Verksamhetsmål och ansvarsfördelning för Falkenbergs Roddklubb 2015-2016 Fastställda av styrelsen 2015-05-11 Falkenbergs Roddklubb Rönnhagsvägen 9, 311 44 Falkenberg 0346-7110 15 Falkenbergsrodd@hotmail.com Bankgiro 263-4970 Organisations nr: 849000-0299
Innehållsförteckning: 1. Vision, verksamhet, värdeord och värdegrunder 2. Organisationsscheman 3. s ansvarsområden och rutiner och samtliga verksamhetsmål 4. Ansvarsområde för Tävling & 5. Ansvarsområde för Sponsor & marknadsgruppen 6. Ansvarsområde för Service & fastighetsgruppen 7. Ansvarsområde för Administration & medlemsservice 1 Vision, verksamhet, värdeord och värdegrunder Klubbens Vision Sveriges bästa roddklubb under ständig utveckling Vår verksamhet FRK ska erbjuda tävlings-, motions-, handikapp-, skol-, företags- och inomhusrodd FRK ska erbjuda förutsättningar för alla roddare, ledare och funktionärer att utvecklas fysiskt, sportsligt och socialt FRK ska erbjuda en god social miljö med glädje och gemenskap FRK ska erbjuda en modern anläggning med bra träningsmaterial Våra värdeord Gemenskap Ansvar Utveckling Värdegrund I vår klubb är alla välkomna I vår klubb erbjuder vi en kamratlig och trygg miljö I vår klubb tar vi ansvar för varandra I vår klubb tar vi alla ansvar för anläggningen och vårt material I vår klubb prioriterar vi glädje och gemenskap I vår klubb ger vi förutsättningar att nå elitnivå utifrån vår breddverksamhet 1
2 Organisationsscheman Årsmöte Projekt Tävlings & Sponsor & marknadsgruppen Service & fastighetsgruppen Administration & medlemsservice 2.1 Ansvariga Ansvarig för Tävling och : Ansvarig för Sponsor och marknadsgruppen: Ansvarig för Service och fastighetsgruppen: Ansvarig för Administration och medlemsservice: Jan-Olof Johansson Ulf Andersson Per-Ola Persson Susanne Persson 2.2 Tävlings och Träningsgruppen TT (möte 1 g/mån Tränarresurser Samtliga tränare Master/motion/ spinning/löpning Rekrytering skolor Senior/jun A (Klubbelit) Senior Junior A Junior B Junior C Ungdom D 2
3 s arbete ska svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. 3.1 Ansvarsområde Det åligger styrelsen att följa de regler och arbetsuppgifter som beskrivs i stadgarna. Ansvara för uppdatering av Rutiner och regler för FRK. Regelbundet uppdatera klubbens stadgar, alkohol- och drogpolicy och klubbens lilla folder. Ansvara för att informera på klubbens hemsida, informationstavla och hålla kontinuerliga föräldra- och medlemsträffar. Verka för ett gott samarbete med andra föreningar. (benchmarking) Ansvara för att startade projekt genomförs och följs upp. Samordna och fastställa en budget och investeringsplan för verksamhetsåren. Kontinuerligt följa upp målen i verksamheten inom alla områden och ta fram nya. 3.2 Ordinarie styrelsemöten Genomförs företrädesvis på plats som är optimal med avseende på att man kan genomföra mötet utan yttre störningar. Styrelsemöten skall genomföras så effektivt som möjligt. Beslutsärenden ska prioriteras och det ska ges utrymmen för strategifrågor. Vid ordinarie möten skall styrelsens ledamöter: orienteras om verksamheten som berör klubben och verksamheter som pågår inom styrelsens olika grupper och projekt. ställa frågor på och diskutera inför mötet utsänt material. besluta i erforderliga ärenden behandla anmälda ärenden 3
