Request for Information (RFI)

1 (10) Request for Information (RFI) Marknadsundersökning relaterad till kommande upphandling av medicinteknisk utrustning och informations- och kommunikationsteknik (MT & IKT) för Karolinska Huddinge Karolinska Universitetssjukhuset 2016-03-09

RFI 2 (10) Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Syfte... 4 3. Bakgrund Nya Karolinska Huddinge och CHOPIN... 4 4. Karolinska Universitetssjukhusets förändringsarbete... 5 5. Information om eventuellt kommande upphandlingar... 7 6. Områden för frågeställningar... 7 7. Att svara på RFI:n... 8 Skriftligt svar... 9 Muntligt svar och presentation av RFI... 9 8. Sekretess... 10 9. Tidplan för denna RFI... 10 10. Instruktion för svar på RFI:n... 10 Bilaga 1 Övergripande frågor Bilaga 2 Lösningar för patientflödesförbättringar och värdebaserad vård Bilaga 3 Anpassad arbetsmiljö flexibel vårdmiljö Bilaga 4 Patientdelaktighet och kommunikation i patientflödet Bilaga 5 System och lösningar för automatisering av flöden Bilaga 6 Avancerad Bildbearbetning och Visualisering Bilaga 7 Integrationslösning och tillhörande tjänster för operation och intervention Bilaga 8 Installationslösningar, mediabehov och relaterade tekniska förutsättningar Bilaga 9 Karolinska Universitetssjukhusets Verksamhetsplan 2015 Bilaga 10 Central utgångspunkt, vision, syfte och strategiska principer för nkh MT & IKT Bilaga 11 Innovationsupphandling som verktyg Bilaga 12 Planritningar Bilaga 13 Formulär

RFI 3 (10) 1. Inledning Stockholms läns landsting (SLL) och Karolinska Universitetssjukhuset ska i anslutning till befintliga vårdbyggnader vid Karolinska Huddinge uppföra en ny byggnad för behandling och diagnostik under arbetsnamnet CHOPIN. SLL avser att upphandla lösningar avseende medicinsk teknik och IKT för operation, röntgen, förlossning samt sterilteknisk avdelning vid Karolinska Universitetssjukhuset. SLL önskar svar från leverantörer som kan svara på delar av såväl som hela denna RFI. Vården som ska bedrivas vid Karolinska Huddinge ska försörjas med den teknik och innovativa lösningar som kan möta framtida vårdbehov och som kan integreras med befintliga system och etablerad teknik på övriga siter inom Karolinska Universitetssjukhuset. Det ska säkerställas att tekniken med tillhörande tjänster, nya arbetssätt och eventuella nya system är patientflödesstödjande och därmed genererar patientnytta. Detta kan kombineras med utvecklade samarbetsformer vad gäller forskning, utbildning, utveckling och innovation som inbegriper samarbete mellan patient, personal och leverantörer. Den framtida tekniken är således central för att Karolinska Universitetssjukhuset skall kunna leverera sitt uppdrag enligt uppställda strategiska mål, principer och visioner. Partnerskap för utveckling och innovation, flexibilitet och igenkänning är exempel på vägledande faktorer för att vidareutveckla Karolinska Universitetssjukhusets verksamhet (se bilaga 10). Genom utvecklade samarbetsformer kan såväl patientnytta som affärsnytta genereras. Mot denna bakgrund efterfrågar SLL och Karolinska Universitetssjukhuset synpunkter och information inför upphandlingar av såväl medicinsk teknik, informations- och kommunikationsteknik (MT & IKT) som lösningar för att utveckla Karolinska Universitetssjukhusets verksamheter. Upphandlingsprocessen skall säkerställa att lösningar i form av produkter, tjänster och partnerskap tillfredsställer universitetssjukhusets behov. Samtidigt är tanken att skapa möjligheter för en affärspartner. För att ge bästa möjliga förutsättningar för utveckling av hela eller delar av efterfrågad försörjning kommer en eller flera innovationsupphandlingar förmodligen genomföras. Tanken är att framtagna lösningar/innovationer ska komma både den offentliga och privata partnern till nytta. Upphandlingarna kan komma att generera en eller flera avtalsparter, som i sin tur kan ha avtalade underleverantörer. Därför vänder sig denna RFI till såväl större som mindre aktörer och svar välkomnas från både generalister och specialister som verkar i olika branscher, exempelvis medicinsk teknik, IT och inredning. Därav bygger denna RFI på olika områden för frågeställningar och man således kan välja att svara på en eller flera bilagor i denna RFI. En del frågeställningar relaterar till lösningar med potentiell tillämpning som sträcker sig utanför ny- och ombyggnationen, men MT & IKT-försörjningen avser inte upphandla något med funktionell överlappning mot andra aktuella SLLupphandlingar, exempelvis 3R FVM kärnsystem 1. 1 Se www.3rfvm.se för mer information.

