STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 2 Februari 2008 DNR 361-03/2008 Granskningspromemoria 2007 AB FAMILJEBOSTÄDER (KONCERN)
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.s/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN 1(1) INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning...1 2.1.1 Bolagets hantering av e-post enligt stadens regler... 1 2.1.2 Underhållsbehov i stadens anläggningar och fastigheter... 2 2.1.3 Åtgärder för att minska kostnaderna vid nyproduktion... 3 2.1.4 Bisysslor... 4 2.2 Basgranskning...5 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 5 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser... 6 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 7
STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj 2007. Vid planeringsmöte den 11 juni 2007 avseende Familjebostäder informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag som givits revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av internkontroll granskningen och granskningen av delårsbokslutet rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 16 oktober 2007. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter för bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 22 februari 2008. Årets allmänna granskning har bl. a omfattat uppföljning av bolagets internkontrollarbete under år 2007. Granskningen har även omfattat bolagets hantering av e-post enligt stadens regler. Även bolagets underhållsbehov i anläggningar och fastigheter samt bolagets arbete med att sänka produktionskostnaderna har granskats. Bolaget har faktakontrollerat granskningspromemorian. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Bolagets hantering av e-post enligt stadens regler Fullmäktige har i mars 2007 antagit nya e-postregler. Koncernstyrelsen har 2007-04-23 beslutat att uppmana bolagen inom koncernen Stockholms Stadshus AB att anta de nya reglerna. Granskningen ska ge svar på om bolagen har antagit och följer dessa nya regler. Bolagets styrelse har vid sammanträdet 2007-12-06 beslutat att anta stadens regler för e-post. Personalen informeras om regelverket via intranätet. Bolaget har sedan tidigare ett regelverk för hantering av e-post. Bolagets system för registrering och hantering
STADSREVISIONEN 2(8) av allmänna handlingar överensstämmer inte med företagets nuvarande organisation. Ett arbete pågår därför för närvarande med att uppdatera bolagets diarieföring, dokumenthantering, arkivorganisation, e-postpolicy mm. Arbetet beräknas vara slutfört under våren 2008. Bolaget har en officiell adress fb@familjebostader.com och den post som inkommer till adressen tas om hand av och vidarebefordras av bolagets reception. I bolagets e-postregler saknas rutiner för att hantera allmänna handlingar som inkommer elektroniskt vid längre frånvaro och vid semester. De tjänstemän som kan förväntas få inkommande allmänna handlingar elektroniskt kan dock frivilligt ställa om sin e-postbrevlåda till en ersättare som hanterar posten vid frånvaro. Enligt revisionskontorets bedömning följer bolaget i stort stadens regelverk för e- posthantering. Bolagets befintliga regelverk behöver dock uppdateras med de nya regler som har tillkommit i kommunfullmäktiges regelverk samt anpassas efter bolagets nuvarande organisation. Styrelseledamöterna bör informeras om de regler som gäller för e-post avseende bolagets verksamhet, som inkommer till hemadressen. 2.1.2 Underhållsbehov i stadens anläggningar och fastigheter Revisionskontoret har med hjälp av konsult genomfört en granskning av hur stadens fastighets- och anläggningsförvaltande nämnder och bolag arbetar med planering, genomförande och uppföljning av underhåll. En viktig utgångspunkt för granskningen har varit kommunfullmäktiges ägardirektiv att bolagen ska se till att bibehålla tillgångarna i reala termer. En revisionsrapport har upprättats och överlämnats 2007-12-18 till bolagets styrelse för yttrande till 2008-02-15. till resultatet från granskningen redovisas på ett sammanfattande sätt nedan. Familjebostäder har en ambitiös och väl fungerande löpande planering av underhållet. Informationen om fastighetsbeståndets skick i årsredovisningen kan förbättras. Underhållsplanen genomförs i hög grad. Bolaget uppger att man inte har något eftersatt underhåll. Inom bolaget finns ett internt regelverk till stöd för gränsdragningen mellan investeringar och underhåll.
