Intern styrning och kontroll

UFV 2014/617 Intern styrning och kontroll Fastställd av rektor 2015-02-03

Innehållsförteckning 1 Inledning 3 2 Processen för intern styrning och kontroll 3 2.1 Riskanalyser 4 2.2 Åtgärder och uppföljning 5 3 Bedömning av intern styrning och kontroll 5 3.1 Förutsättningar för betryggande intern styrning och kontroll 5 3.2 Riskanalys 2014 och bedömning 6 4 Fortsatt arbete 2015 8 2

1 Inledning Syftet med detta dokument är att ge en övergripande bild av universitetets process för intern styrning och kontroll och tillämpningen av det externa regelverket. Dessutom ska dokumentet utgöra ett underlag för konsistoriets bedömning av den interna styrningen och kontrollen som görs i samband med beslut om årsredovisningen. Tyngdpunkten ligger på att beskriva arbetsmetoder snarare än att göra en beskrivning av enskilda sakförhållanden. Under 2014 genomförde internrevisionen en omfattande granskning av arbetet med intern styrning och kontroll vid Uppsala universitet (UFV 2014/684), vilken redovisades för konsistoriet i september 2014. Med anledning av att denna granskning pågick gavs inget särskilt uppdrag med återrapportering från vetenskapsområden, fakulteteter och institutioner för 2014. Årets riskanalys har därmed utförts enbart på universitetsövergripande nivå, och då med fokus på att följa upp riskanalysen från 2013. Riskanalysen har fastställts av rektor och presenterats för konsistoriet i december 2014, - Riskanalyser 2014 (UFV 2014/617). I denna slutrapport beskrivs i avsnitt 2 regelverket kring intern styrning och kontroll och universitetets riktlinjer för tillämpning av detta. I avsnitt 3 presenteras de huvudsakliga slutsatserna av 2014 års arbete och avsnitt 4 anger hur arbetet kommer att bedrivas och utvecklas under 2015. 2 Processen för intern styrning och kontroll Universitetets arbete med intern styrning och kontroll utgår från att verksamheten ska bedrivas enligt de fyra verksamhetskraven i 3 myndighetsförordningen (2007:515) effektivt enligt gällande rätt tillförlitlig och rättvisande redovisning god hushållning med resurser Med effektiv verksamhet avses att myndigheten bedriver den verksamhet som riksdag och regering beslutat om samt att regeringens mål för verksamheten uppnås. I universitetets fall är det främst högskolelagen (1992:1434) som ger uttryck för statsmakternas mål. Universitetets egna mål på övergripande nivå framgår av Mål och strategier för Uppsala universitet. Reviderade Mål och strategier fastställdes av konsistoriet i november 2014. Verksamhetskraven ställs från statsmakternas sida i högskolelag, högskoleförordning, myndighetsförordning och regleringsbrev. Därutöver finns det en obligatorisk process för att säkerställa kravuppfyllelsen. Processen har beslutats av regeringen och återfinns i förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll (FISK). Momenten i denna process är: riskanalys kontrollåtgärder uppföljning dokumentation Av 2 kap 2 p2 högskoleförordningen (1993:100) framgår att högskolans styrelse ska säkerställa att det vid högskolan finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. I 3

