Deltidsuppföljning - September till December 2012

1 EU-kompetens Småland Blekinge Deltidsuppföljning - September till December 2012 EU-coach till Karlskrona, Ljungby, Nybro, Ronneby, Sävsjö, Tranås, och Växjö

INLEDNING 1 EU-COACH: METODUTVECKLING 1 TRANSNATIONELLA UTBYTEN 2 TIDPLAN 2 KARLSKRONA KOMMUN 3 LJUNGBY KOMMUN 5 NYBRO KOMMUN 7 RONNEBY KOMMUN 9 SÄVSJÖ KOMMUN 11 TRANÅS KOMMUN 13 VÄXJÖ KOMMUN 15 SAMMANFATTNING 17 STYRKOR OCH SVAGHETER I EU-COACHSATSNINGEN 18 AKTIVITETER VÅREN 2013 18

1 Inledning 2011 blev projektet EU-kompetens Småland Blekinge beviljat närmare 8,4 miljoner kronor för att genomföra kompetenshöjande insatser riktade till politiker och tjänstemän i hela Småland Blekinge. Syftet med projektet är, på individnivå, att stärka förtroendevalda och tjänstemän i sitt arbete genom att höja deras kompetens i EUfrågor. På övergripande nivå syftar projektet till att stärka kunskap och kompetens om EU i hela Småland Blekinge. Inom projektet sker parallellt en pilotsatsning, där en mer praktiskt kompetensutvecklingsinsats genomförs. I satsningen används en EU-coach som stöd för utvalda kommuner, i utvecklingen av deras internationella arbete. Denna deltidsuppföljning syftar till att ge en bild av hur arbetet med EU-coachen har sett ut i de utvalda kommunerna. Till grund för uppföljningen ligger insatser och processarbete genomförda tillsammans med EU-coachen. Uppföljningen strävar efter att ge både en generell bild av de framgångsfaktorer och utmaningar som uppmärksammats under processens gång och en mer detaljerad bild av arbetsprocessen i respektive kommun. EU-coach: metodutveckling EU-coachens uppdrag sträcker sig över drygt ett år som fördelas mellan de sju utvalda kommunerna. Coachens roll är huvudsakligen att tillsammans med kommunerna, göra en kartläggning över det befintliga internationella arbetet samt komma med förslag på hur det arbetet kan förbättras. Dessutom ska EU-coachen anordna workshops för hela nätverket samt organisera och stötta vid ett transnationellt utbyte per kommun. Processbild över arbetsmetoden: Deltagarna har valts ut till projektet via en ansökningsprocess som ägde rum våren 2012. I ansökan sattes vissa förutsättningar 1 för samarbetet upp. Utgångspunkten för deltagande var att respektive kommun lyfte fram prioriterade utvecklingsområden på cirka 4-5 års sikt, som en bas för det internationella arbetet. Utöver detta skulle resurser avsättas, både i form av tid tillsammans med EU-coachen men också för eget arbete. Tjänstemän med expertkunskap inom aktuella områden uppmuntrades att bidra till 1 Långsiktighet, Prioritering, Tid och resurser, Politisk delaktighet, Delaktighet på tjänstemannanivå, Processledare, och Återkoppling 1

2 processen. En intern processledare skulle utses, med kännedom om kommunen och med funktionen att driva det interna arbetet framåt och fungera som kontakt för EU-coachen. Förutom kontinuerlig respons under projektets gång ska en skriftlig återkoppling skickas till EU-coachen vid projektavslut. De sju utvalda kommunerna är Karlskrona, Nybro, Ljungby, Ronneby Sävsjö, Tranås och Växjö. Spridningen av kommunstorlek, geografisk placering och flera andra faktorer har gjort att kommunernas förutsättningar för arbetet med EU-coachen ser olika ut, något som också beaktats genomgående under processens gång. Transnationella utbyten Inom ramen för EU-coachsatsningen erbjuds respektive kommun stöd för att genomföra ett transnationellt utbyte inom ett önskvärt temaområde. Enligt projektplanen ska utbytena genomföras under augusti-oktober 2013. I bilaga 1 finns en sammanställd lista över de temaområden kring transnationella utbyten som inkom till EU-coachen den 18 december 2012. En mer detaljerad sammanställning har skickats ut till kommunerna för att inspirera men också möjliggöra samverkan kring valet av transnationella utbyten. Sammanställningen har också skickats till det gemensamma brysselkontoret som kommer att bistå med feedback och hjälp vid partnersök. Tidplan I början av året fattades beslut om en förlängning av EU-coachtjänsten till den 31 november 2013. Förlängningen innebär att ytterligare tid kommer kunna läggas på spridning av resultat, ta fram en handbok för kommunal internationalisering, stötta kommunerna i de transnationella utbytena samt planera och genomföra en avslutningskonferens. Följande tidplan gäller för EU-coachens arbete: 2

