Säkerhetsavdelningen Krisplan 2015 2018
Krisplan 2015 2018 1 Inledning: Hantera avvikelser på ett systematiskt sätt n Ordet kris har olika betydelser i olika sammanhang. I arbetet med samhällets krisberedskap är kris ett tillstånd där konsekvenserna av en händelse är så svåra och allvarliga, att de vanliga resurserna inte räcker till för att hantera händelsen. Det kan även beskrivas som en händelse i fredstid som hotar grundläggande funktioner och värden i samhället. Det kan t.ex. gälla elförsörjningen, vår hälsa eller vår frihet och att många människor på verkas. Händelsen kommer troligen att överraska och ställa krav på snabba insatser. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Definition: 4 Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Hantera kris på systematiskt sätt Avvikelser i verksamheter är något som ständigt sker och hanteras i vardagen. Allvarliga avvikelser leder ibland till kris och behöver då hanteras på ett systematiskt sätt. Kommunkoncernen* arbetar aktivt och metodiskt med att förebygga risker som kan förorsaka av vikelser. Om det ändå sker, ska konsekvenserna minimeras så långt det är möjligt. Efter varje sådan händelse är det viktigt att vi analyserar förloppet, för att bättre kunna förebygga kriser. Med krishanteringsförmåga avses: Hur vi FÖRBEREDER oss för svåra händelser genom att skapa klara bilder av vad som är skyddsvärt, hur verksamhetens risker och förmågor ser ut samt vilka andra aktörer verksamheten är beroende av för att klara sitt uppdrag. Att PLANERA för hur samordning av insatser mellan interna och externa aktörer sker vid extraordinära händelser och hur allmänheten informeras. Att på ett förberett, strukturerat och likartat sätt, LEDA, SAMORDNA OCH INFORMERA vid krisförlopp i kommunkoncernen. *) Med kommunkoncernen menas samtliga verksamheter i Södertälje kommuns förvaltning och Telge AB:s bolag. 2 Bakgrund: Varför en gemensam krisplan? n Enligt ovan nämnd lagstiftning (2006:544) och för att strukturera arbetet vid en krissituation har det beslutats att hela kommunkoncernen ska utgå från en övergripande krisplan. Vid en krissituation är det viktigt att kommunkoncernen snabbt får igång en gemensam krisledning. Arbetet underlättas av att alla inblandade parter arbetar efter samma plan och metod. Metoden synkroniserar med kommunkon cernens organisation, med stadsdirektören som högst ansvarig tjänsteman. 2
Södertälje kommun 3 Syfte: Stöd i handling vid kris n Krisplanen avser att skapa en minsta gemensam nämnare vid krisledning, oavsett på vilken nivå eller vilken verksamhet som drabbas. Dokumentet beskriver en gemensam metod för att effektivt hantera allvarligt avvikande händelser. Krisplanen ger praktiskt stöd i hur man bemannar och rollfördelar en krisledningsgrupp. Den ger även stöd i hur krisledningsgruppen sorterar fram vad som är ett krislarm (se punkt 5). Krisplanen kompletteras med en akutplan som finns på varje enhet och som innehåller checklistor för akuta händelser. Det operativa arbetet med att lösa en allvarlig av vikande händelse börjar alltid längst ned i organisa tionen, där störst kunskap om den egna dagliga verksamheten finns. Krisplanen är framtagen för att krislednings arbetet i ett inledningsskede ska kunna styras snabbt och effektivt. Planen beskriver också krisledningsgruppens sammansättning, vilka funktioner som ska ingå i en krisledningsgrupp och vilka arbetsuppgifter som ska utföras. Lokal information som larmlistor, krisledningsplatser och tillgängliga resurser är information som ska finnas hos respektive krisledningsgrupp, gärna i akutplanen. 4 Mål: Stöd för verksamheter på alla nivåer n Vid en AVVIKANDE HÄNDELSE ska kommunkoncernens verksamheter hantera det inträffade utifrån vardagliga rutiner och arbetssätt. Krisplanen ska vara ett stöd för verksamheterna vid allvarligare avvikelser, då man tvingas att tillfälligt omorganisera arbetet. Planen beskriver ett arbetssätt som är bättre anpassat till att hantera problem. För att säkerställa att rutiner och metodik är kända för alla medarbetare, SKA varje KRISLEDNINGSGRUPP OAVSETT PLACERING OCH NIVÅ I KOMMUNEN, ÅRLIGEN GENOMFÖRA MINST EN KRISLEDNINGSÖVNING. Innehållet i den övergripande krisplanen ska vara väl känt för alla som arbetar i koncernen. Dokumentet ska finnas lätt tillgängligt, såväl digitalt som analogt. Den metod som beskrivs i krisplanen, återges även i akutplanen. 3
