Bilagor Delrapport - Uppföljning av biståndsbeslut

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Sociala nämndernas förvaltning 2014-11-24 Dnr: 2013/162-ÄN-750 Christina Becker - am282 E-post: christina.becker@vasteras.se Kopia till Gunilla Westberg, myndighetschef Sociala nämndernas förvaltning Karin Andreasson, enhetschef Biståndenheten äldre Emma Ivsjö, biståndshandläggare Biståndsenheten äldre Äldrenämnden Projekt - Uppföljning av biståndsbeslut Förslag till beslut Äldrenämnden godkänner projektgruppens delrapport om uppföljning av biståndsbeslut. Ärendebeskrivning Projektet Uppföljning av biståndsbeslut beslutades av äldrenämnden i maj 2013 och startade i oktober 2013 med ett antal syften: att samtliga biståndsbeslut på mer än 50 timmar per månad följs upp. att implementera ett rehabiliterande förhållningsätt hos biståndhandläggare. att öka användandet av Välfärdsteknologi. att biståndsbeslut och genomförandeplaner har målformuleringar. att biståndsbeslut för personer med rehabiliteringsbehov som skrivs ut från sjukhus, inbegriper tid för rehabiliterande insatser och datum för uppföljning. att äldrenämnden uppnår effektiviseringar i verksamheten motsvarande 6,5 Mkr på två år. Av projektledarens delrapport framgår att välfärdsteknologi (e-hemtjänst) som ett alternativ till traditionell hemtjänst, kan bidra till kostnads- och resurseffektivisering i hemtjänsten och samtidigt stärka den enskildes självständighet i omvårdnaden. Vidare framgår att de största framgångarna av tidiga uppföljningar gäller de personer som skrivs ut från en vårdinstans, vilket understödjer tids- och kostnadseffektivisering. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 20 november 2014 lagt fram förslag till beslut. Bilagor Delrapport - Uppföljning av biståndsbeslut Skickad av: Eva Sahlén - SNSES03

Sociala nämndernas förvaltning Biståndsenheten äldreomsorg Dnr:2013/162-ÄN-750 Projekt Uppföljning av biståndsbeslut Delrapport december 2014 Projektledare Emma Ivsjö

Innehåll Sammanfattning... 1 Inledning... 2 Syftet med projektet... 3 Mål för projektet:... 3 Urval... 4 Metod... 4 Biståndsprocessen i projektgruppen... 4 Möjliga utfall efter hembesök och utredning:... 5 Resultat... 6 Uppföljning av biståndsbeslut >50 tim... 6 Antal bortfall vid planerade uppföljningar.... 8 Effekter av en separat grupp för uppföljning... 9 Vikten av det personliga mötet... 9 Välfärdsteknologi (e-hemtjänst)... 10 Målformulering... 12 Rehabiliterande förhållningssätt i biståndsbedömning.... 12 Arbetsterapeutens roll vid uppföljning av biståndsbeslut... 14 Exempel på vad arbetsterapeuten gjort:... 14 Kostnadseffektivisering... 15 Resursanvändning tid och ekonomi... 17 Bedömd tid och budget för projektet... 17 Förslag på åtgärder... 18

Sammanfattning Projekt Uppföljning av biståndsbeslut beslutades av äldrenämnden i maj 2013 och startade i oktober 2013 med ett antal syften: att samtliga biståndsbeslut på mer än 50 timmar per månad föls upp; att implementera ett rehabiliterande förhållningsätt hos biståndhandläggare; att öka användandet av Välfärdsteknologi; att biståndsbeslut och genomförandeplaner har målformuleringar; att biståndsbeslut för personer med rehabiliteringsbehov som skrivs ut sjukhus, inbegriper tid för rehabiliterande insatser och datum för uppföljning; att äldrenämnden uppnår effektiviseringar i verksamheten motsvarande 6,5 Mkr på två år. Projektet består av fyra biståndshandläggare och en arbetsterapeut. Biståndshandläggarna tillsammans med arbetsterapeuten skall finna en metodik för uppföljningar utifrån ett salutogent förhållningssätt samt implementera e-hemtjänst som ett alternativ till hemtjänst. Detta för att öka självständigheten hos den enskilde samt tids- och kostnadseffektivisera omvårdanden i hemtjänsten. Genom att utifrån ett salutogent förhållningssätt följa upp biståndsbeslut i ett tidigt stadie efter utskrivning från en vårdinstans, för exempelvis den enskilde som drabbats av en stroke eller en fraktur, tillämpar biståndshandläggarna ett salutogent förhållningssätt för att den enskilde så fort som möjligt skall förbättra sin fysiska förmåga och på så sätt kunna öka den enskildes självständighet och minimera volymökningen av beviljade hemtjänsttimmar. Välfärdsteknologi (E-hemtjänst) som ett alternativ till traditionell hemtjänst skall bidraga till en kostnads- och resurseffektivisering i hemtjänsten och samtidigt stärka den enskildes oberoende och delaktighet i omvårdnaden. Projektet har under den gångna tiden sett de största framgångarna genom tidiga uppföljningar för den enskilde som skrivs ut från en vårdinstans. I dessa fall kan både en tids- och kostandseffektivisering genomföras samtidigt som ett salutogent förhållningssätt i biståndsbeslutet ökar den enskildes oberoende. 1

