Handledningens hållplatser

Handledningens hållplatser - en checklista Peter Strandvik, grundexamen inom företagsekonomi Amanda Sundin och Johan Ulfsson, specialyrkesexamen för barmästare Rapporten uppgjord i Mariehamn i oktober 2015 inom Yrkesakademins (YA) examensmästarutbildning, 25 sp

1. Inledning och bakgrund till arbetet Handledning är en central del av systemet med fristående examen. Den personliga tillämpningen innebär kundinriktad planering och kundinriktat genomförande av handlednings-, rådgivnings-, undervisnings- och stödåtgärder för den som ska avlägga examen (Personlig tillämpning i samband med fristående examina). Examensarrangören ska säkerställa att den som ska avlägga examen får handledning i alla tre skeden av examensprocessen. Handledning och rådgivning börjar i ansökningsskedet och fortsätter genom hela processen med den personliga tillämpningen (Personlig tillämpning ur olika synvinklar). I lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (9 b ) konstateras att studeranden har rätt att få undervisning samt personlig- och annan behövlig handledning. Vidare sägs att syftet med bedömningen är att handleda och uppmuntra i studierna och utveckla förutsättningarna att utvärdera sig själv. Handledning lyfts fram som ett av de insatsområden som behövs för att nå målen för det utbildningspolitiska program som Ålands landskapsregering antog i juni 2015 (Utbildningspolitiskt program för landskapet Åland). Begreppet LLG (Life Long Guidance) betonas i ett antal EU-dokument och speglar synen på och betydelsen av handledning i individens olika livsskeden. EU-organet ELGPN (European Lifelong Guidance Policy Network) definierar handledning som "Help for individuals to make choices about education, training and employment". En nordisk syn, som skiljer sig från den allmäneuropeiska, är att betona information som den första insatsen i handledningsprocessen. (NVL) Varje handledningssituation är unik och varje handledningsträff har sitt eget mål. Handledarens professionalitet är att välja rätt arbetssätt och -redskap för varje handledningstillfälle så att de uppställda delmålen och målen nås och examensprocessen går framåt. (AiHe-projekti, 2004) 1.1 Syfte och målbeskrivning Ett konkret syfte med detta arbete är att granska vilka praktiska hjälpmedel som behövs för de handledare som arbetar med processerna inom fristående examen vid Ålands gymnasium. Målet med vårt arbete är att ta fram en konkret checklista för handledare som arbetar eller skall börja arbeta med fristående examen. Med begreppet handledare avser vi alla som kommer i kontakt med sökande och examinander inom de fristående examina som Ålands gymnasium har avtal om. Handledarna kan vara såväl interna, anställda vid ÅG, eller externa arbetsplatshandledare. Även andra intressegrupper, ex anställda vid Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet (Ams), kommer att ha nytta av checklistan. Vi utgår från vår åländska verklighet men eftersom regelverket kring fristående examen är nationellt är checklistan allmängiltig så att den kan användas för alla grund-, yrkes- och specialyrkesexamina i Finland. I checklistan ska individuella, examensspecifika och examensarrangörsspecifika krav och realiteter kunna beaktas genom att lokala anpassningar (ändringar, strykningar, tillägg mm) görs i listan.

