HSB:s bostadsrättsförening Rimsmeden kallas till ordinarie föreningsstämma tisdagen den 21 maj 2013 kl. 19.00 i Ulfåsasalen med efterföljande frågestund till styrelsen Insläpp genom Birgittakyrkans sidoentré från kl. 18.00. Tänk på att det tar tid med insläppet eftersom alla närvarande antecknas, så kom gärna i god tid. Underhållning av Nicolas Rosta på piano från ca kl. 18.00. Förtäring efter stämman för de som föranmält detta. s. 1 Kallelse och innehållsförteckning (denna sida) s. 2 Dagordning s. 3 Dagordning (forts.) s. 3-5 Valberedningens förslag till föreningsstämman med kommentarer till dagordningens punkter s. 5 Styrelsens förslag till föreningsstämman s. 6 Valberedningens redogörelse för sittande styrelse under verksamhetsåret 2012 s. 7 Information om nominerade till förtroendeuppdragen som revisorer och ledamöter s. 8-10 Styrelsens förslag om valberedningsinstruktion till föreningsstämman s. 11-12 Motion från Annacarin Wallin angående tvättider på söndagar s. 13-14 Motion från Annacarin Wallin angående inrättande av motionsrum s. 15 Fullmakt för de som inte kan närvara vid stämman s. 17 Talong för att beställa förtäring på stämman lämnas till vicevärdsexp. senast 13 maj. 1
Dagordning: 1. Stämmans öppnande 2. Val av stämmoordförande 3. Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare 4. Godkännande av röstlängd 5. Fastställande av dagordningen 6. a. Val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet b. Val av två personer att fungera som rösträknare 7. Fråga om stämman blivit utlyst i ordning enligt stadgarna 8. Styrelsens årsredovisningshandlingar: a. förvaltningsberättelse b. resultaträkning c. balansräkning 9. Revisorernas berättelse 10. Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen 11. Beslut i anledning av föreningens resultat enligt den fastställda balansräkningen 12. Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna 13. Fråga om arvoden för styrelseledamöter, revisorer och valberedning samt principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelseledamöter 14. Val av en utökad styrelse under kommande verksamhetsår från 7 ledamöter till 8 ledamöter 15. a. Val av styrelseledamöter för två år b. Val av styrelseledamot för ett år 16. Val av revisor och suppleant för ett år 17. Val av valberedning för ett år 18. Val av fullmäktigeledamöter och ersättare till HSB Sydosts stämma 2014 2
19. Övriga anmälda ärenden: a. Motion från Annacarin Wallin angående tvättider på söndagar b. Motion från Annacarin Wallin angående inrättande av motionsrum c. Fastställande av valberedningsinstruktion 20. Stämmans avslutande Valberedningens förslag till föreningsstämman med kommentarer till dagordningens punkter 2. Val av stämmoordförande Valberedningen föreslår Ingvar Nilsson som stämmoordförande. 6. a. Val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet Valberedningen förslår Annacarin Wallin och Ann Brodin till protokolljusterare. b. Val av två personer att fungera som rösträknare Valberedningen föreslår Evert Sadenfors och Gunnar Nilsson till rösträknare. 9. Fråga om arvoden för styrelseledamöter och revisorer samt principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelseledamöter För närvarande utgår följande arvoden och ersättningar: Styrelsearvode är 37 727 kronor per år att för styrelsen fördela. Stämman beslutade 2012 att styrelsearvodet knyts till inkomstbasbeloppets förändring från föregående år och räknas upp varje år från och med årets föreningsstämma. Sammanträdesarvode är 900 kronor per möte samt även vid kurser och representation. 120 kronor per timme vid övriga möten eller arbetstillfällen t.ex. byggmöten. Revisionsarvode är 9000 kronor på år varav 1000 kronor går till suppleanten. Bilersättning lämnas efter samma regler som HSB Sydost som för närvarande har varit 30, 50 kronor per mil. 3
