MÖTESANTECKNINGAR 1 (7) Kommunfullmäktiges presidium Mötesanteckningar och tid: 13 januari, klockan 09.00 14.40 Plats: Björken Deltagare Lennart Wassenius (C), kommunfullmäktiges ordförande Renée Jeryd (S), kommunfullmäktiges förste vice ordförande Robert Blomberg (C), ordförande i Beredningen för klimat, miljö och naturvård Svante Karlsson (M), andra vice ordförande i Beredningen för klimat, miljö och naturvård Pia Jäderklint (S), ordförande i Beredningen för infrastruktur och boende Viktoria Lindberg-Martinell (L), första vice ordförande i Beredningen för infrastruktur och boende Lars-Göran Larsson (M), andra vice ordförande i Beredningen för infrastruktur och boende Viktoria Esko, verksamhetsutvecklare Lennart Karlsson, verksamhetsutvecklare Björn Ek-Wahlqvist, utvecklingschef Anders Lindgren, förvaltningscontroller Gunnel Lorentzon, senior adviser/verksamhetsutvecklare 1. Tillkommande ärenden Ordförande Lennart Wassenius anmäler att det finns två tillkommande ärenden till dagens möte: Deltagande i kurs Behov av en gemensam erfarenhet/utvecklingsdag för alla beredningar och kommunfullmäktiges presidium under våren 2017 Ordförande Lennart Wassenius (C) beslutar med stöd från övriga i presidiet att lägga till ärendena på dagordningen. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges Torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) lerums.kommun@lerum.se Bg 547-6239
2 (7) 2. Avstämning med Beredningen för klimat, miljö och naturvård Kommunfullmäktiges presidium inledde med att hälsa presidiet välkomna till avstämningsmötet. En struktur för avstämningen har tagits fram som presenterades för beredningen (bilaga 1). Mötet enades om att dialogen i huvudsak följer föreslagen struktur. Uppdraget, tolkning, behov av justeringar Uppdraget är tydligt i uppdragsbeskrivningen och några behov av justering finns inte. Viktigt att fokusera på: Vad menas med ledande? Håller visionen? Behövs justering/komplettering? Formen för beredningens resultat Rapportform som är förhållandvis kortfattad. Vad har beredningens arbete hittills gett för insikter Visionen är väl känd och fungerar såväl hos invånare som hos medarbetare. Invånare har uttryckt att de vill vara mer delaktig i visionen och att kommunen kan ställa ökade krav (medboragunderökningen). Önskenmål om att enklare kunna följa utveckling har framkommit, vad görs och vad har gjorts? Går det att utveckla hemsidan och markandsföring? Mötet har diskuterat om det kan skapas en portal för Visionen. Pilot Gråbo har inte använts och utvecklats i den omfattning som skulle kunna vara möjligt. Hur har vi tagit vara på det arbete som Chalmers bedrev i Gråbo och den särskilda beredningens ställningstaganden? Vilka spinoff effekter kan fås från det arbete som drivs i Gråbo? Samtliga tre hållbarhetsdimensioner är viktiga, vore bra att inte enbart fokusera på miljö dimensionen. Fördjupad insikt kommer att fås när de politiska partierna inkommit med svar till beredningen. Metoder som använts Omvärldsorientering, studiebesök och enkät/frågor till samtliga partier. Finns behov av ytterligare uppdrag som följd av resultatet/arbetet? För tidigt att överblicka ännu, kanske kan behov finnas av nytt uppdrag avseende att utveckla Pilot Gråbo Sveriges första hållbara tätort?
