Införande av Digitala Eskilstuna geografiskt och mognaden att använda geografisk information. 2016-11-16 Västerås Vad? Hur? Gör?
Geografisk information som resurs i kommunkoncernen VAD? 1. Dela på information, spara pengar och tid 2. Känd kvalitet på information, bättre underlag 3. Kunskap/stöd vid användning, effektivare arbete 4. Effektivisera era processer, optimering
Målbild: Användning och nytta med organiserade informationsflöden och känd kvalitet kompatibla system VAD? Medborgare Företag Centrala databaser
Nuläget: Användning och nytta? VAD? Medborgare Företag Centrala databaser
Goda exempel - GISvis VAD? Beskriv nyttan för dig och var med och tävla! Länk till tävlingen.
Värde till verksamhetsprocesser Effektiv geodatanod VAD? Geodataförvaltning Systemförvaltning Tillhandahållande NVDB, SCB data, FIR/KID Geodata.se, GSD Kommunens geodata på anda avdelningar Projekt- och GIS-avd. egna data, 3D data Teknisk plattform: SDE databas Geoserver databas GIS verktyg licenser och installationer webbgis systemet Metadatasystemet 3D system MBK Eskilstunakartan, Metadata, Geosecma, ArcGIS, webbtjänster NBK, Grundkarta Analyser, 3D produkter Utskrifter/pdf/tryck Dataförsörjning till nationella databaser Utveckling i projekt Utbildning
Nyttoeffekter - Lönsamhet Bättre beslut och Stärkt demokrati Känd kvalité och aktualitet Tydligt ägarskap och överenskommen geodataförvaltning VAD? Effektivare arbetsprocesser Strukturerad informationsmodellering Ökad tillgänglighet Effektiv geodatanod
Kostnad - Nyttan VAD? Nyttan kommer i verksamheterna och kräver insatser i form av analys av informationsbehov, utbildning och i vissa fall att ny information samlas in. Verksamhetsansvariga ansvarar för införandet i sin verksamhet.
VAD?
Eskilstunakartan - Antal besök per vecka
Bred användning av Eskilstunakartan Extern användning Internt allmän Fördelning vyer 2015 jan 01 2016 jan 01 Bygglovavdelningen Planavdelningen Översiktsplanen internt och externt Mark och exploatering Miljökontoret i Projektavdelningen Internt snabb Internt Övrigt
Riktlinjer för geografisk information i Eskilstuna kommunkoncern Beslutade i KF 2015-09-24 HUR?
HUR?
Slutsatser från intervjuer aug 2014 HUR? 1. Geografisk information är verksamhetskritisk i myndighetsutövning och i många verksamheter. 2. Det finns ett stort behov av information från varandra, inom Stadsbyggnad, mellan förvaltningar och mellan förvaltningarna och bolagen. 3. Teknisk ledningsinformation från ESEM är ett behov hos många. Det skulle kunna spara mycket pengar att få tillgång till den informationen för användare inom hela kommunkoncernen. 4. Kommunikation om vilken information som finns och nyheter om ny information är oerhört viktigt. 5. Det råder okunskap om vad som är möjligt resp. inte möjligt med GIS. 6. Tekniska problem finns i nuvarande system. Driftsäkerhet krävs då information är verksamhetskritiskt. 7. Arbetsmiljö är en aspekt i att tillgång till information ger enklare handläggning. 8. Det finns behov av utbildning i informationskvalitet. 9. Integration av information från flera databaser (system) är en aktuell fråga. 10.Eskilstunakartan är den stora kanalen till geografisk information som har öppnat upp tillgången och som börjar väcka upp intresset i hela organisationen. 11. Viktigt att inte låsa oss till ett system, då informationen är det viktiga.