Inledning En projektgrupp har tillsatts för att följa upp biståndsbeslut inom biståndsenheten äldreomsorg. Cirka 2 800 personer har idag hemtjänstinsatser i ordinärt boende. Sedan hemtjänstvalet infördes 2008 och LOV, lag om valfrihetssystem, trädde i kraft 2009 har volymen och kostnaderna för hemtjänsten ökat. Antalet utförda timmar har ökat mer än antalet personer. Mellan juli 2009 och juli 2013 har utförda timmar ökat med 39 procent och antalet personer med 9 procent. Utbetald ersättning har ökat med 54 procent mellan 2009 och 2013. En del av den kostnadsökningen är relaterad till höjd ersättning till leverantörer av hemtjänst. Ökningen av utbetalda hemtjänsttimmar kan förklaras genom att det är en skör målgrupp inom äldreomsorgen, det är multisjuka äldre med mer komplexa behov i jämförelse med tidigare. Samtidigt erhålls färre tillfälliga korttidplatser kombinerat med ökat behov av platser i särskilt boende i Västerås stad. Från och med införandet av LOV ersätts hemtjänstutförarna för utförd tid, baserat på den enskildes biståndsbeslut. I september 2009 infördes tidsregistrering med hjälp av IT-stödet Intraphone. Förändringen, som innebär att ersättningen grundas på den utförda tiden som registreras hemma hos den enskilde, medför också att effektiv tid är tid som hemtjänstpersonalen är hemma hos den enskilde, till skillnad mot tidigare då ersättningen grundades på beviljad tid. Förändringen av ersättningsmodellen är en av flera anledningar till volym- och kostnadsökningen. Ett utredningsarbete som har genomförts av Ernst & Young visar även på att det inte finns en enskild förklaring till ökningen. Sociala nämndernas förvaltning fick i oktober 2010 i uppdrag att återkomma med en utvecklingsplan, baserad på nämnda utredning (nämndärende okt 2010, Dnr 210/229-ÄN-012). Riktlinjer och tillämpningsanvisningar reviderades i mars 2012 och ytterligare en revidering har gjorts med anledning av införandet av e-hemtjänst. Under pågående projektet aktualiseras revidering av riktlinjerna gällande e-hemtjänst. Kontinuerliga uppföljningar av befintliga biståndsbeslut på biståndsenheten äldreomsorg har ej följts upp i en tillfredsställande omfattning. Vid ett tidigare projekt inom Västerås stad, gällande hemrehabilitering, följdes biståndsbeslutet upp två veckor efter utskrivning från en vårdinstans när den enskilde erhållits rehabiliterande insatser i hemmet. En tendens till minskad volym av hemtjänsttimmar hos den enskilde kunde ses, då hemtjänstbeslutet följdes upp i tidigt stadie. Efter avslut av rehabiliteringsprojektet har denna arbetsuppgift ej prioriterats i det dagliga arbetet hos biståndshandläggarna. Detta beror på flera orsaker. Antalet ärenden på biståndsenheten äldreomsorg har ökat, men antalet biståndshandläggare har inte ökat i samma utsträckning. Det är även fler komplexa individärenden gällande målgruppen multisjuka äldre. Omprövningar av biståndsbeslut och som initierats på grund av att begärd ersättning inte har godkänts av den nya controllerfunktionen har medfört merarbete för biståndshandläggarna, då dessa ärenden hanteras som nyansökningar. 2

En annan effekt av controllerteamets arbete är att leverantörer av hemtjänst hör av sig om reglering av tid och behov av nytt beslut, vilket kan leda till nyansökningar. Äldrenämnden beslutade i mars 2013 om finansiering av statliga medel att ett tvåårigt projekt skulle skapas, med uppdrag att under tiden 2013-10-01 2015-09-30 särskilt följa upp biståndsbeslut Projektbeställare är förvaltningsdirektör på SNF och delegerad projektbeställare är strateg för hemtjänsten. Projektgruppen för uppföljning av biståndsbeslut består av en projektledare/biståndshandläggare som tillsammans med tre andra biståndshandläggare och en arbetsterapeut arbetar med att genomföra hembesök hos den enskilde för att följa upp befintligt biståndsbeslut. Styrgruppen för projektet utgörs av förvaltningsdirektör, myndighetschef, strateg för hemtjänst, enhetschef för biståndsenheten äldreomsorg och projektledare. Projektgruppen för uppföljning av biståndsbeslut arbetar mot samtliga leverantörer av hemtjänst. Projektgruppen har även haft ett nära samarbete med controllerteamet och biståndshandläggarna på biståndsenheten äldreomsorg. Oktober 2013 startade projektet Uppföljning av biståndsbeslut. Projektet är ett led i att utveckla uppföljningen av de enskilda biståndsbesluten. Projektet ska även vara ett led i arbetet med att fortsätta minska kostnaderna för hemtjänst och införa e-hemtjänst i hemtjänsten. Projektet riktar sig mot samtliga enskilda som är 65 år eller äldre, som bor i ordinärt boende och erhåller hemtjänstinsatser över 50 timmar/månad Syftet med projektet Projektets syfte är att både biståndsbeslut och efterföljande insatser ska utgå från ett rehabiliterande förhållningssätt och stödja införandet av e-hemtjänst som en del i omvårdnaden. Detta för att stärka den enskilde till ett ökat oberoende och ett mer självständigt liv. Den enskilde skall ha aktuella och adekvata beslut. Mål för projektet: Att samtliga biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) på mer än 50 timmar/månad följs upp och tidsbegränsas. Att implementera ett mer rehabiliterande förhållningssätt hos biståndshandläggare, samt öka användandet av välfärdsteknologi (e-hemtjänst) i syfte att stärka den enskilde till ett ökat oberoende och mer självständigt liv. Att både biståndsbeslut och genomförandeplaner har formulerade mål utifrån den enskildes behov. Att personer som skrivs ut från sjukhuset med rehabiliteringsbehov får biståndsbeslut som omfattar tid för rehabiliterande insatser och tydligt datum för uppföljning. Äldrenämnden ska klara 2014 års krav på effektivisering i verksamheten på 6,5 Mkr. 3

