1 (21) Dokumentation E-tjänst förskola / pedagogisk omsorg / fritidshem / vårdnadsbidrag Innehållsförteckning Webb Förskola, E-tjänster - Öppna tjänster... 2 Ansökan... 2 Beräkna avgift... 8 Vårdnadsbidrag... 9 Webb Förskola, E-tjänster - Inloggade tjänster... 11 Inloggning... 11 Avsluta placering / Säga upp platsen... 12 Barnschema... 13 Inkomst... 16 Platserbjudande... 18 Ändra kontaktuppgifter... 20 Översikt... 21 etjanst_instruktion_fsk_fritidshem Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr Enköpings kommun Kungsgatan 42 0171-62 50 00 0171-62 50 12 7 07 27-3 212000-0282 745 80 ENKÖPING E-post: skolforvaltning@enkoping.se
2 (21) Webb Förskola, E-tjänster - Öppna tjänster Ansökan Ansökan är en tjänst som används för att registrera in olika önskemål när det gäller köuppgifter för en framtida placering inom verksamheten. Öppen tjänst innebär att alla har möjlighet att använda modulen, utan krav på e-inloggning. Ansökan består av ett antal sidor/steg där uppgifter gällande barnet kan registreras: välkomstsida en sida för uppgifter om aktuellt eller aktuella barn en sida för uppgifter om vårdnadshavare/vuxna boende på samma eller annan adress än aktuella barn en sida för information om barnet sidor för kö-önskemål samt en sida med en sammanställningsbild med alla registrerade uppgifter. När ansökan skickas från modulen går uppgifterna till Inkorgen hos assistenterna Elisabeth Skogevall och Åsa Ahlin på Skolkontoret. De granskar och sparar uppgifterna i Procapita. Ny/Ändrad = ny ansökan och om man vill göra en ändring mot tidigare ansökan Omplacering = önskemål om byte av enhet På Barn-sidan anges alla aktuella uppgifter om barnet, vissa av fälten obligatoriska. Informationstext på sida 1: Vi erbjuder plats i förskola eller pedagogisk omsorg/familjedaghem för barn i åldern 1-5 år. Plats erbjuds inom garantitiden fyra månader. Här kan du göra en ny ansökan eller en ändrad ansökan. Tänk på att ködatumet förändras om du ändrar startdatum för barnets placering. Vi erbjuder plats i fritidshem för barn i åldern 6-12 år, före och efter skoltid.
3 (21) Om du behöver hjälp kan du klicka på? uppe till höger. Det fungerar på alla bilder i webbansökan. På sidan 2 Vuxen boende på samma adress som barnet registreras alla aktuella uppgifter för dessa personer.
4 (21) Vårdnadshavare på annan adress än barnet, sidan 3 Då kommer denna bild fram:
5 (21) På sidan 5 Önskad plats kan du klicka på länken Karta över enheter i Enköpings kommun. Du kan zooma in och se vilka kommunala och fristående enheter som finns i området. Du kan dock bara ansöka till de kommunala enheterna i e-tjänsten. På den här sidan finns möjlighet att registrera Område, Enhet, Pedagogisk omsorg, Från och med datum, Timmar per vecka samt Verksamhet per alternativ. Om det finns fler än ett önskemål, markeras knappen Lägg till fler alternativ. Tre alternativ kan väljas. Den information som föräldern lägger in i Extra information sparas under fliken Web Upplysningar i Anteckningar på barnet i Procapita. Om syskon skall anmälas markeras knappen på Lägg till ansökan för syskon.
6 (21)
7 (21) På bild 6 Sammanställning redovisas de uppgifter som registrerats in i Ansökan. Finns det ansökan för fler än ett barn, väljer du barn i listan Välj barn du vill se sammanställning på. I denna bild finns möjlighet att ta bort eller ändra registrerade uppgifter. När man har skickat in ansökan, finns det även möjlighet att skriva ut den. Föräldern får även ett kvitto på skärmen Tack för din ansökan. Dina uppgifter är nu inskickade. Du kan nu stänga e-tjänsten. I e-post-bekräftelsen står det vilka köalternativ som man har valt och fr o m vilket datum.
8 (21) Beräkna avgift Beräkna avgift är en öppen tjänst som används för att beräkna avgiften för aktuella barn i verksamheten. Ange aktuell tidpunkt, vilka barn som skall omfattas av beräkningen, omfattning i timmar samt familjeinkomst per månad. Beräkningen använder de befintliga taxeregler och tillämningar för avgiftsberäkningen som finns lagrade i Procapita. Samma regelverk som för den ordinarie månatliga avgiftsberäkningen. Fördelen med detta är att införandet av nya avgiftsregler eller tillämpningar endast behöver registreras på ett ställe. Ett exempel på detta är att avdrag/reduktion för allmän förskola, barn i åldern 3-5 år, sker automatiskt.