3.3 Fasta punkter vid varje styrelsemöte: Mötets öppnande Godkännande av dagordningen Val av protokollförare för mötet Uppföljning av tidigare mötens beslut Ekonomi Frågor och inlägg från kontaktmännen Verksamhetsrapportering Övriga frågor Nästa möte Information till hemsidan från dagens möte 3.4 Kallelse Vid varje ordinarie styrelsemöte tas beslut om tidpunkt för nästa styrelsemöte. Ärenden som ledamot önskar behandlat vid styrelsemöte skickas till styrelsen om möjligt senast 4 dagar före mötet. I ärenden där så erfordras skall beslutsunderlag bifogas. Dagordning skall vara styrelseledamöterna tillhanda senast 2 dagar före mötets genomförande. Sekreteraren ansvarar för dagordningens utsändande. Kallelse till extra möte meddelas styrelsens ledamöter på lämpligaste sätt. 3.5 Protokoll Skall föras vid alla styrelsemöten. Av protokollet skall i första hand framgå: av styrelsen fattade beslut fortsatt handläggning av kvarstående ärenden och ansvarig för ärendets fortsatta beredning betydelsefulla orienteringar som delgivits under mötet Punkter i protokollet skall numreras löpande från verksamhetsårets början. Sekreteraren skickar protokollsförslaget till styrelsens ledamöter och suppleanter efter mötet. Eventuella korrigeringar skickas till samtliga senast en vecka efter mötet. Därefter görs justering av ordföranden alternativt vald justerare. Sekreteraren skickar slutligt protokoll till styrelsens ledamöter och suppleanter samt ansvarar för att det sätts upp på klubbens anslagstavla. Sekreteraren ansvarar för att påskrivet protokoll överförs till pdf-format och lagras elektroniskt på säker plats. 4
3.6 Verksamhetsmål för Falkenbergs Roddklubb Mål Metod Tidplan Ansvarig Utveckla och stärka klubbens organisation Fler funktionärer och frivilliga insatser Öka antalet medlemmar med 10 % årligen Nybörjarträning, skolsamverkan, motionsverksamhet, roddskola, föräldrar blir stödmedlemmar Samtliga grupper Ekonomi som harmoniserar med verksamhet och långsiktiga planer Öka intäkterna Skaffa fler sponsorer Sponsor och marknadsgruppen Bidragsansökningar Förbättrad information Regelbundna informationsträffar för medlemmar och föräldrar. Aktuell och uppdaterad hemsida 2015 Sponsor- och marknadsgruppen Ta fram en ny FRK-folder Information till omvärlden 2015 Behålla positionen som Sveriges bästa roddklubb Enligt klubbens vision Tävling och Öka antalet licensierade roddare med 10 % årligen Roddskola, motionsrodd, skolsamverkan m.fl. rekryteringsprojekt Tävling och Starta upp en klubbelit & talanggrupp Tävling och Rekrytera nya tränare och ledare Utbildning, föräldrar, f.d. roddare Tävling och Handlingsplan för nya roddare Möte med nya föräldrar Välkomstinformation Träningsinformation Tävling och 5
Mål Metod Tidplan Ansvarig Stärka klubbens varumärke Ta fram prospekt, sponsorpaket och nyhetsbrev Sponsor och marknadsgruppen Regelbunden uppdatering av underhållsplaner Åtgärdslista Service och fastighetsgruppen Utveckla motionsrodden Fler ledare Administration och medlemsservice Engagera fler föräldrar Kontakta nya föräldrar Administration och medlemsservice 6
4 Tävling & Tävlingsverksamhet är det primära i klubben och den ska vara välplanerad och alla ledare och tränare ska ha en god kunskap inom rodd och ett gott ledarskap. 