Personalenhetens Verksamhetsplan 2012-2014 Kortversion Yvonne Andersson Personalchef Personalenheten
Allmänt om UmU som arbetsgivare De närmaste åren kommer att ställa stora krav på att vi stärker vårt varumärke som arbetsgivare. Vi rekryterar cirka 500 medarbetare per år och konkurrensen om arbetskraft är både nationell och internationell. Ett starkt varumärke som arbetsgivare kräver både fortsatt utveckling av den inre kulturen och utveckling av förutsättningarna i arbetsmiljön, samt att marknadsföra oss som arbetsgivare utåt. Ett inkluderande universitet är den grund som all vår verksamhet ska bygga på. Avgörande framgångsfaktorer för lärare/forskare är en stabil situation i befattningarna och attraktiva karriärvägar. Detta har identifierats av universitetsledningen, som därför har inlett ett långsiktigt arbete med att öka de attraktiva förutsättningarna i lärarbefattningarna. I detta ingår även utveckling av karriärvägar pedagogisk och konstnärlig samt samverkan. För teknisk/administrativ personal är viktiga framgångsfaktorer ökade möjligheter till utveckling av kompetens och möjlighet till intern rörlighet.
Sammanfattning av verksamhetsplaneringen för Personalenheten Under perioden 2012-2014 ska Personalenheten stödja utvecklingen av attraktiva anställningar i ett nationellt och internationellt perspektiv, ledarskapets stöd och förutsättningar samt en hälsofrämjande arbetsmiljö. Utöver det arbetsgivarpolitiska ansvaret har POU också ansvar för utbildning och samverkan med studenter i frågor kring inkludering och psykosocial arbetsmiljö. Då studenternas representanter (30-40 arbetsmiljöombud m fl) årligen byts ut innebär detta att vi för att säkerställa lag- och avtalskrav måste avsätta icke obetydliga resurser för denna viktiga uppgift. För Personalenhetens arbete så behövs ett fortsatt arbete med att kvalitetssäkra och effektivisera löne- och personalprocesserna, som personalchefen har ett delegerat ansvar för. Under 2011 påbörjades ett utvecklingsarbete HR i förvandling som ska medföra utveckling av HR-stödets roller och kompetenser för att säkerställa processer och stödet till prefekter/chefer. Vid myndigheten pågår ett myndighetsövergripande arbete med utveckling av administrativt stöd. De som närmast berörs inom HR-området är avdelningen personal-och organisationsutveckling (POU) och personalsekreterare på fakultet. Som ett led i detta kommer Personalenheten att under våren redovisa för universitetsledningen sin kartläggning och olika scenarier för HR-stödet vid myndigheten. Hur det fortsatta utvecklingsarbetet inom HR-stödet ska bedrivas beror på universitetsledningens beslut. Den löneadministrativa avdelningen (LA) berörs närmast av den nationella servicecenterutredningen, som medför ett ökat behov av att mäta effektiviteten i löneadministrationen. Vi kommer även att se över kostnadseffektiviteten när det gäller den tekniska driften av Primula.
Fyra huvudmål vid Umeå universitets verksamhetsplan 2012 berör direkt vår verksamhetsplanering för HR Förutsättningarna för anställningar som lärare/forskare ska vara attraktiva i ett internationellt perspektiv. Ledarrollen på institutionsnivå ska utvecklas, vilket bl a ska medföra att prefektens tid för det akademiska ledarskapet ökar och att det administrativa stödet förbättras. Umeå universitets administration ska vara effektiv och ett samordnat arbetssätt ska genomsyra hela organisationen. Myndigheten ska ta ett samlat grepp om rekrytering av lärare/forskare i syfte att bl a genomföra konkurrenskraftiga rekryteringar samt minska den genomsnittliga tiden för rekrytering av lektor/professor. Därutöver finns ett antal universitetsövergripande mål för de tematiska ansvarsområdena. Dessa kommer under 2012 att revideras. Prioriterade aktiviteter under 2012 Utifrån utmaningarna, målen i universitetets verksamhetsplan och de tematiska målen har vi prioriterat nedanstående områden och aktiviteter under 2012. Prioriteringen grundar sig på att Personalenheten under 2012 har en ansträngd bemanningssituation. Om löpande arbete med rehabilitering, omställning m m blir mer än planerat kommer omprioriteringar att ske.