9 (21) Vårdnadsbidrag Ansökan vårdnadsbidrag öppen är en tjänst som används för att registrera in olika önskemål när det gäller ansökan om vårdnadsbidrag. Ansökan består av ett antal sidor/steg där aktuella uppgifter kan registreras. I tjänsten finns en sida för uppgifter om aktuellt eller aktuella barn, en sida för uppgifter om vårdnadshavare samt en sida med en sammanställningsbild med alla registrerade uppgifter. På Barn-sidan anges alla aktuella uppgifter om barnet, vissa av fälten obligatoriska. Dessa fält är speciellt markerade med en *. På sidan Vårdnadshavare registreras alla aktuella uppgifter för vårdnadshavaren. På bilden sammanställning redovisas de uppgifter som registrerats in i Ansökan vårdnadsbidrag. I denna bild finns möjlighet att ta bort eller ändra registrerade uppgifter. Det finns även möjlighet att skriva ut ansökan. Önskemål om bekräftelse via e-post kan anges. Man får också en kvittens på skärmen att uppgifter är inskickade. Information på startsidan:
10 (21) Sammanställning På sid 3 finns en sammanställning över de inskickade uppgifterna. Här måste föräldern bocka i och försäkra vissa saker: Här kan föräldern välja att få en bekräftelse per e-post. Med automatik kommer det upp en kvittens på skärmen (liknande den för ansökan).
11 (21) Webb Förskola, E-tjänster - Inloggade tjänster Inloggning När en förälder loggar in med e-legitimation, visas ett fliksystem på vänster sida. Där syns den inloggade personen och de barn han/hon är vårdnadshavare för oberoende av om de bor på samma adress eller inte. E-legitimationer ges ut av banker och Telia. Den kan ha olika namn som BankID, Nordeas e-legitimation eller Telia e-legitimation. Inloggning med e-legitimation innebär inloggning med hög säkerhet. En e-legitimation kan jämföras med en vanlig ID-handling, men som innebär att vårdnadshavaren måste ha e-legitimation/ certifikat på sin dator. E-legitimation kan vara i form av en fil på en hårddisk eller i form av ett kort. Läs mer om e-legitimation på www.e-legitimation.se
12 (21) Avsluta placering / Säga upp platsen Avsluta placering är en tjänst som används för att registrera in önskemål om att barnets placering inom förskolan, pedagogiska omsorgen eller fritidshemmet ska avslutas. Tjänsten är inloggad vilket innebär att medborgaren måste logga in med e-legitimation för att använda tjänsten och denne måste vara vårdnadshavare för detta barn enligt folkbokföringsregistret eller enligt Procapitas personbild. Användaren markerar den placering som ska avslutas, samt vilket datum som är sista datum för placeringen. Här finns också en lista för orsak till uppsägningen. Föräldern kan välja mellan Inget behov längre, Arbetslöshet, Föräldraledighet eller lämna tomt.
13 (21) Föräldern får en kvittens på skärmen och kan även välja att få en bekräftelse via e-post. I samband med uppsägningen, skickas automatiskt ett mail till den berörda enhetens gemensamma mailadress! Barnschema Registrera barnschema är en tjänst som används för att registrera in barnets vistelsetid på förskolan eller fritidshemmet. Tjänsten är inloggad vilket innebär att medborgaren måste logga in med e-legitimation för att använda tjänsten och denne måste vara vårdnadshavare för detta barn enligt folkbokföringsregistret eller enligt Procapitas personbild. Tjänsten består av ett antal sidor/steg där uppgifter gällande barnets vistelsetid kan registreras. I tjänsten finns först en sida där valet ges att utgå från ett tomt schema eller utgå från ett tidigare registrerat schema, på nästa sida anges vilken placering schemat gäller för samt om klockslag kan anges för schemat eller om bara snitt-tid kan anges. På den tredje sidan anges klockslag för vistelsetid och den fjärde sidan är en sammanställningssida där tidigare uppgifter visas och det är från denna sida schemat skickas in.
14 (21) Om man anger ett datum innan 14 dagar så får man upp en informationsruta. Här anges klockslag för barnets vistelsetid. Det är enbart om vårdnadshavaren i steget före markerat att klockslag kan anges som detta steg visas.
15 (21) Sista steget visar en sammanställning av tidigare angivna uppgifter. Här finns möjlighet att skriva ut schemat. Önskemål om bekräftelse via e-post kan anges.
16 (21) Inkomst Ändra inkomstuppgift är en tjänst som används för att registrera in familjens inkomst. Tjänsten är inloggad vilket innebär att medborgaren måste logga in med e-legitimation för att använda tjänsten och denne måste vara vårdnadshavare för detta barn enligt folkbokföringsregistret eller enligt Procapitas personbild. Användaren kan också nå tjänsten om denne är registerledare eller samhörig enligt Procapita Educations familjebild. När användaren klickar på Skicka från modulen går uppgifterna till Inkorgen, där aktuella uppgifter bekräftas, kvitteras och sparas i Procapita. Användaren kan ange sin inkomst per månad eller markera att högsta avgift accepteras. Makar/sambor kan se varandras inkomster, men inte göra någon ändring. De här alternativen finns hos oss. Vi har ingen ruta för Övrig information.
