HANTERINGSORDNING reviderad version 2015-09-07 1 Forskningsservice Tina Trollås Forskningshandläggare Hanteringsordning vid LU för nomineringar till Wallenberg Academy Fellows Knut och Alice Wallenbergs Stiftelse (KAW) finansierar sedan 2012 ett långsiktigt program för unga forskare, Wallenberg Academy Fellows (WAF). Lunds universitet (LU) har bjudits in av KAW att nominera kandidater till programmet. Nomineringen ska vara inne senast 15 februari 2016. Denna hanteringsordning innehåller tidsplanen för den interna processen för nomineringar från LU. Programmet Wallenberg Academy Fellows Programmet är öppet för forskare inom samtliga vetenskapliga discipliner; medicin, teknik, naturvetenskap, samhällsvetenskap och humaniora/religionsvetenskap, liksom i gränssnitten däremellan. Forskare som nomineras ska ha erhållit doktorsexamen efter 1 januari 2008. Programmets mål är att stödja grundforskning på högsta nivå. Målgruppen är forskare tidigt i karriären med potential att utvecklas till morgondagens framstående forskare och forskningsledare. Läs mer om programmet i KAW:s dokument Utlysning/inbjudan att nominera unga forskare till programmet Wallenberg Academy Fellows och Bedömningskriterier Wallenberg Academy Fellows 2016 (bilaga 2). Nya regler 1. Lärosätena avgör själva hur många kandidater man vill nominera till programmet men en ny regel är att lärosätet endast kan nominera en intern kandidat för varje extern nominering 2. Lärosätena skall eftersträva att minst 40 % av nomineringarna ska omfatta det för nomineringen underrepresenterade könet 3. Beloppen för internationella nomineringar höjs - se nedan. Ekonomiska förutsättningar Stiftelsens finansiering består av: Anslag om 1 000 000 kronor per år under fem år för forskare inom teoretiska forskningsområden. Anslag om 1 500 000 kronor per år under fem år för forskare inom teoretiska forskningsområden som vid nomineringstillfället är verksamma utomlands*. Postadress Lunds universitet, Box 117, 221 00 Lund Besöksadress Paradisgatan 5C Telefon 046-222 77 45 E-post tina.trollas@fs.lu.se Webbadress www.fs.lu.se
2 Anslag om 1 500 000 kronor per år under fem år för forskare inom experimentella forskningsområden. Anslag om 2 000 000 kronor per år under fem år för forskare inom experimentella forskningsområden som vid nomineringstillfället är verksamma utomlands*. För forskare som vid nomineringstillfället är verksamma utomlands* kan tilläggsbelopp (engångsbidrag) sökas om 1 500 000, 3 000 000 eller 4 500 000 kronor. Nivån på tilläggsbeloppet bestäms av det nominerande lärosätet och förutsätter motfinansiering av lärosätet med motsvarande summa. För forskare som vid nomineringstillfället är verksamma utomlands* kan upp till 100 000 kronor sökas för flyttkostnader. * Forskare som nomineras i kategorin verksamma utomlands, dvs. externa kandidater, ska inte under de sista fyra åren innehaft anställning eller stipendiefinansiering vid ett svenskt lärosäte. 1 Anställning sker vid det lärosäte som nominerat forskaren. Lärosätena skall garantera att de utvalda forskarna kommer att ha relevanta tjänster vid lärosätet. Lärosätena delfinansierar satsningen genom att garantera att inte mer än maximalt 50 % av forskarens lönekostnader belastar anslaget. Lärosätet kan med fördel finansiera hela lönen och därmed bidra till att forskare får en större fri forskningsresurs. Lärosätet delfinansierar dessutom satsningen genom att tillskjuta medel för indirekta kostnader utöver det som KAW kan bidra med. Nominering till WAF innebär en samfinansiering för nominerande fakultet/institution. Denna samfinansiering specificeras i rektorsbeslut daterat 2015-09-03, dnr STYR 2015/919 (bilaga 3). Eftersom forskare är Wallenberg Academy Fellows under fem år innebär det i praktiken att endast personer som anses kunna uppfylla LU:s krav på lämplig bakgrund och förutsättningar