RFI 4 (10) 2. Syfte Syftet med denna RFI att Karolinska Universitetssjukhuset ska få tillgång till information om branschens erfarenheter, kunskaper och framtidsvisioner inför eventuellt kommande upphandlingar. Denna marknadsundersökning är en central komponent i det förstudiearbete som är pågående där bland annat paketering efter verksamhetens behov sker. Svar på denna RFI ger Karolinska Universitetssjukhuset och SLL underlag för att bedöma om det på marknaden finns kapacitet att uppfylla verksamhetens behov på sikt. Detta ger även marknadens aktörer ett tillfälle att lyfta frågor och synpunkter de anser är av vikt för att upphandlingen ska få ett bra resultat. En RFI är inte en förfrågan om ansökan/anbud utan ett sätt att samla information om möjliga lösningar och framtida samarbetsmöjligheter. Svar på denna RFI är frivilligt att svara är ingen förutsättning för att få delta i den kommande upphandlingen. Det går också bra att välja att svara på hela eller delar av RFI:n. Ingen ekonomisk ersättning utgår för att besvara frågorna i RFI:n. 3. Bakgrund Nya Karolinska Huddinge och CHOPIN SLL har en investeringsplan för hälso- och sjukvården för den kommande tioårsperioden. Investeringarna syftar till att utveckla den nuvarande infrastrukturen i form av lokaler och utrustning, för att stödja planeringen av vårdutbud i enlighet med Framtidsplanen för hälso- och sjukvården. Framtidsplanen innefattar bland annat en ny- och ombyggnation, CHOPIN. Omfattningen för CHOPIN inkluderar: En ny behandlingsbyggnad innehållande: o 23 operationssalar (varav 2 angio/hybrid) o 8 interventionssalar (<5 CFU) varav sannolikt: 1 MR 1 DT 4 angio-/hybridsal (varav en är Stockholms enda infektionssal) 2 ultraljud o 21 bild- och funktionsrum varav sannolikt: 8 konventionell röntgen 6 ultraljud 5 DT 2 MR o Sterilteknisk avdelning Ombyggnation i befintliga kärnor inrymmande: o Pre-/postop 44 platser o 23 förlossningsrum och en operationssal för omedelbara kejsarsnitt Planritningar över ny- och ombyggnationen har bilagts i bilaga 12 till denna RFI för att ge en överblick av verksamhetens arbetsplan och tjäna som inspiration till de efterfrågade lösningarna. Bilaga 12 ska således enbart ses som underlag för diskussion och inspiration till lösningar och ska inte anses representera den slutgiltiga utformningen. Slutgiltiga ritningar kommer att tas fram i ett senare skede. Karolinska Universitetssjukhuset har i uppdrag att inom SLL bedriva forskning, utveckling, innovation och utbildning. Vid Karolinska Huddinge bedrivs praktisk

RFI 5 (10) verksamhetsförlagd utbildning, som behöver nyttja verksamheterna som berörs av projektet för sin kunskapsöverföring. Det bedrivs även klinisk patientnära och verksamhetsnära forskning vid samtliga av projektet berörda kliniker vid Karolinska Huddinge. Ny- och ombyggnationen innebär stor potential för att säkra och utveckla samtliga dessa uppdrag. Det övergripande målet med CHOPIN är att skapa en hållbar och attraktiv miljö med människan i centrum, som tar Karolinska Universitetssjukhuset in i framtidens hälso- och sjukvård. CHOPIN möjliggör bland annat en direkt närhet mellan operation och radiologi vilket ger nya möjligheter att bedriva vård, forskning, utveckling, innovation och utbildning i världsklass. Ny patientflödesstödjande teknik inom CHOPIN skall möta de framtida vårdbehov som finns inom den heterogena patientgrupp som Karolinska Huddinge har, där det till exempel finns såväl kulturella som språkliga utmaningar. Samtidigt behöver den nya tekniken integreras med befintliga system och etablerad teknik inom hela Karolinska Universitetssjukhusets verksamhet. CHOPIN är designat utifrån insikten att operation och röntgen konvergerar och skall resultera i bättre