Hälso- och sjukvårdsnämnden

Hälso- och sjukvårdsnämnden PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2016-05-27 1 (1) 116 Förenklingskommissionen - Rapport om vidtagna åtgärder/hsn Diarienummer 1400199 Hälso- och sjukvårdsnämndens beslut 1. Hälso- och sjukvårdsnämnden godkänner redovisningen av hur inkomna förenklings-/förbättringsförslag hanteras och överlämnar redovisningen till regionstyrelsen. Sammanfattning Förenklingskommissionen fångar upp förslag från medarbetarna i förbättringar och förenklingar i verksamheterna som kommer medborgarna och verksamheten tillgodo. Regionstyrelsen gav sjukvårdsnämnderna SUS, Sund och Kryh samt hälso- och sjukvårdsnämnden i uppdrag att senast 2016-05-31 inkomma med redovisning till regionstyrelsen, hur inkomna förenklings-/förbättringsförslag hanteras i respektive förvaltning. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag 2016-05-10 2. Sammanställning 2016-04-13 över hur inkomna förenklings- och förbättringsförslag hanterats/hanteras 3. Inkomna förslag till förenklingskommissionens idétävling 2015 Vid protokollet Fredrik Johansson Rätt utdraget intygar Maria Dahlberg Sänt till: Regionstyrelsen

Hälso- och sjukvårdsnämnden Anne Gunnarsson Koordinator 040-675 31 71 Anne.Gunnarsson@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 2016-05-10 Dnr 1400199 1 (3) Hälso- och sjukvårdsnämnden Förenklingskommissionen - Rapport om vidtagna åtgärder/hsn Ordförandens förslag 1. Hälso- och sjukvårdsnämnden godkänner redovisningen av hur inkomna förenklings-/förbättringsförslag hanteras och överlämnar redovisningen till regionstyrelsen. Sammanfattning Förenklingskommissionen fångar upp förslag från medarbetarna i förbättringar och förenklingar i verksamheterna som kommer medborgarna och verksamheten tillgodo. Regionstyrelsen gav sjukvårdsnämnderna SUS, Sund och Kryh samt hälso- och sjukvårdsnämnden i uppdrag att senast 2016-05-31 inkomma med redovisning till regionstyrelsen, hur inkomna förenklings-/förbättringsförslag hanteras i respektive förvaltning. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag 2016-05-10 2. Sammanställning 2016 04-13 över hur inkomna förenklings- och förbättringsförslag hanterats/hanteras 3. Inkomna förslag till förenklingskommissionens idétävling 2015 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Regionstyrelsen beslöt 2015-12-10, 212 bland annat att ge sjukvårdsnämnderna SUS, Sund och Kryh samt hälso- och sjukvårdsnämnden i uppdrag att senast 2016-05-31 inkomma med redovisning till regionstyrelsen hur inkomna förenklings-/förbättringsförslag hanteras i respektive förvaltning. http://pactdia.reg.skane.se/arbetsdokument/1400199-u12 HSN_Beslutsförslag.docx Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Rådhus Skåne, Västra Storgatan 12 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: www.skane.se

Datum 2016-05-10 2 (3) Förenklingskommissionen har på olika sätt, bland annat genom arbetsplatsbesök, fångat upp förslag från medarbetarna om förenklingar och förbättringar i verksamheten som skulle kunna komma medborgarna och verksamheterna till godo. Förslag som kommit kommissionen tillhanda under andra halvåret 2015 och som berör hälso- och sjukvårdsnämndens ansvarsområde och angränsande förvaltningar (koncernkontoret i sin helhet, Skånetrafiken, MT/IT) har varit utsänt för besvarande. I bifogad sammanställning redovisas inkomna synpunkter och/eller förslag till hantering vad avser hälso- och sjukvårdsnämndens ansvarsområde och angränsande förvaltningar, Koncernkontoret i sin helhet, Skånetrafiken, MT/IT. I sammanställningen har inte medtagits förslag som har direkt koppling till våra sjukvårdsförvaltningar. Förslaget som lämnas är övergripande och ej per förvaltning. Förenklings- och förbättringsförslagen rör framför allt fyra områden: Primärvårdens samverkan och IT-stöd Tolkverksamheten och samverkan med Migrationsverket Arbetsmiljö och kompetensutveckling Administrativa rutiner och stödsystem Ekonomiska konsekvenser och finansiering I beredningen av inkomna förslag har inte redovisats något behov av särskild finansiering eller ekonomiska konsekvenser i övrigt. Juridisk bedömning Samråd med regionjurist har inte bedömts nödvändig. Miljökonsekvenser Ärendet bedöms inte medföra miljökonsekvenser. Samverkan med fackliga organisationer Ingen samverkan/mbl-förhandling har bedömts nödvändig i detta ärende. Uppföljning Återkoppling/uppföljning av inkomna synpunkter och förslag till hantering föreslås ske genom förenklingskommissionen. Region Skåne