3 (7) Behov av stöd/resurser Inget ytterligare för tillfället. Övrigt Avslutningsvis diskuteras tidplan för beredningens arbete. Varvid kommunfullmäktiges presidium uttrycker önskemål om att beredningen bör kunna avrapportera sitt arbete till kommunfullmäktige i maj. Resultatet av beredningens arbete skulle då kunna komma upp tillsammans med Visionsrapporten för 2016 och därmed skapa ett bra underlag för debatt i kommunfullmäktige runt Visionen, nuläge och framtid. Beredningen bedömer det som möjligt men kan i dagsläget inte fullt överblicka tidplanen då de ännu ej fått in partiernas synpunkter/svar på frågor om Visionen. Ordförande Lennart Wassenius tackar beredningspresidiet för en bra dialog under avstämningsmötet och säger att om beredningen får behov av ytterligare avstämning under våren innan avslut av arbetet är det bara att höra av sig till kommunfullmäktiges presidium. 3. Avstämning avseende behov av förändringar i arbetssätt/process/uppdrag mm utifrån genomförd utbildning för kommunfullmäktiges beredningar Utvecklingschef Björn Ek-Wahlqvist informerar om det arbete som förvaltningen gjort efter avslutade utbildning. Förvaltningen bedömer att en kort sammanfattning av vad som framkommit och som innebär utveckling av beredningarnas arbete bör ske. Någon form av handbok/fickguide skall arbetas fram. Anders Lindgren redogör för den skiss över processen beredningsarbete som togs fram under utbildningen. Förändringar mot tidigare processbeskrivning är framförallt att uppdraget formuleras enkelt, att sedan beredningarna processar uppdraget i max 3 månader och att ett uppstartsmöte sker först därefter. Vidare att ett resultat av beredningarnas arbete kan uttryckas i många former såsom traditionell rapport, debattunderlag, råd, ledstärnor mm. Kommunfullmäktiges presidium delar förvaltningens syn på att ta fram handbok och att fånga de förändringar som beslutats under utbildningen. Vidare finns behov av att se över nuvarande riktlinjer/mall för att möjliggöra en anpassning. Förvaltningen fick i uppdrag att till kommunfullmäktiges presidiums möte den 3 februari återkomma med förslag på handbok/fickguide samt att påbörja arbete
4 (7) med att se över nuvarande riktlinjer, mallar och reglemente för eventuella justeringar utifrån utvecklat arbetssätt. 4. Uppdrag avseende översyn av den politiska organisationen Gunnel Lorentzon informerar om den process för arbetet med översyn av den politiska organisationen som tagits fram. Martin Sande kommer att hålla i arbetet med översynen och biträdas i arbete av Gunnel Lorentzon och Christian Mattson. Kommunfullmäktiges presidium framförde synpunkte på föreslagen processdesignen bland annat att lägga in såväl uppstartsmöte som återkopplingsmöte/workshop med de representanter för de politiska partier som utses att deltaga i arbete (två personer per parti). Ordförande Lennart Wassenius (C) beslutar med stöd från övriga i presidiet att ge ordförande Lennart Wassenius i uppdrag skicka en inbjudan till partierna att utse representanter för detta arbete. 5. Sammanträdestider för kommunfullmäktiges presidium Kommunfullmäktiges presidium diskuterar föreslagna tider och gör följande justeringar: Den 9 juni skall kommunfullmäktiges presidiums möte förläggas klockan 14.00-16.00 (pga. att det på förmiddagen kollidrar med Regionalt forum, Aludden) Vidare ändras terminsavslut från den 16 juni till den 14 juni samt från den 15 dec till den 13 december. Båda dessa aktiviter skall starta klockan 18.00. Ordförande Lennart Wassenius (C) beslutar med stöd från övriga i presidiet att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett nytt förslag på mötestider till sammanträdet den 20 januari. 6. Deltagande i kurs Lennart Wassenius lyfter frågan om kommunfullmäktiges presidiums deltagande i en kurs anordnad av SKL. Kursen heter Skapa utrymme för samhällsentreprenörer & social innovationer! och är i Stockholm 2017-03-01. Ordförande Lennart Wassenius (C) beslutar med stöd från övriga i presidiet att presidiet ska få möjlighet att deltaga i kursen.
