PERSONALPOLICY I LAHOLMS KOMMUN

Fastställd av kommunstyrelsen den 25 april 2006 2006 PERSONALPOLICY I LAHOLMS KOMMUN - med åtgärder 1

INNEHÅLL Sida Inledning 3 Att arbeta i Laholm 4 PERSONALPOLICY 4 1.Personalförsörjning 5 2.Medarbetarskap 6 3.Ledarskap 7 4.Arbetsmiljö och samverkan 9 5.Kompetensutveckling 11 6.Arbetstid 12 7.Friskvård 13 8.Rehabilitering 14 9. Lönepolitik 15 10. Jämställdhet 16 11. Mångfald 17 2

Personalenheten PERSONALPOLICY I LAHOLMS KOMMUN Inledning Syftet med personalpolicy i Laholms kommun är att ge en samlad bild av kommunens syn på personalpolitiken samt utgöra en grund för ett gemensamt förhållningssätt och gemensamma värderingar på alla nivåer inom hela kommunens verksamhet. Nyckeln till personalpolitiken i Laholms kommun är att kommunen som arbetsgivare tillvaratar den kompetens, kunnande och erfarenhet som personalen besitter och uppmuntrar och stimulerar till nytänkande och inhämtande av nya kunskaper. Den framtida personalförsörjningen är en central fråga för kommunen. Genom en god och väldefinierad personalpolitik ska kommunen skapa förutsättningar för att kunna behålla, utveckla och rekrytera personal som i samverkan arbetar för att uppnå kommunens mål. Detta ska bl a uppnås genom attraktiva arbeten och arbetsplatser, en god och stimulerande arbetsmiljö, en utvecklad jämställdhet, arbetstider med större möjlighet att kombinera arbetet med familj och fritidsintressen, möjlighet att påverka sin arbetssituation och utveckling genom medansvar och delaktighet, en god lönepolitik, ett utvecklat samverkanssystem, marknadsföring av kommunen som arbetsgivare. 3

Arbeta i Laholms kommun Att arbeta i Laholms kommun ska innebära: Medarbetarna trivs på sina arbetsplatser och har stimulerande arbetsuppgifter. Medarbetarna känner delaktighet och har möjlighet att påverka. Medarbetarna har kunskap om kommunens mål och verksamheter. Varje medarbetare ser sin roll i helheten. Service, vänlighet och respekt präglar mötet med kommuninvånarna. Service och kvalitet är vägledande i alla verksamheter. Goda arbetsinsatser uppskattas. PERSONALPOLICY Personalpolicy i Laholms kommun är uppdelade i olika delområden. Till varje delområde finns beskrivet vilka åtgärder som skall vidtas, dels för det kommande året och dels för de kommande tre åren. Varje verksamhet ska utifrån Personalpolicy i Laholms kommun konkretisera åtgärder som är anpassade till den egna verksamheten. En årlig uppföljning ska göras och brister ska kopplas till åtgärder för förbättringar. Genomförda åtgärder och uppföljning ska redovisas till personalutskottet. Följande policyn och riktlinjer kompletterar personalpolicyn: Riktlinjer om arbetsmiljö och samverkan Jämställdhetsplan Lönepolitiskt program Rehabiliteringspolicy Friskvårdspolicy Alkohol- och drogpolitiskt program Riktlinjer hot och våld på arbetsplatsen Policy om kränkande särbehandling Chefspolicy Riktlinjer för introduktion Riktlinjer för personalarbete som innefattar hanteringen av olika personaladministrativa frågor i kommunen. 4

1. Personalförsörjning Pensionsavgångarna kommer att öka markant inom den närmaste tioårsperioden. Rekryteringsbehovet blir stort och marknaden kommer att präglas av konkurrens om arbetskraft. I kommunen ska finnas en strategi för att klara personalförsörjningen på kort och lång sikt. skall vidtas för att behålla den personal vi har och skapa förutsättningar att kunna rekrytera ny personal. Satsningar skall göras för att locka ungdomar till att söka arbeten inom kommunen. Kommunen skall sträva efter att det på alla arbetsplatser skall finnas både yngre och äldre personal. Rekrytering är en viktig del av kommunens arbete och ska utföras med stor omsorg och noggrannhet. Vid rekrytering ska en kravanalys upprättas. Referenser ska tas före beslut om anställning. Kommunen ska eftersträva intern rörlighet för att främja kompetensutveckling och för att möta behov av förändring. Personal som behöver omplaceras ska beaktas vid rekrytering. Så hög sysselsättningsgrad som möjligt ska eftersträvas. En jämnare åldersstruktur ska uppnås genom anställning av fler ungdomar. Vid rekrytering ska eftersträvas etnisk mångfald och jämnare fördelning mellan könen på arbetsplatserna. En väl genomförd introduktion är grunden för att den nyanställde snabbt ska komma in i arbetsuppgifterna och trivas på arbetsplatsen. Avgångssamtal ska hållas med anställda som slutar. 2006: Introduktionsprogram med checklista och lämpligt informationsmaterial ska finnas inom varje verksamhet. Ansvarig: Verksamhetschef Central introduktion för nyanställda genomförs kontinuerligt. Ansvarig: Personalenheten Intervjumetodik. Utbildning för chefer. Ansvarig: Personalenheten Tydliggöra rekryteringsregler och -rutiner avseende timanställd personal Ansvarig: Personalenheten På kommunens webbplats skall finnas aktuell information som marknadsför kommunen som en attraktiv arbetsgivare Ansvarig: Personalenheten 5

