Sammanträdesdatum Sida 1-10 Plats och tid IS/IT-enheten, Mora, kl. 13.00-16.40 ande Bengt-Åke Rehn (S), ordförande, Mora Marie Olsson (S), Orsa Kjell Tenn, (C), Älvdalen Övriga deltagare Leo Berndtson, IS/IT-chef, 21-27 Anders Öhnell, projektkoordinator, 21, 24 Stefan Linde, kommunchef Älvdalens kommun, 21-27 Peter Karlsson, kommundirektör Mora kommun, 21-27 Hans Gåsste, revisor Öhrlings PriceWaterhouseCoopers, 20 Christina Tomth, lekmannarevisor Mora, 20 Torbjörn Carlsson, lekmannarevisor Mora, 20 Mats Leijon, lekmannarevisor Mora, 20 Bengt Nordin, lekmannarevisor Mora, 20 Mats Wahlström, lekmannarevisor Orsa, 20 Susanne Bogg, lekmannarevisor Orsa, 20 Pontus Bråmer, projektledare IS/IT, 21 Therese Lars, sekreterare, 21-27 Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Kjell Tenn Efter överenskommelse med ordförande och justerare. Sekreterare Paragrafer 20-27 Therese Lars Ordförande Bengt-Åke Rehn Justerande Kjell Tenn ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Gemensamma servicenämnden i Mora Sammanträdesdatum 2013-11-22 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2013-12-02 Datum för anslags nedtagande Kanslienheten, Mora kommun 2013-12-23 Underskrift Therese Lars
Sammanträdesdatum Sida 2 Innehållsförteckning Besök av revisorsgruppen... 3 Verksamhetens rapportering till nämnden utifrån nämndplan... 4 Tjänstekatalog 2014... 5 Investeringsäskande 2015... 6 Genomgång projekt... 7 Information om PUL- och säkerhetsfrågor... 8 Förslag till mötesplan... 9 Delgivningar... 10
Sammanträdesdatum Sida 3 20 Dnr 2013/ Besök av lekmannarevisorerna Lekmannarevisorerna tillsammans med revisor Hans Gåsste från Öhrlings PriceWaterhouseCoopers besöker nämnden för att följa upp nämndens arbete.
Sammanträdesdatum Sida 4 21 Dnr 2013/453 KS 895 Verksamhetens rapportering till nämnden utifrån nämndplan Den gemensamma servicenämnden godkänner verksamhetens rapportering. Den gemensamma servicenämnden rekommenderar barn- och utbildningsnämnden i Mora, Orsa och Älvdalen samt den gemensamma gymnasienämnden för dessa tre kommuner, att fram ett underlag för vilka gemensamma infrastruktursatsningar som måste göra i de tre kommunerna för att skolan ska kunna utvecklas. IS/IT-chef Leo Berndtson informerar om aktuell status på IS/IT-enheten utifrån nämndplan. Förändringsarbetet för IS/IT har under 2013 varit omfattande. Förändringsarbetet har genomförts samtidigt som en ökning av IS/IT stödet kan påvisas, t.ex. påvisar supporten en 15-20 procentig ökning av antalet supportärenden. Driften har genomfört ett omfattande kvalitetsarbete men allt från processutveckling, utbildningar och tekniska projekt. Även konsolideringseffekter kan nu urskiljas, exempel på detta är en minskning av fysiska servrar med över 50 procent. Projektkontoret har under 2013 etablerats, ett genomförande med mycket fokus kring utbildningar, processer och metodutveckling. Projektkontoret har också ansvarat för etablering av systemförvaltning med fokus på metodutveckling under 2013 och framtagandet av förvaltningshandboken som beslutades av nämnden hösten 2013. Tjänstekatalogens utveckling har varit intensiv med tanke på arbetet med licensstrategin. Licensstrategin avser primärt kontorsprogramvara som Office. Bedömningen är minskade kostnader inom teknik, licenser och personal på 1-2 miljoner kronor. För de första tio månaderna 2013 redovisar IS/IT-enheten ett positivt ekonomiskt resultat på 1 700 tkr. IS/IT-enhetens prognos visar på ett positivt ekonomiskt resultat på 600 tkr. Projektledare Pontus Bråmer informerar om strategiska utmaningar för infrastrukturen i skolan.
Sammanträdesdatum Sida 5 22 Dnr 2013/409 KS 895 Tjänstekatalog 2014 Den gemensamma servicenämnden beslutar att fastställa priser för tjänstekatalog 2014. Att etablera och införa tjänstekatalog för IS/IT är ett politiskt beslut sedan 2011. Tjänstekatalogen är framtagen med syftet att tydliggöra kostnader för och nyttan av IS/IT. Alla verksamheter bär sina egna IS/IT-kostnader och kan styra, följa upp och utvärdera det IS/IT-stöd verksamheten har behov av. Tjänster i tjänstekatalogen ska avspegla verksamhetens behov av IS/IT-tjänster. Baserat på dessa behov förändras tjänstekatalogen över tid. Befintliga och kommande tjänster inom tjänstekatalogen ska utformas utifrån en kravdialog med verksamheten samt förankras och prioriteras i Verksamhetsutvecklings- och projektrådet. Prissättning utgår från självkostnad. Alla priser gäller per år om inget annat anges. Priserna är angivna i 2014 års nivå. sunderlag Tjänstekatalog för IS/IT 2014. Tjänsteförslag Den gemensamma servicenämnden beslutar att godkänna förslag till priser för tjänstekatalog 2014.
