VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 Församlingsrådets sammanträde tisdag 7.4.2015 kl. 18 20.15 Detta protokoll innehåller följande paragrafer: 68 Sammanträdets öppnande och andakt... 1 69 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet... 1 70 Val av två protokolljusterare... 2 71 Godkännande av föredragningslistan... 2 72 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby... 2 73 Protokoll från missionsdirektionen... 2 74 Ändring av tjänstebenämning... 3 75 Instruktion för ledande ungdomsarbetsledare... 4 76 Utse arbetsgrupp för utarbetandet av församlingens strategi för åren 2016-2020... 5 77 Församlingens representanter vid Finska missionssällskapets årsmöte... 6 78 Deltagande i forum för mission och internationellt arbete... 7 79 Vasa svenska församlings representant på Finska bibelsällskapet rf:s årsmöte... 8 80 Initiativet om att diskutera offentlighet... 9 81 Anmälningsärenden... 9 82 Barnkonsekvensanalys av ärendena... 9 83 Övriga ärenden... 10 84 På mötet väckt ärende... 11 85 Anvisning om sökande av ändring... 11 86 Sammanträdets avslutning... 11
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 1 Vik. ledare för barnverksamheten Benita Stenlund hade kallats till församlingsrådet för att presentera församlingens barnverksamhet. De andra sektorerna kommer att presenteras under året. Barnverksamheten riktar sig till barn i åldrarna 0 till 6 år och deras familjer. Församlingen har utöver ledaren för barnverksamheten sex barnledare (88 %), en söndagsskolassistent (50 %) samt en verksamhetsassistent anställda. Barnledarna leder sex dagklubbsgrupper, fyra små och stora grupper (föräldra- & barngrupp), ett babycafé samt musikskoj och knattemusik. Söndagsskolsekreteraren handhar söndagsskolan samt fadderverksamheten. Söndagsskola ordnas på tre platser och leds av frivilliga ledare. Ledaren för barnverksamheten och två barnledare besöker varje daghem i Vasa två gånger per termin samt inbjuder daghemmen till påsk- och julandakter i kyrkorna. I årets påskandakter deltog 800-850 barn. Genom den årliga undersökningen som görs bland föräldrarna till barnen som deltar i verksamheten, har det framkommit hur betydelsefullt det är att ordna verksamhet i de olika delarna av Vasa. Majoriteten av föräldrarna får information om församlingens verksamhet via församlingens hemsida. Församlingens barnbroschyr delas ut vid dopet och sänds hem med hälsningarna på 2- och 3-års dopdagarna. Under det senaste läsåret har trycket varit stort på dagklubben. Efterfrågan av dagklubbsplatser har varit större än utbudet. En av utmaningarna inom barnverksamheten är osäkerheten inför kommande läsår. Anmälningarna till dagklubben lämnas in i maj och först i juni kan ledaren för barnverksamheten lägga pusslet för kommande läsårs arbetsschema för barnledarna. Barnverksamheten leds av en direktion. Direktionen fattar bl.a. beslut om storleken på barngrupperna. 68 Sammanträdets öppnande och andakt Ordförande Tor-Erik Store öppnade sammanträdet kl. 18.00 med andakt. Andakten inleddes med psalm 532 och följdes av läsning ur Luk. 24. Andakten avslutades med bön. Församlingsrådet diskuterade frågor som uppstått när ledamöterna lästa sidorna 59-84, 107-115 i boken Nyvald och frimodig. 69 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Kallelsen sändes per e-post 30.3.2015 och förutom ordföranden var 12 ledamöter och en ersättare närvarande.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 2 70 Val av två protokolljusterare Till protokolljusterare väljs Johan Backholm och Birger Enges. Till protokolljusterare valdes Johan Backholm och Birger Enges. 71 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes efter komplettering av två övriga ärenden. 