förutsättningar för verksamheten, bland annat: Samordning av operations- och röntgenverksamheterna med högre effektivitet och högre nyttjandegrad av operations- och interventionssalar Anestesikrävande och tekniktunga vården i samma byggnad ger högre flexibilitet och ökad patientsäkerhet Ny medicinskteknisk utrustning och specialiserade hybridsalar ger bättre förutsättningar för metod- och processutveckling Bättre bildkvalitet och lägre stråldoser Bättre patient- och arbetsmiljö ger större möjlighet att attrahera och behålla rätt personal Sammanhållen materialförsörjning och automatiserat sterilgodsförråd Utifrån denna bakgrund ska CHOPIN och Karolinska Huddinge försörjas med teknik som är anpassad och integrerad i patientflöden. Inom ramen för denna försörjning är idén att, enligt SLL:s beslut, främja innovationsupphandling och skapa högsta möjliga värde baserat på verksamhetens strategi värdebaserad vård (se avsnitt 4 nedan). Med teknik avses i detta sammanhang såväl IT och annan teknik som avancerad byggnadspåverkande teknik och väggfasta anslutningar. 4. Karolinska Universitetssjukhusets förändringsarbete Många av dagens vård- och omsorgsproducenter inom såväl offentlig som privat sektor genomför just nu ett förändringsarbete i syfte att gå från volym till värde i sin vårdleverans. Detta arbete innebär såväl förändrade arbetssätt som styrmodeller och kompetensutveckling i vården men även förändringar för dess samarbetspartners och leverantörer. Resultat och uppföljning av patientnytta för en vårdhändelse kan till exempel mätas baserat på förhållandet mellan: Förändringen i fastställda kvalitetsnyckeltal; och Kostnaden för vårdhändelsen

RFI 6 (10) Inom Karolinska Universitetssjukhuset har ett förändringsarbete med fokus på Värdebaserad vård initierats med målsättningen att skapa förutsättningar för verksamheten att gå från volym till värde i vårdleveransen. Inom ramen för Värdebaserad vård på Karolinska Universitetssjukhuset är perspektivet hela patientflöden där flera olika roller och funktioner ges incitament att samverka och skapa synergier utifrån patientens behov. Huvudprinciper för den nya verksamhetsmodellen är: 1. Fokus på kontinuerlig förbättring av värdet för patienten längs med hela patientflödet 2. Interdisciplinära och interprofessionella patientflödesteam med hög grad av autonomi 3. Gemensamma målsättningar mellan organisatoriska enheter som grund för starkt samarbete 4. Sammanhållet chefsansvar på alla nivåer i organisationen för att uppnå en välfungerande universitetssjukvård. Detta innebär att i samverkan med KI och inom ramen för universitetssjukvården ansvara för integrationen av vård, forskning och utbildning, samt för medarbetare och ekonomi 5. Proaktivt och datadrivet beslutsfattande som bygger på snabba återkopplingscykler mellan vårdens och FoUs utförande och återrapporterat resultat 6. En god och nära samverkan med KI i enlighet med det regionala ALFavtalet 7. Nya typer av roller som möjliggör fler alternativa karriärvägar och en ökad grad av professionell utveckling för alla medarbetare 8. Flexibel användning av gemensamma resurser för högt kapacitetsutnyttjande och kostnadseffektivitet 9. Ändamålsenliga staber och administration (med tydligt uppdrag att möjliggöra principerna ovan) Med en ny styrmodell enligt Värdebaserad vård, skapas incitament för alla medverkande aktörer i patientflödet att leverera och mäta värde utifrån patientens perspektiv och därmed att uppnå Karolinska Universitetssjukhusets vision. Detta gäller även externa leverantörer och samarbetspartners. Förändringsarbetet har medfört att Karolinska Universitetssjukhuset väljer att skapa och implementera en ny tematisk organisation som möter Värdebaserad vård. Likartade