22 augusti2016 Dnr STYR 201611037 LUNDS UNIVERSITET Institutioner utanfür LTH med studenter i utbildning på grundnivå och avancerad nivå Student och utbildning L ado kav de ln i ngen Avd chef L Schmidt Registrering av studenter i utbildning på grundnivå och avancerad nivå höstterminen 2016 1. Webbregistrering Studenterna bör i ftirsta hand registrera sig själva med hjälp av en Ladok på webb-tjrinst som finns tillgänglig i Studentportalen. Detta är möjligt fiir studenter som är antagna till kurs och program, för uppflyttade och ftjr valda kurser inom program med terminsregistrering samt für fortsättningsregistrering på kurs som gar över flera terminer. Ladokavdelningen lägger in ett standardtidsintervall då webbregistrering är möjlig i funktion KA05 (fr.o.m. måndagen veckan innan kursstart t.o.m. måndagen i kursstartsveckan). Datumen syns i KA05 och institutionen kan ändra inlagda värden genom attlägga in egna datum. (Observera att om man har en bock ftir "Visa ftirvalt värde*" och man ser datum märkta med en asterisk så är dessa inte aktiverade! Aktivera genom att markera och klicka på Uppdatera). Institutionen ansvarar ftir information till berörda studenter. För ytterligare information kontakta Ladokavdelningen, e-postadress support@ladok. lu. se. 2. Funktioner ftir kursregistrering Det hnns två funktioner för registrering av studenter på kurs i Ladok: RG01 - registrering av en person i taget RG02 - registrering av flera personer samtidigt Registrering sker normalt på anmälningskod. Anmälningskoder ftir viss kurs eller ftir viss institution flär man fram i funktion K413. Behövs ytterligare anmälningskoder gar det att beställa från Lubas, http://lubas.lu.se/. Observera att om en student är antagen till kurs inom program skall uppgiften om programtillhörighet inte?indras. Reservantagning hanteras endast via NyA. För mer information och behörighet i NyA, kontakta Joakim Hall ioakim.hall@stu.lu.se. Efter överftiring till Ladok finns efterantagna studenter med på underlag i RG02 eller som ftirslag vid registrering i RG01. Postadress: Box I 1 7, 22 1 00 LUNO Besöksadress: Sölvegatan 29b Telefon dir : 046-222 3 1 75, växel: 046-222 0O 00 Ê-post; Ieooold. schmidt(ostu. lu.se
Koder ftir program kan tas fram i funktion K420. Dåir kan man också se vilka program som har terminsregistrering. Nåir en student har blivit antagen på kurs med villkor, skall institutionen vid registreringen kontrollera att villkoret rir uppfyllt. 3. Funktioner ftir terminsregistrering På vissa program sker registrering på programtermin (terminsregistrering) Det finns två funktioner för terminsregistrering: RG01 - registrering av en person i taget RG03 - registrering av flera personer samtidigt observera att om terminsregistrering skall göras i RG01 eller RG03 måste uppfl tning ha skett i funktion s441. Kursregistreringar skapas då fiir de kurser som läses av samtliga studenter en viss termin. För övriga kurser måste kursregistreringar läggas in med RG02 eller RGOl efter det att terminsregistrering lagts in. 4. Studieavgifter Regeringen har beslutat om Förordning om anmälnings- och studieavgifter vid universitet och högskolor (SFS 2010:543, senast åindrad i SFS 2012730). Avgifterna gäller sökande som inte är medborgare i stat inom EUiEES eller Schweiz, s.k. tredjelandsmedborgare. I ovan nåimnda ftirordning finns även angivet vilka sökande som skall undantas från kravet på avgifter och vilka som omfattas av övergångsbesttimmelser. Avgiftsskyldiga studenter som påbörjat sina studier på program vårterminen20ll eller tidigare har ñtt att fullftilja sina studier inom programmot fram till I juli 2018. De måste dock betala studieavgift om de antas till nytt program eller till fristående kurs. Det har visat sig att en del studenter som berörs av övergångsbeståimmelserna har sökt fristående kurs i stället ftir kurs inom program. Antagningsavdelningen kan korrigera uppgiften så att studenten i stället antas till kurs inom program. Det går också att registrera studenten direkt på kurs inom program. I båda fall åir det en förutsättning att Ladokavdelningen Ëtt information om att kursen kan ingå i pro graíìmet/inriktningen. UHR har provat avgiftsskyldigheten ftir samtliga studenter som sökt kurser eller program genom antagningssystemet NyA, och dessa uppgifter har ftjrts över till Ladok. Det kan förekomma att studenter som bedömts som avgiftsskyldiga anser att de inte åir det. Dessa studenter uppmanas att kontakta Antagningsavdelningen och styrka att de är avgiftsbefriade, t.ex. genom handling som styrker medborgarskap eller uppehållstillstånd av andra skäl in studier.