3 Karlskrona kommun Invånare: ~ 64100 Förvaltningar: 11 st Bolag: 3 Utgångsläget I den ansökan som inkom från Karlskrona kommun framgick önskemål om följande stöd inom ramen för EU-coach satsningen: - Stöd till EU-samordnare i kommunen - Stöd vid reviderandet av den existerande internationella handlingsplanen - Genomföra en nulägesanalys samt analysera olika styr- och måldokument för att stärka integreringen av det internationella arbetet i den ordinarie verksamheten. - Stöd för att finna nya arbetsformer och underlätta samverkan och lärande mellan kommunens verksamheter Projektprocess Karlskrona kommun har haft goda förutsättningar för ett lyckat samarbete med EUcoachen. Ett internationellt team med representanter från de flesta förvaltningar och bolag sattes samman initialt och därefter har EU-coachen medverkat på tre möten med denna arbetsgrupp: 18 september, 16 oktober och 21 november. Processen med att samla en så bred grupp har dock varit utmanande och fortfarande saknas representation från vissa verksamheter. Förutom detta har ett möte med kommunchef ägt rum och en information hållits för den politiska ordförandegruppen. Kommunens EU-samordnare har dessutom kontinuerligt stämt av arbetsprocessen med kommunledning och politik. Under november genomfördes, efter diskussion i det internationella teamet, en kartläggning av det internationella arbetet ute i förvaltningar och bolag. Svaren som inkommit har varit relativt kortfattade men ändå fungerat som underlag för en översiktlig nulägesanalys. Generellt sett har Karlskrona kommun lång erfarenhet av att arbeta med internationella kontakter och att samverka inom internationella nätverk och projekt. Det som framkommit under nulägesanalysen är dock att aktivitetsnivån skiljer sig mycket mellan förvaltningarna och att gemensam strategisk inriktning för det internationella arbetet saknas. Det finns sedan 2007 en internationell handlingsplan i kommunen men kännedom om den, och arbete i linje med den, har varit begränsat i många verksamheter. De verksamheter som inte känt till och arbetat efter den internationella strategin lyfter bristande tid och resurser som den främsta orsaken. Nästa steg blir att arbeta fram ett internationellt program samt att lägga upp en arbetsprocess för att komma ut i förvaltningarna och föra en dialog och diskutera möjligheten att integrera det internationella perspektivet i deras verksamheter. Det finns också ett behov av kompetensutveckling bland ledande tjänstemän och politiker. Med anledning av detta planeras under våren en Brysselresa kopplat till en basutbildning om EU. Två politiker ska också utses som kontaktpersoner för Brysselkontoret Småland Blekinge. 3

4 EU-coachens kommentarer I Karlskrona kommun kan följande styrkor uppmärksammas: - God uppslutning och positivt gensvar från det internationella teamet - EU-samordnare med mandat att arbeta strategiskt och vara ett kommunövergripande stöd för förvaltningar och bolag - Ett regionalt EU-nätverk finns etablerat för aktörer i Blekinge län, vilket möjliggör samverkan och stöd emellan regionala aktörer - Intern kommunikation för det internationella teamet underlättas genom en gemensam sida på intranätet - Lång tradition av internationellt arbete medför att resurser och kompetens redan finns i kommunen Samtidigt kan vissa svaga länkar i processen lyftas fram: - Karlskronas kommunkoncern är en stor organisation med många förvaltningar och bolag som ska inkluderas i processen - Starkt projektfokus inom många verksamheter riskerar internationellt arbete att likställas med projekt? - Kompetensutvecklingsbehov för det internationella teamet men också för kommunens verksamheter i stort - Lång tradition av internationellt arbete, kan försvåra möjligheten att arbeta fram en ny strategisk inriktning Möjligheter och utvecklingsområden - Dra nytta av kommunens nylanserade visionsarbete och säkerställa ett internationellt arbete som går i linje med det. På sikt arbeta för att integrera det internationella perspektivet i ordinarie styrsystem, exempelvis förvaltningarnas styrdokument. - Arbeta för utökad politisk delaktighet genom att kontaktpersoner för det internationella arbetet utses och involveras aktivt i processen. Dessutom kan information om det internationella arbetet med fördel spridas på nämndsnivå. - Ytterligare kompetensutvecklande insatser, i första hand för det internationella teamet men även i samband med en fördjupad förvaltningsdialog. - Stärka spridning och kommunikation av det internationella arbetet, genom att förbättra existerande kommunikationsvägar och säkerställa en kontinuerlig uppföljning av det internationella arbetet. Goda exempel och information om det internationella arbetet sprids både internt och externt. 4

5 Ljungby Kommun Invånare: ~ 27 300 Förvaltningar: 6 Bolag: 3 Utgångsläget I Ljungby kommuns ansökan till EU-coachsatsningen framkom önskemål om stöd för att: - Analysera måldokument ur ett internationellt perspektiv - Stötta i formulerandet av en internationell handlingsplan - Diskutera frågor kring internationalisering och vilken väg som är lämplig - Se över strukturen och innehållet i en kommunal blogg om internationellt arbete Projektprocess När arbetet med EU-coachen inleddes fanns redan en etablerad grupp för EU-frågor i Ljungby kommun, med representanter från samtliga förvaltningar. Dessutom ingår nu två politiker som är särskilt ansvariga för internationella frågor. Hittills har två arbetsgruppsmöten genomförts med denna grupp, den 26 september och den 5 december. På arbetsgruppens första möte sattes en tydlig plan för arbetet upp. I enlighet med den genomförde EU-samordnaren tillsammans med de internationella kontaktpersonerna en kort information om projektet i varje nämnd, inklusive KS. Därefter har dialogmöten med representanter från samtliga förvaltningar och nämnder genomförts, tillsammans med EU-coachen, den 26-27 november. I dessa har förvaltningarnas prioriterade utvecklingsområden på sikt lyfts fram samtidigt som en översiktlig kartläggning av tidigare internationellt arbete har genomförts. Tillvägagångssättet med fysiska möten, snarare än en enkätprocess, gav ett positivt gensvar och översteg förväntningarna i flera av förvaltningarna. I nuläget, utgår Ljungby kommuns internationella arbete från de politiska prioriteringar som kommunfullmäktige har fattat beslut om. Kommunen avsätter varje år pengar för medfinansiering till olika slags EU-projekt och har en ansvarig EU-samordnare som arbetar 50 procent. Generellt finns viss erfarenhet av internationellt arbete i kommunen. Arbetet följer dock sällan en strategisk inriktning utan har tillkommit mer ad-hoc. Systematisk uppföljning av det internationella arbetet har genomförts på kommunledningsförvaltningen men inte kommunövergripande. Muntliga riktlinjer eller dokument för det internationella arbetet finns inte (undantaget är barn- och utbildningsförvaltningen). Nästa steg blir att diskutera materialet från förvaltningsdialogerna vidare i EU-gruppen och ge tid åt att stanna upp i processen och diskutera prioriteringar. Dessutom kommer man under våren att arbeta med att inkludera kommunens bolag samt näringslivet i processen. Enligt planen ska ett utkast till policy arbetas fram under våren. Därefter diskuteras en process för integrering av det internationella perspektivet i förvaltningarnas verksamhetsplaner vidare. 5

