KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Nämnden för Individ & Familjeomsorg Sammanträde 2014-11-12, klockan 15 Sammanträdesrummet Näsbofjorden, våning 1, Teknikgatan 12, Kungsbacka Ärende Sid Beslutsförslag 1 (2) Datum 2014-10-30 1 Upprop, val av justerare och bestämmande av tid för justering. Elisabeth Lyckevall (S), 17 november 2014, klockan 15. 2 Godkännande av föredragningslista. 3 Redovisning av delegeringsbeslut fattade av Sociala utskottet för Individ & Familjeomsorg den 22 oktober och 5 november 2014, samt delegationsrapport med beslut fattade 1 31 maj 2014 och muntlig redovisning av två slumpvis utvalda beslut vid ungdomsenheten från maj 2014. 4 Alkoholärenden - Valldatrekant AB. Nämnden för Individ & Familjeomsorg godkänner redovisning av delegeringsbeslut förtecknade i protokoll i Sociala utskottet för Individ & Familjeomsorg 22 oktober och 5 november 2014 samt delegationsrapport med beslut fattade 1 31 maj 2014 och muntlig redovisning av två slumpvis utvalda beslut vid ungdomsenheten under maj 2014. Handlingar skickas ut per post. 5 Ekonomisk prognos oktober 6 Svar på kommunrevisionens granskning av uppföljning av externa och fristående utförare Nämnden för Individ & Familjeomsorg godkänner förvaltningens svar på kommunrevisionens frågor. 7 Bostadsförmedlingen Information 8 Tider för sammanträdes- och planeringsdagar 2015 uniform KUB301 v 1.0, 2005-11-25 Individ & Familjeomsorg Anna-Stina Larsson Direkt 0300-83 45 19 Mobil 0700-83 32 45 anna-stina.larsson@kungsbacka.se Christel Ottosson Direkt 0300-83 51 62 Mobil 0700-81 84 94 christel.ottosson@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Box 10414 434 24 Kungsbacka Besöksadress Teknikgatan 12 Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-703 99703 99 individ.familjeomsorg@kungsbacka.se www.kungsbacka.se
KUNGSBACKA KOMMUN 9 Ekonomiskt stöd inför julhelgen 2014. 2 (2) 10 Information om felskrivning och rättning i beslut om tillfällig delegering från förra sammanträdet Beslut fattades enligt förvaltningens förslag. På grund av felskrivning i beslutet gjordes en korrigering, som justerades och anslogs 21 oktober 2014. 11 Policy för Invånardialog Information om kommunfullmäktiges beslut om policy för invånardialog. 12 Förvaltningschefen informerar - Ensamkommandeenheten - Organisation och arbetssätt - Nytt datum för Invånardialog - förslag mars 2015 - Rapport attestreglementet - stickprovskontroll 13 Övrigt Larry Söder ordförande Anna-Stina Larsson sekreterare
Granskning av uppföljning av externa och fristående utförare nämnden för individ & familjeomsorg Under 2012 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun ovanstående granskning. Syftet var att granska hur kommunens nämnder följer upp den verksamhet som lagts ut på externa utförare samt hur kommunstyrelsen utöver sin uppsiktsplikt över nämnderna i detta avseende Av granskningen framkom att nämnden för individ & familjeomsorg utövar sin insyn och uppföljning genom att följa upp brukarnas insatser och genomför således ingen strukturerad uppföljning av utföraren i sig. Granskningen omfattade inte den eventuella uppföljning som UHB genomför, men det framkom att det inte fanns några rutiner för kontakt mellan kommunen och UHB, vilket inte bedömdes som tillfredställande. Det bedömdes bristfälligt och i strid mot lagen om offentlig upphandling att förvaltningen köpte tjänster av konsulentstödda familjehem utan att detta föregåtts av formell upphandling Det innebar enligt vår bedömning också flera risker, exempelvis huruvida utföraren levde upp till de krav som kommunen ställde på en utförare och dess insatser eller möjligheter till uppföljning. Nämnden hade enligt uppgift ställt krav på att detta skulle åtgärdas vid nästa tillfälle som UHB upphandlade dessa tjänster. Enligt vår bedömning var det dock väsentligt att nämnden åtgärdade detta så snart som möjligt. De rutiner