTIVITY 1 UNIT B UNIT A Umeå universitet Internrevisionen Niklas Grönlund Revisionsrapport nr 2/2016 2016-12-14 Dnr FS 1.4-607-16. Processen för intern styrning och kontroll OPERATIONS MONITORING FINANCIAL REPORTING COMPLIANCE INFORMATION AND COMMUNICATION CONTROL ACTIVITIES RISK ASSESSMENT CONTROL ENVIRONMENT
Umeå universitet Internrevisionen Niklas Grönlund Revisionsrapport nr 2/2016 2016-12-14 Dnr FS 1.4-607-16. 1. Sammanfattning 1.1 Revisionsmål Målet med granskningen har varit att bedöma den interna styrningen och kontrollen i valda delar inom de processer vid institutioner och enheter som är upprättade för att säkerställa: 1. Hantering av allmän handling i enlighet med regelverk. 2. Följsamhet till vissa ekonomiadministrativa regelverk. 3. Informationssäkerhet (IS) vid institutioner med lokalt driftade IT-system. 1.2 Bedömningar och rekommendationer 1.2.1 Hantering av allmänna handlingar Vi bedömer att ledningens beslut att decentralisera denna process innebär en ökad risk för universitetet ur ett regelefterlevnadsperspektiv då det i många stycken krävs fördjupade kunskaper för att upprätta en effektiv administration av allmänna handlingar som uppfyller lagens krav. Vår granskning visar att institutionerna brister i efterlevnad till centralt beslutade riktlinjer eftersom de saknar uppdaterade arkivredovisningar. Avsaknad av fastställda arkivbeskrivningar och arkivförteckningar försvårar möjligheten att spåra allmänna handlingar och att fastställa och säkerställa det lokala diariets fullständighet. Mot bakgrund av våra iakttagelser vid granskning av ett urval allmänna handlingar vid institutioner och fakulteter så bedöms kontrollaktiviteterna i den del denna granskning omfattat vara delvis bristfälliga. Vi bedömer både att kontrollaktiviteterna och institutionsledningens uppföljning behöver utvecklas för att säkerställa att hanteringen av allmänna handlingar sker i enlighet med regelverk. Enligt vår bedömning finns det anledning att se över och förtydliga dels var ansvaret för uppföljning av institutionernas hantering av allmänna handlingar ska ligga, och dels förtydliga formerna för och omfattningen av uppföljningen. Rekommendationer 1. Ansvarig chef vid respektive arkivbildare rekommenderas att fastställa en arkivförteckning och en arkivbeskrivning i enlighet med interna styrdokument. 2. I syfte att förbättra regelefterlevnaden vid hantering av allmän handling rekommenderas universitetsledningen att överväga om det kan finnas andra organisatoriska lösningar än dagens decentraliserade hantering av allmänna handlingar. 3. Ansvarig chef vid respektive arkivbildare rekommenderas att tillse att utpekade arkivsamordnare erhåller nödvändig utbildning inom sitt ansvarsområde. 4. Ansvarig chef vid respektive arkivbildare rekommenderas att utveckla sina arbetssätt för att säkerställa att hantering av allmän handling sker i enlighet med regelverk t.ex. via fastställande av rutiner. 2
Umeå universitet Internrevisionen Niklas Grönlund Revisionsrapport nr 2/2016 2016-12-14 Dnr FS 1.4-607-16. 5. Samtliga beslutsfattare rekommenderas framgent tillse att myndighetsbeslut dokumenteras i enlighet med krav i arbetsordning. 6. Formerna och ansvaret för systematisk och regelbunden uppföljning av institutionernas hantering av allmänna handlingar bör fastställas och implementeras. 1.2.2 Följsamhet till vissa ekonomiadministrativa regelverk Granskningen visar att det finns brister i efterlevnad till universitetets ekonomistyrregler eftersom fyra av sex granskade enheter saknar en formellt fastställd beställningsordning. Granskningen har också visat att institutionerna systematiskt inte följer fakulteternas delegationsordning och att fakultet inte alltid följer rektors delegationsordning vid inköp från ramavtal. Kontrollaktiviteterna bedöms i detta avseende vara bristfälliga. Kontrollaktiviteterna, obeaktat följsamhet till delegation/beställningsordning, brister i vissa avseenden vid några institutioner. Resultatet av stickprovsgranskningen visar att det mest sannolika felet i granskad population är 2,8 procent. I 22 av de 522 granskade transaktionerna (4,2 %) har internrevisionen iakttagit avvikelser där 19 av 22 brister avser efterlevnad till regelverk för offentlig upphandling. Vid sidan om detta så synes kontrollaktiviteterna fungera effektivt vid de granskade organisatoriska enheterna. Ur ett övervaknings-/uppföljningsperspektiv finns det i flera fall skäl att se över utformningen av beställningsordningar och attesträtter. Vi bedömer även att det finns anledning att se över och förtydliga dels var ansvaret för uppföljning av institutionernas följsamhet till ekonomiadministrativa regelverk ska ligga, och dels förtydliga formerna för och omfattningen av uppföljningen. Rekommendationer 1. Om begränsningen i delegation från fakultet till prefekt avseende punkt 2.3.3.7, d.v.s. rätt att avropa från ramavtal, är ett formaliafel bör delegationsordningen revideras. Om begränsningen är resultatet av ett medvetet val rekommenderas fakulteterna överväga om begränsning i delegation till prefekt ska kvarstå avseende punkt 2.3.3.7. 2. Institutionerna rekommenderas att säkerställa att fakulteternas delegationsordning efterlevs i alla delar vilket bl.a. torde innebära att fastställa beställningsordningar inom ramen för fakultetens delegation. 3. Fakulteterna rekommenderas att säkerställa att dess inköp sker inom ramen för rektors fastställda delegation. 4. Institutionerna rekommenderas säkerställa att nödvändig introduktion och information tillhandahålls de som utsetts till inköpsansvariga enligt beställningsordning. 5. Institutioner och enheter med felprocent (ULE) större än två procent (se tabell 2) rekommenderas se över kontrollaktiviteterna kopplat till beställning av varor och tjänster i syfte att säkerställa efterlevnad till regelverk för offentlig upphandling, i synnerhet avseende direktupphandling. 6. I syfte att säkerställa att betalattestant kan kontrollera efterlevnad till beställningsordning rekommenderas både institutioner och enheter se över attesträtterna i ekonomisy- 3
Umeå universitet Internrevisionen Niklas Grönlund Revisionsrapport nr 2/2016 2016-12-14 Dnr FS 1.4-607-16. stemet och koppla attesträtten till fastställd beställningsordning. Huvudregeln bör vara att den som beställt en vara eller tjänst också attesterar fakturan. 7. Formerna och ansvaret för systematisk och regelbunden uppföljning av institutionernas följsamhet till ekonomiadministrativa regelverk bör fastställas och implementeras. 1.2.3 Informationssäkerhet (IS) vid institutioner med lokalt driftade IT-system Vi anser att det idag i vissa delar är oklart vem eller vilka som är informationsägare för olika informationstillgångar, i synnerhet beträffande information som behandlas i IT-system. Vi bedömer att det finns anledning att komplettera universitetets informationssäkerhetspolicy och förtydliga vilka aktiviteter som ingår i prefektens ansvar för IS. Vi ser att det förekommer viss variation mellan institutionerna med egen drift av IT-system för hur utvecklat arbetet med IS är. Eftersom innebörden i ansvaret för IS inte är tydligt specificerat så går det inte att utvärdera om någon granskad institution med lokalt driftade IT-system uppfyller kraven i universitetets informationssäkerhetspolicy avseende ansvaret för planering, samordning, uppföljning och kontroll av efterlevnad av IS. Vi bedömer att den centrala risk- och sårbarhetsanalysen bör utgå från analyser upprättade av informationsägarna eftersom det inte kan uteslutas att väsentliga risker inte fångas vid en central analys. Rekommendationer 1. Vi rekommenderar att universitetets styrdokument för informationssäkerhet kompletteras i syfte att konkretisera vem som är informationsägare och som bär ansvaret för informationssäkerhet i enskilda informationstillgångar. Samtliga styrdokument bör vara formellt fastställda och upprättade i enlighet med universitetets regler för gemensamma styrdokument. 2. Vi rekommenderar att universitetets styrdokument för informationssäkerhet kompletteras i syfte att konkretisera vilka aktiviteter som ingår i ansvaret för IS för dekan respektive prefekt/motsvarande avseende planering, samordning, uppföljning och kontroll av efterlevnad av IS. 3. Vi rekommenderar att universitetets centrala risk- och sårbarhetsanalyser utifrån MSBFS 4 bör utgå från risk- och sårbarhetsanalyser upprättade av informationsägarna. 4
Bilaga p 83
Universitetsstyrelsen Dokumenttyp BESLUT Datum 2016-11-22 Dnr FS 1.4-607-16 Sid 1 (2) Åtgärder med anledning av internrevisionens rapport Processen för intern styrning och kontroll Föredragande Universitetsdirektör Caroline Sjöberg. Universitetsstyrelsens beslut Universitetsstyrelsen beslutar att notera och godkänna universitetsledningens förslag till åtgärder med anledning av internrevisionens rapport Processen för intern styrning och kontroll (dnr FS 1.4-607-16). Bakgrund Internrevisionen har på uppdrag av universitetsstyrelsen granskat universitetets process för intern styrning och kontroll. Målet med granskningen är att bedöma den interna styrningen och kontrollen i de processer inom universitetet som är upprättade för att säkerställa: 1. Hantering av allmänna handlingar i enlighet med regelverk 2. Följsamhet till vissa ekonomiadministrativa regelverk 3. Informationssäkerhet vid institutioner med lokalt driftade IT-system Granskningen redovisades vid styrelsens sammanträde den 14 december 2016. Analys och motivering Nedan följer för respektive granskat område universitetsledningens förslag till åtgärder samt kommentarer, här ingår både pågående och planerade åtgärder. Hantering av allmänna handlingar i enlighet med regelverk. Internrevisionens rapport pekar på brister i efterlevnad av centralt beslutade regelverk. Internrevisionens bedömer att kontrollaktiviteterna och institutionsledningens uppföljning behöver utvecklas. Internrevisionen bedömer att decentraliseringen av denna process innebär en ökad risk för att allmänna handlingar inte hanteras på ett korrekt sätt. Det finns anledning till en översyn med förtydligande av var ansvaret för uppföljning ska ligga och formerna för och omfattningen av uppföljningen. Universitetsledningens åtgärder och kommentarer avseende hantering av allmänna handlingar i enlighet med regelverk: Arbetet med att förbättra förutsättningarna för institutionernas regelefterlevnad inom utpekat område har redan inletts. Universitetsledningen avser därutöver att utreda om en förbättrad hantering kan nås med åtgärder inom befintlig organisation eller om det förutsätter en annan organisatorisk lösning. Utredning ska bl a belysa de olika alternativens förväntade resultat i förhållande till kalkylerad resursåtgång och konsekvenser för verksamheten. Denna utredning kommer att genomföras i samverkan med berörda parter. Utifrån denna utredning kommer rektor att besluta om vilka handlingsalternativ som är mest lämpliga i syfte att åtgärda iakttagna brister i ett långsiktigt perspektiv.
Universitetsstyrelsen Dokumenttyp BESLUT Datum 2016-11-22 Dnr FS 1.4-607-16 Sid 2 (2) Följsamhet till vissa ekonomiadministrativa regelverk. Internrevisionens rapport pekar på brister i efterlevnad till universitetets ekonomistyrregler vad gäller krav på institutionsvis fastställda beställningsordningar. Vidare har formaliafel upptäckts i ett avseende. Internrevisionen har vidare iakttagit brister i efterlevnad - sannolikt fel i granskad population 2,8 % - avseende efterlevnad till regelverk för offentlig upphandling. Vid sidan av detta synes kontrollaktiviteterna fungera effektivt. Det finns dock anledning till en översyn med förtydligande av var ansvaret för uppföljning ska ligga och formerna för och omfattningen av uppföljningen. Universitetsledningens åtgärder och kommentarer avseende följsamhet till vissa ekonomiadministrativa regelverk: Universitetsledningen kommer att genomföra utredning i syfte att bedöma hur iakttagna brister avseende aktuella delar av ekonomiadministration kan åtgärdas. I denna utredning kommer olika alternativs förväntade resultat att belysas med kalkylerad resursåtgång samt konsekvenser för verksamheten. Denna utredning kommer att genomföras i samverkan med berörda parter. Utifrån denna utredning, kommer rektor att besluta om vilka åtgärder som är mest prioriterade att genomföra i syfte att åtgärda iakttagna brister avseende aktuella delar av ekonomiadministration. Informationssäkerhet vid institutioner med lokalt driftade IT-system. Internrevisionens rapport pekar på en otydlighet om vem eller vilka som är informationsägare för olika informationstillgångar, i synnerhet sådana som behandlas i lokala IT-system. Denna otydlighet medför svårigheter att utvärdera om lokalt driftade IT-system uppfyller kraven i universitetets informationssäkerhetspolicy avseende ansvaret för planering, samordning, uppföljning och kontroll av efterlevnad av informationssäkerhet. Universitetsledningens åtgärder och kommentarer avseende informationssäkerhet vid institutioner med lokalt driftade IT-system: Vid Umeå universitet har utsetts informationssäkerhetsansvarig vid verksamheten. Vidare finns en arbetsgrupp liksom beslutad informationssäkerhetspolicy i enlighet med gällande föreskrifter. Arbetsgruppen har gjort en risk- och sårbarhetsanalys som omfattar informationssäkerhet inom hela universitetet och arbete pågår med att genomföra aktiviteter för att stärka informationssäkerhet inom prioriterade områden såväl på central som lokal nivå. Universitetets styrdokument avseende informationssäkerhet, bl a informationssäkerhetspolicy, ITsäkerhetsplan och instruktioner för systemförvaltning och systemägare, anger såväl roller som ansvar med konkretisering av hur arbetet ska utföras. Expediering Universitetsledningen Fakultetsledningar Rektor Lärarhögskolan Överbibliotekarie Internrevisionschef Internrevisor Biträdande förvaltningschef Enhetschef Ekonomienheten Enhetschef IT-enheten
Bilaga p 84 A
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: Beslut Datum: 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2032-16 Sid 1 (2) Revidering av Antagningsordningen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Umeå universitet Föredragande Enhetschef Peder Tjäderborn Sammanfattning Umeå universitet har en antagningsordning som revideras årligen. Under hösten 2016 har antagningsrådets arbetsutskott haft uppdrag att ta fram och sammanställa förslag till förändringar. På antagningssrådets möte den 22 november 2016 enades rådet om det slutgiltiga förslaget som lämnas till Universitetsstyrelsen för beslut. Beslut Universitetsstyrelsen beslutar att fastställa bilaga Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Umeå universitet att gälla från 2017-01-01 för utbildningar som startar läsåret 2017/2018. Bakgrund Antagningsordningen är i första hand en regelsamling. Den fungerar sålunda som en uppslagsbok där nationella och lokala regler som gäller för anmälan, behörighetsprövning, urval, antagning och liknande till utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Umeå universitet beskrivs. Universitetets skyldighet att ha en antagningsordning regleras i 6 kap. 3 andra stycket högskoleförordningen (SFS 1993:100): Särskilt skall högskolans antagningsordning finnas tillgänglig. Med antagningsordning avses de regler för utbildning som högskolan tillämpar i fråga om dels ansökan, behörighet och undantag från behörighetsvillkor samt urval, dels hur beslut om antagning och undantag från behörighetsvillkor fattas. När det gäller utbildning på grundnivå och avancerad nivå avses även regler om hur beslut om behörighet överklagas. Umeå universitets antagningsordning innehåller förutom regler även information om hur urval går till och hur ansökningar och övriga antagningsfrågor behandlas. Då val av urvalsmodell, urvalsgrupper och liknande kan variera från ett antagningstillfälle till ett annat hänvisas i vissa avsnitt till anmälningsmaterialet från Umeå universitet som finns på www.umu.se och på www.antagning.se. Analys och motivering Som ett resultat av den årliga översynen har Umeå universitets antagningsordning reviderats. Ändringarna är till största delen av redaktionell karaktär för att förtydliga gällande regler. I kap 3 avsnitt 3.1.1 punkt 3 har detaljerad information om motsvarande regler för gamla skolformer ersatts med hänvisning till föreskrifter från Universitets-och högskolerådet samt information på antagning.se. Anledningen är att regeringen med kort varsel aviserat kommande förändring i högskoleförordningen som ska träda i kraft 1 januari 2017. I kap 3 avsnitt 3.1.3 finns ett reviderat rektorsbeslut avseende parallelläsning för gymnasister infört.
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: Beslut Datum: 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2032-16 Sid 2 (2) I kap 6 avsnitt 6.1 har information om urvalsgruppen BIex tagits bort eftersom denna endast skulle tillämpas för antagning till och med vårterminen 2017 enligt högskoleförordningen. I kap 6 avsnitt 6.3.2.2 återfinns regler kring urval till senare del av program. Läkarprogrammet tillämpar särskilda regler för rangordning av egna studenter som vill återuppta sina studier efter avbrott. Information om detta finns nu infört i antagningsordningen. I kap 8 har militär grundutbildning införts som särskilt skäl för att beviljas anstånd. Detta med anledning om nya föreskrifter från Universitets-och högskolerådet. Beslutsunderlag Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Umeå universitet. Expediering Universitetsledningen Fakulteterna Lärarhögskolan Studentcentrum Studentkårerna
Bilaga p 84 B
Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Umeå universitet Fastställd av rektor 2016-12-14 Dnr: FS 1.1-2032-16 Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Regel Universitetsstyrelsen 1 januari 2017 och tills vidare Utbildning och forskning Studentcentrum Denna antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Umeå universitet är ursprungligen fastställd av universitetsstyrelsen 1998-12-07 och senast reviderad av universitetsstyrelsen 2016-12-14 att gälla från och med 2017-01-01 för läsåret 2017/2018.
Sida 2 (20) Innehållsförteckning 1. Syftet med Antagningsordningen... 3 2. Beslutande organ i utbildnings- och tillträdesfrågor... 3 3. Krav på förkunskaper för studier vid Umeå universitet... 6 4. Information om utbud och anmälningsrutiner... 9 5. Meritvärdering... 11 6. Regler för urval bland behöriga sökande...13 7. Antagningsrutiner... 17 8. Regler för anstånd med studiestart... 19 9. Regler och rutiner för överklagande... 19 10. Referenser... 20
Sida 3 (20) 1. Syftet med Antagningsordningen Antagningsordningen är i första hand en regelsamling. Den fungerar sålunda som en uppslagsbok där nationella och lokala regler som gäller för anmälan, behörighetsprövning, urval, antagning och liknande till utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Umeå universitet beskrivs. Universitetets skyldighet att ha en antagningsordning regleras i 6 kap. 3 andra stycket högskoleförordningen (SFS 1993:100): [...] Särskilt skall högskolans antagningsordning finnas tillgänglig. Med antagningsordning avses de regler för utbildning som högskolan tillämpar i fråga om dels ansökan, behörighet och undantag från behörighetsvillkor samt urval, dels hur beslut om antagning och undantag från behörighetsvillkor fattas. När det gäller utbildning på grundnivå och avancerad nivå avses även regler om hur beslut om behörighet överklagas. Umeå universitets antagningsordning innehåller förutom regler även information om hur urval går till och hur ansökningar och övriga antagningsfrågor behandlas. Då val av urvalsmodell, urvalsgrupper och liknande kan variera från ett antagningstillfälle till ett annat hänvisas i vissa avsnitt till aktuell anmälningsinformation från Umeå universitet (www.umu.se och www.antagning.se). 2. Beslutande organ i utbildnings- och tillträdesfrågor Beslut som avser regler, principer, ekonomi och dimensionering av utbildningar fattas normalt av styrelser och nämnder. I alla styrelser och nämnder som fattar beslut i utbildningsfrågor och frågor som rör studenternas studiemiljö är studenterna representerade (föreskrivs i högskolelagen och högskoleförordningen). Studenternas företrädare utses av studentkårerna. En nämnd eller styrelse kan delegera vissa typer av beslut. Universitetsstyrelsen har delegerat beslut om regler för urval och antagning inom ramen för denna antagningsordning till rektor. Rektor har till sin hjälp en rådgivande grupp, Antagningsrådet, som består av studenter, fakultetsrepresentanter och tjänstemän. Rektor har i sin tur delegerat beslut om antagning till chefen för Studentcentrum. Beslut om antagning kan inte överklagas. Däremot kan beslut om att en sökande inte bedömts uppfylla kraven för behörighet och inte heller medgivits undantag från visst behörighetsvillkor (dispens) överklagas. Överklagan tas upp i kapitel 9.
Sida 4 (20) 2.1 Beslut om utbud av kurser och program Här följer, mycket kortfattat, en redogörelse för vem som fattar beslut om utbud och platsantal. Fakultetsnämnd kan ha delegerat vissa beslut vidare, se respektive fakultetsnämnds delegationsordning. Inrättande av och avvecklande av program: Rektor. Inrättande av ämne/huvudområde samt beslut om vilken högsta nivå kurser i ämnet/ huvudområdet kan ha vid Umeå universitet: Rektor. Antal platser på program: Fakultetsnämnd 1. Inrättande av kurs: Fakultetsnämnd. Antal platser på kurs: Fakultetsnämnd. Antalet studenter som antas (antal platser + ev. överintag) vid ordinarie antagning och reservantagning(ar): Fakultetsnämnd. 2.2 Beslut om grundläggande behörighet För att vara behörig att antas till en kurs eller ett program i högskolan ska den sökande dels ha grundläggande behörighet till högskoleutbildning, dels uppfylla de eventuella särskilda behörighetskrav som gäller för den sökta utbildningen. Regler för grundläggande behörighet: Regeringen (återfinns i högskoleförordningen) och UHR (i Universitets- och högskolerådets författningssamling). 2.3 Beslut om särskild behörighet Utformning och inrättande av områdesbehörigheter: Universitets- och högskolerådet (UHR). Föreskrifterna återfinns i UHR:s förförfattningssamling. Inplacering av program som leder till yrkesexamen i en områdesbehörighet: Universitets- och högskolerådet. Beslutet anges i utbildningsplanen. Beslut om lägre krav än områdesbehörighet för program som leder till yrkesexamen: Rektor. Beslutet anges i utbildningsplanen. Beslut om avvikelse från områdesbehörighet (dvs. högre krav): Universitets- och högskolerådet efter ansökan från rektor. Beslutet anges i utbildningsplanen. Särskild behörighet för program på grund och avancerad nivå som leder till generell examen och eventuella sänkningar av kraven: Fakultetsnämnd. Beslutet anges i utbildningsplanen. Särskild behörighet för ämnen/kurser på grund och avancerad nivå: Fakultetsnämnd efter förslag från institution. Beslutet anges i kursplanen. 1 Vid användandet av begreppet fakultetsnämnd inkluderas även Lärarhögskolans styrelse.
Sida 5 (20) 2.4 Beslut om behörighet efter bedömning av reell kompetens (motsvarande kunskaper) Behörighet kan värderas inte bara efter formell kompetens utan efter alla betydelsefulla kunskaper och erfarenheter som en sökande har. Syftet är att på detta sätt bedöma om den samlade kompetensen ger möjlighet att klara av den sökta utbildningen. Ansökan om bedömning av reell kompetens (se 3.3) skall göras i samband med anmälan. Blankett finns på www.antagning.se. Beslut om huruvida en sökande uppfyller behörighetskraven fattas av chefen för Studentcentrum på delegation av rektor. 2.5 Beslut att medge undantag från visst eller vissa behörighetskrav (dispens) Sökande som inte uppfyller behörighetskraven kan under vissa förutsättningar medges undantag från behörighetsvillkor (få dispens). Ansökan om undantag skall göras i samband med anmälan. Blankett finns på www.antagning.se. Beslut fattas av chefen för Studentcentrum på delegation av rektor. 2.6 Beslut om urval och meritvärdering Regler för urval bereds i Antagningsrådet. Beslut om principer fattas av universitetsstyrelsen och anges i denna antagningsordning (se kapitel 6). Beslut om fördelning av platser mellan urvalsgrupper fattas av fakultetsnämnd inom de ramar som anges i högskoleförordningen och denna antagningsordning. Meritvärdering av sökande görs enligt de modeller som beskrivs i kapitel 5. Möjligheter att använda lokalt beslutade urvalsgrunder till mer än en tredjedel av platserna på andra utbildningar än konstnärliga: Universitets- och högskolerådet efter ansökan från rektor. 2.7 Beslut om antagning Antagning och anstånd: Beslut fattas av chefen för Studentcentrum på delegation av rektor. Prövning av ansökan om avsteg från gängse urvalsgrunder med hänsyn till särskilda skäl (se 6.2.4) görs av Antagningsrådet. Beslut: Chefen för Studentcentrum på delegation av rektor. Maskinellt framtaget antagningsbesked gäller som beslut. 2.8 Beslut om inställande av kurs- eller programtillfälle Beslut att ställa in kurs- eller programtillfälle ska fattas före första urvalet. Beslut om att ställa in kurstillfälle fattas av kursansvarig institution i samråd med berörd fakultetsnämnd. Beslut om att ställa in programtillfälle fattas av berörd fakultetsnämnd.
Sida 6 (20) 3. Krav på förkunskaper för studier vid Umeå universitet För att studera vid universitetet skall den sökande vara behörig till utbildningen, dvs. uppfylla vissa krav på förkunskaper. I de flesta fall uttrycks dessa som krav på studier i gymnasieskolan eller akademiska meriter, men det kan också röra sig om krav på arbetslivserfarenhet eller speciella färdigheter. Syftet med behörighetskraven är att ange en startnivå för utbildningen och att visa vad som krävs för att kunna genomföra en viss utbildning. Behörighetskraven uttrycks i krav på grundläggande och särskild behörighet. Kraven på grundläggande behörighet är gemensamma för all högskoleutbildning i landet och är fastställda av regeringen i 7 kap i Högskoleförordningen. För många utbildningar (kurser eller program) krävs förutom grundläggande behörighet även särskild behörighet. De krav på särskild behörighet som ställs ska vara helt nödvändiga för att studenten ska kunna tillgodogöra sig utbildningen. I de avsnitt som följer beskrivs kraven för grundläggande och särskild behörighet. Närmare beskrivningar, framför allt för den som har en utländsk, äldre eller ovanlig svensk förutbildning, finns i den elektroniska bedömningshandboken som tagits fram av universitet och högskolor genom sitt samverkansorgan Sveriges universitets- och högskoleförbund. Bedömningshandboken finns att tillgå på www.uhr.se. För vidare information om formella regler beträffande särskild behörighet hänvisas till 7 kap. i Högskoleförordningen och Universitets- och högskolerådets föreskrifter om områdesbehörigheter. (UHRFS 2013:2 och UHRFS 2014:2). Beslut om behörighet kan överklagas. 3.1 Behörighet för studier på grundnivå 3.1.1 Grundläggande behörighet för högskolestudier I 7 kap. 5 högskoleförordningen anges att grundläggande behörighet för högskolestudier som påbörjas på grundnivå har den som 1. avlagt en högskoleförberedande examen i gymnasieskolan eller inom kommunal vuxenutbildning på gymnasial nivå 2. avlagt en yrkesexamen i gymnasieskolan eller inom kommunal vuxenutbildning på gymnasial nivå samt har lägst betyget E i de kurser i svenska eller svenska som andraspråk och engelska som krävs för en högskoleförberedande examen i gymnasieskolan 3. har en svensk eller utländsk utbildning som motsvarar kraven i punkt 1 eller 2. Se föreskrifter från Universitets- och högskolerådet (UHR). Information finns även på www.antagning.se. 4. är bosatt i Danmark, Finland, Island eller Norge och där är behörig till högre utbildning 5. genom svensk eller utländsk utbildning, praktisk erfarenhet eller på grund av annan omständighet har förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen (se 3.3 om reell kompetens).
Sida 7 (20) Till följd av nationella överenskommelser mellan svenska universitet och högskolor anses även att grundläggande behörighet har den som 6. vid annan svensk högskola bedömts ha grundläggande behörighet eller tidigare har studerat vid svenskt universitet eller högskola och då bedömts uppfylla kraven för grundläggande behörighet 7. har lägst betyget godkänt alternativt E i svenska/svenska som andraspråk A+B eller svenska/svenska som andraspråk 1,2 och 3, engelska A eller engelska 5 och 6, matematik A eller matematik 1a, b eller c, samhällskunskap A eller samhällskunskap 1b eller 1a1+1a2 samt tre års arbetslivserfarenhet efter 19 års ålder. 8. I Universitets- och högskolerådets föreskrifter UHRFS 2013:1 och UHRFS 2014:1 och UHRFS 2015:1 finns en lista över vissa ytterligare svenska utbildningar som ger grundläggande behörighet för högskolestudier. 3.1.2 Särskild behörighet för kurser och program som vänder sig till nybörjare För många utbildningar (kurser eller program) är det inte tillräckligt med den grundläggande behörigheten utan man måste även uppfylla krav på särskild behörighet. Den särskilda behörigheten för kurser och program som vänder sig till nybörjare uttrycks i form av områdesbehörigheter. På www.antagning.se finns en översättningsnyckel för sökande med avgångsbetyg från gymnasieskolan (utfärdade före 1997). Där kan den som har avgångsbetyg avgöra om eventuella kompletteringar krävs för att olika områdesbehörigheter skall uppnås. I samtliga fall krävs lägst betyget E/Godkänd/3 på de kurser som anges. För program som leder till generella examina på grundnivå och för kurser som vänder sig till nybörjare vid universitetet fastställer universitet och högskolor själva vilken områdesbehörighet som krävs och om eventuella sänkningar av kraven. För dessa utbildningar förekommer därför avvikelser i behörighetskrav mellan lärosätena. Umeå universitets behörighetskrav för kurser och program framgår av Umeå universitets webbkatalog och www.antagning.se. För varje program som leder till en yrkesexamen (t.ex. civilingenjör, läkare) har Universitets- och högskolerådet fastställt vilken områdesbehörighet som krävs. Det betyder att en gemensam högsta nivå för behörighetskraven normalt gäller över hela landet för varje sådant program. Rektor kan dock, efter hörande av berörd fakultetsnämnd, besluta om att sänka behörighetskraven för tillträde till program som leder till yrkesexamen. 3.1.3 Lokala regler för gymnasieelevers parallelläsning vid universitetet Under vissa förutsättningar kan elever som går på gymnasiet tillåtas att parallelläsa kurser på universitetsnivå enligt rektors beslut 2008-03-04 (reviderad med beslutsdatum 2016-11-22, dnr FS 1.1-2037-16). Beslutet finns på www.umu.se. 3.1.4 Särskild behörighet för kurser på grundnivå som inte vänder sig till nybörjare För antagning till kurser i ämnen som kräver tidigare akademiska meriter, och därmed inte vänder sig till nybörjare vid universitetet, finns inga generellt fastställda regler i högskoleförordningen. Vid Umeå universitet fattas beslut om behörighetskrav för varje kurs av respektive fakultetsnämnd. Krav på behörighet för sådana kurser framgår av Umeå universitets webbkatalog och på www.antagning.se. 3.2 Behörighet för studier på avancerad nivå Regler kring grundläggande behörighet för utbildning på avancerad nivå beskrivs i 7 kap. 28 31 högskoleförordningen.
