KYRKSLÄTTS KOMMUN Fge FÖRVALTNINGSSTADGA

KYRKSLÄTTS KOMMUN Fge 25.9.2008 104 FÖRVALTNINGSSTADGA I kraft 1.2.2009

A KYRKSLÄTTS KOMMUNS FÖRVALTNINGSSTADGA 1 KAPITLET ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 1 Hur förvaltningsstadgan tillämpas 1 2 KAPITLET KOMMUNENS ORGANISATIONSSTRUKTUR OCH ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR LEDARSKAP OCH FÖRVALTNING 1 2 Förtroendeorganisation 1 3 Nämndens allmänna uppgifter 2 4 Kommunens förvaltnings- och serviceorganisation 2 5 Ledarskapsprinciper 3 6 Planering av ekonomi och verksamhet 3 7 Sektorchefen 3 8 Sektorchefens uppgifter 3 9 Resultatområdets ledares uppgifter 4 10 Resultatenhetens ledares uppgifter 4 3 KAPITLET BEFOGENHETER I PERSONALÄRENDEN 4 11 Tillämpande av bestämmelser 4 12 Inrättande och indragande av tjänst eller befattning 4 13 Ledigförklarande av tjänst eller befattning 5 14 Personalens behörighetsvillkor 5 15 Personalval 5 16 Lön 6 17 Personalöverföringar 6 18 Avslutande av anställningsförhållande och permittering 6 19 Bisysslotillstånd 7 20 Avstängning från tjänsteutövning 7 21 Befattningsbeskrivning för tjänsteinnehavare eller befattningshavare 7 22 Tjänsteinnehavarnas beslutanderätt i personalärenden 7 23 Prövningsbaserad tjänst- och arbetsledighet 8 4 KAPITLET KOMMUNENS EKONOMI 8 24 Verksamhetsprinciper 8 25 Verksamhetsprinciper 9 26 Verkställighet av budgeten 9 27 Ändringar i budgeten 10

B 28 Uppföljning och rapportering av budgetutfallet 10 29 Upphandling 10 30 Godkännande av avskrivningsplan 10 31 Finansförvaltningen 11 32 Riskhantering 12 5 KAPITLET SAMMANTRÄDESFÖRFARANDE 12 33 Tillämpning av kapitlets bestämmelser 12 34 Sammanträdestid och -plats 12 35 Sammankallande av sammanträde 13 36 Elektronisk informationsförmedling 13 37 Ajournerat sammanträde 13 38 Kallande av ersättare 13 39 Sammanträdesrutiner 13 40 Ordförandeskap 14 41 Tillfällig ordförande 14 42 Närvaro vid organens sammanträden 14 43 Kommunstyrelsens representanter i övriga organ 14 44 Föredragning 14 45 Konstaterande av jäv 15 46 Röstning och val 15 47 Upprättande, justerande och framläggande av protokoll 15 48 Kommunstyrelsens och nämndens rätt att ta ärenden till behandling 16 49 Meddelande av beslut i ärenden som ett högre organ kan ta upp till behandling 16 6 KAPITLET SAMARBETSFORMER 17 50 Ledningsgrupper 17 51 Samarbetsförfarande och arbetarskydd 17 7 KAPITLET ÖVRIGA BESTÄMMELSER 18 52 Tvåspråkighet 18 53 Information 18 54 Kommuninvånarnas initiativ 18 55 Kommunens namnteckning och undertecknande av handlingar 18 56 Inlösen av handlingar 19 8 KAPITLET IKRAFTTRÄDANDE 19 57 Denna förvaltningsstadga träder i kraft 1.2.2009. 19

1 1 KAPITLET ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Godkänd: Fge 25.9.2008 104 I kraft 1.2.2009 1 Hur förvaltningsstadgan tillämpas I förvaltningsstadgan för Kyrkslätts kommun ges bestämmelser om det kommunala beslutsfattandet och mötesförfarandet. Vid sidan av förvaltningsstadgan styrs kommunens verksamhet med följande instruktioner, i förhållande till vilka förvaltningsstadgan tillämpas subsidiärt: kommunfullmäktiges arbetsordning revisionsstadga kommunstyrelsens instruktion instruktion för vård- och omsorgsväsendet instruktion för bildningsväsendet instruktion för samhällstekniska väsendet arvodesstadga för förtroendevalda samarbetsavtal övriga av fullmäktige godkända instruktioner av kommunstyrelsen godkända stadgor. 2 KAPITLET KOMMUNENS ORGANISATIONSSTRUKTUR OCH ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR LEDARSKAP OCH FÖRVALTNING 2 Förtroendeorganisation Förtroendeorganisationen består av kommunfullmäktige, som väljs vid kommunalval och som väljer förtroendevalda till följande förtroendeorgan, om inte annat bestämts i instruktioner: Koncernförvaltningen Revisionsnämnden (7) Kommunstyrelsen (13) Personalsektionen (7) Centralvalnämnden (5) Vård- och omsorgsväsendet Vård- och omsorgsnämnden (13) Vård- och omsorgssektionen (5) Sektionen för äldreomsorg och handikappservice (7)