Urval Samtliga biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen, SoL, på mer än 50 timmar/månad Biståndsbeslut för personer som skrivs ut från vårdinstans med rehabiliteringsbehov. Metod Basrutin- Basrutin är de lokalt utformade styrdokumenten som vägleder biståndshandläggarna i sitt arbete. Publicerad 2014-05-21 finns tillgängligt på Västerås stads insida. BAS kartläggningsinstrument - Behov Av Stöd, ett bedömningsinstrument för biståndshandläggare i äldreomsorgen. Detta instrument är framtaget av Socialstyrelsen och är ett frågeformulär för en halvstrukturerad intervju. Syftet med BAS är att handläggaren ska få en nyanserad bild av den äldres egen uppfattning om sin situation och sitt behov av hjälp och stöd i den dagliga livsföringen. Tillsammans med annan relevant information ger uppgifterna ett underlag för beslut om insatser enligt socialtjänstlagen. Personligt möte med den enskilde. Ett rehabiliterande förhållningssätt skall genomsyra biståndsprocessen. Biståndshandläggarna ska använda sig av arbetsterapeutens kunskaper om rehabilitering och tekniska hjälpmedel. För att stärka det rehabiliterande arbetssättet ska arbetsterapeuten vid biståndsbedömningen vara en brygga mellan den enskilde och hemsjukvårdsleverantörer, primärvård och leverantör av hemtjänst. Biståndshandläggaren skall kunna använda sig av arbetsterapeutens expertis för att kunna bedöma behovet av hjälp. Multifunktionsindex mäta den enskildes funktionella status och kunna jämföra det med tidigare funktionalitet. Webb-statistik, för att kunna påvisa förändringen av tid hos den enskilde och ej endast fokusera på en kostandsstatistik på beviljade timmar. Den enskilde ska få information om möjligheten att välja e-hemtjänst som ett alternativ eller komplement till traditionell hemtjänst. Styrgruppen träffas frekvent en gång i månaden för att ta upp frågeställningar berörande projektets fortlöpande arbete. Biståndsprocessen i projektgruppen På Västmanlands sjukhus i Västerås har Sociala nämndernas förvaltning fyra biståndshandläggare placerade som arbetar med vårdplaneringar. När en person med omfattande behov av hjälp och stöd skrivs ut från en vårdinstans lämnar biståndshandläggaren över ärendet till projektgruppen för uppföljning. Det är projektledaren i gruppen som tar emot samtliga rapporteringar. Cirka fem till sju veckor efter utskrivning från en vårdinstans går projektledaren igenom dokumentationen om den enskilde för att se om något har förändras under tiden. Detta kan vara att den enskilde blivit återinlagd eller att annan biståndshandläggare varit inne i ärendet. Projektledaren kontaktar sedan den enskilde för att boka in ett hembesök. Projektledaren frågar om den enskilde önskar att biståndshandläggaren kontaktar anhöriga och leverantören 4

av hemtjänst för att närvara vid hembesöket, eller om den enskilde vill kontakta dem på egen hand. Arbetsterapeuten i projektgruppen prioriterar att delta vid hembesök för personer som ådragit sig en fraktur eller drabbats av en stroke och är i behov av rehabiliterande åtgärder i hemmet. Inför de hembesök där det är aktuellt att arbetsterapeuten närvarar meddelas den enskilde om detta innan mötet. När ett hembesök inplaneras skriver projektledaren alltid en journalanteckning angående tidpunkt för uppföljning, vilka som har blivit meddelade om detta samt en notis om den enskilde vill att anhöriga eller hemtjänsten ska närvara. Inför ett hembesök går biståndshandläggaren igenom tidigare dokumentation kring den enskilde. Arbetsterapeuten bistår med information kring hjälpmedel och eventuella bostadsanpassningar. Under hembesöket går biståndshandläggare igenom den tidigare utredningen tillsammans med den enskilde. Utifrån kartläggningsinstrumentet BAS utreder biståndshandläggare hur behovet ser ut i dagsläget. Med hjälp av informationen från hembesöket utreder biståndshandläggaren vilket behov av hjälp och stöd den enskilde har i form av hemtjänstinsatser. Efter hembesöket registrerar biståndshandläggaren vissa parametrar i ett webbverktyg för att kunna visa insats/tidsförändringar för varje enskilt ärende och för att få en samlad statistik. Se bilaga 1. För personer med fraktur eller stroke har projektgruppen som målsättning att genomföra ytterligare en uppföljning efter cirka tre månader för att utreda om behovet har förändrats. I dessa fall planerar biståndshandläggaren in det kommande hembesöket omgående tillsammans med den enskilde och de som närvarar vid hembesöket, alternativt lämnar biståndshandläggare över ärendet till projektledaren som samordnar nästkommande hembesök. Statistik över kostnader och effektivisering i form av tid registreras löpande. Möjliga utfall efter hembesök och utredning: Den enskilde kan uppleva att den har återhämtat sig bra efter sjukhusvistelsen och känner att den inte längre är i behov av stöd och hjälp i den omfattning som är beviljad. I dessa fall avslutas den enskildes tidigare insatser. Leverantören av hemtjänst meddelas om denna förändring. Avslutar den enskilde samtliga insatser avslutas ärendet helt på biståndsenheten äldreomsorg och avgiftshandläggare meddelas. Biståndshandläggare kan vid ett hembesök uppmärksamma att den enskildes hälsotillstånd har förbättrats sedan den senaste bedömningen, och att den enskilde klarar sig i stort sett på egen hand. Den enskilde kan i vissa fall känna ett stort beroende av hemtjänsten och vill inte förändra dessa beviljade insatser. I dessa fall gör biståndshandläggaren en omprövning av tidigare beviljade insatser, alternativt delavslag på de insatser där biståndshandläggare bedömer att behov inte föreligger. 5

Vid avslag kommuniceras utredningen med den enskilde. Den enskilde har därefter fem arbetsdagar på sig att kommentera innehållet av den skrivna utredningen. Kommuniceringsprincipen syftar till att stärka den enskildes rättssäkerhet. Efter den angivna tiden tar biståndshandläggare beslut i ärendet. Om den enskilde inte är nöjd med äldrenämndens beslut kan den enskilde skriftligen överklaga det hos förvaltningsrätten. Skrivelsen ska då skickas till sociala nämndernas förvaltning inom tre veckor från den dag den enskilde fick del av beslutet. Vid hembesöket kan det komma fram att den enskilde har ett större behov av stöd och omvårdnad än biståndsbeslutet. Den enskilde ansöker då om utökade insatser i hemmet. Detta kan även ske om den enskilde vill förändra någon av de befintliga insatserna. Den enskilde ansöker om de insatser denne är i behov av. Biståndshandläggare prövar ärendet utifrån den information som inkommit i samband med hembesöket samt utifrån tidigare information. Oförändrade insatser och tid, gällande beslut fortlöper. I samtliga ärenden, där behovet är förändrat, inleds en ny utredning genom att ett nytt ärende aktualiseras i utredningssystemet på biståndsenheten. Utredningen görs av biståndshandläggare som bedömer behovet av insatser. Beslut tas i ärendet och biståndshandläggare skickar sedan ärendet för verkställighet till vald leverantör av hemtjänst. Journalanteckning skrivs angående att hembesöket har genomförts, vilka som närvarande vid hembesöket, vad som framkom under hembesöket samt vad biståndshandläggare har gjort i ärendet. Projektgruppen ansvarar för ärendet cirka två till tre veckor efter beslutade insatser. Det är till projektgruppen som den enskilde, anhöriga och leverantör av hemtjänst vänder sig till ifall de har frågor och funderingar angående det nya beslutet. Resultat Uppföljning av biståndsbeslut >50 tim Genom att samtliga biståndsbeslut för personer som skrivs ut från vårdinstans är uppföljda är målsättningen en ökad självständighet hos den enskilde. Ett rehabiliterande synsätt har genomsyrat uppföljningen av biståndsbeslut. Vid en utskrivning från en vårdinstans planerar oftast biståndshandläggaren en mer omfattade tid för hemtjänst för att trygga hemgången. Den enskilde har ofta nedsatt allmäntillstånd vilket påverkar förmågan att klara sig på egen hand. Vid en regelmässiguppföljning fem till sju veckor efter utskrivning blir samtliga beslut uppföljda och biståndshandläggaren kan se eventuella förbättringar och det faktiska behovet. Vid tidig uppföljning får den enskilde rätt hjälp efter sina behov. Dessutom märker biståndshandläggaren snabbare om det går att minska den beviljade tiden när personen blir bättre. 6