Sida 8 (20) 3.2.1 Grundläggande behörighet för program på avancerad nivå För att kunna antas till program på avancerad nivå krävs enligt högskoleförordningen en avlagd kandidatexamen, konstnärlig kandidatexamen, yrkesexamen om minst 180 högskolepoäng eller motsvarande utländsk examen. Undantag kan göras efter särskild prövning. Kursfordringar för examen på grundnivå måste dock vara uppfyllda i det fall antagningen görs innan examensbevis hunnit utfärdas (7 kap. 28 andra stycket högskoleförordningen). 3.2.2 Särskild behörighet för program på avancerad nivå Utöver grundläggande behörighet för program som leder till examen på avancerad nivå kan programspecifika krav ställas. Sådana beslutas av fakultetsnämnd. Behörighetskraven kan formuleras som: Krav på tidigare utbildning på grundnivå. Kraven kan gälla som antal uppnådda högskolepoäng inom visst huvudområde eller huvudområden. Kraven kan också gälla specifika kurser men får inte vara högre än vad som krävs för examen på grundnivå. Krav på viss typ av yrkeslivserfarenhet/arbetslivserfarenhet. Krav på kunskaper i svenska och engelska måste också anges i den särskilda behörigheten. För påbyggnadsprogram om 60 högskolepoäng som leder till masterexamen kan de specifika behörighetskraven också innefatta kurser på avancerad nivå. 3.2.3 Behörighet för kurser på avancerad nivå För kurser på avancerad nivå skall behörighetskraven uttryckas som krav på tidigare utbildning på grundnivå eller avancerad nivå. Behörighetskraven kan formuleras som: Krav på uppnådda högskolepoäng inom ett visst huvudområde. Krav på specifika kurser. Krav på kunskaper i svenska och engelska måste också anges. För kurs på avancerad nivå ska behörighetskrav omfatta tidigare högskolestudier om minst 90 högskolepoäng. 3.3 Reell kompetens Den som inte uppfyller de krav om grundläggande eller särskild behörighet som anges under 3.1 respektive 3.2 kan uppfylla dessa på annat sätt. Universitetet gör på den sökandes begäran en samlad bedömning där inte bara formell kompetens utan alla betydelsefulla kunskaper och erfarenheter vägs in. Närmare information framgår av aktuell anmälningsinformation på www.umu.se och www.antagning.se. 3.4 Behörighetsbedömning vid annan högskola Om en sökande av annan svensk högskola bedömts ha behörighet för en viss kurs eller program godtas denna bedömning i normalfallet av Umeå universitet till motsvarande utbildning om den har samma formella behörighetskrav. Det gäller såväl bedömning av formell behörighet som bedömning av reell kompetens.
Sida 9 (20) 4. Information om utbud och anmälningsrutiner Information om anmälningsrutiner och vilka dokument som skall bifogas anmälan framgår av aktuell anmälningsinformation från Umeå universitet som bland annat återfinns via www.umu.se och www.antagning.se. Anmälan till kurser och program görs via www.antagning.se. Kopior av de handlingar den sökande önskar åberopa laddas upp elektroniskt på antagning.se eller sänds till Antagningsservice, FE20101, 839 87 ÖSTERSUND. Sista dag för anmälan till studier under hösttermin är normalt 15 april. Sista dag för komplettering av slutbetyg från gymnasieskolan och betyg från gymnasial vuxenutbildning som erhållits efter sista dag för anmälan till hösttermin är dag före midsommarafton, dock senast den 21 juni. För sökande med avgångsbetyg och diplom från gymnasieutbildning i EU/EES-länder och examen från International Baccalaureat och European Baccalaureat som avslutas efter sista dag för komplettering, godtas betyg som inkommer senast den 5 juli. För internationella sökande som söker utbildningar med undervisningsspråk engelska är sista anmälningsdag i allmänhet den 15 januari för hösttermin. Sista dag för anmälan till studier under vårterminen är normalt 15 oktober. Sista dag för komplettering av anmälan med behörighetsgivande betyg är normalt den 1 december. För internationella sökande som söker utbildningar med undervisningsspråk engelska är sista anmälningsdag i allmänhet den 15 augusti för vårtermin. Sista anmälningsdag för sommaruniversitetets kurser är den 15 mars. Anmälan till Kandidatprogrammet och masterprogrammen i industridesign, Kandidatprogrammet och Masterprogrammet i fri konst samt Masterprogrammet i arkitektur och stadsbyggnad görs via www.antagning.se men särskilda instruktioner angående arbetsprover, anmälningstider m.m. finns på www.umu.se. Den som tidigare varit registrerad på en kurs och har dokumenterad provaktivitet på kursen som är inrapporterad i Ladok kan inte antas på nytt till kursen. De som enbart varit registrerad på en kurs kan söka och bli antagen på nytt till kursen. För information om rutiner kring omregistrering, se Regler för studieadministration på grund- och avancerad nivå vid Umeå universitet. 4.1 Anmälningsalternativ i en rak anmälan Anmälan till program, kurser och kurser inom program görs i en och samma anmälan. Man får normalt anmäla sig till högst 20 utbildningsalternativ. Anmälan går att ändra fram till sista anmälningsdag. En prioritering av utbildningsalternativen görs i anmälan och man kan bli antagen till högst 45 högskolepoäng. Närmare information finns på www.antagning.se. 4.2 Anmälan till fortsatta studier inom program (kurs inom program) Anmälan till kurs inom program görs via www.antagning.se. Information om anmälan till kurs inom program lämnas av respektive programstudievägledare eller motsvarande. För programstudenter med fast studiegång och där inga valmöjligheter finns gör universitetet en gruppanmälan innan webbanmälan öppnas på www.antagning.se. Programstudenterna kan därefter själv ändra i sin anmälan.
Sida 10 (20) 4.3 Anmälan till senare del av program/studieortsbyte Lediga platser kan uppstå på termin två och framåt på någon/några av universitetets programutbildningar. Beslut om huruvida dessa skall återbesättas fattas av fakultetsnämnd, och information om huruvida antagning sker till senare del av ett visst program lämnas av programstudievägledare motsv. Den som uppfyller behörighetskraven kan ansöka om att bli antagen till en av dessa lediga studieplatser. Umeå universitet har lokalt beslutade regler om antagning till senare del av program. Dessa regler framgår av denna antagningsordning och kan även framgå i aktuell utbildningsplan. Grundtanken med reglerna är att göra det möjligt för den som har tidigare resultat från akademiska studier att söka till program och tillgodoräkna sig dessa studier. Den som vill byta program kan i vissa fall antas till senare del av program. Det är inte tillåtet för två personer att byta plats. Den som vill byta studieort för ett program han/hon redan är antagen till skall söka senare del av program. För antagning till senare del av program gäller följande: Fakultetsnämnd beslutar huruvida eventuella vakanser på program ska återbesättas och hur många platser som ska fyllas. Fakultetsnämnd/institution bedömer de sökandes meriter och beslutar om behörighet enligt aktuell utbildningsplan för programmet samt till vilken termin sökande ska konkurrera. Anmälan görs på www.antagning.se. Information om anmälningsalternativen finns på www.umu.se och www.antagning.se. Sista dag för anmälan är 15 april respektive 15 oktober. Anmälan till vakanta platser på program kan ske upp till tre veckor efter terminsstart. 4.4 Anmälan efter anmälningstidens slut Även efter anmälningstidens utgång är det i många fall möjligt att göra en sen anmälan till kurser och program vid Umeå universitet. Anmälan görs via www.antagning.se. 4.5 Parallelläsning Enligt en nationell överenskommelse skall den som någon termin vill läsa mer än 45 högskolepoäng totalt vid Umeå universitet, ha tillstånd till s.k. parallelläsning. Umeå universitet har beslutat att endast sökande som är godkänd på minst 60 högskolepoäng vid ansökningstillfället kan beviljas parallelläsning. Ansökan görs på en särskild blankett som finns hos institutionernas studievägledare samt på www.umu.se. På blanketten ska studievägledarna i de kurser som berörs yttra sig över ansökan. 4.6 Datorbaserade register Uppgifter (om behörighet, kurs-/programval, adress m.m.) som lämnats vid anmälan kommer att registreras i datorbaserade studeranderegister. Vissa av uppgifterna kommer att överföras till Statistiska Centralbyrån (SCB) för statistikbearbetning.
Sida 11 (20) 5. Meritvärdering Huvuddelen av reglerna nedan om meritvärdering återfinns i högskoleförordningen bilaga 3 och Universitets- och högskolerådets författningssamling (UHRFS 2013:1 och UHRFS 2014:1 och UHRFS 2015:1). 5.1 Meritvärdering av svenska betyg Meritvärderingen är något olika beroende på när man avslutat sina gymnasiala studier. Sökande med svenska betyg delas därför in i fem grupper, A-E. A B C D E Sökande med gymnasieexamen som ger grundläggande behörighet från gymnasieskolan och med gymnasieexamen från vuxenutbildning, dvs. sökande från den nya gymnasieskolan (Gy11) Sökande med betyg från gymnasial utbildning som har påbörjats efter juni 2007. (Slutbetyg utfärdade 2010 eller senare.) Sökande med betyg från gymnasial utbildning enligt kursplaner som infördes i gymnasieskolan hösten 2000 och gymnasial vuxenutbildning den 1 juli 2001, utom sökande som tillhör grupp B.(Slutbetyg utfärdade före 2010.) Sökande med s.k. mellanårsbetyg, alltså sökande med betyg enligt 1992 års kursplaner. Gruppen omfattar alltså sökande med slutbetyg från gymnasieskolan, enligt 1992 års kursplaner utfärdade 1995 och 1996 samt betyg enligt 1994 års kursplaner, utfärdade 1997 eller senare samt sökande med slutbetyg/samlat betygsdokument enligt 1992 och 1994 års kursplaner från vuxenutbildningen. Sökande med betyg från äldre gymnasieutbildning än ovanstående grupper och som har sifferbetyg t ex. linjebetyg och studentbetyg. Hur meritvärdering inom respektive grupp ovan går till återfinns på www.antagning.se. 5.2 Meritvärdering av utländska betyg Betyg från en utländsk gymnasieutbildning eller motsvarande överförs till skalan 10,00 20,00, vilket ger ett preliminärt meritvärde. Överföringen görs enligt fastställd formel. Undantag från detta förfarande gäller för betyg som anges i Universitets- och högskolerådets författningssamling (UHRFS 2013:1 och UHRFS 2014:1 och UHRFS 2015:1). Behörighets- och tilläggskompletteringar godtas. Det är möjligt att höja meritvärdet genom att läsa in/upp vissa ämnen. Närmare information om hur meritvärdering i detalj går till finns i Bedömningshandboken för utländsk förutbildning som finns på bedomningshandboken.uhr.se/utlandska samt på www.antagning.se. 5.3 Meritvärdering av studieomdöme från folkhögskola Meritvärdering görs med studieomdömet som grund. Studieomdömet översätts till siffrorna 1 4 enligt följande tabell: Studieomdöme Översätts till Mindre god studieförmåga 1 Mindre god God studieförmåga God studieförmåga God Mycket god studieförmåga 1,5 2 2,5 Mycket god studieförmåga 3
Sida 12 (20) Mycket god Utmärkt studieförmåga 3,5 Utmärkt studieförmåga 4 Se vidare i anmälningsinformationen på www.antagning.se. 5.4 Högskoleprovet En del av utbildningsplatserna vid högskolan tillsätts med urval baserat på resultat från högskoleprovet. För den som bedömts uppfylla behörighetskraven efter prövning av den reella kompetensen och saknar slutbetyg från gymnasiet är detta i allmänhet enda möjlighet att konkurrera om en utbildningsplats. Närmare upplysningar om provet, hur man anmäler sig och på vilka orter det genomförs, provets giltighetstid med mera framgår på www.studera.nu/hogskoleprovet. I samband med det ordinarie högskoleprovet anordnas även anpassade högskoleprov. Särskilda regler finns beskrivna på www.studera.nu. För att vara behörig att delta i provurvalet måste den sökande uppfylla behörighetskraven för den sökta utbildningen samt ha ett provresultat som är lägst 0,05 poäng (högsta provresultat är 2.0). För antagning till höstterminen 2017 skall provet vara utfört tidigast hösten 2011 och för antagning till vårterminen 2018 tidigast våren 2012. 5.5 Avklarade högskolepoäng Umeå universitet har i enlighet med nationella överenskommelser beslutat att avklarade högskolepoäng per sista anmälningsdag i intervallet 1 165 kan utgöra grund för urval till kurser på grundnivå (urvalsgrupp HPGR). Vid urval till kurser på avancerad nivå gäller antalet avklarade högskolepoäng per sista anmälningsdag i intervallet 30 285 högskolepoäng (urvalsgrupp HPAV). I båda fallen tas ingen hänsyn till betyg på de avklarade studierna. Till kurser på grundnivå där behörighetskravet omfattar 180 hp tillämpas urval på avklarade högskolepoäng per sista anmälningsdag i intervallet 30-285 högskolepoäng (urvalsgrupp HP180). Meritvärdering med högskolepoäng som grund avser högskolepoäng som kan ingå i en examen vid Umeå universitet, dvs. även högskolepoäng från andra universitetet och högskolor. 5.6 Skiljekriterium vid i övrigt likvärdiga meriter Vid i övrigt likvärdiga meriter används lottning som skiljekriterium om inte annat anges. Umeå universitet har beslutat att vid antagningen till läkarprogrammet använda resultat på högskoleprov som skiljekriterium vid likvärdiga meriter. 5.7 Sen anmälan Umeå universitet följer en nationell överenskommelse som säger att för sökande som anmäler sig efter anmälningstidens utgång görs ingen meritvärdering utan endast en behörighetsprövning. För sent inkommen anmälan rangordnas efter det datum den inkommit (urvalsgruppen SA efter sista anmälningsdag).
Sida 13 (20) 6. Regler för urval bland behöriga sökande Endast sökande som uppfyller de grundläggande och de eventuella särskilda behörighetskraven kan delta i urval till utbildningsplatser. Till grund för urvalet ligger de meriter den sökande åberopat och styrkt, dvs. de betyg och intyg som skickats in eller som hämtats från andra databaser. Beroende på meriter placeras den sökande i en eller flera urvalsgrupper. Den som passar in i flera parallella urvalsgrupper konkurrerar om en studieplats i samtliga (se t.ex. 6.3.1.1). Det kan finnas särskilt utformade regler för vissa utbildningar vilket framgår av Umeå universitets webbkatalog. 6.1 Urvalsgrupper 6.1.1 Betygsurval Det finns tre urvalsgrupper i betygsurvalet. Minst en tredjedel av platserna fördelas till betygsurvalet. Platserna till en utbildning fördelas i förhållande till antalet behöriga sökande i de tre grupperna. I ett andra steg flyttas en tredjedel av platserna som tilldelats kompletteringsgruppen (BII) över till direktgruppen (BI). Direktgruppen (urvalsgrupp BI) Sökande med avgångs- och slutbetyg från gymnasieskola och avgångsbetyg från äldre gymnasial utbildning, sökande med betyg från gymnasial vuxenutbildning (minst två tredjedelar av gymnasiepoängen ska utgöra betyg från vuxenutbildningen), sökande med gymnasieexamen samt sökande med avslutad utländsk och internationell gymnasieutbildning. Kompletteringsgruppen (urvalsgrupp BII) Sökande som har kompletterat för behörighet eller för att få ett högre meritvärde. Till kompletteringsgruppen hör även de som styrker särskild behörighet genom folkhögskolestudier, basår eller andra motsvarande kunskaper. Undantag görs för sökande med utländsk gymnasieutbildning samt yrkesexamen från svensk gymnasieskola som kompletterat med kurs/kurser som krävs för grundläggande behörighet. Dessa får konkurrera i direktgruppen (BI). Folkhögskolegruppen (urvalsgrupp BF) Sökande med intyg för behörighet till högskolestudier från folkhögskola. 6.1.2 Provurval (urvalsgrupp HP) I provurvalet deltar alla behöriga sökande med giltigt högskoleprov. Minst en tredjedel av platserna till en utbildning på grundnivå tilldelas provurvalet. 6.1.3 Högskolepoäng och andra av högskolan beslutade urvalsgrunder Vid sidan av betyg- och provurval kan alternativt urval förekomma. Högst en tredjedel av platserna tilldelas normalt denna urvalsgrupp. Vid Umeå universitet används högskolepoäng som urvalsgrund till kurser på grundnivå (HPGR, HP180) och kurser samt program på avancerad nivå (HPAV). Även andra lokalt beslutade urvalsregler kan förekomma (se 6.2.2). Dessa framgår av Umeå universitets webbkatalog. 6.2 Generella urvalsregler När kurser bjuds ut både som programkurs och fristående kurs kan det ibland innebära att endast programstudenter kan erbjudas plats då programstudenterna har förtur. Sökande till fristående kurs antas endast i mån av plats.
Sida 14 (20) 6.2.1 Platsgaranti (urvalsgrupp PG) 6.2.1.1 Fristående kurser med platsgaranti Till kurs med platsgaranti antas samtliga behöriga sökande som anmält sig inom föreskriven tid. Platsgarantin gäller dock endast under förutsättning att kursen ges. 6.2.1.2 Platsgaranti på kurser inom program Antagning till program innebär att man har platsgaranti till kurser om totalt 30 högskolepoäng varje termin. Platsgarantin gäller för de kurser som krävs för att kunna ta ut examen inom programmet dvs obligatoriska och oftast valbara kurser men inte för valfria kurser. Platsgarantin gäller också endast under förutsättning att man har sökt i tid och svarat på antagningsbeskedet enligt de anvisningar som finns på beskedet. 6.2.1.3 Platsgaranti efter basårsutbildning Studenter har efter godkänd basårsutbildning vid Umeå universitet platsgaranti till ett i förväg angivet utbildningsprogram på grundnivå. 6.2.2 Lokalt beslutade urvalsgrunder Till utbildningar som vänder sig till nybörjare i högskolan och leder till konstnärlig examen får högskolan använda andra urvalsgrunder än betyg och högskoleprov till samtliga platser på utbildningen, t.ex. arbetsprov, som grund för urvalet (se 7 kap. 14 högskoleförordningen). När det gäller andra utbildningar än konstnärliga som vänder sig till nybörjare i högskolan får andra urvalsgrunder än betyg och högskoleprov användas till högst en tredjedel av platserna (se 7 kap. 13 och 23 högskoleförordningen). Sådana urvalsgrunder kan vara intervju, särskilt skriftligt prov, arbetsprov eller liknande. Styrelsen för Umeå universitet har beslutat att, utöver andra särskilda prov än högskoleprovet, även nedanstående lokala urvalsgrunder kan gälla: Vissa program i gymnasieskolan Folkhögskoleutbildning Funktionshinder Idrottsledare Graduate Management Admission Test (GMAT) Tidigare avklarade högskolepoäng Tidigare relevant yrkeserfarenhet Intervjuer, särskilt skriftliga prov, arbetsprov Inom dessa grupper görs meritvärderingen normalt efter betyg och högskoleprov. Närmare information om urvalsgrunderna samt till vilka utbildningar dessa urvalsregler gäller återfinns i anmälningsinformationen på www.umu.se. Om institutioner/kursgivare vill utnyttja möjligheten till lokalt beslutat urval skall detta beredas i Antagningsrådet. Närmare anvisningar finns på www.umu.se.
Sida 15 (20) 6.2.3 Utökad användning av lokalt beslutade urvalsgrunder För att få tillämpa lokalt beslutade urvalsgrunder till mer än en tredjedel av platserna på en utbildning som vänder sig till nybörjare men inte leder till en konstnärlig examen krävs Universitets- och högskolerådets tillstånd (se 7 kap. 15 högskoleförordningen). Närmare information om för vilka utbildningar sådan alternativ fördelning av studieplatserna mellan olika urvalsgrunder gäller återfinns i aktuellt anmälningsinformation på www.umu.se eller www.antagning.se. 6.2.4 Avsteg från gängse urvalsgrunder Avsteg från gängse urvalsgrunder (tidigare benämnd individuell prövning/särskilda skäl ) kan göras om en sökandes meriter inte kan bedömas på lämpligt sätt inom ramen för de gängse urvalsgrunderna. Orsaken till detta kan t ex vara medicinska eller sociala skäl. Två kriterier ska vara uppfyllda för att avsteg från de gängse urvalsgrunderna skall kunna göras: a) en sökandes meriter kan inte bedömas på lämpligt sätt enligt ordinarie urvalsgrunder och b) den sökandes har genom tidigare utbildning, arbetslivserfarenhet eller någon omständighet särskilda kunskaper eller annars särskilda förutsättningar för utbildningen. Beslut om avsteg från gängse urvalsgrunder tillämpas restriktivt. Ansökan om antagning genom avsteg från gängse urvalsgrunder görs på en särskild blankett (hämtas på www.umu.se) som tillsammans med kopior av intyg som styrker skälen skall vara Studentcentrum tillhanda senast sista anmälningsdag. För att ansökan skall prövas måste den sökande uppfylla behörighetskraven alternativt ha beviljats undantag/dispens. 6.2.5 Övriga sökande (urvalsgrupp ÖS) Den som är behörig att söka till en viss utbildning men inte passar in i någon av urvalsgrupperna placeras i urvalsgruppen Övriga sökande. Gruppen Övriga sökande placeras sist av samtliga som anmält sig i tid. Sökande som bedömts behörig efter prövning av reell kompetens placeras i gruppen Övriga sökande om han/hon inte kan placeras i någon annan urvalsgrupp. 6.3 Urval till utbildning på grundnivå För utbildning på grundnivå krävs ofta inga tidigare studier på högskolenivå. Sådan utbildning vänder sig därmed till nybörjare. Ibland krävs dock tidigare studier på högskolenivå. Urvalsreglerna skiljer sig åt när det gäller utbildning som vänder sig till nybörjare respektive vänder sig till andra än nybörjare varför dessa beskrivs var för sig nedan. 6.3.1 Urval till utbildning som vänder sig till nybörjare De urvalsgrunder som får användas till utbildning som vänder sig till nybörjare beskrivs i 7 kap. 12, 17 och 23 högskoleförordningen. 6.3.1.1 Urval till kurser som vänder sig till nybörjare Vid urval till kurser där tidigare högskolestudier inte krävs placeras de sökande i normalfallet utifrån sina meriter i en eller flera av dessa urvalsgrupper: Antal avklarade högskolepoäng per sista anmälningsdag i intervallet 1 165 högskolepoäng (HPGR) (lokalt beslutad urvalsregel) Gymnasiebetyg (BI, BII) Folkhögskoleutbildning (BF) Högskoleprov (HP)
Sida 16 (20) Vid urvalet reserveras 33 procent av platserna för urvalsgrupp HPGR. 34 procent av platserna fördelas mellan betygsgrupperna (BI, BII, BF) i proportion till antalet sökande i resp. betygsgrupp samt omfördelning (se 6.1.1). Resterande 33 procent tilldelas HP-gruppen. Till vissa kurser tillämpas också andra lokalt beslutade urvalsgrunder (6.2.2) vilket i så fall framgår av Umeå universitets webbkatalog. 6.3.1.2 Urval till program som vänder sig till nybörjare För varje program som vänder sig till nybörjare beslutar ansvarig fakultetsnämnd hur platserna procentuellt ska fördelas mellan olika urvalsgrupper. Fördelningen för varje program framgår av Umeå universitets webbkatalog. I allmänhet baseras urvalet på betyg och högskoleprov. Till vissa utbildningar används också lokalt beslutade urvalsgrunder (6.2.2). 6.3.2 Urval till utbildning som vänder sig till andra än nybörjare De urvalsgrunder som får användas till utbildning som vänder sig till andra än nybörjare beskrivs i 7 kap. 26 och 27 högskoleförordningen. 6.3.2.1 Urval till kurser som vänder sig till andra än nybörjare Urval till kurser som vänder sig till andra än nybörjare baseras på antal avklarade högskolepoäng per sista anmälningsdag i intervallet 1 165 högskolepoäng (urvalsgrupp HPGR) eller 30-285 högskolepoäng (urvalsgrupp HP180). Till vissa kurser tillämpas också lokalt beslutade urvalsgrunder (6.2.2) vilket i så fall framgår av Umeå universitets webbkatalog. 6.3.2.2 Urval till senare del av program Sökande till senare del av program antas i följande prioritetsordning: 1. Studenter som anmält studieavbrott med aviserad avsikt att återuppta studierna inom ett år och studenter som antagits till termin 1 och fått tillgodoräkna minst en termins studier 2. Övriga studenter som anmält studieavbrott eller som inte återupptagit studierna inom ett år efter ett kortare studieavbrott 3. Övriga studenter som avbrutit studierna på programmet 4. Övriga behöriga sökande För läkarprogrammet, se www.medfak.umu.se/student/lakarprogrammet/studieuppehall Studerande som redan läst kurser motsvarande en eller flera terminer på program och blir antagen till termin ett på detta program kan inte alltid påräkna platsgaranti på den termin som studenten efter tillgodoräknande är behörig till. Inom ovanstående grupper sker meritvärdering till termin 2 på program enligt samma regler som för urval vid antagning till termin 1 på programmet. (se 6.3.1.2). Meritvärderingen till övriga terminer görs med hänsyn till uppnådda högskolepoäng i statlig högskoleutbildning eller motsvarande per visst datum. Dessa regler är lokalt beslutade vid Umeå universitet. För definitioner om studieuppehåll, studieavbrott samt handläggningsrutiner och regler för återupptagande av studier, se Regler för studieadministration på grund- och avancerad nivå vid Umeå universitet.
Sida 17 (20) 6.3.2.3 Urval till fortsatta studier inom program (kurs inom program) Meritvärdering till ej platsgaranterad kurs inom program sker som till fristående kurs (se ovan 6.3.1.1 och 6.3.2.1). Dessa regler är lokalt beslutade vid Umeå universitet. 6.4 Urval till utbildning på avancerad nivå De urvalsgrunder som får användas till utbildning på avancerad nivå beskrivs i 7 kap. 26 27 högskoleförordningen. 6.4.1 Urval till kurser på avancerad nivå Urval till kurser på avancerad nivå baseras enligt en nationell överenskommelse på antal uppnådda avklarade högskolepoäng per sista anmälningsdag i intervallet 30 285 högskolepoäng (urvalsgrupp HPAV). Till vissa kurser tillämpas också lokalt beslutade urvalsgrunder (6.2.2). Se respektive kurs i Umeå universitets webbkatalog på www.umu.se. 6.4.2 Urval till program som leder till examen på avancerad nivå En strävan bör vara att erbjuda så många studieplatser att urval endast behöver göras till ett mindre antal program. Urvalsmetoderna ska anpassas till vad som är lämpligt för programmet. För varje program som påbörjas på avancerad nivå och leder till en generell examen beslutar ansvarig fakultetsnämnd vilka av nedanstående urvalsgrupper som ska användas och hur platserna procentuellt ska fördelas mellan olika urvalsgrupper. Fördelningen för varje program ska framgå av anmälningsinformationen. De urvalsgrupper som kan förekomma vid Umeå universitet är högskolepoäng i intervallet 30 285 särskilda skriftliga prov intervjuer/arbetsprov högskoleprov yrkeserfarenhet/arbetslivserfarenhet (endast i de fall där det är ett behörighetskrav) 6.4.3 Urval till senare del av program på avancerad nivå Urvalet sker enligt samma principer som till urval till senare del av program på grundnivå (se 6.3.2.2). 6.5 Urval till kurser för inresande utbytesstudenter Urvalet till kurser på grund och avancerad nivå baseras på typ av avtal och enligt följande prioritetsordning enligt rektors beslut 2015-03-31 (dnr FS 1.1.2-1790-15). (1) egna institutionsavtal, (2) fakultetsavtal, (3) centrala utbytesavtal och (4) övriga institutionsavtal. 7. Antagningsrutiner 7.1 Kontrollbesked De som sökt till en utbildning får i normalfallet ett kontrollbesked. Ett e-postmeddelande skickas till den e-postadress som finns registrerad på anmälan. Den sökande uppmanas att gå in på sina sidor på www.antagning.se och kontrollera att allt stämmer med anmälan. I kontrollbeskedet redovisas de registrerade uppgifter som rör anmälan samt de preliminära bedömningar som gjorts. Det är alltid den sökande som måste kontrollera att alla de uppgifter som åberopas finns tillgängliga vid bedömningen. Kontrollbeskedet skickas efterhand som anmälningarna bedöms.