6 EU-coachens kommentarer I Ljungby kommun kan följande styrkor uppmärksammas: - EU-samordnare med stort engagemang och mandat att driva ett strategiskt arbete - Starkt stöd och bred samverkan i Grupp för EU-frågor (tjänstemän och politiker) - Parallell kompetensutveckling sker för samtliga av arbetsgruppens medlemmar - Kontinuerlig information och dialog med förvaltningsledning och politik - Integrering av det internationella perspektivet i styrdokument har inletts på näringslivsavdelningen - Intern kommunikation för arbetsgruppen sker via en gemensam webbplattform - Underlättad spridning och marknadsföring via kommunens blogg för internationellt arbete Samtidigt kan vissa svaga länkar i processen lyftas fram: - Kompetensutvecklingsbehov i flera verksamheter - Stundtals hög projektfokusering som riskerar att förekomma det strategiska arbetet - Risk för hög arbetsbelastning på EU-samordnaren Utvecklingsområden - Fortsätta framskrivningen av den kommunövergripande internationella policyn, med tydliga kopplingar till kommunens styrdokument och långsiktigt prioriterade områden. - Fortsatt god kontakt med förvaltningar som ett led i att stötta vid integrering av det internationella perspektivet i verksamhetsplaner och eventuellt handlingsplaner och rutiner. - Diskutera vidare kring en lämplig organisationsstruktur kopplad till policyn med tydliga riktlinjer för samverkan och stöd internt och externt samt en ansvarsfördelning inom kommunorganisationen. - Att på sikt samordna kompetensutvecklande insatser gentemot kommunens verksamheter, för att höja kompetensen om EU och internationellt arbete. Detta som ett led i processen mot att skapa ett integrerat förhållningssätt till det internationella perspektivet. 6

7 Nybro kommun Invånare: ~19600 Förvaltningar: 5 Bolag: 6 Utgångsläget I Nybro kommuns ansökan till EU-coach satsningen framgick önskemål om följande stöd: - Få hjälp med att komma igång med ett strukturerat internationellt arbete - Hjälp med att finna projektmedel inom olika definierade utvecklingsområden, kopplade till kommunens vision 2030 - Finna nya nätverk, skapa kontakter och få omvärldskunskap. - Börja framtagandet av en internationell handlingsplan. Projektprocess I Nybro har arbetet med EU-coachen varit något svårstartat. Under hösten har tre arbetsgruppsmöten genomförts 9 oktober, 30 oktober och 23 november. Dessutom har möten med chefsgrupp och kommunchef genomförts den 9 oktober och 4 december. Den 5 december genomfördes också ett möte med KSAU. En kartläggning har skickats ut till samtliga förvaltningar för att samla in information om hur de arbetar med ett internationellt perspektiv idag samt vad de har för prioriterade utvecklingsområden på sikt. Svaren från förvaltningarna har varit begränsade, vilket delvis kan bero på informationsbrist om projektet samt otillräcklig prioritering från politik- och ledning. Arbetsgruppen är liten och representationen från kommunens verksamheter är inte heltäckande. I dagsläget sker samtal främst med kontaktpersoner från två förvaltningar (Samhällsbyggnad och Barn och Utbildningsförvaltningen). Angående kommunens tidigare arbete finns generellt sett viss erfarenhet av att arbeta med ett internationellt perspektiv. Dock ligger många av erfarenheterna bakåt i tiden och uppföljning och kompetensöverföring av tidigare arbete har inte skett systematiskt. I de verksamheter där internationellt arbete har bedrivits beskrivs positiva effekter samtidigt som det är svårt att direkt peka ut vad det har genererat. Det har också upplevts som svårt att hålla arbetet igång efter projektslut. (Jämför här skillnaden mellan ad-hoc baserat och mer strategiskt internationellt arbete) I december genomfördes ett möte med KSAU där politiken begärde ytterligare möjlighet att diskutera det internationella arbetet. På mötet beslutades därför att, i januari, avsätta tid för en workshop kring möjligheter och förutsättningar för internationalisering i Nybro. Förhoppningen är att där kunna enas om en strategisk inriktning för arbetet. En knäckfråga för kommunen handlar om att förankra en lämplig organisation för genomförandet av den internationella inriktningen. 7

