Samhällsbyggnadsförvaltningen

Sammanträdesprotokoll 1 (15) Plats och tid Beslutande -5-15 Torsdagen den 15 maj i Sammanträdesrummet Möckeln, Skrantahöjdsvägen 35, klockan 13. - 15.3 Sammanträdet ajournerades klockan 14:45-15. Matz Ericson (S), ordförande Monica Björndahl (S) Annica Wetterling (M), 2:e vice ordförande Sören Karlsson (S) Barbro Ekstrand (FP) Övriga deltagande Se nästa sida Utses att justera Annica Wetterling (M) Ersättare Barbro Ekstrand (FP) Justeringens plats och tid Samhällsbyggnadsförvaltningen, den 22 maj Under- skrifter Sekreterare... Paragrafer 23-32 Anna-Karin Davidsson Ordförande... Matz Ericson (S)... Annica Wetterling (M) ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ -5-15 Datum för anslags uppsättande -5-23 Datum för anslags nedtagande -6-13 Förvaringsplats för protokollet Samhällsbyggnadsförvaltningen Underskrift... Anna-Karin Davidsson

Sammanträdesprotokoll 2-5-15 Beslutande Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagare x x Stig Rengman, Tf. förvaltningschef Anna-Karin Davidsson, förvaltningssekreterare Ulla Lindqvist, förvaltningsekonom Susanne Jarl, miljöchef Gullian Henriksson, IT-administratör Ing-Mari Sääf, IT-konsulent Anton Karlsson, praktikant miljökontoret Erika Svensson, praktikant miljökontoret Erik Björn, miljöinspektör Linda Eliasson, miljöinspektör Therese Sundin, miljöinspektör

Sammanträdesprotokoll 3-5-15 Innehållsförteckning MHN 23 Information Lösenordshantering... 4 MHN 24 MHN.3 Verksamhetsrapport... 5 MHN 25 MHN.6 Delårsrapport... 6 MHN 26 MHN.45 Informationshanteringsplan... 8 MHN 27 MHN.48 Arkivbeskrivning... 1 MHN 28 MHN.2 Delegationsärenden... 11 MHN 29 MHN.1 Inkomna handlingar... 12 MHN 3 MHN.9 Avslutade lantmäteriförrättningar... 13 MHN 31 Information från handikappsrådet... 14 MHN 32 MHN.5 Samhällsbyggnadsinformation... 15

Sammanträdesprotokoll 4-5-15 MHN 23 Information Lösenordshantering Sammanfattning Ing-Mari Sääf och Gullian Henriksson från IT-avdelningen redogjorde för nämnden hur man själv kan byta lösenord i Ipaden och politikerrummet.

Sammanträdesprotokoll 5-5-15 MHN 24 MHN.3 Verksamhetsrapport Sammanfattning Tf. förvaltningschef Stig Rengman och förvaltningsekonom Ulla Lindqvist redovisade den månatliga rapporten för april. Beslutsunderlag Verksamhetsrapport för april Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut godkänner redovisningen av verksamhetsrapporten. s beslut beslutade att godkänna redovisningen av verksamhetsrapporten. Expedieras till Samhällsbyggnadsförvaltningen

Sammanträdesprotokoll 6-5-15 MHN 25 MHN.6 Delårsrapport Sammanfattning En redovisning av det ekonomiska resultatet samt verksamhetsresultat som samhällsbyggnadsförvaltningen har presterat under de första fyra månaderna av. Den övergripande inledningen för myndighetsnämnden har varit en remissrunda på utredningen som avser det förslag om gemensam myndighetsnämnd med Storfors kommun. Senaste beslutet i kommunfullmäktige var en återremiss för vidare utredning. Miljökontoret har genomfört 26 inspektioner under den gångna delen av året. Större tillsynsprojekt har varit pizzerior och restauranger, bekämpningsmedel i handeln och smycken i detaljhandeln. CFC- och miljörapporter har handlagts i vanlig ordning under perioden. Miljökontoret har dessutom haft en praktikant från Karlstads universitet under de inledande månaderna av året. De verksamhetsutvecklingsprojekt som genomförs nu på miljökontoret avser arbetssätt för lagbevakning, detaljplaneprocessen, samsyn gällande miljöskydd och hantering av nedskräpningsärenden. Bygglovssektionen har utrett hur den föreslagna förändringen i PBL kommer att påverka handläggningsprocessen och huruvida det kommer att bli fler eller färre ärenden att handlägga. Generellt sett har det varit ett delår i balans, korta handläggningstider trots ett i princip likvärdigt inflöde av ärenden som tidigare år. Anledningen är att nya handläggare har fått mer erfarenhet och rutiner har setts över och trimmats in. Det pågår utvecklingsprojekt i delar av bygglovsprocessen och tillsynsprocessen i sin helhet. För årets första fyra månader har myndighetsnämnden upparbetat 88 kronor av de 325 som är budgeterade för hela. Prognosen för hela året är ett nollresultat. Beslutsunderlag Delårsrapport januari-april Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut beslutar att godkänna delårsrapporten för januari april s beslut beslutade att godkänna delårsrapporten för januari april