Sida 18 (20) 7.2 Antagningsbesked och svarskrav Det första antagningsbeskedet kommer i mitten av juli för utbildningar med sista anmälningsdag 15 april och i mitten av december för utbildningar med sista anmälningsdag 15 oktober. För utbildningar med andra anmälningstider finns informationen på www.antagning.se. Av antagningsbeskedet framgår om man är antagen, reservplacerad eller struken till de anmälningsalternativ man sökt. Alla som är behöriga men som inte blivit antagna blir reservplacerade. Sista dag för att svara på antagningsbeskedet finns också angivet. På www.antagning.se kan man läsa sitt antagningsbesked. Där kan man svara ja för att behålla sin plats. Man kan ändra sitt svar fram till sista svarsdag. En bekräftelse på att svar registrerats skickas till den e-postadress sökande angivit på sitt användarkonto på www.antagning.se. Enligt en nationell överenskommelse är grundregeln att man får stå kvar som antagen till högst 45 högskolepoäng, därutöver får man stå kvar som reserv till högst 165 högskolepoäng. Programutbildningar på heltid räknas som 30 högskolepoäng. Om man inte är antagen till någon utbildning kan man stå kvar som reserv till högst 210 högskolepoäng. Högst 210 högskolepoäng behandlas i det andra urvalet. Om man tackat ja till mer väljer systemet slumpmässigt vilka utbildningar man står kvar som antagen eller reserv till. Ytterligare information samt svarstider framgår av antagningsbeskedet. Svarskrav gäller även för programstudenter som antagits till fortsatta studier inom program. 7.3 Reservantagning Behöriga sökande som inte kunnat beredas plats på sökt utbildning placeras som reserver. För varje urvalsgrupp upprättas en separat reservlista (kö) och en sökande kan ingå i flera av dessa beroende på sina meriter. Av antagningsbeskedet framgår vilket ordningsnummer en eventuell reservplats har i de urvalsgrupper som är aktuella för den sökande. Efter det att de som antagits/reservplacerats vid ordinarie urvalet tackat ja till de utbildningsplatser de erbjudits görs ett andra urval i början på augusti respektive slutet av december. Därefter sänds nya antagningsbesked ut. När reserver kallas görs detta ur de urvalsgrupper där återbud inkommit. Det kan innebära att en person med reservplats 1 (men i fel urvalsgrupp) inte erbjuds plats trots att reserver kallas. Till de flesta utbildningar görs ett överintag. Det innebär att reserv inte alltid kallas för varje person som lämnat återbud eller uteblivit från introduktionsmötet utan att ha anmält förhinder. I det andra urvalet prövas man i enlighet med hur man svarat på det första antagningsbeskedet. Om man blir antagen till ett högre prioriterat anmälningsalternativ stryks man från de lägre prioriterade, även om man var antagen till något av dessa i det första urvalet. Efter det andra urvalet övertar resp. institution ansvaret för reservantagningen till både program och kurser. Reservantagning görs efter de reservlistor som upprättats efter det sista urvalet.
Sida 19 (20) 8. Regler för anstånd med studiestart Av högskoleförordningen framgår att den som blir antagen till en utbildning men på grund av sjukdom eller andra skäl han/hon inte råder över inte kan ta den erbjudna platsen i anspråk just den termin utbildningen startar har i vissa fall möjlighet att få anstånd med studiestarten. Ansökan om anstånd med studiestarten skall, tillsammans med intyg som styrker skälen, skickas in till Studentcentrum vid Umeå universitet innan utbildningen påbörjas eller så snart det är möjligt. Beslut om anstånd fattas av chefen för Studentcentrum på delegation av rektor. Beslut att inte bevilja anstånd kan överklagas. Andra särskilda skäl för anstånd med att påbörja studierna kan vara sociala, medicinska eller andra särskilda omständigheter som t.ex. vård av barn, värnplikts- eller civilpliktstjänstgöring, studentfackliga uppdrag, militär grundutbildning enligt förordningen om militär grundutbildning eller uppskjuten ledighet enligt lagen (1974:981) om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning. Anståndstiden får uppgå till högst 18 månader om det inte finns synnerliga skäl för en längre tid. Ett beslut om anstånd får förenas med villkor om anmälan inför den tidpunkt som studierna skall påbörjas (UHRFS 2013:3 och UHRFS 2016:1). 9. Regler och rutiner för överklagande Enligt 12 kap 2 högskoleförordningen kan beslut om att en sökande inte uppfyller behörighetskraven och beslut att inte göra undantag från behörighetsvillkoren för den sökta utbildningen överklagas till Överklagandenämnden för högskolan. Det är även möjligt att överklaga beslut om att inte beviljas anstånd med påbörjande av studier och att inte få fortsätta studierna efter studieuppehåll. Övriga delar av beslutet om antagning får inte överklagas. Överklagande skall ställas till Överklagandenämnden för högskolan, ÖNH, men sändas till den myndighet som expedierat beslutet d.v.s. alternativt Umeå universitet eller Antagningsservice, FE20101, 839 87 ÖSTERSUND. Överklagandet skall ha inkommit senast tre veckor efter att man tagit del av beslutet. Beslutet kontrolleras av Umeå universitet eller Universitets- och högskolerådet (UHR) och om ett uppenbart fel begåtts ändras beslutet. Överklagandet skickas tillsammans med ett yttrande från Umeå universitet till Överklagandenämnden för högskolan. Överklagandenämndens beslut får inte överklagas.
Sida 20 (20) 10. Referenser I dessa tryckta och webbaserade skrifter finns mer information om behörighet, urval, antagning etc. Högskolelagen (1992:1434) Högskoleförordningen (1993:100) Universitets- och högskolerådets författningssamlingar Bedömningshandboken från Sveriges Universitets- och Högskoleförbund Universitetskanslersämbetets hemsida (www.uka.se) Universitets- och högskolerådets hemsida (www.uhr.se) Sök och jämför utbildningar samt anmälan till högskoleprovet (www.studera.nu) Anmälan till studier (www.antagning.se) Umeå universitets webbkatalog (www.umu.se) Regler för studieadministration på grund- och avancerad nivå (www.umu.se/regelverk/utbildning-pagrund--och-avancerad-niva)
Bilaga p 86
Umeå universitet Universitetsstyrelsen PM 2016-12-14 FS 1.6.2-949-16 Sid 1 (14) Analys samt åtgärdsförslag med anledning av minskat antal antagna doktorander Föredragande Planeringssamordnare Lena Holm och vicerektor Dieter Müller. Sammanfattning Mot bakgrund av universitetsstyrelsens diskussion av det minskade antalet antagna doktorander den 2 juni presenteras en fördjupad analys av forskarutbildningens volym, ekonomiska aspekter och frågor om anställningar av doktorander och postdoktorala befattningar i tillägg till antal antagna. Antal antagna doktorander ligger 2016-11-31 i nivå med 2015 års siffror. Fakulteterna arbetar med rekryteringsprocesser genom att olika åtgärder och delmål tagits fram. Antal aktiva doktorander har ökat något från 2015 fram till 2016-11-31. Antal doktorsexaminerade fram till 2016-11-31 ligger i nivå med 2014 års volym, men lägre än 2015. Vid årsskiftet har antalet examinerade ökat allt efter att antalet offentliga disputationer blir fler. Kostnaderna för doktorandanställningar har ökat. Antal doktorandanställningar har minskat under femårsperioden 2011 till 2015 och fram till oktober 2016. Fakulteterna anger att det inte finns lika stort ekonomiskt utrymme för doktorandanställningar som tidigare, man tvingas prioritera andra personalkostnader. Antal postdoktorala anställningar har ökat något under femårsperioden 2011 till 2015. Vid fakulteterna förs diskussioner om framtida konsekvenser och åtgärder för att upprätthålla utbildningarnas kvalitet och att öka volymen. Universitetets ställningstagande är att flera åtgärder behöver vidtas. Beslut Universitetsstyrelsen beslutar att uppdra till rektor att i samråd med fakulteterna fortsätta utveckla strategier för att öka antalet antagna doktorander, exempelvis genom att stärka institutionernas attraktionskraft, fortsätta vidta åtgärder som säkerställer doktorandernas tillgång till kvalificerad handledning och aktiva forskarutbildningsmiljöer. Bakgrund Under 2015 antogs ett betydligt mindre antal doktorander vid Umeå universitet jämfört med tidigare år. Minskningen började redan 2011, då antalet låg i nivå med 2007, men tydligast var den mellan 2014 och 2015. Antalet antagna sjönk med 41 procent mellan åren 2014 och 2015. Från 2011 till 2015 har minskningen varit 111 personer eller 48 procent. Situationen diskuterades vid universitetsstyrelsens sammanträde den 18 februari och den 2 juni 2016. Vid junimötet gav styrelsen rektor i uppdrag att återkomma med en fördjupad analys avseende storleken på forskarutbildningen och orsakerna till minskningen, samt behov av eventuella åtgärder för att vända trenden.
Sid 2 (14) Följande genomgång baseras delvis på uppgifter från studentregistret Ladok, beslutsstödsystemet Fokus, lönesystemet Primula, diariet samt kommentarer från fakultetsledningarna. Uppgifter har hämtats för en femårsperiod från 2011 till 2015, samt för 2016 fram till 2016-11-31 för data från Ladok och beslutsstödsystemet Fokus samt till dels från lönesystemet Primula. Rapporten bygger vidare på det underlag som presenterades på styrelsemötet i juni 2016. Rapporten ger en redovisning av hur fakulteterna arbetar med rekrytering av doktorander, antal antagna, aktiva och doktorsexaminerade samt en sammanställning av situationen de senaste fem åren vid ett antal lärosäten. Därefter följer en översikt över kostnaderna för doktorandanställningar och en jämförelse med förändringar i antalet postdoktorala anställningar. Sist redovisas universitetsledningens slutsatser. Analys och motivering I bilagan framgår att det huvudsakligen är ekonomiska orsaker till det minskade antalet antagna doktorander. Vid universitetet är antalet antagna fortfarande lågt även om det inte har fortsatt minska under 2016. Mot bakgrund det låga antalet antagna arbetar fakulteterna aktivt med att skapa strukturer för att kvalitetssäkra rekryteringar och antagningar. Olika åtgärder är att man har en samlad utlysning av doktorandplatser, att riktlinjer för rekrytering och antagning tas fram, däribland en fakultetsgemensam beskrivning för processen med rekrytering. För att få ett bättre underlag inven-terar man bland annat hur institutionernas rekryteringsprocesser ser ut och ger rekommendationer och tips för annonsering och utformning av annonser. För att nå fler sökande erbjuder teknisk-naturvetenskapliga fakulteten institutionerna gemensam annonsering i nya kanaler. I ett nationellt perspektiv har antal antagna och aktiva minskat. Antalet antagna minskade med fyra procent under 2015. Antal aktiva har minskat vid flera universitet, medan andra har mindre ökningar. Fakulteterna har olika resursfördelningsmodeller och finansieringsformerna för doktorander varierar inom och mellan fakulteterna såväl som under varje doktorands utbildningstid. Majoriteten av doktoranderna finansieras med doktorandanställningar. Volymen för utbildningen påverkas inte minst av kostnaderna för dessa anställningar. Antal doktorandanställningar och årsarbetskraft har minskat under hela perioden från 2011 till 2016. Samtidigt har personalkostnaderna och genomsnittskostnaderna för doktorandanställningar ökat. Samtidigt som doktorandanställningarna minskade mellan 2011 och 2016 ökade de postdoktorala anställningarna totalt sett fram till 2015, men anställningsformerna och antal varier under åren. I sina kommentarer framkommer det att fakulteterna är medvetna om de utmaningar och risker som en fortsatt nedgång av volymen för utbildning på forskarnivå innebär och bevakar utvecklingen kontinuerligt. Detta görs inte minst för att säkerställa kvaliteten inom utbildningen. Att motverka det minskande antalet doktorander kräver därför huvudsakligen framgång när det gäller konkurrensutsatta externa medel. Vid sidan om att förstärka institutionernas konkurrenskraft, behöver fakulteternas fokus därför riktas till anpassningsåtgärder som säkerställer doktoranders tillgång till kvalificerad handledning och en aktiv forskarutbildningsmiljö. Fakulteterna ska fortsätta utveckla strategier för att öka antalet antagna doktorander. Beslutsunderlag Bilaga: Analys med anledning av minskat antal antagna doktorander vid Umeå universitet. Expedieringar Fakultetsledningar Studentkårer Personalorganisationer
Sid 3 (14) Bilaga 1 Rapport - Analys med anledning av minskat antal antagna doktorander vid Umeå universitet Sammanfattning Mot bakgrund av universitetsstyrelsens diskussion av det minskade antalet antagna doktorander den 2 juni presenteras här en fördjupad analys av forskarutbildningens volym, ekonomiska aspekter och frågor om anställningar av doktorander och postdoktorala befattningar i tillägg till antal antagna. Den kraftiga minskningen av antalet antagna doktorander har inte fortsatt under 2016. Antalet antagna doktorander ligger 2016-11-30 i nivå med 2015 års siffror. 2015 antogs 120 doktorander och motsvarande antal var 132 den 30 november 2016. Fakulteterna arbetar med rekryteringsprocesser genom att olika åtgärder och delmål tagits fram. Antal aktiva doktorander har ökat med 20 personer från 2015 fram till 2016-11-30. Antal doktorsexaminerade fram till 2016-11-30 är 158, över 2014 års nivå, men lägre än 2015. Vid årsskiftet har antalet ökat allt efter att antalet disputationer blir fler. Antal doktorandanställningar har minskat med en fjärdedel från 2011 till och med oktober 2016 samtidigt som den totala lönekostnaden har ökat. I genomsnitt kostar en doktorand 2015 20 procent mer än 2011. Kostnader för administration och handledning tillkommer. Fakulteterna anger att det inte finns lika stort ekonomiskt utrymme för doktorandanställningar som tidigare, man väljer att prioritera andra personalkostnader. Rekrytering av postdoktorer är mer attraktiv med obetydligt högre löner. Antalet postdoktorala anställningar har ökat med 8 procent under femårsperioden 2011 till 2015. Vid fakulteterna förs diskussioner om framtida konsekvenser och åtgärder för att upprätthålla utbildningarnas kvalitet och att öka volymen. Bakgrund Under 2015 antogs ett betydligt mindre antal doktorander vid Umeå universitet jämfört med tidigare år. Minskningen började redan 2011, då antalet låg i nivå med 2007, men tydligast var den mellan 2014 och 2015. Antalet antagna sjönk med 41 procent mellan åren 2014 och 2015. Från 2011 till 2015 har minskningen varit 111 personer eller 48 procent. Situationen diskuterades vid universitetsstyrelsens sammanträden den 18 februari och den 2 juni 2016. Styrelsen gav rektor i uppdrag att återkomma med en fördjupad analys avseende storleken på forskarutbildningen och orsakerna till minskningen, samt behov av eventuella åtgärder för att vända trenden. Rapporten till junistyrelsen pekade på eventuella konsekvenser om antal antagna och aktiva fortsätter att vara lågt. I dokumentet angavs att det på längre sikt kan det påverka volymen i forskarutbildningsmiljöerna och rekryteringen till meriteringstjänster. Åtgärder som kan motverka detta är kvalitetsdrivande åtgärder som t.ex. utökade samarbeten och ytterligare nätverksbyggande för att upprätthålla miljöernas volym. En annan åtgärd kan vara att kvalitetssäkra rekrytering och antagning. Följande genomgång baseras delvis på uppgifter från studentregistret Ladok, beslutsstödsystemet Fokus, lönesystemet Primula, diariet samt kommentarer från fakultetsledningarna. För att få en så aktuell bild som möjligt har underlag i vissa fall hämtats fram till 30 november där så varit möjligt. Uppgifter har hämtats för en femårsperiod från 2011 till 2015, samt för 2016 fram till 2016-11-30 för
Sid 4 (14) data från Ladok och beslutsstödsystemet Fokus. Uppgifter från lönesystemet Primula och visst underlag från Fokus är från oktober varje år. Rapporten bygger vidare på det underlag som presenterades på styrelsemötet i juni 2016. Rapporten ger även en redovisning av hur fakulteterna arbetar med rekrytering av doktorander, antal antagna, aktiva och doktorsexaminerade samt en sammanställning av situationen de senaste fem åren vid ett antal lärosäten. Därefter följer en översikt över kostnaderna för doktorandanställningar och en jämförelse med förändringar i antalet postdoktorala anställningar. Sist redovisas fakulteternas kommentarer och slutsatserna. Rekrytering och antagning Rekrytering och antagning till utbildning på forskarnivå är en viktig kvalitetsaspekt för att hålla en fortsatt hög kvalitet. Mot bakgrund av att antalet antagna doktorander sjunkit arbetar nu fakulteterna aktivt med att skapa strukturer för att kvalitetssäkra rekryteringar och antagningar. Antal utlysningar av doktorandanställningar varierar genom åren. Under 2013 diariefördes 106 ärenden, 122 ärenden under 2014 och 62 ärenden under 2015. Utlysningarna avser vanligtvis en utbildningsplats inklusive anställning, men kan även avse fler. Fram till 30 november 2016 var 96 ärenden om utlysning av doktorandplatser diarieförda. Antalet utlysningar under 2016 kan ge en indikation om att planerade antagningar inte kommer att minska jämfört med antalet under 2015, även om det finns en osäkerhetsfaktor om när antagningarna sker. Antal antagna med doktorsexamen som slutmål är 132 personer för universitetet som helhet för 2016 fram till 30 november (tabell 1). Det bör påpekas att det finns en inbyggd osäkerhet när man tar fram underlag till antagningar under en del av året eftersom antagningar inte sker vid en viss tidpunkt utan fortlöpande. Det kan även finnas eftersläpningar i registreringarna i Ladok. För 2016 återstår en månad då ytterligare doktorander kan komma att antas. Det är variationer mellan fakulteterna och vid den humanistiska fakulteten som har en samlad utlysning av studieplatser vartannat år är det en minskning när 2014 jämförs med november 2016. Antagningarna vid den samhällsvetenskapliga fakulteten är i princip lika många när år 2015 jämförs med 2016 fram till november. Vid den medicinska fakulteten har antalet antagna minskat under samma period medan det finns en ökning vid den teknisk-naturvetenskapliga fakulteten. Fakultet 2011 2012 2013 2014 2015 Nov. 2016 Humanistisk fakultet Totalt 13 44 3 36 2 19 Kvinnor 9 28 3 20 2 12 Män 4 16 0 16 0 7 Samhällsvetenskaplig fakultet Totalt 45 51 28 33 16 19 Kvinnor 16 27 20 18 8 7 Män 29 24 8 15 8 12 Medicinsk fakultet Totalt 121 102 129 88 76 61 Kvinnor 66 52 63 52 41 40 Män 55 50 66 36 35 21 Teknisk-naturvetenskaplig fakultet Totalt 52 57 52 48 26 33 Kvinnor 25 29 17 16 10 12 Män 27 28 35 32 16 21 Umeå universitet Totalt 231 254 212 205 120 132 Kvinnor 116 136 103 106 61 71 Män 115 118 109 99 59 61 Tabell 1. Antal antagna doktorander med doktorsexamen som slutmål vid Umeå universitet under perioden år 2011 till 30 november 2016. Källa: Ladok.
Sid 5 (14) Vid Umeå universitet som helhet är antalet antagna doktorander fortfarande lågt jämfört med 2014 och tidigare år även om det inte har fortsatt minska i november 2016 sett i relation till 2015. Den humanistiska fakulteten tillämpar central och samlad utlysning och antagning vartannat år. Alla doktorander startar samtidigt sin utbildning i början av september vartannat år i den för fakulteten gemensamma forskarskolan som en integrerad del av sina studier inom de enskilda forskarutbildningsämnena. Ur marknadsföringssynpunkt ger en central utlysning större uppmärksamhet istället för att varje enskild doktorandplats lyses ut var för sig. Det ger även konsekvent formulerade utlysningar inom alla ämnen. Att samla alla utlysningar till samma tillfälle ger dessutom fakultetsnämnden och dekanen överblick och bättre möjlighet att använda vissa doktorandtjänster till strategiska satsningar eller medfinansiering. Med medfinansiering från Lärarhögskolan, Genusforskarskolan och eventuella externa medel, har fakulteten från 2010 kunnat tillsätta mellan 20 och 30 anställningar vartannat år. År 2016 avsattes medel enbart för 16 doktorander. Det är en minskning som beror på att medel motsvarande två doktorandanställningar nu ges till institutionerna för de ökande sjukledighets- och föräldraledighetskostnaderna för doktoranderna. Fakulteten tvingades också minska medel motsvarande två doktorandanställningar på grund av de ökande kostnaderna för fasta belopp och medfinansiering. Vid den samhällsvetenskapliga fakulteten antas doktorander när det finns utrymme vid respektive institution. Prefekterna ansvarar för att annonsmanus fastställs i samråd med fakultetskansliet och att lediga platser utannonseras. Innan antagning görs ett urval bland de sökande. Olika bedömningsgrunder tillämpas där de sökande prövas utifrån förmågan att tillgodogöra sig utbildningen. Institutionernas beredningsorgan lämnar förslag till beslut om antagning till prefekterna. Innan beslut tas godkänner dekanen finansieringsplanen för varje doktorand. Under 2015 halverades antalet antagna jämfört med året innan. Men minskningen var märkbar redan 2013. Då införde fakulteten en ny resursfördelningsmodell för anslag till forskning och forskarutbildning. Förändringen innebar att några institutioner kan behöva använda större delar av anslaget till att finansiering trygga anställningar för professorer och forskningstid för docenter. En annan orsak som man diskuterat är att det antogs relativt många doktorander 2011 och 2012 som finansierades med externa medel. Externfinansiering övergick till att vara fakultetsfinansiering 2015, vilket då innebar att resurser behövde omfördelas. Fakulteten tar fram riktlinjer för rekrytering och antagning av doktorander. Vid den medicinska fakulteten är det ett problem att minskningen inte är jämnt fördelad över fakulteten, utan att den framförallt märks inom de prekliniska ämnesinriktningarna samt inom vård och folkhälsovetenskap samtidigt som antalet doktorander stadigt ökar inom de kliniska ämnesinriktningarna. Detta medför en tydlig snedfördelning av inom vilka forskningsområden forskarutbildning bedrivs. Därför är Förbättrad rekrytering av doktorander ett av fakultetens prioriterade delmål. Fakulteten har bland annat tagit fram en fakultetsgemensam beskrivning för processen för rekryteringen. Det pågår även en inventering av hur institutionernas rekryteringsprocesser ser ut. Fakulteten har en forskaraspirantverksamhet där grundutbildningsstudenter får prova på forskning. Detta är ett sätt att ge studenterna ett intresse för forskning och förhoppningsvis en vilja att påbörja forskarutbildning i ett relativt tidigt skede av den fortsatta karriären. En av fakultetens utmaningar är att personer med examen från långa och medellånga medicinska utbildningar går in i forskarutbildning sent i karriären och därmed är produktiva forskare och lektorer under en jämförelsevis kort period. För att säkerställa ett tillräckligt antal framtida lärare är det viktigt att fler kliniskt verksamma personer disputerar i nära anslutning till sin grundexamen. Den teknisk-naturvetenskapliga fakulteten bevakar situationen vid eventuell fortsatt nedgång. Söktrycket till doktorandanställningar varierar och ibland är det endast några få sökande. Aktuella
Sid 6 (14) annonser utformas av prefekter och granskas på fakultetskansliet innan de publiceras. Man har utarbetat rekommendationer och tips vid rekrytering av doktorander. För att öka förutsättningarna för att få fler sökande beskriver guiden ansvar och processer, och ger praktiska tips för bland annat annonsering och utformning av annons. Fakulteten planerar satsningar för att nå fler potentiella sökanden, genom att vid ett par tillfällen under 2017 erbjuda institutionerna en gemensam annonsering i nya kanaler. Det kan vara i Facebook, studenttidningar och Linked in. Insatsen kommer att utvärderas vid årets slut. Fakulteten avser att fortsätta ha antal examina som en kvalitetsfaktor med stöd till institutionerna för löner till doktorandanställningar och till prefektens strategiska pott som baseras bland annat på antal doktorsexamina. Det utbildningsvetenskapliga området, Lärarhögskolan, samfinansierar mellan 15 och 20 antagna doktorander tillsammans med teknisk-naturvetenskaplig, humanistisk och samhällsveten-skaplig fakultet vartannat år. Aktiva doktorander och doktorsexaminerade Volymen i utbildning på forskarnivå har varit relativt konstant avseende aktiva doktorander åren innan 2015. Men mellan 2014 och 2015 var minskningen 12 procentenheter, eller 148 färre individer (tabell 2). Minskningen var störst vid de humanistiska och samhällsvetenskapliga fakulteterna. Fram till 30 november 2016 har antalet aktiva doktorander ökat något jämfört med 2015. Som framgår av tabell 2 syns ökningen vid de humanistiska och medicinska fakulteterna medan aktiva doktorander är färre vid övriga fakulteter. Fakultet 2011 2012 2013 2014 2015 Nov. 2016 Humanistisk fakultet Totalt 129 153 144 159 130 147 Kvinnor 74 92 87 96 76 88 Män 55 61 57 63 54 59 Samhällsvetenskaplig fakultet Totalt 265 226 236 232 195 192 Kvinnor 142 142 126 128 106 102 Män 123 124 110 104 89 90 Medicinsk fakultet Totalt 533 540 548 544 489 515 Kvinnor 299 303 302 292 256 276 Män 234 237 246 252 233 239 Teknisk-naturvetenskaplig fakultet Totalt 336 326 316 317 290 270 Kvinnor 129 138 127 131 122 113 Män 227 188 189 186 168 157 Umeå universitet Totalt 1263 1285 1244 1252 1104 1124 Kvinnor 644 675 642 647 560 579 Män 619 610 602 605 544 545 Tabell 2. Antal aktiva doktorander vid Umeå universitet under perioden år 2011 till 30 november 2016. En aktiv doktorand definieras som den som har en aktivitet över 1 procent. Källa: Ladok.
Sid 7 (14) Fakultet 2011 2012 2013 2014 2015 Nov. 2016 Humanistisk fakultet Totalt 10 6 13 11 20 12 Kvinnor 5 4 5 9 12 9 Män 5 2 8 2 8 3 Samhällsvetenskaplig fakultet Totalt 32 38 36 22 30 23 Kvinnor 18 23 20 12 17 11 Män 14 15 16 10 13 12 Medicinsk fakultet Totalt 79 82 83 69 75 78 Kvinnor 45 45 52 40 41 41 Män 34 37 31 29 34 37 Teknisk-naturvetenskaplig fakultet Totalt 52 47 33 42 49 45 Kvinnor 18 22 11 10 22 25 Män 34 25 22 32 27 20 Umeå universitet Totalt 191 173 165 144 174 158 Kvinnor 85 94 88 71 92 86 Män 86 79 79 73 82 72 Tabell 3. Antal doktorsexaminerade vid Umeå universitet under perioden år 2011 till 30 november 2016. Källa: Ladok. Personer som avlade doktorsexamen minskade från 2013 till 2014, men ökade igen 2015, för att vara i nivå med 2012 års antal. Antalet doktorsexaminerade för 2016 kan inte extrapoleras från antalet i november till helårsresultat då frekvensen disputationer variera under årets månader (tabell 3). Ett nationellt perspektiv Antal antagna doktorander har, med vissa undantag, minskat vid lärosätena i Sverige mellan perioden 2011 och 2015. I tabell 4 presenteras situationen vid ett antal av de större universiteten. I samtliga fall, utom vid Chalmers och Luleå tekniska universitet, har antalet antagna minskat sedan 2011 och 2012. Umeå universitet visar den procentuellt största minskningen mellan 2014 och 2015. 2011 2012 2013 2014 2015 Förändring 2011-2015 LU 590 576 530 492 484-18% KI 409 438 373 408 395-3% UU 485 485 442 368 307-37% KTH 350 420 316 305 284-19% GU 350 340 291 306 284-19% SU 324 332 305 275 241-26% UmU 231 254 212 205 120-48% Chalmers 232 211 172 187 230-1% LiU 228 222 186 194 198-13% LTU 103 107 93 108 131 27% SLU 140 111 92 102 73-48% Miun 52 39 37 46 42-19% Tabell 4. Antal antagna doktorander vid Umeå universitet i jämförelse med 11 andra universitet från 2011 till 2015 och den procentuella förändringen mellan 2014 och 2015 samt mellan 2011 och 2015. Uppgifterna är hämmtade från universitetens årsredovisningar 2015. LU= Lunds universitet, KI= Karolinska institutet, UU= Uppsala universitet, KTH= Kungliga tekniska högskolan, GU= Göteborgs universitet, SU= Stockholms universitet, UmU= Umeå universitet, LiU= Linköpings universitet, LTU= Luleå tekniska universitet, SLU= Sveriges lantbruksuniversitet och Miun= Mittuniversitetet.