3 För de avgiftsskyldiga studenter som betalt studieavgift lägger vi in uppgift om detta i Ladok ftir aktuella kurser. Man kan se om betalning ft)r en kurs eller ett program är inlagd i Ladok via UT09. Kontakta Ladokavdelningen om något är oklart. 5. Utbytesstudenter Utresande utbytesstudenter ska i ftirsta hand registrera sig själva via Studentportalen. Observera att om studenten läser ett program med terminsregistrering så måste terminsregistreringen göras ft)rst. Om programterminen inte är öppen ft)r webbregistrering måste institutionen göra den manuellt innan studenten kan registrera sig på utb et. Om institutionen registrerar utresande utbytesstudenter manuellt görs detta i funktion RG04. Områdesstyrelserna har i flertalet fall delegerat inläggning av dessa uppgifter till institutionerna. OBS! All registrering ftirutsätter dock att studenten antagits till utbytet i SAO7. Inresande utbytesstudenter fyller i en särskild blankett (Enrolment Form). Observera att i de fall studenten skall ftilja en hel kurs sker registrering på vanligt sätt vid institutionen. Om studenten endast skall läsa del av kurs sker registrering på annat sätt. 6. Byte av personnummer Rapportera omedelbart till oss n2ir studenter med provisoriskt personnummer styrkt att de fått svenskt personnummer, t.ex. genom uppvisande av personbevis. 7. Avbrott på kurs Kraven på kontroll av registreringar i Ladok medfiir att institutionerna måste vara uppmärksamma päalt meddela avbrott på kurs. Man skiljer på två olika typer av avbrott:. tidigt avbrott används om en student anmäler avbrott de fürsta tre veckorna på kursen, utan att något godkänt resultat inrapporterats. Studenten har då möjlighet att t.ex. söka kursen som fristående kurs en senare termin. Studenterna kan själva lägga in tidigt avbrott via Studentportalen. OBS! Institutionema àr skyldiga attlagga in anmälda tidiga avbrott i Ladok. Enligt regeringsbeslut skall de studenter som anmält avbrott inom tre veckor efter påbörjad kurs och som under den tiden inte blivit godkrinda på något prov inte ingå i ber?ikningen av helårsstudenter. Tidigt avbrott läggs in med funktion RG10. Obsemera att tidiga avbrott på inledande kurs inom
program skall rapporterqs skriftligen eller via e-post till Ladokavdelningen. 4. annat avbrott, som anvåinds i övriga fall, läggs in med funktion RG10. Om registrering skett av misstag skall registreringsuppgiften helt tas bort. Detta görs med funktion RGll. Uppgifter om avbrott visas i utdatafunktionerna, t.ex. i UTl0. De förs också över till CSN samtidigt med registreringarna. Ett felaktigt avbrott kan tas bort. Detta är dock endast aktuellt om ett direkt fel har begåtts. En student som anmält avbrott har genom detta meddelat sin avsikt att inte studera vidare på kursen. Det fìirekommer att studenter kräver att få bli registrerade, trots att de inte avser att läsa kursen. Anledningen kan varaatt de i stället vill läsa kursen en kommande termin. Vi vill i sammanhanget påminna om att det åir direkt fel att registrera sådana studenter som nåirvarande på kursen. OBS! Institutionen kan få meddelande om en student gör tidigt avbrott på en kurs eller låimnar återbud via antagning.se. För att lagga in bevakning på kurser så matar man in de kurskoder man är intresserad av i Ladok. Gå till menyn Inställningar och välj E-post ftir avbrott/återbud. Sök upp