LOVISA STAD PROTOKOLL 6/

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 66 Revisionsnämnden TID 28.09.2011 kl. 17:00-20:15 PLATS Rådhuset, stadsstyrelsens sammanträdesrum NÄRVARANDE Lohenoja Pertti ordförande Laukas Gunnel viceordförande Backlund Jan medlem Stoor Hans medlem Viklund Raija medlem Hagfors Kari medlem ÖVRIGA Havanka Riitta OFR, Oy Audiator Ab, sekr. Paakkarinen Markku chef för vattentjänster kl. 17.00-19.05 FRÅNVARANDE Järvinen Paula medlem UNDERSKRIFTER Ordförande Sekreterare Pertti Lohenoja BEHANDLADE ÄREND. 51-60 Riitta Havanka JUSTERING AV Lovisa oktober 2011 PROTOKOLLET Gunnel Laukas Hans Stoor PROTOKOLLET TILL På Lovisa stads anslagstavla på rådhuset 12.10.2011 PÅSEENDE Protokollsutdragets riktighet intygar Lovisa

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 67 Revisionsnämnden FÖRTECKNING ÖVER BEHANDLADE ÄRENDEN Sida 51 Mötets laglighet och beslutförhet 68 52 Justering av protokollet 69 53 Val av protokollförare 70 54 Jäv 71 55 Presentation av Affärsverket Lovisa vattens verksamhet och ekonomi för år 2011 56 Godkännande av Östra Nylands förbunds bokslut för år 2010 och beviljande av ansvarsfrihet för år 2010 72 73 57 Revisionsnämndens budgetförslag för år 2012 75 58 Följande sammanträde 76 59 Anmälningsärenden och övriga ärenden 77 60 Framläggande av protokoll 78

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 68 Revisionsnämnden 51 28.09.2011 Mötets laglighet och beslutförhet RN 51 Enligt kommunallagen är en nämnd beslutför då över hälften av ledamöter na är närvarande. Enligt förvaltningsstadgan ger ordföranden kallelse till möte, eller om hon eller han är förhindrad, vice ordföranden. Möteskallel sen skall i mån av möjlighet sändas minst fem dagar före mötet och i den skall anges tidpunkten och platsen för sammanträdet samt vilka ärenden som skall behandlas (föredragningslista). Enligt revisionsstadgan har revisor rätt att närvara och yttra sig vid nämn dens sammant räden. Revisionsnämnden kan kalla sakkunniga till möte. De närvarande samt mötets laglighet och beslutförhet konstateras. Konstaterades.

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 69 Revisionsnämnden 52 28.09.2011 Justering av protokollet RN 52 Protokollet uppgörs av protokollföraren under ledning av ordföranden. Pro to kollet undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföra ren. Protokollet justeras på sätt som nämnden beslutar. Protokollet kan justeras vid följande möte eller nämnden kan välja proto kolljusterare. I brådskande fall kan protokollet justeras vid samma möte. Gunnel Laukas och Hans Stoor väljs till protokolljusterare. Nämnden fattade beslut enligt förslaget. Protokollet justeras senast 11.10.2011.

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 70 Revisionsnämnden 53 28.09.2011 Val av protokollförare RN 53 Enligt förvaltningsstadgan förs protokollet vid ett organs möte av protokoll föraren under ledning av ordföranden. OFR-revisor Riitta Havanka väljs till protokollförare för detta möte. Beslutades enligt förslaget.

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 71 Revisionsnämnden 54 28.09.2011 Jäv RN 54 Beträffande jäv för revisionsnämndens ledamöter och revisorn gäller vad som bestäms i 27-30 i förvaltningslagen. Med jäv avses att personen har ett sådant förhållande till ett ärende eller till en part att vederbörandes opartiskhet vid behandlingen av ett enskilt ärende äventyras. Generellt orsakas jäv av nära släktskap eller partsförhållande. Det är motiverat att revisionsnämndens ledamot i detta skede anmäler s.k. bestående jäv som hon eller han har vetskap om. Nämndeledamoten bör an mäla eventuella ärendebestämda jäv omedelbart då sådana uppkommer. Eventuella jäv antecknas till protokollet. Kari Hagfors förklarade sig jävig i behandlingen av paragraf 56 i enlighet med 28 5 punkten i förvaltningslagen (styrelseledamot i Östra Nylands förbund). Ingen annan anmälde jäv.