Sammanträdesprotokoll 7-5-15 Forts. MHN 25 MHN.6 Expedieras till Samhällsbyggnadsförvaltningen Kommunstyrelsen

Sammanträdesprotokoll 8-5-15 MHN 26 MHN.45 Informationshanteringsplan Sammanfattning fastställde den 8 april 29 27 dokumenthanteringsplanen för nämnden. Därefter har benämningen dokumenthanteringsplan ändrats till informationshanteringsplan. I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 11/28-5-26) skall varje myndighet upprätta en plan som redovisar myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Vidare anges att planen skall uppdateras minst en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut. Informationshanteringsplanen är ett - hjälpmedel vid gallring - hjälpmedel för kontoret - styrmedel för kontoret - kontrollmedel för kommunarkivet Informationshanteringsplanen för har en ny mall med tydliga rubriker samt så har hantering av epost och övrig post förtydligats i övrigt har inga andra förändringar gjorts. Informationshanteringsplanen för myndighetsnämnden avser främst ärenden av myndighetskaraktär. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 19 mars Riksarkivets gallringsråd Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut fastställer informationshanteringsplan för. s beslut beslutade att fastställa informationshanteringsplan för.

Sammanträdesprotokoll 9-5-15 Forts. MHN 26 MHN.45 Expedieras till Samhällsbyggnadsförvaltningen Kommunarkivet

Sammanträdesprotokoll 1-5-15 MHN 27 MHN.48 Arkivbeskrivning Sammanfattning En arkivbeskrivning har upprättats för myndighetsnämnden. Arkivbeskrivningen är ett styrdokument för att arkiveringen ska bli ändamålsenlig och kravet på tillgänglighet när det gäller arkivhandlingarna ska bli uppfyllt. I arkivbeskrivningen redogörs för uppgifter om arkivbildarens arbetsuppgifter och organisation, sambandet mellan arkivbildarens arbetsuppgifter och viktigare handlingar, sökingångar i arkivet, eventuell sekretess som begränsar tillgängligheten, gällande gallringsföreskrifter och vem som är arkivvårdare samt organisatorisk historik. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 21 mars Riksarkivets gallringsråd nr 8, Bevara eller gallra? Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut fastställer föreslagen arkivbeskrivning den 21 mars. s beslut beslutade att fastställa föreslagen arkivbeskrivning den 21 mars. Expedieras till Samhällsbyggnadsförvaltningen Kommunarkivet

Sammanträdesprotokoll 11-5-15 MHN 28 MHN.2 Delegationsärenden Sammanfattning har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt gällande delegeringsordning. Dessa beslut redovisas månatligen för nämnden. Redovisningen innebär inte att myndighetsnämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det myndighetsnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Delegationsbeslut för mars och april anmäls dnr MHN.2 - Delegationsbeslut Miljökontoret mars och april - Delegationsbeslut Stadsbyggnadskontoret, nya PBL och gamla PBL, mars och april - Delegationsbeslut Teknik- och fastighetsavdelningen mars och april - Ordförande delegeringsbeslut Mål och budget 215-217 Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut godkänner redovisningen av delegationsbeslut. s beslut beslutade att godkänna redovisningen av delegationsbeslut.