Vi kallar listan för "Handledningens hållplatser". Checklistan omfattar 1. Sökandens/examinandens tänkta frågor och konstateranden på vägen mot examen 2. ÅGs processer - vad ska ske? 3. Konkreta händelser och aktiviteter, hållplatser där handledning sker 4. Datum, ansvariga enheter och ansvarig handledare. Den checklista som vi tar fram är ett levande dokument som ska vara flexibelt och följa examensprocessens framskridande. En central uppgift för examensarrangören är att snabbt och smidigt svara på nödvändiga förändringar i planen för den personliga tillämpningen. Därför får den framtagna checklistan alltså inte låsa processen utan vara ett behändigt och anpassbart instrument. Vid sammanställningen av checklistan har vi i huvudsak följt AiHe-rapporten från 2007. Idén att göra en checklista formades efter att vi insett att vårt primära mål att sammanställa en handbok var svårt att uppnå och att en sådan handbok i stor utsträckning skulle bli en upprepning av de handböcker och guider som utges av Utbildningsstyrelsen. En bit in i arbetet med checklistan hittade vi en lista i materialet "Ohjauksen palvelutuokiot" sammanställt av en arbetsgrupp i Finland, också den uppenbarligen baserad på samma AiHe-rapport (Satakunnan opin ovi). Listan gav oss inspiration att utveckla en helt egen checklista. 2. Checklistans framtagning Referensmaterial om handledning av fristående examen finns det gott om. Vi avgränsade oss främst till Utbildningsstyrelsens handböcker och AiHe-rapporter (se källförteckningen). I ett inledande skede intervjuade vi Monika Sundqvist, utbildningsplanerare vid vuxenenheten vid Ålands gymnasium (VUX). Svaren vi fick under intervjun jämte det skriftliga materialet sammanställde vi och genom det började vår checklista ta form, detta blev första utkastet för vår checklista. Därefter följde en rad revideringar av listan vi arbetade med. Vi anser att checklistan i sin nuvarande form uppfyller de krav vi ställde i början av vårt arbete. Ödmjukt konstaterar vi ändå att listan helt säkert går att förbättra och utveckla. 3. Resultat Vår första målsättning var att sammanställa en handbok för handledare inom systemet med fristående examen. Som ovan redan konstaterats fann vi det inte ändamålsenligt att sammanställa en sådan utan vi behövde något mer konkret, ändamålsenligt och lätthanterligt och samtid skulle den gärna vara kort och komprimerad. Resultatet av vårt arbete blev en checklista man kan ha som hjälpmedel vid handledningen i processen av en fristående examen. Efter att ha lämnat målet att skapa en handbok dök följande fråga upp: skulle vi göra en checklista för ett regelrätt flödesschema i kronologisk ordningsföljd eller ställa upp den enligt de tre skedena för en fristående examen? Vi beslöt oss för det senare alternativet. Flödesscheman och olika processcheman finns redan i de styrdokument och handböcker som finns tillgängliga.

I en fristående examen skall sökande och examinander handledas i alla dess tre skeden: 1. Ansökan till fristående examen och examensförberedande utbildning 2. Avläggande av fristående examen 3. Förvärvande av behövlig yrkesskicklighet En checklista för de tre skedena visade sig var lite knepigare än vi trodde. Vi ville hela tiden tvinga listan i kronologisk ordning och det fungerade inte. Vi kom till slut underfund med att vi måste ändra på vårt sätt att tänka och inte betrakta skedena separat var för sig. Det viktiga är att behandla de tre skedena separat samtidigt som handledaren har en helhetssyn klar för sig. Det gäller alltså att betrakta alla tre skeden som en helhet, lite som ett pussel där bitarna till en början ligger i tre högar på tre olika bord sorterade efter färger. Det viktiga är att flytta de tre högarna på ett och samma bord, därefter titta på den färdiga bilden på pusslets låda och sedan börja foga bitarna in i varandra. Man tittar ömsom på varje liten bit och ömsom på helhetsbilden. För att få det hela färdigt måste alla olikfärgade bitar passa in i varandra. De tre skedena har alla fått sin egen färgmärkning för att man lättare skall kunna överblicka listan och hitta snabbare då man jobbar med den. Vi har tänkt oss att checklistan i första hand skall användas som ett hjälpmedel och stöd av examensmästare och handledare som redan är utbildade för det fristående examenssystemet; begreppen och deras innebörd torde vara klara för dem. Behövs det mera ingående förklaringar på någon punkt så finns adekvat material om handledning av fristående examen att hitta. Man kan skriva ut checklistan och arbeta med den för hand eller jobba med Word-versionen vi publicerar. Ledordet här är smidighet och flexibilitet; checklistan skall helt enkelt kunna leva med examen. Man kan exempelvis utöka rader då examen har flera examensdelar eller sammanfoga celler för handledare och datum om samma handledare hunnit behandla flera punkter under en och samma dag. I slutet av varje delskede finns även utrymme för egna anteckningar På en mer detaljerad nivå finns det inom Ålands yrkesgymnasium (ÅYG) styrdokument som reglerar detaljerna i checklistan, examensplan enligt avtal, modell för kartläggning i antagningsskede, modell för personlig tillämpning m fl. 3.1 Respons Responsen som vi har fått av de kolleger som har läst eller tittat igenom vårt material har varit positiv. Det är dock en mycket begränsad, lokal skara som fått ta del av vår checklista men de som gett kommentarer är erfarna examensmästare och personer som handleder vuxna. 4. Utblick - fortsatt utveckling och spridning av produkten Vi kommer att lägga ut checklistan på medarbetarwebben inom ÅYG och på lärplattformen Fronter för att så många som möjligt med handledaruppgifter lätt skall hitta den när de skall arbeta med den. Vi diskuterar checklistan med vuxenheten (VUX) vid Ålands gymnasium så att vi är överens om