Sid 8 (14) Antalet doktorandnybörjare för hela riket, vilket inbegriper samtliga universitet och högskolor med utbildning på forskarnivå, framgår av Universitetskanslersämbetets och Statistiska centralbyråns statistik, och visar en minskning med 4 procent, från 3 120 år 2014 till 2 985 personer år 2015. Universitetskanslersämbetet använder begreppet doktorandnybörjare vilket inte är direkt jämförbart med begreppet antagen. Det kan skilja några personer per år eftersom alla antagna av olika orsaker inte påbörjar sina studier direkt vid antagningen. Antal aktiva doktorander har minskat mellan 2014 och 2015 vid de jämförda lärosätena, med undantag för Karolinska institutet, Chalmers, Linköpings universitet och Luleå tekniska universitet. Minskningen var störst vid Mittuniversitetet. Vid Umeå universitet minskade andelen med 12 procent. Sett över femårsperioden ökade totala antalet aktiva doktorander trots att minskningen var över 10 procent vid fyra universitet (tabell 5). 2011 2012 2013 2014 2015 Förändring 2011-2015 LU 3 008 3 126 3 213 3 191 3 032 1% KI 2 045 2 111 2 090 2 071 2 069 1% UU 2 362 2 401 2 427 2 522 2 437 3% KTH 1 968 2 160 2 184 2 168 2 074 5% GU 2 065 2 042 1 988 1 963 1 830-11% SU 1 846 1 838 1 832 1 788 1 735-6% UmU 1 263 1 286 1 245 1 255 1 105-13% Chalmers 1 147 1 150 1 162 1 140 1 162 1% LiU 1 339 1 367 1 308 1 340 1 334 0% LTU 583 586 596 594 625 7% SLU 761 737 721 710 638-16% Miun 242 243 216 193 165-32% Tabell 5. Antal aktiva doktorander vid Umeå universitet i jämförelse me 11 andra universitet mellan 2011 och 2015 och den procentuella förändringen mellan 2014 och 2015 samt från 2011 till 2015. En aktiv doktorand definieras som den som har en aktivitet över 1 procent. Uppgifterna är hämtade från universitetens årsredovisningar 2015. LU= Lunds universitet, KI= Karolinska institutet, UU= Uppsala universitet, KTH= Kungliga tekniska högskolan, GU= Göteborgs universitet, SU= Stockholms universitet, UmU= Umeå universitet, LiU= Linköpings universitet, LTU= Luleå tekniska universitet, SLU= Sveriges lantbruksuniversitet och Miun= Mittuniversitetet. Antal aktiva doktorander för hela riket minskade från 18 971 höstterminen år 2014 till 18 443 aktiva höstterminen år 2015. Det är en minskning med 3 procent Vid flera lärosäten bevakar man problemet med det låga antalet antagna utan att egentligen vidta några åtgärder i dagsläget. Man avvaktar och ser hur utfallet blir efter 2016 års antagningar. I vissa fall ser man att utvecklingen har vänt genom att man finansierar fler doktorander med externa medel. I andra fall har man utvecklat verktygen för rekrytering för att i fortsättningen underlätta för analys och uppföljning.
Sid 9 (14) Resursfördelning I fakulteternas resursfördelningsmodell till institutionerna finns delar som påverkas av volymerna inom utbildning på forskarnivå. Fakulteterna har olika modeller för detta. Vid den humanistiska fakulteten fördelas resurserna efter principen att ämnenas behov står i centrum. Tidigare hade man en resursfördelningsmodell som baserades på handledarkompetens, antal doktorander i miljön och genomströmning. Resursfördelningsmodellen tillämpades senast 2012. Orsaken till att man avskaffade den var att hälften av fakultetens forskarämnen inte fick resurser och att de ämnen där det redan fanns många fick ännu större resurser. Den samhällsvetenskapliga fakulteten fördelar en basresurs till varje forskarutbildningsämne som åtminstone ska täcka kostnaderna för lönekostnader och kostnader för handledarresurser för en doktorand. Det utgör en miniminivå. I övrigt finns inga krav på på att en viss del av resurserna som fördelas till institutionerna ska användas till doktorandanställningar. Efter att den så kallade studiestödsfördelningen upphörde i regleringsbreven införde fakulteten en tilldelningsmodell som baserades på antal doktorsexamina. Denna fördelningsmodell upphörde 2010 och ersattes av en kvalitetsbaserad tilldelning baserat på bibliometri och externa medel. Vid den medicinska fakulteten tilldelas institutionerna anslag som baseras på antal forskarexamina, vilket är en del av fakultetens anslag för resultatpremien. Angiven enhet är den som är registrerad i Ladok och av sammanställningen framgår även uppgifter angående delning mellan enheter som tidigare inlämnats i samband med anhållan om disputation. I underlaget för resultatpremie viktas forskarexamina i förhållandet 2:1 mellan doktors- och licentiatexamina. Dessutom finns en ytterligare indirekt fördelning, även den en del av resultatpremien. Den avser medel baserat på antalet publikationer, vilket medför att om en institution har ett högre antal doktorander är det även rimligt att institutionen har ett högre antal publikationer, vilket således genererar en högre andel av resultatpremieanslag baserat på just publikationer. Vid den teknisk-naturvetenskapliga fakulteten finns en särskild aktivitetsbaserad tilldelning. Fördelningen till institutionerna baseras till hälften på externa medel och till hälften på antalet forskarexamina. Fakulteten delar dessutom ut öronmärkta studiestöd för doktorander och postdoktorer. Från och med 2017 fördelas medlen till institutionerna baserat på dels handledarresurser och dels antal forskarexamina. När systemet är fullt utbyggt kommer 75 procent av medlen att baseras på handledarresurser och 25 procent på antal examina. I fakultetens tilldelning för fakultetsfinansierad forskningstid finns handledning av doktorander som ett kriterium bland flera. Från budgetåret 2017 är de öronmärkta medlen för doktorander och postdoktorer nytt och det beräknas vara fullt utbyggt 2020. Från 2016 har studiestödet öppnats för att även omfatta postdoktorer. Men man menar att nedgången i antalet antagna under 2015 påverkats inte av detta. Doktorandanställningar Finansieringsformerna för doktorander vid Umeå universitet varierar inom och mellan fakulteterna såväl som under varje doktorands utbildningstid. Majoriteten av doktoranderna har doktorandanställningar vid universitetet, men det förekommer även andra anställningar och kombinationer av finansieringsformer. Utbildningen kan även finansieras genom att doktoranden har lön från annat lärosäte eller annan arbetsgivare. I det senare fallet kan det vara anställningar vid företag eller offentliga arbetsgivare. Vid den medicinska fakulteten är det inte ovanligt att så kallade kliniska doktorander har landstingsfinansiering i kombination med annan finansiering. En enskild doktorand kan även finansieras på olika sätt under sin utbildningstid. Oavsett eventuella olika former och kombinationer är ändå doktorandanställningar den anställningsform som nationell statistik grundar sig på.
Sid 10 (14) Utbildningsbidrag får inte inrättas vid universitetet efter 2015-01-01. Under vårterminen 2016 återstod möjligheten att ha utbildningsbidrag och det fanns endast enstaka doktorander som finansierade studierna med det under del av terminen. Externa stipendier kan användas av doktorander under de första två åren av utbildningstiden. Därefter ska doktoranden anställas. Det förekommer att olika former av finansiering kan kombineras med en mindre del stipendier. Vid Umeå universitet fanns 7 doktorander registrerade i Ladok som finansierade studierna med enbart stipendier under vårterminen 2016. Volymen för utbildning på forskarnivå påverkas inte minst av kostnaderna för doktorandanställningar. Av tabell 6 framgår att antal doktorandanställningar vid universitetet har varit drygt 700 fram till och med 2014. Under 2015 minskade antalet till 631 och var då drygt 10 procentandelar lägre jämfört med året innan. I oktober 2016 har antalen minskat ytterligare. När man jämför 2015 med 2016 var minskningen 11 procent. Vid den humanistiska fakulteten minskade antalet med 1 procent, vid den samhällsvetenskapliga fakulteten med 5 procent och vid den medicinska fakulteten med 19 procent samt vid den teknisk-naturvetenskapliga fakulteten med 11 procent. Under femårsperioden har årsarbetskraften för doktorandanställningar minskat vid alla fakulteter. Den har varierat genom åren men från 2014 var minskningen tydlig (tabell 6). Den minskade från 562 år 2015 till 483 i oktober 2016, en minskning med 14 procent. Humanistisk fakultet 2011 2012 2013 2014 2015 Okt. 2016 Antal doktorandanställningar 74 92 85 105 82 81 Antal årsarbetskraft 65 83 76 88 69 68 Samhällsvetenskaplig fakultet Antal doktorandanställningar 175 179 169 169 152 144 Antal årsarbetskraft 160 163 156 154 139 126 Medicinsk fakultet Antal doktorandanställningar 213 215 221 202 191 155 Antal årsarbetskraft 147 142 147 155 159 127 Teknisk-naturvetenskaplig fakultet Antal doktorandanställningar 240 239 227 236 206 183 Antal årsarbetskraft 216 222 214 217 193 162 Umeå universitet Antal doktorandanställningar 702 725 702 712 631 563 Antal årsarbetskraft 589 610 594 615 562 483 Tabell 6. Antal anställda doktorander och antal årsarbetskraft per fakultet och vid universitetet som helhet mellan åren 2011 och 2016. Data är från oktober månad varje år. Källa: Fokus. Doktorandanställningar finansieras antingen med anslag eller med externa medel. 2011 är 27 procent av kostnaderna för doktorandanställningar finansierade med externa medel, medan andelen uppgår till 34 procent år 2015 (tabell 7). När de anslagsfinansierade lönekostnaderna sjönk mellan 2014 och 2015 ökade kostnaderna för de externfinansierade. Lönekostnaderna anges som totala kostnader eftersom finansieringen med anslag och externa medel kan variera per individ och år.
Sid 11 (14) Personalkostnader för anslagsfinansierade doktorandanställningar Personalkostnader för externfinansierade doktorandanställningar 2011 2012 2013 2014 2015 170 604 tkr 175 724 tkr 181 503 tkr 179 520 tkr 176 638 tkr 63 512 tkr 62 459 tkr 71 520 tkr 77 803 tkr 92 481 tkr Totala personalkostnader för doktorandanställningar 234 116 tkr 230 183 tkr 253 023 tkr 257 323 tkr 269 119 tkr Tabell 7. Personalkostnader för anslagfinansierade och externfinansierade doktorandanställning vid Umeå universitet mellan 2011 och 2015. Doktorandanställningar kan finansieras på flera verksamheter under samma år. En doktorand kan finansieras både med anslag och externa medel under en och samma period Källa: Fokus och Primula. När personalkostnader för doktorandanställningar vid Umeå universitet sätts i relation till antal årsarbetskraft under perioden 2011 till 2015 och till oktober månad 2016 syns en ökning av genomsnittskostnaderna även om det varierar under perioden (tabell 8). Ökningen är markant mellan 2014 och 2015 och ökar ytterligare fram till oktober 2016. Sammanlagt ökar den genomsnittliga lönekostnaden per doktorandanställning med 18 procent. Dessutom tillkommer kostnader för handledning, administration och övrig verksamhet. 2011 2012 2013 2014 2015 Okt. 2016 Totala personalkostnader för doktorandanställningar 234 116 tkr 230 183 tkr 253 023 tkr 257 323 tkr 269 119 tkr 233 039 tkr Antal årsarbetskraft för doktorandanställningar 589 601 594 615 562 483 Genomsnittskostnad per doktorandanställning 397 480 383 000 425 964 418 411 478 859 482 482 Tabell 8. Personalkostnader för doktorandanställning vid Umeå universitet mellan 2011 och 2015 och fram till oktober 2016 i jämförelse med årsarbetskraften. Källa: Fokus och Primula. Postdoktorala anställningar vid Umeå universitet I diskussionerna om det minskade antalet doktorander har argument förts fram att åtagandet är längre och större för att anställa en doktorand istället för en person som redan har en doktorsexamen. En översikt över antalet individer med postdoktorala anställningar kan bidra till diskussionen. Det finns flera former för postdoktorala anställningar. Vid Umeå universitet kan doktorer efter examen erhålla visstidsanställningar och avancera enligt det så kallade tenure track systemet. Anställningarna begränsas olika i tid och kan variera beroende av finansiering. De postdoktorala anställningarna har ökat med 8 procent under perioden 2011 till 2015 (tabell 9), men det varierar stort mellan formerna och åren. Antal forskarassistenter har nästan halverats medan anställningen som forskare i det närmaste tredubblats. Även antalet förste forskningsassistent och förste forskningsingenjör har ökat betydligt.
Sid 12 (14) Anställning som biträdande universitetslektor är en meriteringsanställning och ett första steg i karriärvägen, så kallad tenure track systemet, till en akademisk karriär. En person med ett biträdande lektorat har rätt att provas för en tillsvidareanställning som universitetslektor. De biträdande lektoraten har ökat stadigt sedan 2011, men utgör endast ett par procent av anställningarna. Antal anställningar som universitetslektor och professor har varit relativt konstant under perioden 2011 och 2015. 2011 2012 2013 2014 2015 Forskarassistent 97 83 68 59 54 Forskare 48 63 106 127 139 Förste forskningsassistent 66 71 96 100 88 Förste forskningsingenjör 150 179 233 254 269 Postdoktor 217 194 176 164 180 Biträdande universitetslektor 27 32 35 42 45 Universitetslektor 861 864 843 874 868 Professor 400 412 406 401 399 Totalt 1866 1898 1963 2021 2042 Tabell 9. Antal individer med befattningar som utgör postdoktorala anställningar vid Umeå universitet mellan 2011 och 2015. Källa: Fokus. Fakulteternas kommentarer Inför den förnyade genomgången av utbildning på forskarnivå, antalet antagna och utbildningsvolym, har fakulteterna tagit ställning till och kommenterat frågor om konsekvenserna om antalet antagna fortsätter att minska, vilka orsakerna är till det minskade antalet antagna samt vilka eventuell ytterligare åtgärder som vidtagits för att antalet antagna inte ska minska ytterligare. Vid den humanistiska fakulteten pågår en diskussion om syfte och behov av doktorander, kopplat till de olika forskarutbildningsämnenas långsiktiga utveckling, vilket inbegriper en del forskarutbildningsämnens vara eller icke vara. Humanistisk fakultet är bekymrad över en långsiktig trend, där forskningsanslaget relativt minskar till följd av att det inte ökar i samma takt som kostnadsökningarna, framför allt kostnaderna för fasta belopp och medfinansiering. På sikt leder detta till en ökad press för prioriteringar mellan professorsfinansiering, doktorandsatsningar, fakultetens rörliga resurs (resultatbaserad resurs) och satsning på medfinansiering av externa forskningsbidrag Möjliga åtgärder för att minska trenden är exempelvis att fakulteten kan söka finansiering till forskarskolan och/eller slippa medfinansiering för externa forskningsbidrag (vilket innebär att medfinansieringsmedel kan styras till andra prioriteringar). Vid den samhällsvetenskapliga fakulteten har man under samtalen med institutionerna konstaterat att den låga nivån med antagna var en lägstanivå som inte kommer att underskridas i närtid eller ett längre perspektiv. Konsekvenserna av det låga antalet under 2015 kan på kort sikt bli att färre går de fakultetsgemensamma kurserna, vilket i sin tur innebär att dessa kan behöva revideras. Doktoranderna har i de flesta fall möjligheter att få tillgång till större forskarmiljöer genom nationella och internationella samarbeten. Institutionerna är väl medvetna om att man för att kunna upprätthålla en tillräcklig kvalitet i forskarutbildningsmiljöerna behöver en tillräckligt stor volym av doktorander.
Sid 13 (14) Orsakerna till det låga antalet antagna 2015 är att det inte finns lika stort ekonomiskt utrymme för doktorandanställningar som tidigare. Fakulteten avser att göra utbildningen mer attraktiv genom att erbjuda utlandsvistelser och att erbjuda ett bredare utbud av fakultetsgemensamma kurser. Man avser att stärka antagningen på längre sikt genom att antalet doktorander i samverkan med parter utanför akademin ska öka. Det ska ske genom att underlätta för samarbeten med externa parter även när det gäller finansieringen. Den medicinska fakulteten kommenterar att en attraktiv forskarutbildning av hög kvalitet är en viktig del av utbildningssystemet och en del i fakultetens marknadsföring för rekrytering av både nationella och internationella grundutbildningsstudenter. Om trenden med minskat antal antagna doktorander håller i sig kan huvuddelen av fakultetens forskarutbildning komma att bedrivas inom ramen för anställning vid landstingen inom den norra regionen. Det medför problem vad gäller upprätthållande av tillräcklig vetenskaplig bredd inom forskarutbildningen och minskar möjligheterna till att få externa forskningsanslag utöver ALFtilldelning. För att säkerställa långsiktig rekrytering av lärare med grundutbildning från medicinsk fakultet inom specifika delar av fakulteten, krävs att fakulteten kan erbjuda forskarutbildning inom specifika ämnesområden. Fakulteten ser huvudsakligen två orsaker till det minskade antalet antagna doktorander. Huvudskälet till minskningen av doktorander inom prekliniska ämnesområden är att lönekostnaden för doktorander ökat. Rekrytering av postdoktorer framstår då som ett mer attraktivt alternativ då dels dessa redan har forskningserfarenhet och dels då lönen är obetydligt högre än för en doktorand samt att anställning och finansiering gäller för en kortare period. Ett annat skäl är att det inte alltid är tydligt vilket mervärde forskarutbildning ger i den framtida karriären. Möjligheterna till fortsatt forskning har inte heller alltid varit goda inom landstingsanställningar för alla disputerade. Fakulteten har vidtagit åtgärder för att antalet antagna doktorander inte ska minska ytterligare genom att man påbörjat ett utredningsarbete angående situationen för doktorander som bedriver forskarutbildning inom klinisk tjänstgöring. Med tanke på den finansiella situation som råder kommer framför allt antalet doktorander som inte finansieras via extern arbetsgivare (företrädelsevis landstinget) att fortsätta att minska. Möjligen dämpas denna minskning något i samband med etableringen av det nya Wallenberg-centret för molekylär medicin (WCMM) vid Umeå universitet där fullfinansierade doktorander ingår i resurspaketen. Vid den teknisk-naturvetenskapliga fakulteten ser fakulteten i nuläget inte några allvarliga konsekvenser, men om minskningen fortsätter finns det en risk att den framtida kompetensförsörjningen försvåras. I ett längre tidsperspektiv kommer med stor sannolikhet antalet antagna doktorander att vara lägre än under femårsperioden. Vid de institutioner som tidigare finansierade doktorander med utbildningsbidrag framhålls avskaffandet av dessa som en bidragande orsak till nedgången. Det har framkommit att man anser att utbildning på forskarnivå under senare år har fått mer tyngdpunkt på utbildning. Enskilda forskare har därför mindre incitament att använda externa medel till doktorandanställningar och anställer postdoktorer istället. Åtgärder som har vidtagits är, förutom att ta fram rekommendationer vid rekrytering och antagning, att man har antalet forskarexamina som en kvalitetsfaktor vid fördelning av resurser i form av aktivitetsbaserad institutionstilldelning. Fakulteten har även öronmärkta medel till institutionerna för försörjning av doktorander och postdoktorala anställningar, vilket man kommer att fortsätta med. Vid Lärarhögskolan kommenterar man att det fortfarande är stor brist på disputerade generellt. Därför är det bekymmersamt om antalet doktorander minskar, både lokalt för Umeå universitet och nationellt. Man planerar att fortsätta delfinansiera 15-20 nya doktorander vartannat år även framgent.
Sid 14 (14) Slutsatser Alla fakulteter är medvetna om de utmaningar och risker som en fortsatt nedgång av volymen för utbildning på forskarnivå innebär och bevakar utvecklingen kontinuerligt. Detta görs inte minst för att säkerställa kvaliteten inom utbildningen. Det kan noteras att utmaningarna är fakultets- och ämnesspecifika. Det främsta skälet till minskningen av antalet antagna doktorander är att kostnadsökningarna är större än tillgängliga medel. En genomsnittskostnad för en doktorandanställning med 18 procent under en femårsperiod är en utmaning för hela universitetet. För att bibehålla ett konstant antal antagna doktorander i en situation med oförändrade intäkter skulle kräva en omprioritering från postdoktorala anställningar till doktorandanställningar, vilket innebär en tydlig försämring av villkoren för postdoktorala anställningar. Dels kan detta inte åstadkommas snabbt och dels är det inte önskvärt eftersom resurser knutna till tillsvidareanställd personal ofta utgör möjligheten till medfinansiering av externa medel. Att motverka det minskande antalet doktorander kräver därför huvudsakligen framgång när det gäller konkurrensutsatta externa medel, vilket redan nu syns i det tillgängliga datamaterialet. Detta kommer att leda till en omfördelning av möjligheten att finansiera doktorander till konkurrensutsatta miljöer. Institutioner som har svårt att attrahera externa resurser kommer också att ha svårt att finansiera doktorander. I en sådan situation speglar antalet antagna och aktiva doktorander institutioners framgång och deras prioriteringar när det gäller anställningar som kan antas vara rationella i relation till de aktuella utmaningarna för respektive verksamhet. Vid sidan om att förstärka institutionernas konkurrenskraft, behöver fakulteternas fokus därför riktas till anpassningsåtgärder som säkerställer doktoranders tillgång till kvalificerad handledning och en aktiv forskarutbildningsmiljö. Sammanställningen ovan ger exempel på hur fakulteterna redan idag arbetar med denna utmaning.
Bilaga p 87
Universitetsstyrelsen Beslut Datum 2016-12-14 Dnr FS FS 1.6.5-2033-16 Sid 1 (2) Permutation av Stiftelsen Åke Wiltons fond för C-vitaminforskning Föredragande Biträdande universitetsdirektör Per Ragnarsson Universitetsstyrelsens beslut Universitetsstyrelsen beslutar att ansöka till Kammarkollegiet om permutation av Stiftelsen Åke Wiltons fond för C-vitaminforskning (organisationsnummer 894003-2520). Sammanfattning Ändamålet med den anknutna Stiftelsen Åke Wiltons fond för C-vitaminforskning saknar vetenskapligt stöd. Mot bakgrund av detta föreslås att universitetsstyrelsen beslutar att ansöka om permutation av stiftelsen hos Kammarkollegiet. Bakgrund Åke Wilton donerade 1979 via gåvobrev medel till en stiftelse och denna stiftelse är anknuten till Umeå universitet. Ändamålet med stiftelsen är att inrätta ett årligt stipendium för att befrämja och stimulera forskning över vitamin C. Enligt stiftelseurkunden ska 15 procent av årets avkastning kapitaliseras, resterande del av avkastningen skall delas ut. Bakgrunden till ändamålet var bl.a. att den dubble nobelpristagaren Linus Pauling under 1970-talet framförde idéer att stora doser av vitamin C skyddar mot förkylningar. Analys och motivering Det är sedan länge otänkbart för läkare att försöka behandla förkylningssymptom (exempelvis luftrörsinfektioner) med stora doser av vitamin C eftersom det saknas vetenskapligt stöd för detta. Det är mot bakgrund av detta inte lämpligt eller möjligt att dela ut medel till forskning som har det ensidiga fokus på vitamin C såsom det stipuleras i stiftelsens stadgar. Stiftelsen har tillgångar motsvarande 1 938 tusen kr (tkr) per 2015-12-31 och inga skulder. Under åren 2007-2015 har ingen utdelning från stiftelsen genomförts, utifrån att det finns svårigheter att dela ut medel med nuvarande ändamål. Kammarkollegiet är den myndighet som beslutar i frågor om möjligheten för stiftelser att ändra sina föreskrifter, se nedanstående utdrag ur stiftelselagen. 6 kap. Stiftelselagen (1994:1220) 1 Styrelsen eller förvaltaren får inte utan tillstånd av Kammarkollegiet ändra eller upphäva eller i särskilt fall åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet som avser 1. stiftelsens ändamål,.. Det är sedan flera decennier välbelagt att vitamin C fungerar som en av många antioxidanter, dvs. ämnen som avger elektroner och därmed skyddar mot skadliga syreradikaler. Vitamin C
Universitetsstyrelsen Beslut Datum 2016-12-14 Dnr FS FS 1.6.5-2033-16 Sid 2 (2) behövs även vid vissa biokemiska reaktioner, vilket inkluderar biosyntesen av bindvävsproteinet kollagen. Denna forskning har identifierat den molekylära mekanism som vid brist på vitamin C resulterar i skörbjugg. Baserat på dessa omständigheter är förslaget att universitetsstyrelsen beslutar att ansöka om permutation hos Kammarkollegiet. Det nya ändamålet kommer att anges i ansökan till: Befrämja och stimulera forskning om biokemiska processer där C-vitamin eller andra anti-oxidanter utövar sin funktion. Detta ändamål är i linje med gåvobrevets grundtanke, men innebär samtidigt att det är möjligt att dela ut medel till forskning där funktionen hos vitamin C och andra antioxidanter är satt i ett relevant vetenskapligt sammanhang. Som exempel på forskning som skulle kunna främjas med detta ändamål kan nämnas: infektioner, cancer, hjärtkärl, och neurologi. Mot bakgrund av ovanstående föreslås att universitetsstyrelsen beslutar att ansöka om permutation hos Kammarkollegiet. Expediering Universitetsledningen Chatarina Larson, biträdande förvaltningschef Christina Adolfsson, enhetschef Ekonomienheten Pia Lundin, ekonomienheten Fakultetsledning medicinsk fakultet
Bilaga p 88
Umeå universitet Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: Beslut Datum: 2016-12-14 Dnr FS 1.6.5-2034-16 Sid 1 (3) Fördelning av medel ur styrelsens strategiska resurs till Kemiskt Biologiskt Centrum (KBC) Föredragande Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson Sammanfattning Kemiskt Biologiskt Centrum (KBC) startades 2007. Verksamheten har gått från att ha omfattat fyra institutioner till att i dag omfatta åtta institutioner verksamma vid både Umeå universitet och Sveriges Lantbruksuniversitet. Centrets utveckling har varit mycket positiv vilket bekräftats i såväl utvärderingar som i fortsatt erhållna externa anslag. Universitetsstyrelsen har i två omgångar beviljat stöd till KBC, se nedan. Beslut Universitetsstyrelsen beslutar att ur styrelsens strategiska resurs avsätta 3 000 tkr per år under perioden 2017-2019 till Kemiskt Biologiskt Centrum. Finansieringen beviljas under förutsättning att de berörda fakulteterna och de i KBC ingående institutionerna medfinansierar med minst 1 500 tkr per år för samma period. Bakgrund KBC är ett starkt forskningscentrum inom naturvetenskap och biologisk medicin och innefattar institutionerna: Kemi, Ekologi, miljö och geovetenskap, Fysik, Medicinsk kemi och biofysik, Umeå Plant Science Centre (UPSC) med institutionen för fysiologisk botanik (UmU) och institutionen för skoglig genetik och växtfysiologi (SLU), Skogens biomaterial och teknologi (SLU), Thermochemical Energy Conversion Laboratory (TEC-Lab), en del av av institutionen för tillämpad fysik och elektronik, samt de nära associerade Umeå Centre for Microbial Research (UCMR) och The Laboratory for Molecular Infection Medicine Sweden (MIMS) KBC utgör en dynamisk miljö och utgör en institutionsöverskridande mötesplats för forskare och studenter. KBC omfattar idag ungefär 800 anställda, varav cirka 220 forskare och universitetslärare, knappt 200 doktorander och omkring 200 postdoktorer. Medarbetare och studenter vid KBC kommer från ett 50-tal olika länder. KBC leds av en vetenskaplig samordnare, professor Per Gardeström, som
Umeå universitet Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: Beslut Datum: 2016-12-14 Dnr FS 1.6.5-2034-16 Sid 2 (3) koordinerar samverkan tillsammans med en styrgrupp som utgörs av representanter från de medverkande institutionerna. KBC har under 2012-2016 haft en budget på 3 5 00 tkr per år. Organisering av forskningsinfrastruktur har från starten varit en viktig del av verksamheten vid KBC. Dessa aktiviteter har intensifierats under senare år. Genom att samordna finansiering med institutioner, större forskningsprojekt och externa bidrag omfattar verksamheten vid infrastrukturerna över 25 000 tkr per år. Universitetsstyrelsen har i två omgångar beviljat stöd till KBC. År 2006 beviljades 1 500 tkr per år under perioden 2007-2011. I slutet av den perioden gjordes en extern utvärdering av KBC:s verksamhet. Utvärderingen gav KBC ett mycket gott omdöme och slutsatsen var att satsningen borde fortsätta och vidareutvecklas. Universitetsstyrelsen beslutade därför 2012 att ur styrelsens strategiska resurs bevilja KBC ett ökat stöd på 2 000 tkr per år under perioden 2012-2016 (dnr UmU 220-2745- 11). Ett förnyat stöd från universitetsstyrelsen skulle företrädesvis användas för forskningsinfrastrukturerna inklusive metodkurser för doktorander och forskare. De i KBC ingående institutionerna och fakulteterna står beredda att tillsammans satsa minst 1 500 tkr årligen under samma period. Analys och motivering Att KBC:s verksamhet varit framgångsrik bekräftades av ovan nämnda utvärdering där en av slutsatserna var att KBC-satsningen har varit mycket lyckad och starkt bidragit till framgångarna inom bland annat kemi och life science vid Umeå universitet. KBC utgör en idag mycket viktig plattform för forskningsinfrastruktur, såväl nationellt som lokalt. KBC har under perioden 2012-2016 infört en ny klassning av infrastrukturer som Core Facilities, Technical platforms och User groups beroende på omfattning av verksamheten och servicenivå. Flera av Core Faciliteterna har fått status som nationell nod inom delar av sin verksamhet: Biochemical Imaging Centre Umeå Computational Life science Cluster NMR Core Facility Swedish Metabolomics Centre Umeå Core Facility for Electron Microscopy Mot bakgrund av den positiva utvärderingen, den fortsatt starka attraktionskraften för externa medel, där som exempel årets utfall från KAW fyra stora anslag tilldelades aktiviteter inom eller nära associerad med KBC miljön, och de ovan nämnda nationella noderna inom flera infrastrukturella områden, är det strategiskt viktigt att Umeå universitet medverkar i form av strategiska resurser även under åren 2017-2019.