Attraktiva anställningar i ett nationellt och internationellt perspektiv Utvecklingsområde Konsekvenser av ny anställningsordning för lärare Utveckling av anställningsvillkor Utveckling av lönepolitiken Jämställdhet och likabehandling För ett inkluderande universitet Medarbetarcenter Arbetsgivarpolitiskt program Aktiviteter Översyn av forskarbefattningar, framtagande av handläggningsordningar, säkerställa införandet. Utveckling av enskilda överenskommelser, former för kombinationstjänster. Ny lönepolicy, universitetsgemensamma lönekriterier, utveckling av RALSprocessen. Utveckling av organisation, framtagande av plan för jämställdhet och likabehandling. Förstudie service till internationella medarbetare, ökad information på engelska, utveckling av introduktionsutbildning på svenska och engelska. Omstart av medarbetarcenter under 2012 med syfte att genomföra trygghetsskapande aktiviteter för medarbetare bl.a karriärvägledning. Med utgångspunkt från utvecklingsprogrammet ska ett arbetsgivarpolitiskt program processas fram.
Ledarskapets stöd och förutsättningar Utvecklingsområde HR-stödet till chefer Ledarutveckling Bemanningsplanering Kompetensförsörjning Rekrytering och omställning Aktiviteter Utveckling av universitetets HR-stöd genom fortsatt arbete med projekt HR i förvandling där vi lämnar förslag till utveckling av universitetets HR-stöd. Chefsintroduktion, revidering och vidareutveckling av UCL, ledarseminarier, införande av utbildning för forskningsledare. Införande av bemanningsplaneringssystemet (BPS) vid alla institutioner/ enheter. Revidering av strategisk kompetens-försörjningsplan för UmU, stödmaterial för framtagande av kompetensförsörjnings-planer och utbildning för chefer i utvecklingssamtal/lönesamtal. Utveckling av rekryteringsprocessen och webbstöd. Utveckling av omställningsprocessen. En hälsofrämjande arbetsmiljö Utvecklingsområde Psykosocial arbetsmiljö Friskvård Företagshälsovård Rehabilitering Aktivitet Bearbetning av medarbetarundersökning och insatser utifrån denna. Upphandling av motionskortsavtal. Upphandling av företagshälsovårdsavtal. Införande av IT-baserat stödverktyg ADATO.
Personalenhetens verksamhet Personalenheten består av två avdelningar löneadministration (LA) och personal-och organisationsutveckling (POU). Våra arbetsområden är verksamhets- och kompetensutveckling, arbetsmiljö och hälsa, ledar- och medarbetarutveckling, omställning, jämställdhet och likabehandling, grupp- och organisationsutveckling, PA-system, pensions- och löneadministration, arbetsrättsliga frågor, avtals- och samverkansfrågor samt lönebildningsfrågor. Vi var i december 2011 totalt tjugofem personer anställda vid enheten (21,5 tjänster). Av dessa var det tretton medarbetare (11,15 årsarbetare) inom löneadministration och tio medarbetare (9,3 årsarbetare) inom personal-och organisationsutveckling samt en chef för personalenheten och en områdeschef för löneadministrationen. Därutöver har vi också för Personalenheten haft två personer inhyrda (0,75 årsarbetare) för ledarutveckling och projektet bemanningsplaneringssystem (BPS). Av medarbetarna är 28 procent män och 72 procent kvinnor. Medelåldern är 52 år och sex personer finns i åldersgruppen 60-64 år, vilket innebär ett stort behov de närmaste åren av att planera generationsväxling och att öka andelen män. Under 2011 introducerades fem nya medarbetare på enheten - tre nya löneadministratörer och/eller pension, en områdeschef för löneadministrationen och en utvecklingskonsult. Under 2012 planeras att introducera en ny löneadministratör, två till tre utvecklingskonsulter och en projektledare. Beroende på myndighetens utvecklingsprogram som tas fram under våren kan planeringen förändras inför 2013. Personalenheten kommer under 2012 att ha en ansträngd bemanningssituation på grund av kompetensväxlingar och måste av resursskäl prioritera hårt i utvecklingsarbetet. Om löpande arbete med rehabilitering, omställning med mera blir mer än planerat kommer omprioriteringar av aktiviteter att bli nödvändigt.