patientflöden samordnas i organisatoriska enheter, teman, och dessa ska ha logiska vård-, utbildnings- och forskningssamband ur ett patientperspektiv. För att stödja dessa teman inrättas funktionsområden som bistår med funktionella kompetenser och resurser som används av flera teman. Se bilaga 9 för Karolinska Universitetssjukhusets verksamhetsplan 2015. Se även bilaga 10 för en bild på den tematiska organisationen. Ett utvecklingsområde framöver kommer att vara integration mellan olika typer av MT-utrustning samt mellan MT-utrustningen och IT-miljön. Det måste säkras ITstöd för verksamhetens såväl nuvarande som framtida arbete. Särskilt intressant är automatiserade och integrerade lösningar som säkrar att information om patienten är tillgänglig på rätt plats vid rätt tillfälle och till rätt kvalitet. De tekniska lösningar sjukvården eftersträvar bör således i hög utsträckning klara höga krav på standardisering, härrörande såväl gränssnitt som

RFI 7 (10) kommunikationsformat, för att underlätta kommunikation/interaktivitet med vårdens nutida och framtida omkringliggande tekniska lösningar. Lösningar bör vara utformade utifrån ett holistiskt perspektiv och därmed kunna bidra till att adressera så många av vårdens utmaningar som möjligt. 5. Information om eventuellt kommande upphandlingar Projektets uppdrag är att försörja CHOPIN med en modern teknik med tillhörande tjänster, nya arbetssätt och eventuella nya system som ska möta framtida vårdbehov och som kan integreras med befintliga system och etablerad teknik på övriga siter inom Karolinska Universitetssjukhuset. Det kan även bli aktuellt att inkludera innovativa lösningar, i form av produkter, tjänster och processer. Det ska säkerställas att den nya tekniken är patientflödesstödjande och därmed generera patientnytta. För närvarande pågår förstudier som väntas avslutas innan slutet av Q2, 2016. Upphandlingarna avses att genomföras under de närmast kommande åren, med eventuell start under 2016. Klinisk driftsättning av CHOPIN är planerad att starta från Q1 2019. SLL har för avsikt att innovationsupphandla och därmed beakta utvecklingspotential. Innovationsupphandling används för att beakta utveckling och i vissa fall helt nya lösningar i upphandlingar. Syftet med en innovationsupphandling är bland annat att utifrån verksamhetens behov ta tillvara leverantörernas idéer om förnyelse genom att beakta såväl innovativa som helt nya lösningar. Därför analyseras marknaden för att kunna välja ett förfarande som medför en effektiv upphandlingsprocess. Se bilaga 11 för mer information om innovationsupphandling. 6. Områden för frågeställningar Inom ramen för den behovsanalys som genomförts av Karolinska Universitetssjukhusets verksamhet har ett antal specifika områden för frågeställningar identifierats. Behovsanalysen har genomförts med representation från olika specialiteter och yrkesgrupper på såväl operativ som strategisk nivå. Behovsanalysen utgör grunden för denna RFI och respektive behovsområde med tillhörande frågeställningar beskrivs i varsin bilaga. Varje bilaga har tillhörande nuläge, börläge och relaterade frågeställningar. Leverantörer kan välja att svara på en eller flera bilagor. Nedan presenteras en översikt av de olika bilagorna. Mer information finns i respektive bilaga. Bilaga Namn och beskrivning av område 1 Övergripande frågor Denna bilaga innehåller enbart frågeställningar. Dessa är relaterade till avsnitt 3 och avsnitt 4 i huvuddokumentet för denna RFI den och bör besvaras av samtliga leverantörer. Denna bilaga kan besvaras till viss del eller helt och hållet. 2 Lösningar för patientflödesförbättringar och värdebaserad vård Området behandlar behovet av tekniska lösningar, tjänster och nya arbetssätt för att optimera resursutnyttjandet och patientflödet av såväl patienter, personal, rum och utrustning. En av de största utmaningarna sjukvården står inför idag är hur man ska kunna möta den ökade efterfrågan på sjukvård. Gapet mellan efterfrågan på sjukvård och tillgängliga resurser väntas öka, varför det blir allt mer kritiskt att uppnå ett så effektivt utnyttjande av sjukvårdens resurser som möjligt. En viktig del för att uppnå

