Vår beteckning Vår handläggare Susanna Kullman, processledare Processkarta för införandet av Heltid som norm Övergripande mål: En attraktiv arbetsplats för tryggad personalförsörjning
1. Inledning För att möta dagens utmaningar inom personalförsörjning och rådande kompetensbehov i Katrineholm samt att visa på att medarbetarna är kommunens viktigaste resurs har följande beslut tagits: Kommunfullmäktige har beslutat om att samtliga nyrekryteringar samt visstidsanställningar längre än tre månader ska anställas på heltid from 2017-01-01. De beslutade vidare att samtliga medarbetare i Katrineholms kommun ska inneha en heltidstjänst, med möjlighet att välja en lägre sysselsättningsgrad, from 2018-07-01. I beslutet framgår att dessa förändringar på sikt skall vara kostnadsneutrala. I Katrineholms kommun är förarbetet påbörjat med en implementeringsprocess av Heltid som norm. Processledare tillträder sin tjänst 2016-09-26 och då startar tidsplanen som presenteras senare i dokumentet. 2. Bakgrund Under en treårsperiod har flera projekt drivits gällande heltid i Katrineholms kommun. Dessa projekt har visat på att en kulturförändring behövs gällande flexibilitet, samt en förändring där medarbetare istället ser sig själva som en resurs för hela kommunen. För att lyckas i denna kulturförändring behöver förväntningar, attityder och värderingar tydliggöras från arbetsgivaren Katrineholms kommun. Medarbetare som väljer att öka sin arbetstid till heltidsmått måste vara flexibla inom sin planerade arbetstid. 3. Syfte Syftet är att använda personella samt ekonomiska resurserna effektivt i samklang med att stärka attraktionskraften som arbetsgivare. Heltid som norm ökar möjligheterna att rekrytera rätt kompetens samt att behålla kompetenta medarbetare. Syftet är också att vara en lärande organisation med tydlig målbild, omvärldsbevakning samt visioner. 4. Mål I kommunplanen för 2015-2018 uttrycks den politiska viljeinriktningen för de kommunala verksamheternas utveckling i det övergripande målet: Attraktiv arbetsgivare för en tryggad personalförsörjning, bland annat genom att ha heltid som norm. För att implementera heltid som norm krävs ett innovativt förhållningssätt med kreativitet, flexibilitet, samordning och nära samarbete över förvaltningsgränserna. Målet är att tillskapa en trygg anställning för samtliga medarbetare som påverkar både hälsa och engagemang i positiv riktning. Katrineholms kommun blir mer attraktiv som arbetsgivare med satsningen på ökad kompetens- och kunskapsutveckling, liksom möjlighet till validering.
5. Resultatmål Resultatmål Ökat medarbetarengagemang Delaktighet att påverka sin tjänstgöringsgrad samt möjlighet att "prova" olika arbetsuppgifter inom andra förvaltningar ger ökat medarbetarengagemang. Resultatmål Minskad sjukfrånvaro Självbestämmande över önskad sysselsättningsgrad samt möjlighet till kompetensutveckling påverkar hälsan positivt. Resultatmål Tryggad personalförsörjning genom utvecklad rekrytering Satsningen på kompetensbaserad rekrytering innebär att krav på kandidat och aktuell tjänst matchas med frågebatteri kopplat till valda kompetenser. Tydlig kravspecifikation skapas inför varje rekrytering. Dessa resultatmål skall följas upp som indikatorer/mått varje år tom 2019, och presenteras under processens gång. Indikatorerna/måtten skall redovisas som helhet för kommunen, men skall även brytas ner så respektive nämnd har möjlighet att följa utvecklingen. 6. Omfattning Heltid som norm kommer inledningsvis rikta sig till samtliga medarbetare i Katrineholms kommun.