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 72 Revisionsnämnden 55 28.09.2011 Presentation av Affärsverket Lovisa vattens verksamhet och ekonomi för år 2011 RN 55 Affärsverket Lovisa vattens chef Markku Paakkarinen har kallats till sam manträdet för att presentera affärsverkets ekonomi och verksamhet för året 2011. För att bedöma verksamheten har revisionsnämnden begärt att en be dömningsblankett skall fyllas i, blanketten finns som bilaga till föredrag ningslistan. Bilaga nr 9. Nämnden antecknar presentationen för kännedom. Presentationen antecknades för kännedom. Paus kl. 19.05-19.10.

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 73 Revisionsnämnden 56 28.09.2011 Godkännande av Östra Nylands förbunds bokslut för år 2010 och beviljande av ansvarsfrihet för år 2010 RN 56 Östra Nylands förbund sammangick i Nylands förbund vid årsskiftet 2011. I enlighet med avvecklingsutredningen som landskapsfullmäktige godkänt sammanträder landskapsfullmäktige inte längre år 2011, utan efter att lands kapsstyrelsen godkänt bokslutet skall kommunfullmäktige i Östra Nylands förbunds medlemskommuner godkänna Östra Nylands förbunds sista bokslut. Enligt avtalet för avvecklingen av Östra Nylands förbund "Samkommunens revisionsnämnd slutför under år 2011 till tillämpliga delar de uppgifter gäl lande år 2010, vilka enligt kommunallagen hör till nämndens uppgifter samt befordrar utvärderingsberättelsen och revisionsberättelsen via medlemskommunernas revisionsnämnder till behandling i medlemskommunernas fullmäktige. Medlemskommunernas fullmäktige behandlar utvärderingsbe rättelsen och revisionsberättelsen, godkänner bokslutet samt beslutar om beviljandet av ansvarsfrihet". Östra Nylands förbunds landskapsstyrelse godkände Östra Nylands för bunds sista bokslut 28.2.2011. Bokslutet och verksamhetsberättelsen med följer som bilaga. Revisionsnämnden vid Östra Nylands förbund har i sitt möte 14.3.2011, ef ter att ha bekantat sig med revisorns rapport och revisionsberättelsen, beslu tat att för kommun- och stadsfullmäktige i Östra Nylands förbunds med lemskommuner ge sitt bifall för godkännande av bokslutet och föreslå be viljande av ansvarsfrihet för de revisionsskyldiga för förbundets sista räkenskapsår. Revisionsberättelsen medföljer som bilaga. Revisionsnämnden vid Östra Nylands förbund har beslutat ge kommun- och stadsfullmäktige i Östra Nylands förbunds medlemskommuner den bifoga de utvärderingsberättelsen. Bilaga nr 10. Revisionsnämnden: - antecknar för information Östra Nylands förbunds revisionsberättelse för år 2010, - framlägger Östra Nylands förbunds revisionsberättelse fullmäktige för kännedom, - föreslår utifrån Östra Nylands förbunds revisionsnämnds förslag att boks lutet för år 2010 godkänns och - att man beviljar de revisionsskyldiga ansvarsfrihet för

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 74 Revisionsnämnden 56 28.09.2011 räkenskapsperioden 1.1-31.12.2010. - framlägger Östra Nylands förbunds revisionsnämnds utvärderingsberättel se fullmäktige för kännedom. Kari Hagfors avlägsnade sig kl. 19.10 för behandlingen av ärendet och återkom kl. 19.15. Nämnden fattade beslut enligt förslaget. Paragrafen justerades omedelbart.