hur den används, vilken arbetsfördelningen mellan VUX och programmen är och hur examinanden introduceras i checklistan och i vilken mån examinanden eventuellt själv ska fylla listan. En önskvärd utveckling skulle vara att i en elektronisk version av checklistan infoga (klickbara) länkar till aktuella ÅYG styrdokument. Utanför Åland kommer checklista att publiceras på Examensmästarwebben.

Källor och referensdokument AiHe-projekti, Ohjaus näyttötutkinnon ja valmistavan koulutuksen henkilökohtaistamisessa, 2004. Bedömningsguide, Guider och handböcker 2015:5, Utbildningsstyrelsen, 2015 ELGPN (tillgänglig på http://www.elgpn.eu/) Föreskrift om individualisering, Föreskrift 43/011/2006, Utbildningsstyrelsen, 2006 Mikko Gunnar, Marketta Vuolle-Salonen & Heikki Pasanen, Handledning i processen med fristående examina - Resultat av AiHe-projektet 2006 Handbok om fristående examina, Guider och handböcker 2015:7, Utbildningsstyrelsen, 2015 Henkilökohtaistaminen näyttötutkinnossa - välineitä näyttötutkintoprocessin toimijoille, AiHe-raportti, 2007 & Personlig tillämpning i samband med fristående examina - verktyg för aktörerna inom processen för fristående examina, AiHe-projektet 2008 Personlig tillämpning ur olika synvinklar, förutsättningar för att lyckas och god praxis, Guider och handböcker 2015:2, Utbildningsstyrelsen 2015 Satakunnan opin ovi, Suositus henkilökohtaistamisen ohjaukseen näyttötutkinnon eri vaiheissa Bilagor A. Intervjufrågor B. Handledningens hållplatser en checklista (arbetets produkt )

Bilaga A. Intervjufrågor HANDLEDNINGSPLAN FÖR FRISTÅENDE EXAMEN VID ÅLANDS GYMNASIUM (Notering: frågorna utgår från att en specifik handledningsplan finns - även utan plan kan man svara på hur praxis ser ut vid ÅG utan att det uttryckligen kallas "handledningsplan") ALLMÄNNA FRÅGOR Finns målen för handledningen definierade? Finns det en genomförandeplan? Hur leds handledningen? Hur är arbets- och ansvarsfördelningen? (stora biten VUX kontra programmen) Finns det en utvärderingsplan? Vilka rutiner för uppdatering av handledningsplanen finns? ÖVRIGA FRÅGOR A. Tillräcklig och mångsidig handledning Vilka resurser har avsatts för handledningen? Vilken individuell resp grupphandledning har planerats? B. Handledning som stöd för beslut gällande utbildning och karriärval Hur stöds examinanden i utarbetandet av en personlig tillämpning? C. Interaktivt samarbete som stöder handledningen Vilka samarbeten har ÅG med andra examensanordnare? D. Information om handledningstjänster På vilket sätt ges aktuell information om ÅGs handledningstjänster till examinander, arbetslivets representanter och andra intressegrupper, ex AMS?

