Sida 1
Om grunder för PPS Nöjd kund och nytta för alla är utgångspunkten för PPS. Grundläggande synsätt är positiv människosyn, åtagande, nytta och samförstånd. PPS utgår ifrån att varje människa är en unik resurs. Detta gäller såväl kompetens och kreativitet som samarbetsförmåga och värderingar. Alla är utvecklingsbara, vill och kan ta ansvar. Detta positiva synsätt genomsyrar vårt sätt att leda och fördela arbetet. I projektarbetet gör vi individuella åtaganden om att skapa resultat. Då blir två parter överens om vad som ska presteras och vilka förutsättningar som krävs. En aktiv uppdragstagare ger hållbara och tydliga överenskommelser, man håller vad man lovar. För varje projekt och arbetssituation ska nyttan säkerställas. Resultatet ska behövas och vara lämpligt för användning. När alla förstår nyttan med sina bidrag ökar motivationen och kvaliteten höjs. Lyhördhet för ändrade behov krävs också för att ge kundnytta och kvalitet. Samförstånd är väsentligt när två parter gör överenskommelser. Båda parternas behov respekteras och båda ska vinna något. Saklig och korrekt information är en självklarhet liksom att en öppen kommunikation genomsyrar hela projektet. Detta ger motivation och trygghet såväl för projektet som dess omgivning. För att utvecklas och bli bättre måste individen ibland gå utanför sin säkerhetszon, våga satsa, inte alltid vara på säker mark. PPS grunder ger förutsättningar för att både våga och lyckas i denna utveckling. Genom hela projektet arbetar vi i grundprocessen: Överenskommelse, Återkoppling och Ledning. Den ger en puls i projektet och möjliggör flexibel styrning med engagemang och laganda. Likt en motor i projektet gör vi kontinuerligt överenskommelser om åtaganden och återkopplar dem. God ledning ger full utväxling av medarbetarnas kompetens och kapacitet. Alla i och kring projektet måste ta till sig synsättet och nyttja grundprocesserna för att vi skall få full effekt av PPS. En praktisk tillämpning av PPS innebär att modellen används som stöd och alltid behovsanpassas. Sida 2
, vad Grundläggande synsätt påverkar kultur och beteenden Grundprocessen en puls i projektet Praktisk tillämpning använd modellen som stöd, behovsanpassa alltid Sida 3
PPS grundläggande synsätt Påverkar kultur och beteenden i ett projekt Människosyn - medarbetarens möjligheter Åtagande - synen på överenskommelser Nytta - kvalitet, att förstå varför Samförstånd - samarbete mellan uppdragsgivare och uppdragstagare Sida 4
Människosyn och Åtagande Människosyn individen är unik, aktiv och utvecklingsbar vill och kan ta ansvar för sina handlingar vill arbeta för projektet, strävar efter att må bra och utvecklas Åtagande göra tydliga och mätbara överenskommelser som alla följer och respekterar vara överens om begreppen ansvar, befogenhet och delegering hålla vad man lovar, säga ifrån istället för att lova mer än man kan hålla T Ä N K P Å Ge förtroende - få förtroende Alla ska ges möjlighet att lyckas Sida 5
Nytta och Samförstånd Nytta resultatet är lämpligt för sin användning alla förstår betydelsen av sitt bidrag allt vi gör skall vara till nytta arbetet syftar till att stärka kundens verksamhet Samförstånd ömsesidigt förstående och handlande för att nå ett vinna-vinna förhållande ha respekt för varandras behov ha en aktiv och öppen dialog med aktuell, komplett och korrekt information T Ä N K P Å Kunden har både uttalade och underförstådda behov En aktiv och öppen dialog behövs, fråga varför Sida 6
Arbeta aktivt med synsättet Använd synsättet för att skapa en stark kultur som ger effekt Ta ställning till synsättets betydelse för dig själv dina medarbetare din omgivning Kommunicera synsättet aktivt på startseminarier på projektmöten vid överenskommelser om åtaganden vid uppföljning av åtaganden T Ä N K P Å Ta hänsyn till olika miljöer och värderingar Sida 7
PPS åtagandekultur, begrepp Ansvar vara garant för ett överenskommet resultat till en bestämd tidpunkt och kostnad om jag inte kan vara garant så säger jag ifrån alltid tillvarata förbättringsmöjligheter Befogenhet rättighet att fatta beslut inom givna ramar rättighet att organisera och styra överenskomna resurser Delegering fördela arbete och etablera överenskommelser om delresultat överlåta överenskomna befogenheter behålla det övergripande ansvaret, följa upp och vara beredd att stödja T Ä N K P Å Man får befogenhet och tar ansvar Äkta ansvar kräver motsvarande befogenhet Visa alltid intresse för helheten och vad andra gör Sida 8
Grundprocessen En puls i projektarbetet Ledning planera och styra Återkoppling stämma av och föreslå åtgärder Överenskommelse etablera samsyn och åtagande Sida 9
Kommunikation och samarbete Grundprocessen rätt använd ger engagemang och laganda Sträva efter coachande ledarskap som engagerar individen och tar tillvara kraften och kunskapen bland medarbetarna att alltid tydliggöra och kommunicera nyttan vid alla överenskommelser att vara en intresserad och närvarande uppdragsgivare en aktiv uppdragstagare som klargör åtagandet och begär befogenheter att engagera användare och förvaltare och visa upp resultat kontinuerligt lärande där alla söker möjligheter att förbättra öppenhet för förändringsbehov Sida 10
Följsamhet och anpassning Grundprocessen möjliggör flexibel styrning för att uppnå ett lyckat projekt Styrning för att kontinuerligt säkra maximal nytta identifiera ändrade behov utnyttja lärandet kring resultatet och arbetssätt stämma av resultatet bland användare och förvaltare kunna forma åtagandet efterhand som man lär säkra ett arbetsklimat där människor mår bra och utvecklas Sida 11
Grundprocessen, aktiviteter Ledning sök möjligheter värdera alternativ analysera risker fatta beslut verkställ, informera Återkoppling följ upp, lyssna stöd, motivera identifiera situation jämför mot plan stäm av mot behov föreslå åtgärd Överenskommelse kommunicera nytta formulera mål planera genomförande förankra, förhandla gör överenskommelse Sida 12
Puls i hela projektet Grundprocessen används på alla nivåer, mer eller mindre formellt Formellt Mindre formellt med tätare intervall T Ä N K P Å Synliggör arbetet i projektet, vem som gör det och hur det går Våga se problemen, och lös dem Sida 13
Praktisk tillämpning Använd modellen som stöd och behovsanpassa alltid PPS används effektivt när man använder modellen som ett stöd för kommunikation och samarbete, inte för att uppfylla kraven i ett regelverk man strävar efter enkelhet och lätthet i användningen, men med den kvalitet och den omfattning som behövs mallar och färdigheter används i lämplig omfattning utifrån behov PPS grundsyn och grundprocess genomsyrar det dagliga arbetet T Ä N K P Å Det handlar om samarbete och kommunikation för att uppnå resultat och effekt Ifrågasätt behov för att få optimal effekt Sida 14
Förhandling Från oförenligt till förankrat Tillstånd i processen Överenskommelseaktivitet Förankrat Vinna-vinna Förståeligt Ge och ta, köpa gemensam lösning Oklart Tydligt Redogöra, klarlägga Invända, motivera Oförenligt Förena, påvisa behov T Ä N K P Å Om vi når vinna-vinna kan vi känna trygghet Det kan gå snabbt utför om vi inte lyssnar Sida 15