anslutning till underskriften av årsredovisningen ska konsistoriet, enligt 2 kap 8 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, göra en bedömning av den interna styrningen och kontrollen och ange eventuella brister. Den dokumentation som upprättats enligt 6 i förordningen om intern styrning och kontroll ska ligga till grund för bedömningen. 2.1 Riskanalyser I universitetets Riktlinjer för tillämpning av förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll, UFV 2009/1486 anges att: Processen för intern styrning och kontroll ska vara integrerad i ordinarie verksamhetsplanering och uppföljning för att på ett effektivt sätt bidra till utveckling och förnyelse samt förstärka kvalitetsarbetet vid universitetet. Riskanalysen ger möjligheter till en strukturerad analys av de faktorer som skulle kunna orsaka att verksamheten inte bedrivs effektivt och med god resurshushållning, regelefterlevnad och rättvisande återrapportering. Riskanalyser kan därmed stärka möjligheterna att prioritera olika alternativ och att effektivisera verksamheten. Analyserna kan bidra till att vissa oönskade händelser kan förutses och därmed undvikas. En ytterligare avsikt med riskanalyserna är att ge konsistoriet och universitetsledningen en samlad och strukturerad bild av de viktigaste riskområdena vid universitetet och en möjlighet att påverka hanteringen av dem. Metoden för att utföra riskanalyser anges i riktlinjerna och innefattar de tre stegen riskidentifikation, riskvärdering och beslut om hantering. Tillämpningen av metoden vid 2014 års riskanalys beskrivs i. Riskanalys 2014 (UFV 2014/617). Riskidentifikation Det första steget i riskanalysen består i att identifiera riskerna, vilket enligt förordningen om intern styrning och kontroll innebär att fastställa händelser som utgör hot mot att målen uppnås. I 1 kap högskolelagen (1992:1434) och i regleringsbrevet finns bestämmelser för universitetets verksamhet uttryckta som mål. Dessa har vidareutvecklats i Mål och strategier för Uppsala universitet, vilka reviderades och fastställdes av konsistoriet i november 2014 (UFV 2013/110). Riskvärdering Det andra steget i riskanalysen består i att bedöma sannolikheten för att en händelse inträffar samt konsekvenserna om så sker. Även riskernas förhållande till varandra bedöms i detta steg. Beslut om hantering Det tredje steget i riskanalysarbetet är att, mot bakgrund av de identifierade och värderade riskerna, besluta om hur riskerna ska hanteras. Det finns fyra alternativa hanteringsbeslut: att eliminera en risk genom att upphöra med verksamheten som ger upphov till denna risk, att acceptera en risk genom att välja bort direkta åtgärder (men fortsatt bevaka risken), att dela en risk med annan part t.ex. genom en försäkring eller att med olika former av kontrollåtgärder minimera riskens skadeverkningar. Beslut om hantering av de värderade riskerna vid universitetet fattas utifrån en bedömning av helheten, med utgångspunkt i befintliga åtgärder och uppföljning. 4

2.2 Åtgärder och uppföljning Åtgärder för att hantera de risker som identifieras är av två kategorier. En första kategori av åtgärder är befintliga aktiviteter och består till stor del av löpande rutiner och processer. Många av dessa åtgärder är inte direkt uppföljningsbara, exempelvis det löpande kvalitetsarbetet inom utbildning och forskning. En andra kategori av åtgärder utgörs av utvecklingsinsatser som kan beslutas och följas upp på olika sätt beroende på insatsens karaktär, exempelvis uppdrag i handlingsplaner eller utvecklingsprojekt. Åtgärderna och uppföljning av dessa sker till stor del inom ramen för den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen, och används som underlag inför verksamhetsplanering och resurstilldelning. Ansvaret för att följa upp att åtgärderna utförs och får avsedd effekt följer universitetets delegationsordning. 3 Bedömning av intern styrning och kontroll 3.1 Förutsättningar för betryggande intern styrning och kontroll Ansvaret att verka för god intern styrning och kontroll och för att följa lagar och förordningar är tydligt angivet på samtliga nivåer och för samtliga ansvariga, från såväl rektor till prefekt som från universitetsdirektör till avdelningschefer. I uppgiftsbeskrivningar, delegationer och arbetsordningar tydliggörs ansvars- och arbetsfördelning i organisationen. För en betryggande intern styrning och kontroll finns väl fungerande planerings- och uppföljningsprocesser på alla organisatoriska nivåer. Uppdrag och regelverk förs också ut i organisationen i etablerade universitetsgemensamma kanaler och fora för information och kommunikation. Kvaliteten i verksamheten är ett viktigt mått på måluppfyllelse och ger en indikation på hur den interna styrningen och kontrollen fungerar. Kvaliteteten följs löpande upp i alla delar av verksamheten genom utveckling och utvärdering av såväl interna som externa intressenter. Inom utbildningsområdet inhämtas underlag för kvalitetsutveckling framför allt genom analys av genomströmningsdata, kursvärderingar, alumnenkäter samt Universitetskanslersämbetets utvärderingar. Kvalitetsutveckling sker exempelvis genom kontinuerlig kurs- och programutveckling, pedagogisk fortbildning av lärare, utlysning av medel för pedagogiskt utvecklingsarbete och satsning på excellenta lärare. Den internationella bedömargruppens utlåtande inom ramen för projektet Kreativ utbildningsutveckling vid Uppsala universitet 2010-2012, KrUUt 10-12, har också utgjort underlag för olika utvecklingsinitiativ, både inom vetenskapsområdena och universitetsgemensamt. Till de senare hör projekt med fokus på e-lärande, aktiv studentmedverkan och tillvaratagande av universitetets kulturarv i undervisningen. Inom forskningen kan nämnas Kvalitet och förnyelse 2011, KoF11, extern publicering av forskningsresultat, konkurrensutsatt extern bidragstilldelning, sakkunnigförfarandet vid anställningar och internationella rankinglistor. Kvaliteten i administrationen och i de administrativa IT-systemen är också en viktig förutsättning för en god intern styrning och kontroll. Under 2013 inleddes ett omfattande projekt avseende kvalitetsarbete i administrationen, KAIA-projektet, med syfte att utveckla och effektivisera de administrativa arbetsflödena inom personal-, ekonomi- och studentadministration samt administrativ IT. Projektet löper till och med 2016. Under 2014 fastställde rektor en handlingsplan för IT vid Uppsala universitet (UFV 2012/1735) som syftar till att utarbeta och samordna strategier som leder 5