Valberedningens förslag till arvoden och ersättningar att gälla fram tills nästa ordinarie föreningsstämma: Styrelsearvode blir 39 108 kronor per år att för styrelsen att fördela, en höjning med 1 381 kronor vilket motsvarar inkomstbasbeloppets höjning med 3,66 % från 2012 till 2013. Detta enligt fattat beslut på föregående stämma angående om att styrelsearvodet knyts till inkomstbasbeloppet och höjs med motsvarande procentsats varje år tills vidare. Sammanträdesarvode blir 900 kronor per möte samt även vid kurser och representation. 120 kronor per timme vid övriga möten eller arbetstillfällen t.ex. byggmöten. Revisionsarvode är 9000 kronor för ett år varav 2000 kronor går till suppleanten. Bilersättning lämnas efter samma regler som HSB Sydost som för närvarande är 30, 50 kronor per mil. Förlorad arbetsförtjänst ersätts efter samma regler som för HSB Sydost, ersättning utgår med verklig förlust, dock maximalt 3 % av inkomstbasbeloppet = 1 698 kr per dag. 14. Val av en utökad styrelse under kommande verksamhetsår från 7 ledamöter till 8 ledamöter Styrelsen har under två verksamhetsår varit utökad med en ledamot p.g.a. en utökad arbetsbelastning, bl.a. med förarbetet till balkongrenoveringen. Arbetsbelastningen beräknas att vara fortsatt större än normalt under balkongrenoveringens utförande och dess avslutning. Valberedningen föreslår att stämman beslutar att utöka styrelsen från 7 till 8 ledamöter under kommande verksamhetsår fram till nästa föreningsstämma. 15. a. Val av styrelseledamöter för två år I tur att avgå ur styrelsen är styrelseledamöterna Torgny Skareteg Charlotte Wigbratt Maria Mazetti Gunvor Hjertqvist Torgny Skareteg, Charlotte Wigbratt och Maria Mazetti har tackat ja till omval. Gunvor Hjertqvist har tackat nej till omval. Valberedningens föreslår följande styrelseledamöter: Torgny Skareteg omval på två år. Charlotte Wigbratt omval på två år. Maria Mazetti nyval på två år. 4
b. Val av styrelseledamot för ett år Valberedningen föreslår följande styrelseledamot: David Petersson nyval på ett år. 16. Val av revisor och suppleant för ett år Lillemor Ekströmer har varit revisor för verksamhetsåret. Lillemor har tackat nej till omval. Gunnar Nilsson har suttit som revisorsuppleant i föreningen. Gunnar har tackat nej till omval. Valberedningen föreslår följande: Kent Fahlkrantz nyval på ett år som revisor. Helena Gröhn nyval på ett år som revisorsuppleant. Styrelsens förslag till föreningsstämman med kommentarer till dagordningens punkter 13. Fråga om arvoden för valberedning Styrelsen föreslår stämman att valberedningens ledamöter får ett årsarvode på 1 000 kr per person och verksamhetsår och dessutom 900 kr per person och möte om valberedningen kallas till ett styrelsemöte. 17. Val av valberedning för ett år Emelie Petersson har varit sammankallande för valberedningen. Emelie har tackat ja till ytterligare ett år i valberedningen. Britt-Marie Wideqvist tackade ja till att sitta i valberedningen under verksamhetsåret 2012. Britt-Marie har tackat nej till omval. Sven Almén tackade ja till omval för valberedningen under verksamhetsåret 2012. Sven har tackat nej till omval. Styrelsen föreslår till stämman att välja följande valberedning för kommande verksamhetsår: Emelie Petersson omval på 1 år (sammankallande) Gunvor Hjertqvist nyval på 1 år vakant på ett år 5
19. Övriga anmälda ärenden: a. Motion från Anna-Karin Wallin angående tvättider på söndagar Styrelsen bifaller motionen. Vi ser ett stort behov av fler tvättider. Styrelsen föreslår stämman att godkänna tvättning på söndagar mellan kl.12.00 20.00. Kl. 8.00 12.00 kan det då vara möjligt att städa i tvättstugorna. b. Motion från Anna-Karin Wallin angående inrättande av motionsrum Styrelsen tycker att förslaget att inrätta ett motionsrum i källarlokalen på Runvägen 6 är en bra idé men vi känner oss osäkra på att förslaget går att realisera med rimliga kostnader. Styrelsen föreslår stämman att ge styrelsen i uppdrag att kolla upp kostnader och möjligheter till en bra försäkringslösning. Valberedningens redogörelse för sittande styrelse Styrelsen har under verksamhetsåret 2012 bestått av: Torgny Skareteg har under 2012 haft rollen som ordförande. Torgny har tackat ja till att sitta ytterligare en två års period. Richard Naulin blev nyinvald 2012 på två år och har haft posten som vice ordförande. Richard har ett verksamhetsår kvar innan det är dags för omval. Charlotte Wigbratt har varit sekreterare och informationsansvarig. Charlotte har tackat ja till omval för en tvåårsperiod. Gunvor Hjertqvist har haft rollen som ledamot i styrelse samt tagit hand om café Rimsmeden. Gunvor tackar nej till omval. Karl-Otto Hildingsson tackade 2012 ja till två år som ledamot. Karl-Otto har varit brandskyddsansvarig. Karl-Otto har ett år kvar innan det är dags för omval. Kenneth Ottosson tackade 2012 ja till omval på två år som ledamot och har ett år kvar innan omval. Kenneth har haft i uppdrag att granska stadgar, lagar, ekonomi och ha kontakt med den juridiska sidan. Maria Mazetti blev 2012 invald att sitta ett år som extra ledamot i styrelsen med uppdrag att ta fram en valberedningsinstruktion och vara med i arbetsgruppen som ser över avtal. Maria har tackat ja till omval på två år. Sune Tidlund har suttit som HSB-ledamot i styrelsen. Sune har fått i uppdrag av HSB att sitta ytterligare ett år hos oss i HSB Rimsmeden, vilket vi är glada över. 6
