Granskning av Debiteringsenheten 2005

Granskning av Debiteringsenheten 2005 Projektledare: Göran Holmberg Beslutad av revisorskollegiet 2006-02-07 Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se

1 SAMMANFATTNING...3 2 FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGAR...5 3 PROJEKTBESKRIVNING M M DEBITERINGSENHETEN...6 3.1 Bakgrund till revisionens granskningsprojekt...6 3.2 Syfte...6 3.3 Avgränsningar...6 3.4 Metod. Källor...6 3.5 Resurser...7 4 ÖVERSIKT...7 4.1 Rättsläget och övergripande beslut...7 4.2 Organisatorisk inplacering...8 4.3 Arbetsfördelning...8 4.4 Statistiska uppgifter avgiftsdebitering...9 4.5 Hur omfattande är debiteringsenhetens kundfordringar?...11 5 DEBITERINGSRUTIN...12 6 HUR UTÖVAS STYRNING OCH KONTROLL?...13 6.1 Äldreomsorgsavgifter...13 6.2 Barn- och skolbarnomsorgsavgifter...15 6.3 Hyror I o F-lägenheter...16 6.4 Avgifter vistelse på institution...17 7 DETALJGRANSKNING...18 7.1 Äldreomsorgsavgifter...18 7.2 Barn- och skolbarnomsorgsavgifter...19 7.3 Hyror I o F-lägenheter...21 7.4 Avgifter vistelse på institution...22 8 IT-SÄKERHET...23 9 HUR HANTERAS KVALITETSFRÅGOR?...23 9.1 Debiteringsenheten...23 9.2 Stadsdelsförvaltningarna...24 10 FRÅGESTÄLLNINGAR...25 11 KÄLLOR...26 G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 2 (27)

1 Sammanfattning Debiteringsenheten är ett kommunövergripande serviceorgan inom affärsområdet kommuntjänster. Enheten sköter på uppdrag av stadsdelsförvaltningarna avgiftsdebitering och kravverksamhet för barnomsorg, äldreomsorg, färdtjänst och vissa avgifter inom individ- och familjeomsorg. Alla intäkter och kundförluster bokförs hos stadsdelsförvaltningarna, medan kundfordringarna bokförs hos debiteringsenheten. Under 2004 debiterade enheten avgifter för cirka 32 mkr per månad där barn- och äldreomsorg svarar för cirka 80 % av debiterade avgifter. Nuvarande system SF-debitering är en mycket gammal applikation där själva verksamhetssystemen i huvudsak har brutits ut och representeras nu bland annat av Elit (Elev i tiden, barn och ungdom) och Origo (vård och omsorg). SF-debitering är aktuellt för utbyte då det saknar många funktioner och dessutom inte svarar mot de standardkrav för fakturahantering som ställs idag. Utvecklingen av ett nytt system är i gång och går under arbetsnamnet Bill och beräknas vara omsatt till fungerande rutiner under 2006. har granskat båda verksamhetssystemen under 2002 och 2003. Vid granskningen av Origo 2003 konstaterades bland annat att införandet av Origo medförde en stor felfrekvens på fakturor till vårdtagare. Konstaterad felfrekvens har följts upp i denna granskning och är för närvarande låg. Förutom granskning av debiteringsenheten har en avstämning gjorts mot registreringsfunktionen vid stadsdelsförvaltningarna Södra och Västra Innerstaden samt Fosie avseende debitering av avgifter för barn- och äldreomsorg, I o F-lägenheter samt vistelse på institution. I granskningsrapporten redovisar revisionskontoret sammanfattningsvis följande. På grund av att SF-debitering sedan ett par år tillbaka har varit aktuell för utbyte då det saknar många funktioner och inte svarar mot dagens krav för fakturahantering har ingen formell SBA-analys har utförts de senare åren. Hos leverantören Tieto-Enator finns endast en person som har kunskap om systemet, vilket är en stor risk om något skulle inträffa. Arbetet med att byta systemet påbörjades under 2004 och den första etappen inkluderande förstudie är klar. I samband härmed beaktades också vissa säkerhetsaspekter. Debiteringsenheten arbetar för ett ökat användande av elektronisk faktura och autogiro. Detta är positivt för kommunen och borde hand leda till minskade fordringar. Från och med 2005-09-01 har debiteringsenheten utökat sin telefon- och besökstid som båda numera är måndag-fredag kl. 9-12 och 13-15. Detta har fört med sig både positiva och negativa effekter. Den utökade servicetiden för kunderna har lett till mindre tid för administrativt arbete för personalen på debiteringsenheten. Till exempel blir inkomstanmälningar avseende barnomsorg liggande G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 3 (27)

och registreras inte i SF-debitering omedelbart, vilket får till följd att kunderna ringer klagar över att man fått felaktig avgift debiterad på fakturan. Debiteringsenhetens personal uppger att arbetsmomentet långtidsbevakning av fordran släpar på grund av tidspress där de mera dagliga arbetsuppgifterna måste prioriteras. Det är en brist i systemet att det inte finns någon möjlighet att kontrollera att alla underlag faktureras, då dessa produceras maskinellt från respektive verksamhetssystem. Vad beträffar äldreomsorgen så är arbetsfördelningen från intern kontrollsynpunkt vid Västra Innerstaden stadsdelsförvaltning att föredra. Här kan hemvårdsinspektör endast registrera vårdinsats i Origo och inte ekonomiska uppgifter. Det är positivt att förvaltningarna från och med 2006 kommer att ha tillgång till vårdtagarens deklaration via RSV, vilket innebär att de avgiftsgrundande uppgifterna inom äldreomsorgen blir mera exakta. Det är positivt att stadskontorets IT-avdelning vidtagit åtgärder för att komma till rätta med de fel som uppdagades vid starten av Origo och att felfrekvensen för närvarande är låg. Det är bra från kontrollsynpunkt att blanketten för inkomstanmälan avseende barnomsorg har uppdaterats under 2005 avseende bland annat avgiftsgrundande inkomst. Enligt den nya blanketten krävs nu också beträffande inkomst av tjänst före skatt att man bifogar aktuell lönespecifikation, vilket medför att de avgiftsgrundande uppgifterna blir mera exakta. Inom barnomsorgen och även inom I o F på varje stadsdelsförvaltning lyser debiteringsenheten en kontaktperson, som man kan vända sig till när felaktig hantering i ett ärende kan konstateras. Via telefonkontakt och kundbesök har debiteringsenhetens personal gjort erfarenheter som specificeras under rubriken 9.2. Beträffande I o F-lägenheter har vid Södra Innerstadens I o F-enhet inom ramen för intern kontroll 2005 genomförts en uppföljning av avgiftskontroll mot kund. rekommenderar att lägenhetsenheten vid fastighetskontoret tar del av denna kontroll för beaktande. Enligt uppgift är det ett generellt problem att debiteringsunderlagen avseende I o F-lägenheternas hyror ibland kommer in för sent till debiteringsenheten och därmed orsakar merarbete där. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 4 (27)