5 (7) 7. Utvecklingsdag Ordförande Lennart Wassenius föreslår att kommunfullmäktiges presidium beslutar att anordna en gemensam utvecklingsdag för samtliga beredningars i april 2017. Två huvudteman för denna dag; Beredningarnas arbete/process utifrån genomförd utbildning samt former/utveckling av delaktighet/dialog/inflytande. Exakt datum för utvecklingsdagen kommer att fastställas vid kommunfullmäktiges presidiums sammanträde den 3 februari. 8. Avstämning med Beredningen för infrastruktur och boende Kommunfullmäktiges presidium hälsar beredningen för infrastruktur och boende välkomna till dagens avstämningsmöte. Ordförande Lennart Wassenius (C) inleder med att informera om att vid dagens första avstämningsmöte har kommunfullmäktiges presidium följt en struktur för avstämningen som föreslås användas även nu. Uppdrag, tolkning, behov av justeringar? Kommunens/förvaltningens arbete med Lerum2040/ÖP har pågått under en längre tid. Direktiven utifrån Målbild 2040 antogs 2015. Först under senare delen av 2016 har ett strukturerat arbete bedrivits av förvaltningen och ett antagande av organisation och process för arbetet skedde i nov/dec 2016. Detta har bland annat inneburit att den uppdragsbeskrivning som ligger till grund för beredningens arbete till viss del inte fullt ut speglar dagens uppdrag avseende Lerum ÖP. Arbetet med Lerum/2040/ÖP drivs och leds av en politisk styrgrupp bestående av ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott, en representant från Sverigedemokraterna samt av kommunfullmäktiges presidium. Arbetet har en mycket snäv tidsplan och förslag skall vara framme senast juni 2017. Förvaltningen ska med start från mötet den 1 februari löpande presentera så kallade scenarier/underlag med förslag på ställningstagande. Styrgruppen behandlar dessa i workshopsform och kommer även att ansvara för avstämning inom respektive parti för att sedan fortlöpande ge förvaltningen direktiv i arbetet. Beredningens roll kommer att vara rådgivande till styrgruppen på så sätt att samma presentation/underlag som ges till styrgruppen kommer därefter att presenteras för beredningen. Beredningen kan då komma med ställningstaganden/råd till styrgruppen. Ytterligare invånardialoger kommer med andra ord inte att behövas. Eftersom tidplanen för ÖP-arbetet är snäv kommer
6 (7) berednigen att behöva anpassa mötestider med mera så att leverans av synpunkter/råd kan följa styrgruppens tidsschema. Beredningen har huvudansvaret för att ge råd/synpunkter på Lerum 2040/ÖP arbetet, varvid behov kan uppstå av att inhämta övriga berörda beredningars kompetens. Formen för beredningens resultat? Reflektioner och råd som presenteras för styrgruppen för Lerum2040/ÖP företrädesvis i Powerpoint form. Beredningens presidium kommer löpande att presentera dessa råd till styrguppen vid styrgruppens möten. Vad har beredningens arbete hittills gett för resultat? Kompetenshöjning inom strategisk planering/öp. Beredningen har valt att fokusera på tre av de direktiv som förvaltningen föreslagit beredningen och ser att beredningen höjt sin insikt och kompetens inom dessa tre områden. Vidare har beredningen fått insikt om att beredningens ställningsstagande i Bostadsstrategin håller och är efterfrågat av intressentgrupper/invånare. Metoder som använts? Kunskapsinhämtande genom omvärldsbevakning Studier av kommunala och regionala styrdokument Studiebesök Dialog/möten med olika intressentgrupper/invånare Behov av stöd/resurser? Inga ytterligare för tillfället. Beredningen ser dock behov att synka sitt arbete nära styrgruppens tidplan för att kunna leverera råd till styrgruppen. Efterfrågar därför snarast tid och innehållsplanering för styrgruppens möten. Kommunfullmäktiges presidium informerar om att då planeringsgruppen för styrgruppsmöten har möte denna vecka på torsdag finns förhoppningsvis efter det mötet fastlagda mötestider och även disponering av innehållet. Ordförande Lennart Wassenius (C) beslutar med stöd från övriga i presidiet att Gunnel Lorentzon får uppdrag att snarast efter torsdagen förmedla denna information till Lennart Karlsson, så att beredningen kan göra tidsplanering av sitt arbete. Lennart Wassenius tackar beredningen för bra dialog med fokus på klargörande av beredningens arbete. Viktigt att konstatera att arbetet/uppdraget Lerum2040/ÖP utgör en process som är levande och som har utvecklats och
7 (7) funnit sina former sedan de övergripande styrdokumenten Målbild 2040 och Direktiven fastlades. Beredningens arbete kommer nu att gå in i en mycket aktiv fas under våren. Om beredningens upplever att de har behov av ytterligare dialog/vägledning från kommunfullmäktiges presidium är de mycket välkomna att höra av sig. Vid anteckningarna Gunnel Lorentzon
LERUM2000, v2.1, 2013-02-21 1 (1) 2017-01-12 Förvaltningsledningen Bilaga 1: Struktur för möte mellan KFP och beredningspresidier Uppdraget- hur har vi tolkat? Är vi ense om tolkning? Om inte vad behöver justeras/förtydligas? Formen för beredningens resultat? Vad har beredningens arbete hittills gett for insikter? Metoder som använts? Finns behov av ytterligare uppdrag som följd av resultatet? Behov av st6d/resurser? Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges Torg 0302-52 10 00 www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239