Valberedningens beskrivning av nominerade Information om nominerade till förtroendeuppdragen som revisorer och ledamöter Valberedningens förslag till revisorer för 2013-2014: Kent Fahlkrantz är utbildad i ekonomi och har under större delen av sitt liv jobbat som bankman på Skånska banken som sedan blev Handelsbanken. Kent har tackat ja till posten som revisor. Helena Gröhn jobbar för nuvarande som civilanställd på polisen. Hon har en ekonomisk utbildning från början men har under flera år arbetat på gamla Televerket och Telia. Hon har tackat ja till posten som revisorsuppleant. Kandidater till posten som ledamot för ett år: David Petersson utbildad driftsingenjör. Han har nu jobbat tre år som drifttekniker på VA i Mörbylånga kommun. Han har under de tre åren fått stor erfarenhet av att sitta med i projektmöten. David har tackat ja till att stå som kandidat till posten som extra ledamot på ett år. Lotta Eberhardsson jobbar som lärare i svenska och engelska på Lars Kagg. Hon har sin tjänst inom de praktiska programmen som bygg, el och fordon. Hon har tidigare varit ledamot i en bostadsrättförening i Göteborg. Lotta har tackat ja till att vara kandidat och eventuellt väljas in som extraledamot på ett år. Per Heiding är utbildad byggnadsingenjör med olika erfarenheter från byggbranschen. Han har även jobbat som kommunsekreterare på tekniska nämnden, där han gjort sammanställningar inför politiska beslut samt jobbat med att föra protokoll. Per har tackat ja till att ställas som kandidat till extra ledamot på ett år. 7
Styrelsens förslag om valberedningsinstruktion till föreningsstämman Valberedningen kommer att arbeta efter nedanstående dokument om det antas av stämman: VALBEREDNINGSINSTRUKTION Fastställd av stämman för HSB Rimsmeden på den årliga föreningsstämman den 21 maj 2013. Enligt HSB:s kod för föreningsstyrning bör föreningsstämmans beslut om tillsättning av styrelse respektive revisorer beredas genom en av medlemmarna styrd, strukturerad och transparant process, som ger alla medlemmar möjlighet att ge sin syn på och lämna förslag i respektive fråga och som skapar goda förutsättningar för väl underbyggda beslut. 1. Tillsättande av valberedning Föreningen ska ha en valberedning som representerar föreningens medlemmar. I valberedningen bör inte ingå personer som bedriver med föreningen konkurrerande verksamhet. Föreningsstämman ska utse valberedningens ledamöter, en av ledamöterna utses till sammankallande ledamot. Enligt stadgarna ska valberedningen ha minst två ledamöter. En extra stämma ska hållas om antalet valberedare understiger två, och att ett fyllnadsval då ska göras. Styrelsen har ansvar att kalla till sådan stämma. Mandattiden för valberedare är ett år. 2. Valberedningens arbetsuppgifter 2.1 Allmänt Valberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. Valberedningen ska i sitt arbete med nominering av styrelse och revisor tillämpa HSB:s kod för föreningsstyrning. 2.2 Arbetsordning och uppdrag Valberedningen ska vid sitt första möte anta en arbetsplan för sitt kommande arbete. Detta möte ska hållas senast tre månader efter ordinarie föreningsstämma. Valberedningen ska sammanträda så ofta som krävs för att valberedningen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Vid sitt avslutande möte ska valberedningen utvärdera sitt arbete. 8