RFI 8 (10) ett effektivt resursutnyttjande är att hjälpa vårdpersonalen att snabbt och enkelt visualisera och koordinera patientflödet. 3 Anpassad arbetsmiljö flexibel vårdmiljö Området behandlar behovet av produkter, tjänster och nya arbetssätt för att uppnå en flexibel vårdmiljö som anpassas efter olika patientgruppers preferenser och behov, samt en anpassad arbetsmiljö för Karolinskas anställda. I linje med denna målbild vill Karolinska Universitetssjukhuset även uppnå bästa möjliga vårdmiljö ur ett hygien-/smittoriskperspektiv samt ur ett strålsäkerhetsperspektiv. 4 Patientdelaktighet och kommunikation i patientflödet Området behandlar utmaningar rörande hur sjukhuset interagerar med sina patienter, inför, under och efter vårdbesöket samt vårdens utmaningar i att sätta patienten i förarsätet och möjliggöra för patienten att själv ta ägarskap över sin vårdupplevelse. Föreslagen lösning bör ha ett helhetsperspektiv och möjliggöra ökad patientnytta och genomgående effektiviseringar med stora integrationsmöjligheter. 5 System och lösningar för automatisering av flöden Området behandlar utmaningar rörande fysiska så väl som digitala processer. Flöden av material, utrustning, personal och patienter kan effektiviseras och lättare hanteras med hjälp av ökad automatisering och ökat systemstöd. För att undvika lokal optimering på bekostnad av övriga delar av flöden och uppnå spårbarhet av alla objekt behöver en lösning utifrån ett helhetsperspektiv utvecklas. 6 Avancerad Bildbearbetning och Visualisering Området behandlar utmaningar rörande hur sjukhuset bearbetar och visualiserar bilder med tillhörande data från Bild- och funktionsutrustning samt hur sådana lösningar har svårt att möta de behov som den mobila vårdpersonalen kräver. Den tekniska lösningen bör ha ett helhetsperspektiv och möjliggöra genomgående effektiviseringar med stora integrationsmöjligheter oavsett modalitet och leverantör med möjlighet att utnyttja funktionalitet var och när som helst. 7 Integrationslösning och tillhörande tjänster för operation och intervention Området behandlar utmaningar rörande säkerställande av integration och interaktivitet med de resurser som krävs vid operation, såsom exempelvis MTutrustning och dess data/bilder samt personalkompetens utanför salen. Den tekniska lösningen bör vara ha ett helhetsperspektiv och vara så flexibel som möjligt och därmed möjliggöra genomgående kvalitetsförbättringar över tid, även när verklighet och relaterad behovsbild förändras. 8 Installationslösningar, mediabehov och relaterade tekniska förutsättningar Området behandlar utmaningar rörande att ny- och ombyggnationen i Huddinge måste designas så att den klarar dagens och framtidens behov av MT och IKT. Kännedom om förväntad utveckling av byggnadspåverkande utrustning över tid, utveckling av mediaförsörjningsbehov, tid och förutsättningar för installation etc. är därför av stor vikt. 7. Att svara på RFI:n Karolinska Universitetssjukhuset söker svar från de leverantörer som önskar samverka med SLL vid framtagande av lösningar relaterade till en eller flera utav ovan nämnda bilagor med relaterade frågeställningar. Det går alltså att svara såväl enbart på en bilaga som flera bilagor av denna RFI om så önskas. Till vardera bilagan som besvaras önskas en separat svarsbilaga.