till effektiva lösningar för den gemensamma IT-verksamheten. Med utgångspunkt i denna har ett antal projekt igångsatts, bl.a. standardisering av IT-arbetsplatser och driftsmiljö, samordnad ITsupport samt översyn av arbetet med systemförvaltning. Att heltäckande följa upp all regelefterlevnad inom universitetet är inte kostnadseffektivt och inte heller praktiskt möjligt, men genom de avrapporteringar från universitetsförvaltningen som gjorts tidigare som en del av uppföljningen i ISK-arbetet kan det konstateras att processerna för att säkerställa att lagar och förordningar följs är etablerade och väl fungerande. I internutbildningar, t.ex. chefsprogram och introduktion av nyanställda, skapas en medvetenhet om grundläggande värderingar i verksamheten och god kännedom om regler och riktlinjer för verksamheten. 3.2 Riskanalys 2014 och bedömning Riskanalys 2014 Riskanalysen 2014 genomfördes under hösten i rektors ledningsråd, utökat med ytterligare ledningspersoner från vetenskapsområden och universitetsförvaltningen. Ledningsrådet hade vid tidigare tillfälle blivit informerade om processen för arbetet med intern styrning och kontroll, samt om internrevisionens granskning. Resultatet av riskanalysen som utgick ifrån 2013 års riskanalys blev att vissa risker omformulerades, andra slogs ihop eller togs bort samt ett antal nya risker tillfördes. Även värderingen av riskerna omprövades. Detta resulterade i att ett antal risker bedömdes som angelägna att särskilt bevaka och följa upp. Även förslag på åtgärder diskuterades, vilka kommer att omhändertas i det fortsatta arbetet. Risk: Det forskningsstrategiska initiativet hamnar utanför universitetet. Såväl de direkta anslagen som forskningsrådens bidrag blir alltmer ändamålsstyrda samtidigt som kravet på medfinansiering ökar. Detta skapar minskad andel fria medel och medför en besvärande obalans i systemet för forskningsfinansiering. Risken hanteras i budgetunderlag till regeringen och i dialog med forskningsfinansiärer. Risk: Uppsala universitet och Sverige lyckas inte fullt ut dra nytta av de europeiska KICinitiativen De stora konsortier som ansvarar för genomförandet av en KIC är komplext organiserade och det innebär bl.a. att den reglering som omger svenska universitet inte medger den flexibilitet som krävs för att kunna delta. Det upplevs också av många forskare och lärare som krävande att genomföra och engagera sig i KIC-aktiviteter. Förslag till åtgärder är dels att arbeta för att skapa de regleringsförändringar som krävs för att svenska universitet enklare ska kunna delta i europeiska konsortier som organiseras i bolag eller ekonomiska föreningar, dels att utveckla administrativa stödfunktioner för KIC-initiativ. Risk: Uppsala universitet kan inte på kortare och längre sikt fullt ut tillgodogöra sig de fördelar som de s.k. SFO- satsningarna ger Regeringen införde 2010 de strategiska forskningsområdena. På kort sikt råder osäkerhet om vad som blir utfallet av de femårsutvärderingar som nu genomförs. Osäkerheten gäller i någon mån vad själva utvärderingarna kan komma att visa, men i än högre grad vilka beslut om fortsättningen regeringen kan komma att fatta på basis av utvärderingarna. 6

