Policy för studentinflytande vid Umeå universitet

Umeå universitet StudentCentrum Ulf Pantzare POLICY 1 Policy för studentinflytande vid Umeå universitet Inledning Denna policy för studentinflytande antogs i sin ursprungliga variant av universitetsstyrelsen den 9 december 2002. Policyn bygger på en gemensam uppfattning om att all verksamhet som rör utbildning vid universitetet ska baseras på samarbete mellan universitetets personal och studenter. Detta samarbete ska i sin tur bygga på en strävan till ömsesidigt förtroende och ansvarstagande. Policyn utgår från den lagstiftning som finns kring studentinflytande och studentmedverkan och syftar till att konkretisera vad denna innebär och bör innebära - vid vårt universitet. Den praktiska tillämpningen sker dock i det dagliga arbetet vid institutionerna, vid fakulteterna och inom universitetsledning respektive universitetsförvaltning. Det är därför vår förhoppning att föreliggande policy ska ligga till grund för konstruktiva samtal mellan å ena sidan studenterna och å andra sidan universitetets lärare och övriga personal i syfte att implementera denna policy. Denna utgåva har reviderats i samverkan med universitetets studentkårer under hösten 2006 och fastställts av rektor. Åsa Bergenheim Prorektor Ulf Pantzare StudentCentrum

2 Kvalitetsarbetet en gemensam angelägenhet Kvalitetsarbetet är en gemensam angelägenhet för högskolornas personal och studenterna. (1 kap. 4 högskolelagen) All verksamhet som påverkar studenternas utbildning och situation vid universitetet ska baseras på samarbete mellan personal och studenter och präglas av en strävan till ömsesidigt förtroende och ansvarstagande (Ur Umeå universitets kvalitetsutvecklingsstrategi). Studenternas erfarenheter och synpunkter är resurser som ska tas tillvara i allt utvecklingsarbete. Detta ska ske vid såväl planering och genomförande som vid utvärdering av universitetets verksamhet. Studenterna kan påverka universitetets verksamhet på flera olika sätt: genom direkt deltagande i utbildningen, via representation i olika organ och genom sina organisationer. Utöver frågor som direkt kan hänföras till utbildningen och kvalitetsutvecklingen finns det även många frågor av mer allmänt eller övergripande slag som berör de studerande. Studenternas möjligheter att medverka och påverka måste därför ses i ett helhetsperspektiv. Utbildningens kvalitet skapas i det vardagliga arbetet. Eftersom kvalitetsarbete är en väsentlig angelägenhet för varje institution vid universitetet är det viktigt att studenterna finns med i de diskussionsforum och eventuella arbetsgrupper som finns för utvecklingsarbetet på institutionsnivå. Här har också studentkårerna en viktig uppgift att med sin samlade kunskap stödja studentrepresentanternas arbete på institutionerna. Det är också viktigt med en snabb och tydlig återkoppling av utvärderingar och resultat av olika åtgärder. En förståelse för vilken effekt tidigare utvärderingar åstadkommit är ofta en förutsättning för aktivt deltagande i kommande utvärderingar. Även uteblivna förändringar ska förklaras. Ett aktivt deltagande i utvärdering, uppföljning och utveckling av den egna utbildningen kan utgöra ett kvalitetshöjande inslag genom att studenterna tränar sig i ett utvärderande och interaktivt arbetssätt. Studenterna ska alltså inte bara kunna påverka för att utbildningen i framtiden ska bli bättre, utan därför att själva medverkan i sig rätt utformad utgör ett mervärde. En viktig förutsättning för ett framgångsrikt studentinflytande är att studenterna tar på sig en aktiv och engagerad roll både som individer och kollektiv. Alla studenter har ett medansvar att påverka och utveckla utbildningen. Men det är också viktigt att universitetet på olika sätt uppmuntrar studenterna att aktivera sig i undervisningen och i universitetets arbete i allmänhet. Det är universitetets ansvar att på ett tidigt stadium påtala för studenterna att högskoleutbildning för att bli framgångsrik kräver studenternas aktiva medverkan.

