1(8) Plats och tid: Beslutande: Övriga deltagande: Justerare: Övertorneå församlingsgård Kl 14.00 17.00 Roland Hedlund ordf. Ove Kohkoinen Sture Larsson Birger Wiippa Ylva Ylinenpää-Sannemalm Doris Svahn Inger Lehto Anneli Hedlund Lage Ollinen Stig Lampinen Knut Omark Roland Hemphälä Torvald Pääjärvi, kyrkokamrer, sekreterare Mats Persson, begravningsombud Stig Lampinen Justeringens tid och plats: 2009-09-01 Övertorneå paragraf 60-76 Underskrifter: Sekreterare. Ordförande. Justerare. BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Kyrkorådet, Övertorneå församling Sammanträdesdatum: för för anslags uppsättande: 2009-09- anslags nedtagande: 2009- - Förvaringsplats för protokollet: Övertorneå församling, pastorsexpeditionen Underskrift.
2(8) Kr 60 Inledning öppnande Kyrkoherde Roland Hemphälä inleder mötet med gemensam psalmsång och kort betraktelse, varefter ordföranden Roland Hedlund välkomnar kyrkorådet, förrättar upprop och förklarar årets fjärde sammanträde öppnat. Kr 61 Justering Till justerare, förutom ordförande, väljs Stig Lampinen Kr 62 Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll från 2009-06-11 genomläses. Värmekonvertering, Hietaniemi kyrka Kyrkorådet ger kyrkokamrern i uppgift att, till nästa kyrkorådsmöte, redovisa en ekonomisk uppföljning av rubr. projekt. att lägga föregående protokoll till handlingarna. Kr 63 Gravärenden Föreligger framtagen förteckning 2009-08-20 över behandlade gravärenden (bilaga 1). att godkänna gravöverlåtelserna, samt upprättade gravskötselavtal enligt bilaga 1.
3(8) Kr 64 Församlingskollekter att fastställa följande församlingskollekter för perioden 6 sept t.o.m 31 okt 2009 Ändamål 2009-09-27 Värmekonvertering, Svansteins kyrka Kr 65 Kyrkoherdens rapport Planeringen inför höstens och julens gudstjänster pågår. Klockringning för 200-åriga freden genomförs i församlingens kyrkor den 17 september mellan kl. 18.00 18.10. 10 års jubilerande pensionärsläger genomfördes den 24 26 augusti i Moinalahti. tillsammans med grannförsamlingen i finska Pello. Solskensläger 28-30 augusti genomförs i Seskarö. Barnverksamheten börjar med sina olika grupper. Anmälan till konfirmationsläsning läsåret 09/10 pågår. att lägga informationen till handlingarna. Kr 66 Kyrkoherdens rapport begravningsverksamheten Samtliga begravningar i församlingen äger rum inom acceptabel tid, vanligtvis inom 3 veckor. Allmänhetens betyg för sommarens skötsel av kyrkogårdarna är att vi har lyckats bättre i år. att lägga informationen till handlingarna.
4(8) Kr 67 Direktiv för budget 2010 a) Arbetsordning och tidsplan för budget och verksamhetsplanering 2010 Kyrkokamrern presenterar förslag till arbetsordning och tidsplan för budget och verksamhetsplanering 2010. Under verksamhetsplaneringsmöte med personal den 9 september kommer även kyrkorådets AU att medverka. att godkänna arbetsordning och tidsplan för budget och verksamhetsplanering enligt bilaga 2. b) Sammanslagning av kostnadsställen inom begravningsverksamheten from 1 januari 2010 Kyrkokamrern föredrar ärendet att kostnadsställe 511 Övertorneå kyrkogårdar, 512 Svansteins kyrkogård samt 513 Hietaniemi kyrkogård sammanförs till ett gemensamt kostnadsställe 515 Övertorneå församlings kyrkogårdar. samt att kostnadsställe 591 Övertorneå kyrkogårdar, 592 Svansteins kyrkogård samt 593 Hietaniemi kyrkogård sammanförs till ett gemensamt kostnadsställe 595 Övertorneå församlings kyrkogårdar. c) Information inför budget- och verksamhetsplanering Kyrkokamrern presenterar 1:a prognosen (taxeringsutfall 2009) per 2009-08-06 arbetsfördelning vid verksamhetsplaneringsmötet 9 september 2009 Svenska kyrkans Församlingsförbunds OH bilder Plan för verksamhet och ekonomi budget, Verksamhetsplanering verksamhetsuppföljning, Vem äger planeringsprocessen i församlingen? samt Almanackan. Verksamhetsplanering 2010, blankett med förklarande text. Informationen läggs med beaktande till handlingarna. _
5(8) Kr 68 Budgetuppföljningsrapport jan juli 2009 Kyrkokamrern delger rubr. budgetuppföljningsrapport (Bilaga 3) att lägga budgetuppföljningsrapport jan-juli 2009 med godkännande till handlingarna. Kr 69 Löneutfallen 2009 Delges förteckning över löneutfall 2009 (Bilaga 4) samt handlingsplan för jämställda löner (Bilaga 5). att lägga förteckning över löneutfall 2009 samt handlingsplan för jämställda löner med godkännande till handlingarna. Kr 70 Nyrekrytering av komminister, kyrkomusiker och diakon - annonsering Kyrkorådets ordförande informerar i ärendet. att lägga informationen till handlingarna.