2 Bildningsväsendet Bildningsnämnden (11) Finska förskoleverksamhets- och utbildningsnämnden (11) Svenska förskoleverksamhets- och utbildningsnämnden (11) Skolornas direktioner (5) Idrottsnämnden (9) Ungdomsnämnden (9) Samhällstekniska väsendet Samhällstekniska nämnden (11) Vägsektionen (3) Byggnads- och miljönämnden (9) Direktionen för serviceproduktion (11) Direktionen för vattenförsörjningsverket (7) Direktionen för Eriksgård (5) 3 Nämndens allmänna uppgifter Nämndens uppgift är att inom sitt uppgiftsområde: 1 svara för utvecklingen av verksamheten, ekonomin och organisationen inom sitt område, 2 uppställa mål för verksamheten och styra den, 3 övervaka att verksamheten leds ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt, 4 svara för ordnande av intern tillsyn och 5 följa verksamhetens resultat samt 6 besluta om beviljande av allmänna bidrag ur nämndens anslag Nämndens uppgifter bestäms i detalj i nämndens instruktion. Bestämmelserna i 3 i förvaltningsstadgan iakttas i tillämpliga delar i direktionerna. 4 Kommunens förvaltnings- och serviceorganisation Kommunens förvaltnings- och serviceorganisation består av följande helheter: Koncernförvaltningen Vård- och omsorgsväsendet Bildningsväsendet Samhällstekniska väsendet

3 Kommunstyrelsen beslutar om arbetsfördelningen mellan sektorerna samt mellan koncernförvaltningen och sektorerna. 5 Ledarskapsprinciper Kommunen leds i enlighet med en godkänd strategi, dess värden och mål som en helhet så att ansvar och befogenheter för varje organisationsnivå har definierats tydligt. 6 Planering av ekonomi och verksamhet Kommunfullmäktige godkänner fullmäktigeperiodsvis en kommunstrategi som styr den årliga utvecklingen av verksamheten. Strategin revideras vid behov. I kommunstrategin bestäms kommunens vision, värden samt strategiska och mätbara mål. Förverkligandet av målen uppföljs årligen. Budgeten genomför strategins utstakningar och mål. I budgeten fastställs kommunens årliga mål och resurser som står till förfogande för att uppnå dem. Budgetåret är det första året i ekonomiplanen som uppgörs för tre år. 7 Sektorchefen Med sektorchef avses den högsta ledande tjänsteinnehavaren inom sektorerna och koncernförvaltningen enligt 4 i förvaltningsstadgan. Sektorchefen har yttrande- och närvarorätt vid organen inom sin sektor. Uppgifterna sköts av: Förvaltningsdirektören som sektorchef för koncernförvaltningen Direktören för bildningsväsendet som sektorchef för bildningsväsendet Vård- och omsorgsdirektören som sektorchef för vård- och omsorgsväsendet Produktionsservicedirektören som sektorchef för samhällstekniska väsendet Kommundirektören förordnar ställföreträdare för sektorcheferna. 8 Sektorchefens uppgifter Sektorchefen leder, övervakar och koordinerar underställd kommunstyrelsen sektorns verksamhet och svarar för dess utveckling, ekonomi och verksamhet och för uppnående av de uppställda målen samt beslutar om uppdelande av sektorn i