På längre sikt handlar det om att finna den optimala avvägningen mellan att driva framgångsrika och långsiktigt syftande SFO-initiativ vidare, både som enskilt lärosäte och gemensamt med andra lärosäten. Risk: Ersättningen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå urholkas Under senare år har universitetet upplevt att den statliga ersättningen per helårsstudent och helårsprestation inte ökat i takt med kostnaderna vilket medför en risk att förutsättningarna för utbildningens kvalitet försämras. Ersättningen inom humaniora och samhällsvetenskap har dock höjts vid två tillfällen, medan teknik och naturvetenskap inte har fått motsvarande höjning. Risken hanteras i dialog med statsmakterna och belyses i budgetunderlaget som lämnas till regeringen samtidigt som årsredovisningen i februari varje år. Internt hanteras frågan genom att tillse att överproduktionen begränsas. Risk: Antalet betalstudenter utvecklas inte som önskat Som väntat sjönk antalet tredjelandsstudenter som inte deltar i utbytesprogram och som därmed är avgiftsskyldiga när förordningen om studieavgifter infördes. Därefter har antalet successivt ökat men önskvärt är att det ska ske i snabbare takt. För att åstadkomma detta fortsätter universitetet att arbeta med riktad marknadsföring, anpassningar av utbildningsutbudet, utökningar av stipendier samt studentbostadsfrågan. Universitetet arbetar även med strategiska satsningar för att utveckla det internationella utbildningsutbudet, verka för fler stipendier, effektivare antagning och bättre mottagning. Dessutom har en dialog inletts med den nya regeringen för att klargöra läget. Risk: Brist på platser för verksamhetsförlagd utbildning Det råder inom flera områden brist på kvalificerade VFU-handledare pga. stor personalomsättning samt bristande förutsättningar att släppa personal till handledning eller handledarutbildning. Det är i sig ett kvalitetsproblem som accentueras när universitetet samtidigt behöver öka volymen på utbildningar inom skola, vård och omsorg. Förslag på åtgärder är att förbättra dialogen med kommun och landsting, samt att utveckla samverkan med privata aktörer. Risk: Större variation i studenternas förkunskaper påverkar kvaliteten negativt Brister i förkunskaper i t.ex. matematik och språk kan innebära en risk för att utbildningens kvalitet sjunker då inledande, tidsödande, insatser krävs för att rätta till dessa brister. Dessutom ökar arbetsbördan på lärarna. Universitetet erbjuder idag språkträning i den s.k. språkverkstaden. Risken hanteras genom att universitetet erbjuder fortsatt stöd för studenterna samt deltar i debatten om kvaliteten i grundskola och gymnasium. Universitetet ser även över behörigheter och arbetar med pedagogiskt utveckling för att möta de förändrade behoven. Risk: Forskningsfusk och oegentligheter I universitetets riktlinjer avseende vetenskaplig oredlighet slås fast att Samtliga personer som deltar i forskningsverksamhet vid Uppsala universitet måste upprätthålla högt ställda krav på integritet. Oredlighet inom forskningsprocessen måste därför i största möjliga utsträckning förebyggas och rättas. Uppsala universitet har hittills varit förskonade från uppmärksammade fall, men erfarenheten från lärosäten där det ändå inträffat visar att det får stort medialt utrymme och därmed skadar universitetets goda namn och rykte samt det höga förtroendet som universitetet har. Risken hanteras genom en ständigt pågående diskussion kring oredlighet i forskning och med obligatoriska 7

utbildningar i forskningsetik inom vissa fakulteter och institutioner. Forskningsetiska frågor har även en naturlig plats i den pedagogiska processen redan i utbildning på grundnivå. Bedömning Mot bakgrund dels av årets arbete med intern styrning och kontroll enligt FISK, dels de förutsättningar och åtgärder som beskrivs ovan i avsnitt 3 är den samlade bedömningen att de pågående och planerade åtgärderna gör att riskerna är omhändertagna och ligger inom en acceptabel nivå. Därmed kan den interna styrningen och kontrollen i allt väsentligt anses betryggande. 4 Fortsatt arbete 2015 Den granskning av universitetets arbete med intern styrning och kontroll som utförts av internrevisionen kommer att ligga som grund för en översyn och fortsatt utvecklingsarbete avseende process, metoder och riktlinjer. Mål för det fortsatta utvecklingsarbetet är att ytterligare integrera arbetet i den ordinarie verksamhetsplaneringen, effektivisera processen, samt utveckla målgruppsanpassningen vid riskanalyser. Arbetet med intern styrning och kontroll 2015 kommer att bedrivas med utgångspunkt i 2014 års riskanalys och de av konsistoriet reviderade Mål och strategier för Uppsala universitet. 2015 års utvecklingsarbete kommer att ligga till grund för ett förändrat arbetssätt inför 2016 års arbete med intern styrning och kontroll. 8