17 (21) Önskemål om bekräftelse via e-post kan anges.
18 (21) Platserbjudande Svar på platserbjudande är en tjänst som visar vilken enhet eller dagbarnvårdare platserbjudandet avser, samt startdatum för placeringen. Vårdnadshavaren kan välja att acceptera eller avböja erbjudandet. Tjänsten är inloggad vilket innebär att medborgaren måste logga in för att utöva tjänsten. När användaren klickar på Skicka från modulen går uppgifterna till Inkorgen, där aktuella uppgifter bekräftas, kvitteras. Ärendet presenteras i Procapitas inkorg, som assistenterna Åsa Ahlin och Elisabeth Skogevall på Skolkontoret har tillgång till. När ärendet sparas i inkorgen påverkas köuppgifter enligt inställningen i Procapitas komponent Kunduppgift, flik Placering. Om vårdnadshavaren tackar ja till platserbjudandet kommer den preliminära placeringen att bli en ordinarie placering, dessutom kommer gamla placeringar att avslutas om denna regel är satt i kunduppgift. Om vårdnadshavaren tackar nej till erbjudandet tas den preliminära placeringen bort och eventuell orsak till avböjandet sparas i händelseloggen. Länken för platserbjudande syns i e-tjänsten för barn som har fått en preliminär placering i Procapita. Länken syns tills vårdnadshavaren tackat ja eller nej till platserbjudandet. På vyn för platserbjudande syns vilken enhet eller dagbarnvårdare platsen avser samt startdatum för placeringen. Vårdnadshavaren kan välja att acceptera eller avböja erbjudandet. Väljer vårdnadshavaren att avböja erbjudandet ges möjlighet att ange orsak till detta. Vårdnadshavaren kan i en checkbox kryssa för att ett kvittensmail skall skickas till honom när ärendet skickas till Inkorgen. Informationstext: Svar på placeringserbjudande önskas inom sju dagar. Accepteras inte erbjudandet kan du välja att få ett nytt ködatum eller tas bort ur kön. Vid nytt ködatum upphör garantitiden. Om du inte fått ditt förstahandsval men accepterar det här erbjudandet kan du stå kvar i kö. Det meddelar du under övrig information nedan. När du har accepterat ett erbjudande, ska du också fylla i inkomstuppgift och schema.
19 (21) Kontrollera att dina kontaktuppgifter stämmer. Mailtext: Placeringserbjudande förskola/pedagogisk omsorg/fritidshem Ditt barn har erbjudits plats Accepteras erbjudandet skall ni även registrera inkomstuppgifter och schema över barnets tider. Placeringen kan inte starta förrän dessa uppgifter kommit in. Med vänlig hälsning Enköpings kommun Skolkontoret
20 (21) Ändra kontaktuppgifter Ändra kontaktuppgifter är en tjänst som används för att registrera förändrade uppgifter för telefon, mobiltelefon samt e-post-adresser. Tjänsten är inloggad vilket innebär att medborgaren måste logga in för att utöva tjänsten. För att kunna utföra tjänsten Ändra kontaktuppgifter krävs att användaren antingen är vårdnadshavare för barn enligt folkbokföringsregistret eller enligt Procapitas personbild eller registrerad som registerledare eller samhörig i Procapitas familjebild. De kontaktuppgifter som är möjliga att ändra för vuxna personer är: telefonnummer hem, e-post hem, mobiltelefonnummer, e-post arbetet och telefon arbetet. Kontaktuppgifter som är möjliga att ändra för barn är e-post hem och mobiltelefonnummer. Ange aktuella kontaktuppgifter. Epost och mobiltelefon används för kommunikation med verksamheten. Vi har valt att ta bort funktionen att användaren ska få e-post-bekräftelse på kontaktuppgifterna.
21 (21) Översikt Översikt är en tjänst som visar vilka uppgifter som finns registrerade för aktuell vårdnadshavare och barn. Här visas bland annat de adress- och andra kontaktuppgifter som finns för vårdnadshavaren i Procapita. Här visas också e-post- och mobiltelefonuppgifter. Tjänsten är inloggad vilket innebär att medborgaren måste logga in för att utöva tjänsten. För att kunna använda tjänsten Översikt krävs att användaren är vårdnadshavare för barn enligt folkbokföringsregistret eller enligt Procapita komponent Person. I Översikt visas aktuella och närmast framtida inkomstuppgifter som finns registrerade på vårdnadshavaren i Procapita. När användaren kommer in på översiktsbilden visas bara de tre senaste inskickade ärendena. Det finns en knapp för visning av alla ärenden. Placeringsuppgifter för barn i barnomsorg, placeringserbjudanden för barnomsorg, registrerade köalternativ samt barnscheman visas i Översikt. Om barnet/eleven har en klassplacering visas detta. Här kan du se dina inskickade ärenden 12 månader tillbaka i tiden.