Bilaga B Handledningens hållplatser en checklista Examensarrangör Examen Examensdel Examensmästare Namn e-mail Födelsetid mobil 1. - Handledning i ansökningsskedet 1.1. Informerande och rådgivande handledning Sökande Vad skall ske Handledningens hållplatser Datum Handledare Jag vill studera Jag veta mera Jag tar ett beslut Information och Instruktioner Information Information och rådgivning Var man hittar grundläggande information om fristående examina Hur man går tillväga för att få mer information om systemet, innehåll i examen man är intresserad av och ansökan Kort om systemet med fristående examen Kort om hur examensgrunderna ser ut och vilka utbildningsformer som står till förfogande Hur man kan finansiera studierna Anmäla sig till handlednings-eller informationstillfälle...eller bli handledd till andra alternativ 1.2. - Handledning då man bedömer lämpligheten av aktuell examen Sökande Vad skall ske Handledningens hållplatser Datum Handledare Jag deltar i en första handledningsdiskussion - ibland i grupp Jag deltar i en första individuell handledningsdiskussion Information Instruktion Individuell handledning Systemet med fristående examen; Examen, examensdelar och examensgrunder Förberedande uppgift; - vad kan du och vad vill du? Webbverktyget jagkan.fi eller motsvarande Diskutera den egna karriären: - stärka sin position på arbetsmarknaden - gå framåt i karriären - utveckla den egna yrkesskickligheten - uppdatera kunnandet - byta yrke eller arbetsplats

Var startar jag? Vad kan jag redan? Jag väljer examen Kartlägga Utgångsläget Erkänna visat kunnande och uppnått kunnande Val av examen eller examensdelar Ta reda på utgångsnivån Reda ut behovet av utbildning Bedöma den nuvarande arbetsplatsens lämplighet Beakta livssitutationen och förväntningar Genomgång av betyg och andra dokument Arbetserfarenhet Möjliga arbetsprov Hobby-, fritids- och annan verksamhet som kan erkännas Eventuell kontakt med arbetsgivare Klargöra kraven på yrkeskompetens; att hitta rätt examen och examensnivå Klargöra eventuella examensspecifika krav på hälsotillstånd och funktionsförmåga Klargöra innehållet i och nivåerna på examen; ge en realistisk bild av yrket och innehållet i examen 1.3. - Handledning som stöder avläggandet av examen Sökande Vad skall ske Handledningens hållplatser Datum Handledare Klargöra begreppet fristående examen Hur genomför jag examen? Hurdan handledning behöver jag? Hur skall jag planera mina studier? Hur länge tar det att genomföra? Sätt att genomföra och finansiera examen Kartlägga behovet av handledning och stöd Göra en preliminär plan för personlig tillämpning Information rådgivning Klargöra hur lärandet och studierna skall ske Konkreta möjligheter att göra en personlig tillämpning Jämföra och dra paralleller till tidigare studier och studier som skett utomlands Presentera alternativa utbildnings- och finansieringsmöjligheter Behov av specialhandledning och arrangemang Behov av stödåtgärder Behov av IKT-undervisning Utse handledare Ställa upp mål Planera tidsåtgången