Umeå universitet Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: Beslut Datum: 2016-12-14 Dnr FS 1.6.5-2034-16 Sid 3 (3) I förslag till beviljat belopp med 3 000 tkr per år 2017-2019 ingår kompensation för stödverksamhetskostnader. Denna kompensation låg utanför beviljat belopp till och med år 2016. Expedieras Per Gardeström, KBC Åsa Rasmuson Lestander, teknisk naturvetenskapliga fakulteteten Per Ragnarsson, Planeringsenheten
Bilaga p 89
Umeå universitet Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: Beslut Datum: 2016-12-14 Dnr FS 1.6.5-2035-16 Sid 1 (2) Fördelning av medel ur styrelsens strategiska resurs till UPSC Centrum för skogsbioteknik Föredragande Biträdande universitetsdirektör Per Ragnarsson Sammanfattning Berzelii Centrum för skogsbioteknik vid Umeå Plant Science Center (UPSC) startades 2007 och har byggts upp med hjälp av finansiering från Vetenskapsrådet och Vinnova. Universitetsstyrelsen beslutade 2006 om medfinansiering av centret för perioden 2007-2016 (se bilaga 1, dnr 224-2530-05). Främst mot bakgrund av två positiva utvärderingar föreslås universitetsstyrelsen avsätta strategiska resurser för centret även för 2017-2019. Beslut Universitetsstyrelsen beslutar att ur styrelsens strategiska resurs avsätta 3 600 tkr per år under perioden 2017-2019 till UPSC Centrum för skogsbioteknik. Bakgrund År 2007 utsågs fyra av Sveriges starkaste forskningsmiljöer till så kallade Berzelii Centrum, däribland Berzelii Centrum för skogsbioteknik vid UPSC. Centren gavs i uppdrag att bedriva excellent grundforskning och ha en tydlig ambition att utveckla samverkan med näringsliv och offentlig verksamhet för att på sikt kunna nyttiggöra forskningen genom kommersiella tillämpningar. Vetenskapsrådet och Vinnova finansierar varje center med upp till 100 miljoner kronor under en tioårsperiod med krav på medfinansiering. Finansiärernas krav vid bildandet var att lärosätenas medfinansiering skulle uppgå till minst 50 procent av det totala beloppet sett över hela perioden. Utvärderingar av centren har skett i två omgångar, 2009 respektive 2013. UPSC är en centrumbildning som bildades 1999 som ett samarbete mellan Sveriges lantbruksuniversitet och Umeå universitet. UPSC engagerar forskare från 37 länder och består av ca 35 olika forskargrupper. Deras kompetens omfattar såväl cell- och utvecklingsbiologi som växtfysiologi, genetik, biokemi och analytisk kemi. Målet är att öka den grundläggande förståelsen och hitta helt nya tillämpningar för skogsråvaran. Den kan till exempel ge nya material som i framtiden ersätter energikrävande material som plast, stål och betong. Precis som inom jordbruket, är växtförädling betydelsefullt för att få fram allt bättre plantmaterial och på så vis öka kvaliteten och produktiviteten. Samarbetspartner i UPSC är SweTree Technologies, Sveaskog, Bergviks skog, Holmen skog och Skogforsk. Även branschorganisationen Skogsindustrierna medverkar. Under perioden 2012-2016 har Umeå universitets medfinansiering uppgått till 2 750 tkr per år. Vinnova gjorde 2015 en riktad utlysning till existerande center om finansiering av fem så kallade kompetenscenter som syftar till att skapa internationellt konkurrenskraftiga centrum för behovsmotiverad excellent forskning. I UPSC:s ansökan angav centerparterna att medfinansieringen skulle vara på samma nivå som under den sista fasen. I juni 2016 beviljade Vinnova totalt 35 miljoner kr för ytterligare fem år (2017 2021), för det som nu kallas UPSC Centrum för skogsbioteknik (UPSC Centre for Forest Biotechnology).
Umeå universitet Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: Beslut Datum: 2016-12-14 Dnr FS 1.6.5-2035-16 Sid 2 (2) I oktober 2016 beviljade Knut och Alice Wallenbergs Stiftelse UPSC totalt 48 miljoner kr för fem år (2017-2021) för projektet Trädbiologi och skogsbioteknik, ett större forskningsprojekt som syftar till att identifiera de nyckelgener som kontrollerar trädens tillväxt och miljöanpassning. Analys och motivering Berzelii Centrum för skogsbioteknik vid UPSC har vid tre utvärderingar fått mycket goda omdömen. Den senaste utvärderingen gjordes av en internationell utvärderingskommitté och publicerades i januari 2016. UPSC fick då, som det enda av de 20 centrum som utvärderades, betyget exceptionell, Utvärderingen bedömde att UPSC:s grundforskning är i världsklass och gränssnittet mellan grundforskning och tillämpad forskning presenterades som "unik". Centrets utmärkta samverkan mellan akademi och industri lyftes särskilt tillsammans med det starka ledarskapet. Mot bakgrund av de positiva utvärderingarna och de nya resurser som Vinnova beviljade 2016, är det strategiskt viktigt att Umeå universitet medverkar i form av resurser även under åren 2017-2019. I förslag till beviljat belopp med 3 600 tkr per år 2017-2019 ingår kompensation för stödverksamhetskostnader, denna kompensation låg utanför beviljat belopp till och med år 2016. Umeå universitetet är bundna av medfinansiering även för åren 2020-2021 och finansiering behöver därför beslutas inför dessa år. Expediering Stefan Jansson, UPSC Åsa Rasmuson Lestander, teknisk-naturvetenskapliga fakulteten Ove Nilsson, UPSC Per Ragnarsson, planeringsenheten
Bilaga p 90 A
Universitetsstyrelsen BESLUT Datum 2016-12-14 Dnr FS 1.6.2-1151-16 Sid 1 (6) Studentkårsskrivelsen 2016 åtgärdsområden Föredragande Vicerektor Anders Fällström och utredare Ester Roos-Engstrand Sammanfattning Studentkårsskrivelsen, som ersätter den tidigare Studentfallsskrivelsen, syftar till att åskådliggöra återkommande problem som studenter kontaktar de tre studentkårerna vid universitetet om. Umeå studentkår, Umeå Medicinska studentkår samt Umeå naturvetaroch teknologkår. Studentkårsskrivelsen 2016 (bilaga 1), bygger på de studentfall som kommit in till kårerna under de tre läsåren från och med höstterminen 2013 till och med vårterminen 2016. För att långsiktigt komma åt de ofta återkommande och strukturella problemen som behandlas i Studentkårsskrivelsen, har man på universitetsgemensam nivå specificerat områden att särskilt arbeta vidare med. Även fakulteterna/lärarhögskolan har prioriterat specifika områden för att komma tillrätta med bristerna. Årets skrivelse aktualiserar områden under huvudrubrikerna utbildning, studiesocialt, samt verksamhetsförlagd utbildning och övrig praktik. Nytt för 2016 års skrivelse är inkluderingen av området forskarstuderande och forskarutbildning. För varje enskilt område har studentkårerna lämnat förslag på åtgärder, totalt ett drygt 60-tal. Beslut Universitetsstyrelsen beslutar att fastställa universitetsövergripande prioriterade åtgärdsområden avseende Studentkårsskrivelsen 2016 för perioden 2016 2019. att uppdra till rektor att årligen följa upp arbetet med universitetsövergripande prioriterade områden samt de av fakulteterna och Lärarhögskolan prioriterade områden. Bakgrund Studentkårerna vid Umeå universitet har sedan år 2010 inkommit med Studentkårsskrivelsen vart tredje år, tidigare kallad Studentfallsskrivelsen. Årets skrivelse är den första med benämningen Studentkårsskrivelsen. Skrivelsen redovisar de studentfall som kommit in till kårerna under treårs-perioden och syftar till att åskådliggöra återkommande problem. Studentkårsskrivelsen 2016 (bilaga 1), bygger på de studentfall som kommit in till studentkårerna från och med höstterminen 2013 till och med vårterminen 2016. Tidigare, före 2010, gjordes skrivelsen årligen. I samband med beredningen av skrivelsen
Universitetsstyrelsen BESLUT Datum 2016-12-14 Dnr FS 1.6.2-1151-16 Sid 2 (6) 2010 förde universitetsledningen en dialog med studentkårerna om hur Studentfallsskrivelsen skulle kunna utformas för att den bättre ska fylla sitt syfte och för att universitetet och studenterna gemensamt ska komma till rätta med de problem som skrivelsen tar upp. Dessa dialoger medförde bland annat att de tre studentkårerna gemensamt beslutade att Studentkårsskrivelsen (tidigare Studentfallsskrivelsen) från och med 2010 upprättades vart tredje år. Detta beslut medför mer tid till universitetet och studentkårerna att arbeta med prioriterade delar av skrivelsen och förhoppningsvis leder till ett tydligare och bättre resultat. I skrivelsen aktualiseras områden under huvudrubrikerna utbildning, studiesocialt, forskarstuderande och forskarutbildning samt verksamhetsförlagd utbildning och övrig praktik. Området forskarstuderande och forskarutbildning är nytt inslag i årets skrivelse. Dessa huvudområden är sedan indelade i 16 delområden där studentkårerna har lämnat förslag på ett 60 tal åtgärder. Prioriterade områden För att långsiktigt komma åt de ofta återkommande och strukturella problemen som behandlas i Studentkårsskrivelsen ser Utbildningsstrategiska rådet att universitetet behöver arbeta på flera nivåer. Rådet har lämnat förslag på tre övergripande områden att särskilt arbeta vidare med på universitetsgemensam nivå. Även fakulteterna/lärarhögskolan har beretts tillfälle att lämna synpunkter på studentkårernas förslag till åtgärder samt själva ge förslag till prioriteringar, varefter dessa processats i Utbildningsstrategiska rådet. Detta har skett i dialog med studentkårerna, både på fakultetsnivå och i Utbildningsstrategiska rådet. Universitetsövergripande prioriterade områden Rektor förslår Universitetsstyrelsen att besluta om att följande områden ska prioriteras för utbildning på grund och avancerad nivå på universitetsövergripande nivå: -Kursutvärderingar -Internationalisering -Verksamhetsförlagd utbildning Rektor föreslår Universitetsstyrelsen att besluta om följande område för forskarutbildningen - Att arbeta med att ytterligare förbättra rekryteringsprocesser och förtydliga antagning till utbildning på forskarnivå under 2017. Arbetet sker genom revidering av Antagningsordning för utbildning på forskarnivå vid Umeå universitet genom att frågor om utlysning och antagning preciseras ytterligare. Efter Universitetsstyrelsens beslut initieras informationsinsatser för att implementera beslutet om revidering.
Universitetsstyrelsen BESLUT Datum 2016-12-14 Dnr FS 1.6.2-1151-16 Sid 3 (6) Fakulteter/Lärarhögskolans prioriterade områden Fakultet/Lärarhögskola Samhällsvetenskaplig fakultet Humanistisk fakultet Medicinsk fakultet Teknisk naturvetenskaplig fakultet Lärarhögskolan Prioriterade områden -Kursutvärderingar -Bristande bemötande vid institutioner och fakulteter -Arbetsmarknadskoppling i forskarutbildning - Utbildningskvalitet: kursbeskrivningar - Kommunikationsmönster och kommunikationskanaler i utbildningssammanhang. Mer specifikt bristande bemötande, samt utbildningskvalitet på nät- och distansutbildning. - Forskarstuderande och Forskarutbildning: Arbetsmiljö -Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) -Kursutvärderingar -Internationalisering - Bemötande - Kursutvärderingar - Kursplaner - Nät och distansutbildning - Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Utbildningsaspekter - Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) -Studiesociala aspekter Tabell 1: Prioriterade områden för fakulteterna och Lärarhögskolan Kursutvärderingar (1.1.2 i Studentkårsskrivelsen) och bristande bemötande vid institutioner och fakulteter (2.1.2 i Studentkårsskrivelsen) är områden som har prioriterats av tre fakulteter vardera. Verksamhetsförlagd utbildning, VFU (4 i Studentkårsskrivelsen) prioriteras som viktiga områden att arbeta vidare med för både Medicinska fakulteten och Lärarhögskolan. Specificering av prioriterade problemområden Kursutvärderingar (1.1.2) Den problembeskrivning som anges i Studentkårsskrivelsen angående kursutvärderingar berör att utvärderingarna inte genomförs samt att genomförda kursutvärderingar inte återkopplas till studenterna på ett tillfredsställande sätt.
Universitetsstyrelsen BESLUT Datum 2016-12-14 Dnr FS 1.6.2-1151-16 Sid 4 (6) Internationalisering (1.1.3) I Studentkårsskrivelsen anges att den bristande informationen kring visum återkommer ofta som problem. Detta påverkar studenterna negativt om de inte har korrekt eller tydlig information kring hur studiekraven är kopplade till risken att visum blir indraget. Denna bristande information kan bidra till en ryckighet i planeringen av universitetets utbildningar, samt en osäkerhet för studenter att planera sin studietid. I dagsläget är endast ett begränsat urval av Umeå universitets regelverk översatta till engelska. Detta innebär att internationella studenter har färre möjligheter att på egen hand uppsöka vilka regler som gäller. Då populationen med annat modersmål än svenska ökar, underlättar ett översatt regelverk även för nationella studenter och personal. Utbildningskvalitet: kursbeskrivningar samt utbildningskvalitet på nät- och distansutbildning. (1.1.4) Studenter som studerar kurs eller program på icke-traditionell campusutbildning hamnar oftast i andra hand med ett färre antal föreläsningstimmar, såväl campus- och nätförlagda. För dessa studenter är information som ges ut extra viktig exempelvis om antalet fysiska träffar och vilken sorts examinationer kursen har. För studentkårerna är denna studentgrupp svårnådd och de har ofta liten kunskap om vilka regler som finns på universitetet. Kursplaner (1.2.2) Skrivelsen pekar på att flera versioner av samma kursplan, både publicerade på kursplattformar och länkade från kursplanesök orsakar onödig förvirring både för studenter och anställda. Kurslitteratur var tidigare en obligatorisk del i kursplanerna men togs bort vid revideringen av regelverket i januari 2015 vilket har gjort det svårt för bland annat Universitetsbiblioteket att köpa in kurslitteratur eftersom den automatiskt inte återfinns i SELMA. Bristande bemötande vid institutioner och fakulteter (2.1.2) De problem som tas upp i skrivelsen angående bristfälligt bemötande berör allt från uteblivet bemötande (studenter som ex. ej får något svar på frågor som mailas till läraren) eller missförstånd som följd av otydlig kommunikation, till mer allvarliga saker som rena otrevligheter eller kränkande bemötande gentemot studenterna. Brister i bemötandet är något som kunnat observeras vid samtliga fakulteter, och det är därför en fråga som är av vikt för universitetet i stort, inte en problematik som är avgränsad till ett fåtal institutioner. Ett generellt och återkommande problem är bristen på tydliga rutiner i fall där studenten känner sig dåligt bemött. Forskarstuderande och Forskarutbildning (3) Studentkårsskrivelsen belyser ansvarsfrågan för att samtliga forskarstuderande som undervisar eller kommer att undervisa på grund- eller avancerad nivå ska ha relevant
Universitetsstyrelsen BESLUT Datum 2016-12-14 Dnr FS 1.6.2-1151-16 Sid 5 (6) högskolepedagogisk kompetens och att samtliga forskarstuderande ska erbjudas utbildning för att utveckla denna kompetens. Är det den forskarstuderande själv, institutionen eller fakulteten som ska säkerställa att den forskarstuderande har relevant kompetens och vem erbjuder den forskarstuderande utbildningen? Skrivelsen tar också upp brister i studieadministrationen för forskarutbildningen där det saknas tydliga regler och struktur för vem som bär ansvar för vad samt problem i anställningsprocessen för forskarstuderande. Verksamhetsförlagd utbildning, VFU Utbildningsaspekter (4.1) Flera studentärenden har handlat om den brist på kommunikation som ofta gäller mellan universitetets lärare och verksamheternas handledare, där studenten ibland hamnar i kläm. Detta blir särskilt problematiskt när det gäller bedömningar. Universitetets handledare kommer ut till VFU-/praktikplaceringen ett fåtal gånger under placeringen, ibland enbart en gång, och baserar sedan sin bedömning på detta besök. Den handledare som studenten har arbetat nära under sin placering bidrar inte nödvändigtvis till denna slutgiltiga bedömning, vilket i många fall blir problematiskt eftersom universitetets handledare bara fått se en så liten del av studentens arbete. Det har även framkommit att studenter blivit tilldelade handledare som har begränsad tjänst, såsom halvtidstjänst eller liknande, vilket medför att den verksamhetsförlagda utbildningen blir bristfällig. Verksamhetsförlagd utbildning, VFU Studiesociala aspekter (4.2) De ärenden som inkommit till studentkårerna rörande de studiesociala frågorna vid VFU/praktik gäller dessa framförallt VFU-/praktikplaceringar utanför Umeå och stressen med att hitta boende i samband med detta. Det har inkommit flera ärenden till studentkårerna när meddelande om praktikplats inte skett enligt den tid som regelverket föreskriver, utan har meddelats så sent som en till två veckor i förväg. Beslutsunderlag Bilaga 1. Studentkårsskrivelse 2016 Expediering Anders Fällström, vicerektor för utbildning Heidi Hansson, tillträdande vicerektor för utbildning Caroline Sjöberg, universitetsdirektör Per Ragnarsson, biträdande universitetsdirektör Fakultetsledningar Ledning Lärarhögskolan
Universitetsstyrelsen BESLUT Datum 2016-12-14 Dnr FS 1.6.2-1151-16 Sid 6 (6) Överbibliotekarie Enhetschef Studentcentrum Studentkårer
Bilaga p 90 B
~ UMEÅ STUDENTKÅR ~ Smdencfackligc arbere sedan 1959 - Umeå Medicinska Studentkår Inkom till UMEÅ UNIVERSITET 2016-06- 1 3 fs l.l:,j.-1\sl-ll:i Dnr.... Umeå studentk:.lr Box 7652, S-907 13 Urnd www.um f'",1:.-::t1 1d e ntk;1r. se Umeå f'v l edici n ~ ka S tudentb1r KJin t-vägc-n 55: S-907 37 Ume~ \VWW.m c-dicinska.se Umeå n a!un'etru - och teknologb \r 1\!!T-hu;et, S-901 87 Um eo \VWW.11tk.U111\l.$t"
Innehålls förteckning Inledning... 2 1. Utbildning... 4 1.1Utbildningskvalitet... 4 1.1.1 Pedagogik... 4 1.1.2 Kursutvärderingar... 5 1.1.3 Internationalisering... 5 1.1.4 Nät- och distansutbildning... 7 1.2 Rättssäkerhet... 8 1.2.1 Det gällande regelverket... 8 1.2.2 Kursplaner och kursadtninistration... 8 1.2.3 Examination... 9 2. Studiesocialt... 11 2.1 Arbetsmiljöarbetet vid Umeå universitet... 11 2.1.1 Tentamenssalar... 12 2.1.2 Bristande bemötande vid institutioner och fakulteter... 13 2.1.3 Access för studenterna vid Umeå universitetet..... 13 2.2 Lika villkor vid Umeå universitetet... 15 2.2.1 Studenter med barn... 15 2.2.2 Internationalisering... 16 3. Forskarstuderande och Forskamtbildning... 18 4. V erksamhetsförlagd utbildning och övrig praktik... 20 4.1 Utbildnings aspekter... 20 4.2 Studiesociala aspekter... 21 1
Inledning Vart tredje år författar de tre studentkårerna vid Umeå universitet Studentkårsskrivelsen, som sammanfattar och belyser de problem kårerna uppfattar finns vid universitetet samt ger förslag på åtgärder. Studentkårsskrivelsen utgår från de studentärenden som inkommit till studentkårerna under de tre senaste läsåren från och med höstterminen 2013 till och med vårterminen 2016. Inkomna studentärenden har diarieförts och kategoriserats enligt en bestämd mall. Under sammanställningen av kårernas tre studentärendediarier framträder vissa frågor och problem som centrala och behandlas därmed i denna skrivelse. Skrivelsen avser även att ranga in generella tendenser, utöver konkreta studentärenden. Umeå Medicinska Studentkår företräder studerande på grund-, avancerad och forskarnivå vid Medicinska fäh1lteten. Grunden i utbildningsbevakningen är studieråden, med representanter från varje kurs inom det eller de program som fakultetens respektive programråd ansvarar för. Studieråden och representanter från kårstyrelsen träffas regelbundet i kårens utbildningsbevakningsråd, där aktuella frågor diskuteras och erfarenhetsutbyte sker. Varje studieråd har en kontaktperson i kårstyrelsen som är ansvarig för att studierådets åsikter förs vidare till kårstyrelsen, som är kårens högsta verkställande organ. Utbildningsbevakningen på forskarnivå samordnas av kårens Doktorandombud, en ny post för verksamhetsåret 2015-2016, och aktuella frågor diskuteras i doktorandsektionen. Handläggning av inkomna studentärenden sker av kårstyrelsens vice ordförande tillika kårens centrala utbildningsbevakare och studiesocialt ansvarige. Umeå naturvetar- och teknologkår (NTK) företräder studerande på gmnd-, avancerad och forskarnivå vid Teknisk-naturvetenskaplig fäkultet. Utbildningsbevakningen sker genom utbildningsbevakningsenheten, dess ordförande och två doktorandombud. Utöver utbildningsbevakningen bevakar NTK också studenternas studiesociala situation. Detta sker genom den studiesociala enheten och dess ordförande. Båda enheterna består av en representant från varje sektion vid NTK för att kunna representera de olika studentgmpperna på bästa sätt. Umeå Studentkår företräder studenter på grund-, avancerad och forskarnivå vid samhällsvetenskaplig-, humanistisk fakultet samt Lärarhögskolan. Utbildningsbevakningen sker på olika sätt beroende på vilken fah1ltet men samordnas av kårens fem studentombud som verkar på sektionsnivå och tar emot enskilda studentärenden. Sektionsstudentombuden samordnas av ett centralt studentombud. En ansvarig samordnare för frågor som rör arbetsmiljö och lika villkor är tillsatt som 2e vice ordförande. Tillsammans företräder dessa tre studentkårer samtliga studerande vid Umeå universitet, oavsett utbildningsnivå och vare sig de studerande befinner sig på campus eller på annan studieort. Samarbetet mellan studentkårerna i utbildningsfrågor är omfättande. och studentli:årsskrivelsen är ett exempel på resultatet av detta samarbete. Skrivelsen är uppdelad i fyra tematiska avsnitt: Utbildningskvalitet, Studiesocialt, Forskarutbildning och Verksamhetsförlagd utbildning och övrig praktik. I jämförelse med Studentfallsskrivelsen 2013 har forskarutbildningen fatt en central roll i skrivelsen, vilket är ett resultat av att samtliga kårer arbetar mer riktat mot forskamtbildningen än tidigare. Dessutom har utbildnings- och studiesociala aspekter kring verksamhetsförlagd utbildning och övrig praktik samlats i ett eget tematiskt avsnitt. Varje avsnitt är indelat i ett antal undermbriker, och den interna stmkturen i underrubrikema är genom hela skrivelsen: Studentkårernas gmndsyn, Problembeskrivning och slutligen Studentkårernas förslag till åtgärd. De generella mönster som skildras i studentkårsskrivelsen utgörs inte endast av händelser där det gällande regelverket inte 2
har efterlevts utan också händelser där olämpligt agerande, bristfällig information eller felaktig administration varit orsak till problemets uppkomst. En aspekt värd att lyfta fram är det mörkertal av studentärenden som aldrig når studentkårernas utbildningsbevakare eller studiesocialt ansvariga. Studentkårerna är medvetna om detta mörkertal men anser att den underliggande sammanställningen av de tre senaste läsårens studentärenden fangar upp relevanta strukturella problem på ett övergripande sätt. Vår förl10ppning är att studentkårsskrivelsen 2016 ska ligga till grund för en god diskussion och ett fortsatt gott samarbete med Umeå universitet under de närmsta tre åren för att säkerställa en tillfredsställande studiemiljö och stärka rättssäkerheten samt studentinflytandet. 3
1. Utbildning 1.1 U tbildningskvalitet 1.1.1 Pedagogik Studen tkåremas grundsyn Umeå universitets pedagogiska kompetenser är kraftigt avgörande för att utbildningar och kurser av hög kvalitet skall kunna bedrivas vid universitetet. Pedagogisk kompetens ska värderas högt i universitetets undervisningsmiljöer och våra bästa pedagogers erfarenheter bör ses som en stor tillgång och resurs. En del i grunden för god utbildningskvalitet ligger i studenters möjlighet att ha kontakt med sina lärare. Det är i mötet mellan studenter och lärare som studenterna kan fördjupa och utveckla sina alrndemiska kunskaper och det är i det akademiska samtalet mellan lärare och student som det kritiska tänkandet utvecklas. Det är också i mötet och i dish1ssionen som studenter kan lära sig de färdigheter som krävs för sitt framtida yrkesliv. Problembeskriming Inplacerandet av meriterade och excellenta lärare uppmanar till pedagogisk utveckling och uppmärksammar de lärare som strävat efter att utveckla sin kompetens. Kårerna ser dock en del av det nuvarande systemet som problematisk. I bedömningsprocessen bedöms lärare utifrån sin kompetens på pappret, inte hur den pedagogiska kompetensen uttrycker sig i praktiken. Detta innebär att de som läst kurser inom pedagogik, men inte tagit nödvändigtvis implementerat detta i sin undervisning, kan bli excellent. Kårerna vill därför kunna ha en mer aktiv del i inplaceringsprocesssen. I<årerna har tyvärr inget konkret förslag på hur detta ska lösas men i och med att ett arbete nyss är påbörjat för att utvärdera processen hoppas vi att detta perspektiv tas tillvara. I dagsläget deltar oftast de lärare som redan har goda kunskaper och färdigheter inom pedagogik på UPLs kurser medan de som kanske skulle ha mest utbyte av dessa kurser inte nödvändigtvis deltar. Studentkårerna förstår varför UPLs kurser är frivilliga men detta är grunden i problematiken till varför flertalet lärare inte går eller fullgör kurserna. Varken Högskolelagen (1992:1434) eller Högskoleförordningen (1993:100) reglerar hur många timmar lärarledd undervisning studenter bör erbjudas. Att det råder en variation i mängden erbjuden lärarledd undervisning mellan program ter sig naturligt till en viss mån, dock är den rådande differensen allt för spridd för att vara acceptabel. Att den lärarledda undervisningen i allt högre grad bortprioriteras hämmar i mångt och mycket delar av studenters lärande. Studentkårerna anser att en nätbaserad uppgift inte kan ersätta den kompetens en lärare besitter och kan förmedla. Lärarledd tid ger möjligheten till ett aktivt lärande som ger mer djupgående hmskaper. Studentkårerna finner det därför viktigt att betona värdet av lärarledd undervisning, såväl fysisk som på distans. Studentkåremas förslag till åtgärder Att studentkårerna har en aktiv roll i inplaceringsprocessen av meriterade och excellenta lärare. Att Umeå universitet aktivt uppmanar till pedagogisk vidareutbildning av samtliga undervisande lärare. Att Umeå universitet tar fram en pedagogisk plan vilken inkluderar pedagogisk vidareutbildning och ett minimum för lärarledda timmar på program och kurser. 4
1.1.2 Kursutvärderingar Studentkåremas gl'lwdsyn Kursutvärderingar syftar till att ranga upp studenternas åsikter och synpunkter gällande sin utbildning. En hög svarsfrekvens säkerställer att studenters åsikter rörande utbildningen kommer till institutionernas kännedom. Det är således ett bra instrument för att tillvarata studenternas perspektiv och är på så vis en vil\:tig faktor i utvecklings- och kvalitetsarbetet i utbildningen. För studenter som inte sitter i programråd eller andra beredande-/beslutandeorgan är kursutvärderingarna dessutom det enda formaliserade verktyget för att utöva studentinflytande. Därför fyller utvärderingarna en mycket viktig funktion ur demokratisk synpunkt. Med anledning av ovanstående är det av yttersta vikt att samtliga studenter ges möjlighet att utöva detta lagstadgade studentinflytande. Problembeskrivning Användandet av kursutvärderingar som ett verktyg för att uppnå ett brett studentinflytande är på många sätt bristfälligt i dagsläget. Detta tar sig olika uttryck vid olika institutioner, men återkommande är att utvärderingar inte genomförs san1t att genomförda kursutvärderingar inte återkopplas till studenterna på ett tillfredsställande sätt. Detta har startat en negativ cirkel med bristande engagemang för kursutvärderingarna hos såväl lärare som studenter. Bristen på återkoppling gör att studenterna har svårt att se syftet med att fylla i utvärderingarna, detta leder till att svars frekvensen sjunker vilket i sin tur minskar lärarnas motivation att lägga arbetstid på att utforma, genomföra och analysera utvärderingarna. Problemen är dessutom att anse som långvariga, vi&et bland annat tydliggörs av att problematiken i någon mån belysts i samtliga tidigare Studentfallsskrivelser. Det faktum att användandet av kursutvärderingar ser så pass olika ut vid olika institutioner antyder avslutningsvis att det finns arbete kvar att göra för att säkerställa att varje fakultet uppfyller sitt ansvar att stimulera och följa upp kursutvärderingsarbetet på institutionsnivå, som enligt Regler jb"r stude11ti11f!yta!lde vid Umeå 1111iversitet åligger dem. Studentkåremas förslag till åtgå"rder Att insatser görs för att på fakultetsnivå tydligare samordna arbetet med kursutvärderingar, med syfte att förbättra den kontinuerliga uppföljningen samt bidra till utbyte av kunskap och inspiration institutionerna emellan. Att samtliga institutioner i sin verksan1hetsplanering säkerställer att berörd personal ges tillräckligt med tid för att på ett tillfredsställande vis genomföra, analysera och ge återkoppling på kursutvärderingarna. Att det i universitetets regelverk införs en tidsgräns om högst 3 månader efter avslutad kurs för institutionerna att sammanställa, publicera och återkoppla resultaten av kursutvärderingarna. 1.1.3 Internationalisering Studentkåremas grundsyn Umeå universitet har stora ambitioner att ligga i framkant inom internationalisering. I Umeå universitets internationaliseringsstrategi för utbildning framgår det att Umeå universitetet har som mål att ha Sveriges bästa internationella utbildningsmiljö år 2020. Studentkårerna ser positivt på dessa ambitioner då internationalisering blir en allt viktigare del inom både arbetsmarknad och utbildning. Ett viktigt moment i 5