STADSREVISIONEN 3(8) För samtliga granskade enheter rekommenderas att underhållsplanerna utvecklas i olika avseenden. De bör innehålla en bedömning av bl. a beståndets skick, strategi för underhållet, prioriteringskriterier och analys av utfallet av föregående års plan. Styrelsens roll i underhållsplaneringen bör utvecklas. Styrelsen behandlade rapporten vid sitt sammanträde 2008-01-29 och beslutade att godkänna VD:s yttrande som svar på rapporten. Av yttrandet framgår bl. a att bolaget avser att införa ett moment i verksamhetsplaneringen där styrelsen fastlägger inriktning och strategi för vårdandet av fastighetsbeståndet. Av yttrandet framgå vidare att bolagets interna regelverk för gränsdragningen mellan investeringar och underhåll kommer att revideras då skattereglernas utvidgade reparationsavdrag numera medger att utgifterna för vissa åtgärder av investeringskaraktär kan hanteras som en direkt kostnad samtidigt som de i bokföringen aktiveras och förs till fastighetsvärdet i balansräkningen. 2.1.3 Åtgärder för att minska kostnaderna vid nyproduktion Bolaget har i uppdrag att kraftfullt medverka till sänkning av byggkostnaderna för nyproduktion av bostäder. Stadens mål är att boendekostnaderna på lång sikt ska vara på rimliga nivåer i såväl stadens centrala delar som i ytterstaden. Syftet med granskningen har varit att ta reda på hur byggkostnaderna och boendekostnaderna påverkas av den rådande starka byggkonjunkturen. Bolaget genomförde under år 2004 en gestaltningstävling för två tomter i Svedmyra respektive Högdalen med syfte att få fram nyproducerade lägenheter som kunde hyras ut med en hyra om högst 1 200 kr per kvadratmeter. Optionsavtal tecknades samtidigt med fyra tävlingsdeltagare om att avropa ytterligare objekt till fasta priser med index under en femårsperiod. Endast markkostnaderna köps till marknadspris. Flertalet av de nybyggnadsprojekt som påbörjades under år 2007 baseras på de typhus som är resultatet av gestaltningstävlingen. För de nybyggnadsprojekt där dessa avtal inte kan tillämpas har bolaget enligt uppgift genom noggrann kostnadskontroll lyckats begränsa extrakostnaderna. Vidare har bolaget problem med att få tillräckligt med markanvisningar. Bolagets produktionsmål är 1 500 byggstarter under mandatperioden. Under år 2007 och 2008 har bolaget tillräckligt med markanvisningar för att klara produktionsmålet. För åren 2009 och 2010 däremot behövs ett tillskott av markanvisningar för att klara målet.
STADSREVISIONEN 4(8) Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt för att hålla nere produktionskostnaderna. Tack vare gestaltningstävlingen som genomfördes och de avrop som kan göras utifrån denna tävling har bolaget bättre möjligheter än andra aktörer i branschen att hålla nere produktionskostnaderna. 2.1.4 Bisysslor Med bisyssla avses varje anställning, uppdrag eller annan verksamhet som en anställd har vid sidan om sin huvudanställning. Lagen om offentlig anställning (LOA) innehåller förbud mot anställdas innehav av förtroendeskadliga bisysslor. Offentligt anställda får inte ha bisysslor som kan rubba förtroendet för deras opartiskhet. Det är inte förbjudet att ha en bisyssla men arbetsgivaren måste göra en bedömning i varje enskilt fall om den anställdes bisyssla kan verka hindrande på arbetet, konkurrera med arbetsgivarens verksamhet eller är förtroendeskadlig. Revisionskontoret har kartlagt bolagets rutiner för hantering av de anställdas bisysslor. Vidare har en kontroll av samtliga anställda gjorts mot Bolagsverkets register. Utdraget från registret har stämts av mot de uppgifter de anställda har lämnat till bolaget. I anslutning till granskningen överlämnades registerutdraget till bolaget. Bolagets regelverk I bolagets introduktionspärm återfinns ett regelverk för hur bisysslor ska hanteras. Introduktionspärmen finns även på bolagets intranät och är tillgänglig för samtliga medarbetare. Enligt regelverket ska närmaste chef besluta om den anställdes bisyssla. Alla nyanställda blir vid introduktionsmötet informerade om att uppgift om bisyssla ska lämnas på en särskild blankett. Närmaste chef ska vartannat år skicka ut en påminnelse om bisyssla till sina anställda. Om en anställd skaffar en bisyssla under sin anställningstid så åligger det den anställde att anmäla detta till sin närmaste chef. Förtroendeuppdrag i fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla.