Fördelen med att följa upp biståndsbeslut i ett tidigt skede efter utskrivning är att den enskilde oftast är medveten om att denne har fått mycket hemtjänst beviljad i samband med hemgång i syfte att trygga upp hemsituationen. När biståndshandläggaren gör en tidig uppföljning är den enskilde fortfarande fokuserad på att vilja klara sig själv. Genom en tidig uppföljning kan även biståndshandläggaren motverka att det blir fler enskilda som beviljas biståndsbeslut över 50 timmar i månaden och på så sätt motverka volymutökningen av hemtjänsttimmar. I många fall känner den enskilde sig väl bemött från kommunen när den får besök av biståndshandläggare fem till sju veckor efter utskrivning. I vissa fall har projektgruppen uppmärksammat ett motstånd till att ta emot ännu en biståndshandläggare. När biståndshandläggare följer upp ett beslut som löpt över ett år är det svårare att minska volymen av den beviljade tiden. Den enskilde är medveten om de exakta timmar och minuter denne är beviljad. Den enskilde har i många fall tillsammans med hemtjänsten planerat hur insatsen ska utformas, och detta ej utifrån biståndsbeslutet. Projektgruppen har följt upp cirka två år gamla beslut som tagits i samband med att den enskilde skrivits ut från en vårdinstans. I dessa beslut har biståndshandläggaren beviljat en omfattande volym av tid och insatser för att trygga upp hemgången, samt att den enskilde i det skedet var i behov av mer omfattande hjälp. Den enskilde har i vissa fall blivit bättre, men vant sig vid att hemtjänsten kommer. Social samvaro med hemtjänsten har ibland använts istället för att motivera den enskilde att komma ut på promenader. Detta hade kunnat åtgärdas med tidig uppföljning. För den enskilde som skrivits ut från en vårdinstans med rehabiliteringsbehov, såsom fraktur eller stroke, har projektgruppen haft som målsättning att göra uppföljning vid två tillfällen efter utskrivning. Den sedvanliga uppföljningen efter 5-7 veckor efter utskrivning, för att se om och hur behovet har förändrats, samt en ytterligare 3 månader senare. Detta på grund av att personer som ådragit sig en fraktur eller drabbats av en stroke i många fall har en längre återhämtningsperiod. Personer som ådrar sig frakturer eller drabbats av stroke kan tidigare ha varit relativt pigga och inte varit i behov av omfattande hjälp och stöd från hemtjänsten. I dessa fall uppmuntras den enskilde och hemtjänstpersonalen att arbeta mer motiverande och salutogent med vardagsrehabiliterande insatser i hemmet. Dessa personer är i de flesta fall motiverade att återskapa sin egen förmåga och inom kort bli självständiga. Det kan vara betydelsefullt för den enskildes återhämtning om denne går med rollator in i sitt badrum, eller försöker sköta den personliga omvårdnaden på egen hand. Tillsammans med den enskilde formar biståndshandläggaren målet med insatserna. Målen följs upp igen inom tre månader. Den första tabellen på nästkommande sida presenterar ålders- och könsfördelningen på de genomförda uppföljningarna, Vårdinstans = Västmanlands sjukhus i Västerås och mellanvårdsenheten. Period 1 oktober 2013 till och med 31 oktober 2014 7

Antal av Kön 65-69 år 70-74 år 75-79 år 80-84 år 85-89 år 90 år och äldre Totalsumma Vårdinstans: fraktur 2 5 5 12 20 17 61 Kvinna 1 5 4 8 16 9 43 Man 1 1 4 4 8 18 Vårdinstans: stroke 4 1 7 4 9 2 27 Kvinna 1 1 5 3 7 1 18 Man 3 2 1 2 1 9 Vårdinstans: övrigt 7 12 14 32 41 28 134 Kvinna 4 8 8 19 27 21 87 Man 3 4 6 13 14 7 47 Mellanvårdsenhet: Rehab 1 2 5 5 5 18 Kvinna 1 1 4 2 4 12 Man 1 1 3 1 6 Mellanvårdsenhet: Övrig 1 2 1 2 6 Kvinna 1 2 2 5 Man 1 1 Totalsumma 15 20 31 55 76 49 246 Antal bortfall vid planerade uppföljningar. annan orsak 8 annan handläggare i ärendet Återinlagda: paliativa Avliden SÄBO kort.plats Juni Vårdinstans: 1 7 3 2 3 Totalt 18 stycken Mellanvårdsenheten: 1 1 Välfärdsteknologi Ordinarie uppföljning: Juli Vårdinstans: 2 6 1 1 Totalt 10 stycken Mellanvårdsenheten: Välfärdsteknologi Ordinarie uppföljning: Augusti Vårdinstans: 3 1 1 3 2 Totalt 11 stycken Mellanvårdsenheten: 1 Välfärdsteknologi Ordinarie uppföljning: September Vårdinstans: 4 3 1 3 1 1 Totalt 14 stycken Mellanvårdsenheten: 1 Välfärdsteknologi Ordinarie uppföljning:

