Referat från informationsmöte KMS Kvarnkullen 2015-08-24 Möte öppnades av Mats Frisell mötets ordförande som vädjade om ett lugnt möte Sekreterare Kristian Karlsson Blomberg välkomnade alla medlemmar till ett fullsatt möte presenterade KMS mot 2020 som styrelse har jobbat med i flera år Presentationen finns i sin helhet i en separat fil men här nedan redovisas den kortfattat bakomvarande orsaker till omorganisationen Dålig betalningsmoral Öka telefontider Öka transparens i kösystem Bevara och utveckla den finaste hamnen på kusten Enkät skickades tidigare ut till alla medlemmar för att få reda på vad medlemmarna tycker. Mycket åsikter och synpunkter framkom bland annat framkom att det behövdes jobbas med: -telefontider -långa köer på upptagning -svårt att följa båtplatsköer Sakta går hamnen mot ett större underhållsbehov då den börjar bli gammal Färdig hamn 1april skall hamnen vara färdig och säker för medlemmarna Stora entreprenader i framtiden pga av gamla bryggor, fästen osv 500.00kr i år på underhåll, 1,6milj förra året. Klubben har pengar för normalt arbete, men är inte rustade för stora reinvesteringar Ansvarsfrågan, KMS kan inte försäkra våra bryggor. Båtägarens försäkring tar båtskador om en brygga sliter sig, men båtägarens försäkringsbolag kan ställa regresskrav mot KMS om de anser att KMS är ansvariga Det enkla underhållet måste vi hela tiden arbeta med för att inte få större stora underhållsbehov i framtiden Hamnen får inte vara farlig Exempel på brister i underhållet visades Färdig hamn Hamnen skall vara klar när sjösättningarna börjar Plats för vaggor och vagnar har minskat sedan miljöstationen byggdes Vi har en stor hamn med 1250 båtplatser och 2100 medlemmar. En av de största hamnarna på västkusten, drivs ideellt med två anställda Vi måste följa lagar och regler för hamnverksamhet
Bemanningen har varit liknande sedan 1978, sedan dess har en hamn tillkommit samt underhåll, administration och miljö frågor har tillkommit Bra dataprogram som underlättar administrationen Arbete sker idag enligt stafettpinneprincipen Parallellprincip med rätt personal vid rätt tid med rätt kompetens Administration Hamndrift där olika kompetenser köps in för att utföra olika entreprenader och sjösättningar/upptagningar Tjänster som skulle tillsättas Admin och medlemskontakt 400% ökade telefontider 30 timmar/vecka Ta hem bokföringen till klubben Ökad transparens Hamndrift Minska väntetid på lyft med 50% Gå från 70 till 30dagar Möjlighet till kvällslyft Öka hastigheten på underhåll Tekniska utredningar Driva entrepreander Bli av med ansvarsupplösningen Ge möjlighet till fullservice Målet att vara bästa hamnen på kusten smöte 574 har skrivit på listan om önskemål om medlemsmöte Ca 1/2 av alla båtplatsägare har skrivit på Varslet på hamnkaptenerna är tillbakadraget Blomberg och Per Linder ställer sina platser i styrelsen till förfogande manade till låta valberedningen ta fram nya kandidater till styrelsen i stället för att tvinga fram ett extra möte för att avsätta resterande styrelsen Lennart Ring 1985 när norra hamnen byggdes med arrende till 2005. Vägverket behövde hamnens mark för en gång och cykelbana. 1995 framställdes en önskan om att förvärva marken av Kungälvs Kommun I dag är klubben lagfaren ägare av marken som nyttjas till hamnverksamheten samt även en nyttjanderätt. Nuvarande stadgar säkerställer att hamnen inte kan säljas utan att 3/4 medlemmarna godkänner detta vid två årsmöten. Försäljning av lös egendom kan behöva ses över i stadgarna. Förslag på att tidsbegränsa funktionärers mandat.