för att kunna göra karriär som forskare inom LU ska nomineras. Programmet innebär en möjlighet att rekrytera unga forskare från utlandet som fakulteterna uppmuntras att utnyttja. Forskningsnämndens uppdrag Forskningsnämnden beslutar vilka av kandidaterna som ska sändas in som de slutliga nominerade från LU till programmet Wallenberg Academy Fellows. Den slutliga listan över nominerade från LU ska uppfylla Stiftelsens regel vad gäller fördelning av externa och interna kandidater och att minst 40% av nomineringarna ska omfatta det för nomineringen underrepresenterade könet. Forskningsnämnden kommer att till sitt förfogande ha alla handlingar från kandidaterna samt handlingar från nominerande institution/fakultet. Forskningsnämnden ska fatta sitt beslut baserat på kandidaternas kompetens, hur väl de uppfyller stiftelsens bedömningskriterier samt strategiska hänsynstagande för LU. Vidare gäller policyn att vid konkurrens mellan en sökande som tidigare år blivit nominerad och en sökande som inte tidigare blivit nominerad skall företräde ges åt den senare, om inte den förras ansökan framstår som klart starkare. Nya krav från 2016 på fakulteternas förslag till kandidater Fakulteterna utformar sin egen interna process för att utse kandidater till nominering och inhämta relevant underlag från forskarna. Fakulteternas förslag till kandidater ska uppfylla följande krav: minst 50% av kandidaterna ska vara externa och minst 40% av kandidaterna ska vara kvinnor. Om fakulteten endast föreslår en kandidat 1 Skrivningen skiljer sig från stiftelsens inbjudan. Stiftelsen har förtydligat definitionen av extern kandidat i skriftlig kommunikation med Forskningsservice (20150518 och 20150904). Hanteringsordningens definition av extern kandidat är den som gäller för LU:s nominering till WAF.
ska denna kandidat helst vara extern och gärna kvinna, men det är inget krav. Det finns ingen begränsning i antal kandidater från fakultet, men LU kommer att nominera cirka 15. 3 Varje fakultet ska kvalitetssäkra nomineringarna, dvs. kandidaterna ska vara behöriga att nomineras och uppfylla de krav som KAW ställer på forskarna t.ex. vad gäller disputationsår och krav på externa kandidater (se Stiftelsens dokument). Varje fakultet ska endast sända in de kandidater som de stödjer helt och sålla bort övriga. Kandidaterna ska prioriteras av respektive fakultet genom att rangordnas i två listor där externa kandidater är rangordnade 1, 2, 3 etc. och interna kandidater är rangordnade 1, 2, 3 etc. efter fakultetens prioritering. Till hjälp för rangordningen kan fakulteterna använda sig av KAW:s bedömningskriterier (bilagda) plus undervisningserfarenhet som är viktigt för anställningsbarhet vid LU. Stöd till de nominerade De forskare som nomineras av LU kommer att få stöd av Forskningsservice vid utformandet av de dokument som ska skickas in till stiftelsen. De kommer också att få stöd av seniora forskare med kommentarer på det vetenskapliga innehållet i projektbeskrivningen. Detta samordnas av Forskningsservice och finansieras av LU centralt (rektor). Kontaktpersoner Ekonomihögskolan: Frédéric Delmar (frederic.delmar@fek.lu.se). Humaniora och Teologi: Johannes Persson (johannes.persson@fil.lu.se). Juridiska fakulteten: Xavier Groussot (xavier.groussot@jur.lu.se). LTH: Erik Swietlicki (erik.swietlicki@nuclear.lu.se). Medicinska fakulteten: Emma Roybon (emma.roybon@med.lu.se). Naturvetenskapliga fakulteten: Almut Kelber (almut.kelber@biol.lu.se) och Tobias Nilsson (tobias.nilsson@science.lu.se). Samhällsvetenskapliga fakulteten: Ann-Katrin Bäcklund (ann-katrin.backlund@keg.lu.se). Universitetets särskilda verksamheter: Moa Lindell (moa.lindell@rektor.lu.se). Forskningsservice: Tina Trollås (tina.trollas@fs.lu.se). Ev. frågor till KAW om programmet ska gå via stiftelsens kontaktperson Tina Trollås, Forskningsservice.