HUR? Organisation GIS-nätverket Ledning och styrning av geografisk information GIS-ambassadörer, representerar verksamheterna Koncerngemensam stödfunktion för Kartor och geografisk information IT-drift
Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö HUR? LG IT-råd Förvaltnings grupp Förvaltnings grupp Förvaltnings grupp Förvaltnings grupp
HUR? Mål Effektiv organisation Effektiv informationshantering Effektivisering genom samverkan Hållbar samhällsutveckling Spara pengar
Styrande principer HUR? 1. Transparens och utbyte av information omfattar hela kommunkoncernen 2. Informationsansvar ligger på respektive verksamhetsansvarig som äger information 3. Informationsägaren ansvarar för skyddsklassning av sin information 4. Informationen registreras och uppdateras närmast källan där informationen uppstår 5. Gemensamma metoder för insamling, lagring, arkivering och underhåll samt tillhandahållande av geografisk information 6. Kunskap om att informationen finns och dess kvalitet (metadata) sprids via geodatakatalogen 7. Informationen är systemoberoende och utbyte mellan system ska ske med standardiserade onlinetjänster
Strategisk prioritering HUR? Verksamheterna gör sin egen planering och driver sina egna projekt. De gemensamma stödresurserna är begränsade och prioriterar att ge stöd till: 1. Geografisk information som stöd till att upprätta trygghet och krisberedskap 2. Geografisk information som stöd till att skapa en attraktiv stad för alla 3. Geografisk information som stöd till demografi- och faktaunderlag till verksamhetsprocesser, analysen av Eskilstuna
Finansiering HUR? 1. Underhållet av informationen i Digitala Eskilstuna geografiskt finansieras inom respektive informationsägares verksamhets driftbudget 2. Alla i kommunkoncernen ska ha kostnadsfri tillgång till varandras geografiska information, som ägs inom kommunkoncernen 3. Nationell geodatasamverkan, information från bl.a. myndigheter, finansieras med gemensamt anslag (Gäller ej konkurrensutsatta verksamheter) 4. Stöd från gemensamma resurser till införande och nyttorealisering av Digitala Eskilstuna geografiskt finansieras i respektive verksamhets budget och bedrivs med fördel i projektform 5. Den gemensamma tekniska plattformen för geografisk information inom kommunen finansieras med gemensamma anslag. Bolagens tekniska plattform finansieras av bolagen. 6. Kommunledningen genom direktören för Miljö och samhällsbyggnad ansvarar för mål och prioritering. Därmed kan särskild finansiering anslås i budget för strategisk utveckling. Styrningen bör i förlängningen gå in i kvalitetsutvecklingsarbetet.
Förvaltningsöverenskommelse HUR? Överenskommelsen anger vem som äger informationen och ansvarar för att den är korrekt beskriven. Den definierar också lagring, ajourhållning och skyddsklass för behörighetsstyrning vid tillgängliggörande inom och utom kommunkoncernen. Tecknas mellan informationsägaren och ansvarig för systemförvaltning av den tekniska plattformen
Vem bryr sig om effektmål Arbete enligt riktlinjerna kräver anpassning Känd kvalitet och bättre kvalitet på geografisk information Tydliga informationsägare, tydligt ansvar och god informationssäkerhet Attraktivare stad Effektivare arbetsprocesser, levererar mera nytta till medborgare Långsiktigt hållbar information, investeringen blir lönsamma Strategiska planer säger VAR Bättre beslut Effektiv geodatanod GIS enheten har en tydlig roll i organisationen What s in it for me? Tillgång till information Transparens
Vem bryr sig? Inventera och investera i utbildning i geografisk information Ha känd kvalitet och bättre kvalitet på din geografiska information Säkra kvalitet! Vi är transparenta! Medborgarna ser vad vi gör och inte gör! Vad behöver DU göra? Vi är beroende av varandras alltid uppdaterade information! Skapa en attraktivare stad Ge bättre beslutsunderlag? Du är ansvarig! Hur mycket är friheten att jobba som man vill värd? Kr? Utveckla och modernisera din verksamhet med bra geografisk information Ge tillgång till information och sluta dubbelarbeta Spara informationen ur folks huvuden innan de går i pension eller slutar! Ställ rätt krav vid upphandling så får du kvalitet och sparar tid! Analyser mera geografiskt i GIS-verkstad!