8 EU-coachens kommentarer I Nybro kommun kan följande styrkor uppmärksammas: - Politisk ledning som vill sätta sig in i förutsättningar för ett internationellt arbete - Engagerad processledare som förstår kommunorganisationen - Samstämmighet kring att engagemang och höjd kunskap om EU och andra internationella perspektiv kan skapa mervärde för kommunen Samtidigt kan vissa svaga länkar i processen lyftas fram: - Rådande interna omorganisationer och administrativa förutsättningar - Kompetensutvecklingsbehov i stora delar av kommunen - Få deltagare i arbetsgruppen med begränsad representation av kommunens verksamheter - Ingen direkt ansvarig för samordning av det internationella arbetet - Projekttrötthet skapar risk för att man inte orkar driva arbetet med EU-coachen hela vägen Utvecklingsområden - Ge arbetsgruppen ett tydligare mandat för att ta fram en strategisk inriktning för det internationella arbetet samt säkerställa en bredare uppslutning från kommunens verksamheter till arbetsgruppen. - Fokusera på ett internationellt arbete i linje med långsiktigt prioriterade områden, mål och visioner. Det är generellt viktigt att komma ifrån det mer adhoc baserade internationella arbetet till förmån för ett arbete i linje med prioriterade utvecklingsområden. - Ta fram ett utkast till strategisk inriktning för det internationella arbetet kopplat till kommunens vision 2030. Denna bör kompletteras med ett förslag till organisation för samordning av arbetet, där kommuninterna stödfunktioner och en kostnadsuppskattning för dessa ingår. - Börja smått med öppenhet för gradvis upptrappning. Att omvärldsbevaka, samverka i regionala, nationella eller internationella nätverk eller ingå som associerad partner i ett projekt kan vara betydelsefulla första steg. Samtliga aktiviteter bör dock ligga i linje med den strategiska inriktningen och följa kommunövergripande och verksamhetsspecifika mål och behov. 8

9 Ronneby kommun Invånare: ~ 28 000 Förvaltningar: 7 Bolag: 5 Utgångsläget I ansökan till EU-coach satsningen framgick önskemål om följande stöd: - Stöd i analysprocessen av aktuella mål och visioner ur ett internationellt perspektiv. - Att identifiera fokusområden för det internationella arbetet. - Stöd i framskrivningen av en internationell strategi. Projektprocess I Ronneby inleddes arbetet med EU-coachen den 15 oktober, med ett gemensamt arbetsgruppsmöte, där både politiker och tjänstemän deltog. Därefter har arbetsgruppen delats och den 21 november genomfördes separata arbetsgruppsmöten med politiker i en grupp och tjänstemän i den andra. Arbetsgrupperna täcker väl in kommunernas förvaltningar och bolag med undantag av några verksamheter som inte har en representant i dagsläget. Dessutom har en information inför KSAU samt ett möte med chefsgrupp och kommunchef genomförts tillsammans med EU-coachen. En kartläggning har skickats ut till samtliga förvaltningar och bolag för att samla in information om hur de arbetar med ett internationellt perspektiv idag samt vad de har för prioriterade utvecklingsområden på sikt. Svaren har varierat i utförlighet mellan förvaltningarna, där de med minst erfarenhet av internationellt arbete har haft svårt att redovisa sina prioriterade områden. Angående kommunens tidigare arbete finns det viss erfarenhet inom kommunen av att arbeta med ett internationellt perspektiv. I viss utsträckning består internationella kontakter och utbyten i klassiska vänortssamarbeten. Många av erfarenheterna ligger dock en bit tillbaka i tiden och aktuell aktivitetsnivå är något lägre idag än för några år sedan. Samtidigt har uppföljning och kompetensöverföring av tidigare arbete inte skett systematiskt, delvis på grund av att tjänsten som internationell samordnare är nyinrättad sedan våren 2012. Det har också, i likhet med i flertalet andra kommuner, upplevts som svårt att hålla arbetet igång efter projektslut. I de verksamheter där internationellt arbete bedrivs i nuläget är man positiv till fortsatta insatser och kompetensutveckling. Ett utkast till internationell strategi har under slutet av 2012 tagits fram av den internationella samordnaren, i samverkan med arbetsgrupperna. Under våren fortsätter arbetet med att skriva fram och diskutera den internationella strategin, bland annat genom remiss till kommunens nämnder. Dessutom planeras ytterligare dialog och förankring av processen i förvaltningar och bolag. 9

10 EU-coachens kommentarer I Ronneby kommun kan följande styrkor uppmärksammas: - Brett deltagande och engagemang från politik och ledning - Engagerad internationell samordnare med mandat att driva ett strategiskt arbete - Ny internationell samordnartjänst, framtagandet av en internationell strategi samt ordinarie målarbete timar väl med EU-coachsatsningen - Ett regionalt EU-nätverk finns etablerat för Blekinge län, vilket möjliggör samverkan och stöd emellan regionala aktörer Samtidigt kan vissa svaga länkar i processen lyftas fram: - Hög arbetsbelastning på den internationella samordnaren - Stark projektfokusering inom vissa verksamheter riskerar att förskjuta fokus från det strategiska arbetet - Begränsade resurser och i vissa fall projekttrötthet sätter gränser för nivån på det internationella engagemanget ute i förvaltningar och bolag Möjligheter och utvecklingsområden - Fortsatt fokusering på ett internationellt arbete som går i linje med kommunens långsiktigt prioriterade områden, mål och visioner. Det är viktigt att även i praktiken komma ifrån ett mer ad-hoc baserat internationellt arbete med korta ställtider och slumpmässiga insatser. - Arbeta för att på sikt koppla den internationella strategin till kommunens målarbete och ledningsystem. Behövs ytterligare dokument utöver strategin, såsom handlingsplaner, eller kan det internationella perspektivet inkluderas direkt i verksamhetsplaner och måldokument? - Eventuellt avlasta den internationella samordnaren från delar av det operativa arbetet under 2013 (projektansökningar, informationsrundor administration etc.), till förmån för det strategiska arbetet med framskrivande och förankring av den internationella strategin. - Samordna kompetensutvecklande insatser gentemot de båda arbetsgrupperna, för att höja kompetensen om EU och internationellt arbetet Detta som ett led i att driva processen framåt och möjliggöra att informerade beslut kan fattas på arbetsgruppsnivå. 10