4 resultatområden och resultatenheter. Sektorchefen sörjer för koordinering av sektorns verksamhet med kommunens övriga verksamhet och verksamheten inom andra samfund. Sektorchefen skall utöver det som föreskrivs i kommunstyrelsens eller nämndens instruktion utföra av kommunstyrelsen och kommundirektören förordnade uppgifter samt sörja för att inom den sektor han/hon leder iakttas de allmänna förfarings- och handlingsanvisningar som i instruktionen för kommunstyrelsen nämnda tjänsteinnehavare inom ramen för sina befogenheter har utfärdat. Bestämmelserna i denna punkt tillämpas även på koncernförvaltningen. 9 Resultatområdets ledares uppgifter Resultatområdets ledare övervakar och koordinerar verksamheten inom sitt resultatområde och svarar för dess utveckling, ekonomi och verksamhet och för att de uppställda målen uppnås. Resultatområdets ledare skall utöver detta utföra andra av sektorchefen förordnade uppgifter. 10 Resultatenhetens ledares uppgifter Resultatenhetens ledare övervakar och koordinerar verksamheten inom sin resultatenhet och svarar för dess utveckling, ekonomi och verksamhet och för att de uppställda målen uppnås. Resultatenhetens ledare skall utöver detta utföra andra av chefen förordnade uppgifter. 3 KAPITLET BEFOGENHETER I PERSONALÄRENDEN 11 Tillämpande av bestämmelser Om de frågor om tjänsteförhållande och tjänsteinnehavare, om vilka stadgas i lagen om kommunala tjänsteinnehavare (304/03) eller i andra lagar, beslutar kommunstyrelsen, om inte annat stadgats i lag eller i förvaltningsstadgan eller andra instruktioner. 12 Inrättande och indragande av tjänst eller befattning Kommunstyrelsen beslutar om inrättande och indragande av tjänster och befattningar inom ramen för den godkända budgeten.

5 13 Ledigförklarande av tjänst eller befattning Tjänst eller befattning ledigförklaras av den myndighet som har i uppgift att välja tjänsteinnehavare eller befattningsinnehavare till den lediga tjänsten eller befattningen. Tjänst som besätts av fullmäktige ledigförklaras dock av kommunstyrelsen. Förutom det som föreskrivs i 4 3 mom. i lagen om kommunala tjänsteinnehavare kan en person utan ansökningsförfarande anställas i sådant tjänsteförhållande vars uppgifter motsvarar dem han/hon skött i kommunen i arbetsavtalsförhållande eller tidsbundet tjänsteförhållande under minst sex månader. Över tjänsterna och befattningarna förs register. 14 Personalens behörighetsvillkor Beslut om personalens behörighetsvillkor fattas i samband med inrättande av tjänst/befattning. Beslut om ändring av behörighetsvillkoren fattas av kommunstyrelsen. Enligt 6 2 mom. i lagen om kommunala tjänsteinnehavare kan den myndighet som beslutar om anställning i tjänsteförhållande anställa en person i tidsbundet tjänsteförhållande oberoende av särskilda behörighetskrav. Över personalens behörighetsvillkor förs en särskild förteckning. 15 Personalval Personalen anställs i Kyrkslätts kommuns tjänst. Om inte annat har bestämts i lag, förordning eller instruktion, fattar följande myndigheter beslut om val av ordinarie personal: Kommunfullmäktige Kommundirektör Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fattar beslut om val av följande ledande tjänsteinnehavare inom koncernförvaltningen: förvaltningsdirektör, ekonomidirektör, personaldirektör, kommunsekreterare och näringslivschef. Dessutom fattar kommunstyrelsen beslut om val av vård- och omsorgsdirektör, direktör för bildningsväsendet,

6 produktionsservicedirektör, kommunarkitekt, ledande byggnadsinspektör och miljöchef samt tillståndsarkitekt. Om val av övriga tjänsteinnehavare och befattningshavare beslutar sektorchef om inte annat stadgas i instruktionen för berörda sektor eller kommunstyrelsen. Sektorchefen kan överföra sin beslutanderätt till en tjänsteinnehavare underställd denna. Om prövotid beslutar den anställande myndigheten. 16 Lön Den anställande myndigheten fastställer den anställdas lön enligt gällande löneanvisningar. Kommunstyrelsen beslutar om avlöning i en tjänst som fullmäktige besätter. Sektorcheferna beslutar på framställning av resultatområdets chef och i enlighet med av kommunstyrelsens personalsektion givna anvisningar om särskilda arvoden för tilläggsansvar, individuella tillägg, motivationstillägg, språktillägg och resultatarvode till dem underställd personal. Övriga prövningsberoende avlöningsbeslut fattas av kommunstyrelsens personalsektion eller på ett sätt som den separat beslutar. Beslut om beviljande av individuellt tillägg baserat på anställningstid och erfarenhet fattas av personaldirektören eller av denna förordnad tjänsteinnehavare. 17 Personalöverföringar Kommundirektören beslutar på framställning av personaldirektören efter att ha hört sektorcheferna om överföring av tjänster, befattningar och personal mellan olika sektorer. Sektorcheferna skall höra personalen om överföringarna. Sektorcheferna beslutar om överföring av befattningar och personal inom sitt verksamhetsområde. Om överföring av tjänsteinnehavare till ett annat tjänsteförhållande i fall som avses i 24 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare beslutar styrelsen eller den myndighet som beslutar om besättande av båda tjänsteförhållandena. 18 Avslutande av anställningsförhållande och permittering Beslut om avslutande av anställningsförhållande fattas av den myndighet som väljer tjänsteinnehavaren eller arbetstagaren.