Nedan tabell på föregående sida illusterar att bortfallet kan vara stort när det gäller planerade uppföljningar. Det beror bland annat på att projektgruppen arbetar för en skör grupp och med stigande ålder ökar sannolikheten för att få en kronisk sjukdom, liksom för att drabbas av flera sjukdomar och symtom. Likaså ökar gruppen multisjuka äldre med komplexa vårdbehov i takt med den medicintekniska utvecklingens möjligheter och befolkningens stigande ålder. Vidare är det många svårt sjuka äldre som blir återinlagda och vissa beviljas palliativ vård på Gryta korttidsenhet. En del avlider efter utskrivning från en vårdinstans. Den enskilde kan även ha kontaktat ordinarie biståndshandläggare innan den planerade uppföljningen. Effekter av en separat grupp för uppföljning Det är flera fördelar med att det är en separat grupp som genomför uppföljningar. Biståndshandläggaren kan snabbt fånga upp uppföljningarna i tid. Uppföljningar gjorda i tid minskar risken för att det skapas varaktiga behov. Ambitionen är att projektgruppens arbetssätt på sikt ska införas i den ordinarie verksamheten, på biståndsenheten äldreomsorg, och att en metod för uppföljning ska tas fram. Metodiken ska innehålla centrala delar för effektiva uppföljningar utifrån och bästa möjliga resursutnyttjande på biståndsenheten. En forskningsstudie kommer att genomföras under våren 2015 från MDH, utifrån detta projekt och även med fokus på den ordinarie verksamheten på biståndsenheten äldreomsorg. Viktigt då är att hitta former för en metodik gällande uppföljning utifrån ett salutogent förhållningssätt. Projektgruppen tidseffektiviserar arbetssättet genom att projektledaren samordnar samtliga hembesök och kallar till möte, genom detta skapas en helhetsbild. Projektledaren kan systematiskt och logestiksmässigt planera in dessa hembesök, vilket projektgruppen sett som en fördel med tidsoptimeringen av arbetet. Det är av vikt att det finns adekvata journalanteckningar skrivna i samtliga ärenden. Vikten av det personliga mötet Det personliga mötet vid hembesök underlättar för biståndshandläggaren att genomföra en korrekt bedömning av insatser för den enskilde. Det är även lättare för biståndshandläggaren att ge tips och råd till den enskilde. Det är också lättare att se behoven hos den enskilde vid ett personligt möte. Vid telefonkontakt finns risk att biståndshandläggaren beviljar för mycket insatser. Missförstånd kan också uppstå mellan handläggare och den enskilde. Vid hembesök kan biståndshandläggaren lättare se behovet av allmän rehabilitering i hemmet. Genom detta omfattar biståndsbeslutet tid för allmän rehabilitering vid behov och ytterligare en uppföljning planeras in. Till exempel får arbetsterapeut och biståndshandläggare en bild av hur toalett och badrum ser ut och vilka hjälpmedel som kan skapa en större möjlighet för den enskilde sköta den personliga omvårdnaden, och på såsätt öka den enskildes självständighet och oberoende. För att stärka den enskildes delaktighet och självbestämmande i bedömningsprocessens använder biståndshandläggaren BAS- bedömningsdokument som underlag i mötet med den enskilde. Bedömningsinstrumentet BAS är ett frågeformulär för en halvstrukturerad intervju, 9

där frågor med fasta svarsalternativ följs av en möjlighet att beskriva den enskildes aktuella situation mer detaljerat med fri text. Formuläret består av nio övergripande frågor som handlar om aktivitetsområden i daglig livsföring. Om den äldre anser sig ha svårigheter i något av dessa avseenden, kan följdfrågor ställas för varje område. Därefter följer några övriga frågor, varav två om bostaden respektive personligt stöd och fyra om hur den äldre känt sig under den senaste tiden. För varje område där den äldre säger sig ha svårigheter ska handläggaren fråga om den äldre vill ha hjälp eller stöd. BAS kan användas av biståndshandläggare i samtal med den enskilde som ansöker om äldreomsorg, eller vid uppföljning av redan beslutade omsorgsinsatser. Att använda BAS är en del av den faktainsamling som bör göras vid en biståndsbedömning och formuläret kan användas vid alla ärenden där biståndshandläggaren bedömer det lämpligt. Om den äldre är intresserad av att få en utredning av olika aspekter av sin livsföring, så är BAS i sin helhet lämpligt att användas. Formuläret bör användas på de platser där utredningsarbetet vanligtvis sker, exempelvis vid hembesök eller på socialkontoret. Syftet med BAS är att biståndshandläggaren ska få en nyanserad bild av den äldres egen uppfattning om sin situation och sitt behov av hjälp och stöd i den dagliga livsföringen. Tillsammans med annan relevant information ger uppgifterna ett underlag för beslut om insatser enligt socialtjänstlagen. Vid en biståndsbedömning för personer som har nedsatt beslutskapacitet kan närstående personers uppgifter ha särskilt stor betydelse. Välfärdsteknologi (e-hemtjänst) Avsikten är att användandet av välfärdsteknologi skall öka med syfte att stärka den enskilde till ett ökat oberoende och ett mer självständigt liv. Detta skall erbjudas som ett alternativ till traditionell hemtjänst. Från och med 1 oktober 2013 har de som bor i Västerås möjlighet att välja välfärdsteknologi som hemtjänstinsatser. Välfärdsteknologi, nu som etablerat begrepp e-hemtjänst, skapar nya möjligheter för den enskilde att få hjälp och det stöd. E-hemtjänst betyder att den enskilde kan kommunicera med hemtjänsten på distans genom tekniska lösningar. Avsikten med e- hemtjänst är att öka den enskildes trygghet, självständighet och delaktighet. Den enskilde gör tillsammans med biståndshandläggaren en genomgång av sina behov av stöd och hjälp i det ordinära boendet och diskuterar vilken typ av e-hemtjänst som passar den enskildes behov bäst. Den enskilde har möjlighet att välja mellan tre olika former av e-hemtjänst: Tillsyn via kamera, som idag heter Nattfrid, är en tjänst för enskild som har behov av tillsyn nattetid i sitt hem. Nattfrid är en kamera som fungerar i mörker och som monteras på lämplig plats i bostaden. Nattfrid skapar trygghet och säkerhet för den enskilde under dygnets alla timmar. Med Nattfrid kan tillsynen göras mera diskret och oftare. Nattillsynen har tidigare skett genom fysiska besök från nattpatrullen - vilket kan upplevas som störande eller otillräckliga av många. Fast bildtelefon, som idag heter Arctic Touch, är ett enkelt sätt för den enskilde att kommunicera med hemtjänstpersonalen och samtligt kunna se den som man talar med. Leverantören av hemtjänst kan göra tillsynsbesök hos den enskilde via en bildskärm. 10