Angående vistelse på institution (härbärge) är det en brist i systemet att registrering av debiteringsunderlag sker först på debiteringsenheten i SF-debitering och inte på stadsdelsförvaltningarnas boendeenheter i Procapita. Denna omständighet förorsakar enligt uppgift merarbete för debiteringsenheten. Resultatet från detaljgranskningen visar att betalningsviljan beträffande äldreomsorgs- och barnomsorgsavgifter är god. Alla vårdtagare har betalat sina räkningar och nästan alla i tid. Inga felaktigheter har påträffats i avgiftsberäkningarna. Granskningsresultatet visar också att betalningsviljan beträffande skolbarnomsorgsavgifter är sämre än jämfört med barnomsorgsavgifter. Betalningsviljan avseende I o F-lägenheternas och institutionsvistelsernas hyror visar ett sämre resultat för institutionsvistelsernas hyror. Vad avser avskrivning av fordringar för 2005 så är det relativt små belopp som skrivs av beträffande I o F-lägenheterna jämfört med huvudgrupperna äldreomsorg och barnomsorg. I bokslutet behandlas hyresfordringar äldre än sex månader som osäkra, vilket innebär att dessa belastar hyresintäkterna negativt. Detta innebär att konto för osäkra fordringar krediteras på debiteringsenheten samtidigt som motsvarande intäktskonto debiteras på stadsdelsförvaltningen. Det är oacceptabelt ur god redovisningssed att fordringarna ligger kvar bokslut bokslut. 2 Förslag till förbättringar Det är inte tillfredsställande att inkomstanmälningar vid debiteringsenheten blir liggande och i sin tur orsakar felaktiga barnomsorgsavgifter som sedan ska rättas till i hand. Åtgärder bör snarast vidtas för att komma till rätta med detta. Vid debiteringsenheten bör arbetsmomentet långtidsbevakning av fordran ses över på grund av släpning inom denna hantering. Debiteringsenhetens iakttagelser gällande barnomsorgen visar att det är angeläget att stadsdelsförvaltningarna ser till att ett kontaktnät inrättas inom barnomsorgen och inom I o F för att få en tillfredsställande lösning på exemplifierade kommunikationsbrister specificerade under rubrik 9.2. Lägenhetsenheten vid fastighetskontoret tar över hela det administrativa och tekniska ansvaret för förvaltningen av cirka 600 lägenheter från och med 2006-01-01. Det är därför väsentligt att denna enhet ser till att debiteringsunderlagen avseende I o F-lägenheternas hyror skickas iväg till debiteringsenheten för registrering i SF-debitering i rätt tid så att hyresdebiteringen blir kronologiskt korrekt till räkningsmottagaren. anser att berörda stadsdelsförvaltningar och i synnerhet Södra Innerstaden bör göra en genomgång och bedömning av sina hyresfordringar. I G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 5 (27)

bokslutet för 2004 redovisas osäkra hyresfordringar inom I o F med cirka 3,5 mkr avseende enbart Södra Innerstaden. 3 Projektbeskrivning m m Debiteringsenheten 3.1 Bakgrund till revisionens granskningsprojekt I revisionsplanen för 2005 finns Debiteringsenheten upptaget som ett fördjupat granskningsprojekt. Debiteringsenheten är ett kommunövergripande serviceorgan inom affärsområdet kommuntjänster. Enheten sköter på uppdrag av stadsdelsförvaltningarna avgiftsdebitering och kravverksamhet för barnomsorg, äldreomsorg, färdtjänst och vissa avgifter inom individ- och familjeomsorg. Alla intäkter och kundförluster bokförs hos stadsdelsförvaltningarna, medan kundfordringarna bokförs hos debiteringsenheten. Under 2004 debiterade enheten avgifter för cirka 32 mkr per månad. Mot bakgrund av beloppets storlek och antalet transaktioner finner revisionskontoret det därför väsentligt att dels granska debiterings- och kravfunktionen vid enheten, dels att göra en avstämning mot registreringsfunktionen vid tre stadsdelsförvaltningar. Nuvarande system SF-debitering är en mycket gammal applikation och utgör resterna av det stora datorstödet som användes av dåvarande socialförvaltningen. Numera har själva verksamhetssystemen i huvudsak brutits ut och representeras nu bland annat av Elit (Elev i tiden, barn och ungdom) och Origo (vård och omsorg). har granskat båda verksamhetssystemen under 2002 och 2003. Vid granskningen av Origo 2003 konstaterades bland annat att införandet av Origo medfört att 3 000 fakturor till vårdtagare har behövt rättas av debiteringsenheten. Uppskattningsvis har lika mycket rättats av stadsdelsförvaltningarna. 3.2 Syfte Syftet med granskningen har varit att undersöka om den interna styrningen, kontrollen och uppföljningen säkerställer att enhetens uppgifter genomförs i enlighet med uppdraget. Syftet har också varit att följa upp konstaterad felfrekvens i Origo. 3.3 Avgränsningar Förutom debiteringsenheten har granskningen utförts på stadsdelsförvaltningarna Södra och Västra Innerstaden samt Fosie avseende debitering av avgifter för barn- och äldreomsorg, I o F-lägenheter samt vistelse på institution. Barn- och äldreomsorg svarar för cirka 80 % av debiterade avgifter. 3.4 Metod. Källor Vi har använt oss av kvalitativ metod i form av intervjuer och studier av olika dokument publicerade på hemsidan eller i kommunens intranät. Utgångspunkten i granskningen är under rubrik 10 de frågeställningar som ställts till berörda intervjupersoner. För att sä- G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 6 (27)