1.4. Sammanfattning och slutsatser Sökande Vad skall ske Handledningens hållplatser Datum Handledare Hur går vi framåt härifrån? Nu då...? Göra en sammanfattning Dra slutsatser Reda ut om examen är lämplig för den sökande Sammanfatta till vilka delar man utgående från betyg och andra dokument kan föreslå erkännande av kunnande Sammanfatta till vilka delar man kan hänvisas direkt till ett examenstillfälle Säkerställa att dokumenten som slutsatserna bygger på pålitliga Komma överens om eventuella handlednings- och stödåtgärder Dra slutsatser och komma överens om att söka till utbildningen...eller bli handledd till andra alternativ Jag söker till utbildningen! Information, rådgivning Ansökan; enligt direktiv Dokumentering av ansökan; personlig tillämpning 2. Handledning i skedet för planering och avläggande av examen 2.1. Handledning då man går igenom slutsatserna från ansökningsskedet Var börjar vi? Gå igenom och kontrollera att slutsatserna från ansökningsskedet blivit åtgärdade och organiserade Tidigare påvisat kunnande; hur det skall bli erkänt på ett behörigt sätt Examenstillfälle som baserar sig på tidigare förvärvat kunnande; hur det skall ordnas praktiskt Organiserandet av ändamålsenliga stödformer; specialbehov, språk- eller kulturbakgrund, annat... Hur vi går tillväga om utbildningsordnaren är en annan part än examensarrangören 2.2. Handledning vid planeringen av hur yrkesskickligheten skall visas och bedömas Hur sätter jag mig in i hur jag skall genomföra min examen? Knyta kunskaperna till en examen Reda ut lämpligheten av platsen för examenstillfället Bekanta sig med kriterier och krav på yrkesskicklighet som gäller för examen Planera hur examen skall genomföras

Utvärdera färdigheter Kartlägga behovet av handledning Diskutera examensplanen och samla material som anknyter till examensprestationerna Hur planerar jag examenstillfället? Planera examenstillfället; göra en examensplan Samarbete med arbetsplatshandledaren och den övriga personalen på arbetsplatsen Bekanta sig med platsen för examenstillfället Ta hand om arrangemang som har att göra med examenstillfället Kontakta och informera bedömarna Tidsåtgång, tidpunkter och platser Uppgörande av examensplan Hur visar jag min yrkeskunskap vid examenstillfället? Genomförandet av examenstillfället Sker utan handledning Trepart Kunna spegla det egna kunnandet mot kriterier och krav på yrkesskickligheten Hur utvärderar jag min examensprestation? Utvärdering av examenstillfället Utveckla förmågan till självvärdering Kontakten med bedömarna Bedömningssamtalet Dokumenteringen av examensprestationerna 2.3. Fortsatt handledning Vad förväntar jag mig av framtiden och hur planerar jag min framtid? Hur ger jag feedback? Fortsatt handledning Hantera feedback Kartlägga kunnandet och starka sidor Klargöra målen för yrke och karriär Bli medveten om möjligheterna till fortsatta studier Orientering till arbetslivet Dra slutsatser Hantering och dokumentering av feed-back

3. - Handledning vid förvärvande av nödvändig yrkesskicklighet 3.1. - Handledning av yrkesmässig utveckling Orientering; få en övergripande bild Innehållet i examensgrunderna Hur planerar jag min inlärning? Hur utvecklar jag min yrkesskicklighet? Helhetsplanering Uppdatera planen för personlig tillämpning Kartlägga behovet av handledning Spelreglerna för handledningen Val av lämplig plats för lärande i arbete Form för förberedande undervisning Bestämma mål Uppföljning av lärandeprocessen Dokumentering 3.2. - Handledning i livssituationen På vilket vis underlättar, eller försvårar, min livssituation förvärvandet av yrkeskunskap? Ta livssituationen i beaktande Andra engagemang och skyldigheter i livet Begränsningar och problem i livssituationen Förutsättningar för examinandens tidsanvändning 3.3. - Handledning av inlärning Bli bekant med olika inlärningsmetoder På vilka olika sätt lär jag mig bäst? Handledning och orientering i begreppet inlärning Reflektera över examinandens utgångspunkter Identifiera hinder för inlärningen Samarbete med arbetsplatshandledaren Förbereda nästa skede

3.4. - Handledning av lärande i arbete Hur förverkligar jag mitt lärande i arbete? Hur utvärderar jag mitt förvärvade kunnande? Handleda examinanden i hur man lär sig i arbete Informera och förbereda arbetsplatshandledarna Handledning av hur man lär sig i arbete Utvärdering av lärandet i arbete Att förbereda sig; möjligheterna att nå målen via lärande i arbete Besöka arbetsplatsen Samtal där examinand, arbetsplatshandledare och lärare deltar Utvärderingssamtal Gruppdiskussioner