Datum 2016-05-10 3 (3) Anna-Lena Hogerud Ordförande Ingrid Bengtsson-Rijavec Hälso- och sjukvårdsdirektör Region Skåne

Bilaga 2 Sammanställning 2016-04-13 över hur inkomna förenklings- /förbättringsförslag hanteras/hanterats (hälso- och sjukvårdsnämndens ansvarsområde och angränsande förvaltningar) Inledning Nedan redovisas inkomna förbättrings- och förenklingsförslag med tillkommande kommentarer från berörda förvaltningar. Tillvägagångssätt Förenklingskommissionen har under andra halvåret 2015 fångat upp förslag från medarbetare genom arbetsplatsbesök, mailbox och idétävling. Arbetsplatsbesök genomfördes vid Östermalms vårdcentral, Kristianstad, Edens vårdcentral, Malmö samt Helsingborgs lasarett. Samtliga inkomna förslag har distribuerats till sjukvårdsnämnderna och HSN för besvarande. Medarbetare har möjlighet att skicka in sina förbättringsförslag direkt till Förenklingskommissionens mailbox. Nio förslag har kommit in under hösten 2015. Till idétävlingen inkom 18 förslag som samtliga blev bedömda av en jury. Juryn bestod av representanter från förvaltningarna. Juryn utsåg Petra Nilsson till vinnare med sitt förslag om besöksregistrering via app. Sammanställningen över idétävlingens förslag bifogas i separat dokument (Inkomna förslag till förenklingskommissionens idétävling 2015). Samtliga förenklingsförslag har kategoriserats i fyra kategorier som är övergripande för Region Skåne. I övrigt finns riktade lokala förslag som rör specifik verksamhet som hanteras lokalt. Hantering av inkomna förenklings-/förbättringsförslag Nedan presenteras förbättrings-/förenklingsförslag tillsammans med kommentar från berörd förvaltning som beskriver hur förslaget hanteras. 1. Primärvårdens samverkan och IT-stöd: Journalsystemet upplevs som en börda, signering i flera led och olika inloggningar. PMO har mycket driftstörningar. Kommentar: Planering pågår om utveckling av såväl PMO som nästa generation av journalsystem. Problem kopplat till IT-stöd hanteras genom denna utveckling. Samverkan och rutiner mellan psykiatrin och primärvården bör förbättras. Oklarheter kring remissförfarandet skapar förvirring och osäkerhet där patienten riskerar att komma i kläm. Kommentar: Samverkan mellan psykiatri och primärvård har utvecklats under 2015 genom