kerställa att vi uppfattat intervjupersonerna rätt har vi låtit dessa kontrollera våra minnesanteckningar. Beträffande uppgiftslämnare hänvisar vi till vår källförteckning i slutet av rapporten. I syfte att verifiera hur rutinerna fungerar har nämnda stadsdelsförvaltningar detaljgranskats genom ett mindre urval av räkningsmottagare för debiteringsperioderna januari augusti 2005. 3.5 Resurser Styrgruppen ur revisorskollegiet: Sten Dahlvid, Anneli Bojesson, Robabeh Taheri och Tomas Nordin. Projektledare från revisionskontoret: Göran Holmberg. Kvalitetsgranskare: Lennart Håkansson. 4 Översikt 4.1 Rättsläget och övergripande beslut Kommunfullmäktige har beträffande avgifter inom äldre- och handikappomsorgen vid sammanträdet i mars 2002, 61 beslutat att dessa ska tillämpas från och med 2002-07- 01. Beslutet grundar sig på socialtjänstlagen (2001:453) som ger kommunen rätt att ta ut dessa avgifter. Detta innebär bland annat för vårdtagaren förbehållsbelopp och högkostnadsskydd så kallad maxtaxa, som är den högsta avgift kommunen enligt lag får ta ut för vård och omsorg. Avgiften är högst 6,8 % av nettoinkomsten, dvs. inkomsten det att skatten är dragen. Förmögenheten får inte påverka avgiftens storlek. Förmögenheten har bara betydelse om den överstiger 100 tkr, som då kan inte särskild kostnads- och avgiftsnedsättning ske. Med förbehållsbelopp avses det belopp som vårdtagaren har rätt att behålla av sina egna medel innan avgift får tas ut av för hemtjänst, dagverksamhet och kommunal hälso- och sjukvård. Minimibeloppet är uppdelat i en schablondel och en individuell som tillsammans med boendekostnaden utgör den enskildes förbehållsbelopp. Schablonbeloppet för ensamstående är 4 249 kr/månad och 3 559 kr/månad för sammanboende och gifta. Om den disponibla inkomsten är mindre än förbehållsbeloppet tas inte ut någon vårdavgift. Kommunfullmäktige har beträffande avgifter inom barnomsorgen vid sammanträdet i juni 2001, 147 beslutat att maxtaxa ska tillämpas från och med 2002-01-01. Beslutet överensstämmer i princip med förslagen i proposition 1999/2000:129, Maxtaxa och allmän förskola m.m. Avgiften beräknas i procent av hushållets sammanlagda bruttoinkomst per månad och baserat på hushållets samtliga barn i förskola och skolbarnomsorg. Anmälan om inkomst lämnas innan barnet börjar. Räkningsmottagare som inte lämnar begärda inkomstuppgifter påförs skälig avgift utifrån kända uppgifter. Vid utebliven betalning kan avstängning ske från fortsatt verksamhet. När det gäller I o F-lägenheter och vistelse på institution så är det lagrum som i första hand kan komma i fråga rätten till annat bistånd enligt socialtjänstlagen. Det finns också G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 7 (27)

en skyldighet för fastighetsägare som avser att vräka någon från dennes bostad att underrätta de sociala myndigheterna enligt en särskild ordning i hyreslagen. 4.2 Organisatorisk inplacering Debiteringsenheten övergick från Rosengårds stadsdelsförvaltning till serviceförvaltningen 1997-07-01 enligt beslut i kommunfullmäktige samma år. Enheten lyder under affärsområdet kommuntjänster, men har en egen förvaltningskod, fv 112, som enheten är undantagen Malmö stads ränteberäkningssystem. Chefen för debiteringsenheten har även andra uppgifter och är organisatoriskt tillhörig affärsområdets stab. Chefskapet utgör cirka 25 % av tjänsten. Enheten är bemannad med 8 handläggare bestående av 7 hela tjänster totalt. Telefontid och besökstid för kunder är vardagar kl. 9-12 och 13-15. Samtliga handläggare har egna specialuppgifter. Vissa uppgifter är samma för flera personer, andra är kanske endast två som sköter. För att täcka frånvaro är det alltid mer än en som behärskar specialuppgifterna. Totala kostnader för debiteringsenheten 2005 är budgeterat till 4 376 tkr. Verksamheten finansieras dels genom ett anslag på 1.800 tkr, dels genom intäkter från inkassoverksamheten om cirka 1 250 tkr. Stadsdelsförvaltningarna debiteras cirka 1 350 tkr som är volymberoende och är ersättning för tryckning, utskick m.m. 4.3 Arbetsfördelning När det gäller arbetsfördelningen mellan stadsdelsförvaltningarna och debiteringsenheten så är stadsdelsförvaltningen huvudman och beslutar vad enheten ska debitera kunderna. Stadsdelsförvaltningarna uppdrar alltså åt kommuntjänster att svara för debitering, betalningsbevakning, ändringar och rättelser samt begäran om betalningsförelägggande och att handlägga kronofogdeärende. Stadsdelsförvaltningarna upprättar data i Origo, Elit och Procapita. Informationen handläggs och förädlas inom debiteringsenheten i SF-debitering. Origo är ett verksamhetssystem för vård och omsorg där alla kunduppgifter avseende hyror, mat och hemtjänst läggs in av verksamheterna. Dessa lägger också in inkomstuppgifter i Origo där alla beräkningar sker innan uppgifterna hämtas in till SFdebitering, som är ett gammalt system. Detta är aktuellt för utbyte då det saknar många funktioner och dessutom inte svarar mot de standardkrav för fakturahantering som ställs idag. Utvecklingen av ett nytt system är i gång och går under arbetsnamnet Bill och beräknas vara omsatt till fungerande rutiner under 2006. Elit (Elev i tiden) är ett verksamhetssystem för förskola, grundskola, gymnasium, Komvux och Kulturskolan. Systemägaransvaret för Elit är utlagt på stadsdelsfullmäktige, utbildnings- och kulturnämnden. När det gäller barnomsorgen läggs kunduppgifter in i Elit av stadsdelsförvaltningarna, medan inkomstuppgifter läggs in på debiteringsenheten. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 8 (27)

Procapita är ett verksamhetssystem för hantering av utbetalningar av ekonomiskt bistånd och vissa vårdfakturor som verksamheten Individ och familjeomsorg handlägger. Procapita fungerar också som ett administrativt stöd för hanteringen beträffande I o F- lägenheterna och Vistelse på institution. Origo Elit Procapita (Färdtjänst) SF Debitering Inkomstanmälan barnomsorg Kommuninvånarregister KIR Faktura 4.4 Statistiska uppgifter avgiftsdebitering Samtliga förvaltningar Verksamhet Cirka fakturerat per månad i tkr Äldreomsorg 17 500 Barnomsorg 8 500 LSS-avgifter 2 800 I o F-lägenheter 2 400 Färdtjänst 1 300 Vistelse på institution 100 Kostersättningar 15 Sondmat 15 Läkemedel 1 Summa 32 631 Källa: Debiteringsenheten G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 9 (27)