7 Kommunstyrelsen beslutar om permittering eller uppsägning av ekonomiska skäl eller produktionsorsaker. 19 Bisysslotillstånd 20 Avstängning från tjänsteutövning Beslut om beviljande av bisysslotillstånd samt förbud mot mottagande och innehavande av bisyssla fattas för de i 15 nämnda tjänsteinnehavarnas del av kommundirektören och för andra tjänsteinnehavares del av sektorchefen. Kommunstyrelsen beslutar om avstängning av tjänsteinnehavare från tjänsteutövning. Beslut om tillfällig avstängning fattas av sektorchefen. 21 Befattningsbeskrivning för tjänsteinnehavare eller befattningshavare I befattningsbeskrivningen fastställs den anställdas ställning i organisationen och hans/hennes uppgifter. Befattningsbeskrivningen uppgörs och godkänns av den närmaste chefen på basis av utvecklingsdiskussioner. Befattningsbeskrivningen för sektorcheferna och koncernförvaltningens ledande tjänsteinnehavare godkänns av kommundirektören. Ställföreträdarna bestäms i befattningsbeskrivningen. 22 Tjänsteinnehavarnas beslutanderätt i personalärenden Kommundirektören och sektorcheferna avgör angående dem underställda personer följande anställningsfrågor: beviljar semester; beviljar sådan tjänstledighet och arbetsledighet som tjänsteinnehavaren eller arbetstagaren enligt lag och tjänste- och arbetskollektivavtal har ovillkorlig rätt till; ger dem underställda tjänsteinnehavare och arbetstagare förordnande till tjänsteresa; samt förordnar personalen att vid behov utföra tilläggs-, övertids-, lördags- och söndagsarbete samt att vara i beredskap; beslutar om den underställdas deltagande i utbildning och

8 om begärande av uppgifter om hälsotillstånd och förordnande av hälsoundersökningar. Kommundirektören och sektorchefen kan överföra beslutanderätt avsedd i 22 till dem underställd tjänsteinnehavare. 23 Prövningsbaserad tjänst- och arbetsledighet Beslut om tjänstledighet och arbetsledighet fattas på basis av personalsektionens anvisningar enligt följande: Beslutsfattare Kommunstyrelsen Kommundirektören Sektorcheferna Personalgrupp Kommundirektören Sektorcheferna Sektorns personal Vikarien utses vid behov av myndighet, som beviljar tjänst- eller arbetsledighet. Samma myndighet beslutar också om avlöning av vikarie. Kommundirektören och sektorchefen kan överföra beslutanderätt avsedd i 23 till dem underställd tjänsteinnehavare. 4 KAPITLET KOMMUNENS EKONOMI 24 Verksamhetsprinciper Kommunens verksamheter skall ordnas och uppgifterna skötas ekonomiskt, effektfullt och kostnadseffektivt så, att 1. de av kommunfullmäktige uppställda målen för verksamheten och ekonomin uppnås 2. kommunens ekonomi är i balans 3, ansvaret för varje resultatområdes och resultatenhets resultat för verksamheten och ekonomin är klar 4.

9 tillräcklig intern tillsyn har ordnats på alla nivåer och i alla verksamheter inom organisationen och att för genomförande av ändamålsenlig tillsyn svarar varje organ och person i chefsposition 5. funktionella, ekonomiska och andra risker utreds och undviks och för skador bereds så att kostnaderna för dem inte stör kommunens verksamhet och finansiering 6. betalningsrörelsen, finansieringsverksamheten och placeringsverksamheten sköts produktivt, säkert och ekonomiskt 7. främmande kapital används endast då det är funktionellt och ekonomiskt motiverat 8. det i medelsförvaltningen och medelsanvändningen fästs avseende vid att så lite kapital som möjligt binds till verksamheterna 25 Verksamhetsprinciper Budgeten är en av kommunfullmäktige godkänd plan över budgetårets verksamhet och ekonomi. Budgeten är bindande för kommunens organ, resultatområden och resultatenheter. Ekonomiplanen, vars första år är budgetåret, uppgörs för tre år. Investeringsprogrammet, som ingår i ekonomiplanen, uppgörs för fem år. I budgeten och ekonomiplanen godkänner kommunfullmäktige målen för kommunens verksamhet och ekonomi. I budgeten tas in de anslag och beräknade inkomster som verksamhetsmålen förutsätter samt visas hur finansieringsbehovet skall täckas. Om budgetens bindande verkan bestäms i dess motiveringar. 26 Verkställighet av budgeten Kommunstyrelsen, nämnderna och (kommunstyrelsen underställda) direktioner godkänner på budgeten baserade och för sektorns organisationsstruktur anpassade dispositionsplaner. I sin dispositionsplan skall varje organ 1 dela upp de i budgeten verksamhetsvis och projektvis angivna målen för verksamhet och ekonomi, anslagen och de beräknade inkomsterna vidare mellan resultatområdena och resultatenheterna/objekten som delmål, delanslag och beräknade delinkomster