som tillämpades för handläggning och uppföljning av insatser/behandling var inte dokumenterade, vilket var en brist enligt vår bedömning. De rekommendationer som lämnades i granskningen var att: Nämnden för individ och familjeomsorg bör tillse att avsaknaden av ramavtal avseende konsulentstödda familjehem åtgärdas så snart som möjligt. Nämnden för individ och familjeomsorg bör utveckla en systematisk uppföljning av de utförare som de köper tjänster av. Nämnden för individ och familjeomsorg bör tillse att rutinerna för handläggning och uppföljning av insatser/behandling dokumenteras I svar på revisionsrapporten (2012-11-21) kommenterade nämnden att följande åtgärder skulle vidtas för upphandlade konsulentstödda familjehem i Kungsbacka: Huvudsakligen använda sig av upphandlade konsulentstödda familjehem framöver. Endast i undantagsfall, där upphandlade leverantörer ej kan tillmötesgå uttalade behov, får ej upphandlade konsulentstödda familjehem anlitas. I dessa fall måste det alltid finnas ett placeringsavtal. Bevaka att ej upphandlade leverantörer anmäler sig till UHB, Göteborg i samband med att hängavtalet ska förnyas under maj 2013.
För varje person som placeras på institution/hvb skulle ett placeringsavtal upprättas där det ska framgå vilket uppdrag vårdgivaren har. Genom uppföljning av denna skulle det kvalitetsäkras att personen får den vården som kommunen betalar för och att arbetet går i rätt riktning. Vid placering i konsulentstödda familjehem skulle kommunen genomföra en utredning (bland annat registerkontroll) för att säkerställa huruvida hemmet har den kvalitet som uppdraget kräver. Nämnden hade beslutat att alla barnärenden skulle handläggas enligt BBIC. Vid både handläggning och uppföljning skulle dokument som tillhör BBIC:s modell användas. I Granskning av individ- och familjeomsorgen från 2013 granskades återigen upphandlingen av köpt vård från externa och fristående utförare. Vid tidpunkt för granskningen under 2013 hade Kungsbacka kommun 20 köpta platser, varav 11 var upphandlade. Frågor: Har det genomförts ett arbete för att säkerställa att endast upphandlade konsulentstödda familjehem anlitas i största möjliga utsträckning? Hur säkerställs att det finns placeringsavtal med ej upphandlade konsulentstödda familjehem? Har det utarbetats tydliga roller och ansvarsområden som bidrar till att säkerställa att uppföljning genomförs? Vi är tacksamma för om ni bifogar eventuella underlag som stöd till ert svar på frågorna.
TJÄNSTESKRIVELSE Nämnden för Individ & Familjeomsorg Kungsbacka kommun Extra ekonomiskt stöd till långvarigt bidragsberoende barnfamiljer inför julhelgen. Lagstiftningen anger inte vad kommunen kan utge i ekonomiskt bistånd utöver det som anges i försörjningsstödet eller för livsföring i övrigt. Nämnden kan besluta att barnfamiljer, som enligt Socialstyrelsens definition varit långvarigt försörjningsstödsberoende (10 månader eller längre) kan bli föremål för bistånd utöver norm till exempelvis extra kostnader i samband med julhelgen. 1 (2) Datum 2014-10-23 Tidigare år har praxis i Kungsbacka kommun varit att bevilja 500 kronor för äldsta barnet och därefter summan enligt fritidsnorm för efterföljande barn efter individuell ansökan och prövning. Från och med år 2010 tillämpade nämnden kriteriet långvarigt bidragsberoende, för att barnfamiljer skulle vara aktuella för sådan prövning. 