Fjärrstyrd bildtelefoni, som idag heter Giraff. Denna teknik är i princip som Arctic Touch förutom att denna bildtelefoni är på hjul och hemtjänstpersonalen kan förflytta bildskärmen i den enskildes bostad för att kunna genomföra tillsynbesök alternativt vara ett stöd i visa moment i den enskildes vardag. Projekt uppföljning av biståndsbeslut har som målsättning att införa e-hemtjänst som ett alternativ till traditionell hemtjänst för tio procent av målgruppen. Under perioden 1 oktober 2013 till och med 31 oktober 2014 har projektgruppen beviljat e-hemtjänst till 46 personer vilket ger ca 8 % e-hemtjänstanvändare. Av dessa är 36 personer nattfridsanvändare (8 män och 28 kvinnor). I 10 övriga ärenden har den enskilde valt den övriga e-hemtjänst alternativen (4 kvinnor och 6 män) Kostnadseffektiviseringen för målgruppen som fått Nattfrid är ca 175 000 kronor. För denna målgrupp har även minskad traditionell hemtjänst inneburit en kostnadseffektivisering på Ca 76 000 kronor. Kostnadseffektivisering för övrig e-hemtjänst är ca 54 000 kronor. Denna beräkning är exklusive kostnaden för stödfunktionen. Projektgruppen har inför delrapporten kontaktat samtliga enskilda som erhållit Nattfrid. Samtliga uppföljningar har skett via telefonsamtal med den enskilde och/eller dennes anhöriga. Frågorna som ställts berör; Den enskildes upplevelse av självständighet/självbestämmande, livskvalité, delaktighet samt dennes upplevelse av trygghet i deras ordinära boende. Samtliga upplever att tryggheten är densamma som vid fysiska tillsynsbesök och att Nattfrid ger är en ökad kvalité i deras livsföring då de ej blir väckta på natten utan får en mer sammanshållen sömn, vilket har bidragit till att de är piggare på dagen. Flertal nämner att de upplever en trygghet med att få tillsynsbehovet tillgodosett utan att bli väckt på natten, samtidigt som den enskilde har en vetskap om att vald hemtjänstleverantör kommer hem till den enskilde om behovet uppstår under natten. Projektgruppen har i vissa fall upplevt en viss försiktighet hos enskilda och anhöriga gällande införandet av e-hemtjänst som ett alternativ till traditionell hemtjänst. Projektgruppen tror att detta grundar sig i en osäkerhet hos den enskilde på grund av att e-hemtjänst för tillfället är en okänd insats i samhället. Många enskilda och anhöriga säger att de saknar information. Genom att nå ut till enskilda med mer information gällande e-hemtjänst som ett alternativ till traditionell hemtjänst med motiveringen att det skapar ett mer självständigt liv och större integritet hos den enskilde, tror projektgruppen att e-hemtjänst skulle blir mer accepterat. Projektgruppen anser att det skulle underlätta införandet av e-hemtjänst om samtliga biståndshandläggare i första hand erbjuder e-hemtjänst, när insatsen enbart avser tillsyn. Efter en sammantagen bedömning av enskilds behov, funktionsförmåga och önskan kan traditionell hemtjänst, innebärande besök, beviljas i andra hand. Projektgruppen har under det gångna året funnits som rådgivande stöd i ordinarie verksamhet kring e-hemtjänst, stöd funktionen för e-hemtjänst finns även tillgänglig på biståndsenheten en dag i veckan. Under oktober 2014 anordnades en inspirationsdag tillsammans med Mälardalens högskola kring e-hemtjänst där projektet presenterade kostands-och resurseffektivisering gällande e-hemtjänst, för att implementera arbetssättet i den ordinarie verksamheten. 11

Målformulering Genom att ange tydliga målformuleringar tillsammans med den enskilde skapas en tydlighet för hemtjänsten om vad som skall utföras och även varför vissa insatser skall utföras. Exempel på målformulering är att den enskilde skall få angivet stöd med ledsagning till och från en mötesplats för att bryta sin sociala isolering eller tydliggöra målformulering kring att den enskilde skall förflytta sig så mycket som möjlighet på egen hand i bostaden, för att åsterskapa sin egna fysiska förmåga, utifrån ett salutogent perspektiv. Vid det initiala skedet av den enskildes hemtjänst skall utföraren av hemtjänst tillsammans med den enskilde, gå igenom biståndsbeslutet för att forma en genomförandeplan hur den enskilde vill ha sin hemtjänst utförd. Genomförandeplanen skall uppdateras kontinuerligt för att insatserna skall vara aktuella utifrån den enskidles behov. Desto tydligare målformuleringar det finns i biståndsbeslutet, desto tydligare kan hemtjänsten arbeta för att uppnå målen tillsammans med den enskilde, samtidigt som det underlättar för biståndshandläggaren vid uppföljning av biståndsbeslut att granska om den enskilde har fått den hjälp denne är beviljad. Vid samtliga hembesök frågar biståndshandläggaren om det finns aktuell genomförande plan hos den enskilde. Svaren varierar. Tabellen nedan presenterar svarsfrekvensen under perioden 1 oktober 2013 till och med 31 oktober 2014 Kolumn1 Förekomsten av genomförandeplan? Ja 426 Nej 75 Vet inte/oklart 98 Totalsumma 599 Rehabiliterande förhållningssätt i biståndsbedömning. Rehabiliterande- och salutogent synsätt har genomsyrat uppföljningen av biståndsbeslut och antas ha ökat oberoendet hos den enskilde, stärkt dennes självständighet. Med ett salutogent förhållningsätt menas en rörelse i riktning mot mer hälsa. Att arbeta med salutogent perspektiv innebär att ta hänsyn till den enskildes känsla av meningsfullhet, begriplighet och hanterbarhet. Dessa tre komponenter är enligt forskning av särskilt vikt för att den enskilde ska kunna upprätthålla och förbättra sin hälsa även när denne är utsatt för svåra påfrestningar (Westlund/Duckert, Salutogen handläggning Fortbildning i Stockholm AB 2012). Den enskilde som skrivs ut från en vårdinstans med rehabiliteringsbehov får biståndsbeslut som omfattar tid för rehabiliterande insatser. Biståndshandläggaren beviljar tid för allmän rehabilitering. Med begreppet allmän rehabilitering, eller vardagsrehabilitering, kopplas träningen till aktiviteter i vardagen, aktiviteter som förekommer ständigt i den enskildes vardagliga livsföring. Den allmänna rehabiliteringen lyder under socialtjänstlagen och kan utföras av all omvårdnadspersonal med hjälp av handledning. Den allmänna rehabiliteringen 12