11 Sävsjö kommun Invånare: ~10800 Förvaltningar: 8 Bolag: 8 Utgångsläget I ansökan till EU-coachsatsningen samt under det första besöket i kommunen sattes följande målsättningar upp: - Stöd i att komma igång med det internationella utvecklingsarbetet - Att genomföra en nulägesanalys där alla förvaltningar involveras - Att utifrån nulägesanalysen välja ut fokusområden och ta fram en inriktning och strategi på övergripande nivå - Att arbeta med att hitta nya arbetsformer och strukturer för det internationella arbetet - Att utöka nätverk med konkreta partners/informationskanaler för utbyten och samarbete inom specifika områden Projektprocess EU-coachen besökte Sävsjö kommun första gången den 10 oktober, då en övergripande information för ordförande- och förvaltningschefsgruppen hölls. Därtill fördes en längre diskussion tillsammans med processledare, utvecklingschef, EU- samordnare samt chef för Barn- och utbildningsförvaltningen. Den 6-7 december genomfördes dialogmöten med representanter från förvaltningar och strategiska enheter i Sävsjö för att kartlägga erfarenheter av internationellt arbete samt långsiktiga prioriterade områden. Dessutom diskuterades upplägg och projektprocess vidare tillsammans med processledare och EUsamordnare. Kartläggningen har sammanställts och kommer presenteras för förvaltningschefs- och ordförandegruppen i januari. EU-coachen kommer att vara med och vid samma tillfälle initiera processen i arbetsgruppen. Arbetsgruppens uppgift blir att ta fram en enkel strategi, bygga upp en smidig organisation och arbeta med förankringsarbete ute i verksamheterna. Så småningom är tanken att arbetsgruppen ska kunna involveras som en omvärldsbevakningsgrupp och vara ett stöd i framtida budgetarbete. EU-coachens kommentarer I Sävsjö kommun kan följande styrkor uppmärksammas: - Engagerad processledare som känner kommunorganisationen - Uttryckt vilja att koppla samman det strategiska internationella arbetet till bland annat budget- och målarbete - EU-samordnare/Landsbygdsutvecklare med brett regionalt nätverk och erfarenhet av samverkansprojekt inom strukturfonder, landsbygdsprogrammet och leader 11

12 Samtidigt kan vissa svaga länkar i processen lyftas fram: - Flera konkurrerande utvecklingsuppdrag i kommunen - Hög arbetsbelastning med flera stora uppdrag på processledaren - Stor kommunorganisation där antal förvaltningar och bolag kan försvåra förankring och spridning ut i verksamheterna - Kompetensutvecklingsbehov i flera av kommunens verksamheter Utvecklingsområden - Bilda en arbetsgrupp med ett tydligt mandat för att ta fram en strategisk inriktning för det internationella arbetet samt säkerställa en bredare uppslutning från kommunens verksamheter till arbetsgruppen. - Ta fram en strategisk inriktning för det internationella arbetet kopplad till kommunens utvecklingsstrategi (US). Denna bör kompletteras med ett förslag till organisation för det internationella arbetet med tydliga riktlinjer för ansvarsfördelning och samverkan internt och externt. - Börja smått med öppenhet för gradvis upptrappning. Att omvärldsbevaka, inleda medlemskap i ett internationellt nätverk eller ingå som associerad partner i ett internationellt projekt kan vara betydelsefulla första steg. Samtliga aktiviteter bör dock ligga i linje med den strategiska inriktningen och följa kommunövergripande och verksamhetsspecifika mål och behov. - Ytterligare kompetensutvecklande insatser, i första hand för den kommande arbetsgruppen men på sikt även direkt gentemot kommunens verksamheter, eventuellt i samband med en fördjupad förvaltningsdialog. - Stärka spridning och kommunikation av det internationella arbetet inom kommunen, genom att förbättra existerande kommunikationsvägar och säkerställa att goda exempel och information om det internationella arbetet sprids inom kommunen. 12