Sammanträdesprotokoll 12-5-15 MHN 29 MHN.1 Inkomna handlingar Föreskrift från länsstyrelsen i Örebro län om körning med eldrivna golfbilar Protokoll Svea hovrätt Mål nr M 2753-14 Protokollsutdrag KS -4-8 78 Organisationsöversyn av kommunstyrelsens ledningskontor Protokollsutdrag KS -4-8 8 Riktlinjer för hot och våld mot förtroendevalda och i samband med offentliga sammanträden Protokollsutdrag KS -4-8 83 Förstudie kring barnfattigdom KS 82 KS 213.228 Översiktsplan för Lekebergs kommun Reviderad - Riktlinjer för hot och våld mot förtroendevalda och i samband med offentliga sammanträden

Sammanträdesprotokoll 13-5-15 MHN 3 MHN.9 Avslutade lantmäteriförrättningar Under mars och april har 7 lantmäteriförrättningar avslutats: Anläggningsåtgärd - inställd förrättning på sakägarens begäran Avstyckning från Högåsen 2:139 (Storängens handelsområde) Avstyckning från Linnebäck 2:3 Fastighetsreglering Ringduvan 4 (Centralparken) Fastighetsreglering Rördrommen 8 Anläggningsåtgärd upphävande av gemensamhetsanläggning Avstyckning och fastighetsregleringar Vänern 1, 2 m.fl. Under del av maj månad har 2 lantmäteriförrättningar avslutats: Fastighetsreglering berörande Björkmo 1:3 och Dalsmund 1:26 Fastighetsreglering berörande Aggerud 2:67 och Jordgubben 16

Sammanträdesprotokoll 14-5-15 MHN 31 Information från kommunala handikapprådet Ordförande Matz Ericson (S) informerade allmänt om tidigare sammanträde med kommunala handikapprådet. Kommunala handikapprådet inbjuder till en stadsvandring den 21 augusti klockan 14:. Tjänstemän från samhällsbyggnadsförvaltningen kommer att inbjudas att delta till kommunala handikapprådets kommande sammanträden.

Sammanträdesprotokoll 15-5-15 MHN 32 MHN.5 Samhällsbyggnadsinformation Erik Björn, miljöinspektör, informerade nämnden om tillsynsprojektet Bekämpningsmedel i handeln. Linda Eliasson, miljöinspektör, informerade nämnden om tillsynsprojekt Restauranger och pizzerior. Therese Sundin, miljöinspektör, informerade nämnden om ett klagomålsärende på en fastighet som inkom den 25 mars och som samordnads med flera myndigheter i ett tillsynsbesök den 14 april. Besöket resulterade i beslut på 4 punkter ifrån myndighetnämnden. Tf. förvaltningschef Stig Rengman informerade nämnden om att Stefan Larsson är åter i tjänst som förvaltningschef den 4 augusti. Tf. förvaltningschef Stig Rengman informerade nämnden om att rekrytering av förvaltare till teknik- och fastighetsavdelningen har skett internt. Miljöchef Susanne Jarl informerade nämnden om ärendet gemensam myndighetsnämnd med Storfors. Tf. förvaltningschef Stig Rengman informerade nämnden om invigning av Pärlans förskola är den 2 maj klockan 14:.

Delårsrapport jan-apr Sammanfattning Den övergripande inledningen för myndighetsnämnden har varit en remissrunda på utredningen som avser det förslag om gemensam myndighetsnämnd med Storfors kommun. Senaste beslutet i kommunfullmäktige var en återremiss för vidare utredning. Miljökontoret har genomfört 26 inspektioner under den gångna delen av året. Större tillsynsprojekt har varit pizzerior och restauranger, bekämpningsmedel i handeln och smycken i detaljhandeln. CFC- och miljörapporter har handlagts i vanlig ordning under perioden. Miljökontoret har dessutom haft en praktikant från Karlstads universitet under de inledande månaderna av året. De verksamhetsutvecklingsprojekt som genomförs nu på miljökontoret avser arbetssätt för lagbevakning, detaljplaneprocessen, samsyn gällande miljöskydd och hantering av nedskräpningsärenden. Bygglovssektionen har utrett hur den föreslagna förändringen i PBL kommer att påverka handläggningsprocessen och huruvida det kommer att bli fler eller färre ärenden att handlägga. Generellt sett har det varit ett delår i balans, korta handläggningstider trots ett i princip likvärdigt inflöde av ärenden som tidigare år. Anledningen är att nya handläggare har fått mer erfarenhet och rutiner har setts över och trimmats in. Det pågår utvecklingsprojekt i delar av bygglovsprocessen och tillsynsprocessen i sin helhet. För årets första fyra månader har myndighetsnämnden upparbetat 88 kronor av de 325 som är budgeterade för hela. Prognosen för hela året är ett nollresultat. www.karlskoga.se