4 Tidsplan Datum Ansvarig Uppgift Bestäms av Fakulteterna Fakulteternas egen interna process. fakultet 26 oktober kl 9.00 Fakulteternas kontaktpersoner Fakulteterna sänder förslag till nominering inklusive listor med prioritering av externa respektive interna kandidater och tillhörande underlag för respektive kandidat till Forskningsservice (tina.trollas@fs.lu.se, kopia till magnus.gudmundsson@fs.lu.se). Kraven på förslagen specificeras ovan under rubriken Nya krav från 2016 på fakulteternas förslag till kandidater och underlaget specificeras i bilaga 1. 5 november Forskningsnämnden Arbetsgruppsmöte för Forskningsnämnden. Genomgång av underlaget från fakulteterna och förslag till nominering av kandidaterna tas fram. 13 november Forskningsnämnden Beslut om nominering till Wallenberg Academy Fellows från LU. 16 november Forskningsservice Beslut om nominering till Wallenberg Academy Fellows sänds till kandidaterna. 16 november 15 februari 7 december kl 9.00 Forskare och Forskningsservice Fakulteternas kontaktpersoner Forskare färdigställer slutversion av dokument till KAW. Forskningsservice ger stöd till de nominerade i detta arbete. (Stöd från LU:s ekonomer med att ta fram information om LU:s aktuella stöd för forskaren ges 11-25 januari 2016.) Baserat på den nominerades förslag så ska fakulteterna kontakta två seniora forskare och försäkra sig att dessa kan hjälpa till med att granska de nominerades projektbeskrivning i syfte att ytterligare stärka den. Namnen på de två seniora forskarna (inklusive kontaktinformation) ska skickas till Forskningsservice (tina.trollas@fs.lu.se, kopia till magnus.gudmundsson@fs.lu.se). 8 december Forskningsservice Skickar uppdrag till de seniora forskarna om granskning av de nominerades projektbeskrivning. 9 december Forskare Utkast till rektors nomineringsbrev skickas till Forskningsservice (tina.trollas@fs.lu.se). 11 januari 2016 Seniora forskare Sista dag att ge feedback till de nominerade på projektbeskrivning. 1 februari 2016 Forskare Sänder slutlig version av dokumentation i enlighet med KAW:s riktlinjer för WAF till Forskningservice (tina.trollas@fs.lu.se, kopia till magnus.gudmundsson@fs.lu.se). 10 februari 2016 Forskningsservice Ger slutliga kommentarer på dokumentationen. När dokumentationen är klarmarkerad av Forskningsservice erhåller forskaren rektors nomineringsbrev. 12 februari 2016 Forskare Fyller i e-ansökan enligt Forskningsservice instruktion, laddar upp dokumentation och skickar in sin nominering. Skickar pdfutskrift på e-ansökan till Forskningservice (tina.trollas@fs.lu.se, kopia till magnus.gudmundsson@fs.lu.se). 15 februari 2016 Extern deadline för nominering.
