Rapport över revision av bokslut 2012-12-31 Brf Kungsklippan 702001-2253
INLEDNING Detta är en rapport från granskningeb av Brf Kungsklippans bokslut per 2012-12-31 samt styrelsens förvaltning under räkenskapsåret. Detta är inte en fullständig rapport över utförd granskning utan skall ses som en avvikelserapport samt förbättringsförslag inför kommande år. SAMMANFATTNING Bokslutsdokumentationen kan förbättras. Rutinerna för pågående projekt bör förbättras avseende: o Rutiner för avräkning vid färdigställande. o Avskrivning under färdigställandeåret. o Särskiljande av olika projekt på olika projektnummer. Rutinerna för att hålla reda på mottagna depositioner behöver förbättras. Behöver Brf Kungsklippan en ekonomichef? Inkomstdeklarationerna för räkenskapsår 2010 samt 2011 behöver rättas. Den frivilliga momsregistreringen behöver ses över. Registret över uthyrningslokaler behöver förbättras. NOTERINGAR FRÅN GRANSKNINGEN Bokslutsdokumentation: Enligt vår uppfattning är bokslutet sämre dokumenterat än vanligt. Föreningen har under året bytt ekonomisk förvaltare. SBC tog över redovisningen från och med 2012-04-01. SBC har också sedan under slutet av 2012 bytt ut er redovisningsekonom. Detta tillsammans har, enligt vår mening, lett till ett sämre dokumenterat bokslut än tidigare år. Det finns inte bokslutsspecifikationer till samtliga konton (se exempelvis om depositionerna nedan). Vi önskar att i framtida bokslut erhålla specifikationer till samtliga balanskonton. Pågående projekt: Bokföringsrutinerna kring de pågående projekten har inte fungerat tillfredsställande under året. I samband med revisionen har vi noterat att två projekt som var avslutade under året låg kvar som pågående projekt vid bokslutet; Ombyggnad förråd (troaxburar) samt ombyggnad av Tele2-lokalen. Detta är nu korrigerat men det rutinerna kring detta bör skärpas upp. 2 (6)
Utöver detta så har inga avskrivningar skett på något av projekten som har aktiverats under året, trots att ett par projekt har färdigställts i början av året. Vi har i vår granskning också noterat att det sedan övergången till SBC ligger olika projekt på samma projektnummer. Ett exempel är att ombyggnaden av Tele2-lokalen låg på samma projektnummer som ombyggnaden på Kungsbrostrand 19C. Detta medför att det är svårt vid färdigställandet att veta vilket belopp som skall aktiveras på vilken ombyggnad. Då vi numera utför vår revision från Certe Revisions kontor via SBC:s portal så saknar vi en möjlighet att på ett smidigt sätt få information om de projekt som är pågående samt avslutade under året. Av den anledningen skulle vi uppskatta om vi kunde få en liten lägesrapport för de projekt som avslutats under året samt de som är pågående över bokslutsdagen. Vi uppmanar er att aktivera pågående projekt den månad de färdigställs samt att ni skriver av från denna månad. Vi rekommenderar att ni ger projekt som skall särskiljas vid aktivering olika projektnummer. Vi önskar att vi vid framtida revisioner kan få en liten beskrivning av de projekt som ligger som pågående vid årets slut samt de projekt som aktiverats under året. Depositioner: På konto 28970 ligger föreningens skuld för mottagna depositioner från lokalhyresgäster. Skulden för de mottagna depositionerna var per 2011-12-31 till 419.900 kr enligt den specifikation som finns i 2011 års bokslutspärm. Per 2012-12-31 uppgår skulden för de mottagna depositionerna till 295.900 kr, vilket innebär att den minskat med 124.000 kr. Vi har inte erhållit någon specifikation på de erhållna depositionerna per 2012-12-31 och har inte heller kunnat fastställa exakt vilka depositioner som har återbetalats. Det är viktigt att föreningen håller ett register över skulden för erhållna depositioner. Vi rekommenderar att ni uppdaterar specifikationen över depositionerna med händelserna under år 2012 samt uppdaterar detta löpande. Behöver Brf Kungsklippan en Ekonomichef? Föreningen har under de senaste två åren gått från att ha en heltidsanställda ekonomichef till att ha en inhyrd redovisningskonsult som bodde i föreningen till att nu ha en redovisningsbyrå som sitter i Sundsvall. Detta har givetvis sina fördelar. Ni slipper arbetsgivaransvar. Styrelsen kan enkelt granska underlag via SBC:s portal mm. Men det ger även en nackdel i att föreningen numera har en redovisningsbyrå som bokför det som sker men som inte tar samma helhetsansvar för föreningens ekonomi som en anställd har. Detta innebär att en större del av ansvaret för bokföringen och årsredovisningen faller på styrelsen. En åtgärd kan vara att en av styrelseledamöterna får ansvar för att vara kontaktperson med SBC i alla ärenden och får minskad arbetsbelastning i andra frågor. 3 (6)