Resultatredovisning Uppnått av målvärdet 96-1% 65-95% -64% Måttet är Målnivå inte mätt Efter en större översyn av mål och styrmått antogs nya den 12 september 213. Därmed finns inga resultat eller målnivåer för tidigare år än. Nämndmål 1.1 s ärenden beslutas på ett rättssäkert sätt och utifrån likartade bedömningskriterier. % uppnått av målvärdet 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 1.1.1 fastställda handläggningsrutiner inom miljöbalkens område (stycken). 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 1.1.4 fastställda handläggningsrutiner på trafikenheten (stycken). 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 1.1.2 fastställda handläggningsrutiner inom livsmedelslagens område (stycken). 3 25 2 15 1 5 212 213 Styrmått 1.1.5 överklagade beslut som vinner i högre instans (ej beslut där syftet är att få prejudikat) (stycken). 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 1.1.3 fastställda handläggningsrutiner inom plan- och bygglagens område (stycken). 3 25 2 15 1 5 212 213 Analys och åtgärder Flertalet mått mäts på årsbasis. Bygglovssektionen har dock redovisat att de har passerat målnivån med råge, möjligtvis kan det kopplas samman med deras kortare handläggningstider. Genomarbetade rutiner ger ofta snabbare hanläggning och större grad av samsyn. www.karlskoga.se

Nämndmål 1.2 Karlskoga kommun har en effektiv myndighetsutövning. % uppnått av målvärdet 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 1.2.1 tillsynsbesök inom livsmedelslagstiftningens område (stycken). 25 225 2 175 15 125 1 75 5 25 212 213 Styrmått 1.2.4 Handläggningstid för bygglov utan avvikelser från detaljplan och utan tekniskt samråd. (antal veckor). 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 1.2.2 tillsynsbesök inom miljöbalkens område (stycken). 5 45 4 35 3 25 2 15 1 5 Styrmått 1.2.5 Andel anmälningar av värmepump där handläggningstiden är 5 dagar eller mindre (ej luftvärmepump) (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 212 213 213 Styrmått 1.2.3 dagar från anmälan till bedömning av ovårdad tomt (antal dagar). 14 12 1 8 6 4 2 212 213 Styrmått 1.2.6 Handläggningstid för parkeringstillstånd för rörelsehindrad (antal dagar). 14 12 1 8 6 4 2 212 213 Analys och åtgärder Miljökontoret visar på bra siffror för att nå målnivåerna gällande tillsynsbesök under året. I övrigt visar alla verksamheter mycket goda resultat på snabb och effektiv handläggning. www.karlskoga.se

Nämndmål 1.3 Karlskoga kommun är ett rent och estetiskt tilltalande samhälle. % uppnått av målvärdet 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 1.3.1 dagar från anmälan av nedskräpning till åtgärd (ej åtalsanmälan) (antal dagar). 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 1.3.2 dagar från anmälningstillfälle till fordonsvrak flyttas (antal dagar). 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Analys och åtgärder Flyttning av fordonsvrak visar på väldigt snabb handläggning och det är mycket bra för Karlskogas helhetsintryck. Det är viktigt att få bort ett fordonsvrak så snabbt som möjligt annars finns det risk att det eskalerar. System för att mäta tiden från anmälan av nedskräpning till borttagning är under utveckling. www.karlskoga.se