4.1 Ansvarsområde Planera och ansvara för träning, tävlingar och läger. Ansvara för att medlemmar, båtar och material kommer till tävlingar på ett tryggt och säkert sätt. Arbeta aktivt med att få både tränare och roddare att utbilda sig. Genomföra regelbunden utbildning i båtvård och båtinställningar etc. Skaffa sig ett nätverk hos SISU, SR utbildningsgrupp och kommunens utbildningsansvariga. Kommunicera ut den roddteknik som ska användas i klubben samt ständigt utveckla träningsformerna. Gruppen ansvarar för kommunikationen mellan träningsgrupperna, ledare, tränare, föräldrar och aktiva. Ansvara för och vårda klubbens båtmaterial samt göra en rättvis fördelning. Årlig båtinventering och föreslå inköp/försäljning till styrelsen. Hålla god kontakt med SR:s landslagsledning och skaffa sig ett nätverk inom rodden men även andra sporter. Rekrytering av roddare och tränare samt ansvara för roddskolan. Initiera båtreparationer till Service och fastighetsgruppen Lämna budgetunderlag till styrelsen. Ta fram mål och verksamhetsplanering inför varje år. 7
5 Sponsor & marknadsgruppen Sponsring är en affärsmässig metod för marknadsföring, kommunikation och försäljning. Sponsring bygger på ett kommersiellt avtal mellan två parter där ett företag betalar för kommersiell rättighet att utnyttja en association med till exempel ett evenemang, en person, en organisation ett projekt etc. 5.1 Ansvarsområde Gruppen ska arbeta med att få fram sponsorer på ett professionellt och strukturerat sätt. Skaffa sig ett nätverk bland företagare och kommun. Informera och kommunicera ut förhållningsregler ang. sponsorer till alla klubbens medlemmar. Ansvara för mediabevakningen. Ansvara för hemsidans uppdatering. Ansvara för att ta fram klubbens kläder, programblad och annat marknadsföringsmaterial. Gruppen ska vara delaktiga när klubben genomför/deltar vid evenemang eller dylikt och ska bidra med marknadsföringsmaterial m.m. Lämna budgetunderlag till styrelsen. Ta fram mål och verksamhetsplanering inom området. 8
6 Service & fastighetsgruppen 6.1 Ansvarsområde Klubben ska ha en välskött och attraktiv anläggning där alla kan trivas. Utföra avhjälpande och förebyggande underhåll på klubbens anläggning Ta fram en underhållsplan för klubbens fastighet. Ta fram en underhållsplan för fastigheten på längre sikt d.v.s. även ev. nybyggnationer. Ansvara för energisparåtgärder. Föreslå till styrelsen de investeringar som behöver göras och/eller de bidragsansökningar som ska göras. Ansvara för den yttre miljön såsom gräsmattor, trädgårdsmaterial, gräsklippare, friggebod och bryggor. Ansvara för reparation av tävlingsbåtar och åror efter Träning och tävlingsgruppens önskemål. Ansvara för reservdelar och verktyg till klubbens båtmaterial och fastighet. Ansvara för att klubbens fordon är i ett bra skick och besiktigade. Sköta underhållet på samtliga fordon. Ansvara för samtliga följebåtar och motorer samt att dessa blir servade. Utbilda och rekrytera förare som kan köra klubbens fordon. Ansvara för verktyg och reservdelar för klubbens fordon. Lämna budgetunderlag till styrelsen. Ta fram mål och verksamhetsplanering inom området. 9
7 Administration & medlemsservice Vara en resurs för styrelsen och underlätta deras arbete och skapa trivsel för medlemmarna. 7.1 Ansvarsområde Att ständigt arbeta med att hålla god ordning på klubbens dokumentation och arkivera på ett säkert sätt. Ansvara för klubbens medlemsregister. Ansvara för klubbens försäkringar. Ansvara för ansökningar om LOK-stöd, kommunala bidrag, studiecirklar m.m. Arbeta med trivseln i klubbens lokaler. Stötta aktiva och ledare vid tävlingar och andra aktiviteter. Bidra med personal vid klubbens evenemang och projekt. Arbeta aktivt med att rekrytera nya föräldrar. Initiera städdagar. Arrangera klubbens julfest. Administrera garderobspersonal. Lämna budgetunderlag till styrelsen. Ta fram mål och verksamhetsplanering inom området. 10