internationaliseringen är de hemvändande utbytesstudenter som för med sig inte bara införvärvade kunskaper inom sitt ämnesområde, utan också kulturella erfarenheter som studenterna kan dela med sina kurskamrater samt kontakter som kan vara viktiga för både studenten själv och universitetet. Problem beskriming Det är idag alltför vanligt att studenter som deltagit i utbyten eller på egen hand studerat utomlands saknar ett forum där de kan dela med sig av sina erfarenheter och lärdomar. Detta leder både till att den internationella erfarenheten stannar vid den enskilde studenten och att kunskapen om internationella utbyten inte sprids i den utsträckning som krävs för att nå målet om att vara Sveriges bästa internationella utbildningsmiljö om drygt tre år. För att det ska bli naturligt att förmedla sina erfarenheter tror Studentkårerna att Umeå universitet måste initiera ett handlingsprogram för internationalisering på hemmaplan. En underutnyttjad resurs i internationaliseringsarbetet på hemmaplan tror vi är de inresande gästforskare/ lärare som kommer till Umeå universitet. Dessa personers kunskap och erfarenheter bör tas till vara i universitetets utbildning på grund- och avancerad nivå i större utsträckning än idag. En förutsättning för att Umeå universitet ska kunna ta emot inresande studenter är att undervisning bedrivs på fler språk än svenska. Det språk som ligger närmast till hands är engelska, men självklart kan man inte förutsätta att alla lärare känner sig bekväma och kompetenta till att använda engelska som undervisningsspråk. Därför ser Studentkårerna det som en nödvändighet att lärare som undervisar på kurser och program med annat undervisningsspråk än sitt modersmål ska erbjudas kompetenshöjning i språk. Utbildning i det svenska språket är någonting som inresande gästforskare/-lärare och studenter önskar sig, vilket både är roligt och viktigt för att interagera i sin nya miljö. I dagsläget har tyvärr inte Humanistiska fakulteten möjlighet att erbjuda alla intresserade en kurs i svenska. Vid dialogsamtalen med ministern för högre utbildning hösten 2015 lyftes frågan om vad universiteten kan göra för att öka andelen studenter som deltar i internationella utbyten och studier. En av åtgärderna som diskuterades var en översyn av terminsplanerna för utbildningsprogrammen; Det är idag svårt för många studenter att kombinera programstudier och internationella erfarenheter på grund av osäked1eter kring tillgodoräknanden och att fa eller inga tillfällen för internationella utbyten erbjuds. Studentkårerna anser att universitetet bör uppmuntra institutioner och programråd att utvärdera hur möjligheterna ser ut för studenter att få en internationell erfarenhet. Umeå universitet tar idag ut administrativa avgifter för återbetah1ing av studieavgifter för utomeuropeiska studenter. I ett nationellt perspektiv är denna hög och en del svenska lärosäten väljer att inte ta ut någon avgift. 1 Studentkåremas förslag till åtgärder Att Umeå universitet initierar ett handlingsprogran1 för att ta tillvara på erfarenheter från studenter som deltagit i internationella utbyten. Att Umeå universitet uppmuntrar institutioner och progran1råd att involvera inresande gästforskare/ lärare i den ordinarie utbildningen på grund- och avancerad nivå. Att Umeå universitet verkar för att alla inresande studenter och gästforskare/-lärare som anmäler 1 Cruz, Caroline. 2015. Kartläggning av återbeta/11i11g av st11dieavgjfte1: Universitetskanslersämbetet. http: //www.uka.se/ download / 18. 7l30a80515 :l c4bdlbbd5ad5 / 14557 87335684 / tillsynspm-kartlaggning-aterb-stuclieavg- 2016.pdf 6
intresse ska ges möjlighet att läsa en kurs i svenska vid universitetet. Att Umeå universitet ger institutioner och programråd i uppdrag att utvärdera hur möjligheterna ser ut för studenter på utbildningsprogram, och särskilt yrkesutbildningar, att delta i internationella utbyten. Att Umeå universitet gör det enklare för studenter som genomfört internationella utbyten att tillgodoräkna sig detta i sin examen. Att Umeå universitets administrativa rutiner ses över för att administrativa kostnader för återbetalning av studieavgifter inte ska drabba enskilda studenter. 1.1.4 Nät- och distansutbildning St11dentkåremas grundsyn Umeå universitet ska erbjuda lik-värdig utbildning till alla studenter. Studentgrupper som av olika geografiska, sociala och ekonomiska skäl inte kan eller vill studera på campus har alla rätten till en lik-värdig högskoleutbildning som de studenter som genomför sin utbildning på campus. Utbildning på nät och distans ska hålla lik""värdig h.-valitet som campusförlagd utbildning. Problembeskrivning Den akademiska världen i Sverige upplevs inte anpassad till dagens heterogena studentgrupp och högskolan har inte följt med i den demografiska och strukturella förändringen som skett i studentgruppen. Studenter som studerar kurs eller program på distans hanmar oftast i andra hand med ett färre antal föreläsningstimmar, såväl campus- och nätförlagda. Distansstudenter vittnar om minskad kontakt med lärare och oproportionerligt mycket större andel uppgifter samt examinationer som ska ersätta den lärarledda undervisningen jämfört med dem som har campusförlagda utbildningar. För studenter som läser på distans är information som ges ut extra viktig. Distansstudenter upplever att det vid kursstart ofta saknas information om antalet fysiska träffar och vilken sorts examinationer kursen har vilket leder till att studenternas utgifter för exempelvis resor blir höga. Distansstudenter känner också att de inte rar tillräcklig information om vad det ställs för tekniska krav på deras utrustning och vilken typ av programvara universitetet kan bidra med. För studentkårerna är distansstudenter en svårnådd studentgrupp och de har ofta liten kunskap om vilka regler som finns på universitetet. Studentkårerna tror att om distansstudenter tidigt får information om kårernas verksamheter från flera håll kan studenternas kunskaper om deras skyldigheter och rättigheter öka. Detta skulle gynna både kårer och personal. Detta skulle också göra att distansstudenterna skulle känna sig mer inkluderade i studentlivet. Studen tkåremas förslag till å tgå"rder Att Umeå universitet arbetar för att öka användandet av tekniska undervisningsformer, till exempel inspelade föreläsningar och digitala samtal med lärare, vid distansstudier. Detta för att säkerställa att nät- och distansutbildningar håller likvärdig h.-valitet som campusförlagd utbildning. Att Umeå universitet arbetar med att förtydliga och förenkla kommunikationen med distansstudenter för att de ska kunna få ökad information om sina rättigheter och skyldigheter. Att kursplaner hålls uppdaterade och reviderade så att det tydligt framgår vad kursen innehåller, såsom fysiska träffar och examinationsformer. Att i samband med välkomstbrevet skicka ut tydliga instruktioner och manualer för teknisk programvara. 7
1.2 Rättssäkerhet 1.2.1 Det gällande regelverket Studentkåremas gnmdsyn Det är av stor vikt att det gällande regelverket efterlevs och tydligt kommuniceras ut för att universitetet ska kunna utföra en korrekt myndighetsutövning. Regelverket är de dokument till vilka studenter och studentombud i första hand kan vända sig för att söka svar på hur utbildningen regleras. Att studenterna känner till sina rättigheter och skyldigheter är själva grunden för en rättssäkerhet i utbildningen Problembeskrivning Regelverkssidorna har tidigare varit svåröverskådliga. Regelförändringar bör kommuniceras ut på ett tydligt och regelbundet vis genom exempelvis ett nyhetsbrev. Det har initierats en process med att förenkla strukturen och göra regelverkssidorna mer lättöverskådliga och en ökad sökbarhet vilket kårerna ställer sig mycket positiv till då det bidrar till att förenkla informationssökandet för studenterna. I dagsläget saknas dock regelverk på engelska vilket försvårar för studenter som inte har svenska som modersmål att känna till sina rättigheter. För studenter inom forskarutbildningen är det idag svårt att veta vilka rättigheter man har att till exempel ra en tentamen bedömd, detta eftersom det saknas ett liknande regelverk som Regler for be[yg och e~'<.'clmi11atio11 på J!Jiflldoch avancemd nivå för forskarutbildningen. En stor förbättring vore om det tydligare reglerades hur detta ska ske på forskarutbildningen. Ett viktigt dokument för att informera studenter om vilka rättigheter och skyldigheter de har, samt hur man som student går till väga för att framföra sina åsikter har varit foldern Missnöjd student? - en allmän vägledning vid hantering av studentärenden. Denna är dock utdaterad och i stort behov av en revidering. Vi anser att detta arbete skulle resultera i en förenkling för såväl studenter och studentombud som för programråd och institutioner. Självklart ska detta dokument även finnas tillgängligt på engelska. Studentkåremas förslag till åtgärder Att det inledande arbetet med en uppdatering av hemsidan med regelverk för utbildning på grundoch avancerad nivå utökas till att omfatta samtliga universitetets regelverk, samt att sidorna översätts till engelska. Att regelverket rörande forskarutbildning, i samråd med de forskarstuderande, utvecklas för att innefatta exempelvis regler kring betyg och examination. Att handläggningsordningen NiisS11ijjd student? - en allmäll vägledning vid hanteri11g av st11dmtärendej1 uppdateras, även översätts till engelska och ses som en allmän vägledning vid hantering av studentärenden. 1.2.2 Kursplaner och kursadministration Studentkåremas grundsyn Kursplaner är juridiskt bindande doln1ment och reglerar kursinnehållet samt hur kurser examineras. Det är således viktigt ur ett tillgänglighetsperspektiv att kursplanerna är aktuella, lättillgängliga och tydliga för alla studenter. Kursplaner för forskarstuderande behandlas i avsnitt tre. Problembeskrivning Vi ser positivt på att det i kursplanemallen uppmanas till att dela upp stora kurser i flera moment, det tydliggör 8
för studenter och underlättar inläsningen, samt förenklar tillgodorälmanden och möjligheten till studiemedel. Det bör följa naturligt att när kursen delas in i flera moment så specificeras vilka förväntade studieresultat som examineras under varje moment, samt hur denna examination går till. Detta vore en förbättring från hur det ser ut idag, när det för studenter är oklart vad som ingår i de olika momenten, och vad som kommer att examineras på en skriftlig tentamen och vad som redan examinerats genom exempelvis laborationer, för att undvika dubbelexamination. Idag är det inte ovanligt att det cirkulerar flera versioner av samma kursplan, både publicerade på kursplattformar och länkade från kursplanesök. Detta orsakar onödig förvirring både för studenter och anställda, eftersom en inaktuell kursplan som är publicerad på till exempel en kursplattform inte ger sken av att vara just inaktuell, då den utger sig för att gälla tillsvidare. Samma problematik föranledde den nu beslutade revideringen av regelverlrnsidan, och vi anser att en liknande struktur behöver skapas för kursplanerna. Då skulle kurssamordnaren kunna länka till platsen där aktuell kllrsplan finns, och inte publicera det faktiska dokumentet på lärplattformen. Detta skulle säkerställa att det alltid är tydligt vilken kursplan som är aktuell samt att cirkulationen av olika kursplanedokument skulle kunna upphöra. Kurslitteratur var tidigare en obligatorisk del i kursplanerna men togs bort vid revideringen av regelverket i januari 2015. Detta har gjort det är svårt för bland annat Universitetsbiblioteket att köpa in kurslitteratur eftersom den automatiskt inte återfinns i SEUvfA. Lokala bokhandlare delar denna problembeskrivning eftersom de inte vet vilka kursböcker de ska köpa in. Således bidrar detta till att det blir svårt för studenter att fa tag på rätt kurslitteratur. Det blir även problem för studenter som har rätt att fa obligatorisk kl!rslitteratur inläst om Universitetsbiblioteket inte har någon uppgift på vilken litteratur detta är. För att garantera att kurslitteraturen når Universitetsbiblioteket samt andra aktörer, och för att inte behöva bygga upp en ny infrastruktur för detta, menar vi på att det är nödvändigt att universitetet säkerställer att kurslitteraturen rapporteras in i SELMA. Studentkåremas förslag till åtgärder Att det i kursplanemallen förtydligas att när en kurs består av flera moment ska det tydligt framgå vilka förväntade studieresultat som examineras inom varje moment, samt hur denna examination går till. Att Umeå universitet omarbetar publiceringen av kursplanerna, i likhet med regelverkssidan, för att säkerställa att både studenter och anställda med lätthet kan hitta aktuell kursplan, samt att en bestående länk kan publiceras i utbildningsplaner och på kursplattformar. Att Umeå universitet säkerställer att samtlig kurslitteratur rapporteras in i SEUvfA. 1.2.3 Examination Studentkåremas grundsyn Examination är en grundsten i genomförandet av kurser på universitetet, och någonting som alla studenter genomför under sin studietid. Examinationer ska vara rättssäkra, och kommunikationen mellan lärare och studenter vad gäller förväntade studieresultat ska vara tydlig. Sedan förra studentkårsskrivelsen skrevs har frågan om digitala examinationer aktualiserats. Vi ser mycket positivt på denna utveckling, och anser att det är en nödvändighet att universitetet upprättar storskaliga möjligheter för lärare att examinera digitalt, oavsett om det sker som traditionell salstentamina eller i andra former. Studentkåremas problembeskrivning I likhet med föregående studentkårsskrivelse kan vi se att uppkomna problem kring examination utgör en 9
betydande del av studentärendena som studentkårerna hanterat de senaste tre åren. Detta område innefattar ett flertal olika problem, såsom oklarheter kring vad som är examinerande, vad som far vara obligatoriskt samt vilka studieresultat som förväntas av studenten. Grnnden till dessa problem är till stor del bristande kommunikation mellan lärare och studenter. Studentkårerna ser att bristande pedagogisk planering och kommunikation tenderar att bidra till ovisshet bland studenterna. Kursens utformning ska tydligt utgå från förväntade studieresultat som därmed kan reducera denna typ av problem samt skapa tydlighet för alla inblandade parter. Vad gäller framvä..xten av digitala examinations former anser vi det mycket viktigt att arbetet sker genomtänkt och inte hastas fram. Tydliga regelverk för hur detta ska genomföras, framför allt med hänseende till rättssäkerheten, måste vara fastställda innan digitala examinationer påbötjas i större skala. En aspekt i detta som studentkårerna särskilt vill lägga vikt vid är vad som händer med de digitala examinationerna när examinationen är bedömd. I dagsläget kan studenten hämta ut sina skriftliga prov och på så vis säkerställa att denna inte finns att hämta ut som offentlig handling av andra studenter eller annan person. För oss är det väldigt viktigt att denna möjlighet för studenterna finns kvar även efter införandet av digitala examinationer, och detta behöver regleras i aktuellt regelverk. Det är även av yttersta vikt att alla har möjlighet att delta på lika villkor vid digitala examinationer, oavsett aktuell nedsättning. Studentens personliga tekniska utrnstning far heller inte påverka studentens möjlighet att delta i examinationer, och vi ser därför att universitetet måste tillse att den tekniska utrnstning som krävs för att genomföra examinationen ska finnas tillgänglig för utlåning. En betydande del av de studentärenden relaterade till examination som kommer till kårernas kännedom handlar om studenter som upplever att de inte blivit objektivt bedömda vid rättningen av deras hemtentamen. För att öka rättssäkerheten ser studentkårerna det därför som en självklarhet att hemtentamina alltid ska ske anonymiserat. Det finns dessutom redan en funktion för detta i de lärplattformar som används vid universitetet. Ytterligare en fråga som studentldrerna önskar lyfta är den trend som råder på universitetet med långa skrivtider på salstentamina. Det är inte ovanligt att en kurs på 30 hp avslutas med en salstentamina på sex till åtta timmar, utan möjlighet att lämna skrivsalen. Vi anser att detta inte är gynnsamt ur prestationssynpunkt, eller arbetsmiljösynpunkt, och önskar att det utreds om det vore en möjlig lösning att dela upp långa examinationer i två delar som ges antingen samma dag men med paus emellan, eller vid olika tillfällen. En för110ppning vore att detta skulle öppna upp idag icke välutnyttjad tid i skrivsalarna på Östra paviljongerna, eftersom många studenter inte utnyttjar skrivtiden till fullo eftersom man helt enkelt inte orkar. Studentkåremas förslag till åtgärder Att Umeå universitet arbetar för att användandet av begreppet "obligatoriskt moment" inte missbrnkas. Att Umeå universitet i Reglerfiir be(yg och e.,yaminatio11 förtydligar hur schemaändring av obligatoriska moment far göras. Att Umeå universitet fortsätter arbetet med att inrätta möjligheter för digital examination, med särskilt fokus på rättssäkerhet, möjligheten att begränsa examinationsdokument som allmän handling och tillgänglighet av teknisk utrnstning. Att Umeå universitet tillliandahåller lånedatorer under digitala salstentamina till motsvarande minst 10% av antalet tentander samt att det är tydligt vilka prestandakrav som ställs på privata datorer. Att all hemtentamina vid Umeå universitet sker anonymiserat. Att Umeå universitet genomför en översyn av skrivtiderna för salstentan1ina, och uppmuntrar institutioner att dela upp långa salstentamina på flera skrivtillfällen. 10
2. Studiesocialt 2.1 Arbetsmiljöarbetet vid Umeå universitet Studentkåremas grundsyn Många studenter tillbringar stora delar av sin arbetstid på universitetsområdet. Vi ser att campus för studenter jämställs med en arbetsplats, därför är det av stor vikt att studiemiljön är tillfredställande. Campus består utöver vårt fysiska campus här i Umeå utav flertalet virtuella arbetsmiljöer i form av exempelvis lärplattformar och hemsidor. Umeå universitet har många distansstudenter vars enda kontakt med universitetet sker på webben. Det är viktigt att dessa är lättillgängliga och tydliga. Förutom att uppfylla den gällande arbetsmiljölagstiftningens krav säger Umeå universitets Arbetsmiljöpolicy (1999-06-07), dels att "Umeå universitet skall vara en arbetsplats som präglas av respekt för och tillit till individen samt vara säker och utvecklande för anställda och studenter" och dels att "Arbetsmiljöarbetet skall ge förutsättningar för ett positivt arbetsklimat och en god arbets- och studiemiljö". Följaktligen ska Umeå universitet skapa förutsättningar, både fysiska och psykosociala, för att anställda och studenter ska må bra, trivas och känna sig trygga. Arbetet för en bättre arbetsmiljö pågår ständigt på universitetet. En bra arbetsmiljö förändras och anpassas efter de som nyttjar universitetets lokaler. Studieplatser är en fråga som ständigt är aktuell och att studenterna vid Umeå universitet ska ha tillgång till arbetsplatser anpassade till studier är av högsta vikt. Även frågan om att rusta upp och förnya tentamenssalar är viktig. De externa tentamenssalar som används idag håller inte samma lnralitet som universitetets egna. Det systematiska arbetsmiljöarbetet kräver att studenter har möjlighet att uttrycka sig kring sin arbetsmiljö. Studentombuden fyller den funktionen och är garanten för en "levande och föränderlig" arbetsmiljö som anpassas efter de som vistas i lokalerna. Studenter är inte en homogen grupp och en anpassad arbetsmiljö kan se ut på alla möjliga sätt. Problembeskriming Vi ser att det på universitetet inte är helt lätt att veta var en ska vända sig med frågor och funderingar kring arbetsmiljö. Denna problematik ligger på flera aktörers bord, det ligger på oss eftersom att vi är studenternas företrädare i olika beredande och beslutande organ på universitetet. Men även på universitetet centralt då de strukturer som är uppbyggda idag inte alltid frän1jar dialog, diskussion och förändring utan ofta fastnar i byråkratiska och utdragna processer. Finns inte den dialogen blir förändringsmöjligheterna och de saker vi kan göra begränsade, då de riktiga förändringarna beslutas om och verkställs högre upp i organisationen. När vi inte far gehör tappar vi och ni förtroende hos våra SAMOs och hos studenterna. Alla studieplatser och tentamenssalar som används vid Umeå universitet håller ännu inte tillräckligt hög standard. Studenter behöver studieplatser och tentamenssalar där arbetsmiljön är god och anpassad efter de olika behov som studenter har. Framför allt behövs ett ökat antal studieplatser. Att Umeå universitetet använder externa tentamenssalar för att fler ska kunna examineras ser vi som positivt, men arbetsmiljön i salarna måste vara god. Tentamenssalarnas kvalitet varierar idag beroende på om det är en extern eller intern tentamenssal. Detta måste åtgärdas. Studentkåremas förslag till åtgärder Att det instiftas ett centralt forum där HSAMOs kan lyfta aktuella ärenden och frågor rörande arbetsmiljö. Att Umeå universitet tillgodoser behovet av fler grupprum och adekvata studieplatser med särskilt fokus på att upprätta god tillgång till el och nätverk. 11
Att Umeå universitet säkerställer att en god arbetsmiljö råder i de tentamenssalar som används. 2.1.1 Tentamenssalar St11dentkåremas gr11ndsyn Tentamen är en otroligt viktig del i högskolestudier som det ser ut idag, då det i mångt och mycket är då som alla insamlade kunskaper sätts på prov. Detta gör tentamenstillfället till ett 'otroligt kritiskt moment för studenter både ur en studiesynpunkt så väl som en arbetsmiljösynpunkt. Det är studentkårernas syn att det är otroligt viktigt att arbetsmiljön under tentamen är så bra som den bara kan bli för att inte påverka studenternas studieresultat. Problembeskriming På Arbetsmiljökommitten i februari 2015 tog huvudstuderandearbetsmiljöombuden upp frågan om bristfällig arbetsmiljö i tentamenssalar. Detta ledde till att Lokalförsörjningsenheten tillsammans med Universitetsservice fick ett uppdrag att utreda och genomföra åtgärder som är av infrastrukturkaraktär samt att föreslå åtgärder som minskar behovet av externt förhyrda lokaler. Detta berodde på att vi de senaste åren har sett ökade problem med tentamensalarna. Eftersom att antalet studenter ökar, ökar också antalet tentander. Detta innebär att salarna i östra paviljongen inte längre räcker till. Studenterna blir då utplacerade i skrivsalar på andra ställen så som IKSU och Folkets hus med mera. Universitetet kan inte ha samma kontroll över arbetsmiljön i dessa salar som de kan på Östra Paviljongen. Detta har inneburit att det inte varit en adekvat ljudbild, kallt i salarna och att det har varit svårt för studenterna att ta sig till salarna. Delar av detta har nu åtgärdats, men det är något vi måste fortsätta En annan utmaning som vi ser för framtiden är att sättet vi skriver tentamen förändras och att med intåget av digitala tentamina kommer såväl tekniska aspekter som att salar måste uppgraderas med förbättrad elförsörjning och ventilation. Detta är något som är på gång, men vi anser ändå att det är en viktig sak att poängtera och att det följer med i tanken eftersom vi förhoppningsvis kommer se en ölming i antalet digitala examinationer. Vi ser också en problematik i att studenterna förväntas ta med sig sina egna datorer och att dessa har olika prestanda och lnralitet. Detta kan vara problematisk om det visar sig att datorer hänger sig eller saknar uppdateringar som är nödvändiga. Detta kan i sin tur orsaka en onödig stress och oro hos studenterna. Anmälan till tentamen är idag något som är problematisk för studenterna då detta hanteras olika vid olika institutioner. Vissa använder LADOK på web, andra har egna system och vissa gruppanmäler alla. Detta är ett problem då studenter ofta går mellan institutioner och då ibland inte lyckas anmäla sig till tentamina eller inte vet om att man ska anmäla sig. St11dentkåremas förslag till åtgärder Att Umeå universitet fortsätter arbeta för att arbetsmiljön i externa tentamenssalar ska hålla lika hög standard som universitetets egna. Att Umeå universitet kontinuerligt arbetar med att anpassa befintliga och kommande tentamenssalar för digital examination. Att anmälan till tentamen för samtliga kurser samlas på en hemsida, så att shidenten ser de kurser som den är registrerad på och se hur anmälan sker, oavsett vilket system den enskilda institutionen använder. 12
2.1.2 Bristande bemötande vid institutioner och fakulteter Studentkåremas grundsyn Ett gott bemötande från lärare, personal och medstudenter är den enskilt viktigaste faktorn för att uppnå en god psykosocial arbetsmiljö för universitetets studenter. Det bör därför ses som en självklarhet att samtliga lärare och studenter alltid ska bemöta varandra med respekt. Detta är vidare en av utgångspunkterna i universitetets Arbetsmiljöpoliry, men frågan om bemötande går ej att lösa med punktinsatser. I likhet med många arbetsmiljöfrågor blir strävan efter att säkerställa ett respektfullt bemötande och ett gott arbetsklimat därför att betrakta som ett arbete som aldrig kan färdigställas, och ständigt måste påbötjas på nytt. Problembeskrkning Bristfälligt bemötande utgör fortfarande grunden till en relativt stor del av de studentärenden som kommer till kårernas kännedom. Problematiken kan ta sig vitt skilda uttryck, med allt från uteblivet bemötande (studenter som ex. ej far något svar på frågor som mailas till läraren) eller missförstånd som följd av otydlig kommunikation, till mer allvarliga saker som rena otrevligheter eller kränkande bemötande gentemot studenterna. Det förstnämnda påverkar främst den generella utbildningskvaliteten medan det sistnämnda kan ha långtgående negativa psykosociala effekter för den enskilde studenten. Brister i bemötandet är något som kunnat observeras vid samtliga fakulteter, och det är därför en fråga som är av vikt för universitetet i stort, inte en problematik som är avgränsad till ett fatal institutioner. Ett generellt och återkommande problem är bristen på tydliga rutiner i fall där en student känner sig dåligt bemött. Studenter omfattas ej heller av Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) vilket gör att det många gånger för studenterna är otydligt att det är prefekt som bär ansvar för arbetet med den psykosociala arbetsmiljön vid respektive institution. Universitetets Handlägg11i11gsord11ing vid diskrimineti11g, trakasserier och krä11k11i11gar är ett steg i rätt riktning, men arbete återstår för att sprida kunskapen om densamma. Studentkåremas förslag till åtgärder Att samtliga anställda vid universitetet efterföljer 4 Förvaltningslagen och skyndsamt besvarar frågor från studenter eller andra enskilda personer. Att riktlinjer upprättas rörande vart en student ska vända sig som inte fatt svar på en fråga, och att dessa riktlinjer på ett tydligt sätt kommuniceras till studenterna. Att universitetets handläggningsordning vid diskriminering, trakasserier och kränkningar far bred spridning internt, och ses som den självklara utgångspunkten i varje fakultets och institutions arbete med hanteringen av dessa frågor. Att nämnda handläggningsordning på ett tydligt sätt kommuniceras till studenterna, så att det aldrig råder några tvivel om vart en student som känner sig illa bemött av en lärare eller medstudent bör vända sig. 2.1.3 Access för studenterna vid Umeå universitetet Studentkåremas grundsyn Universitetet är till för studenterna. Det bör ses som en självklarhet att studenterna har tillgång till samtliga av universitetets allmänna lokaler, oavsett vilken institution eller kurs en tillhör. Detta är särskilt viktigt i det rådande läget av ständig brist på adekvata studieplatser och grupprum. Studenterna bör inte bli begränsade i vilka studieplatser de kan använda sig utav. Det borde vara en självklarhet att en student har möjlighet att studera på en studieplats som är bäst tillgänglig till studenten, oavsett vilket campus det gäller. 13
Problembeskrivning Nuvarande system där Umu-kortet är kopplat till kurskod och endast ger access till de byggnader vari aktuell kurs är förlagd innebär många praktiska problem både för studenter och lärare. Vi vet att många studenter studerar på campus efter kontorstid, och begränsningarna i access minskar då drastiskt flexibiliteten i studenternas vardag. Dessutom kan studenter och anställda inte heller använda de invändiga passager som finns för att röra sig mellan de olika byggnaderna på campus, vilket är en stor nackdel inte minst under de kallare årstiderna, och även en orsak till ökad otrygghet. De skäl för att begränsa access som har åberopats handlar alla om säkerhetsaspekten, vilket vi menar tyder på en grundläggande brist på tillit till studentgruppen, vilket inte kan anses vara skäl nog för att så kraftigt försämra studiemiljön på campus. Något som försvårar det redan komplicerade systemet är att accessen för många studenter måste begäras från respektive hus, beroende på vilka regler det huset har. Det har inte fungerat att kontakta Infocenter, då de hänvisat till respektive Husservice Det är alltså inte bara frågan om begränsad access, det är också omständligt att skaffa. Studenter har blivit särskilt begränsade när det kommer till att kunna studera under sommarperioden eftersom att accessen tas bort under sommaren. Detta gör att de studenter som studerar inför kommande omprov inte har alla förutsättningar som behövs. Studenter hamnar också i kläm vid terminsskiften, vilket kan undvikas genom att inte dra tillbaka access innan registreringen på just påbörjad kurs är genomförd. För ett levande campus krävs att studenter och anställda kan komma åt sina arbetsplatser oberoende av tid på dygnet och under året. Studentkåremas förslag tiu åtgå'rder Att alla registrerade studenter ska ges access till samtliga allmänna studieplatser på campus. Att systemet för att begära och tilldelas access ses över och förslagsvis samordnas av Infocenter. Att alla studenter ska ha access till studieplatser även under sommaren och vid terminsskiften. 14