Personalenhetens uppdrag Personalenhetens uppdrag är att driva, samordna och stödja utvecklingen av Umeå universitets arbetsgivarpolitik och personalprocesser, så att verksamhetens kvalitet och konkurrenskraft stärks. Personalenheten har till uppdrag att skapa förutsättningar för en samordnad arbetsgivarfunktion, utveckla arbetsgivarpolitiska styrdokument, arbeta med övergripande frågor inom personal- och organisationsutveckling samt ansvara för löne-, system- och pensionsadministration. Uppdraget utförs genom operativt och strategiskt stöd så att universitetet kan attrahera, rekrytera, behålla och utveckla samt avveckla kompetens. Uppdraget innebär mer specificerat att: - utveckla myndighetens arbetsgivarpolitik, varumärke och säkerställa en samordnad arbetsgivarfunktion. - utveckla och säkerställa myndighetens arbete med kompetensförsörjning. - stödja individ-, grupp- och organisationsutveckling. - förvalta, utveckla och effektivisera löne-, pensions- och personalprocesser, stödsystem och rutiner. - säkerställa att lagar, förordningar, policies och regler inom personalområdet efterlevs. - stödja och hjälpa medarbetare och chefer till goda prestationer. - vara en central arbetsgivarfunktion genom expertstöd i strategiska och operativa personalfrågor till chefer och medarbetare. - samverka med och årligen utbilda nya studentrepresentanter (arbetsmiljöombud m fl) i frågor som rör inkludering och psykosocial arbetsmiljö. - erbjuda råd och stöd inom sakområdena rekrytering, löne- och anställningsvillkor, arbetsrätt, grupp- och organisationsutveckling, ledar- och medarbetarutveckling, jämställdhet och likabehandling, psykosocial arbetsmiljö, krisledning, hälsa, rehabilitering, kompetenförsörjning, karriärcoachning, omställning, pensions- och försäkringsfrågor och personalsystem. - utifrån behov tillhandahålla ett stöd till studenter inom det psykosociala arbetsmiljöområdet. - ansvara för kontakter med externa aktörer, som t. ex. Försäkringskassan, företagshälsovård, Skatteverket, Arbetsgivarverket, SPV, AF, Trygghetsstiftelsen samt annan extern samverkan, t. ex. partneruniversitet.
Vision Vi är en enhet som tillsammans känner stolthet, lust och glädje. Vi är efterfrågade och en nationell förebild. Våra chefer och vår ledning vet vad vi kan stödja dem med, förstår hur vi gör det och varför vi gör det. Med hjälp av oss i vårt sätt att arbeta med Human Resources (HR), är Umeå universitet satt på kartan som en attraktiv arbetsgivare. Vi har nått detta genom HR-strategier integrerade i universitetets- och institutionernas/enheternas arbete med verksamhetens planering, utveckling och uppföljning. HR- organisation som är tydlig, professionell och stödjande. HR-system för både löner och HR-processer som är kvalitetssäkra och effektivt stödjer chefer, anställda, administratörer samt externa intressenter. Verksamhetsidé - Vi ska initiera, utveckla, implementera och stödja policies inom det personalpolitiska området samt stödja implementeringen av universitetets utvecklingsprogram, allt i syfte att stärka kvalitet och konkurrenskraft. - Vi ska verka för att rätt kompetens finns för rätt uppgift vid rätt tillfälle. - Vi ska verka för att universitetet uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och attraktiv arbetsplats. - Vi ska verka för att universitetet är en attraktiv och självklar samarbetspartner för det omgivande samhället och för andra universitet och högskolor. - Vårt arbete grundar sig på helhetssyn och verksamhetsperspektiv, professionalism och framförhållning.
Utmaningar de närmaste åren En ökad konkurrens om arbetskraft nationellt och internationellt En omfattande generationsväxling sker de närmaste åren, såväl nationellt som internationellt. För UmU:s del beräknas cirka 130 anställda per år gå i pension de närmaste fem åren. Av dessa är cirka hälften lärarpersonal. Den ökande konkurrensen mellan lärosätena kommer att ställa krav på anpassningar av anställningsordningar och mer individualiserade löne-och anställningsvillkor, så att förutsättningarna för lärare är konkurrenskraftiga. Vissa forskar- och lärarbefattningar förväntas bli svårare att rekrytera till samt befattningar inom IT-området och chefsbefattningar. För att möta konkurrensen måste vi också effektivisera och kvalitetssäkra rekryteringsprocessen för lärare. Som arbetsgivare måste vi även jobba med universitetets varumärke. Mer arbete kring synen på och arbetsförhållanden för senior arbetskraft behövs, och då särskilt om pensionsåldern höjs till 69 år. Eventuella nationella förändringar som skulle innebära samgåenden av universitet och nationell koncentration av forskningsverksamhet får stor effekt för myndigheten. ständigt är eller förväntas