Blomberg tar timeout tillsammans med Per och kommer inte att arbeta aktivt i styrelsen under hösten Tack för bra presentation Kommenterade att hamnen var bra när styrelsen gick på och nu är den extremt dålig och frågade varför klubben då investerar 1,8milj i ett bomsystem Investering ej 1,8milj utan lägre. Björn Ranås Vintergrind halva investeringskostnader samt ett passagesystem för att få in pengar från lastbilar och gästande bilar, även för att öka säkerheten Vad betyder ansvarsupplösning? Tydligare skiljelinje om ansvar mellan personal och styrelse Kan man tolka detta som att styrelsen har misslyckats i arbetsledningen? Ja Hur rimmar det med uppsägning av hamnkaptenerna då arbetsmängden ökar? Budget täcker inte utökade kostnader för fler anställda Hamnkaptenerna har inte den profil som behövs i den föreslagna organisationen Vilka är röstberättigade? Alla medlemmar är röstberättigade I en förening är styrelsen och främst ordförande som är ansvarig för arbetsledningen Styrelsen har misslyckats med arbetsledningen Slutar underhållet 1april Har KMS någon policy för hur inköp skall gå till? Är det tex ok att handla upp från egna barns företag? Björn Vid entreprenader måste 3st företag offerera Det finns rykten om att detta sker! Bör det utarbetas tydliga riktlinjer?
I stadgarna står att styrelsen får bestämma om att närstående får anlitas av sektioner och kommittéer Lennart Ring I stadgarna står detta för att styrelsen skall kunna tillåta att tex både herr och fru skall kunna vara med i samma sektion eller kommitté. Förslaget har kommit som blixt från klar himmel. Mycket synpunkter från medlemmar som styrelsen bör fånga upp för att skapa en bra framtid i hamnen. Oron i hamnen behöver dämpas. Kvarvarande styrelse får ta till sig detta Rykten säger att prokollen inte får läggas ut enligt stadgarna. Protokollen bör tillgängliggöras för alla! Vissa uppgifter (exempelvis olika konkurrerande offerter eller personalfrågor) får inte lämnas ut men det är viktigt att informationen kommer ut till medlemmarna Förr hade vi arbetsdagar för att laga och fixa i hamnen Det har varit svårt att få medlemmar att ställa upp, men det är viktigt att ta vara på föreningen med ideella krafter. Utöver detta så är det också risker med åldrandet och skador i hamnen vid bomhantering t.ex Var styrelsen enig i beslutet, borde fler i styrelsen ställa sina platser till förfogande? Varför har inte styrelsen tagit reda på via hamnkaptenerna hur underhållet skall utföras Protokollen går att läsa hos hamnkaptenerna Lennart Ring Öppna protokoll finns normalt inte i föreningar pga personalfrågor, entreprenad upphandlingar, arvstvister, äktenskapstvister osv. Detta kräver i så fall dubbla protokoll Kan ej förstå hur en så här stor fråga kan tas på ett styrelsemöte. Varför inte på årsmöte? Protokoll kan vara offentliga om känslig information tas bort KMS bladet kan användas för att få ut en sammanfattning från styrelsemöten Hemsidan borde användas mer för att få ut information Kvarvarande styrelse får arbeta med detta
Det finns en risk med att inte ha offentliga protokoll och protokoll skall inte vara tillrättalagda Vi skall vara bättre på att ta vara på medlemmars idéer Rune Larsson Förslagslåda finns på hemsidan Med tanke på försening av reparationer. Om det är svårt att få tag i entreprenörer varför skall vi då göra allt med hjälp med entreprenörer??? Bryggan i norra hamnen är i sämre skick än innan renoveringen Betongkonsult som rådgivit styrelsen Mötet valde att inte fortsätta med en teknisk diskussion Bryr sig inte om hur organisationen ser ut men hur ser underhållsarbetet ut och vilka underlag finns Kvarvarande styrelse får ta ett omtag Hur tänker styrelsen gå vidare Björn Ranås Några fortsätter fram till årsmötet Vald styrelse beslutar Vid årsmötet måste en plan tas fram om framtiden En del pengar borde kunna tas hem genom att låta de som sköter ekonomin ta telefontider Rune Larsson Kölistor kan läggas ut på hemsidan om de redovisas med medlemsnummer i stället för med namn Positivt att många är engagerade även trots att detta har orsakat mycket oreda Tycker att vi måste vända detta till något positivt Viktigt att ge styrelsen ansvarsfrihet för att skapa förtroende i framtiden. Detta genom att lägga en extern revision Många påskrifter finns för att göra stadgeändringar vid ett extra medlemsmöte innan årsmötet för att kunna få igenom snabba stadgeändringar