Om ledamot i valberedningen begär att valberedningen ska sammankallas ska begäran följas. Valberedningens möten ska protokollföras. Protokollen är inte offentliga utan ett internt material för valberedningen. Valberedningen ska informera medlemmarna möjligheten om att nominera personer till olika uppdrag genom brev, i Rimsmedsbladet, på hemsidan samt på andra lämpliga sätt. Valberedningen ska ta del av styrelsens arbete genom intervjuer/samtal med alla styrelseledamöter och ordförande för HSB Rimsmeden. Därigenom ska de bilda sig en uppfattning om HSB Rimsmedens framtida verksamhet och kommande utmaningar för att få en samlad bild av den kompetens som styrelsen tillsammans bör besitta. Detta ska sedan tjäna som vägledning i valberedningens arbete med att ta fram förslag till personer till olika uppdrag som svarar mot den gemensamma kompetensbild valberedningen fångat. När valberedningen lämnar sina förslag ska även hänsyn till spridning av ålder och kön ha tagits i de organ förslagen avser (styrelse, revisorer, etc.). Valberedningens förslag ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på föreningens hemsida samt i så många av föreningens informationskanaler som möjligt. Valberedningen ska på stämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits. Valberedningen ska vidare förteckna samtliga personer som nominerats till olika uppdrag samt redovisa förteckningen till stämman inom samma tidsramar som gäller för annan information till stämman. 2.3 Förslag till Styrelse Valberedningen ska lämna förslag på antal ledamöter samt personer till styrelseledamöter. Valberedningen ska också lämna förslag på styrelsearvode. Valberedningen ska också lämna förslag på övriga arvoden/ersättningar. Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås för nyval eller omval. Av uppgifterna bör minst följande framgå: Huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet Vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende. 9
2.4 Förslag till Revisor Valberedningen ska lämna förslag till tillsättning av revisor. Valberedningen ska lämna förslag till val och arvodering av revisor. Valberedningen ska lämna information om förhållanden som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna revisorns kompetens och oberoende. 2.5 Förslag till Stämmoordförande Föreningens valberedning ska lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Styrelsens ordförande eller annan ledamot ur styrelsen ska inte föreslås till stämmoordförande. 2.6 Förslag till Valberedare Styrelsen kan lämna förslag till föreningsstämman på ledamöter för påföljande års valberedning. Förslaget ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan tas med i kallelsen. 3. Sekretess Mot bakgrund av den information som kan behöva ges till valberedningens ledamöter kan föreningen ha skäl att överväga behovet av sekretessförbindelser som syftar till att undanröja risk för att sådan information sprids selektivt i medlemskretsen. HSB Rimsmeden har valt att teckna en sådan sekretessförbindelse för valberedningen. 4. Arvode Arvode utgår till valberedningen enligt beslut på föreningsstämma. 5. Ändring av instruktion Valberedningen ska löpande utvärdera sitt arbete och till föreningsstämman lämna förslag på sådana ändringar av denna instruktion som valberedningen bedömt vara lämpliga. Instruktionen fastställs av föreningsstämman för HSB Rimsmeden. 10
19 a. Motion från Annacarin Wallin angående tvättider på söndagar 11
12
19 b. Motion från Annacarin Wallin angående inrättande av motionsrum 13
14
Fullmakt Varje medlem har en röst. Innehar flera medlemmar bostadsrätten gemensamt har de tillsammans en röst. Du kan ta med ett biträde för att få stöd och råd under stämman. Medlem får utöva sin rösträtt genom ombud om man inte själv kan närvara på föreningsstämman. Fyll då i fullmakten. Endast annan medlem i bostadsrättsföreningen eller medlemmens make, sambo, föräldrar, barn eller syskon får vara ombud eller biträde. Ombud får bara företräda en medlem. Fullmakten gäller längst ett år. villkor.) Bevaka dina rättigheter! Välkommen. (Se stadgarna 19 och 20 för fullständiga Bostadsrättslägenhetens nummer (gamla): Fullmakt för (ärende): Bostadsrättshavarens/-nars namn (namnteckning och förtydligande): Datum: Ombudets namn: Bevittnas (ej krav): 15
16
Välkommen att beställa en enkel förtäring på föreningsstämman 21 maj. Föreningen står för kostnaden. Namn: Adress: Lägenhetsnummer(gamla): Telefonnummer: E-postadress: Totalt antal personer som ska äta: Jag beställer: Antal vanliga portioner Antal vegetariska portioner (med mjölkprodukter om inget annat anges) Antal laktosfria portioner Antal glutenfria portioner Övrig information: Antal kaffe: Läsk och mineralvatten finns att tillgå för alla. Antal te: Lämnas i brevlådan till vicevärdsexpeditionen Funkabotorget 3D senast måndagen 13 maj. 17