6(8) Kr 71 Värmekonvertering Svansteins kyrka inkommen offert, samt upprättande av ritning Kyrkorådsordföranden föredrar ärendet. att anta Gränsrörs offert på 697.500 kr, inkl.moms avseende värmekonvertering, Svansteins kyrka, att ansökan om rubr. värmekonvertering inlämnas snarast till Övertorneå kommun, samt att tillstånd inhämtas snarast från Länsstyrelsen. Kyrkorådsledamot Doris Svahn deltar ej i beslutet. Kr 72 Framdragning av fiberkabel till församlingsgården och manskapsbyggnaden Kyrkorådsordföranden föredrar ärendet. att godkänna rubr. arbete med framdragning av fiberkabel till församlingsgården och manskapsbyggnaden i Övertorneå.
7(8) Kr 73 Upprustning av minneslunden på Skogskyrkogården i Övertorneå Kyrkorådsordföranden föredrar ärendet. att upprusta minneslunden på Skogskyrkogården i Övertorneå, att anta Tornedalen Park och Trädgårds offert på 38.600 kr, inkl.moms avseende upprustning av rubr. minneslund (Bilaga 6) samt att ge kyrkoherden i uppgift att inhämta Länsstyrelsens godkännande innan rubr upprustning påbörjas. Kr 74 Rapporter genomförda och pågående projekt a) Klockstapeln, Hietaniemi kyrka Kyrkorådets ordförande föredrar ärendet. Klockstapelns norra vägg är i stort behov av reparation. att ge kyrkorådets ordförande i uppgift att kontakta Janette Aro, Länsstyrelsen och Håkan Kohkoinen, Luleå Stift för besök och godkännande innan reparationsarbetet inleds. b) Målning Hietaniemi församlingsgård Kyrkorådets ordförande meddelar att målningsarbetet pågår att lägga informationen till handlingarna.
8(8) Kr 75 Skrivelse Margareta Björk - gravvård Kyrkorådets ordförande föredrar ärendet. att arbeta vidare med skrivelsen _ Kr 76 Övriga frågor a) Öppning i kyrkogårdsmur Övertorneå kyrkogård att ge kyrkorådets ordförande i uppgift att ansöka hos Länsstyrelsen om tillstånd för rubr. öppning i kyrkogårdsmur. b) Eventuell avyttring av församlingsgården i Hietaniemi Kyrkorådets ordförande informerar i ärendet. att en konsekvensanalys skall upprättas före beslut i ärendet samt att en ekonomisk analys görs med alternativen att behålla resp. att avyttra rubr. fastighet. c) Ekonomikonferens för personal och AU den 9 september 2009 i Svanstein att även kyrkorådets AU skall delta vid rubr. möte. d) Inköp av släpvagn för kisthantering till begravningsverksamheten att godkänna inköp av rubr. släpvagn för 37.500 kr, inkl. moms e) Minneslund, Hietaniemi kyrkogård att ge kyrkoherden i uppgift att kontakta Länsstyrelsen angående rubr. minneslund. _