Införande Digitala Eskilstuna geografiskt HUR? Mål med projektet Stödprocessen för Geografisk information är implementerad i kommunens ledningssystem. Handbok för geografisk information finns på Internportalen och är tillgänglig och känd inom kommunkoncernen. Utbildningar anpassade för målgrupper är framtagna. Teknisk lösning/kanal finns för Öppna geodata. Ansvarig för användning av geografisk information i varje huvudprocess är utbildad för att införa nyttan med geografisk information i sin process. Nödvändiga delprocesser till stödprocessen är utvecklade. Riskanalys och nödvändiga åtgärder genomförda. Resultatet från projektet är överlämnat till linjeverksamhet.
Mognad är en omfattande mätare för nyttjandet av geografisk information Organisationens mognad att använda geografisk information (GI) beskriver organisationens kapacitet och förutsättningar att nyttja GI för att nå verksamhetsmål. I en mogen organisation är GI och GIS integrerad som en del av verksamhetens kärnoch stödprocesser samt medborgarservice.
Flest svar från handläggare/tjänsteman 45 40 35 Enkätrespondenternas (142) fördelning i olika personalgrupper 39 33 34 30 25 20 15 10 5 4 6 11 15 0 Arbetsledare Drifttekniker/fältarbetare Förvaltningsschef/AO Chef/direktör/VD GIS ingenjör/tekniker Handläggare/tjänsteman Mellanchef Utvecklare/strateg
54% av respondenterna är användare av geografisk information 80 76 Enkätrespondenternas (142) fördelning enligt vilken roll geografisk information har i deras arbete 70 60 50 40 30 29 20 10 10 3 8 6 10 0 Jag använder kartor och geogeografisk information Jag skapar och uppdaterar avdelningens / enhetens / min geografiska information Jag är informationsägare av geografisk information Mitt arbete är att utveckla GIS och geografisk information / geodata Jag är inte användare men jag förstår möjligheterna med geografisk information Jag är inte användare men vill veta mer Jag använder inte kartor och geografisk information
Fem nyckelområden Intern infrastruktur för geografisk information Geografisk information i processer och E-service Extern inflytande Organisatio nens och personalens kompetens Externt samarbete
Intern infrastruktur för geografisk information Hur organisationens tekniska infrastruktur för geografisk information stödjer nyttjande av geografisk information inom interna verksamheter och i medborgarservice.
Geografisk information i intern verksamhet och medborgarservice Hur geografisk information nyttjas heltäckande inom kärnverksamheterna, stödprocesserna och inom medborgarservice där det finns klara fördelar med geografisk information
Organisations och personalens kompetens Organisationens och personalens kompetens, det vill säga förmågan till engagemang, kommunikation, kunnande och samarbete för att öka nyttjandet av geografisk information
Mognad att använda geografisk information Införskaffande av geografisk information Organisationens bidrag 5 Hantering av geografisk information Tillgänglighet till utvecklingen av av den nationella Att hitta geografisk information organisationens gränssnittstjänster för Tillgänglighet av 4 Utvärdering av användbarheten hos organisationens GI för användning geografisk information Sökbarheten hos organisationens gränssnittstjänster för Sökbarheten hos organisationens Förmåga att dra nytta av externa forskningsresultat Förmåga till samarbete inom geografisk information i kommunkoncernen 3 2 1 0 Möjlighet att använda geografisk information som köpts från andra Möjlighet att använda öppna geodata som produceras av andra Uppfyllnad av standarder Tillgång till programvara för GI Anställdas vilja att bidra till ökad användning av GI i organisationen Personalens tekniska kunskaper inom GI Nyttjandet av teknik som stödjer användningen av GI Användningen av GI i organisationens interna kärnverksamhet Intern samarbetet vid en ökad användning av GI Utbildning i GI Intern kommunikation om möjligheterna och nyttan av att använda GI Användningen av GI i den service som erbjuds till medborgare Användningen av GI i organisationens stödprocesser och interna service Styrningen av användning av GI Personalresursserna vid en ökad användning av GI Medelvärde av svar av alla respondenterna