Krisplan 2015 2018 5 Metodik: Vid allvarlig avvikande händelse n Metoden beskriver hur en allvarlig avvikande händelse som inträffar i det dagliga arbetet ska hanteras. Den första personen i organisationen som upptäcker detta reagerar och larmar sin närmaste chef. EN VIKTIG PRINCIP ÄR ATT HELLRE LARMA EN GÅNG FÖR MYCKET ÄN EN GÅNG FÖR LITE. För att lättare kunna bedöma om det inträffade är något som kan hanteras lokalt eller är mer komplicerat och behöver hanteras som kris, ska två olika moment genomföras: Först skapas en beskrivning av ett NULÄGE. För att kunna göra detta, ska den lokala krisledningsgruppen sammankallas och ställa sig följande 5 frågor: Vad har hänt? Var har det hänt? Vilka är drabbade? När har det hänt? Varför har det hänt? Frågorna ska diskuteras i gruppen, dokumenteras och gärna visualiseras (på t.ex. whiteboard). Syftet med detta är att gruppen relativt snabbt och översiktligt ska kunna avge en gemensam bedömning av nuläget. Därefter genomförs en SITUATIONSANALYS, som ger svar på om det inträffade får en betydande påverkan på något av följande tre områden: Människor Affärsmässiga/verksamhetsrelaterade värden Externa värden i övrigt (t.ex. medialt) Situationsanalysen leder fram till något av följande alternativ: Vid NEJ: Effekterna av det inträffade har inte fått någon BETYDANDE påverkan på något av ovanstående områden. Situationen kan lösas lokalt och händelsen ska dokumenteras som en avvikande händelse. Dokumentera också med syfte att ta till vara erfarenheter för fortsatt förbättringsarbete. (incidentrapportering). Vid JA: Effekten av händelsen har fått, eller riskerar att få BETYDANDE påverkan på något av ovanstående områden. Skicka vidare krislarm upp till nästa nivå i organisationen. Där påbörjas arbetet med samma fem grundläggande frågeställningar som på den första nivån med stöd av den redan skapade nulägesbeskrivningen. Om nästa nivå finner att svaret på frågan om BETYDANDE påverkan är ja, skickas ett krislarm ytterligare en nivå upp och slut ligen till central krisledning. I den centrala kris ledningen* finns en samlad representation från hela kommunkoncernen. *) Central krisledning representeras av: stabschef, stads direktör, VD bolagskoncernen, sekreterare, kommunikationschef, säkerhetschef, analysfunktion samt sakkunnig. För ytterligare beskrivning av roller och funktioner se avsnitt 9. Det är stadsdirektören eller säkerhetsavdelningens TIB (tjänsteman i beredskap) som beslutar om den centrala krisledningen ska aktiveras eller ej. Ordförande för centrala krisledningen (stadsdirektören) avgör om krislednings nämndens ordförande ska kontaktas. RIKTLINJER VID AVVIKANDE HÄNDELSE SOM KAN UTVECKLAS TILL KRIS 4
Södertälje kommun NÄRMAST ÖVERORDNAD NIVÅ KRISLARM JA RISK FÖR PÅVERKAN? NEJ Risk för påverkan för: Människor? Affärsmässiga/verksamhetsrelaterade värden? Externa värden i övrigt? SITUATIONSANALYS ÅTGÄRDA Vad har hänt? Var har det hänt? Vilka är drabbade? När har det hänt? Varför har det hänt? NULÄGE: FEM FRÅGOR RAPPORTERA KRISLEDNINGSGRUPP NÄRMASTE CHEF AVVIKELSE UPPTÄCKT 5