Inkomstdeklarationerna för räkenskapsår 2010 samt 2011 behöver rättas: Inkomstdeklarationerna för räkenskapsår 2010 (taxeringsår 2011) samt räkenskapsår 2011 (taxeringsår 2012) behöver rättas. En förening skall deklarera ett överskott/underskott från (enligt SKVs Hjälpblankett 2195): + Skattepliktiga kapitalintäkter + Överskott som hör till annat än fastigheten - Avdragsgilla kapitalkostnader - Underskott som hör till annat än fastigheten - Outnyttjat underskott från tidigare år + Reduktion av underskott med hänsyn till exempelvis ackord Brf Kungsklippan torde inte ha varken några skattepliktiga intäkter eller avdragsgilla kostnader för dessa två år. Nu har det deklarerats ett underskott motsvarande resultatet enligt årsredovisningen, vilket innebär -3.998.879 kr för taxeringsår 2011 samt -849.825 kr för taxeringsår 2012. Dessa deklarationer är därmed felaktiga, ni måste rätta dem och då också undersöka om det finns något underskott för taxeringsår 2010 som skall föras vidare. Vi uppmanar er att rätta deklarationerna för taxeringsår 2011 och 2012. Frivillig momsregistrering: Föreningen är frivilligt momsregistrerad för sina lokaluthyrningar. Det har inte skett någon förändring i den frivilliga momsregistreringen under varken år 2011 eller 2012. Med tanke på de ombyggnationer som har skett under de senaste åren så är det troligt att andelen yta som är uthyrd till momsbelagda hyresgäster i relation till den totala ytan har ändrats. Vi rekommenderar att ni ser över detta under kommande år och skickar in erforderliga ändringar. Register över uthyrningslokaler: Göran Nirdén utförde under hösten 2012 en granskning av hanteringen av uthyrningen av lokaler inom Brf Kungsklippan. En rapport från denna granskning daterad 2013-01-12 har tidigare tillsänts styrelsen, som också har sagt att man kommer att vidtaga åtgärder som vi har föreslagit. Men för ordningens skull följer här ett utdrag från rapporten i form av förslag till åtgärder: Min slutsats av genomfört arbete inkl. mitt samtal med Willy och Anneli är att styrelsen inte har ett så bra grepp om våra lokaler som man bör ha. Styrelsen bör därför vidtaga ett antal åtgärder såsom: 4 (6)
1. Informationen i lokalförteckningen bör förbättras. Förslagsvis bör den kompletteras med lokalhyresgästens namn enligt avtalet, firmanamnet på verksamheten, fastighetsbeteckningen, gatuadressen inkl. våningsplan och hänvisning till ritning i hängmappen. 2. Ritningar med lokalerna markerade. Alla uthyrningsbara lokaler bör finnas markerade/inritade på byggnadsritningar. Detta kan nog göras på olika sätt (samlade ritningar och/eller ritningsunderlag i resp. avtalsmapp). Viktigt är att det går lätt att hitta information om var lokalen faktiskt ligger. 3. Göra lokalförteckningen fullständig. Rimligtvis bör lokalförteckningen innehålla samtliga använda lokalnummer även om lokalen samdebiteras med en annan lokal eller överhuvudtaget inte är uthyrd. 4. Kvalitetssäkra debiteringslistan. Debiteringslistan bör gås igenom och rensas från gammal info. När lokalförteckningen är uppdaterad bör den stämmas av mot debiteringslistan. 5. Samla och systematisera annan ekonomisk information om lokalerna. För alla lokaler (varje användbar lokal förutsättes ha ett nummer även om lokalen just nu inte är uthyrd) dokumenteras bedömd marknadshyra, ev. skillnad mot faktisk hyra, om lokalen inte är uthyrd och i så fall varför, möjligheterna att hyra ut outhyrda lokaler, ev. kostnader för renovering etc. Om det är praktiskt möjligt läggs denna typ av information in i lokalförteckningen annars som en bilaga till förteckningen. Förhoppningsvis ska detta underlag vara till hjälp för att prioritera åtgärder i lokalförvaltningen. 6. Utskickad information till lokalhyresgästerna kommer ofta i retur. Enligt Anneli har föreningen brister i adresserna till en del lokalhyresgäster. Detta bör förbättras. 7. Hyresförluster? I den mån som föreningen har hyresförluster av någon betydelse bör dessa analyseras systematiskt. Överlämning från den gamla styrelsen till den nya styrelsen efter föreningsstämman: Under slutet av 2011 gjorde vi en granskning av frågor kring underhållsplanen och avsättningarna till fonden för yttre underhåll. De åtgärder, som styrelsen åtog sig att göra med anledning av granskningen blev inte genomförda. Hela frågan glömdes bort av styrelsen, vilket vi som revisorer kunde konstatera ca ett år senare. Vi bedömer att det finns risker att ärenden inte alltid överlämnas på bästa sätt från en styrelse till nästa. Jämför också med de ovan diskuterade problem som har uppstått efter överlämningen av ekonomiadministrationen från en anställd person via en redovisningskonsult till SBC. Vi rekommenderar att den styrelsen som sitter tom ordinarie stämman tillser att den styrelse som väljs får ta del av denna rapport. Vi är även tillgängliga för den nya styrelsen vid frågor kring rapporten. 5 (6)
AVSLUT Stockholm den 13 mars 2013 Reine Forinder Daniel Hjälm Göran Nirdén Auktoriserad revisor Godkänd revisor Stämmovald revisor 6 (6)