Björn Ranås Vi tar till oss Har goda erfarenheter av påverkanstorg genom Scouterna. Bygger på att prata i små grupper på medlemsmöte och låta alla komma till tals och få fram goda idéer. Skall ge styrelsen mer information via informationslådan Stadgarna rekommenderar ett medlemsmöte på våren Bra, kvarvarande styrelse tittar på detta Glöm inte att lämna in motioner till styrelsen innan den 15/9 Varför stängs inte skjutgrinden på kvällarna Björn Ranås Svårt att lösa öppning från insidan om man inte är medlem och har en tag Flera tycker att grinden skall stängas på kvällar under sommaren Vad talar emot att ha ett extra möte Det är viktigt att veta innan vad ett extra möte skall behandla. För övrigt inget Extra mötet det nu samlas namnunderskrifter till är för ett införande av stadgeförändringar Man skall inte hasta i väg i affekt för att skynda på, bättre att låta valberedningen göra sitt jobb I föreningar lämnas motioner lämnas in tar det ett år innan det träder i kraft, är det så i KMS Lennart Ring Styrelsen yttrar sig i motioner innan årsmötet och om möte godkänner motionen träder den i kraft omgående Listan som skrevs på var väl att få information inte medlems möte? Listan har bara kommunicerat önskemål om medlemsmöte För att göra en stadgeändring behövs ett medlemsmöte och ett årsmöte Vilken paragraf i stadgarna stödde sig styrelsen på när de sa upp hamnkaptenerna
Lennart Ring Styrelsens uppdrag är att förvalta hamnen Tidigare har 2 anställda fått lämna klubben Stadgarna är en juridisk handling och bör kontrolleras noga innan de förändras. I stället för att ändra i stadgarna kan det göras delegeringar Styrelsen har tagit beslut som borde informerats på årsmötet. Upproret beror mest på att de anställda skulle ersättas med bemanningsföretag Inga personalmöten på 13år. Styrelsen har inte skött detta på ett bra ett sätt Varför har inte hamnkaptenerna vidareutvecklats? Det borde i stället vara fler anställda. Varför tog man inte vara på möjligheten att vidareutveckla hamnkaptenerna? Har ingen i styrelsen kontakt med hamnkaptenerna? Vem ansvarar för arbetsledningen? Om man nu inte kan styra anställda hur skulle man då kunna styra ett bemanningsföretag? Varför inte anställa en chef som kan styra projekt och hamnkaptenerna? Är det Per Linder som drivit frågan om omorganisationen? Nej Stämmer det att det bara finns en telefon och en dator för hamnkaptenerna? Ja Vem frågade styrelsen för att få reda på hur skicket på hamnen är? marna kan hjälpa till mer med underhållet Underhållskommittén kan kanske också hjälpa till mer hyllade medlemmarnas engagemang Styrelsen träffar hamnkaptenerna på styrelsemötena Varför har underhållet hamnat på efterkälken? Det är lätt att bli hemmablind
Vilka skickades enkäten ut till Enkäten skickades ut till alla medlemmar Är staplarna beräknade eller hypotetiska för att visa att underhållsbehovet ökar De är hypotetiska Om man får till namninsamling med tillräckligt många påskrifter så måste styrelsen kalla till extramöte, Styrelsen behöver förstå syftet med extramötet Björn Ranås Vi ordnar det Det finns inget som hindrar styrelsen att kalla till ett extra möte ändå Kvarvarande styrelse får ta ansvar med personal och underhåll Alla namnpåskrifter hugger på styrelsen men det är tidigare styrelser som har brustit i personalhanteringen Vid datorn Kristian Karlsson