Krisplan 2015 2018 6 Krisledningsnämnden: Extraordinär händelse n I kommuner och landsting ska det finnas en kris ledningsnämnd för att fullgöra uppgifter under extra ordinära händel ser i fredstid. Ord föranden i krisledningsnämnden (kommunstyrelsens ordförande) bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och beslutar i sådana fall att så ska ske. Krisledningsnämnden består av kommunstyrelsens ordinarie ledamöter och ersättare. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger, ska krislednings nämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Krisledningsnämndens beslut ska an mälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Kommunstyrelsen får, när krisledningsnämndens verksamhet som är föranledd av den extraordinära händelsen inte längre behövs, besluta att verksamheten ska upphöra. Om styrelsen fattar ett sådant beslut återgår de verksamhets områden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd. Ett sådant beslut om att kris ledningsnämndens verksamhet ska upphöra kan även fattas av fullmäktige. Lag (2006:544) 2 kap. 2 I kommuner och landsting skall det finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid (krisledningsnämnd). Närmare bestämmelser om krisledningsnämnden finns i detta kapitel. I övrigt tillämpas kommunallagens (1991:900) bestämmelser. 7 Sammanfattning för krisledning på olika nivåer KRISLEDNINGSNÄMNDEN STRATEGISKT ANSVAR (VAD) CENTRAL KRISLEDNING TAKTISKT ANSVAR (HUR) KONTOR ELLER BOLAG OPERATIVT ANSVAR VERKSAMHET OPERATIVT ANSVAR n Vid en allvarlig händelse inleds krisledningsarbetet i enheten där händelsen upptäckts, för att sedan vid krislarm flyttas uppåt till nästa organisatoriska nivå i verksamheten (se modellen). Den högsta nivån, krisledningsnämnden, fattar vid behov strategiska beslut om inriktning för arbetet. Samtidigt fortsätter arbetet i underliggande krisledningsgrupper så länge behov kvarstår. 6
Södertälje kommun 8 Viktiga principer n Det finns några viktiga principer att beakta vid en allvarligt avvikande händelse eller kris. För att nå uppsatta mål ska följande beaktas: Ansvarsprincipen Den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden ska ha motsvarande ansvar vid en allvarlig händelse eller kris. Närhetsprincipen Allvarliga händelser eller kriser ska hanteras på lägsta möjliga ansvarsnivå i kommunen. Om situationen så kräver ska ansvaret flyttas uppåt. Likhetsprincipen Verksamhetens normala organisation och lokali sering kvarstår även vid en allvarlig händelse eller kris. 9 Beskrivning av krisledningsgruppernas utformning för verksamheter, kontor och bolag n Beskrivningen nedan utgör en minsta gemen samma organisation av funktioner, roller och arbets uppgifter oavsett var eller på vilken nivå krisledningsgruppen arbetar. Organisationen kan kompletteras med hänsyn till de behov som identifieras. Stabsansvarig Leder arbetet, delegerar ansvar och håller de övriga i gruppen ständigt uppdaterade. Ansvarar för att relevant och viktig information når såväl interna som externa intressenter. Håller samman och strukturerar krisledningsarbetet. Sekreterare/loggansvarig För stabslogg (dagbok för dokumentation) i vilken fortlöpande information och samtliga beslut dokumenteras. Ansvarar för in- och utgående mail och telefonsamtal, bokning av möteslokaler samt förtäring. Kommunikationsansvarig Kontakta alltid kommunikationsavdelningen vid krisledningsarbete för samråd kring kommunikation. Kommu nikationsansvarig ansvarar för intern och extern kommunikation, omvärldsbevakning, för press meddelanden/möten, följer sociala medier samt uppdaterar hemsidan vid behov. Verksamhetsansvarig/chef Söker löpande information kring händelsen, bedömer förebyggande behov av resurser samt hur händelsen påverkar verksamheten på kort sikt. Fattar viktiga beslut för den egna verksamheten (se även ansvarsprincipen, punkt 8). Vid behov Vid behov kan det behövas fler kompentenser i krisledningsgruppen som t.ex: HR/personalansvarig Analysfunktion (med uppgift att se framåt och bedöma konsekvenser av tänkbara åtgärder.) 7
Södertälje kommun 151 89 Södertälje PRODUKTION: RYTER. TRYCK: EDITA BOBERGS, 2015 Säkerhetsavdelningen Södertälje kommun Campusgatan 26 151 89 Södertälje Tel: 08-523 010 00 (vxl) www.sodertalje.se