Debiterade avgifter (tkr) för en månad 2005 avseende granskade stadsdelsförvaltningar I o F- lägenheter Vistelse på institution Södra Innerstaden 2 233 768 670 99 Västra Innerstaden 4 068 647 54 0 Fosie 2 024 1 450 366 9 Källa: Debiteringsenheten Anledningen till att Västra Innerstaden redovisar 0 beträffande vistelse på institution sammanhänger med att denna stadsdelsförvaltning manuellt utför denna debitering själv. Verksamhetsmått bokslut 2004 för granskade stadsdelsförvaltningar Förvaltning Äldreomsorg totalt antal vårdtagare i genomsnitt Barnomsorg antal barn i genomsnitt Förvaltning Äldreomsorg Barnomsorg inklusive skolbarnomsorg Skolbarnomsorg antal barn i genomsnitt I o F- lägenheter antal boendedygn Södra Innerstaden 1 022 1 140 773 171 355 34 798 Västra Innerstaden 1 853 855 716 10 220 1 947 Fosie 1 208 1 868 1 445 43 547 5 939 Källa: Årsanalys 2004 Verksamhetsmått DR 2-2005 prognos 2005 för granskade stadsdelsförvaltningar Förvaltning Äldreomsorg totalt antal vårdtagare i genomsnitt Barnomsorg antal barn i genomsnitt Vistelse på institution antal boendedygn Skolbarnomsorg antal barn i genomsnitt I o F- lägenheter antal boendedygn Vistelse på institution antal boendedygn Södra Innerstaden 1 005 1 099 742 147 920 27 558 Västra Innerstaden 1 884 885 695 10 555 4 960 Fosie 1 306 1 882 1 360 78 000 7 200 Källa: Delårsrapport 2-2005 s kommentar: När det gäller granskade stadsdelsförvaltningar ses tydligt sambandet mellan antal och debiterade vårdavgifter. Västra Innerstaden har flest antal vårdtagare och högsta summan avseende äldreomsorgsavgifter. Fosie har flest antal inom barnomsorgen och således högsta summan beträffande barnomsorgsavgifter. Samma samband kan ses för I o F-lägenheter och vistelse på institution inom Södra Innerstaden. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 10 (27)

4.5 Hur omfattande är debiteringsenhetens kundfordringar? Samtliga förvaltningar Totalt (tkr) Bokslut 2004 DR 2-2005 Kundfordringar 35 655 36 199 Osäkra kundfordringar -23 492-23 492 Summa kundfordringar 12 163 12 707 Källa: Debiteringsenheten Specifikation av osäkra fordringar 2004 (tkr) för granskade stadsdelsförvaltningar Förvaltning Äldreomsorg Barnomsorg inklusive skolbarnomsorg I o F- lägenheter Vistelse på institution Södra Innerstaden 517 1 063 3 535 299 Västra Innerstaden 486 218 458 0 Fosie 636 1 237 961 102 Samtliga förvaltningar 3 478 6 497 8 807 1 523 Källa: Debiteringsenheten Avskrivning 1 av fordringar 2005 (tkr) för granskade stadsdelsförvaltningar Förvaltning Äldreomsorg Barnomsorg I o F-omsorg Övrigt inklusive skolbarnomsorg Södra Innerstaden 112 176 19 7 Västra Innerstaden 88 57 0 0 Fosie 169 318 30 20 Källa: Stadsdelsfullmäktiges protokoll När det gäller osäkra fordringar så framtages lista ur SF-systemet vid varje årsskifte omfattande obetalda räkningsperioder äldre än 6 månader. Listan är uppdelad på de 10 stadsdelarna och inom varje stadsdel på debiteringskoder. Via BI-fakturor i delsystem 88 fördelas sedan de osäkra fordringarna till respektive stadsdel på de olika huvudgrupperna barnomsorg, äldreomsorg, I o F lägenheter, vistelse på institution samt domar i form av minskade intäkter. Vid nästkommande årsskifte bokförs sedan förändringen av de osäkra fordringarna, dvs. om dessa ökat eller minskat jämfört med föregående år per respektive huvudgrupp. Avskrivning av fordringar beslutas av stadsdelsfullmäktige på förslag av debiteringsenheten, som gör en förteckning över dessa varje år i oktober. 1 Avskrivning av fordringar betyder i detta sammanhanget bortbokning och utgör här inte något företagsekonomiskt redovisningsbegrepp. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 11 (27)

Osäkra fordringar, 23,5 mkr, avser perioden 1986 2004 varav cirka 19,5 mkr är att hänföra till perioden 2000 2004. 8,8 mkr av 23,5 mkr utgörs av osäkra hyresfordringar gällande I F-lägenheter, varav 3,5 mkr berör Södra Innerstaden. s kommentar: Vad avser avskrivningarna för 2005 så är det relativt små belopp som skrivs av beträffande I o F-lägenheterna jämfört med huvudgrupperna äldreomsorg och barnomsorg. I bokslutet behandlas hyresfordringar äldre än sex månader som osäkra, vilket innebär att dessa belastar hyresintäkterna negativt. Detta innebär att konto för osäkra fordringar krediteras på debiteringsenheten samtidigt som motsvarande intäktskonto debiteras på stadsdelsförvaltningen. Det är oacceptabelt ur god redovisningssed att fordringarna ligger kvar bokslut bokslut. anser därför att berörda stadsdelsförvaltningar och i synnerhet Södra Innerstaden bör göra en genomgång och bedömning av sina hyresfordringar. 5 Debiteringsrutin Fakturaunderlag upprättas genom stora batchkörningar i verksamhetssystemen Origo, Elit med flera där kunderna och deras ianspråktagande av tjänster under en viss period är registrerade. Fakturaunderlaget räknas ut med hjälp av det regelsystem som byggts upp i både verksamhets- och debiteringssystem. Volymuppgifter och priser m.m. förs över till debiteringssystemet varvid verksamhetssystemens information hanteras på olika sätt. Det system som behöver mest handpåläggning av debiteringssystemet är Elit, som det finns väldigt sparsamt med ekonomiska termer i systemet. Här sker prissättning och uträkning i debiteringssystemet. På samma sätt hanteras till exempel sekretesskyddade uppgifter i debiteringssystemet för att undvika spridning av sådana uppgifter såsom till exempel skyddade adresser. I viss mån förekommer även direktregistrering av vissa fakturauppgifter i debiteringssystemet såsom exempelvis Vistelse på institution. Innan den preliminära fakturafilen är klar, sker rättningar av felaktigheter via fellistor som attesteras av respektive ansvarig på debiteringsenheten. Informationen granskas och godkänns före att den går iväg för utskrift. Inom äldreomsorgen kontrolleras de flesta fellistor av stadsdelsförvaltningen själv. Ändringar av avgifter kan ske dels genom den preliminära körningen där uppenbara fel rättas, men även i hand om till exempel en kund ringer och påpekar fel i underlaget. I dessa fall fattar myndigheten beslut om ändring. Själva ändringen utförs oftast av debiteringsenheten. Att alla underlag faktureras finns ingen möjlighet att kontrollera, då underlagen produceras maskinellt från respektive verksamhetssystem. Rimlighetskontroller görs kontinuerligt. Antalet fakturor per månad är tämligen konstant, cirka 22 000. Skulle till exempel en hel debiteringskod falla bort så skulle detta märkas i antalet fakturor totalt. För att säkra att inte dubbeldebitering sker finns det vissa kontrollspärrar inlagda i systemet. I de stora volymerna sker fakturering utan dröjsmål. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 12 (27)

