Göran Nilsson Ordförandens förslag Diarienummer Kommunstyrelsens ordförande Datum KS-2011/1100 2011-12-01 Kommunstyrelsen Riktlinjer för gallring i sociala medier KS-2011/1100 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa regler för gallring i sociala medier där Knivsta kommun är aktiv i enlighet med förvaltningens förslag. Göran Nilsson
Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Hanne Natt och Dag Datum KS-2011/1100 2011-10-31 Kommunstyrelsen Riktlinjer för gallring i sociala medier KS-2011/1100 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa regler för gallring i sociala medier där Knivsta kommun är aktiv i enlighet med förvaltningens förslag. Sammanfattning Enligt arkivlagen ska allmänna handlingar som skapas i sociala medier bevaras om det inte finns stöd för gallring. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar därför att kommuner som är aktiva på sociala medier fattar beslut om regler för gallring. Bakgrund Sociala medier får allt större betydelse för information och kommunikation i samhället, och Knivsta kommun står inför att utveckla sin närvaro i dessa medier. Enligt arkivlagen ska allmänna handlingar som skapas i sociala medier bevaras om det inte finns stöd för gallring. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar därför att kommuner som är aktiva på sociala medier fattar beslut om regler för gallring. Handlingar av tillfällig eller ringa art får gallras i enlighet med RA-FS 1997:6 under förutsättning att myndigheten redovisar och fattar ett tillämpningsbeslut om vilka handlingar som omfattas och hur lång gallringsfristen ska vara. Allmänhetens rätt till insyn får inte åsidosättas och handlingar som gallras ska bedömas sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning. Lena Fransson Kommunchef Birgitta Ljungberg Jansson Administrativ chef
Förslag Riktlinjer för gallring i sociala medier som Knivsta kommun använder KS-2011/1100 Fastställt av kommunstyrelsen Datum
Knivsta kommuns tillämpningsbeslut av Riksarkivets föreskrift och allmänna råd RA-FS 1997:6 Följande gäller vid gallring i de sociala medier som Knivsta kommun använder sig av: 1 Bevarande Knivsta kommun kommer att diarieföra följande handlingar: Information som Knivsta kommun efterfrågar Kommentarer och inlägg som kommunen bedömer vara av särskilt intresse Sekretessbelagd information som inkommit via kommentarsfunktioner (gallras omedelbart från mediet) Knivsta kommuns sida på Facebook scannas 1 ggr/halvår samt om systemet genomgår en större förändring 2 Gallring Gallringsbeslutet gäller för handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion, är av tillfällig art, ringa betydelse eller av anspråkslösare slag. Aktuella handlingstyper som avses är frågor som genererar svar av enklare karaktär kommentarer och inlägg som gäller för kännedom kommentarer och inlägg som ej berör kommunens verksamhet kommentarer och inlägg av stötande eller kränkande karaktär (gallras omedelbart från mediet) kommentarer och inlägg med ovårdat språk (gallras omedelbart från mediet) Knivsta kommun ombesörjer att ovan nämnda kommentarer och inlägg, samt de handlingar som överförts till diariet, aktivt tas bort från de sociala myndigheter där kommunen verkar. Kommentarerna tas bort vid inaktualitet, dock tidigast efter tre månader, med undantag av information av kränkande eller sekretessbelagd karaktär, samt ovårdat språk. Kommentarer och inlägg som ej berör kommunens verksamhet, och där vi hänvisar till annan organisation, kan ligga kvar för kännedom. Knivsta kommun kommer inte att informera om att kommentarer eller inlägg har tagits bort från mediet eller har överförts till diariet.