Sammanträdesdatum Sida 6 23 Dnr 2013/334 KS 895 Investeringsäskande 2015 Den gemensamma servicenämnden beslutar att anta investeringsäskande 2015 på 7 870 tkr. Investeringsäskanden inför 2015 tar utgångspunkt i två övergripande områden - utvecklingsmedel kommungemensamma system (KGS) samt utvecklingsmedel drift och renodlade tekniska investeringsområden. Det största investeringsområdet under 2015 är lagring. Lagringsteknik är också föremål för strategisk översyn om tekniska lösningar skall etableras som tjänst där IS/IT köper funktionen alternativt investerar i egen teknik. Analysen skall också utreda vilket lagringsbehov som kommer behövas under perioden 2015-2018. Omvärldsanalyser visar att lagring av information ökar med ca 30 procent i volym per år beroende på organisation och verksamhet. Investeringsområde Avskr.tid Tkr Utvecklingsmedel KGS 5 1500 Utvecklingsmedel Drift 5 900 Infrastruktur (core, dist) 5 570 Infrastruktur (access) 3 800 Server och lagring 3 3 200 Säkerhet och backup 3 900 Summa 7 870 sunderlag Tjänsteskrivelse Investeringsäskande 2015, daterad 2013-11-15. Tjänsteförslag Den gemensamma servicenämnden beslutar att godkänna förslag till investeringsäskande 2015 på 7 870 tkr.
Sammanträdesdatum Sida 7 24 Dnr 2013/ Genomgång projekt Den gemensamma servicenämnden godkänner verksamhetens rapportering. Projektkoordinator Anders Öhnell presenterar aktuell status för projektkontoret. Projektkontoret har fjorton pågående projekt i kategorierna verksamhetsutveckling, förutsättning för verksamhetsutveckling och förvaltningsetablering. Projektkontoret bedöms ha en god täckning och finansiering även under 2014. Behovet av effektivisering, kostnadsminskning och/eller kvalitetsförbättring är stort ute i verksamheterna. Fokus under 2014 ligger på att etablera förvaltning för att kunna lämna över projekten i verksamheterna.
Sammanträdesdatum Sida 8 25 Dnr 2013/452 KS 895 Information om PUL- och säkerhetsfrågor Den gemensamma servicenämnden godkänner verksamhetens rapportering. Den gemensamma servicenämnden uppdrar till verksamhetsutvecklings- och projektrådet att utreda vilken organisatorisk förmåga kommunerna ska ha avseende säkerhetsfrågor. IS/IT-chef Leo Berndtson informerar om verksamhetens ansvar för förvaltning, informationssäkerhet och integritetslagstiftning utifrån personuppgiftslagen (PUL) och säkerhetsfrågor. IS/IT-chefen presenterar ett antal förslag för att hantera dessa frågor.
Sammanträdesdatum Sida 9 26 Dnr 2013/ Förslag till mötesplan Den gemensamma servicenämnden beslutar att anta sammanträdesplan för 2014. Den gemensamma servicenämndens möten föreslås ligga på fredagar kl. 9. Föreslagna datum: 17 januari Bokslut 14 mars Nämndplan inkl. budget 11 april Tjänstekatalog och VUP 1 13 juni Ev. extramöte 15 augusti VUP 2 12 september Revidering nämndplan 14 november Investeringsäskande 2016 Tjänsteförslag Den gemensamma servicenämnden godkänner förslag till sammanträdesplan för 2014.
Sammanträdesdatum Sida 10 27 Dnr Delgivningar 1. Delegationsbeslut om tillsvidareanställning av projektledare, dnr 2013/274 2. Delegationsbeslut om tillsvidareanställning av IT-tekniker/webb-utvecklare, dnr 2013/275 3. Delegationsbeslut om visstidsanställning av IT-tekniker/webb-utvecklare, dnr 2013/420 4. Delegationsbeslut om vidaredelegering inom personalområdet, dnr 2013/294 5. om Skola och IS/IT, För- och grundskolenämnden i Mora 68/2013 6. om Skola och IS/IT, Barn- och utbildningsnämnden i Orsa 75/2013 7. om Policy för alkohol och droger, Kommunstyrelsen i Mora 145/2013 8. Remiss om Beredningsprocessen, Kommunstyrelsen i Mora 123/260