RFI 9 (10) Karolinska Universitetssjukhuset kommer att bjuda in intresserade leverantörer till ett informationsmöte om denna RFI. Under detta tillfälle är syftet att presentera och förtydliga upplägget med RFI:n i mer detalj och berätta om bakgrunden till de olika frågeställningarna som denna RFI behandlar. Under detta informationsmöte ges även möjligheten att ställa frågor kring innehållet i RFI:n. Detta informationsmöte kommer att äga rum den 17 mars kl 09.00-11.30 i Birkeaulan, del 1, Karolinska Huddinge. Besöksadress: Blickagången 9. Denna RFI består av två delar: en muntlig och en skriftlig med olika frågeställningar. Det skriftliga svaret vill vi ha oss tillhanda senast den 4 april medan det muntliga svaret presenteras under ett eventuellt leverantörsmöte. SLL och Karolinska Universitetssjukhuset förbehåller sig rätten att välja vilka leverantörer som kommer att bjudas in till en muntlig presentation baserat på alla mottagna skriftliga svar. Frågeställningarna ses under avsnitt 3 i respektive bilaga. Nedan beskrivs hur skriftliga respektive muntliga svar ska genomföras. Skriftligt svar Respektive besvarade bilaga i denna RFI ska innehålla: Företagets namn Namn på eventuella underleverantörer samt deras respektive ansvar i lösningsförslaget kan, om så önskas, namnges Kontaktperson E-postadress Telefon Enskilda svar på varje fråga i respektive bilaga Bilaga 13 skall även fyllas i och inkluderas i det skriftliga svaret. All dokumentation önskas på svenska och/eller engelska. Frågorna bör besvaras så kortfattat som möjligt, utom på de ställen där det finns en uppmaning att beskriva. Muntligt svar och presentation av RFI Presentationerna kommer att hållas i Karolinska Universitetssjukhusets lokaler i Huddinge eller Solna och specifik lokal för varje företags presentationstillfälle meddelas till var och en den 7 april tillsammans med datum och klockslag. SLL ser gärna att presentationerna fokuserar på lösningsförslag utifrån frågeställningar inom denna RFI. Presentationerna kommer att ske den 11-13 april och varje möte kommer att vara mellan 60-120 minuter beroende på vilka och hur många bilagor som leverantören väljer att svara på. Vänligen ange i bilaga 13 tre tider då ni har möjlighet att presentera genom att gradera tiderna med siffrorna 1-3 utifrån hur väl de passar er, där 1 motsvarar den tid som passar er allra bäst. Önskas videokonferensmöte ska detta meddelas i samma svarsformulär. Vänligen ange i samma bilaga 13 vilka bilagor som är besvarade. Vid en eventuell muntlig presentation ber vi er prioritera vilka bilagesvar ni helst vill diskutera.

RFI 10 (10) Alla presentationer önskas på svenska och/eller engelska. 8. Sekretess Offentliga myndigheters verksamhet omfattas av offentlighetsprincipen. För att en uppgift i en allmän handling ska kunna hemlighållas måste det finnas stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). RFI är en förfrågan som görs innan upphandlingen startat och lyder därför ej under absolut sekretess. Vissa, av informationslämnarens inkommande uppgifter, kan omfattas av kommersiell sekretess även inom detta ärende. För kommersiell sekretess till skydd för en informationslämnares uppgifter krävs att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att informationslämnaren lider skada om uppgifterna röjs. Om informationslämnaren anser att de uppgifter som lämnats i RFI- svaret omfattas av kommersiell sekretess enligt ovan, skall informationslämnaren skriftligt begära om kommersiell sekretess med precisering av vilka uppgifter som avses samt hur informationslämnaren lider skada om uppgifterna röjs. SLL kommer härefter att göra en självständig prövning av om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Sekretessen kan slutligen komma att prövas av domstol. Det faktum att en leverantör har begärt sekretess är dock ingen garanti för att uppgiften i fråga kommer anses omfattas av sekretess. 9. Tidplan för denna RFI Aktivitet Vecka Datum Publicering av RFI v. 10 2016-03-09 Informationsträff angående denna RFI v. 11 2016-03-17 Ert skriftliga svar på denna RFI inkommer senast Meddelande om vilken lokal, datum och klockslag respektive leverantör ska presentera tillhandahålls Enskilda presentationer av företagsrepresentanter v. 14 2016-04-04 v. 14 2016-04-07 v. 14 2016-04-11, 09.00 16.00 2016-04-12, 09.00 16.00 2016-04-13, 09.00 16.00 10. Instruktion för svar på RFI:n RFI-svar med eventuella bilagor lämnas via www.e-avrop.com senast 4 april. Eventuella frågor ställs via www.e-avrop.com Kontaktperson för marknadsundersökningen: Peter Losman SLL upphandling E-post: peter.losman@sll.se