Utveckla program för mottagande av praktikanter Ansvarig: Verksamhetscheferna och personalenheten Senast 2009 Personalförsörjningsplaner upprättas inom varje verksamhet Ansvarig: Verksamhetschef och personalenheten 2. Medarbetarskap Varje medarbetare är en representant för Laholms kommun och det är medarbetarna som utifrån kommunens mål och fattade beslut skapar den kommunala verksamheten. Det är i mötet mellan medarbetaren och kommunens invånare som bilden av och förtroendet för verksamheten grundläggs. Service och kvalitet i verksamheten ska vara vägledande i arbetet. Alla medarbetare ska ha kunskap om kommunens mål och verksamhet för att kunna förstå dess organisation, kunna ge korrekt information och kunna arbeta utifrån. Alla medarbetare ska ha vilja till utveckling och engagera sig aktivt i aktuella frågor som rör det egna arbetet. Ett bra arbetsklimat präglas av öppenhet och förutsätter respekt för varandras olikheter och en vilja att samarbeta. Medarbetarsamtal mellan medarbetare och chef ska genomföras minst en gång per år. 2006: Medarbetarsamtal mellan chef och medarbetare genomförs årligen. Ansvarig: Ansvarig chef Arbetsplatsträffarna utformas i enlighet med samverkansavtalets intentioner så att ett aktivt deltagande möjliggörs. Ansvarig: Ansvarig chef Utbildning för kommunens chefer om arbetsplatsträffar i samband med nätverksträff. Ansvarig: Personalenheten En arbetsmiljöenkät genomförs årligen om hur det upplevs att arbeta i Laholms kommun innefattande bl a trivsel, arbetsglädje, delaktighet och arbetsledning. Ansvarig: Personalutskottet, verksamhetscheferna och personalenheten 6

3. Ledarskap Ledarskap är samspelet mellan chef och medarbetare. Ledarskapet ska utvecklas så att laganda, engagemang och arbetsglädje ökar. Att ständigt utveckla chefer är en strategiskt viktig fråga för Laholms kommun. Laholms kommun ska som arbetsgivare ställa tydliga krav på chefer. Laholms kommun har ett ansvar för att cheferna har en rimlig arbetssituation och ett rimligt antal underställda. Laholms kommun ska eftersträva en jämnare könsfördelning bland högre chefer. Varje nyutnämnd chef ska få en tidig och genomarbetad introduktion i chefsrollen. Laholms kommun ska verka för alternativa karriärvägar för chefer. Cheferna i Laholms kommun ska -ha en helhetssyn för hela kommunens verksamhet -kunna kommunicera, vägleda och stimulera medarbetaren samt bidra till laganda, engagemang och arbetsglädje -utveckla verksamheten tillsammans med medarbetarna -vara förebilder samt tydligt mål- och resultatinriktade -vara mogna personer med god självkännedom, ödmjukhet och tolerans -tillse att varje medarbetare blir sedd och utvecklas enligt sina förutsättningar -genom medarbetarsamtal följa upp varje medarbetares situation och kartlägga medarbetarens möjligheter till personlig utveckling -tillse att aktuell information görs lättillgänglig för medarbetarna 2006: Kontinuerliga chefs- och ledningsutvecklingsinsatser samt möjlighet till handledning och/eller mentorskap. Ansvarig: Personalutskottet, ledningsgruppen och personalenheten En personlig utvecklingsplan för varje chef upprättas och revideras årligen. Ansvarig: Ledningsgrupp, verksamhetschef En ny chefspolicy upprättas för Laholms kommun Ansvarig: Personalutskottet, verksamhetschefsgruppen 7