Studenternas rätt till inflytande 3 Studenterna skall ha rätt att utöva inflytande över utbildningen vid högskolorna. Högskolorna skall verka för att studenterna tar en aktiv del i arbetet med att vidareutveckla utbildningen. (1 kap. 4 a högskolelagen) Studentinflytande kan endast förverkligas om studenterna påtar sig en aktiv och engagerad roll som individer och som kollektiv. Det är viktigt att universitetet uppmuntrar studenterna att engagera sig aktivt i undervisningen och universitetets arbete i allmänhet. En förutsättning för detta är att studenterna får känna att deras synpunkter, åsikter och förslag efterfrågas och bemöts med intresse och respekt. Universitetet har ett ansvar för att introducera alla nya studenter i hur universitetet fungerar, speciellt vad beträffar möjligheterna till inflytande över studierna och studiemiljön. Sådan introduktion bör ske i samarbete med studentkårerna. Vid större förändringar i organisationen ska alla studenter informeras på liknande sätt. Universitetet har även ansvar för att erbjuda introduktion och information till nya studentrepresentanter på universitets-, fakultets- och institutionsnivå samt ledamöter inom kårverksamheten. Studentkårerna har motsvarande ansvar att erbjuda information för universitetets personal. Introduktions- och informationstillfällena kan med fördel samordnas. För att möjliggöra studentinflytande genom information och samråd ska regelbundna möten hållas mellan studentrepresentanter och personal med beslutande och beredande funktioner som rektor, prorektor, dekaner, universitetsdirektör, vissa enhetschefer inom universitetsförvaltningen, studierektorer, handläggare m.fl. Universitetet ska praktiskt underlätta för studenter att genomföra kårarbete under den egna utbildningen parallellt eller genom studieuppehåll, genom att bl.a.: bistå studentrepresentanter med att anpassa sin schemalagda undervisning utifrån aktuella förtroendeuppdrag (där så är möjligt), underlätta för studentrepresentanter som missat del av undervisning att inhämta förlorade kursmoment, ge studenter med mer omfattande förtroendeuppdrag förtur till praktik eller klinisk tjänstgöring i Umeå eller direkt angränsande kommuner samt att acceptera uppdrag som studentrepresentant som giltig frånvaro från obligatoriska kursmoment, under förutsättning att de förlorande momenten kan återhämtas eller att frånvaron är så begränsad att den inte inskränker på utbildningen. Universitetet har även ett ansvar att säkerställa inflytande från studenter på andra orter och från distansstudenter. Studenter ska även kunna erhålla skriftligt intyg från rektor, dekan eller prefekt över mer omfattande uppdrag inom universitetet. En mall för intyg finns. Intygen kan dock utformas på annat sätt. Studentkårerna och universitetet har också ett gemensamt ansvar för att stimulera deltagandet i studentkårerna med tillhörande kårval. Särskilda kårdagar bör genomföras där studerandekårernas verksamhet fokuseras. Studentkårerna som tydliga samarbetspartners måste bevaras oavsett ett obligatoriskt medlemskap eller inte.

Medlemskap i studerandekår 4 Den som studerar vid en högskola skall vara medlem i den studerandekår som finns vid högskolan. ( 4 förordning om studerandekårer, nationer och studentföreningar vid universitet och högskolor) Om en studerande inte söker inträde i sådan studerandekår, nation eller annan studentförening som den studerande är skyldig att tillhöra eller låter bli att betala avgifter, får högskolans styrelse besluta att den studerande skall stängas av från undervisning och prov till dess den studerande uppfyllt sina skyldigheter. Styrelsen får även besluta att utbildningsbevis eller bevis om doktorsexamen inte får lämnas till en studerande förrän avgiften har betalats. ( 20 förordning om studerandekårer, nationer och studentföreningar vid universitet och högskolor) Universitetets styrelse får med stöd av förordningen om studerandekårer, nationer och studentföreningar föreskriva att medlemsavgifter till studerandekår ska betalas före en viss tidpunkt. Universitetsstyrelsen har ett ansvar att hjälpa studentkårerna att se till att studenterna fullgör sina skyldigheter i för hållande till studentkårerna på respektive studieorter, vilket framgår av att styrelsen som yttersta åtgärd kan avstänga en student som inte fullgjort sina skyldigheter. Kontroll att kåravgift är betald sker genom att studentkårerna vid Umeå universitet varje termin kontrollerar, med hjälp av universitetets studeranderegister, att registrerade studenter har betalat avgiften. Att studenterna betalar kåravgift är en förutsättning för det studentfackliga arbete som bedrivs av kårerna. Kontrollen att kåravgiften är betald innebär ett viktigt stöd för studentkårerna såväl ur ett ekonomiskt som ur ett legitimitetsperspektiv. Om kontrollen inte fungerar drabbas i första hand den enskilde studenten och i förlängningen studentkårerna och universitetet. Institutioner och berörd förvaltning ska vid kursstart informera studenterna om att studenten ska vara medlem i en kår och underlätta för kårerna att nå ut med information om deras arbete.