vara nåbara. Teknikutvecklingen medför nya arbetsformer som påverkar behovet av kompetens, arbetsinnehåll samt ledning och styrning. Det kan innebära stora kompetensskillnader mellan medarbetare, kostnadskrävande investeringar, juridiska aspekter (t.ex. användande av sociala medier, framtagande av undervisningsmaterial) och att anställningsvillkor måste ses ur nya perspektiv. Snabb teknikutveckling som ställer förändrade krav på kompetens, verksamhet och kultur för medarbetare och studenter. Det påverkar struktur, kompetens och kultur Som universitet måste vi utveckla hur vi använder ny teknik i administration, forskning och undervisning. Teknikutvecklingen ger många verksamheter möjlighet till ökad effektivitet och service, flexibla arbetsformer och större frihet vad gäller platsen och tiden för arbetets utförande. Sociala medier skapar spridning, men kräver också ökad medvetenhet om risken för sammanblandning av den privata och den professionella sfären. Tekniken bidrar till nya lösningar, men kan också påverka den psykosociala arbetsmiljön negativt om medarbetarna
Ökad mångfald; Universitetets anställda och studenter blir alltmer heterogena och ska känna sig välkomna till Umeå universitet Nya sociala grupperingar och etnisk mångfald utvecklar nya kulturella mönster och ökar pluralismen. Samtidigt leder individualiseringen, större fokus på mänskliga rättigheter och diskrimineringslagstiftningen, till att den enskilde medborgaren, medarbetaren och studenten bevakar sina rättigheter och förväntar sig att bli bemött efter sina egna förutsättningar. Vad avser diskrimineringsgrunderna kön och etnicitet ställer regeringen dessutom särskilda krav på de statliga arbetsgivarna. Universitetet har idag, främst inom forskningsområdet, en stor etnisk mångfald, vilken förväntas öka med ökad internationalisering. Detta medför krav på kommunikation på både svenska och engelska i såväl tal som skrift. Kraven på tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning kommer troligtvis också att öka framöver. Utveckling av ledarskapet; Våra ledare ska ha de förutsättningar de behöver för att kunna ta ansvar för verksamhetens utveckling, en god arbetsmiljö och för kompetensförsörjning Kontinuerlig verksamhetsutveckling kräver chefer som kan leda i förändring, som kan vara såväl skickliga verksamhetsledare som arbetsgivarföreträdare. Planering av verksamhetens utveckling i kombination med planerade kompetensbehov blir en viktig uppgift. Chefen får en mer strategisk roll och måste kunna prioritera, sätta upp tydliga mål samt följa upp medarbetarnas arbetsresultat. Nuvarande förutsättningar för det akademiska ledarskapet inom universitetet ställer höga krav på kvalitativt administrativt stöd eftersom det är ett tidsbegränsat prefektskap, på deltid där få har tidigare chefserfarenhet. Utvecklingen mot större institutioner kommer också att öka kraven på strategiskt ledarskap och på att inom institutionerna utveckla de olika ledaruppdragens roller och ansvar. En utmaning de närmaste åren blir att ge ett ökat och professionellt administrativt stöd till akademiska ledare samt att titta på olika former av ledarutvecklingsinsatser som stärker den strategiska rollen. Utveckling av medarbetarskapet; Våra medarbetare ska uppleva att de har förutsättningar för att ta sitt ansvar för utveckling av verksamheten och för utveckling av sin kompetens Medarbetare vid universitetet har en hög grad av ansvar och kompetens. De ansvarar ofta för processer och projekt utan att ha ett chefsansvar, vilket bidrar till ett mer aktivt och självständigt medarbetarskap. Detta medför att de vill och förväntas ta ansvar för att utveckla såväl verksamheten som den egna kompetensen. Medarbetarundesökning visar på en hög grad av arbetsbelastning samtidigt som arbetstillfredsställelsen är hög. Företags-hälsovården har i årsrapport 2011 särskilt uppmärksammat ett ökat behov av stödjande insatser för att hantera hög arbetsbelastning. Att främja delaktighet och inflytande, hälsa och att stödja karriär-/kompetensutveckling blir fortsatta utmaningar de närmaste åren. Ökade krav på uppföljning och utveckling av processer, ökade krav på att mäta effekter av vårt arbete och på effektiva och kvalitetssäkra processer Kraven på uppföljning och att redovisa resultat har ökat nationellt och internationellt de senaste åren. Ranking av såväl utbildnings- som forskarverksamhet sker kontinuerligt. Det finns även krav på effektivisering av administration på grund av vikande studentunderlag och ekonomi samt genom etablering av nationella servicecenter för främst personal- och ekonomiadministration. Även ställningstaganden om outsourcing av stödverksamhet kommer att bli allt vanligare.