Arbetsvillkoren för chefer skall ses över med utgångspunkt från en rimlig arbetssituation och ett rimligt antal underställda. Ansvarig: Personalutskottet, verksamhetschefsgruppen och personalenheten Introduktionsprogram för nyanställda chefer tas fram. Häri skall bland annat ingå vad det innebär att vara chef i Laholms kommun. Ansvarig: Kommunledningskontoret Verksamhetsövergripande nätverksträffar för mellanchefer genomförs. Ansvarig: Verksamhetschefsgruppen och personalenheten Uppföljning och bedömning av chefers ledarskap görs årligen, t ex genom medarbetarsamtal och arbetsmiljöenkäten, och åtföljs av förslag till åtgärder. Ansvarig: Verksamhetschef Senast 2009: Utveckla former för att stimulera intern chefsrörlighet, t ex genom tidsbegränsade chefsuppdrag och alternativa karriärvägar där chefers kompetens tillvaratas. Ansvarig: Personalutskottet, ledningsgruppen och personalenheten Utveckla former och metoder för chefsavveckling och reträttmöjligheter för chefer. Ansvarig: Personalutskottet, ledningsgruppen och personalenheten Ta fram program för rekrytering och utveckling av presumtiva chefer. Ansvarig: Personalutskottet, ledningsgruppen och personalenheten 8

4. Arbetsmiljö och samverkan Laholms kommun ska ha en sund och säker arbetsmiljö. En god psykosocial och fysisk arbetsmiljö kännetecknas av trivsel, arbetstillfredsställelse och säkerhet. Kommunen ska genom förebyggande insatser främja medarbetarnas fysiska och psykiska hälsa samt motverka ohälsa och skador. Medarbetare som fått sin arbetsförmåga nedsatt ska tidigt få rehabiliterande stöd och omsorg för att uppnå optimal arbetsförmåga. Det samverkansavtal som slutits mellan de lokala parterna utgår från att samråd mellan arbetsgivare och anställda är en naturlig del i verksamheten, oavsett om det gäller medbestämmande, jämställdhet, arbetsmiljö, friskvård eller andra verksamhetsfrågor. Den enskilde medarbetarens inflytande är grunden i samverkanssystemet. Varje anställd ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sitt eget arbete samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör den egna arbetssituationen. I samverkanssystemet säkerställs medarbetarnas inflytande och delaktighet genom arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. På arbetsplatsträffarna ska information ges i tillräcklig utsträckning om kommunens, verksamhetens och arbetsplatsens mål, planer och verksamhet Trivsel och arbetsglädje Trivsel och arbetsglädje är en del av arbetsmiljön på arbetsplatsen. Varje medarbetare ska trivas på sin arbetsplats, känna sig stimulerad av sina arbetsuppgifter och sin arbetsmiljö samt bli sedda som individer. Delaktighet och samverkan ska bidra till arbetsglädje och personlig utveckling. En bra kommunikation på arbetsplatserna är en förutsättning för att kunna utveckla verksamheten och ge service med hög kvalitet. Kommunikationen ska bygga på en dialog som präglas av öppenhet och lyhördhet Alla skall arbeta för trivsel och arbetsglädje och alla har ett ansvar för att ingen utsätts för någon form av mobbing eller trakasserier. 2006: Projektet Hälsa på arbersplatsen upphör och under året skall former tas fram för det fortatta arbetet med att öka hälsan och trivseln på arbetsplatserna och minska långtidssjukskrivningarna. Ansvarig: Personalutskottet och personalenheten 9

Varje verksamhet skall ha rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet som är anpassat till kommunens övergripande riktlinjer för arbetsmiljö och samverkan. Ansvarig: Personalutskottet och personalenheten Arbetsmiljöredovisning. Varje verksamhet skall senast den 31 mars varje år till Cesam och personalutskottet redovisa en sammanfattning av arbetsmiljösituationen i enlighet med fastställda rutiner. I redovisningen skall även ingå: - En sammanfattning av arbetsskador och tillbud. - Kommentater om sjukfrånvaron. - Kommentarer om arbetsmiljöenkäten. - Vilka friskvårdsinsatser som genomförts. - Beskrivning av åtgärder vidtagna utifrån personalpolicyn. Ansvarig: Verksamhetscheferna, Cesam och personalutskottet. I samverkan med företagshälsovården genomföra återkommande utbildningsinsatser för att utveckla en bred kompetens hos arbetsledare och arbets-platsombud inom arbetsmiljö, samverkan och rehabilitering. Ansvarig: Personalenheten Genomföra utbildningsinsatser för centrala och lokala samverkansgrupper Ansvarig: Personalenheten Senast 2009 Översyn av samverkansavtalet med utgångspunkt från det centrala arbetsmiljö- och samverkansavtalet FAS 05 10