Representation i styrelse, fakultetsnämnd, nämnden för konstnärligt arbete och disciplinnämnd 5 Lärare och studenter vid högskolan har rätt att vara representerade i styrelsen. (2 kap. 4 högskolelagen) Studenterna har rätt att vara representerade med tre ledamöter i styrelsen. (2 kap. 7 högskoleförordningen) Studenterna vid högskolan har rätt att vara representerade i fakultetsnämnden. (2 kap. 6 högskolelagen) Studenterna har rätt att vara representerade med minst tre ledamöter i fakultetsnämnden. (3 kap. 3 högskoleförordningen) Studenterna har rätt att vara representerade med minst tre ledamöter i nämnden för konstnärligt utvecklingsarbete. (3 kap. 6 högskoleförordningen) Studenterna har rätt att vara representerade i (disciplin-)nämnden med två ledamöter. (10 kap. 4 högskoleförordningen) En studerandekår vid en högskola får, om inte något annat är särskilt föreskrivet, utse och entlediga företrädare för de studerande i de organ vid högskolan där företrädare för de studerande har rätt att ingå. (16 förordning om studerandekårer, nationer och studentföreningar vid universitet och högskolor) I högskolelagen och högskoleförordningen anges specifikt att studenterna har rätt att vara representerade i universitetets styrelse, fakultetsnämnder, nämnden för konstnärligt utvecklingsarbete och disciplinnämnden. I den särskilda förordningen om studerandekårer, nationer och studentföreningar vid universitet och högskolor anger regeringen att det är studentkårerna som själva utser och entledigar sina företrädare. Det betyder rent konkret att universitetet alltid vänder sig till kårerna med förfrågan om studentmedverkan, men att kårerna själva avgör vem eller vilka som ska företräda studenterna. Det är studerandekårernas ansvar att själva utse sina representanter. Universitetet kan alltså inte besluta att platserna ska fördelas på ett visst sätt eller att någon särskild person ska utses. Ibland kan en viss fördelning vara lämplig av olika skäl, t.ex. att det finns både grundutbildningsstudenter och doktorander eller att ett organ berör studenter med olika studieinriktningar där den som ansvarar för organet kan föreslå fördelning, men berörd(a) kår(er) beslutar. Det är studenternas ansvar att studentrepresentanter utses till de organ som studenterna har inbjudits att delta i. Studentkårerna bör upprätta arbetsordningar för hur studentrepresentanter utses. I väntan på att nya studentrepresentanter utses för en mandatperiod kallar universitetet de tidigare, om inte aktuell studentkår meddelar att detta inte ska ske. Styrelsen Studentkårerna utser i egen ordning studentrepresentanter till universitetsstyrelsen. Fakultetsnämnder Studentkårerna utser i egen ordning studentrepresentanter till fakultetsnämnderna. Nämnden för konstnärligt utvecklingsarbete Studentkårerna utser i egen ordning studentrepresentanter till nämnden för konstnärligt utvecklingsarbete.