2.2 Lika villkor vid Umeå universitetet Studentkåremas grundsyn Strävandet efter om ett rättvist samhälle där alla människor har lika värde oberoende av etnicitet, kön eller ekonomiska förutsättningar blir utan aktiva åtgärder och främjande arbete en hägring. Universiteten har en stor roll att spela för att lägga grunden till ett mer jämlikt och jämställt samhälle. För att Umeå universitet ska kunna erbjuda likvärdig utbildning till alla studenter är det en förutsättning att Umeå universitet är lyhörd inför hela studentgruppen. Studentgruppen består av personer med olika kön, genus, etnicitet, funktionshinder, ålder, ekonomiska förutsättningar samt geografiska förutsättningar; det finns ingen student som är den andra lik. Alla dessa har lilrn rätt till högskoleutbildning. Umeås studentkårer anser att alla bör kunna studera vid Umeå universitetet på lika villkor och att det i grunden är en kvalitetsfråga (diskrimineringslag 2008: 567). Problembeskriming Den akademiska världen i Sverige upplevs inte som anpassad till den heterogena studentgruppen och högskolan har inte följt med i den demografiska och strukturella förändringen av studentgruppen. I dagsläget ser vi att högskolan blir allt mer segregerad och trösklarna för att påbörja högskoleutbildning vä.xer. Umeå universitet arbetar med lika villkorsfrågor på både lång och kort sikt samt med både teori och praktik. Undersökningar exempelvis studentbarometern och nybörjarenkäten som gjorts på området har gett tydliga, kvantifierbara resultat. Umeå universitet måste fortsatt arbeta med att lyfta lika villkorsfrågor utifrån dessa resultat - inte minst genom återkoppling och utvärdering. Det är av stor vikt att arbetet med uppföljning också mynnar ut i en förändring av verksamheten där så behövs. Allas möjligheter till högre utbildning, och på sil\:t inflytande och makt, är en demokratifråga. Något som arbetas med och fortsatt bör utvecklas är breddad rekrytering och breddat deltagande. Med breddad rekrytering menar vi att student- såväl som personalpopulationen ska återspegla samhället i stort I strävan efter att uppnå en breddad rekrytering är det viktigt att arbetet med breddat deltagande inte hamnar i skuggan. Att fa in människor på universitetet är en sak, men att se till att de som påbötjat studier också avslutar dem är avgörande. Stlldentkåremas förslag till åtgärder Att Umeå universitet tillsammans med studentkårerna kontinuerligt arbetar med breddad rekrytering och breddat deltagande. Att Umeå universitet aktivt arbetar för att uppnå en jämnare könsfördelning bland lärosätets professorer. 2.2.1 Studenter med barn Stllden tkåremas grund syn Det är studentkårernas syn att alla studenter ska ges samma möjligheter att bedriva sina studier vid universitetet och att detta inte ska försvåras av att vara förälder. Problembeskriming Det förekommer fortfarande idag att studenter schemaläggs på kvällstid till undervisning eller examination, som inte kräver att den är på kvällstid. Detta orsakar en del problem för studenter som har barn då dessa kanske inte har san1ma möjlighet att delta i denna undervisning, då det kan vara svårt att ordna med förskola eller barnpassning för dessa moment. Således ges inte dessa studenter samma möjlighet att kunna genomföra sina studier med lika gott resultat som studenter utan barn. 15
Utöver detta tillkommer regeln för Bams vistelse på arbetsplatse11 som dels är ett mycket intetsägande och gammalt dokument. Detta är ett dokument som i stor utsträckning inte efterlevs av varken studenter eller personal. Det orsakar dock problem för studenter med barn som inte har möjligheten att ta med sig dessa på föreläsningar eller motsvarande. Detta trots att baren inte stör undervisningen. Detta innebär att studerade föräldrar ibland missar undervisning på grund av just denna regel då de av olika anledningar inte kunna lämna sitt barn hemma själva eller ordna med barnpassning. Ett annat problem som inte specifikt enbart drabbar studerande föräldrar, men som ofta får större konsekvenser för dessa, är att kompletteringsuppgifterna som ska ersätta muntliga seminarier vid frånvaro inte är i storleksmässig proportion till själva seminariet. Detta framförallt då deras frånvaro framförallt orsakas av att deras barn är sjuka, vilket inte är allt för ovanligt. Ett muntligt examinerande seminarium kräver ofta att du är närvarande och al(tivt deltagande, men i praktiken kan det räcka med att studenterna säger någon enstaka mening eller ibland till och med så räcker det med att studenten bara är närvarande. Är studenten inte där för att ens barn är sjukt kan detta leda till en exempelvis 4 sidor lång kompletteringsuppgift. Detta innebär att en student som kanske förberett sig väl inför seminariet, nu behöver lägga tid på en komplettering, som i väldigt många fall tar mer tid än förberedelsen inför seminariet. Det är ett problem för studenter i allmänhet och för studenter med barn i synnerhet eftersom dessa inte själva orsakat sin frånvaro och dessutom oftast har mer begränsade möjligheter att lägga denna extra tid som krävs för kompletteringen utöver själva seminarietiden. St11dentkåremas förslag till åtgärder Att Umeå universitet arbetar för att minimera schemaläggning på kvällstid och arbeta för att all undervisning och examination ska ske på dagtid. Att Umeå universitet ser över dokumentet Bams vistelse på arbetsplatsen. Att Umeå universitet arbetar för att kompletteringar ska motsvara det ursprungliga examinerande momentet och att studenter som inte kunnat delta ej missgynnas, exempelvis på grund av sjuka barn. 2.2.2 lnternationalise1 ing Studen tkåremas grundsyn Umeå universitet skall vara ett universitet som är attraktivt för internationella studenter att studera vid. Dessa internationella studenter skall även känna sig välkomna och trygga i Umeå. Sverige, såväl som Umeå, präglas idag av många kulturer, och studiemiljön vid Umeå universitet bör därmed spegla hur samhället ser ut i stort. Strävan efter möjliggörande av utbyte av perspektiv och erfarenheter med människor från andra länder och kulturer bidrar till att göra studenter redo för en internationell arbetsmarknad. Det är därför viktigt att betona vikten av internationalisering genom väl utvecklade kommunikationer mellan internationella lärosäten, i syfte att hävda Umeå universitet i den internationella konkurrensen. Ett internationellt perspektiv bör vara en självklar del i den dagliga verksamheten som drivs vid Umeå universitet för att stärka kvaliteten och mångfalden i utbildningen. Samtliga programstudenter vid Umeå universitet, oberoende tillhörande fakultet och institution, bör fa samma möjligheter att inkluderas i en internationell miljö, oavsett val att studera vid ett internationellt lärosäte eller ej. Därför är det viktigt att det även på hemmaplan råder en internationell miljö. Umeå universitet bör därför vara väl förberett att ta emot internationella studenter och bistå med nödvändiga resurser och information såväl innan ankomst som under tiden för studier. 16
Problembeskrin1ing Det är för programstudenter ett problem att det erbjuds olika möjligheter till utlandsstudier beroende på programtillhörighet. Situationen blir därmed att det uppkommer tillfällen där studenter vill åka på utbyte, men på grund av programmets utformning eller att det inte finns relevanta avtal kopplade till det aktuella ämnet kan inte den möjligheten ges. Den bristande informationen kring visum återkommer ofta som problem. Den bristande informationen påverkar studenterna negativt om de inte har korrekt eller tydlig information kring hur studiekraven är kopplade till risken att visum blir indraget. Denna bristande information kan bidra till en ryckighet i planeringen av universitetets utbildningar, samt en osäkerhet för studenter att planera sin studietid. För att vara en välkomnande miljö för internationella studenter bör en internationell student känna sig likvärdig de nationella studenterna. Att känna till sina skyldigheter samt rättigheter som student vid Umeå universitet underlättar detta. I dagsläget är endast ett begränsat urval av Umeå universitets regelverk översatta till engelska. Detta innebär att internationella studenter har färre möjligheter att på egen hand uppsöka vilka regler som gäller. Då populationen med annat modersmål än svenska ökar, underlättar ett översatt regelverk även för nationella studenter och personal. Studentkåremas förslag till åtgärder Att Umeå universitet ser över hur internationella studenter informeras om visum samt hur den kommunikationen kan förbättras. Att Umeå universitet fortsätter och utökar samarbete med internationella nätverk för samverkan. Att Umeå universitet utvärderar de utbytesavtal som finns för att säkerställa att de utländska lärosätena håller hög kvalitet. Att samtliga regelverk, dokument och blanketter vid Umeå universitet översätts till engelska. Att Umeå universitet skapar givande forum för inresande forskarstuderande, och gästforskare/-lärare. 17
3. Forskarstuderande och Forskarutbildning St11den tkåremas gr11ndsyn Forskarstuderande är kopplingen mellan grundutbildningsstudenter och forskning och blir därför en känslig del i universitetets kärnverksamhet. Det är viktigt att de forskarstuderande far samma förutsättningar och möjligheter som andra anställda och studenter vid universitet. Problembeskriming I regeldoln1mentet Regierfor utbild11illgpå farskarnivå vid Umeå universitet anges det att samtliga forskarstuderande som undervisar eller kommer att undervisa på grund- eller avancerad nivå ska ha relevant högskolepedagogisk kompetens och att samtliga forskarstuderande ska erbjudas utbildning för att utveckla denna kompetens. Detta låter bra, men det saknas uppgifter på vem som bär det yttersta ansvaret för detta. Är det den forskarstuderande själv, institutionen eller fuk-ulteten som ska säkerställa att den forskarstuderande har relevant kompetens och vem erbjuder den forskarstuderande utbildningen? Att säkerställa att forskarstuderande far den pedagogiska kompetens de behöver ger dem en grund att stå på i sitt framtida arbete och minskar den stress och osäkerhet det ger att bli inkastad i en situation den forskarstuderande inte känner sig förberedd för. Forskarstuderandes högskolepedagogiska kompetens är inte bara viktig för den forskarstuderandes egen utveckling, utan påverkar också utbildningskvaliteten för studenterna denne möter. Utöver detta tillkommer också stora brister i studieadministrationen för forskarutbildningen, det saknas dels tydliga regler och struktur för vem som bär ansvar för vad. Detta innebär att forskarstudenterna själva far jaga efter sina examinatorer för att få kurser inrapporterade i LADOK och oklarheter kring vilka papper som ska fyllas i när, hur och av vem. Övergången till digital anmälan till kurser har också skapat stor förvirring. Idag finns stora problem i anställningsprocessen för forskarstuderande. Många handledare väntar med att skriva in forskarstuderandena tills studenten har producerat forskning och detta bidrar till kort netto-studietid. Detta ser dels inte bra ut i statistiken och vi anser också att utbildningen tappar i kvalitet. Doktorandrådet ser också att antalet skuggforskarstuderande ökar och en minskning i antalet antagna forskarstuderande som en följd av att utbildningsbidraget tagits bort. Orsal\:en till detta är framförallt att det blivit kostsamt att ha en doktorand anställd. Denna minskning behöver inte vara negativ, men är oroväckande för bland annat universitetets kompetensförsörjning om den fortgår. Villkoren för de forskarstuderande som har kombinerad anställning på landstinget drabbas också av problem då de måste bedriva forskarutbildning på minst 50%. Det är inte alltid detta respekteras av klinikerna och det är svårt att få ledigt från den kliniska anställningen för att åka på konferenser eller kurser på andra orter. Vi ser också ett stort problem i sjukskrivningar bland forskarstuderanden, och då framförallt att detta orsakas av för hög arbetsbelastning och stress. Stlldentkåremas förslag till åtgärder Att Umeå universitet utvecklar regelverket Reglerfa r utbild!lillgpåfimkamivå vid Umeå universitet och bland annat ställer krav så att forskarstuderande är garanterad pedagogisk utbildning. Att Umeå universitet ser över möjligheten att inrätta regler för studieadministration även för forskarutbildning. Att Umeå universitet säkerställer att det finns kursplaner på samtliga forskarutbildningar för att kunna garantera en rättssäker bedömning. Att Umeå universitet arbetar för att informera studenter om möjligheterna till en akademisk karriär. Att rekryteringsprocessen för forskarstuderande öppnas upp och blir tydligare. 18
Att Umeå universitet de kommande tre åren genomför en arbetsmiljösatsning för de forskarstuderande vid lärosätet. 19
4. V erksamhetsförlagd utbildning och övrig praktik 4.1 Utbildningsaspekter Studentkåremas grundsyn Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) och praktik är ett viktigt, och högt uppskattat, utbildningsmoment för många studenter vid Umeå universitet. Vi ser positivt på att fler och fler studenter får möjlighet att utvecklas genom studier utanför universitetets olika campus, och hoppas att ännu fler studenter ska få VFU /praktik som en naturlig del av sin utbildning i framtiden. Studenter som idag inte har VFU /praktik inom ramen för sin utbildning efterfrågar detta, kanske framförallt studenter vid den humanistiska fakl!lteten. I och med att universitetet vä."xer, och studentgrupperna blir allt större, är VFU /praktik också ett sätt att tillse att alla studenter får del av handledning och stöd i en luftigare miljö. För att VFU /praktik ska bli en positiv upplevelse, som hjälper studenterna att uppnå sina kursmål, är det en förutsättning att det praktiska fungerar smidigt. Det är av stor vikt för studenter att informationen vid VFU-/praktikplacering är tydlig, och att den är relevant i förhållande till studentens utbildning. VFU /praktik rör sig ofta om studier förlagda på annan ort än Umeå så är det viktigt att praktiska detaljer så som information om placering fungerar, och har förutsättningar för att fungera, på ett smidigt och effektivt sätt. Följaktligen ställer det krav på att studenter blir tilldelade VFU-/praktikplacering i god tid samt att dess struktur uppfyller de krav som kllrsen kräver. Problembeskrivning Flera studentärenden har handlat om den brist på kommunikation som ofta gäller mellan universitetets lärare och verksamheternas handledare, där studenten ibland hamnar i kläm. Detta blir särskilt problematiskt när det gäller bedömningar. Universitetets handledare kommer ut till VFU-/praktikplaceringen ett fatal gånger under placeringen, ibland enbart en gång, och baserar sedan sin bedömning på detta besök. Den handledare som studenten har arbetat nära under sin placering bidrar inte nödvändigtvis till denna slutgiltiga bedömning, vilket i många fall blir problematiskt eftersom universitetets handledare bara ratt se en så liten del av studentens arbete. Vi anser att det inte ska vara studentens uppgift att kompromissa mellan information hen fått från sina olika handledare för att veta vad hen ska göra. Inte heller anser vi det rätt att studenten bedöms, och får ett betyg, baserat på en så liten del av sin VFU /praktik som sker idag. Det har även framkommit att studenter blivit tilldelade handledare som har begränsad tjänst, såsom halvtidstjänst eller liknande, vilket medför att den verksamhetsförlagda utbildningen blir bristfällig. Handledares kompetens är viktig för att studenterna ska ta en kvalitativ VFU /praktik och denna kompetens kan endast försäkras om handledare får rätt handledarutbildning. St1.1dentkåremas förslag till åtgärder Att Umeå universitet arbetar med att förbättra administrationen kring VFU /praktik samt tydliggöra för både lärare, kliniska handledare och studenter hur handledning och bedömning genomförs. Att Umeå universitet försäkrar sig om att de lokala handledarna får lämplig handledarutbildning för ökad kvalitet på VFU och klinisk pral{tik. 20
4.2 Studiesociala aspekter Studentkårernas grundsyn Det ska vara möjligt att bedriva högskolestudier utan att kringkostnader i samband med obligatorisk placering på annan ort ska kräva att studenterna behöver ta banklån eller tvingas avbryta sina studier. Det är också studentkårernas mening att studenterna ska ges möjligheten att planera sina liv och därmed i god tid behöver ra veta var de ska placeras. Alla studenter ska ha samma möjligheter att genomföra sin utbildning och detta inkluderar VFU /praktik. Problembeskrivning När man granskar de ärenden som inkommit till studentkårerna rörande VFU /praktik rör de studiesociala frågorna framförallt VFU-/praktikplaceringar utanför Umeå och stress med att hitta boende i samband med detta. Reglerfiirpraktik och studieresorvid Umeå universitet säger i kapitel två att för praktik på pendlingsavstånd från Umeå ska placeringen meddelas minst två veckor i förväg och om det krävs boende utanför Umeå bör platsen meddelas minst en månad i förväg. Det har inkommit flera ärenden till studentkårerna när detta inte skett utan pral(tikplatser har meddelats så sent som en till två veckor i förväg, trots att studenten inte kan vara kvar i Umeå. Detta gör det väldigt svårt för studenterna att hitta boende på dessa orter och försvårar även möjligheten att hyra ut sitt eget boende i Umeå. Detta leder i sin tur till, utöver stress orsakat av behovet att hitta boende med kort varsel, merkostnader för studenterna eftersom det är svårt att hitta billigt boende med kort framförhållning. En annan bieffekt av detta är att studenten inte hinner hyra ut sitt boende i Umeå vilket leder till kostnader för dubbla boenden. Den ersättning som universitetet idag erbjuder täcker dock sällan kostnadsökningen som detta medför. Ersättningen rälmas dessutom ned om praktikperioden är kortare än en månad, men studenten står oftast med en hel månad i hyra även om perioden för praktik varit kortare. Studentkårernas förslag till åtgärder Att Umeå universitet ser över möjligheterna till ökat bidrag för, eller på annat sätt minska, dubbla boendekostnader i samband med VFU /praktik. Att Umeå universitet fortsätter påverkansarbetet gentemot sina partners för att kunna meddela studenterna var de ska göra sin VFU /praktik senast en månad innan momentets start. Att Umeå universitet skapar möjligheter som underlättar för studenter att hitta boenden utanför Umeå i san1band med VFU /praktik. Att Umeå universitet ser över rutinerna för tilldelning av VFU-/praktikplaceringar och utvärderar om detta kan utvecklas i syfte att säkerställa att besked om placering lämnas senast en månad innan VFU /praktikperioden inleds. 21
/ Jonas Nordström l:e vice kårordförande Utbildnings ans varig Umeå studentkår Rebecca Carlander 2:e vice kårordförande Arbetsmiljö & likavillkorsansvarig Umeå studentkår l:e vice kårordförande Central utbildnings bevakare Umeå Medicinska Studentkår I r'f I?.?.'' ~'~~ ils Gustafsson 2:e vice kårordförande Studiesocialt ansvarig Umeå Medicinska Studentkår Linda Karlsson l:e vice kårordförande Central utbildnings bevakare Umeå naturvetar- och teknologkår 2:e vice kårordförande Studiesocialt ansvarig Umeå naturvetar- och telmologkår Studentombud HumSek Kalle Eriksson Studentombud SamSek &Jf ~6;L Elina Bjurbäck Studentombud BetSek & HHUS Studentombud UmPe
Bilaga p 91
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: BESLUT Datum: 2016-12-14 Dnr: UmU 223-514-09 Sid 1 (6) Uppföljning av karriärbidrag omgång 2 (2011-2013) Sammanfattning Universitetsstyrelsen beslutade 2008 (UmU 223-514-09) om en satsning på karriärbidrag under två utlysningsomgångar till forskare i en tidig fas av karriären med anställning vid Umeå universitet. För den andra omgången 2011-2013 erhöll totalt 37 karriärbidragstagare 2 mnkr vardera, varav ett bidrag finansierades genom medel från Västerbottens läns landsting. Av de totalt tilldelade 72 mnkr har 93 procent nyttjats hittills. Bibliometrisk analys visar att karriärbidragstagarna som grupp hade högre publiceringsfrekvens vid beviljandet av karriärbidrag samt haft fortsatt hög eller ökande publiceringsfrekvens under perioden 2012-2016 jämfört med referensgruppen. Mellan perioden 2011-2016 beviljades dessutom 14 karriärbidragstagare (36 procent kvinnor och 64 procent män) externa projektmedel i nationell konkurrens från Vetenskapsrådet eller från Forte. År 2016 hade nio karriärbidragstagare befordrats till professorer (tre kvinnor och sex män). Ett program för strategisk kompetensförsörjning med inriktning för forskningsledarskap, Morgondagens forskningsledare, utvecklades för karriärbidragstagarna. Programmet vidareutvecklades senare till att även inkludera forskare som inte var mottagare av karriärbidrag. Karriärbidragen har varit uppskattade och gett forskare bättre möjligheter till att utveckla sin forskning och stärka sin meritering. Beslut Universitetsstyrelsen beslutar att fastställa Bakgrund Uppföljning av karriärbidrag omgång 2 (2011-2013) Umeå universitetsstyrelse beslutade 2008 (UmU 223-514-09) om en karriärbidragsatsning riktad till forskare i en relativt tidig fas av karriären och med anställning vid Umeå universitet. Satsningen fördelades på två utlysningsomgångar år 2008 och 2010. I den första omgången erhöll 71 forskare karriärbidrag. Satsningen var mycket lyckosam och rönte stor uppmärksamhet både internt och externt. I en andra omgång utlystes ytterligare 30 bidrag med möjlighet att tilldelas 1 mnkr per år under två år för perioden 2011-2013. Efter slutberedning beslutades det att bevilja totalt 37 karriärbidrag, varav ett bidrag finansierades genom medel från Västerbottens läns landsting. Karriärbidragen kunde bl.a. användas för forskningstid, utrustning, förbrukningsvaror, teknisk hjälp, postdoc eller annat som var av betydelse för forskningen. Universitetsstyrelsen beslutade 2015-06-11 att en uppföljning av karriärbidrag omgång 2 ska redovisas hösten 2016 (Dnr FS 1.3.2-784-15).
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: BESLUT Datum: 2016-12-14 Dnr: UmU 223-514-09 Sid 2 (6) Utfall Fördelning av karriärbidrag omgång 2 (2011-2013) Beslut om fördelning av karriärbidragen togs efter förslag från två externa bedömargrupper (en för Humaniora och Samhällsvetenskap samt en för Teknik- och Naturvetenskap och Medicin) som granskade ansökningar från respektive ämnesområden. Bedömningsgrunderna var vetenskaplig kvalitet och originalitet, forskarens självständighet och potential att utvecklas framgångsrikt inom området och uppnådd vetenskaplig meritering. Fördelning av karriärbidragen skedde inom två grupperingar: Humanistisk fakultet eller Samhällsvetenskaplig fakultet och Teknisk-naturvetenskaplig fakultet eller Medicinsk fakultet. Sökande behövde uppfylla följande krav för att kunna anses behöriga: Ha avlagt doktorsexamen eller en utländsk examen som bedömdes motsvara doktorsexamen Avlagt doktorsexamen minst två år och upp till omkring 10 år före ansökningstidens utgång Ha anställning vid Umeå universitet under 2008 (omgång 1) och 2010 (omgång 2) Totalt sökte 255 personer karriärbidrag varav fördelningen var 49 procent kvinnor och 51 procent män (tabell 1). Av 96 sökande (57 kvinnor och 39 män) från Humanistisk fakultet och Samhällsvetenskaplig fakultet beviljades totalt 14 forskare (6 kvinnor och 8 män) karriärbidrag. Av 159 sökande (68 kvinnor 91 män) från Teknisk-naturvetenskaplig fakultet och Medicinsk fakultet beviljades 23 forskare (10 kvinnor och 13 män) karriärbidrag. Totalt beviljades 37 personer karriärbidrag. Vid beviljandet av karriärbidrag beaktades komponenter såsom söktryck, fördelning mellan fakulteter samt fördelning kvinnor och män baserat på bedömargruppernas rangordning av sökande. Ansökningar (antal, andel) Beviljade (antal, andel) Män Kvinnor Män Kvinnor Hum Sam 39 41% 57 59% 8 21% 6 11% TekNat Med 91 57% 68 43% 13 14% 10 15% Totalt 130 51% 125 49% 21 16% 16 13% Tabell 1. Söktryck och beviljande av karriärbidrag omgång två. Fördelning av karriärbidragstagarnas anställningsform 2011-2016 Anställningsformen för karriärbidragstagarna inom gruppen Humanistisk fakultet och Samhällsvetenskaplig fakultet år 2011 var totalt två forskarassistenter (två kvinnor), en projektledare (man) och elva universitetslektorer (fyra kvinnor och sju män) (figur 1). Vid analys av anställningsformer år 2016/11 hade fyra universitetslektorer befordrats till professorer (en kvinna och tre män). Antalet universitetslektorer minskade från elva till nio personer (fem kvinnor och fyra män) pga. befordran. Tre karriärbidragstagare inom gruppen
Forsk.ass Forskare 1:e Forsk.ass Postdoktor Universitetslektor Professor Forsk.ass Forskare 1:e Forsk.ass Postdoktor Universitetslektor Professor Forsk.ass Projektledare Universitetslektor Forskare Professor Forsk.ass Projektledare Universitetslektor Forskare Professor UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: BESLUT Datum: 2016-12-14 Dnr: UmU 223-514-09 Sid 3 (6) Humanistisk fakultet och Samhällsvetenskaplig fakultet har avslutat sina anställningar vid Umeå universitet (två män och en kvinna). 12 8 7 4 4 0 2 1 4 5 1 3 1 2011 2016 Kvinna Man Figur 1. Fördelning av karriärbidragstagarnas anställningsform år 2011 och 2016 inom gruppen Humanistisk fakultet och Samhällsvetenskaplig fakultet. Förkortning: Forskningsassistent (Forsk.ass). Fördelning av anställningsformer bland bidragstagarna vid tidpunkt för tilldelning av karriärbidrag och efter 5 år presenteras i figur 2. År 2016 hade fem personer befordrats till professorer (tre män och två kvinnor). Gruppen universitetslektorer ökade från sex till 13 personer (sex kvinnor och sju män). Ingen karriärbidragstagare hade anställningsformen forskarassistent år 2016, jämfört med 2011 då tio personer var forskarassistenter (åtta kvinnor och två män). En karriärbidragstagare har avslutat sin anställning (en man) vid Teknisknaturvetenskaplig fakultet. 16 12 8 4 0 8 1 3 2 3 1 1 2 3 3 1 7 6 3 2 2011 2016 Kvinna Man Figur 2. Fördelning av karriärbidragstagarnas anställningsformer 2011 och 2016 inom gruppen Teknisknaturvetenskaplig fakultet eller Medicinsk fakultet. Förkortningar: Forskningsassistent (Forsk.ass).
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: BESLUT Datum: 2016-12-14 Dnr: UmU 223-514-09 Sid 4 (6) Externa bidrag och utnämningar för karriärbidragstagarna omgång 2 Under perioden 2011-2016 beviljades 38 procent (14 personer) av karriärbidragstagarna projektmedel från Vetenskapsrådet eller från Forte (källa: Prisma). Fördelningen var 36 procent kvinnor och 64 procent män. Av dessa 14 forskare tillhörde 36 procent Humanistisk fakultet eller Samhällsvetenskaplig fakultet (3 kvinnor och 2 män) och 64 procent Teknisknaturvetenskaplig fakultet eller Medicinsk fakultet (2 kvinnor och 7 män). Karriärbidragstagare har även erhållit medel från forskningsfinansiärer såsom Wallenbergstiftelserna och Knut och Alice Wallenberg projekt, Wenner-Gren Foundation, Cronqvists stiftelse, Hjärnfonden och Vinnova. Två karriärbidragstagare (två män) blev utsedda till Wallenberg Academy Fellows, år 2013 respektive 2015. Karriärbidragstagarnas publicering En bibliometrisk analys av karriärbidragstagarnas vetenskapliga produktion har gjorts för publiceringsåren 2010-2011 och publiceringsåren 2012-2016 eller fram till och med respektive karriärbidragsmottagare sista anställningsår. Den genomsnittliga normaliserade publikationspoängen beräknades sedan för dessa två perioder. Den första perioden visar publikationsmönstret vid ansökan av karriärbidragen och den andra perioden under och efter tilldelning av karriärbidrag. För att kunna jämföra karriärbidragstagarnas utveckling med forskare som inte fått karriärbidrag har det skapats en referenspopulation för varje karriärbidragsmottagare. Alla individer i referenspopulationen för en karriärbidragstagare (i) tillhörde samma befattningskategori som karriärbidragsmottagaren år 2010, (ii) var anställd vid samma fakultet som karriärbidragsmottagaren år 2010 samt (iii) har en anställningsperiod vid Umeå universitet som är lika lång eller längre som för karriärbidragstagaren. På så sätt kan referenspopulationerna tjäna som kontrollgrupper med avseende på (i) var i karriären en individ befann sig vid studiens start (t.ex. postdoktor kontra universitetslektor), (ii) variation i en fakultets publiceringskultur samt (iii) anställningstid (antal år som potentiellt kan generera publikationer från Umeå universitet). Publikationspoäng har beräknats för varje karriärbidragsmottagare och referenspopulation, definierat som summan av fraktionaliserade 1 vetenskapliga publikationer viktade enligt den s.k. norska modellen. 2 Den genomsnittliga normaliserade publikationspoängen beräknades sedan för de två perioderna. En genomsnittlig, normaliserad publikationspoäng på 1,0 betyder 1 Dvs. för samförfattade publikationer delas poängen upp så att t.ex. vid fyra författare får varje författare en fjärdedels publikation. 2 Den norska modellen (som används vid fördelning av statsanslagen i Norge) innebär att publikationer viktas dels med avseende på publikationskanalens kvalitet (en artikel i en framstående tidskrift viktas högre), dels publikationens typ (en bok viktas t.ex. högre än en artikel).