kan utföras i samband med all vård- och omsorg utifrån ett rehabiliterande förhållningssätt. Den specifika rehabiliteringen lyder under Häls- och sjukvårdslagen och består bland annat av träning och behandling. Träningen är ordinerad av legitimerad personal exempelvis arbetsterapeut eller fysioterapeut, till den enskilde eller till omvårdnadspersonalen i hemtjänsten. Projektgruppen arbetar utifrån ett salutogent förhållningssätt och innebär i detta fall att biståndshandläggaren inte är insatsfokuserad i mötet med den enskilde. Istället fokuseras på den enskildes egen förmåga till att genomföra aktiviteter i sin vardagliga livsföring, på egen hand eller med stöd ifrån hemtjänsten. Biståndshandläggaren försöker tydliggöra för den enskilde att målsättningen är att denne ska bli starkare i sin egen livssituation och skapa en större självständighet i sin vardagliga livsföring. Genom att exempelvis, om lämpligt, motivera den enskilde att gå från sovrummet till sängen, med rollator och stöd från en person, istället för att åka rullstol, trots att det tar längre tid. Detta för att stärka den enskildes förmågor med målsättningen att denne skall klara aktiviteten på egen hand med tiden. Biståndshandläggaren ser över möjligheterna till alternativa insatser istället för traditionell hemtjänst, exempelvis såsom mötesplatser, hälsans hus eller andra evenemang som skulle passa för den enskildes intresse och behov. Projektgruppen ser att möjligheten för den enskilde att kunna delta på aktiviteter i samhället är av betydelse för den enskildes självkänsla och även ur ett samhällsekonomiskt perspektiv. Tabellen visar i vilken utstäckning projektgruppen har informerat om alternativa insatser till hemtjänst under perioden 1oktober 2013 till och med 31 oktober 2014 Informerat om Antal Dagverksamhet 39 E-hemtjänst 251 Hälsans hus på Herrgärdets servicehus 98 Mötesplats 213 Växelvård 19 Totalsumma 620 13

Arbetsterapeutens roll vid uppföljning av biståndsbeslut Arbetsterapeuten är med vid så många av hembesöken som möjligt. Ett salutogent förhållningssätt genomsyrar åtgärderna. Under hembesöket genomför arbetsterapeuten ett multifunktionshinder för att se över den enskildes fysiska förmåga, där även en förändring genom tid kan belysas. Den enskilde svarar på frågor med stöd från anhöriga och hemtjänstpersonal angående hjälpmedel, förflyttningar, personlig vård och inkontinenshjälpmedel, bostadsanpassningar, träning med mera. Arbetsterapeuten gör iakttagelser och kommer med förslag gällande bostad, fallrisk, hjälpmedel, träningsbehov och eventuellt förflyttningar och andra aktiviteter samt förmedlar kontakt med hemsjukvård, familjeläkare, bostadsstöd med mera. Under perioden 1 oktober2013 till och med 31 oktober 2014 har arbetsterapeuten medverkat vid 333 hembesök. Antal uppföljningar arbetsterapuet har Kolumn1 deltagit vid Dubbla beslut 11 Mellanvårdsenhet: Rehab 11 Mellanvårdsenhet: Övrig 3 Vårdinstans: fraktur 36 Vårdinstans: stroke 17 Vårdinstans: övrigt 87 Övrigt 168 Total: 333 Exempel på vad arbetsterapeuten gjort: Informerat enskilda, anhöriga hemtjänstpersonal och/eller biståndshandläggare om hjälpmedel, anpassningar, träningar, diagnoser och rehabilitering. Arbetsterapeuten har fått biståndshandläggarna att tydligare se hälsosituationens och bostadssituationens betydelse och påverkan för den enskildes fysiska förmåga. Minskat fallrisk genom enkla direktåtgärder på plats exempelvis vänt mattor, tagit bort mattor, skruvat fast toalettförhöjningar, möblerat om eller gett förslag på ommöbleringar för att underlätta för den enskilde, men också för att skapa en bättre arbetsmiljö för hemtjänstpersonalen. Minskat brandrisk genom att föreslå spisvakt hos personer som kan vara i behov av detta. Minskat risken för skador hos person och hemtjänstpersonal genom att uppmärksamma svårigheter vid omvårdnad och förflyttningar samt gett förslag på förbättringar. Uppmärksammat hemsjukvården på vissa ärenden, liksom på hjälpmedel som varit trasiga eller där gjorda anpassningar inte fungerat tillfredställande. Många anhöriga eller enskilda ser problem, men inte vet hur de ska lösas eller vart de skall vända sig och då har de fått hjälp av arbetsterapeuten med rätt kontakt för hjälpmedel, bostadsanpassningar eller träning. Arbetsterapeuten har varit en länk mellan den enskilde och hemsjukvård, korttidsboende, familjeläkare, färdtjänsthandläggare, syncentral med mera. 14