2013 beviljades 69 110 kronor under perioden 131121 131223 med koden speciellt tillfälle, som har används då julpeng har beviljats (78 beslut). Summan ska ses med en viss tillförsikt, då koden speciellt tillfälle även användas vid beviljande av bistånd för införskaffning av till exempel cykel, extra vinterkläder, anmälningsavgift till läger med mera, men de biståndsbesluten är dock mer ovanliga. Ytterligare felmarginal kan finnas, då handläggaren lagt in den beviljade summan av julpeng i normberäkningen och inte särredovisat som nämndsbeslut samt att s.k. julpeng kan ha beviljats tid innan 131121, men det är ytterst ovanligt. Vår bedömning är att det rör om cirka 130 barn som kan blir aktuella för extrapengar om samma kriterium som föregående år tillämpas. Försörjningsstödet enligt 4 kap. 3 Socialtjänstlagen är beräknat enligt en för hela riket gällande norm (riksnormen) på grundval av officiella prisundersökningar av olika hushållstypers baskonsumtion. Försörjningsstödet är tänkt att täcka de mest KUB1001, v2.0, 2013-02-26 Individ & Familjeomsorg Försörjningsstödsenheten Mathilda Berntson Direkt 0300-83 44 60 mathilda.berntson@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Box 10414 434 24 Kungsbacka Besöksadress Teknikgatan 12 Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-703 99 individ.familjeomsorg@kungsbacka.se www.kungsbacka.se
KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) grundläggande behoven. Utöver uppräknade behovsposter kan ett hushåll vid en individuell prövning och med beaktande av ett barnperspektiv ha behov av ytterligare ekonomiskt stöd för sin livsföring i övrigt (tillfälliga eller sällan förekommande behov det vill säga hälso- och sjukvård, tandvård, glasögon, förebyggande- och rehabiliterande insatser och så vidare) för att uppnå en skälig levnadsnivå. Kostnader kan räknas till ett högre belopp med hänsyn till barnens behov. Bistånd till julklappar kan vara en sådan hjälp under förutsättning att behovet är uttalat och man håller sig inom ramen för skälig levnadsnivå. I en dom från Länsrätten 2007 fann rätten att 200 kronor per julklapp låg inom ramen för skälig levnadsnivå. Behovet kunde inte tillgodoses på annat sätt. Kammarrätten som prövade fallet vidare hänvisade till kommunens ansvar enligt Socialtjänstlagen 2:2, att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp de behöver. Försörjningsstöd utgår till den som inte själv kan tillgodose sina behov och biståndet ska tillförsäkra den enskilde en skälig levnadsnivå. Kammarrätten fann att endast den omständigheten att pappan ville ge sina barn julklappar inte är skäl för att ålägga nämnden skyldighet att utge biståndet. Kammarrätten fastställde nämndens beslut, inget bistånd till julklappar. Vid jämförelser med andra kommuner i Halland och kommuner i GR området, visar det sig att det är ytterst sällsynt att extra bistånd beviljas till de extra kostnader som uppstår inför julen och den långa ledigheten. Mathilda Berntson Enhetschef Försörjningsstödenheten Förslag till beslut Nämnden för Individ & Familjeomsorg föreslås besluta enligt 4 kap. 3 SoL att bevilja bistånd utöver norm till julpeng om 500 kronor för äldsta barnet i familj med långvarigt bidragsberoende och därefter summan enligt fritidsnorm för efterföljande barn i familjen. Beslut om bistånd i form av julpeng prövas efter individuella bedömningar där barnperspektivet ska ha fokus. Mariana Westholm tf förvaltningschef
KUNGSBACKA KOMMUN Kommunfullmäktige PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2014-10-14 119 Policy för invånardialog KS/2014:237 Beslut Policy för invånardialog antas. Tillämpningsanvisningar, daterade 2014-09-09, till policy för invånardialog antas. Rätten att fatta beslut om ändringar av tillämpningsanvisningar delegeras till kommunstyrelsen, om ändringen inte är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Ändringarna ska skriftligen rapporteras till kommunfullmäktige. Sammanfattning För att förtydliga och få en kommungemensam syn på arbetet med invånardialog har en policy för invånardialog tagits fram. Policyn innehåller principer som är styrande i arbetet med invånardialog i kommunen. I och med policyn inarbetas invånardialogen i Kungsbacka kommuns styrning i enlighet med kommunfullmäktiges beslut 2012-08-14 168. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen, 2014-09-30, 207 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 2014-09-16, 260 Tjänsteskrivelse, 2014-09-09 Policy för invånardialog Tillämpningsanvisningar 2014-09-09 Målbild för invånardialog 2014-09-09 Proposition Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelsens förslag och finner det bifallet. Beslutet skickas till Samtliga nämnder/förvaltningar Eksta KSF;LH KKFFS Expedierat/bestyrkt
TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2014-09-09 Diarienummer KS/2014:237 Policy för invånardialog Förslag till beslut i kommunstyrelse och kommunfullmäktige Policy för invånardialog antas. Tillämpningsanvisningar, daterade 2014-09-09, till policy för invånardialog antas. Rätten att fatta beslut om ändringar av tillämpningsanvisningar delegeras till kommunstyrelsen, om ändringen inte är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Ändringarna ska skriftligen rapporteras till kommunfullmäktige. Sammanfattning För att förtydliga och få en kommungemensam syn på arbetet med invånardialog har en policy för invånardialog tagits fram. Policyn innehåller principer som är styrande i arbetet med invånardialog i kommunen. I och med policyn inarbetas invånardialogen i Kungsbacka kommuns styrning i enlighet med KF-beslut 2012-08-14 168. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2014-09-09 Policy för invånardialog Tillämpningsanvisningar 2014-09-09 Målbild för invånardialog 2014-09-09 Beslutet skickas till Samtliga nämnder och styrelser Louise Heilborn Kommunstyrelsens förvaltning 0300-83 42 26 louise.heilborn@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se
KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Beskrivning av ärendet Policyn har tagits fram i en arbetsgrupp bestående av en representant för varje parti i kommunstyrelsen samt ett antal tjänstemän från olika förvaltningar. Arbetet påbörjades genom att ta fram en målbild för invånardialog. Själva policyn utgör de styrande principerna inom vilket arbetet måste bedrivas för att vi ska kunna bidra till att nå vår målbild. Policyn och tillhörande tillämpningsanvisningar har varit på remiss hos Kungsbackas ungdomsråd. Ungdomsrådet hade enbart språkliga invändningar som ändrats efter deras önskemål. Beskrivning och nedbrytning av policy Policyn harmoniserar med vår kvalitetspolicy som bygger på förbättringshjulet, PDSA. PDSA står för Plan, planera, Do, genomföra, Study, följa upp/analysera och Act, förbättra. Hjulet anger en systematik och illusterar att verksamhetsutveckling är en ständigt pågående process. Syftet med policyn som helhet är att: - Förtydliga hur arbetet med invånardialog ska gå till - Förtydliga invånardialogens roll i styrning och uppföljning - Tydliggöra den politiska viljan till dialog - Tydligöra vad deltagare i en dialog kan förvänta sig Att diskutera och formulera ett antal bärande principer för invånardialog rekommenderas, bland annat av Sveriges Kommuner och Landsting. Kungsbackas policy bygger på tre huvudprinciper: - Dialog ska vara på riktigt - Omfatta något viktigt - Kunna ge resultat
KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Huvudprinciperna har underliggande principer kopplande till sig, så kallade tillämpningsanvisningar, Det här gör vi för att leva upp till vår policy för invånardialog. Tillämpningsanvisningarna syftar till att beskriva hur vi lever upp till huvudprinciperna. Varje nämnd och förvaltning ansvarar för att deras arbete med dialog utgår från tillämpningsanvisningarna. Vid uppföljning och utvärdering av hur policyn tillämpas kan dessa anvisningar användas. Louise Heilborn Utvecklare