5. Kompetensutveckling Kompetensutveckling ska stärka kommunen och medarbetarnas förmåga att möta framtiden och den höga förändringstakt som pågår i kommunens verksamheter. Kompetensutveckling är en naturlig del i kommunens verksamhet. Laholms kommun ska tillvarata och öka medarbetarnas kompetens, ansvar och engagemang samt stimulera till att lära nytt. Varje medarbetare har ett ansvar för att de egna kunskaperna vidmakthålls och utvecklas. Kompetensutveckling kan förutom utbildning även vara studiebesök, studieresor samt pröva på andra arbetsuppgifter. Kompetensutveckling är också medarbetarens utveckling i det dagliga arbetet. Återkommande kompetensutvecklande insatser ska vara naturliga inslag i arbetet på alla nivåer i organisationen. Arbete i grupp och nätverk är viktigt för att utveckla både den enskilde medarbetaren och arbetssätt. Arbete över verksamhetsgränserna ska uppmuntras. Medarbetarsamtalet är en viktig del i kompetensutvecklingen. 2006: En utbildningsplan upprättas årligen över kommunövergripande och verksamhetsgemensamma kompetensutvecklingsinsatser. Ansvarig: Personalutskottet och personalenheten Varje verksamhet skall årligen planera kompetensutveckling för den egna verksamhetens behov. Ansvarig: Verksamhetschef Senast 2009: Utbildning i projektorienterat arbetssätt i syfte att utveckla formerna för utökat samarbete såväl inom som mellan verksamheterna och enheterna. Ansvarig: Verksamhetschefsgruppen och personalutskottet 11

6. Arbetstid Varje medarbetare ska ha möjlighet att påverka sin arbetstid för att på ett bra sätt kunna kombinera sitt arbete med sin familj och fritid. Möjlighet ska, så långt verksamheten tillåter, finnas att arbeta den tjänstgöringsgrad man önskar. Möjligheten för den enskilda arbetstagaren att själv påverka sin arbetstid är ett verksamt medel för att motverka negativ stress. 2006: I samband med återbesättning av lediga tjänster i första hand beakta önskemål om utökad eller förändrad tjänstgöringsgrad. Ansvarig: Anställande chef Senast 2009: Se över möjligheter, förutsättningar och villkor för alternativa arbetsformer, t ex hemarbete. Ansvarig: Personalutskottet och personalenheten 12

7. Friskvård Friskvård är en del av helhetssynen på arbetsplatsen och hela dess arbetsmiljö. Laholms kommun ska stödja initiativ och verksamheter som utvecklar kommunanställdas samhörighet. Positiva personalåtgärder och aktiva friskvårdsinsatser ska genomföras för att förebygga ohälsa i arbetet och långtidssjukskrivningar. Friskvårdsaktiviteter och utbildning om miljöfaktorers inverkan på hälsa och välbefinnande ska göra medarbetarna mera medvetna om arbetsmiljöfrågornas betydelse. Varje medarbetare har att ta ansvar och visa engagemang för hälsa och miljö i det dagliga arbetet. Kommunen har fastställt en särskild friskvårdspolicy. 2006: Varje verksamhet skall inom ramen för rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet årligen redovisa vilka friskvårdsinsatser som genomförts för medarbetarna utifrån intentionerna i kommunens friskvårdpolicy. Ansvarig: Verksamhetschef och samverkansgrupp. Översyn av friskvårdskortens användande. Ansvarig: Personalenheten och Folkhälsocentrum 13

8. Rehabilitering I takt med ökad medelålder ökar också riskerna för långtidssjukskrivningar. För att förhindra långtidssjukskrivningar på grund av belastningsskador, stress och andra orsaker ska arbetsmiljön på arbetsplatserna vara utformad så att riskerna för långtidssjukskrivningar minimeras Det är närmaste chefs ansvar att vara lyhörda för tidiga signaler på bristande välbefinnande från medarbetarna. Genom samtal och andra stödjande åtgärder ska sjukdomar och utslagning förebyggas. Medarbetarnas behov av rehabilitering ska klarläggas så tidigt som möjligt och arbetet med rehabilitering ska ske ambitiöst och seriöst. I arbetet med rehabilitering av långtidssjukskrivna ska eftersträvas att så mycket som möjligt tas tillvara av den ursprungliga arbetsförmågan. Positiva attityder och positivt handlande från arbetsledning och arbetskamrater är viktiga delar i rehabiliteringen. Den enskilde medarbetaren bör efter förmåga ta ett eget ansvar för att förebygga ohälsa, genom bl a hälsobefrämjande åtgärder. 2006: Uppföljning av användandet av rehabiliteringspolicyn samt utbildnings- och informationsinsatser, bl a för nya chefer. Ansvarig: Personalutskottet och personalenheten Senast 2009: Särskilt se över möjligheterna för äldre arbetstagare att kunna utföra sitt arbete utifrån personliga förutsättningar och kompetens. Ansvarig: Personalutskottet, veksamhetschefsgruppen och personalenheten 14