13 Tranås kommun Invånare: ~ 18100 Förvaltningar: 4 Bolag: 4 Utgångsläget I ansökan till EU-coach satsningen framgick önskemål om följande stöd: - Bidra med att tillgodose behovet av mer kunskap om internationellt arbete. - Matcha kommunen mot relevanta nätverk samt hitta former för omvärldsbevakning och kunskapsåterföring till organisationen. - Hjälp att se över arbetsformer och prioriteringar och samtidigt få kommunens olika verksamheter att se möjligheterna med internationalisering. Projektprocess I Tranås kommun har en arbetsgrupp för projektet bildats, med representation från de flesta av kommunens förvaltningar och nyckelverksamheter. Förutom två möten med arbetsgruppen den 4 oktober samt den 14 november, har det också hållits en presentation av projektet för KS den 23 oktober. En kartläggning av det internationella arbetet har genomförts i kommunen. I Tranås kommun är sedan tidigare förvaltningschefen för Kultur- och Fritid, internationell kontaktperson. Dessutom sker viss samordning och stöd via personal på kommunledningsförvaltningen. I nuläget saknar dock ansvariga personer utrymme för ett aktivt arbete med frågorna. Det finns en internationell policy från 2004 men dokumentet har inte använts i någon större utsträckning av kommunens verksamheter. Undantaget är bland annat kultur- och fritidsförvaltningen som använt dokumentet aktivt. Det är möjligt att detta delvis beror på att kommunens internationella kontaktperson har funnits placerad på förvaltningen. Det finns en lång erfarenhet i kommunen av att använda sig av finansieringsstöd från Landsbygdsprogrammet, Leader och EU:s strukturfonder, som verktyg för utveckling. Dock är graden av internationella aktiviteter lägre idag än för några år sedan och bilden av successiv nedtrappning av engagemanget har lyfts fram. Många erfarenheter ligger med andra ord bakåt i tiden och uppföljning av tidigare arbete har inte skett kontinuerligt på senare år. I de verksamheter där internationellt arbete bedrivits beskrivs ändå positiva effekter som i vissa fall fått långsiktiga genomslag i kommunen. Målsättningarna är att under våren arbeta fram en internationell strategi som kopplar till kommunens övergripande måldokument samt Europa 2020 och Jönköpings läns utvecklingsstrategi. Fokusområden som har lyfts under arbetets gång kommer att förvaltas i strategin och det fortsatta arbetet. Knäckfrågan just nu handlar om hur de internationella frågorna ska kopplas till en organisation för att genomföra den internationella strategin och samordna arbetet i kommunen. Under slutet av januari hålls en workshop på två halvdagar i arbetsgruppen där ett utkast till strategin samt de organisatoriska frågorna kommer diskuteras vidare. 13

14 EU-coachens kommentarer I Tranås kommun kan följande styrkor uppmärksammas: - Tydligt mandat från politik- och ledning att utveckla ett strategiskt internationellt arbete - Processledare med långtgående erfarenhet av kommunorganisationen samt av arbete med Leader-finansiering och EU:s strukturfonder, ERUF, ESF - Engagerad arbetsgrupp där flera deltar i parallella kompetenshöjande insatser Samtidigt kan vissa svaga länkar i processen lyftas fram: - spridda erfarenheter i arbetsgruppen skapar skilda kompetensutvecklingsbehov - Ingen ansvarig resurs finns idag för att aktivt samordna och stötta det internationella arbetet - Processen utvecklas än så länge främst genom diskussioner inom arbetsgruppen, vilket ökar pressen på kommande förankringsarbete - Politiken deltar ej aktivt i den strategiska processen Möjligheter och utvecklingsområden - Fortsätta arbetet med framskrivandet av en ny strategisk inriktning för det internationella arbetet kopplad till kommunens måldokument. Strategin bör kompletteras med en tydlig ansvarsfördelning inom kommunorganisationen. - På sikt arbeta för att det internationella perspektivet förs in i kommunens styrkort. Detta ökar förutsättningarna för att det internationella perspektivet ska bli en integrerad del av kommunens verksamheter. - Diskuteras fram ett förslag till organisation för samordning av det internationella arbetet, där kommuninterna stödfunktioner och en kostnadsuppskattning för dessa ingår, - Dra nytta av politikens mandat men arbeta för utökad politisk delaktighet. Tänkbara insatser kan vara information eller dialog i samtliga nämnder eller att utse kontaktpersoner för det internationella arbetet som involveras aktivt i processen. - Ta ett gemensamt ansvar i arbetsgruppen för att involvera och inleda en dialog och skapa förståelse för möjligheterna med internationalisering i kommunens förvaltningar och bolag. Kan exempelvis genomföras i samband med förankring och spridning av utkastet till den internationella strategin. - Ytterligare kompetensutvecklande insatser, i första hand för arbetsgruppen men på sikt även direkt gentemot kommunens verksamheter, eventuellt i samband med en fördjupad förvaltningsdialog. 14

15 Växjö kommun Invånare: ~ 85000 Förvaltningar: 9 Bolag: 14 Utgångsläget I ansökan till EU-coach satsningen framgick önskemål om följande stöd: - Fungera som bollplank, inspiratör och kritiker för att utveckla organisationens förhållningssätt till internationella frågor. - Utveckla den nya internationella strategin samt koppla den till verksamhetsplaner och måldokument - Utveckla en handlingsplan med konkreta insatser - Kompetensutveckling för deltagarna och metoder för att vidareföra kompetensen - Utveckla det internationella engagemanget i alla förvaltningar och bolag, då arbetet idag i huvudsak är begränsat till miljöfrågor Projektprocess I Växjö har arbetet med EU-coachen bedrivits i en relativt liten arbetsgrupp bestående av ett fåtal personer med särskilt ansvar eller intresse för internationalisering. Under hösten har gruppen träffats den 2 oktober, 9 november och 12 december. Utöver dessa möten har två föredragningar hållits inför KS den 2 oktober samt KSAU den 13 november. Mötena resulterade i ett positivt gensvar från den politiska ledningen, som efterfrågade återkoppling och möjligheter till inspel genom en workshop under våren. Arbetsgruppen planerade att genomföra en nulägesanalys av det internationella arbetet och framtida utvecklingsområden i kommunens förvaltningar och bolag. Därefter var tanken att samla förvaltnings- och bolagsrepresentanter i en form av referensgrupp för det internationella arbetet. Försöket att samla in information via kommunens koncernråd (bestående av förvaltningar och bolag) kunde dock inte genomföras som planerat och mötet har skjutits på framtiden. Anledningen var troligen svag förankring och förståelse för projektet bland förvaltningar. Situationen diskuterades vidare på arbetsgruppsmötet den 12 december, där det fattades beslut om en förändrad arbetsprocess. I början av januari hölls en workshop med arbetsgruppen kring det internationella arbetet och revideringen av den internationella strategin. Mötet blev en nystart för arbetsprocessen som under våren fokuseras på en analys av förvaltningarnas måldokument samt framskrivandet av ett utkast till internationell strategi. Hur man ska involvera fler förvaltningar och bolag är en fortsatt fråga framöver. På samma sätt avvaktas diskussionen om en lämplig organisation för att stödja och genomföra den internationella strategin. 15