STADSREVISIONEN 5(8) Granskningsiakttagelser Revisionskontorets kontroll mot registerutdraget från Bolagsverket visade att betydligt fler anställda var registrerade hos Bolagsverket jämfört med de underlag de anställda har lämnat till bolaget. Enligt registerutdraget har närmare ett fyrtiotal anställda vid bolaget en eller flera bisysslor. Av dessa har endast c:a en tredjedel anmält bisyssla till arbetsgivaren. Vidare saknades en ifylld bisyssleblankett för sex personer. Dateringen av blanketterna var i de flesta fall äldre än två år. Revisionskontoret kan således konstatera att bolagets regelverk för hantering av de anställdas bisysslor inte har följts. Enligt revisionskontorets bedömning är den interna kontrollen i rutinen inte tillräcklig varför den måste förstärkas. Eftersom offentligt anställda inte får ha bisysslor som kan rubba förtroendet för deras opartiskhet måste bolaget komplettera sina underlag. Godkännande av bisysslor bör enligt revisionskontorets mening göras av VD, avdelningschef eller motsvarande. För att säkerställa att informationen om de anställdas bisysslor är korrekt rekommenderas bolaget att genomföra uppföljningar åtminstone en gång per år. Avslutningsvis rekommenderas bolaget att genomföra en avstämning mot leverantörsregistret i syfte att kontrollera att bolaget inte har anlitat någon av de anställdas registrerade bolag/firmor. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Bolagets internkontroll granskas med fokus på den risk- och väsentlighetsanalys som ska ligga till grund för internkontrollplanen. Bolagets styrelse antog vid majsammanträdet en internkontrollplan för år 2007. Vid samma sammanträde avrapporterades granskningarna av interkontrollarbetet under år 2006. De tre riskområden som skulle granskas under året var: Ramavtalsupphandlade leverantörer Uthyrningsverksamheten av bostäder Kontroll av att bolagets regelverk avseende budget och investeringskalkyl i samband med beslut om byggprojekt efterlevs
STADSREVISIONEN 6(8) Två av internkontrollgranskningarna var avslutade under året och den tredje genomfördes under januari 2007. Endast smärre brister noterades. Internkontrollgranskningarna för år 2007 kommer att avrapporteras till styrelsen vid februarisammanträdet år 2008. Vid samma sammanträde kommer internkontrollplanen för år 2008 att antas. Bolaget kommer under våren 2008 ta fram en ny risk- och väsentlighetsanalys för bolaget. Resultatet av denna analys ska sedan ligga till grund för internkontrollplanen för år 2009. Revisionskontoret kan konstatera att bolaget har ett fungerande internkontrollarbete och att kontroller har genomförts enligt planen. Revisionskontoret anser att det är bra att bolaget har för avsikt att ta fram en ny risk- och väsentlighetsanalys för bolaget. Bolaget har tidigare haft fokus på att kontrollera att regler, riktlinjer och policys följs. Utifrån en ny analys kan bolagets granskningsinsatser breddas till att även omfatta andra kontroller. 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Resultat efter finansnetto 2007, mnkr KFs Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget budget T 1 T 2 138 138 138 164 143 Resultatet efter finansnetto exklusive reavinster uppgår till 143 mnkr. Resultatet överstiger fullmäktiges krav på 138 mnkr för bolaget. Den huvudsakliga förklaringen till resultatet är en betydligt lägre kostnad för uppvärmning än vad som budgeterats, beroende på ett klimatmässigt varmare år än ett normalår. Investeringar 2007, mnkr Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T 1 T 2 1 423 1 311 1 280 1 080 Bolagets investeringar uppgår till 1 080 mnkr, vilket är 343 mnkr lägre än budgeterad volym. Orsaken till avvikelsen beror på att fyra nyproduktionsprojekt inte har kunnat startats beroende på överklagade av detaljplaner. Vidare har ombyggnader av innerstadsfastigheter stoppats på grund av eventuella fastighetsförsäljningar.