Nämndmål 2.1 Det ska vara enkelt att komma i kontakt med myndighetsnämndens verksamheter och man ska mötas av ett korrekt och trevligt bemötande. % uppnått av målvärdet 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.1.1 Hur nöjda brukarna är med service och tillgänglighet via telefon. (miljökontoret) (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.1.4 Andel brukare som får svar på e-post inom 2 dygn. (stadsbyggnadskontoret) (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.1.7 Andel brukare som är nöjda med trafikenhetens verksamhet (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.1.2 Hur nöjda brukarna är med service och tillgänglighet via telefon. (stadsbyggnadskontoret) (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.1.5 Andel brukare som är nöjda med miljökontorets verksamhet (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.1.8 Öppettider i kundtjänst miljökontoret (antal timmar/ vecka). 4 35 3 25 2 15 1 212 213 Styrmått 2.1.3 Andel brukare som får svar på e-post inom 2 dygn. (miljökontoret) (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.1.6 Andel brukare som är nöjda med stadsbyggnadskontorets verksamhet (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.1.9 Öppettider i kundtjänst stadsbyggnadskontoret (antal timmar/vecka). 4 35 3 25 2 15 1 212 213 www.karlskoga.se

Styrmått 2.1.1 Andel frågor i SKL:s webbgranskning som kan få sitt svar via hemsidan (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Analys och åtgärder Stadsbyggnadskontoret och miljökontoret visar fantastiska siffror i deras enkät som går ut kontinuerligt till deras brukare. I princip alla har svarat att de är Mycket nöjda eller Ganska nöjda. Övriga styrmått mäts i huvudsak på årsbasis via kommunövergripande undersökning. Nämndmål 2.2 Genomförande av projekt och handläggning av ärenden karakteriseras av god kvalitet genom att kvalitetssäkrade rutiner och normer följs. % uppnått av målvärdet 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.2.1 Andel avslutade ärenden i diarieföringssystemen (KAISA, ECOS och ByggR) (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.2.2 Andel projekt som avslutas med kvalitetsuppföljning (%). % 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Analys och åtgärder Styrmåtten redovisas på årsbasis. www.karlskoga.se

Nämndmål 2.3 s verksamheter utvecklas kontinuerligt genom ständiga förbättringar. % uppnått av målvärdet 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.3.1 förbättringsförslag (MUDA) (stycken). 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 2.3.2 avslutade verksamhetsutvecklingsprojekt (Kaizen) (stycken). 5 45 4 35 3 25 2 15 5 212 213 Analys och åtgärder Verksamheterna är på god väg att uppfylla målet om samma takt hålls resten av året. www.karlskoga.se

Nämndmål 5.1 Näringslivet är nöjda med myndighetsnämndens verksamhet. % uppnått av målvärdet 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 5.1.1 Hur nöjda företagare är med handläggningen av bygglov (index). Index 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Styrmått 5.1.2 Hur nöjda företagare är med handläggningen av miljöärenden (index). Index 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 212 213 Analys och åtgärder Styrmåtten mäts vartannat år. Nästa gång är 215. www.karlskoga.se

Driftredovisning Redovisning (tkr) Delår jan-april 213 Bokslut 213 Utfall jan-april Prognos Budget Avvikelse Kostnader 82 263 88 325 325 - Varav personal 81 255 87 34 34 Intäkter -4 Nettokostnader 82 259 88 325 325 Nettobudget 18 325 18 325 325 Resultat i förhållande till budget 26 66 2 325 325 Summa nettokostnader 82 259 88 325 325 Kommentarer till driftredovisning Nämnden ligger 2 tkr bättre än budget efter fyra månader. Goda möjligheter att göra ett nollresultat för. Uppföljning av treårsbudget Period 216 Redovisning (tkr) Ingående balans Prognos Prognos - 216 Resultat i förhållande till budget 5 Åtgärder för att klara ett ackumulerat -resultat vid periodens slut Nämnden har ett överskott med in i vilket underlättar för att nå ett nollresultat över 3- års perioden. Investeringskostnader Investeringar/inventarier (tkr) Utfall jan-april Prognos Budget Avvikelse Varav överförs till nästa år Nämnden har inga investeringar Summa investeringsutgifter Kommentarer till investeringar Nämnden har ingen investeringsbudget. Internkontroll Redovisning av resultat för internkontrollpunkter sker i årsberättelsen. Att miljökontorets kundtjänst handlägger ärenden enligt fastställda handläggningsrutiner. Att inkomna ansökningar om bygglov, och andra lov enligt plan och bygglagen, granskas inom en vecka efter att ansökan inkommit till myndigheten. www.karlskoga.se