Det betalningsvillkor som tillämpas är 15 dagar netto och ingen dröjsmålsränta debiteras. Förfallodag är sista dagen i månaden. Cirka 91 % av räkningarna betalas i tid. Dock är cirka 3,5 % av räkningarna obetalda 30 dagar betaldag. Betalningspåminnelse skickas ut 14 dagar och kommer på nästa månads räkning. Cirka 1 500 kunder får påminnelsetexten räknat under de senaste 12 månaderna. Efter ytterligare 20 dagar skickas kravbrev med påförd inkassoavgift på 160 kr. Cirka 900 inkassokrav skickas ut per månad. Där tar stadsdelsförvaltningen ställning till att driva in debiteringsenhetens fordran och eventuellt kronofogdeärende. Enheten utför detta order och långtidsbevakar fordran. Cirka 30 ärenden går till kronofogdemyndigheten per månad. s kommentar: Det är en brist i systemet att det inte finns någon möjlighet att kontrollera att alla underlag faktureras, då dessa produceras maskinellt från respektive verksamhetssystem. Debiteringsenhetens personal uppger att arbetsmomentet långtidsbevakning av fordran släpar på grund av tidspress där de mera dagliga arbetsuppgifterna måste prioriteras. Denna hantering bör ses över. 6 Hur utövas styrning och kontroll? 6.1 Äldreomsorgsavgifter Vid Södra Innerstaden stadsdelsförvaltning finns vid myndigheten för bland annat äldreomsorg en chef, 8,5 hemvårdsinspektörer (tjänster) och en assistent med 75 %- tjänstgöring. Motsvarande bemanning vid Västra Innerstadens stadsdelsförvaltning är en chef, 11 hemvårdsinspektörer och två assistenter. Vid Fosie stadsdelsförvaltning utgörs bemanningen av en chef, 10 hemvårdsinspektörer och två assistenter varav den ene med 60 %-tjänstgöring. Nedanstående rutiner gäller. Vårdtagaren/anhörig/ombud kontaktar hemvårdsinspektören för att diskutera behov av hjälp och stöd. Där görs en ansökan för bedömning av vårdinsats. När bedömningen är klar ska vårdtagaren/anhörig/ombud fylla i dokumentet Uppgifter för avgiftsberäkning som uppdateras en gång per år eller när vårdtagarens ekonomiska förhållanden ändras eller när ny beräkning av vårdinsatser görs. Vårdinsatsen registreras i Origo av endast hemvårdsinspektör, medan de ekonomiska uppgifterna registreras i Origo av både assistent och hemvårdsinspektör vid Södra Innerstadens och Fosie stadsdelsförvaltning. Vid Västra Innerstaden stadsdelsförvaltning är det endast assistent som registrerar de ekonomiska uppgifterna. De ekonomiska uppgifterna kontrolleras mot uppgifter från Försäkringskassan (FK) och vid behov mot uppgifter från Riksskatteverket (RSV). Från och med 2006 kommer för- G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 13 (27)

valtningarna att ha tillgång till vårdtagarens deklaration via RSV, vilket innebär att de avgiftsgrundande uppgifterna blir mera exakta. Omkring den 20:e varje månad erhåller assistenten en lista från debiteringsenheten över räkningsmottagare som har fått kravbrev med inkassoavgift på 160 kr avseende obetalda räkningar. 35 dagar förfallodatum debiteras inkassoavgift. Listan överlämnas till respektive hemvårdsinspektör som kontaktar räkningsmottagaren, informerar om skulden och vilka perioder som avses. Om inte skulden blir betald begär stadsdelen att debiteringsenheten antingen ansöker om betalningsföreläggande eller upprättar en avbetalningsplan för kunden. Efter att insatser avslutats går kvarvarande skulder direkt till Kronofogdemyndigheten och passerar då inte respektive stadsdel. Avskrivning av ärenden beslutas i stadsdelsfullmäktige en gång per år förslag från debiteringsenheten. I samband med införandet av Origo 2002 konstaterades att det hade blivit fel på många räkningar till vårdtagarna beroende på olika faktorer såsom till exempel: mänskliga faktorn: systemet var nytt och obekant, så kallade barnsjukdomar med buggar i systemet, att hålla igång gammalt och nytt system samtidigt vilket ökade risken för fel, konverteringsfel införande av maxtaxan samtidigt. Stadskontorets IT-avdelning har därför vidtagit åtgärder för att komma till rätta med situationen och minimera felfrekvensen. Bland annat har en kvalitetsförbättringsgrupp tillsatts för att följa upp debiteringarna. Inom denna grupp finns superanvändarna som bland annat har till uppgift att rapportera felaktigheter i systemet till systemförvaltaren vid stadskontorets IT-avdelning. Felen har i allt väsentligt rättats och för närvarande är felfrekvensen låg. Superanvändaren har även rätt att dela ut behörigheter till användarna och informera dessa om regler för användningen av systemet. Vid Västra Innerstaden och Fosie stadsdelsförvaltning är det en assistent som har behörigheten superanvändare, medan det vid Södra Innestadens stadsdelsförvaltning är en hemvårdsinspektör. s kommentar: Från intern kontrollsynpunkt är arbetsfördelningen vid Västra Innerstaden stadsförvaltning att rekommendera. Hemvårdsinspektör registrerar vårdinsats i Origo, och assistent registrerar ekonomiska uppgifter. Det är positivt att förvaltningarna från och med 2006 kommer att ha tillgång till vårdtagarens deklaration via RSV, vilket innebär att de avgiftsgrundande uppgifterna blir mera exakta. Det är positivt att stadskontorets IT-avdelning vidtagit åtgärder för att komma till rätta med de fel som uppdagades vid starten av Origo och att felfrekvensen för närvarande är låg. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 14 (27)