72 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby Protokoll från distriktsrådets sammanträde 5.3.2015 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant Ulla Salmenheimo-West refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 73 Protokoll från missionsdirektionen Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 24.3.2015 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Direktionens ordförande Johanna Ulrika Söderholm refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 3 74 Ändring av tjänstebenämning Församlingsrådet (9.4.2014 74) gav arbetsgruppen för revidering av tjänsteinstruktioner i uppdrag att omarbeta instruktionen för ungdomssekreterartjänsten i samband med att Anna- Karin Lärka beviljades avsked från tjänsten. Arbetet skulle utföras innan tjänsten lediganslås. Församlingsrådet konstaterade att instruktionen behöver omarbetas i enlighet med de arbetsuppgifter som den sektorsansvariga förväntas utföra. Den nuvarande instruktionen för ungdomssekreteraren fastställdes 22.1.1993. I arbetet med revideringen av instruktionen, som inleddes under församlingsrådets föregående mandatperiod, framkom behovet av att tydliggöra sektoransvarigas tjänstebenämningar. Arbetsgruppen för revidering av tjänsteinstruktioner föreslår att ungdomssekreterartjänsten ändras till en ledande ungdomsarbetsledartjänst (bilaga 1). Den nya tjänstebenämningen skulle tydliggöra arbetets karaktär. Tjänsteinnehavaren är ledare för ungdomsarbetet och samtidigt med i verksamheten som de övriga ungdomsarbetsledarna. Enligt Kyrkans arbetsmarknadsverk (2014) är den vanligaste benämningen för ungdomsarbetsledare i ledande ställning ledande ungdomsarbetsledare. För att tjänstebenämningen ska kunna ändras behöver ärendet behandlas i församlingsrådet, gemensamma kyrkorådet och gemensamma kyrkofullmäktige. Godkänt ärende av församlingsrådet bereds vidare av gemensamma kyrkorådet. Gemensamma kyrkofullmäktige fastlår ändringen av tjänstebenämningen och lönevillkoren. I förslaget som ges till gemensamma kyrkorådet motiveras varför det finns behov av att ändra tjänsten samt ges förslag till kravgrupp för lönen. Arbetsgruppen föreslår att lönen för ledande ungdomsarbetsledaren följer kravgrupp 601. Detta motiveras med att ledande ungdomsarbetsledaren är förman för ungdomsarbetsledarna och andra ungdomsarbetare samt har ansvar för personal, ekonomi, verksamhet och administration. Församlingsrådet godkänner arbetsgruppens förslag att tjänstebenämningen ändras från ungdomssekreterare till ledande ungdomsarbetsledare. enligt förslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 4 75 Instruktion för ledande ungdomsarbetsledare Församlingsrådet (9.4.2014 74) gav arbetsgruppen för revidering av tjänsteinstruktioner i uppdrag att omarbeta instruktionen för ungdomssekreterartjänsten i samband med att Anna- Karin Lärka beviljades avsked från tjänsten. Arbetet skulle utföras innan tjänsten lediganslås. Församlingsrådet konstaterade att instruktionen behöver omarbetas i enlighet med de arbetsuppgifter som den sektorsansvariga förväntas utföra. Den nuvarande instruktionen för ungdomssekreteraren fastställdes 22.1.1993. I arbetet med revideringen av instruktionen framkom behovet av att tydliggöra sektoransvarigas tjänstebenämningar. Arbetsgruppen för revidering av tjänsteinstruktioner har utarbetat ett förslag till instruktion för ledande ungdomsarbetsledare (bilaga 2). Instruktionen behandlas slutgiltigt av församlingsrådet senast i augusti 2015 om ändringen av tjänstebenämningen från ungdomssekreterare till ledande ungdomsarbetsledare godkänns av gemensamma kyrkofullmäktige 26.5.2015. Församlingsrådet diskuterar instruktionsförslaget. Församlingsrådet diskuterade instruktionsförslaget. Språkkravet för tjänsten kontrolleras med församlingens språkstadga. Ärendet remitterades till beredningsgruppen. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 5 76 Utse arbetsgrupp för utarbetandet av församlingens strategi för åren 2016-2020 Församlingens nuvarande strategi baserar sig på rikskyrkans strategi Vår kyrka gemenskap och delaktighet som gäller fram till slutet av år 2015. En ny strategi för församlingen som baserar sig på En mötande kyrka riktlinjer för Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland fram till år 2020 behöver utarbetas. Församlingens nuvarande strategi utarbetades av arbetsgruppen för strategisk planering som bestod av ordförande Ulf Brandt, sekreterare Margaretha Stenroos samt medlemmarna Ingeborg Nyberg, Karl-Erik Kloo, Susanna Back och Gunnar Särs (FR 28.1.2009 35, FR 5.3.2009 68 samt medarbetarsamling 4.2.2009). Arbetsgruppens bestod således av ordförande, sekreterare, två förtroendevalda och två anställda. Strategigruppen inledde sitt arbete i februari 2009 och hade 12 protokollförda sammanträden fram till rapportens presentation för församlingsrådet 12.4.2010. En