Representation i övriga beslutande och beredande organ samt samråd vid beredning och beslut av enskild tjänsteman 6 Studenterna vid högskolan har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. Om beslut inte skall fattas eller beredning genomföras av ett organ utan av enda person skall information lämnas till och samråd ske med studentrepresentant i god tid före beslut respektive slutförande av beredningen. (3 kap. 9 högskoleförordningen) Studenterna vid Umeå universitet har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ som har betydelse för utbildningen och studenternas situation, och detta av två skäl: dels för att de har den lagliga rätten att vara det, dels för att de med sin aktiva närvaro bidrar till att kvaliteten på beredning och beslut ökar. Denna rätt gäller såväl den centrala universitetsnivån som fakultets- och institutionsnivån. Uppgift om samtliga permanenta beslutande och beredande organ ska finnas tillgänglig på universitetets-, fakultetens- respektive institutionens webbplats och uppdateras regelbundet. Särskilt ansvariga personer för att uppdatera uppgifterna på dessa sidor ska finnas på varje nivå. Det ska framgå vilket ansvar aktuellt organ har samt vilka som är ledamöter. När ett nytt organ tillfälligt eller permanent inrättas ska berörd studentkår erbjudas möjlighet att delta i detta.. Som exempel på beslutande organ kan nämnas universitetsstyrelsen, fakultetsnämnder och institutionsstyrelser. Som exempel på beredande organ kan nämnas Dekanrådet, Antagningsrådet och Kvalitetskommittén, men även mer tillfälliga utredningar och remissgrupper. Studenterna har alltså rätt att vara med i de sammanhang där frågor av betydelse för utbildningen och studenternas situation behandlas. Vilka dessa frågor är kan i vissa fall vara svårt att definiera, men antalet frågor som på förhand kan sägas helt sakna sådan betydelse torde vara begränsat. T.ex. kan frågor om budget, resurser och administration vara av stor betydelse för utbildningen och studenternas situation. Utgångspunkten är att det är studenterna som avgör om det är relevant för dem att medverka i ett visst organ eller inte. Ett undantag är dock personalansvarsnämnden vars sammansättning är särskilt reglerad för hela den statliga verksamheten. Alla organ som lämnar någon form av beslutsunderlag som inte är rena faktauppgifter ska i detta sammanhang betraktas som beredande. Detsamma gäller organ där beslutsförslag diskuteras innan beslut fattas av ett beslutande organ eller enskild beslutsfattare. Vissa frågor kan på motsvarande sätt ur studentsynpunkt anses vara mindre viktiga eller lämpliga. Det kan exempelvis röra sig om forum där interna personal- och arbetsplatsfrågor diskuteras. I enskilda fall kan det lösas genom att studentrepresentanterna lämnar mötet under sådana punkter. I möjligaste mån bör dock frågorna hållas i sär så att frågor där studenterna har rätt till inflytande inte diskuteras i samma forum som t.ex. interna personalfrågor. Det är också väsentligt att studenternas möjlighet till medverkan och inflytande inte upphör genom att beslut inte fattas i organ med ledamöter utan av prefekt eller annan enskild tjänsteman. Universitetets beslutsfattande tjänstemän har därför en skyldighet och ett ansvar att i god tid före beslut informera och samråda med studenterna i för dem viktiga frågor. I ett sådant beslut bör antecknas att samråd har förevarit i ärendet. Denna ordning gäller vid beslut av rektor, dekanus, prefekt och enhetschefer inom förvaltningen eller av personer som beslutar på delegation från dessa.

Tidigt inflytande i beslutsprocesser skapar goda förutsättningar för ett reellt studentinflytande. Studenterna ska ha rätt att vara representerade i alla beredande organ som arbetsutskott, arbetsgrupper, projektgrupper etc. som behandlar frågor som på något sätt har betydelse för utbildningen och studenternas situation i övrigt. Om beredning görs av en enskild tjänsteman ska samråd hållas i god tid. Studentkårerna prioriterar vika organ man vill delta i. Kårerna bör snarast möjligt ge universitetet information om vilka organ man kommer att prioritera deltagande i. Studentkårernas mål är oftast att delta i samtliga organ, men i vissa fall saknas representanter. För att underlätta arbetet i respektive grupp så ska brist på representanter meddelas snarast. Universitetet har å sin sida skyldighet att påminna studentkårerna om organ där representanter saknas. 7

Studentinflytandets utveckling i universitetets årsredovisning 8 Högskolan skall i sin årsredovisning beskriva vilka åtgärder som har vidtagits för att utveckla studentinflytandet och hur detta inflytande har fördelats och utvecklats ur ett jämställdhetsperspektiv. En studerandekår vid högskolan har rätt att i anslutning till årsredovisningen lämna en redogörelse för kårens syn på högskolans utveckling och resultat. Högskolan skall lämna kårens redogörelse till regeringen samtidigt med årsredovisningen. (1 kap. 7 b högskoleförordningen) Universitetet ska i sin årsredovisning beskriva hur arbetet med att utveckla studentinflytandet bedrivits. I detta sammanhang är det viktigt att alla tre nivåer universitets-, fakultets- och institutionsnivå inkluderas i beskrivningen. Studentkårerna vid universitetet är dessutom välkomna att lämna egna redogörelser för sin syn på universitetets utveckling och resultat. Studentkårerna avgör själva om de vill lämna in en gemensam redogörelse eller separata. Universitetet ska i god tid inför arbetet med årsredovisningen lämna besked om tidsplan till studentkårerna. Kårernas redogörelser ska även finnas med i den slutliga versionen av årsredovisningen.