Förslag Policy för invånardialog Invånardialog är samlingsnamnet för när vi på ett systematiskt sätt via dialog får och utbyter tankar och idéer med människor i kommunen. Dessa dialoger kan ske fysiskt och digitalt. Invånardialog kan användas för att identifiera behov, analysera olika förslag, hitta lösningar på problem och få nya idéer. Invånardialogen ska vara på riktigt Invånarna har möjlighet att påverka frågan. Omfatta något viktigt Vi genomför dialoger som är angelägna och ser kontinuerligt över inom vilka områden dialoger är önskvärda. Kunna ge resultat Vi återkopplar alltid resultatet av en dialog och berättar hur vi tänker arbeta vidare. Ansvar och uppföljning Nämnder och förvaltningar har ett gemensamt ansvar för att ta initiativ till dialog och på så sätt utveckla kommunen tillsammans med dem vi är till för. Tar förvaltningen initiativ till en dialog av politisk karaktär ska nämnden fatta beslut om och medverka i dialogen. Det finns alltid en utsedd person som är ansvarig för dialogen. Varje nämnd och förvaltning ansvarar för att deras arbete med dialog utgår från policyn. Vi följer årligen upp vilka dialoger vi genomfört. Antagen av kommunfullmäktige 2014-XX-XX
Datum 2014-09-09 Diarienummer KS/2014:237 Det här gör vi för att leva upp till vår policy för invånardialog Tillämpningsanvisningar Invånardialogen ska vara på riktigt Det finns alltid en möjlighet för invånarna att påverka Vi utgår från delaktighetstrappan för att avgöra graden av påverkansmöjlighet Vi har dialog i ett så tidigt skede som möjligt Vi är tydliga med syftet och målet med dialogen Vi satsar tillräckligt med resurser för att genomföra dialogen Vid varje dialog ska hänsyn tas till om någon grupp särskilt ska beaktas Omfatta något viktigt Vi är lyhörda för, och uppmärksamma på när det finns behov av dialog, och nämnder och förvaltningar tar löpande initiativ till dialog inom sina ansvarsområden I samband med budgetarbetet identifierar nämnderna/förvaltningarna inom vilka områden de önskar dialog framöver. Vilka dialoger som planeras ska framgå i budgetdokumentet Vi genomför dialoger som är angelägna, i frågor som invånarna har en vilja att engagera sig i I beslut gällande offentlig miljö och stora projekt överväger vi alltid dialog kunna ge resultat Vi återkopplar alltid resultatet av en dialog samt hur vi tänker arbeta vidare med detta resultat Den nämnd eller förvaltning som initierat en dialog ansvarar för att dialogens resultat beaktas på lämpligt sätt Kommunstyrelsens förvaltning Louise Heilborn Direkt 0300-83 42 26 louise.heilborn@kungsbacka.se Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se
Datum 2014-09-09 Diarienummer KS/2014:237 Målbild för arbetet med invånardialog I Kungsbacka kommun arbetar vi med dialog därför att: Dialog är viktigt för demokratin. Kungsbacka kommun ska vara en öppen kommun med möjlighet att påverka. Vi behöver veta hur människor vill leva för att fatta bra beslut. De bästa lösningarna finner vi tillsammans med dem vi är till för. Vi vet att det finns ett engagemang hos invånarna i frågor som berör dem. Dialog är ett av våra sätt att ta tillvara på det engagemanget. Möjligheten till delaktighet är viktig. Dialog är ett bra sätt för att skapa delaktighet. Den som får möjlighet att påverka tar ansvar. Dialog är ett bra sätt för att förmedla kunskap och ge möjlighet till påverkan. Med engagemang, delaktighet och möjlighet att påverka minskar vi avståndet mellan invånare och kommunen. Vi vill att vårt systematiska arbete med dialog ska leda till att: Vi uppnått större förståelse för behov och önskemål hos dem vi är till för, genom dialog får vi bredare beslutunderlag. Dialogerna ger invånarna stor förståelse och insikt. Invånarna känner att de har möjlighet att delta i utvecklingen av kommunen. Det känns meningsfullt för invånarna att medverka i dialoger. Vi har ett öppet klimat i kommunen, alla invånarna har möjlighet att bli delaktiga. Genom goda dialoger har vi ökat vi känslan mellan invånarna och kommunen, där respekt kännetecknar kontakterna. Dialog har blivit en naturlig del av vårt arbete. Kommunstyrelsens förvaltning Louise Heilborn Direkt 0300-83 42 26 louise.heilborn@kungsbacka.se Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se