följd av strategiarbetet var att verksamheten i församlingens tre geografiska områden tydliggjordes: Sundom kapellförsamling, Centrumdistriktet (Centrum, Brändö, Roparnäs, Gamla Vasa) och Dragnäsbäck-Gerbydistriktet (Dragnäsbäck, Gerby, Västervik, Skogsberget). Varje område leds av en kaplan (FR 20.5.2010 103). Till den nya arbetsgruppen för strategiarbetet har medarbetarna vid sitt möte 18.3.2015 utsett kaplan Malin Lindblom och församlingssekreterare Anna-Karin Lärka. Förslag Församlingsrådet utser en arbetsgrupp för utarbetandet av församlingens strategi för åren 2016-2020. I arbetsgruppen ingår tre förtroendevalda som representerar såväl församlingsrådet som gemensamma kyrkofullmäktige samt tre anställda. Församlingsrådet utsåg följande personer till arbetsgruppen för utarbetandet av församlingens strategi för åren 2016-2020: de förtroendevalda Anna Sundback, Johan Backholm och Erik Sjöberg samt de anställda Malin Lindblom, Tor-Erik Store (ordförande) och Anna-Karin Lärka (medlem och sekreterare). Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 6 77 Församlingens representanter vid Finska missionssällskapets årsmöte Missionsdirektionen föreslår genom missionssekreterare Martin Sandberg att Sabina Saramo och Johanna Ulrika Söderholm är Vasa svenska församlings representanter vid Finska missionssällskapets årsmöte och finska missionsfest som ordnas 12 14.6.2015 i Rovaniemi. Representanterna är aktiva för Vasa svenska församlings intressen på årsmötet och ger efteråt muntlig rapport från festen till missionsdirektionen. Kostnader Flygresor & hotell 676,08/person Kost 117,-/person (enligt dagtraktamente 39 /dygn) Summa 793,08 /person Den totala summan för två personer uppgår till ca 1600. Kostnaderna delas mellan missionsarbetet och övrigt församlingsarbete. Missionsdirektionen uppmanar församlingsrådet att ta ställning till valet av representanter och hur kostnaderna fördelas. Församlingsrådet utser Sabina Saramo och Johanna Ulrika Söderholm till församlingens representanter vid Finska missionssällskapets årsmöte 13.6.2015 och missionsfest 12 14.6.2015 i Rovaniemi. Kostnaderna ersätts och delas mellan missionsarbetet (437200.102 2260 000) och övrigt församlingsarbete (437200.102 2900 000). Johanna Ulrika Söderholm anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. enligt förslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 7 78 Deltagande i forum för mission och internationellt arbete Missionsdirektionens ordförande Johanna Ulrika Söderholm anhåller om att få delta i forum för mission och internationellt arbete som arrangeras av Missionskommittén i Borgå stift. Forumet ordnas i år som en studierresa till Tallinn 14 16.5.2015 med temat frivilligverksamhet i församlingar. Kostnader Kurskostnader 240,- båtresa med lunch och middag, inkvartering, tre måltider, bussresor inom Tallinn Dagtraktamente 102,- Resekostnader 95,30 tåg Vasa - Helsingfors -Vasa Totalt 473,30 Beredningsgruppen konstaterar att Vasa svenska församling sänder missionssekreterare Martin Sandberg och projektsekreterare för invandrararbetet Gina Rivera till forumet. Eftersom temat är frivilligverksamhet och Söderholm är såväl aktiv lekman som förtroendevald i församlingen kan församlingsrådet bifalla anhållan. Kostnaderna tas från allmänt församlingsarbete. Församlingsrådet beviljar Johanna Ulrika Söderholm deltagande i forum för mission och internationellt arbete. Kurs- och resekostnader ersätts, men inget dagtraktamente beviljas. Kostnaderna tas från övrigt församlingsarbete (437200.102 2900 000). Johanna Ulrika Söderholm anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. enligt förslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 8 79 Vasa svenska församlings representant på Finska bibelsällskapet rf:s årsmöte Finska Bibelsällskapet rf:s stadgeenliga årsmöte hålls lördagen 16.5.2015 i samband med evenemanget Kaikilla kiælillä - På alla språk i Tammerfors. Enligt 12 i föreningens stadgar kan församlingarna sända en röstberättigad delegat till årsmötet. Vid årsmötet behandlas stagdeenliga ärenden samt diskuteras den första fasen av ett strategidokument. Kyrkoherde Tor-Erik Store har valts till beredningsgruppen för årsmötet. Store anhåller om att få bli Vasa svenska församlings röstberättigade delegat till årsmötet. Han anhåller samtidigt om att få resekostnaderna ca 90 ersatta. Församlingsrådet utser kyrkoherde Tor-Erik Store till församlingens delegat. Resekostnaderna ersätts och tas från övrigt församlingsarbete (437000.102 2900 000). Tor-Erik Store anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. Vice ordförande Olle Victorzon fungerade som ordförande. enligt förslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av vice ordförande Olle Victorzon. Kontakt till vice ordförande fås genom sekreterare Anna-Karin Lärka tfn. 044 4808301.