Kursvärderingar för delaktighet och kvalitetsutveckling 9 Högskolan skall ge de studenter som deltar i eller har avslutat en kurs en möjlighet att framföra sina erfarenheter av och synpunkter på kursen genom en kursvärdering som anordnas av högskolan. Högskolan skall sammanställa kursvärderingarna samt informera om resultaten och eventuella beslut om åtgärder som föranleds av kursvärderingarna. Resultaten skall hållas tillgängliga för studenterna. (1 kap. 14 högskoleförordningen) Kursutvärderingar är ett viktigt instrument för studenternas och lärarnas delaktighet i kvalitetsarbetet, för lärarnas pedagogiska utveckling och för studenternas lärande. I dessa bör behandlas såväl innehåll, genomförande och examination som frågor om studentens psykosociala miljö. Alla studenter som deltar i eller just har avslutat en kurs ska i en kursutvärdering ges möjlighet att framföra sina erfarenheter av och synpunkter på kursen, samt informeras om resultaten och eventuella åtgärder som föranleds av dessa. Även beslut om att inte vidta åtgärder ska återföras. Även andra som är involverade i undervisningen bör ges möjlighet att framföra sina erfarenheter och synpunkter i kursutvärderingen. Alla programstudenter ska dessutom under sin studietid ges möjlighet att framföra sina erfarenheter av och synpunkter på programmet som helhet. Studenterna bör ges tillfälle att utifrån resultaten av sin egen kursutvärdering diskutera förbättringsåtgärder i dialog med läraren. Vid inledningen av en kurs ska dessutom syfte och form för kursutvärdering diskuteras, samt återkoppling ges av den kursutveckling som ägt rum med anledning av bland annat tidigare kursutvärderingar. Studenten ska tänka på att vara så konstruktiv som möjligt i eventuell kritik som lämnas i kursutvärderingar. Personangrepp och kränkande omdömen får självklart inte förekomma. Det ska vara lika naturligt att lämna positiva kommentarer som negativa. De positiva är lika viktiga som de negativa kommentarerna och måste finnas med för att väga upp dessa. Lämnas inte positiva kommentarer så finns det stor risk för att felaktiga beslut tas om kursupplägg och litteratur. Detta måste särskilt framhållas vid information. Utgångspunkten bör vara att studenterna tillsammans med läraren kommer överens om kursutvärderingen ska genomföras anonymt eller inte. En student som önskar lämna sina synpunkter anonymt har dock alltid rätt att göra detta utan att ifrågasättas. Utvärderingar ska göras av samtliga kurser och program inom grundutbildningen. Kursutvärderingar ska vara en integrerad del av kursen och anpassas efter utvärderingens syfte och kursens innehåll och genomförande. För att stötta studentens lärande och måluppnåelse under pågående kurs bör regelbundna avstämningar eller utvärderingar göras under kursens gång. Om en kurs är uppdelad i olika fristående moment av flera veckors omfattning ska även en utvärdering göras av varje moment. Fakultetsnämnden har det övergripande ansvaret för att alla programstudenter får framföra sina erfarenheter av och synpunkter på det program de följer eller just har avslutat. Fakultetsnämnderna har också ett ansvar för att stimulera och följa upp kursutvärderingsarbetet på institutionsnivå.

10 Institutionen ansvarar för att kursutvärdering och kursutveckling genomförs och ingår som en del i det systematiska kvalitetsarbetet. Kursutvärderingarna ska planeras, genomföras och följas upp i samarbete med studenterna. Studenterna ska motiveras och uppmuntras att delta i utvecklingsarbetet. En sammanställning av utvärderingarna ska återkopplas till de som genomfört utvärderingen, samt hållas tillgänglig på institutionens/programmets webbplats och sparas under en tid av minst tre år. Institutionen ansvarar för att resultaten är lättillgängliga samt att studenterna informeras om att de har möjlighet att ta del av dem och var de finns att tillgå. Studenternas utvärderingar ska sparas i enlighet med vad arkivlagen stipulerar. Program- och kursutvärderingar ska ingå i institutionernas och fakulteternas verksamhetsplanering. Såväl arbetet med kursutvärderingar som dess resultat kan vara ett underlag vid bedömning av lärares pedagogiska skicklighet.