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: BESLUT Datum: 2016-12-14 Dnr: UmU 223-514-09 Sid 5 (6) att karriärbidragstagarna i genomsnitt genererade lika mycket publikationspoäng som individerna i referenspopulationen. Den bibliometriska analysen visar att karriärbidragstagarna under första perioden hade 41 procent fler publikationspoäng (figur 3) jämfört med referenspopulationen. Detta tyder på att karriärbidragstagarna som grupp hade högre publiceringsfrekvens redan innan de blev beviljade karriärbidragen. Under publiceringsåren 2012 2016 eller fram till och med respektive karriärbidragsmottagare sista anställningsår hade karriärbidragstagarna publikationspoäng som låg 77 procent över referenspopulationen vilket tyder på att karriärbidragstagarna har fortsatt haft hög eller ökande publiceringsfrekvens. 2.50 2.00 1.77 1.50 1.41 1.00 0.50 0.00 2010-2011 2012-* Figur 3. Karriärbidragstagares genomsnittliga normaliserade publikationspoäng relativt referenspopulationer. Ett värde på 1,0 (svart linje) betyder att karriärbidragstagarna i genomsnitt genererade lika mycket publikationspoäng som individerna i kontrollgrupperna. Felstaplarna anger estimerade standardfel framtagna med bootstrapp-metodik. Data är hämtat från DiVA och Primula. Koppling mellan individer och publikationer baseras på CAS. *=2016 eller karriärbidragstagarens sista anställningsår. Strategisk kompetensförsörjning inom forskningsledarskap För utvecklingen av framgångsrik forskning vid Umeå universitet är forskningsledaren en viktig strategisk resurs. År 2012 2014 genomfördes projektet Morgondagens forskningsledare vid Umeå universitet riktat till gruppen karriärbidragstagare. Av drygt ett hundratal karriärbidragstagare genomgick ca 60 st utbildningsprogrammet. Erfarenheterna från karriärbidragstagarna som deltagit programmet är genomgående positiva. För att tillvarata de erfarenheter som gjordes inom ramen för projektet utökades programmet till att även inkludera forskare som inte varit mottagare av karriärbidrag och programmet bytte då namn till ReaL (Research and Leadership). ReaL, som genomförs under perioden 2015-2017 med en utvärdering år 2018, är uppdelat i tre nivåer som bygger på varandra: Forskningsledarskap för yngre forskare (grund), Utveckling av rollen som forskningsledare samt Forskningsledarskap (avancerad). I programmet ingår utbildningsaktiviteter med fokus
UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: BESLUT Datum: 2016-12-14 Dnr: UmU 223-514-09 Sid 6 (6) på forskningsledarskap som kan kompletteras med individuellt stöd i form av mentorskap och riktad handledning. Ett mål med satsningen är att forskningsledaren ska utveckla förmågan att kombinera en hög grad av kreativitet med ett gott forskningsledarskap. Ett annat mål är att utveckla nätverk vid Umeå universitet mellan forskare från olika vetenskapsområden och discipliner för att stimulera nytänkande och kreativitet. Projektet ska också främja den kompetensväxling som behövs inom gruppen forskningsledare och vara ett stöd för utvecklingen mot en mer jämställd forskarmiljö. Ekonomisk uppföljning av karriärbidrag omgång 2 Av de totalt beslutade 72 mnkr kvarstod drygt 4,5 mnkr som oförbrukade 2015, vilket innebär en total förbrukningsgrad på 93 procent (figur 4). Den största delen av oförbrukade medel återfinns inom samhällsvetenskaplig fakultet (drygt 3,6 mnkr, en förbrukningsgrad på 86 procent per 2015-12-31), vilket till stor del beror på att två karriärbidragstagare avslutat sina anställningar vid Umeå universitet och återlämnat inte förbrukade medel. I figur 4 visas förbrukade medel i procent av beslutade medel per fakultet under perioden 2013 2015. 100% 90% 80% 70% 60% 87% 82% 79% 79% 73% 100% 97% 93% 91% 84% 100% 98% 97% 93% 2013 2014 2015 86% Totalt UmU Hum Fak Sam Fak Med Fak Tek/nat Fak Figur 4. Använda medel i % av beslutade för karriärbidrag omgång 2 (2013-2015) Expediering Fakultetsledningar
Bilaga p 92
Universitetsstyrelsen Dokumenttyp: PM Datum: 2016-12-14 Dnr: FS 1.6.5-2036-16 Redovisning av Uminova Holding AB:s verksamhet år 2015 Föredragande Biträdande universitetsdirektör Per Ragnarsson Universitetsstyrelsens beslut Universitetsstyrelsen beslutar att notera informationen avseende Uminova Holding AB år 2015. Sammanfattning Universitetsstyrelsen beslutade den 4 november 2014 att fastställa ägardirektiv för Uminova Holding AB. I ägardirektiven anges bl.a. Styrelsen ska årligen, enligt anvisningar och vid tidpunkt som universitetet bestämmer, lämna redovisning av bolagets verksamhet till universitetsstyrelsen. Uminova Holding AB:s arbete under år 2015 har bland annat inriktats på uppföljning av verksamheten i dotter-/intressebolagen samt på de aktörer och verksamheter som finns inom innovationsstödsystemet. Inom dotterföretaget Uminova Innovation AB (Inkl. Umeå Biotech Incubator AB) har antalet ideer ökat men antalet startade bolag minskat år 2015. En viktig anledningen till att antalet startade bolag minskat är de krav och specifikationer som Vinnova har för möjligheten att söka och beviljas verifieringsmedel. Idéer i tidiga skeden ska avvakta bolagsbildning för att få möjlighet att få vissa typer av verifiering. Det betyder att många avvaktar bolagsbildning till de erhållit verifieringsmedel. En möjlig slutsats är att bolagiseringen sker något senare om idén bedöms hållbar. Attraherat riskkapital har ökat år 2015. Bakgrund Universitetsstyrelsen beslutade den 4 november 2014 att fastställa ägardirektiv för Uminova Holding AB. I ägardirektiven anges bl.a. Styrelsen ska årligen, enligt anvisningar och vid tidpunkt som universitetet bestämmer, lämna redovisning av bolagets verksamhet till universitetsstyrelsen. Detta dokument innehåller rapportering fär Uminova Holding AB och utgår från redovisning i universitetets årsredovisning år 2015. Analys och motivering Umeå universitet förvaltar Uminova Holding AB, där samtliga aktier i bolaget ägs av Umeå universitet. Bolaget är moderbolag i en koncern som vid utgången av räkenskapsåret består av moderbolaget samt dotterföretaget Uminova Innovation AB, i vilket moderbolaget äger 50,3 procent av aktierna och Uminova expression AB, i vilket moderbolaget äger 75 procent av aktierna. I företagsgruppen ingår även intresseföretagen Etanol Pilot i Sverige AB, där moderbolaget äger 48,5 procent av aktierna, och European CBRNE Training Centre AB, i vilket moderbolaget äger 50 procent av aktierna, samt Uminova Invest AB, där moderbolaget har en röstandel på 8,3 procent. Uminova Invest AB är under avveckling. 1
Styrelsen för Uminova Holding AB bestod år 2015 av Agneta Marell (ordförande), Charlotte Häger (ledamot), Mats Forsman (ledamot), Lena Fridlund Forsgren (ledamot), Peter Holmqvist (ledamot) Gudmund Vollbrecht (ledamot) samt Dan Hjalmarsson (ledamot). Uminova Holding AB:s arbete under året har bland annat inriktats på uppföljning av verksamheten i dotter-/intressebolagen samt på de aktörer och verksamheter som finns inom innovationsstödsystemet. Verksamheten i Uminova Holding AB bedrivs i enlighet med gällande bolagsordning, ägardirektiv och uppdragsavtal som Umeå universitet har ingått med bolaget. Uminova Holding AB har under året tillhandahållit verifieringsstöd inom ramen för Vinnovas program Verifiering för tillväxt (VFT-1). Uminova Holding AB:s ekonomiska resultat år 2015 är ett överskott med 74 tkr. Det finns en tydlig gränsdragning mellan Umeå universitet och holdingbolaget och dess dotterföretag Uminova Innovation AB genom att dotterbolaget har sina egna lokaler och sin egen ledning och personal, helt skilt från Umeå universitet. Uminova Holding AB har under år 2015 rekryterat en ny patentingenjör/ipr-expert, som tillträdde i januari år 2016 och utgör en del i den fortsatta uppbyggnadnaden av innovationsstödets kompetens i frågor rörande immateriella tillgångar. Vid Uminova Holding finns även expertkompetens inom affärsjuridik och IP-law. Innovationskontorets uppbyggnad av kompetens inom det immaterialrättsliga området kan vid behov nyttjas av andra lärosäten, i nuläget främst idébärare från Sveriges Lantbruksuniversitet (SLU) i Umeå. Uminova expression AB startade sin verksamhet år 2014 i Sliperiets lokaler på Umeå universitets konstnärliga campus. Uminova expression är en test- och utvecklingsorienterad inkubator som är inriktad på personer, idéer och företag inom kulturella, konstnärliga och kreativa näringar i tidiga skeden, tjänstebaserade idéer och andra idéer som kan ha nytta av den infrastruktur som finns vid Sliperiet. Under år 2015 beviljades Uminova expression ett strukturfondsprojekt: Testplattform X. En bra sammansättning av företag och projektidéer med koppling till de kulturella och kreativa näringarna återfinns nu i inkubatorn. År 2015 har verksamheten genomfört flertalet aktiviteter, t.ex. seminarium, workshoppar och inspirationsföreläsningar. Uminova expression har under år 2015 arbetat med att hitta former för att tillsammans med innovationskontoret och holdingbolaget arbeta med verifiering av idéer från forskare och studenter med fokus på kulturella, konstnärliga och kreativa näringar i tidiga skeden. Det noteras att 6 av 32 projektidéer som beviljats verifieringsmedel via Umeå universitets verifieringsverksamhet år 2015 härrör från Konstnärligt campus. Sommaren år 2015 genomfördes projektet Testa och Utveckla. Testa och Utveckla var en satsning på sommarverifiering riktad mot målgruppen studenter, och som bedrevs i Sliperiets lokaler tillsammans med innovationskontoret och syftade till att utveckla Umeå universitets verifieringsverksamhet. Uppbyggnad av European CBRNE Training Centre AB (ECTC AB) fortsatte under första delen av år 2015. Fokus för verksamheten är att med Umeå som bas utveckla, marknadsföra, sälja och genomföra kompletta övningar inom CBRNE-området (kemiska, biologiska, radioaktiva, nukleära och explosiva substanser) och krisberedskapsövningar i mer generell mening samt därmed förenlig verksamhet. Trots att resurserna i företaget ökades under hösten år 2014 och våren år 2015 ansåg inte ägarna att man fick ut vad man ville av företaget och en diskusion om bolagets framtid är därför initierad. 2
Uminova Innovation AB har fokus på kommersialisering genom förädling av idéer till färdiga företag eller till licenser (inom alla branscher), idéer från studenter, forskare och anställda vid universitetet, universitetssjukhuset samt från näringslivet i regionen. De idéer och personer som antas genomgår en strukturerad affärsutvecklingsprocess i tre steg. Det ekonomiska resultatet år 2015 är ett överskott med 213 tusen kronor. Uminova Innovation blev under år 2015 antagen till Vinnovas nationella inkubatorprogram Excellens och erhåller resultatbaserad finansiering. Uminova Innovation bedöms som en av de bästa inkubatorerna i Sverige enligt Vinnova, vilket bl.a. innebär deltagande i det nationella inkubatorprogrammet. Uminova Innovation har som målsättning att erbjuda en strukturerad och effektiv process för att utvärdera nya affärsidéer och bygga s.k. startups. Uminova Innovation beviljades under år 2015 även medel från EU:s strukturfonder för projekten Tillväxtinkubator-TINK (max. 3,3 mnkr/år), Infotech Umeå (max. 2,8 mnkr/år), Biotech Umeå (max. 2,8 mnkr/år) samt Cleaner Growth (max 2,1 mnkr/år). Dessa projekt medverkar till en startup-kultur i regionen där affärsidéer med tillväxtpotential får växa regionalt, nationellt och internationellt. I inkubatormiljön fanns under året ca 80 affärsidéer och startup-bolag under olika faser av utveckling. Dessa har erhållit 7 miljoner kronor i medel under året förutom det riskkapital (ägarkapital) som finns redovisat i tabell 44. Två viktiga utmaningar för startup-bolag är kapital och kompetens. Genom en satsning på att bygga starka team som kallas A perfect match engageras studenter från Umeå universitet som sommar- och studententreprenörer i dessa bolag. De två satsningarna Infotech Umeå och Biotech Umeå har fortsatt gett ökad synlighet för forskningen samt innovativa startup-bolag i regionen, vilket också ökat intresset hos investerare. Under år 2015 beviljades EU-medel för en ny satsning, Cleaner Growth inom cleantech-området, produkter, tjänster och system med miljörelevans. Cleaner Growth ska öka regionens konkurrenskraft och bidra till renare tillväxt genom att stödja kommersialisering av affärskoncept ur forskning och utveckling i akademi, företag och offentlig verksamhet inom cleantech-området. Dotterbolaget Umeå Biotech Incubator AB:s (UBI) fokus är kommersialisering av idéer som kommer från Umeå universitets life science-forskning. Forskningsresultat tas in som utvecklingsprojekt i inkubator med målet att man ska verifiera tekniken och marknaden för att därefter bilda företag. Under år 2015 har UBI stöttat 26 olika affärsidéer, varav 12 har befunnit sig i förinkubatorprocessen och 14 har varit antagna till inkubatorn. Under år 2015 har fyra bolag lämnat inkubatorprocessen. I juni beviljades UBI strukturfondsprojektet HIBA vars mål är att skapa bättre förutsättningar för att attrahera kapital till nystartade life science-bolag. Under hösten år 2015 utsågs UBI av.till en av Sveriges 18 bästa inkubatorer. Arbetet med att stötta inkubatorprojekten har bidragit till att de har attraherat 5,8 miljoner kronor i medel samt 5,2 miljoner kronor i riskkapital till sitt utvecklingsarbete. I följande tabell framgår resultat för Uminova Innovation år 2011 2015 (inkl. dotterbolaget Umeå Biotech Incubator). Inflöde av nya affärsidéer från universitetet sker i samarbete med Innovationskontor/Uminova Holding AB. 3
Inflöde affärsidéer (antal) Nystartade företag (antal) Licens och samarbetsa vtal (antal) Attraherat riskkapital (mnkr) Immaterialr ättsansökni ngar (antal) 2011 2012 2013 2014 2015 200 160 174 120 136 30 31 16 16 9 27 13 16 21 10 82,9 64,7 76,8 49,4 61,2 12 13 12 10 11 Tabell 44: Resultat för Uminova Innovation inkl. Umeå Biotech Incubator år 2011 2015, antal respektive miljoner kronor. Antalet nystartade företag är lägre de senaste åren än under tidigare år. Detta kan bero på att verifieringsmedel nu inte ges till ideer som redan bolagiserats och vissa ideer skjuter bolagiseringen framåt. Uminova Invest AB är ett riskkapitalbolag som bedrivit verksamhet med inriktning mot de tidiga investeringsfaserna i universitetsnära företag. Ägarna till Uminova Invest AB har under år 2015 beslutat att bolaget ska avvecklas. På bolagsstämma i december år 2015 har beslutats att Uminova Invest AB ska träda i likvidation. Bolaget var vid årsskiftet 2015/2016 delägare i fyra portföljbolag (fyra årsskiftet 2014/2015) med varierande ägarandelar. I följande tabell anges resultat för Uminova Invest AB år 2011 2015. 201 1 2012 201 3 201 4 201 5 Antal bolag i 12 10 10 6 4 början av året Nyinvesteringa 0 1 0 0 0 r Försäljningar, 2 1 4 2 0 nedläggningar (antal bolag) Antal innehav 10 10 6 4 4 Tabell 45: Resultat för Uminova Invest AB år 2011 2015. Etanolpilot i Sverige AB (EPAB) har sedan starten haft som ändamål att i samverkan med SEKAB E-Technology AB uppföra och driva en forsknings- och pilotanläggning för cellulosabaserad etanolproduk-tion. Verksamheten i anläggningen har de senaste åren alltmer utvidgats till att omfatta fler bioraffinaderitillämpningar riktade till en bredare krets av intressenter. 4
Baserat på en förstudie som genomfördes år 2012 beslutade SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut att överta det övergripande ansvaret för ekonomi, marknadsföring och försäljning av uppdrag i anlägg-ningen. SEKAB E-Technology svarar för planering och genomförande av försök samt underhåll och anpassning av anläggningen till nya tillämpningar på uppdrag av SP. EPAB:s ägande av anläggningen kvarstår i ursprunglig form. Samarbetsavtal har upprättats mellan parterna. Det senaste avtalet gällande perioden 2015-07-01 2018-03- 31 innebär ett väsentligt utökat SEKAB-åtagande i jämförelse med år 2013 2014 i form av två större SEKAB-projekt som genomförs i samarbete med andra företag. Båda projekten medfinansieras av EU. SP åtar sig under perioden att fortsatt arbeta för att etablera en breddad verksamhet och affärsmässiga möjligheter för en fortsatt drift av anläggningen.. 5
Bilaga p 93
Universitetsstyrelsen PM Datum 2016-12-14 Dnr FS 1.3.2-2107-16 Inför budget 2018 1. Bakgrund Universitetsstyrelsen beslutade den 2 juni 2016 att uppdra till rektor att till styrelsens sammanträde den 14 december 2016, förbereda en strategisk diskussion inför budgetprocessen 2018. I nedanstående dokument finns Preliminär tidplan inför arbetet med budget år 2018 inkl. tidigareläggning av budgetprocess inför 2016 Umeå universitets nuvarande budgetmodell m.m. 2. Preliminär tidplan inför arbete med budget år 2018 Datum Innehåll i tidplan 20 februari Universitetsstyrelsen fastställer anvisningar för verksamhetsplanering och budget till nämnder och andra berörda enheter. 15 mars Fakultetsnämndernas, Universitetsförvaltningens, Lärarhögskolans och Universitetsbibliotekets verksamhetsberättelse, bokslut och mall för delmålsuppfyllelse, m.m. inlämnas. 18 april Fakultetsnämndernas, Universitetsförvaltningens, Lärarhögskolans och Universitetsbibliotekets underlag inför budget år 2018 inlämnas. Utgångspunkten för underlaget utgörs av fakulteternas/motsv. verksamhetsplanering. Mars-maj Dialoger om verksamhetsplanering och resursfördelning 2018 2020 med fakultetsledningar, Lärarhögskolan, Universitetsförvaltning och Universitetsbibliotek. Fördialoger Planeringsenheten resp. fakultet/motsvarande Avstämning i ledningsgrupp resp. ledningsråd Planeringsenheten tar fram förslag till budget utifrån inriktning från universitetsledningen Avstämning med rektor, prorektor och universitetsdirektör 1
Individuella träffar universitetsledning resp. fakultet/motsvarande Avstämning i universitetsledning samt med rektor, prorektor och universitetsdirektör 17 maj Universitetsstyrelsens budgetkommitté behandlar förslag till budget år 2018 inklusive ekonomisk plan för perioden 2019 2020. Fakulteter inkommer med skrivelse om budget Behandling av budgetförslag i Centrala samverkansgruppen 2 juni Universitetsstyrelsen fastställer budgetramar till nämnder, Lärarhögskolan och universitetsgemensamma funktioner för år 2018 inklusive preliminära ramar för perioden 2019 2020. 13 juni Rektors detaljbudget för nästkommande år fastställs. I detta beslut ingår bl.a. fördelning av universitetsgemensamma kostnader avseende grundutbildning, forskning och övrigt universitetsgemensamt. 3 oktober Tilläggsbeslut fattas av rektor utifrån budgetproposition. Senast 31 oktober November Senast 20 december Fakultetsnämnder, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltning fastställer budget för år 2018, inklusive ekonomiska planeringsförutsättningar för år 2019 2020, samt ev. revidering av verksamhetsplan för perioden 2018 (inkl. ev. revidering av kompetensförsörjningsplan resp. handlingsplan för arbetsmiljö). Fakultetsnämnder och universitetsdirektör fastställer fördelning av fakultetsgemensamma/förvaltningsgemensamma kostnader avseende grundutbildning, forskning och övrigt universitetsgemensamt. Dialoger om verksamhetsplan och budget inför 2018, ekonomiuppföljning 2017, samt uppföljning av processen för intern styrning och kontroll. Institutionernas och enheternas budget inför 2018 ska vara upprättade och beslutade, liksom ev. revidering av verksamhetsplaner för perioden 2018 (inkl. ev. revidering av kompetensförsörjningsplan resp. handlingsplan för arbetsmiljö). Tidigareläggning av budgetprocess inför år 2016 Universitetsstyrelsens beslutade den 25 september 2014 om en tidigareläggning av universitetets budgetprocess. Nedan finns en sammanställning av synpunkter (från rapportering till universitetsstyrelsen i december 2015). Tre av fyra fakulteter är positiva eller mycket positiva till beslutad tidigareläggning, detta gäller även underliggande institutioner/enheter Universitetsförvaltningen resp. universitetsbiblioteket är positiva till förändringen En fakultet (inkl. underliggande institutioner/enheter) anger att förändringen inneburit en arbetstopp under hösten samt att förutsättningarna för budgetarbetet är osäkrare p.g.a. tidigareläggningen, även Lärarhögskolan anger att det varit arbetstopp. 2
Positiva konsekvenser - Budget klar innan budgetåret börjar - Mer tid att ägna åt bokslut - Fördel vid planering av verksamhet Andra konsekvenser - Den nya processen kräver bättre framförhållning/planering - Budgetarbete sammanfaller med prognosarbete ekonomi samt prognos grundutbildningsintäkter (styrt av regeringen) - Omställning för institutioner/enheter att inte ha bokslut klart när budget görs Sammanfattningsvis upplevs förändringen upplevs som positiv av de flesta. 3. Umeå universitets nuvarande budgetmodell m.m. Umeå universitets budgetarbete utgår från nedanstående förhållningssätt: - Verksamhetsplanearbete, kompetensförsörjningsplaner och budget ska hållas ihop tidsmässigt. Universitetets budgetprocess är sammanhållen tidsmässigt över hela universitetet. - Ökad långsiktighet (ekonomisk plan för tre år beslutas samt preliminära ramar två år framåt fr.o.m. 2012) - Mål och budget ska hänga ihop (exempelvis att resursfördelningsmodeller bör ge ytterligare incitament att nå prioriterade mål). Detta innebär att om delmål justeras bör även ev. resursfördelningsmodell kopplade till delmål justeras inför år 2018 - Följa anvisningar från regeringen (exempelvis avseende utbyggnad av utbildningar) - Många dialoger i processen (mellan rektor och fakultetsledningar m.m.) - Goda möjlighet att ge synpunkter under processen (bl.a. att fakultetsledningar skriver bilaga till universitetsstyrelsen) - Uppföljning av verksamhetsplan, budget samt verksamhetsberättelse/bokslut, både skriftlig rapportering och på dialogmöten - Inriktning att kärnverksamhetens kostnader och stödverksamhetens kostnader i normalfallet förändras i samma omfattning (bl.a. modell för universitetsgemensamma funktioner) Universitetsstyrelsen beslutar om: - Budgetramar för fakulteterna - Budgetram för gemensamma funktioner - Budgetram för styrelsens strategiska resurs/disp. m.m. Inriktningen är att universitetsstyrelsens beslut om budget inte ska innehålla detaljstyrning av fakulteter/motsvarande. - Fakultetsnämnderna beslutar om budgetramar för institutioner/enheter - Universitetsdirektör beslutar om fördelning av budgetramar för universitetsgemensamma funktioner exklusive universitetsbiblioteket - Överbibliotekarie beslutar om fördelning av budgetram för universitetsbiblioteket Utbildning på grundnivå och avancerad nivå år 2017 3
Fakultetsnämnderna/Lärarhögskolan erhåller en budgetram (takbelopp) som inkluderar ersättning för samtliga kostnader. Denna ram avräknas efter årets slut efter faktiskt antal helårsstudenter (HST) och helårsprestationer (HPR) enligt fastställda ersättningsbelopp. I det fall avräkning överstiger beslutad budget erhåller fakultetsnämnd/lärarhögskolan ingen ersättning för överskjutande belopp. Enligt beslutat budgetdokument för år 2015 infördes en ny fördelningsmodell för grundutbildningsramar år 2016. Nedan framgår en stegvis beskrivning av fördelningsmodellen år 2017, utifrån vilken tilldelningen till fakultetsnämnderna/lärarhögskolan har skett. 1. Utgångspunkten är ett genomsnitt av de tre föregående årens (2014 2016) budgetram per fakultetsnämnd/lärarhögskolan. 2. Medel för läkar- och tandläkarutbildning för av regeringen beslutad volym undantas. Dessa utbildningar är reglerade i regleringsbrev och ersätts i enlighet med ALF-/TUA-avtalet. 3. Medel som ges från staten respektive universitetsstyrelsen för ny volym (samt prislappshöjningar) nästkommande budgetår, d.v.s. utbildningar beställda av staten eller universitetsstyrelsen, fördelas direkt till den fakultetsnämnd/lärarhögskolan som ansvarar för den beställda utbildningen det året ny volym införs. 4. Utifrån universitetsstyrelsens beslut år 2012 har 15 procent av budgetramen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå fördelats utifrån nedanstående kriterier. För varje kriterie har ett eller flera nyckeltal tagits fram och som är möjliga att mäta och följa upp. - Forskningsanknytning (disputerade lärare). Från och med budgetåret 2016 hämtas uppgift om disputerade lärare i sin helhet från bemanningsplaneringssystemet. I det fall institution inte registrerat uppgift om timmar i bemanningsplaneringssystemet, genomförs avdrag av procentuellt värde för berörd fakultet. - Avancerad nivå (helårsstudenter, avancerad nivå). Utgår från ett genomsnitt av de senaste tre åren. Uppgifter avseende tandläkar-/läkarutbildning ingår ej med anledning av vad som anges under punkt 2. - Internationalisering (helårsstudenter, inresande studenter både freemovers och inom utbytesavtal, samt utresande studenter inom utbytesavtal). Utgår från ett genomsnitt av de senaste tre åren. Uppgifter avseende tandläkar- /läkarutbildning ingår ej med anledning av vad som anges under punkt 2. - Samverkan (externa examensarbeten). Utgår från ett genomsnitt av de senaste tre åren. Uppgifter avseende tandläkar-/läkarutbildning ingår ej med anledning av vad som anges under punkt 2. 5. Proportionell justering utifrån tillgängliga medel. 6. I syfte att stimulera fakultetsöverskridande utbildningar har medel reserverats från årets anslag för senare fördelning. 4
Forskning och utbildning på forskarnivå år 2017 Universitetsstyrelsen beslutade 2012-12-11 (dnr UmU 200-795-12) om en kvalitetsfrämjande fördelningsmodell av resurser för forskning och utbildning på forskarnivå, där syftet är att främja kvalitet genom bättre förutsättningar för yngre forskare genom attraktivare karriärvägar, bättre förutsättningar för etablerade forskare (tillika lärare), både avseende individens egna förutsättningar samt avseende miljöer och forskningens infrastruktur. Systemet för kvalitetsbaserad resurstilldelning utgör en integrerad del av arbetet utifrån verksamhetsplanen 2016 2018, där visionen och de långsiktiga målen för Umeå universitet utgör utgångspunkten. Fördelningsmodellen,består av två olika delar: 1. En (mindre) mekanistisk del som baseras på ett fåtal mekanistiska kriterier (bibliometri och externa medel) och som utgör samma modell som den staten har använt vid fördelning av 20 procent av medelstilldelningen. Denna del av modellen startade i och med 2014 års tilldelning. Inför år 2017 har värden för externa medel uppdaterats med aktuella uppgifter (år 2013 2015 ingår) och när det gäller bibliometri har uppdatering av uppgifter genomförts utifrån Vetenskapsrådets beräkning inför år 2016. 2. En (huvuddel) kontraktsdel, som mer direkt är ämnad att främja ett strategiskt arbete för långsiktigt goda förutsättningar för forskning och utbildning på forskarnivå, och för vilken dekanerna och rektor för Lärarhögskolan tecknat ett kontrakt med rektor om. År 2015 genomfördes en extern utvärdering utifrån avtalade forskningskontrakt och utifrån denna utvärdering har en mindre del av anslaget fördelats med början år 2016. Universitetsgemensamma funktioner år 2017 Umeå universitet har sedan många år tillbaka en modell för att bedöma det ekonomiska utrymmet för universitetsgemensamma funktioner som en andel av kärnverksamheten. Bl.a. har denna modell medfört att Umeå universitet allokerar en förhållandevis låg andel av sina resurser till gemensamma kostnader i jämförelse med andra lärosäten, se nedanstående avsnitt ut Budgetdokumentet för år 2017: Sedan år 2009 har Sveriges Universitets- och Högskoleförbund (SUHF) varje år samlat in statistik från landets lärosäten gällande gemensamma funktioner och dess kostnader. I den senaste statistiken avseende år 2015 framgår att Umeå universitets andel gemensamma kostnader för samtliga tre organisatoriska nivåer (institutions-/enhetsnivå, fakultetsnivå och universitetsgemensam nivå), i förhållande till totala verksamhetskostnader, utgör 21 procent (totalt för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, samt forskning och utbildning på forskarnivå), vilket är den fjärde lägsta andelen av samtliga undersökta lärosäten. Den modell som Umeå universitet har när det gäller dimensionering av universitetsgemensamma funktioner och dess kostnader, innebär svårigheter vid förändrade behov och utveckling av t.ex. nya universitetsgemensamma IT-system eller vid införande av nya uppdrag från regeringen, m.fl. Nuvarande modell innebär också svårigheter när det finns skäl att flytta eller förändra stödfunktioner inom universitetet, eftersom dimensioneringen av universitetsgemensamma funktioner är baserad på omfattningen av universitetets totala 5
verksamhet. I syfte att bättre kunna hantera förändringar och utveckling av universitetsgemensam verksamhet, samt att kunna nå en ökad effektivitet, är det önskvärt med en önskad flexibilitet i nuvarande modell. En översyn av nuvarande budgetmodell för universitetsgemensamma funktioner kommer därför att genomföras inför budgetåret 2018, bl.a. utifrån pågående benchmarkingstudie med andra bredduniversitet. 6
Bilaga p 94
Arbetsordning för universitetsstyrelsen Fastställd av universitetsstyrelsen 2015-04-16 Dnr: FS 1.1-488-15 Denna arbetsordning ersätter tidigare arbetsordning fastställd av universitetsstyrelsen 2013-06-05 Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Regel Universitetsstyrelsen Tillsvidare Organisation Planeringsenheten