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 9 80 Initiativet om att diskutera offentlighet Siv-Britt Höglund initierade en diskussion om offentlighet (FR 11.2.2015 44 b). Församlingsrådet beslöt (FR 11.3.2015 60) att ärendet behandlas på följande möte. Olle Victorzon ger en muntlig redogörelse över offentlighet på mötet. Församlingsrådet tog del av Olle Victorzons muntliga och skriftliga redogörelse över offentlighet. Redogörelsen baserades på Församlingens sammanträdespraxis av Jussi Lilja. Beredningsgruppen bereder ärendet för beslut. 81 Anmälningsärenden a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 43-55/2015. Vice ordförande granskade kyrkoherdens beslutsförteckning. b) Kyrkostyrelsens cirkulär 7/2015 Anmälningsplikt enligt barnskyddslagen om brott mot barns liv och hälsa. Församlingsrådet informerades om cirkuläret. c) Kyrkostyrelsens cirkulär 8/2015 Ändring av namn på utmärkelsetecken och förslag till mottagare av Pro Ecclesia-medaljen samt ordensförslag för självständighetsdagen 2015. Församlingsrådet informerades om cirkuläret. d) Redogörelse för åtgärder av de initiativ som framfördes under behandlingen av verksamhetsberättelsen (FR 11.3.2015 57). Sekreteraren redogjorde för åtgärderna. 82 Barnkonsekvensanalys av ärendena Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. Inga ärenden behöver barnkonsekvensanalyseras. enligt förslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 10 83 Övriga ärenden a) Församlingsrådets understöd ny medlem i arbetsgruppen Församlingsrådet förfogar över dispositionsmedel för att bevilja understöd för kyrklig verksamhet som arrangeras av lokala organisationer, föreningar och samfund. Innovativa projekt prioriteras. Verksamheten bör stöda församlingens arbete och fundamentala uppgifter. Vid utdelning av medel följs direktiven uppgjorda 21.10.2007. Församlingsrådet konstaterade 9.4.2014 ( 77) att elektroniska blanketter för ansökan skulle underlätta arbetet med fördelningen av anslagen samt tydliggöra kriterierna för ansökan. En blankett för redovisning av understödet är även nödvändig. Dispositionsmedlen år 2015 uppgår till 8 825. Från dispositionsmedlen tas medlemsavgiften till Korsholms prosteri, som år 2014 uppgick till 2 573.20. Församlingsrådets understödsmedel år 2015 uppgår till 6 000 (övriga bidrag 489000.102 2900 100). Församlingsrådet beslöt (11.2.2015 36) att understöden annonseras i Vasabladet 8.3.2015 och att understöden söks hos församlingsrådet senast 8.4.2015 kl. 16.00. Till arbetsgrupp som utarbetar blanketter och bereder ärendet utsågs förutom Olle Victorzon (sammankallare), Johanna Ulrika Söderholm och Marit Nilsson-Väre. Verksamhetsbidragen utdelas enligt direktiven uppgjorda 21.10.2007. Arbetsgruppens förslag behandlas på församlingsrådets möte 6.5.2015. Marit Nilsson-Väre meddelade 3.4.2015 att hon är förhindrad att delta i arbetsgruppens fortsatta arbete. En ny medlem i arbetsgruppen behöver därför utses. Församlingsrådet utser en ny medlem till arbetsgruppen som bereder församlingsrådets utdelning av understöd. Församlingsrådet utsåg Siv-Britt Höglund till ny medlem i arbetsgruppen som bereder församlingsrådets utdelning av understöd. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 11 b) Protokoll från kapellrådet i Sundom Protokoll från kapellrådets sammanträde 27.3.2015 läggs fram. Församlingsrådets representant i kapellrådet Birger Enges refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 84 På mötet väckt ärende Inget på mötet väckt ärende. 85 Anvisning om sökande av ändring Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande, besvärsförbud och besvärsanvisning enligt bilaga 3 blankett 2. 86 Sammanträdets avslutning Sammanträdet avslutades med bön om Herrens välsignelse kl. 20.15.