bl. a en gemensamt framtagen handläggningsöverenskommelse primärvård specialistpsykiatri för vuxna. Arbetet kring detta fortsätter lokalt och division psykiatri har i samband med genomlysningen av vuxenpsykiatrin klargjort att samverkan med primärvården är ett fortsatt prioriterat område. Samverkans- och informationsöverföring mellan primärvårdens, sjukhusens och kommunernas sjuksköterskor tar stor tid i anspråk p.g.a. otillräcklig information. Informationen borde finnas lätt tillgänglig i journaldokument eller motsvarande. Kommentar: I arbetet med det nya hälso- och sjukvårdsavtalet konstaterades att en stor del av arbetstiden för vårdpersonalen går åt till att söka kollegor över huvudmannagränserna. I arbetet med att utveckla teambaserad vårdform för de mest sjuka ingår en satsning på E- hälsa och informationsförsörjning Målsättningen är att relevant och korrekt information ska kunna tillgängliggöras för behörig personal i olika delar av verksamheter, över geografiska, tekniska och organisatoriska gränser. (Handläggningsöverenskommelse primärvård specialistpsykiatri gällande vuxna). Överföring av uppgifter mellan BVC och skolhälsovården får med nuvarande ITlösning skötas manuellt som är en patientsäkerhetsrisk och tidskrävande. Kommentar: Samverkan/kommunikation mellan olika huvudmän kompliceras av lagkrav vad gäller möjlighet till överföring av patientspecifik information. I det fortsatta arbetet med det nya hälso- och sjukvårdsavtalet är kommunikation/samverkan högprioriterat. Primärvården upplevs vara alltför detaljstyrd genom detaljerade ackrediteringsvillkor detta gör att verksamheten spretar och blir splittrad. Kommentar: Synpunkter kring ackrediteringsvillkoren är överlämnat till Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning för eventuellt beaktande i kommande revidering. 2. Förenklings-/förbättringsförslag kopplat till tolkverksamheten och samverkansformer med Migrationsverket: Svårigheter att få tag på tolk för rätt språkgrupp i rätt tid till rätt plats gör att verksamheten blir kostsam. Kommentar: Det är en generell tolkbrist och det behövs en satsning nationellt satsning på att utbilda fler tolkar och auktorisation bör bli möjligt för fler språk, vilket är ett uppdrag för kammarkollegiet. Koncerninköp svarar för upphandling av tolktjänster och arbete har påbörjat med ny upphandling av förmedlingstjänst tolkar då nuvarande avtal löper ut. Ny upphandling kan skapa bättre förutsättningar men verksamheterna kan också göra en hel del för att göra tolkuppdragen mer attraktiva. Att arbeta med väntrumstolkar, fasta tider, koncentrera besöken med samma målgrupp samt ökad användning av telefontolk skulle generellt kunna ge en bättre tillgänglighet och ökar också tillgängligheten till tolk för mindre språkgrupper. Det finns framtagen rutin för hur annan tolkförmedling kan användas när inte nuvarande upphandlad förmedling kan ta uppdraget och då utan att verksamheten behöver stå för extra kostnaden.

Upplevda problem i samverkan med Migrationsverket Kommentarer: Asylsökande saknar ofta LMA-kort (plastkort med ett foto som visar att personen är asylsökande) Migrationsverket utfärdar LMA korten och de är medvetna om att kortet är viktigt för ingång till bland annat vården. På grund av det stora inflödet i höstas har det tagit längre tid att utfärda korten. Finns regelverk i Region Skåne hur personer som inte har LMA kort ska registreras. Akut vård och vård som inte kan anstå ska ges till vuxna, barn har rätt till samma vård som alla barn, d.v.s. inga begränsningar. Ersättning för hälsosamtal täcker inte kostnaden Ersättningen för hälsosamtal höjs till 2600 kr från den 1april 2016. Kostnaden för eventuell tolk tas direkt av hälso och sjukvårdsnämnden och ingår inte i ersättningen för hälsosamtal. Migrationsverket skickar alla hälsoundersökningar till de offentliga vårdcentralerna. När det gäller hälsoundersökningar fördelas de personer som ska ha en sådan till närmaste VC oavsett driftsform. Varje VC får i Pasis information om vilka som ska kallas. Här finns tekniska problem men aktivt arbete pågår för att få detta att fungera bättre. När Migrationsverket informerat om nya boenden ges närmaste VC eller om det finns fler VC i närområdet information om detta. Kontakter tas sedan mellan VC och berört boende. Det kommer få signaler på att detta inte fungerar. Bör rapporteras som avvikelse. Vård kan ges på vårdcentral oberoende av närhetsprincipen. Förbättrad dialog med Migrationsverket krävs. Det pågår arbete för att tillsammans med Migrationsverket hitta bra former för samverkan. Migrationsverket har genomgått en omorganisation vilket förändrat tidigare kontaktvägar. Förvaltningarna har utsett representanter som tillsammans med medarbetare på bl a HSS ska träffa Migrationsverket. Vi kan dock konstatera att när det gäller ett antal av de frågor som lyfts så är det vårdens ansvar och det finns rutiner och tillämpningar i Region Skåne men det är för få som har kunskap om detta. På hemsidan http://vardgivare.skane.se/flyktingar finns kontinuerligt uppdaterad information. Vissa frågor är inte heller möjliga att lösa på regional nivå utan det måste till ändrad lagstiftning. Det gäller bl a möjligheten för vården att även kontakta asylsökande på telefon, där lagstiftningen nu kompletteras. 3. Förenklings-/förbättringsförslag kopplat till arbetsmiljö och kompetensutveckling: Upplevd hög arbetsbelastning leder till försämrad arbetsmiljö. Kommentar: Satsning på arbetsmiljö: Satsning på en förbättrad arbetsmiljö och tillika hälsofrämjande arbetsplats kommer även fortsättningsvis att arbetas med inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 1. Undersöka och få information om hur arbetsmiljön är och vilka behov som finns. a. Exempel är Medarbetarundersökning, Medarbetarsamtal, APT, Skyddsrond. 2. Analysera och värdera den data och de behov som finns. a. Exempel är att i arbetsgrupperna arbeta med resultatet utifrån medarbetarundersökningen och att tillsammans värdera och besluta om de åtgärder som behövs.