STADSREVISIONEN 7(8) Revisionskontoret bedömer att bolagets prognossäkerhet är i stort tillfredsställande. Kontoret bedömer vidare att bolagets prognossäkerhet avseende investeringar är tillfredsställande. Fullmäktiges resultatkrav har uppnåtts. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har följt upp hur bolaget har arbetat med några av de direktiv och uppdrag som fullmäktige har lämnat till bolaget. Bolaget arbetar aktivt med de uppdrag och direktiv som har kommit från koncernstyrelsen. För de flesta av uppdragen pågår arbete medan vissa är avslutade. Bolaget ska medverka i ett investeringsprogram i ytterstaden ytterstadförnyelse Bolaget har under år 2007 satsat drygt 17,3 miljoner kronor på olika projekt inom ramen för stadsdelsförnyelsen. De satsningar som gjorts är bland annat gårdsupprustningar, tillgängliga lekplatser, upprustning av källare och tvättstugor, installation av säkerhetsdörrar till källare, förbättrad belysning, införande av medborgarvärdar och satsningar på grannskapssamverkan. Bolaget ska utreda behovet av att inrätta en vräkningsakut Bolaget har under året utrett frågan om behovet av att inrätta en avhysningsakut. Styrelsen behandlade ärendet vid sitt majsammanträde och beslutade då att föreslå kommunstyrelsen att en arbetsgrupp skulle tillsättas med representanter från de tre allmännyttiga bostadsföretagen, stadsdelsförvaltningarna och socialtjänstförvaltningen. Uppdraget ska vara att ta fram förslag på hur antalet vräkningar ska kunna minska. Styrelsen föreslog även att landstinget skulle bjudas in till att delta i arbetsgruppen samt att metoder för hur man stärker barnperspektivet vid avhysningar ska tas fram. Kommunstyrelsen har remitterat ärendet till stadsdelsnämnderna Hässelby-Vällingby, Norrmalm och Farsta, stadsledningskontoret, Stockholms Stadshus AB samt landstingets hälso- och sjukvårdsnämnd. Remisstiden gick ut i oktober 2007 och ett ärende kommer att tas fram till kommunstyrelsen.
STADSREVISIONEN 8(8) Bolaget ska bidra med att uppfylla stadens behov av försöks- och träningslägenheter Under år 2007 har bolaget lämnat 65 lägenheter till Bostadsförmedlingens förfogande som försöks- och träningslägenheter. Bolagets mål i verksamhetsplanen för år 2007 var dock att lämna 80 lägenheter till bostadsförmedlingen. Avvikelsen beror på att bolaget inte hade tillräckligt med lämpliga lägenheter för att uppnå sitt planeringsmål. Revisionskontoret bedömer att bolaget arbetar på ett bra sätt med de av ägaren lämnade direktiven och uppdragen. Lars-Erik Örsing Bitr. stadsrevisor Örjan Palmqvist Revisor