10 2 besluta om delanslagens och de beräknade delinkomsternas bindande nivå 3 förordna en ansvarsperson för varje delmål, delanslag och beräknad delinkomst i dispositionsplanen 4 besluta hur beslutanderätten i anslutning till förverkligande av dispositionsplanen överförs till ansvarspersoner och eventuellt begränsas 27 Ändringar i budgeten Ändringar i budgeten skall föreläggas kommunfullmäktige under budgetåret. Efter budgetåret kan ändringar i budgeten behandlas endast i undantagsfall. Vid förslag till ändring i anslagen skall det också utredas vilken inverkan ändringarna har på målen för verksamheten och på de beräknade inkomsterna. Likaså måste det vid förslag angående ändringar i målen för verksamheten eller i de beräknade inkomsterna utredas vilken inverkan ändringarna har på anslagen. Kommunstyrelsen har rätt att besluta om erläggande av en för kommunen bindande och brådskande betalning, även om det inte finns anslag för detta. Kommunstyrelsen skall då utan dröjsmål för kommunfullmäktige föreslå att anslag beviljas eller höjs. 28 Uppföljning och rapportering av budgetutfallet Kommunfullmäktige beslutar i samband med budgeten om uppföljning och rapportering av budgetutfallet. Sektorerna, organen, resultatområdena och resultatenheterna skall ordna uppföljning av verksamheten och ekonomin så, att kommunfullmäktige och kommunstyrelsen får information som behövs i verksamhets- och ekonomistyrningen. 29 Upphandling Kommunfullmäktige fastställer organens och tjänsteinnehavarnas upphandlingsbefogenheter årligen i samband med godkännandet av budgeten. Upphandlingsbefogenheterna fastställs på basis av anskaffningsvärdet under avtalsperioden. Värdet av ett avtal som gäller tills vidare eller som har en oklar giltighetstid anses vara de kostnader som det orsakat under de fyra första avtalsåren. 30 Godkännande av avskrivningsplan Med avskrivningar enligt plan avses bokföring av

11 anskaffningsutgifter för investeringar som avskrivs och andra utgifter med lång verkningstid som kostnader inom tiden för de ekonomiska effekterna. Kommunfullmäktige godkänner principerna för avskrivningar enligt plan. Utgifter för ombyggnad av anläggningstillgångar läggs till den oavskrivna anskaffningsutgiften, ifall det inte finns särskilda skäl att göra upp en separat avskrivningsplan. Kommunstyrelsen godkänner utgående från de av kommunfullmäktige godkända grunderna för avskrivningar enligt plan nyttighets- och nyttighetsgruppsvisa avskrivningsplaner och ger nödvändiga bokföringsanvisningar för egendom som skall avskrivas. Kommunstyrelsen fastställer en gräns för små anskaffningar som underlag för avskrivningskalkylen. 31 Finansförvaltningen Finansiering och investeringsverksamhet Kommunfullmäktige beslutar om upplåning samt om principerna för utlåning och annan investeringsverksamhet. I samband med godkännande av budgeten och ekonomiplanen beslutar fullmäktige om förändringar i långivningen och det främmande kapitalet. Kommunstyrelsen beslutar om övriga frågor som gäller finansieringen, om inte annat stadgas i instruktionen. Avgifter Kommunfullmäktige bestämmer de allmänna grunderna för avgifter och kommunstyrelsen vid behov om de detaljerade grunderna, om inte annat har bestämts i instruktionen för organen. Nämnderna och kommunstyrelsen underställda direktioner beslutar inom sin sektor inom ramen för av fullmäktige utfärdade allmänna grunder och av kommunstyrelsen eventuellt utfärdade detaljerade grunder om offentligrättsliga och privaträttsliga avgifter som kommunen uppbär. Nämnderna och kommunstyrelsen underställda direktioner beslutar inom sin sektor i enskilda fall om beviljande av befrielse från eller uppskov med erläggande av offentligrättslig eller privaträttslig avgift. Likviditet Likviditeten beräknas enligt en fortgående likviditetsplan. Anvisningar om likviditetsplaneringen ges av ekonomidirektören. Betalningsrörelse Beslut om öppnande och avslutande av kommunens konton i penninginrättningar fattas av ekonomidirektören, som även sörjer