b. Riskanalysen är också ett viktigt verktyg att nämnas som exempel och vars syfte är att utifrån sannolikhet och konsekvens eliminera och minimera risker i arbetsmiljön. 3. Besluta om adekvata åtgärder i en handlingsplan, som kan utföras på kort och lång sikt. a. Exempelvis görs detta inom ramen för sammanträden med Skyddskommittén. 4. Följa upp att åtgärderna blev genomförda samt fick den tilltänkta effekten. a. Exempel är årlig uppföljning av SAM (det systematiska arbetsmiljöarbetet) Inom arbetsmiljöområdet är följande utbildningar obligatoriska för chefer; den regionala basutbildningen varav ett block med arbetsmiljö ingår de förvaltningsspecifika arbetsmiljöutbildningarna På regional nivå ingår arbetsmiljöperspektivet i ett antal valfria kurser som t ex bemanning och schemaläggning samt verksamhetsnära ledarskap. På förvaltningsnivå genomförs ytterligare utbildningar med olika fördjupningsområden som t.ex. hot och våld, psykosocial arbetsmiljö. Tillsammans med personalorganisationerna har en regional handlingsplan för en hälsofrämjande arbetsplats och för att sänka sjukfrånvaron arbetats fram. Den ska inom kort beslutas i personalnämnden Satsning på kompetensutveckling för att skapa attraktiva arbetsplatser Kommentar: När det gäller kompetensutveckling finns särskilda satsningar på sjuksköterskegruppen och för undersköterskor (Personalnämndens budget och verksamhetsplan 2016). Bland annat avsätts medel till utbildning av specialistsjuksköterskor. Det finns ett kliniskt basår för nyutexaminerade sjuksköterskor. Vidare finns kompetensstegar för flera yrkesgrupper. I strategi för kompetensmixplanering fokuseras bl a rätt använd kompetens med fokus på förskjutning av arbetsuppgifter mellan olika yrkesgrupper som sjukvårdsförvaltningarna arbetar med. Personalnämnden kommer att fastställa en uppdatering av kompetensförsörjningsplanen för 2016 2019 vid personalnämndens sammanträde under våren 2016. 4. Förenklings-/förbättringsförslag kopplat till administrativa rutiner och stödsystem: Rapportering i HR-fönstret upplevs ta mycket tid för medarbetaren. Kommentar: HR Fönstret är en standardlösning där grundkonstruktionen upplevts ta mycket tid. Leverantören har efter dialog med Region Skåne moderniserat gränssnittet för medarbetare. Stegvisa förbättringar sker under kommande år. Det är av stor vikt att Koncernstab HR löpande kan få ta del av det som medarbetarna upplever som mest tungrott så att detta kan analyseras och senare förbättra kravspecifikationen gentemot vår leverantör. Underlätta administrationen av tjänsteresor genom att låta medarbetare resa på sitt RSid kort. Kommentar: Förslaget har utvärderats. Troligen är detta tekniskt möjligt. Utökad administration till följd av en ny korttyp och säkerhetsaspekter kring kopiering och användarhantering gör att förslaget bedöms ha en längre prioritet än andra viktiga åtgärder.

-Stöd i upphandlingssituationer alternativt förenkling av processen? Kommentar: Koncerninköp planerar att genomföra ca 50 verksamhetsbesök under året för att föra dialog kring upphandling och kommer då att uppmärksamma behovet av stöd och hjälp. -Förbättring av informationen till vårdgivare om kortast väntetid Kommentar: Det finns redan sidor om väntetider på Vårdgivare Skåne här länkar man bl a vidare till Väntetider i vården, vilket är en webbplats från SKL. Det finns också undersidor för akutmottagning, akut höftprocess, bild och funktionsmedicin, vårdgaranti och telefontillgänglighet.