6.2 Barn- och skolbarnomsorgsavgifter Vid Västra Innerstaden stadsdelsförvaltning finns vid Barn- och ungdomsenheten en assistent som har ett övergripande registreringsansvar i Elit och är superanvändare i detta. Vid Södra Innerstadens stadsdelsförvaltning har motsvarande assistent med behörigheten superanvändaren sin arbetsplats på Sofielundsskolan och vid Fosie stadsdelsförvaltning har motsvarande assistent sin arbetsplats på Munkhätteskolan. Själva registreringen utförs av assistenter/sekreterare ute på skolorna avseende både förskola och fritidshem. Anmälan till förskola görs antingen på blankett eller direkt på webben på Malmö stads hemsida. Anmälan skickas till närmsta skolområde för registrering i Elit. I samband härmed görs en avstämning mot KIR (kommuninvånarregistret) som uppdateras en gång per vecka av Riksskatteverket. När barnet har fått plats på förskola registreras detta i Elit och informationen förs över automatiskt till SF-debitering cirka den 6:e varje månad. Blankett för Inkomstanmälan för barnomsorg fås på förskolan eller kan laddas ner direkt från Malmö stads hemsida. När det gäller anmälan till fritidshem är huvudregeln att barn som har plats i förskola får behålla sin plats i förskolan fram till skolstarten då de är garanterade plats i fritidshem i anslutning till skolan. Inkomstanmälan skickas till debiteringsenheten för kontroll och registrering i SFdebitering. Blanketten för inkomstanmälan har uppdaterats under 2005 bland annat avseende avgiftsgrundande inkomst. Enligt den nya blanketten krävs nu också beträffande inkomst av tjänst före skatt att man bifogar aktuell lönespecifikation, vilket medför att de avgiftsgrundande uppgifterna blir mera exakta. Om inte inkomstanmälan inkommer till debiteringsenheten i rätt tid skickas en påminnelse och där sker sköntaxering. Denna betyder att räkningsmottagaren blir debiterad med högsta avgift tills inkomstanmälan inkommit. När väl inkomstanmälan inkommit justeras avgiften även retroaktivt. Omtaxering sker minst en gång per år, vilket innebär att debiteringsenheten skickar ut ny inkomstanmälan som räkningsmottagaren ska fylla i. Om inte inkomstanmälan inkommer skickas påminnelse och där sker omregistrering till högsta inkomstgrupp. Omkring den 20:e varje månad erhåller assistenten/sekreteraren vid stadsdelsförvaltningen en lista från debiteringsenheten över räkningsmottagare som har fått kravbrev med inkassoavgift på 160 kr avseende obetalda räkningar. 35 dagar förfallodatum debiteras inkassoavgift. Assistenten/sekreteraren kontaktar räkningsmottagaren, informerar om skulden och vilka perioder som avses. Biträdande rektor beslutar sedan vad som ska ske. Vid Fosie stadsdelsförvaltning är det en barn- och ungdomssekreterare som handlägger alla skuldärenden och fattar motsvarande beslut som biträdande rektor. Om inte skulden blir betald begär stadsdelen att debiteringsenheten antingen ansöker om betalningsföreläggande eller upprättar en avbetalningsplan för kunden. Vid utebliven betalning kan avstängning ske från fortsatt barnomsorg med undantag av barn med särskilda behov. Efter att insatser avslutats går kvarvarande skulder direkt till Krono- G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 15 (27)

fogdemyndigheten och passerar då inte respektive stadsdel. Avskrivning av ärenden beslutas i stadsdelsfullmäktige en gång per år förslag från debiteringsenheten. s kommentar: Det är bra från kontrollsynpunkt att på den nya blanketten nu också krävs beträffande inkomst av tjänst före skatt att aktuell lönespecifikation ska bifogas, vilket medför att de avgiftsgrundande uppgifterna blir mera exakta. 6.3 Hyror I o F-lägenheter Det lagrum som i första hand kan komma i fråga är rätten till annat bistånd enligt socialtjänstlagen. Det finns också en skyldighet för fastighetsägare som avser att vräka någon från dennes bostad att underrätta de sociala myndigheterna enligt en särskild ordning i hyreslagen. Enligt beslut i kommunfullmäktige 2004-12-15, 260 har från och med 2005-09-01 lägenhetsenheten vid fastighetskontoret tagit över det administrativa och tekniska ansvaret för de lägenheter som kommunen hyr ut med andrahandskontrakt till personer som av olika skäl inte kan erhålla egna hyreskontrakt. Syftet med detta är bland annat att få en rationellare handläggning samt få en rättvisare fördelning av lägenheter över hela stan. Tre bostadsförvaltare har anställts som ska förvalta cirka 600 lägenheter. Lägenhetsenheten har förstahandskontrakt med hyresvärden och andrahandskontrakt med klienten. Från och med 2006-01-01 kommer lägenhetsenheten även att betala hyran till hyresvärden. Tidigare låg hela detta ansvar på stadsdelsförvaltningarnas boendeenheter inom Individ- och familjeomsorg. Det sociala ansvaret kommer även årsskiftet att ligga kvar på stadsdelsförvaltningarnas boendeenheter. Inom stadsdelsförvaltningarnas I o F-enheter finns vid Västra Innerstaden en bostadsansvarig socialsekreterare, vid Södra Innerstaden bland annat en bostadsansvarig socialsekretare och vid Fosie bland annat en bostadsansvarig socialrådgivare. Vid granskningstillfället fanns vid Västra Innerstaden 27 I o F-lägenheter, vid Södra Innerstaden 160 st och vid Fosie 108 st. Registrering av klientuppgifter för underlag till hyresdebitering görs i Procapita av socialsekreterare vid de olika boendeenheterna. Uppgifterna förs över månadsvis med automatik från Procapita till SF-systemet. Det upplevs som en brist i Procapita att de uppgifter som förs över automatiskt alltid avser påföljande månads hyra. Detta innebär att tidigare månads hyror som av olika anledningar inte blivit registrerade i Procapita måste föras över på manuell hyresrapport från boendeenheterna till debteringsenheten. Omkring den 20:e varje månad erhåller boendeenheten en lista från debiteringsenheten över räkningsmottagare som har fått kravbrev med inkassoavgift på 160 kr avseende obetalda räkningar. 35 dagar förfallodatum debiteras inkassoavgift. Bostadsansvarig upprättar en skriftlig rättelseanmaning till räkningsmottagaren att betala sin skuld. Om inte skulden blir betald kan hyresavtalet sägas upp eller så begär stadsdelen att debi- G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 16 (27)

teringsenheten antingen ansöker om betalningsföreläggande eller upprättar en avbetalningsplan för kunden. Efter att insatser avslutats går kvarvarande skulder direkt till Kronofogdemyndigheten och passerar då inte respektive stadsdel. Avskrivning av ärenden beslutas i stadsdelsfullmäktige en gång per år förslag från debiteringsenheten. Vid Södra Innerstadens I o F-enhet har inom ramen för intern kontroll 2005 genomförts en uppföljning av avgiftskontroll mot kund med ett slumpmässigt urval på 10 % = 17 hyresgäster. Resultatet av kontrollen visar att 10 utav dessa betalar sina hyror i tid och där finns inga krav eller avbetalningsplaner. Fem hyresgäster har skulder antingen innevarande månad eller sedan tidigare. Avbetalningsplaner har upprättats i fyra fall och i det återstående fallet kommer avbetalningsplan att upprättas inom kort. Den totala skulden för dessa fem hyresgäster uppgår till cirka 172 tkr. Två lägenheter står tomma i avvaktan på att nya hyresgäster ska flytta in. I kontrollen ingår också en beskrivning av rutiner för uppföljning. s kommentar: Det är positivt att Södra Innerstadens stadsdelsförvaltning tagit med avgiftskontroll mot kund i sin intern kontrollplan för 2005 och att uppföljningen blivit utförd. rekommenderar därför att lägenhetsenheten vid fastighetskontoret tar del av denna kontroll för beaktande. 6.4 Avgifter vistelse på institution Vistelse på institution avser härbärge där klienten avlägger en viss avgift per dygn. Vid de granskade stadsdelsförvaltningarna debiteras klienten av debiteringsenheten när det gäller Södra Innerstaden och Fosie i vissa fall. Vid Västra Innerstaden stadsdelsförvaltning sköts denna hantering inom förvaltningen och ingår således inte i granskningen av debiteringsenheten. Boendeenheten gör en anmälan till bostadssamordnaren, bokningscentralen i Kirseberg. Anmälan bekräftas och går i retur till boendeenheten för registrering i Procapita. Debiteringsunderlag upprättas manuellt för vidarebefordran till debiteringsenheten för registrering i SF-systemet. Omkring den 20:e varje månad erhåller boendeenheten en lista från debiteringsenheten över räkningsmottagare som har fått kravbrev med inkassoavgift på 160 kr avseende obetalda räkningar. 35 dagar förfallodatum debiteras inkassoavgift. Bostadsansvarig upprättar en skriftlig rättelseanmaning till räkningsmottagaren att betala sin skuld. Om inte skulden blir betald kan hyresavtalet sägas upp eller så begär stadsdelen att debiteringsenheten antingen ansöker om betalningsföreläggande eller upprättar en avbetalningsplan för kunden. Efter att insatser avslutats går kvarvarande skulder direkt till Kronofogdemyndigheten och passerar då inte respektive stadsdel. Avskrivning av ärenden beslutas i stadsdelsfullmäktige en gång per år förslag från debiteringsenheten. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 17 (27)