5 Bilaga 1. Underlag för nominering från fakultet Kraven på förslagen specificeras ovan under rubriken Nya krav från 2016 på fakulteternas förslag till kandidater. Fakulteterna sänder två listor i pdf-format där externa kandidater är rangordnade 1, 2, 3 etc. och interna kandidater är rangordnade 1, 2, 3 etc. efter fakultetens prioritering. Ange namn på kandidaterna, ansvarig institution samt om kandidaten är intern eller extern. Fakulteterna sänder också tillhörande underlag för varje kandidat samlat i en pdf-fil per kandidat. Namnge filen med WAF2016_efternamn_förnamn.pdf. OBS! Underlaget skrivs på engelska i font size 12. Följande dokument, lagda i ordning enligt nedan, ska finnas med i underlaget för varje kandidat: 1. Signerat motiveringsbrev för kandidaten från fakulteten där skäl anges till varför forskarens verksamhet anses utgöra en viktig del i universitetets forskningsprofil. Detta brev skrivs och signeras av fakultet. Ange också den nominerades ämnesområde (medicin, teknik, naturvetenskap, samhällsvetenskap eller humaniora/religionsvetenskap). Max 2 A4-sidor/7000 tecken inkl. blanksteg. 2. Sammanlagt CV* som består av följande delar: - Kandidatens forskningsmeriter dvs. CV. Max 2 A4 och max 7000 tecken inkl. blanksteg, innehållande personens namn, personnummer, forskningsmeriter, tjänster, priser och ev. post doc vistelse. Datum för doktorsexamen anges tydligt. Finns det föräldraledighet eller annan ledighet som är överhoppningsbar för datumet för doktorsexamen ska antal dagar (i heltidsekvivalenter) och datum för ledigheten intygas i separat intyg. Intyget signeras av personalsansvarig eller liknande funktion på fakultet eller institution. - Lista med de tio viktigaste publikationerna. Vid delat författarskap ska den nominerade forskaren redovisa sitt bidrag i publikationen (den rimliga omfattningen på bidraget ska uppskattas). - Aktuellt stöd från andra externa finansieringskällor (beviljade anslag) under 2015 som forskaren disponerar som huvud- eller medsökande. - Levnadsteckning. En kort levnadsteckning på max 2 A4-sidor och max 7000 tecken inkl. blanksteg av hittills uppnådda vetenskapliga insatser. 3. Projektbeskrivning*. Max 6 A4-sidor och max 21 000 tecken inkl. blanksteg. Ange datum för doktorsexamen tydligt i början av dokumentet. 4. Populärvetenskaplig sammanfattning på svenska*. Max 1 A4-sida och max 3500 tecken inkl. blanksteg (ej nödvändigt för extern kandidat). 5. Populärvetenskaplig sammanfattning på engelska*. Max 2000 tecken inkl. blanksteg. 6. Externt nominerade kandidater ska avge en motivering*. Där ska man uppge varför man vill etablera sin forskning vid Lunds universitet. Max 1 A4-sida och max 3500 tecken inkl. blanksteg. 7. Lista med fem förslag från kandidaten på seniora forskare som skulle vara lämpliga att ämnesmässigt och erfarenhetsmässigt granska projektförslaget och ge kommentarer till ytterligare förbättringar till den nominerade efter beslut om nominering vid LU och innan inskickandet till KAW. De seniora forskarna behöver inte vara verksamma vid LU. 8. Signerat samfinansieringsintyg från fakultet/institution. Mall i bilaga 4. * Dokumenten ska innehålla kandidatens namn och personnummer i sidhuvudet på varje sida i varje dokument. Dokumenten är huvudsakligen desamma (med undantag för publikationslistan) som sedan ska sändas till KAW vid nominering. Kandidaterna kan uppdatera och finslipa på dokumenten efter beslut om nominering.
6 Observera! Handlingarna måste vara kompletta för att kandidaten ska kunna gå vidare i processen. Om en handling fattas eller är felaktig kommer kandidaten att plockas bort från den fortsatta hanteringen. Bilaga 2. KAW:s dokument från inbjudan. Utlysning/inbjudan att nominera unga forskare till programmet Wallenberg Academy Fellows och Bedömningskriterier Wallenberg Academy Fellows 2016. Bilaga 3. Rektorsbeslut 2015-09-03, dnr STYR 2015/919. Bilaga 4. Mall för samfinansieringsintyg.