9. Lönepolitik Lönepolitiken skall bidra till att kommunen som arbetsgivare når målen för verksamheten. Lönepolitiken ska bidra till att kommunen kan rekrytera och behålla kompetent personal och att verksamhetsmålen nås. Lönepolitiken ska stimulera till goda arbetsinsatser och ökat ansvarstagande. Medarbetaren ska kunna påverka sin egen löneutveckling genom att öka det egna engagemanget, bredda sin kompetens och erfarenhet och åta sig svårare och mer ansvarsfulla uppgifter. Laholms kommun ska sträva efter att alla löneöversyner skall genomföras enligt modellen chef medarbetare. Laholms kommun ska verka för att utjämna och förhindra osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. 2006: Individuell och differentierad lönesättning skall genomföras i hela kommunen i enlighet med intentionerna i kommunens lönepolicy och de centrala löneavtalen. Ansvarig: Personalutskottet Kommunens gemensamma lönekriterier skall anpassas till resp verksamhets, arbetsplats och yrkesgrupps särskilda förutsättningar och ska vara kända och diskuterade med medarbetarna. Lämpligen kan detta ske genom att samverkanssystemets möjligheter till dialog på arbetsplatser. Ansvarig: Verksamhetschef och lönesättande chef 15

10. Jämställdhet Jämställdhet mellan könen utgör en grundläggande värdering i Laholms kommun och åtgärder för jämställdhet utgör ett viktigt instrument för att utveckla och förnya organisationen. Jämställdhetsaspekter ska ingå i all planering och verksamhet. Arbetsmiljön ska utformas för att passa både kvinnor och män. Det är av värde att ha en jämn fördelning mellan kvinnor och män på en arbetsplats och kommunen ska därför verka för en jämnare könsfördelning i alla yrkesgrupper. Kvinnor och män ska bedömas på samma grunder vid rekrytering, befordran och lönesättning. Möjligheterna till kompetens- och karriärutveckling ska vara desamma. Arbetet ska utformas så att det underlättar för både kvinnor och män att förena arbete och hemansvar. Laholms kommun ska verka för att antalet heltidstjänster ökar, men också för att de som vill öka eller minska sin tjänstgöringsgrad får göra det. Jämställdhetsarbetet ska vara ett normalt inslag i samverkanssystemet. Både kvinnor och män ska uppmuntras att utnyttja sin rätt till föräldraledighet. Föräldralediga ska stimuleras till att delta i fortbildning och på arbetsplatsträffar. Ingen ska utsättas för sexuella trakasserier. 2006: Revidering av kommunens jämställdhetsplan. Ansvarig: Personalutskottet och personalenheten Genomföra särskilda informationsinsatser till samverkansgrupperna om jämställdhetsplanen. Ansvarig: Personalenheten Vid nyanställning skall särskilda ansträngningar göras för att få fler sökande av underrepresenterat kön. Ansvarig: Personalutskottet och anställande chef Senast 2009: Skapa arbetstider med större möjligheter för medarbetarna att kunna kombinera arbete och familj. Ansvarig: Personalutskottet, personalenheten och verksamhetscheferna 16

11. Mångfald För att klara av att rekrytera tillräckligt många medarbetare med rätt kompetens måste rekryteringsbasen breddas. Förutom ungdomar behövs också flera män och personer med invandrarbakgrund för att bemanna och skapa en bra mix i de kommunala verksamheterna. En strävan ska vara att den etniska sammansättningen av personalen ska spegla den etniska sammansättningen i kommunen. I samband med rekrytering får ingen förbigås på grund av nationellt ursprung, språk, kultur, hudfärg eller trosuppfattning. 2006: I samverkan med Arbetsmarknadsenheten inrätta praktikplatser och arbetsplatsförlagd utbildning i kommunen för personer med invandrarbakgrund. Ansvarig: Personalenheten och arbetsmarknadsenheten I samband med översynen av jämställdhetsplanen även beakta mångfaldsfrågorna. Ansvarig: Personalutskottet och personalenheten Senast 2009: I personalförsörjningsplanerna beakta att öka mångfalden bland kommunens anställda. Ansvarig: Personalutskottet och personalenheten 17