s kommentar: Det är en brist i systemet att registrering av debiteringsunderlag sker först på debiteringsenheten i SF-debitering och inte på boendeenheten i Procapita. Denna omständighet förorsakar enligt uppgift merarbete för debiteringsenheten. 7 Detaljgranskning 7.1 Äldreomsorgsavgifter Vid stadskontorets SDF-kansli inom Vård och Omsorg uppdateras varje år en förteckning över gällande förbehållsbelopp, avgifter och olika kostnader som kommunen tar ut inom äldre- och handikappomsorgen samt försörjningsstöd enligt socialtjänstlagen. Förteckningen baserar sig på kommunfullmäktiges beslut 2002 beträffande avgifter inom äldre- och handikappomsorgen att dessa ska tillämpas från och med 2002-07-01. Beslutet grundar sig på socialtjänstlagen (2001:453) som ger kommunen rätt att ta ut dessa avgifter. Detta innebär bland annat för vårdtagaren förbehållsbelopp och högkostnadsskydd så kallad maxtaxa, som är den högsta avgift kommunen enligt lag får ta ut för vård och omsorg. Avgiften är högst 6,8 % av nettoinkomsten, dvs. inkomsten det att skatten är dragen. Förmögenheten får inte påverka avgiftens storlek. Förmögenheten har bara betydelse om den överstiger 100 tkr, som då kan inte särskild kostnads- och avgiftsnedsättning ske. Med förbehållsbelopp avses det belopp som vårdtagaren har rätt att behålla av sina egna medel innan avgift får tas ut av för hemtjänst, dagverksamhet och kommunal hälso- och sjukvård. Minimibeloppet är uppdelat i en schablondel och en individuell som tillsammans med boendekostnaden utgör den enskildes förbehållsbelopp. Schablonbeloppet för ensamstående är 4 249 kr/månad och 3 559 kr/månad för sammanboende och gifta. Om den disponibla inkomsten är mindre än förbehållsbeloppet tas inte ut någon vårdavgift. 58 vårdtagare inom ordinarie och särskilt boende har slumpmässigt valts ut vid de tre stadsdelsförvaltningarna för granskning avseende debiteringsperioderna januari augusti 2005. Att samtliga berörda vårdtagare har debiterats för vårdinsats, olika kostnader och betalat för dessa har kontrollerats i SF-systemet vid debiteringsenheten. Cirka 30 st av dessa har kontrollerats mot inkomna uppgifter för avgiftsberäkning mot registrerade uppgifter i Origo vid de tre stadsdelsförvaltningarna. Registrerade uppgifter i Origo förs över med automatik till SF-debitering i början av varje månad. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 18 (27)

Granskningsresultat Stadsdels- Antal Förvaltning granskade vårdtagare Antal granskade debiteringsperioder (fakturor) 0501-0508 Total summa granskade debiteringsperioder, tkr (fakturor) Betalning påminnelse Betalning krav Ej betalnin g krav Södra Innerstaden 19 118 349 5 1 0 Västra Innerstaden 19 128 153 3 2 0 Fosie 20 141 193 1 4 0 Summa 58 387 695 6 7 0 Debiteringsperiod = räkningsperioden i SF-systemet. Att total summa debiteringsperiod för Södra Innerstaden är större än övriga sammanhänger bland annat att stickprovet där utgörs av flera vårdtagare med särskilt boende med debitering av lägenhetshyra och boendeabonnemang s kommentar: Granskningsresultatet visar att betalningsviljan beträffande äldreomsorgsavgifter är god. Alla vårdtagare har betalat sina räkningar och nästan alla i tid (97 %). Inga felaktigheter har påträffats i avgiftsberäkningarna. 7.2 Barn- och skolbarnomsorgsavgifter Vid stadskontorets SDF-kansli inom Barn och Ungdom har upprättats dokumentet Avgifter och regler för förskoleverksamhet och skolbarnomsorg i Malmö stad. Avgifterna gäller från och med 2004-01-01 och tillsvidare. Dokumentet baserar sig på kommunfullmäktiges beslut 2001 beträffande avgifter inom barnomsorgen att maxtaxa ska tilllämpas från och med 2002-01-01. Maxtaxan är 1 260 kr/månad för första barnet inom förskoleverksamhet och 840 kr/månad för första barnet inom skolbarnomsorg. Avgiften beräknas i procent av hushållets sammanlagda bruttoinkomst per månad och baserat på hushållets samtliga barn i förskola och skolbarnomsorg. Anmälan om inkomst lämnas innan barnet börjar. Räkningsmottagare som inte lämnar begärda inkomstuppgifter påförs skälig avgift utifrån kända uppgifter. Vid utebliven betalning kan avstängning ske från fortsatt verksamhet. 42 räkningsmottagare avseende förskoleverksamhet och cirka 40 räkningsmottagare avseende skolbarnomsorg har slumpmässigt valts ut vid de tre stadsdelsförvaltningarna för granskning av debiteringsperioderna januari augusti 2005. Att samtliga berörda räkningsmottagare har debiterats för barn- och skolbarnomsorg och betalat för dessa har kontrollerats i SF-debitering vid debiteringsenheten. Deras inkomstanmälningar, som skickas till debiteringsenheten för kontroll och registrering SF-debitering, har också granskats. Registrerade uppgifter i Elit om räkningsmottagarna och om önskad barnomsorg förs över med automatik till SF-debitering i början av varje månad. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 19 (27)