kurserna och markera vilka som ska bevakas. För bevakning av program måste man meddela Ladokavdelningen vilka programkoder man vill få meddelande om. Skicka en e-post till support@ladok.lu.se. 8. Dokumentation av registreringar Eftersom uppgifterna om registrerade studenter i Ladok utgör grund ft)r universitetets resurstilldelning ställs stora krav på dokumentation av registreringar. Detta sker dels genom loggning i databasen om vem som lagt in en viss registrering, och nåir detta skett, dels genom uttag i efterhand av en samlad arkivlista över inlagda, resursgrundande registreringar. Listan är sorterad på institution och kurstillfìille, och skall skrivas under av prefekten ftir varje institution. Den skall arkiveras på institutionen. Riksrevisionen har i en skrivelse såirskilt påpekat vikten av att underlagen är korrekta och väl dokumenterade och att de bör finnas tillgeingliga vid revisorernas granskning av årsredovisningen. Granskningslistor finns tillgringliga via http ://ladokportal.lu. se och arkivlistor für vårterminen och höstterminen kommer att göras tillgåingliga i februari nästkommande år. Vi återkommer med närmare information. 9. Samarbete med CSN Uppgifter om antagningar, registreringar och studiemeriter överfürs direkt tran Ladok till CSN. Registreringsuppgiftema ligger till grund ftir utbetalning av studiemedel. Detta gör det nödvändigt att registreringarna skyndsamt läggs in i Ladok. Överftiring av registreringsuppgifter till CSN sker normalt kl. 18:30 måndag-fredag. Studenterna skall sedan få sina ftirsta
studiemedel utbetalda inom en vecka om övriga formella krav är uppfyllda. 5 10. Uppdragsutbildning Universitetet har den27 mars 2003 fastställt regler für hantering av uppdragsutbildning i Ladok (Dnr I G7 9012003). Reglerna innebär att a o a a Uppdragsutbildning skall dokumenteras i Ladok endast ftir personer som füljer kurser inrättade vid Lunds universitet med fastställd kursplan och kurskod. Om uppgift finns om grundläggande behörighet skall denna dokumenteras i Ladok. Saknas sådan uppgift dokumenteras i stället uppgift om att personen har rätt att registreras på kurser i uppdragsutbildning. Alla deltagare skall registreras den termin de påbörjar kursen. Registrering skall ske med hjälp av en anmälningskod. För att det klart skall framgà att studenten läst kursen som uppdragsutbildning skall sèirskilda anmälningskoder användas. Om kursen pågår mer än en termin skall fortsättningsregistrering läggas in på vanligt sätt. Betyg skall inrapporteras på samma sätt som ftir övriga studenter, d.v.s. även betyg på prov skall rapporteras. Studenter som deltar i uppdragsutbildning etableras i Ladok av Antagningsavdelningen. 11. Studieftirbundskurser och kurser vid EFL Universitetet fastställde den 27 mars 2003 regler för denna hantering (Dnr I G7 9112003). Reglerna innebär i korthet att sådana kurser inte skall dokumenteras i Ladok. Studenten kan under vissa omständigheter få kursen tillgodoräknad i examen. För att detta ska kunna prövas krävs att utbildningsanordnaren utfìirdar ett intyg, där det klart framgar att den genomgångna utbildningen motsvarar en viss kurs och att undervisningen bedrivs enligt den kursplan som inom universitetet fastställts ftir denna kurs Denna skrivelse utsändes med e-post ftir kännedom till anvåindare med behörighet att registrera studenter i Ladok. o Þ