12 för att en förteckning över dessa konton och användarna till dem upprätthålls. Den, till vars uppgifter det hör att godkänna kommunens utgifter och ta emot inkomster, skall se till att utgifterna godkänns till betalning inom utsatt tid och att inkomsterna uppbärs till rätt belopp inom utsatt tid. Kontanta medel Ekonomidirektören beslutar om grundande av underredovisarens kassa och kassans storlek samt ger anvisningar om användningen av kontanta medel och om redovisningen som uppgörs om användningen. Finansförvaltningsanvisningar Kommunstyrelsen och ekonomienheten ger vid behov noggrannare anvisningar om kommunens finansförvaltning. 32 Riskhantering Kommunstyrelsen svarar för hur riskhanteringen realiseras och samordnas och beslutar om försäkring av kommunens egendom och ansvar. Kommunstyrelsen kan överföra sin beslutanderätt vidare till andra organ och tjänsteinnehavare. Organen beslutar inom sin sektor om betalning av skadestånd som underskrider det av kommunstyrelsen fastställda ersättningstaket. 5 KAPITLET SAMMANTRÄDESFÖRFARANDE 33 Tillämpning av kapitlets bestämmelser Bestämmelserna i detta kapitel skall iakttas när det är fråga om kommunala organs sammanträden, frånsett kommunfullmäktiges, samt i tillämpliga delar vid förrättningar och syner. 34 Sammanträdestid och -plats Varje organ håller sina sammanträden vid de tidpunkter och på den plats som det beslutar. Ett sammanträde hålls också om ordföranden anser det vara nödvändigt eller om en majoritet av ledamöterna gör en framställning om detta till ordföranden.

13 35 Sammankallande av sammanträde Sammanträden sammankallas av ordföranden eller, om han är förhindrad, av vice ordföranden. I sammanträdeskallelsen anges tidpunkten och platsen för sammanträdet samt vilka ärenden som skall behandlas (ärendelista). Föredragningslistan skall i mån av möjlighet sändas ut tillsammans med kallelsen. Sammanträdeskallelsen skall sändas till ledamöterna och till de övriga som har närvarorätt eller närvaroplikt, på det sätt som organet beslutar. 36 Elektronisk informationsförmedling Organets sammanträdeshandlingar, föredragningslistor, protokoll och föredragningslistans bilagor samt beslut av organet underställda tjänsteinnehavare och meddelanden kan sändas och delges genom elektronisk information i den omfattning som organet beslutar och som de vilka saken gäller har gett sitt samtycke till. 37 Ajournerat sammanträde Om man inte lyckats slutföra behandlingen av ärendena vid ett sammanträde, kan man hänskjuta behandlingen till ett ajournerat sammanträde, för vilket en särskild kallelse inte behöver sändas ut. Man bör dock försöka underrätta de frånvarande om det ajournerade sammanträdet. 38 Kallande av ersättare En medlem som är förhindrad att delta i ett sammanträde skall be sin ersättare delta i sitt ställe. När en medlem är jävig att behandla ett ärende eller på grund av förhinder inte kan delta i behandlingen av något ärende, kan han/hon kalla sin ersättare till sammanträdet att delta i behandlingen av detta ärende. Även ordföranden eller föredraganden kan förmedla möteskallelsen till ersättaren. 39 Sammanträdesrutiner Sedan ordföranden öppnat sammanträdet konstaterar han/hon vilka som är närvarande och om sammanträdet är lagligt och beslutfört. Ärendena behandlas i den ordning som anges på föredragningslistan, såvida inte organet beslutar annat. Ett organ kan också besluta att ta upp ett sådant ärende till