Granskningsresultat barnomsorg Stadsdels- Antal Antal granskade debite- förvaltning granskade ringsperioder räkningsmottagare (fakturor) 0501-0508 Total summa granskade debiteringsperioder, tkr (fakturor) Betalning påminnelse Betalning krav Ej betal ning krav Södra Innerstaden 15 93 86 0 1 0 Västra Innerstaden 15 114 127 2 0 0 Fosie 12 94 85 1 0 0 Summa 42 301 298 3 1 0 Debiteringsperiod = räkningsperioden i SF-systemet. s kommentar: Granskningsresultatet visar att betalningsviljan beträffande barnomsorgsavgifter är god. Alla har betalat sina räkningar och nästan alla i tid (99 %). Inga felaktigheter har påträffats i avgiftsberäkningarna. Granskningsresultat skolbarnomsorg Stadsdels- Antal Antal granskade debite- förvaltning granskade ringsperioder räkningsmottagare (fakturor) 0501-0508 Total summa granskade debiteringsperioder, tkr (fakturor) Betalning påminnelse Betalning krav Ej betal ning krav Södra Innerstaden 13 91 50 4 3 5 Västra Innerstaden 15 114 95 3 0 0 Fosie 12 78 42 4 0 1 Summa 40 283 187 11 3 6 Debiteringsperiod = räkningsperioden i SF-systemet. Ej betalning krav Södra Innerstaden avser endast en räkningsmottagare där det ackumulerade kravet uppgår till cirka 5 tkr. Ej betalning krav Fosie avser det ackumulerade kravet mindre än 1 tkr. s kommentar: Granskningsresultatet visar att betalningsviljan beträffande skolbarnomsorgsavgifter är sämre än jämfört med barnomsorgsavgifter. 93 % har betalt räkningarna i tid. Två räkningsmottagare ligger klart med sina räkningar. Inga felaktigheter har påträffats i avgiftsberäkningarna. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 20 (27)

7.3 Hyror I o F-lägenheter 24 räkningsmottagare som hyr I o F-lägenheter i andra hand har slumpmässigt valts ut vid de tre stadsdelsförvaltningarna för granskning avseende debiteringsperioderna januari augusti 2005. Att samtliga berörda räkningsmottagare har debiterats för hyra och betalat för denna har kontrollerats i SF-debitering vid debiteringsenheten. Registrerade klientuppgifter för underlag till hyresdebitering förs över månadsvis med automatik från Procapita till SF-debitering. Det upplevs som en brist i Procapita att de uppgifter som förs över automatiskt alltid avser påföljande månads hyra. Detta innebär att tidigare månads hyror som av olika anledningar inte blivit registrerade i Procapita måste föras över på manuell hyresrapport till debiteringsenheten. Granskningsresultat I o F-lägenheter Stadsdels- Antal Antal granskade debite- förvaltning granskade ringsperioder räkningsmottagare (fakturor) 0501-0508 Total summa granskade debiteringsperioder, tkr (fakturor) Betalning påminnelse Betalning krav Ej betal ning krav Södra Innerstaden 8 39 173 0 1 3 Västra Innerstaden 10 48 166 2 0 0 Fosie 6 38 167 1 0 0 Summa 24 125 506 3 1 3 Debiteringsperiod = räkningsperioden i SF-systemet. Ej betalning krav Södra Innerstaden avser två räkningsmottagare där det ackumulerade kravet uppgår till cirka 15 tkr. Vid Västra Innerstaden har en räkningsmottagare betalat in hyran med eget inbetalningskort vid fyra tillfällen till debiteringsenheten utan att motsvarande debiteringsunderlag har inkommit från I o F-enheten. Då uppstår så kallad överbetalning, vilket innebär att räkningsmottagaren har en fordran mot kommunen tills debiteringsunderlag har inkommit och registrerats i SF-debitering. I detta fall inkom debiteringsunderlag 2005-09-28 och registrerades 2005-09-30 avseende hyra för juni, juli, augusti och september. I detta fallet har även räkningsmottagaren skolbarnomsorgsavgift, vilket ställer till problem som räkning inte då går ut vid överbetalning. Vid Fosie har en räkningsmottagare skött sina betalningar under 2005, men har haft problem med dessa 1999-2004. Det ackumulerade kravet uppgår till cirka 35 tkr, och kronofogden har varit inkopplad i ärendet 1999-2001. s kommentar: Granskningsresultatet visar att 95 % har betalt räkningarna i tid. Enligt uppgift är det ett generellt problem att debiteringsunderlagen till hyrorna ibland kommer in för sent till debiteringsenheten och orsakar onödigt merarbete där. Lägenhets- G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 21 (27)

enheten vid fastighetskontoret tar över hela det administrativa och tekniska ansvaret för förvaltningen av cirka 600 lägenheter från och med 2006-01-01. Det är därför väsentligt att denna enhet ser till att debiteringsunderlagen skickas iväg till debiteringsenheten för registrering i SF-debitering i rätt tid så att hyresdebiteringen blir kronologiskt korrekt till räkningsmottagaren. 7.4 Avgifter vistelse på institution 8 räkningsmottagare som vistas på institution har slumpmässigt valts ut vid Södra Innerstadens och Fosie stadsdelsförvaltning för granskning avseende debiteringsperioden januari augusti 2005. Att samtliga berörda räkningsmottagare har debiterats för vistelse på institution och betalat för denna har kontrollerats i SF-debitering vid debiteringsenheten. Debiteringsunderlag upprättas manuellt vid respektive boendeenhet för vidarebefordran till debiteringsenheten för registrering i SF-debitering. Vid Västra Innerstaden stadsdelsförvaltning sköts denna hantering inom förvaltningen och ingår således inte i granskningen av debiteringsenheten. Granskningsresultat vistelse på institution Stadsdels- Antal Antal granskade debite- granskade debi- Total summa förvaltning granskade ringsperioder teringsperioder, räkningsmottagare (fakturor) tkr (fakturor) 0501-0508 Betalning påminnelse Betalning krav Ej betalning krav Södra Innerstaden 4 7 19 0 0 0 Fosie 4 24 131 2 2 8 Summa 8 31 150 2 2 8 Debiteringsperiod = räkningsperioden i SF-systemet. Vid Södra Innerstaden finns tre granskade räkningsmottagare som inte berörs av granskade debiteringsperioder, men där det ackumulerade kravet från 2004 uppgår totalt till cirka 37 tkr. Vid Fosie uppgår för en räkningsmottagare det ackumulerade kravet till cirka 11 tkr och för en annan till cirka 18 tkr för 2004-2005. Debiteringsunderlag ska upprättas i form av en debiteringslista per månad och sedan skickas till debiteringsenheten. Debiteringslista för oktober 2005 avseende Södra Innerstaden avser också andra perioder än oktober, vilket försvårar arbetet för debiteringsenheten. s kommentar: Granskningsresultatet visar att endast 61 % har betalt räkningarna i tid. rekommenderar att debiteringslista endast upprättas för perioden en månad för att underlätta arbetet på debiteringsenheten. G:\SREV-Gem\Slutrapporter\Boende- och stadsmiljörotel\projekt 2005\Debiteringsenheten 05.doc 22 (27)