7. Organisation Referensgrupp: Cesam, Central samverkansgrupp Styrgrupp: Politisk styrgrupp: Personalutskottet Processledning: Processägare: Kommunchef i samarbete med ledningsgrupp. Ansvarig tjänsteman: Ekonomi- och personalchef. Processledare: Susanna Kullman KLF VOF BIF SBF STF SOC KTF Viadidakt Olika arbetsgrupper varierar över tid i processen Kommunikationsplan är A och O för lyckat resultat och målbild Rapport och uppföljning skall presenteras inom förvaltningarna, liksom politiskt frekvent genom processen
8. Genomförande med tidplan Tidpunkt Aktivitet Ansvarig From september och genom hela processens gång Omvärldsbevakning inom liknande processer, på nationell nivå liksom de närliggande kommunerna. Processledare ansvarar för genomförande och spridning av information September Träff med löneenheten, förhandlingsexpert, HR-konsult samt personalchef för genomgång av upplägg under sista veckan i september. Processledare sammakallar berörda parter Oktober Skapa en kommunikationsplan för processen, Heltid som norm. Processledare, representanter från samtliga förvaltningar samt utsedd kommunikatör Oktober Utse en projektgrupp, där alla förvaltningar finns representerade. Sker under första veckan i oktober. Processledare i samråd med processägare m.fl. Redan påbörjat, fortsätter genom hela processen Information läggs ut på Communis frekvent gällande införandet av Heltid som norm, i nära samarbete med informationskontoret. Processledare ihop med informationskontoret Oktober Enkät skickas ut till samtliga medarbetare inom Katrineholms kommun med frågan om vad medarbetare önskar för aktiv tjänstgöringsgrad. Genomförs under första veckorna i oktober. Processledare ihop med HR-konsult och representanter från samtliga förvaltningar Oktober Bjuda in samtliga fackförbund för information om Heltid som norm. Samt arbeta med frågeställningar i smågrupper. Processledare med utvalda representanter från personalkontoret
Oktober Studiebesök i flera kommuner som infört rätten till heltid, med goda resultat. Processledare bokar och bjuder in berörda November Tillskapa en handlingsplan för varje förvaltning gällande hur Heltid som norm skall implementeras hos dem. Processledare med utvalda representanter från personalkontoret och utsedd representant från respektive förvaltning November Alla chefer informerar sina medarbetare om vad som gäller med deras anställningar, sker på arbetsplatsträffar samt information i veckobrev. Processledare följer upp med respektive förvaltning att cheferna genomfört aktiviteten November december Förhandlingar sker med fackförbunden. Processledare, förhandlingsexpert samt HR-konsult November december Utbildningsinsatser för chefer inom samtliga förvaltningar sker under november och första delen av december. Processledare, HRkonsult samt kommunikatör Start så snart förvaltningarna sammanställt enkätsvar om önskad sysselsättning Skriva om alla gällande anställningsavtal till 100 % för samtliga medarbetare, skall vara färdigställt 2018-07-01. Medarbetare kan välja en annan önskad sysselsättningsgrad, och tar då tjänstledigt del av sin heltidstjänst. Möjlighet att välja om önskad sysselsättning vid ett specifikt tillfälle per år. Processledare följer upp med respektive förvaltning att cheferna genomfört aktiviteten
9. Framgångsfaktorer som fångats i andra kommuner som genomfört liknande process: Tydligt politiskt beslut är en förutsättning, vilket togs i Kommunfullmäktige 2016-04-18 568 Utgå från lokala förutsättningar Ha en realistisk och hållbar tidplan Göra förändringen begriplig och skapa delaktighet Tänka nytt när verksamheterna organiseras Uppmuntra fler att jobba mer I planeringen av kombinerade tjänster samt utförande av viss procent på flera andra enheter väger dessa parametrar tungt: Geografiskt passande enheter för bästa resurseffektivitet 10. Resultat God kontinuitet för brukare och kunder Resurstid styrs till hel- och halvdagar Effektivitet och kvalitet i fokus Samordning och samverkan mellan förvaltningarna gemensamt ansvar för implementering 10. Resultat Målet med att införa Heltid som norm i hela Katrineholms kommun syftar till att vara en attraktiv arbetsgivare som ser medarbetarna som sin största resurs. I införandet möter vi kompetensutvecklingsbehov samt skapar en lärande organisation. Heltid som norm inom hela Katrineholms kommun visar på att denna process ska skapa en varaktig struktur i kommunen, där innovativa lösningar och flexibilitet från
medarbetare bidrar till den egna verksamhetens utveckling. För att nå målet får medarbetare kompetensutveckling styrd ifrån tydlig samverkan mellan chef och medarbetare i medarbetarnas kompetensutvecklingsplaner. Resultatet förväntas bli en varaktig struktur där medarbetare höjer sin kompetens genom att prova arbete på andra förvaltningar eller andra enheter inom den egna förvaltningen. Tidigare projekt Hel- deltid på Lövåsgården har visat att arbetssättet givit en ökad arbetstillfredställelse och ökad trivsel, vilket även är eftersträvansvärda resultat i detta införande av Heltid som norm. Liksom att medarbetare känner delaktighet och mår bra av att själva kunna styra sin önskade sysselsättningsgrad. 11. Utvärdering Utvärdering sker utifrån specificerade resultatmål både på kommunnivå, men också per förvaltning för att ge varje nämnd en tydlig bild av resultatet inom sin specifika nämnd och förvaltning. Tydligt politiskt beslut är en förutsättning i denna typ av process, vilket togs i Kommunfullmäktige 2016-04-18 568. Där framgår att processen på sikt skall vara kostnadsneutral, varför den aspekten också skall belysas i utvärderingen. I kommunplanen för 2015-2018 uttrycks den politiska viljeinriktningen för de kommunala verksamheternas utveckling i det övergripande målet: Attraktiv arbetsgivare för en tryggad personalförsörjning. Alla dessa parametrar redovisas i slutrapporten efter processens implementerande i hela Katrineholms kommun. Susanne Sandlund Ekonomi- och personalchef Susanna Kullman Processledare heltid som norm