16 EU-coachens kommentarer I Växjö kommun kan följande styrkor uppmärksammas: - Politisk förankring och stöd för att ett ökat internationellt engagemang skapar mervärde för kommunen - Lång erfarenhet av ett internationellt engagemang och samverkan i internationella nätverk och samarbetsprojekt - Gott internationellt rykte skapar goda förutsättningar att lyckas inom fler områden Samtidigt kan vissa svaga länkar i processen lyftas fram: - Få deltagare i arbetsgruppen med begränsad representation av och spridning ut i kommunens verksamheter - Stor kommunorganisation försvårar förankring och spridning inom och emellan kommunens förvaltningar och bolag - Svagt intresse från kommun och förvaltningsledning - Det strategiska internationella arbetet är begränsat till miljöfrågorna - Ansvaret för de internationella frågorna ligger idag under en av kommunledningsförvaltningens enheter, planeringskontoret, vilket riskerar att fortsatta behålla fokus kring planerings- och miljöfrågor samt försvåra ett kommunövergripande strategiskt internationellt arbetet - Processledaren är ny i kommunen med begränsad kunskap om kommunorganisationen och med avsaknad av interna nätverk och kontakter. Utvecklingsområden - Tydligare mandat från politik- och ledning att inom ramen för strategirevideringen bedriva ett kommunövergripande strategiskt internationellt arbete. - Fortsätta revideringen av den internationella strategin, med tydliga kopplingar till styrdokument (ex. övergripande och verksamhetsspecifik internbudget). - Att ta fram ett förslag på en organisation för genomförandet av strategin. Vilka personella, ekonomiska eller kunskapsmässiga resurser behövs långsiktigt, centralt och i förvaltningarna, för ett framgångsrikt genomförande av den reviderade strategin? - Ta ett gemensamt ansvar i arbetsgruppen för att finna vägar för att i större utsträckning involvera och skapa förståelse för möjligheterna med internationalisering i kommunens förvaltningar och bolag. - Säkerställa genomförande och uppföljning av den internationella strategin genom att skapa en tydlig plan och ansvarfördelning gällande genomförandet med konkreta riktlinjer om hur och när strategin ska följas upp. 16

17 Sammanfattning Mellan september och december 2012 har EU-coachen sammanlagt genomfört ett femtiotal insatser mot de sju utvalda kommunerna. Förutom individuella möten ute i kommunerna har en uppstartskonferens, en workshop samt ett webbaserat möte med processledarna genomförts. Dessutom har politik- och ledning i de flesta kommuner bjudit in EU-coachen och därmed både fått information om satsningen och i vissa fall aktivt deltagit i processen. Under hösten har arbetet inriktats på de inledande stegen i metodutvecklingen, nulägesanalys och fokusområden. Några gemensamma nämnare för kommunernas arbete med EU-coachen har varit: - Flera av de kommunövergripande mål- och styrdokumenten är generellt hållna. Detta har till viss del försvårat EU-coachens arbete med att analysera mål- och styrdokument ur ett internationellt perspektiv. I viss utsträckning sker denna analys genom att de kommunövergripande målen diskuteras i relation till det internationella arbetet, i arbetsgrupperna. Det är dock troligt att en mer utförlig analys skulle möjliggöras genom en granskning av styr- och måldokument i förvaltningarna och bolag, ett arbete som dock är för omfattande för att kunna hanteras inom ramen för EU-coachens tjänst. - Prioritering av kommunövergripande fokusområden för det internationella arbetet upplevs som svårt. Det har varit utmanande att skapa samstämmighet kring vikten av att avgränsa sig och prioritera för det internationella perspektivet. Att prioritera tematiska områden eller arbetssätt likställs i vissa fall med att välja bort viktiga områden och som en alltför stor avgränsning. Även abstraktionsnivån, det vill säga, hur övergripande eller specifik en prioritering bör vara har diskuterats. Med all sannolikhet kommer eventuella prioriteringar för det strategiska internationella arbetet se olika ut i respektive kommun. Däremot har varje kommun levererat ett eller flera prioriterade temaområden för det transnationella utbytet. - Timing med övriga processer och utvecklingssatsningar i kommunen spelar roll för graden av engagemang. Hur väl EU-coachsatsningen samspelar med andra förändringsprocesser i kommunen, exempelvis politiskt målarbete, förändring av styrsystem eller förändringar i budgetprocessen har visat sig relevant. Det finns stor potential till att dra nytta av dessa förändringsprocesser även i det strategiska internationella arbetet. Samtidigt finns det också risk för viss överbelastning där det internationella perspektivet inte mäktas med. - Arbetet underlättas i de kommuner som har en internationell- eller EUsamordnare som kan arbeta aktivt och strategiskt med internationell samordning. I de kommuner som saknar en tjänst eller organisation som aktivt kan stötta kommunkoncernen kring ett internationellt perspektiv finns en större risk att arbetet inom EU-coachsatsningen inte kan förvaltas efter projektslut. I förlängningen kan detta också innebära att ett långsiktigt strategiskt internationellt arbete inte kan genomföras och följas upp på ett konsekvent sätt. 17