Baserat på resultaten från mognadsvärderingen förslås följande Vidareutveckla intern kommunikation om geografisk information Utveckla central tjänst för geografisk information Säkra tillgång till verktyg för geografisk information Identifiera kunskapsbehovet och arrangera utbildning i geografisk information
Ledningen på alla nivåer ska stödja personalens utbildning i geografisk information och skapa en öppen och stöttande atmosfär för inlärning och intern samarbete Kartlägg per enhet de centrala kärnverksamheter och medborgarservice i vilka geografisk information kan användas och gör en konkret plan för införandet Öppna kommunens geografiska datamängder och gränssnittstjänster för alla användare
Mognadsnivåer i att använda geografisk information till nytta för verksamheter Eskilstuna 2016
Bygget av Digitala Eskilstuna GÖR? Riktlinjer för geografisk information Förankring av förslag Nämndremiss Beslut i augusti/september Sprids med ny grafisk profil Handbok Digitala Eskilstuna geografiskt Påbörjades januari 2015 Förankring i vernissage form Processutveckling ingår i Införande projektet Modell för förvaltning ska tas fram Införandeprojekt Digitala Eskilstuna geografiskt Start mars 2016 Processer i Effektiv geodatanod och mellan avdelningar Handboken på intranätet Utbildning av ansvariga i huvudprocesserna Paketering av utbildningar för olika målgrupper Metoder för uppföljning och mätning av mognad Pågår Digitala Eskilstuna geografiskt Primärlyftet Geografisk information i Räddningstjänsten Aktualisering av ÖP Analysen av Eskilstuna Stadsvision
Analysera information geografiskt + Kommunicera med kartor + Ta vara på resultat GÖR? Att stödja och hantera användning av geografisk information
Handbok för alla medarbetare inom kommunkoncernen GÖR?
Utbildning Flera korta utbildningar sätts ihop till en utbildningstrappa anpassad för målgruppen GÖR? Ex. Nyanställda Introduktion i Möjligheter Grundkurs i GIS Introduktion i GISanalyser Ex. GIS användare Möjligheter med Eskilstunakartan Hitta rätt information till din egen karta Kommunicera med kartor på webben Ex. Kommunikatör Möjligheter med Eskilstunakartan Hitta rätt information till din egen karta Metodstöd till kartor i styrande dokument
Projektet Införande Digitala Eskilstuna geografiskt ska leverera: GÖR? 1. Tillgodose behovet att ge externa användare tillgång till geografisk information från kommunkoncernen, med olika villkor. 2. Instruktion för att leverera geografisk information till kommunen ska finnas. 3. Teknik för öppna geodata. Marknadsföring och uppföljning ska utformas. 4. Metod för hur kommunen ska sprida metadata till den nationella geodataportalen geodata.se ska utvecklas.
Q3 2016 Q3 2017 Q1 2018 GÖR? Projekt Införande Digitala Eskilstuna geografiskt Förvalta stödprocessen Handbok och Utbildning = Kvalitetsutveckling Kravställning på teknik i GIS-nätverket Utbildning i att använda geografisk information i verksamheterna Jobba enligt stödprocessen Verksamhetsansvariga genomför verksamhetsutveckling
GÖR?
FRÅGOR Kontakt och mer information: Internportalen: Stöd och tjänster/kartor och geografisk information www.eskilstuna.se/kartor E-post: gissupport@eskilstuna.se tel. 5155 Helena Ringmar Strategisk GIS-samordnare/Projektledare 070-089 31 64 helena.ringmar@eskilstuna.se