14 behandling som inte nämns i möteskallelsen. 40 Ordförandeskap Ordförandens uppgift är att leda behandlingen av ärendena och sörja för ordningen under sammanträdena. Ordföranden får sedan han/hon givit en varning bestämma att en person som uppträder olämpligt skall avlägsnas. Om det uppstår oordning skall ordföranden avbryta eller upplösa sammanträdet. 41 Tillfällig ordförande Om både ordföranden och vice ordföranden är frånvarande eller jäviga i något ärende skall en tillfällig ordförande väljas för sammanträdet eller för behandlingen av berörda ärende. 42 Närvaro vid organens sammanträden Vid kommunala organs sammanträden har förutom medlemmarna följande personer närvaro- och yttranderätt: - vid kommunstyrelsens sammanträde fullmäktiges ordförande och vice ordförande - vid övriga organs sammanträden kommunstyrelsens ordförande, kommundirektören samt kommunstyrelsens eller nämndens representant samt sektorchefen inom sin sektor. Beslut om andra än ovan nämnda personers närvaro- och yttranderätt fattas av respektive organ. Bestämmelser om kommunstyrelsens representation vid fullmäktiges sammanträden ingår i fullmäktiges arbetsordning. 43 Kommunstyrelsens representanter i övriga organ 44 Föredragning Kommunstyrelsen kan i andra organ utse representanter, som har närvaro- och yttranderätt vid organets sammanträden. Också en ersättare i kommunstyrelsen kan utses till representant. Vid organs sammanträden fattas besluten på föredragning av en tjänsteinnehavare. Föredragandens förslag ligger till grund för behandlingen (utgångsförslag). Om föredraganden har ändrat det förslag som finns på föredragningslistan innan organet fattat beslut i ärendet,

15 är det ändrade förslaget utgångsförslaget. Om förslaget har återtagits, måste ärendet avlägsnas från föredragningslistan. Föredraganden bestäms i instruktionen för berörda organ. Om föredraganden är frånvarande eller jävig föredras ärendena av den som förordnats till ställföreträdare för denna. Ett organ kan av särskilda skäl besluta att ett ärende skall behandlas utgående från ordförandens redogörelse, utan föredragning av en tjänsteinnehavare. 45 Konstaterande av jäv En jävig person skall meddela om sitt jäv. Organets ordförande skall vid behov begära att organet avgör huruvida jäv föreligger för en medlem eller annan person med närvarorätt. 46 Röstning och val I fråga om röstning och val gäller i tillämpliga delar vad som föreskrivs i fullmäktiges arbetsordning. 47 Upprättande, justerande och framläggande av protokoll Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet skall justeras på det sätt som organet beslutar. Protokoll skall hållas offentligt framlagda vid tid och på plats som organet beslutat och varom minst en dag i förväg har kungjorts. I organets protokoll skall antecknas: 1) om konstitueringen: organets namn; tidpunkten för inledande och avslutning av sammanträdet samt sammanträdesplatsen; närvarande och frånvarande och i vilken egenskap deltagarna varit närvarande; samt sammanträdets laglighet och beslutförhet 2) om ärendenas behandling: rubrik för ärendena; redogörelse för ärendena; beslutsförslag; jäv; framlagda förslag och om de fått understöd;

16 röstningar: röstningssätt, röstningsförfarande, röstningsproposition och röstningsresultat; val; valsätt och valresultat; konstaterande av beslut; samt avvikande mening 3) om lagligheten: anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning; ordförandens underskrift; protokollförarens kontrasignering; anteckning om protokolljustering; samt anteckning om framläggning ifall protokollet framlagts offentligt. I de anvisningar för rättelseyrkande som fogas till protokollet skall ges behövliga anvisningar för rättelseyrkande. I den besvärsanvisning som fogas till protokollet skall anges besvärsmyndighet, besvärstid och vad ändringssökanden skall foga till besvärsskrivelsen. Till sådant beslut som det inte går att yrka rättelse i eller anföra besvär mot, skall fogas en anteckning om detta och samtidigt uppges vilken lag eller förordning förbudet grundar sig på. Vad som ovan föreskrivs skall i tillämpliga delar iakttas beträffande beslut som fattats av en tjänsteinnehavare eller en förtroendevald. 48 Kommunstyrelsens och nämndens rätt att ta ärenden till behandling Kommunstyrelsen, kommunstyrelsens ordförande eller kommundirektören kan besluta att ta upp ett ärende till behandling i kommunstyrelsen. En nämnd eller dess ordförande eller föredragande kan besluta att ta upp ett ärende till behandling i nämnden. 49 Meddelande av beslut i ärenden som ett högre organ kan ta upp till behandling Organ eller myndighet som lyder under kommunstyrelsen måste underrätta kommunstyrelsen om beslut som de fattat, utom när det gäller i 22 i förvaltningsstadgan nämnda frågor eller områden, om vilka kommunstyrelsen har beslutat att den inte utnyttjar sin rätt att ta ett ärende till behandling. Meddelande skall ges inom sju vardagar efter att protokollet justerats. Om protokollet inte justeras räknas tidsfristen från det att protokollet undertecknats. Myndighet som lyder under en nämnd måste inom fyra dagar underrätta nämnden om beslut som den fattat, utom när det gäller