18 - Förutsättningarna för regional samverkan kring internationella perspektiv skiljer sig åt mellan de fyra länen. Den gemensamma geografin Småland Blekinge känns ibland inte naturlig ute i kommunerna. Regional samverkan kring olika frågor sker istället inom ramen för varje läns organisationsstruktur eller mer lokalt i samarbeten mellan närliggande kommuner. Detta gör att kommunernas förutsättningar för samverkan kring olika internationella perspektiv skiljer sig åt, vilket kan komma att påverka möjligheten till långsiktighet i kommunernas satsningar. Styrkor och svagheter i EU-coachsatsningen Styrkorna som hittills kan uppmärksammas inom EU-coachsatsningen är: - De personliga mötena och processtiden som läggs ner ute i kommunerna bidrar till ett arbete utifrån respektive kommuns förutsättningar - Nätverket av kommuner bidrar till delade erfarenheter och dragkraft i processerna - De parallella utbildningsinsatserna inom EU kompetens Småland Blekinge, stärker arbetet med EU-coachen. I synnerhet i de fall där arbetsgruppen för EUcoachsatsningen också medverkar i utbildningsinsatser. På samma sätt kan i dagsläget vissa svaga länkar inom satsningen lyftas fram: - Arbetet innebär att stora och långsiktiga processer dras igång i kommunerna, samtidigt som förväntningarna på konkreta och ibland snabba resultat är höga - Antalet kommuner och omfattning av uppdraget med individuellt processstöd och insatser i respektive kommun kräver en hög arbetsinsats av EU-coachen Aktiviteter våren 2013 Att fortsatt stötta kommunerna i formuleringen av det strategiska internationella arbetet. De flesta kommuner har valt att inleda arbetet med att ta fram någon form av styrdokument för det internationella arbetet (Program, Policy, Strategi etc.). Under våren kommer EU-coachen att fortsätta stötta kommunerna i dessa processer. Genomföra workshop två och tre med kommunnätverket. Tema för workshop två är Från skrivelse till verkstad - om hur man omsätter en internationell strategi till operativt arbete. Workshop tre kommer med största sannolikhet handla om omvärldsbevakning, extern samverkan och nätverksbyggande. Att tillsammans med kommunerna och genom stöd från Brysselkontoret lyfta fram förslag till transnationella utbyten. Att rigga ett givande transnationellt utbyte är en process som tar tid. Förutom att matchning och partnersök ska genomföras måste idéerna om möjliga temaområden för utbyte fortsatt utvecklas och förankras inom kommunernas verksamheter. För att åstadkomma så goda förutsättningar som möjligt för utbytet kommer en löpande dialog att föras både med Brysselkontoret och kommunerna under våren. 18

19 Bilaga 1 Kommunernas temaområden för transnationella utbyten Följande temaområden kring transnationella utbyten inkom till EU-coachen den 18 december 2012: - Utvecklad medborgardialog - Miljöstrategier - Trafiksäkerhet i tätortsmiljö - Lakvattenrening/Sluttäckning av gamla deponier - Energieffektivisering i befintliga byggnader - Social inkludering och sammanhållning av invandrargrupper - Planering av fritidspolitiskt program - Stadsnära sjömiljö - Förbättrad folkhälsa genom aktiv fritid - Kultur som integrationsmetod för barn och unga - Hållbara transporter: Fossilfria fordon och ökat cyklande - Minska ungdomars utanförskap - Utveckla/marknadsföra skärgårdsmiljön - Utveckla upplevelseindustrin kopplat till världsarvet örlogsstaden - Teknik som möjlighet för aktivt åldrande - Entreprenörskap i skolan - Gränsöverskridande mötesplatser - Strategi för implementering av internationell skolforskning - Utveckling av YH-utbildningen App-akademin 19

Matris över kommunernas förslag sorterat efter temaområden 2013-01-11 Kommuner/ Temaområde Ljungby Tranås Nybro Växjö Karlskrona Ronneby Sävsjö Service/ Medborgare Förbättrad medborgardialog Fritidspolitiskt program Energi Miljö Energieffektivisering i befintliga byggnader 1) Lakvattenreningsmetoder 2) Miljöstrategier Stadsnära sjömiljö Infrastruktur Trafiksäkerhet i tätortsmiljö Socialt Inkludering av invandrargrupper Hållbara transporter: - fossilfria fordon/ökat cyklande Kultur som integrationsmetod för barn och ungdomar Utbildning Gem. aktivitet Sävsjö 1 Minska ungdomars utanförskap Entreprenörskap i skolan 1)Implementeringsstrategi för internationell skolforskning 2) Utveckling av YH-utbildningen Appakademin 1) Förbättrad folkhälsa genom aktiv fritid Kultur 2) Kultur som integrationsmetod för BoU Gränsöverbyggande mötesplatser 1) Marknadsföring av skärgårdsmiljön Turism 2) Marknadsföring av världsarvet Hälsa Teknik för aktiv åldrande 1 Sedan sammanställningen gjordes har det inkommit förfrågan om samarbete mellan Växjö och Sävsjö kring implementering av internationell skolforskning