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 75 Revisionsnämnden 57 28.09.2011 Revisionsnämndens budgetförslag för år 2012 821/02.02/2011 RN 57 Revisionsnämndens budgetförslag för år 2012 finns som bilaga. Bilaga nr 11. Revisionsnämnden godkänner det bifogade budgetförslaget och vidarefram för det till stadsstyrelsen och vidare fullmäktige för godkännande. Revisionsnämnden gjorde följande ändringar i budgeten: Nämnden föreslår att antalet revisionsdagar ökas med 5 dagar, vilket innebär att utgifterna för kontors-, bank- och experttjänster stiger till 27 100 euro (+ 3 100 euro). Ett tillägg på 1 000 föreslås i utbildnings- och kulturtjänsterna för utbildning av revisionsnämnden. Revisionsnämnden föreslår stadsstyrelsen och vidare stadsfullmäktige att sammanlagt 4 100 euro läggs till i budgeten för år 2012, varvid utgifterna uppgår till 36 180 euro. Revisionsnämnden lämnar över den ändrade budgeten till stadsstyrelsen och vidare stadsfullmäktige för godkännande.

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 76 Revisionsnämnden 58 28.09.2011 Följande sammanträde RN 58 Revisionsnämndens följande sammanträde äger rum 26.10.2011. Sam manträdets ärenden är gymnasiet, bedömning av yrkesskoleverksam heten och ge nomgång av genmälena för revisionsnämndens utvärde ringsberät telse. Till sammanträdet kallas bildningsdirektör Thomas Grönholm och stadsdirektör Olavi Kaleva. Nämnden beslutade i enlighet med förslaget att mötet hålls 26.10.2011 klockan 17.00.

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 77 Revisionsnämnden 59 28.09.2011 Anmälningsärenden och övriga ärenden RN 59 Under denna paragraf behandlas anmälningsärenden och övriga ärenden som nämnden eller dess ledamot önskar ta upp till behandling eller i övrigt tillkännage. a) Justering av priset på revisionstjänster Brevet om prisjustering i enlighet med avtalet staden och Oy Audiator Ab emellan om revisionstjänster finns som bilaga. b) övriga ärenden Bilaga nr 12. Antecknas för kännedom. Ärendet diskuterades och revisionsnämnden godkänner priset per revisionsdag och -timme i förslaget till prisförhöjning. b) övriga ärenden b.1) Revisionsnämndsböckerna delades ut till revisionsnämnden. b.2) Revisionsnämnden diskuterade arrangerandet av en gemensam utbildningsdag. Revisionsnämnden beslutade att revisorn till följande möte bereder ett förslag om en gemensam utbildningsdag för revisionsnämnderna i november i Lovisa. b.3) Revisionsnämnden beslutade be revisorn om en utredning om hur mycket reparationerna av skolbarackerna har kostat staden och huruvida de varit avtalsstridiga. b.4) Revisionsnämnden diskuterade om verkställigheten av beslut i nämn derna och om hur ett förenhetligande av protokollen skulle kunna främjas. Revisionsnämnden beslutade att i följande utvärderingsberättelse föreslå att det ordnas gemensam utbildning för föredragande och sekreterare om fören hetligandet av protokoll.

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/2011 78 Revisionsnämnden 60 28.09.2011 Framläggande av protokoll RN 60 Enligt 63 i kommunallagen hålls nämndens protokoll jämte därtill fogad anvisning om rättelsyrkande eller besvärsanvisning efter justeringen offent ligt framlagt så som meddelats på förhand. Enligt förvaltningsstadgan uppgörs protokollet av protokollföraren under ledning av ordföranden. Protokollet undertecknas av ordföranden och kont rasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt som organet beslutar. Protokollet hålls of fentligt framlagt på det sätt som organet beslutat, såsom därom har medde lats minst en dag tidigare. Protokollet med därtill fogad anvisning om rättelseyrkande och besvärsan visning hålls offentligt framlagt den första vardagen veckan efter sammant rädet om inte nämnden annat beslutar. Nämnden beslutade att protokollet hålls framlagt 12.10.2011. Verkställighet: Stadskansliet ser till att dokumenten framläggs i enlighet med beslutet.