Uppmanat till att oanvända hjälpmedel returneras till hjälpmedelscentralen eller familjeläkaremottagningen. Uppmärksammat om personer har de inkontinenshjälpmedel de behöver. Vid behov har arbetsterapeuten informerat om var de kan vända sig för att få dessa förskrivna. Arbetsterapeutens funktions vid hembesöken har uppskattats av så väl enskilda, anhöriga, biståndshandläggare som hemtjänstpersonal. Kostnadseffektivisering Äldrenämnden klara 2014 års effektiviseringskrav på 6,5 Mkr under en tvåårsperiod 2013-10-01 2015-09-30. Projektgruppen har under perioden 1 oktober 2013 till och med 31 oktober 2014 minskat den beviljade tiden med ca 9 100 timmar hos de ca 600 personer man besökt. Drygt 830 timmar av dessa handlar om att det har funnits dubbla beslut, till exempel har tid inte dragits bort när den enskilde har fått plats på dagverksamhet eller vistats på en tillfällig korttidsplats. För personer som skrivits ut från sjukhuset har projektgruppens uppföljningar under perioden 1 oktober 2013 till och med 31 oktober 2014 resulterat i en tidseffektivisering på ca 5 800 timmar hos ca 260 personer. Av dessa var ca 175 kvinnor och 80 män. Omkring 40 kvinnor respektive 15 män har varit inskrivna på sjukhuset på grund av frakturer och är i behov av rehabilitering och återhämtning efter sjukhusvistelsen. Den totala tidseffektiviseringen för personer med frakturer är ca 1600 timmar. Genomsnittlig tidseffektivisering för kvinnor är ca 30 timmar och för män 25 timmar. 11 kvinnor och sju män har varit inskrivna på sjukhuset på grund av en stroke. Den totala tidseffektiviseringen för dessa personer är ca 310 timmar. Genomsnittlig tidseffektivisering för kvinnor är ca 12 timmar och för män 25 timmar Genomförda uppföljningar och tidseffektiviseringen har hittills inte påverkat den samlade hemtjänststatistiken. De totala hemtjänsttimmarna ökar fortfarande. Utbetalda timmar under maj månad 2014 har jämförts med antal utbetalda timmar för maj månad 2013. Maj 2013. Antal personer: ca 2 400 personer. Antal hemtjänsttimmar: ca 81 300 timmar Maj 2014. Antal personer: ca 2 400 personer. Antal hemtjänsttimmar: ca 87 000 timmar Orsaken till ökningen av hemtjänsttimmar kan vara att målgruppen multisjuka äldre ökar i samhället och den enskilde idag har mer komplexa behov av stöd och hjälp. Den multisjuke äldre blir i vissa fall återinlagd på sjukhuset och en ny planering med omfattande stöd och hjälp genomförs innan utskrivning från sjukhuset. Den enskilde bor kvar i det ordinära boendet längre i jämförelse med tidigare, samtidigt som korttidsplatser och platser på särskilda boenden har blivit färre och den enskilde vistas då längre i det ordinära boendet i väntan på en plats på ett särskilt boende. Det huvudsakliga målet för projektet är att genomföra äldrenämndens krav på effektivisering på 6,5 Mkr på två år samt bidra till ett ökat oberoende hos den enskilde. Projektet har under den gångna tiden sett de största framgångarna genom tidiga uppföljningar för den enskilde som skrivs ut från en vårdinstans. I dessa fall kan både en tids- och kostandseffektivisering 15

genomföras samtidigt som ett salutogent förhållningssätt i biståndsbeslutet ökar den enskildes oberoende. Tabellen visar kostandsförändring vid genomförda uppföljningar för personer, som skrivits ut från Västmanlandssjukhus i Västerås under perioden 1oktober 2013 till och med 31 oktober 2014. Tabell illustrerar total tid- och kostnadseffektivisering efter genomförda uppföljningar under perioden 1 oktober 2013 till och med 31 oktober 2013. 16

Resursanvändning tid och ekonomi Bedömd tid och budget för projektet Bedömd total budget 6 000 000 kr Budget 2013/2014-2015 2013: 750 000 kr 2014: 3 000 000 kr 2015: 2 250 000 kr Bedömd tidsplan, start och slut 2013-10-01 2015-09 -30 Tid (mån) 24 Ovanstående siffror presenterar projektets budget. Projektet har under perioden 1 oktober 2013 till och med 31 oktober 2014 kostat drygt 3,4 Mkr. Kostandseffektivisering som projektet har bidragit till under perioden 1 oktober 2013 till och med 31 oktober 2014 är ca 4,5 Mkr. Besparingar från tidseffektivisering av hemtjänsttimmar minus kostader för projektet ger en kostandseffektivisering på omkring 1,3 Mkr. 17

Förslag på åtgärder För att maximalt utnyttja det nya verksamhetssystemet som biståndsenheten äldreomsorg började använda i november 2013 föreslås att alla biståndshandläggare fattar beslut i samtliga typer av ärenden. Möjlighet finns nu att kunna bevilja flera insatser i samma utredning, vilket sparar tid. Införande av detta arbetssätt förutsätter en annan organisation vid enheten och genomförs i början av 2015. Biståndshandläggarna är indelade på datum i arbetsgruppen, där en biståndshandläggare äger processen runt den enskilde från första ansökan av serviceinsatser till ansökan och flytt till särskilt boende. Detta för att stärka kontinuiteten för den enskilde, och för att ge biståndshandläggaren större kännedom i ärendet samt att förhindra att fler biståndshandläggare är inne i samma ärende. Att mobil dokumentation införs vid enheten. Användning av bärbara datorer vid hembesök för att skriva utredning under mötet. Biståndshandläggarens utredning, beslut och beställning skickas direkt till den enskildes valda hemtjänstleverantör. Leverantörens verkställande av insats förutsätter att beställning sker i verksamhetssystemet och innebär därmed behov av smärre justeringar i förfrågningsunderlag LOV och manual för ersättning av utförd tid Projektledaren samordnar hembesöken för varje biståndshandläggare i projektgruppen för att effektivisera arbetstiden så att handläggaren kan genomföra så många hembesök som möjligt. Projektledaren går igenom biståndsbesluten till samtliga personer som är i behov av hembesök och planerar in dessa så att logistiken fungerar. I ordinarie verksamhet kan tidseffektivisering av biståndshandläggaren arbetsdag göras på ett likartat sätt som är anpassat efter verksamheten. Metod för uppföljningar ska arbetas fram av projektet. Samtliga biståndshandläggare vid enheten anammar ett salutogent synsätt i sina bedömningar. E-hemtjänst bör vid samtliga nya ansökningar gällande tillsynsbesök vara det första erbjudandet, som ett alternativ till hemtjänst med besök och föranleder revidering av riktlinjer och tillämpningsanvisningar. Rehabilitering, allmän och specifik, bör erbjudas den enskilde i en större omfattning i hemtjänsten och av hemsjukvården med fokus på återhämtningsprocessen i syfte att den enskilde ska få ett mer självständigt liv. Mer samhällsinformation kring e-hemtjänst behövs för att få det mer känt och accepterat. Arbetsterapeuter bör finnas tillgängliga för att följa med vid hembesök. Detta för att genom sin profession kunna vara ett stöd till biståndshandläggaren och ge information om ex. hjälpmedel. Arbetsterapeuten kan även vara länk mellan den enskilde och instanser exempelvis hemsjukvård, bostadsstöd eller familjeläkare. 18