17 frågor eller områden, om vilka nämnden har meddelat att den inte utnyttjar sin rätt att ta ett ärende till behandling. Bestämmelserna i denna punkt tillämpas även i direktionen för vattenförsörjningsverket och direktionen för serviceproduktion och dem underställda myndigheter. Myndighet med rätt att ta ett ärende till behandling skall meddela om detta inom en tid som den beslutat om fr.o.m. den tidpunkt som den blivit informerad om beslutet, med beaktande av vad som separat stadgas. Beslut i sådana ärenden som inte behöver meddelas kan utan hinder av behandlingsrätt verkställas, om det inte i något enskilt fall har meddelats, att kommunstyrelsen eller en nämnd har för avsikt att ta upp ärendet till behandling. 6 KAPITLET SAMARBETSFORMER 50 Ledningsgrupper Inom kommunens förvaltning arbetar kommunens ledningsgrupp samt koncernförvaltningens, vård- och omsorgsväsendets, bildningsväsendets och samhällstekniska väsendets ledningsgrupper. Kommundirektören beslutar om sammansättningen av kommunens ledningsgrupp och sektorcheferna om sammansättningen av ledningsgruppen för berörda sektor. 51 Samarbetsförfarande och arbetarskydd Om samarbetsförfarandet och om arbetarskyddets innehåll och organisation i kommunen bestäms i samarbetsavtalet.

18 7 KAPITLET ÖVRIGA BESTÄMMELSER 52 Tvåspråkighet De olika språkgruppernas behov skall beaktas jämbördigt i organiseringen av kommunens förvaltning och verksamhet och i informationen. Den kommunala servicen skall ordnas så, att invånarna inom alla kommunala uppgiftsområden kan få service på båda språken. Beträffande de språkkunskaper som skall krävas av tjänsteinnehavare och arbetstagare gäller vad som särskilt föreskrivits eller beslutats. Kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens samt nämndernas föredragningslistor och protokoll uppgörs på både finska och svenska, med undantag av förskoleverksamhets- och utbildningsnämndernas föredragningslistor och protokoll. 53 Information För den kommunala informationen svarar kommunstyrelsen, som godkänner allmänna anvisningar med principer för kommunens information. 54 Kommuninvånarnas initiativ Kommunstyrelsen skall årligen före utgången av mars månad för fullmäktige framlägga en förteckning över de initiativ om den kommunala verksamheten som har tagits i frågor som hör till fullmäktiges befogenhet och om de åtgärder som har vidtagits med anledning av initiativen. Fullmäktige kan samtidigt konstatera vilka initiativ som slutbehandlats. När det är fråga om initiativ som tagits inom kommunstyrelsens eller en nämnds uppgiftsområde, skall uppgifterna föreläggas kommunstyrelsen eller den behöriga nämnden. Om ett initiativ kräver särskild beredning, skall den myndighet som har att behandla initiativet meddela initiativtagaren den beräknade behandlingstiden och vem som ger närmare upplysningar om behandlingen. Meddelandet skall ges inom loppet av en månad från att initiativet inlämnades. 55 Kommunens namnteckning och undertecknande av handlingar Avtal som ingås samt förbindelser som ges på kommunstyrelsens vägnar undertecknas av kommundirektören och kontrasigneras av

19 kommunsekreteraren, ekonomidirektören, personaldirektören eller förvaltningsdirektören, om inte kommunstyrelsen har befullmäktigat några andra personer till detta. Kommunstyrelsens och nämndens protokoll undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Avtal som ingås samt skriftliga förbindelser som ges på organets vägnar undertecknas och kontrasigneras av den eller de tjänsteinnehavare som organet befullmäktigat därtill. Befullmäktigandet kan vara allmänt eller givet för ett visst ärende och det kan gälla tillsvidare eller vara tidsmässigt begränsat. Utdrag ur och avskrifter av handlingar undertecknas av nämndens/organets protokollförare, arkivsekreterare eller sektorns registrator. Handlingar som gäller beredning undertecknas av den person som berett ärendet. 56 Inlösen av handlingar Vid inlösen av handlingar iakttas en av kommunstyrelsen godkänd taxa. 8 KAPITLET IKRAFTTRÄDANDE 57 Denna förvaltningsstadga träder i kraft 1.2.2009.